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La vostra azienda sta perdendo tempo e denaro

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Ceano eBook. Una piccola guida per scoprire come la tecnologia può aiutare a risparmiare tempo e denaro. …

Ceano eBook. Una piccola guida per scoprire come la tecnologia può aiutare a risparmiare tempo e denaro.
Cloud e virtualizzazione possono rendere le piccole e medie imprese più agili, veloci e competitive.

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  • 1. La vostra azienda sta perdendo tempo e denaro.
  • 2. “Il tempo è denaro”, lo sanno tutti. Ma i titolari delle piccole e medie aziende sanno che spesso la cosa più importante è il tempo. Nelle difficili condizioni economiche attuali, velocità e agilità possono offrire alla vostra azienda il vantaggio competitivo di cui ha bisogno per arrivare al successo superando concorrenti più grandi e lenti. Ecco come chiudere le falle. In questo eBook parleremo dei principali motivi per cui le aziende, che dovrebbero essere agili e veloci, finiscono per rallentare e perdere lo slancio. Riveleremo anche diverse possibili soluzioni per questi problemi: da semplici miglioramenti dei processi a mutamenti della cultura aziendale.
  • 3. Falla n. 1 Le riunioni sono essenziali per l’amministrazione e le comunicazioni dell’azienda. I meeting ben riusciti sono estremamente preziosi, perché abbattono barriere, fanno avanzare i progetti, impostano programmi, generano nuove idee e promuovono la partecipazione. Di conseguenza, spesso le riunioni diventano la soluzione a ogni problema, e così vengono utilizzate eccessivamente e gestite male. Le riunioni sbagliate si trascinano senza meta, sprecano tempo e denaro e possono demotivare i dipendenti. riunioni Vorrei poter fare qualcosa di più produttivo. Non un’altra riunione! È proprio necessaria questa riunione? Deve esserci un modo migliore. Non stiamo concludendo niente. Sto solo sprecando tempo. Che noia. Peggio che andar di notte! Cinque modi per migliorare le riunioni 1. Assicuratevi che la riunione sia necessaria. Prima di inviare un invito al gruppo, chiedetevi se esiste un metodo alternativo, più efficace e più rapido per raggiungere il vostro scopo. 2. Iniziate la riunione con un obiettivo chiaro. Definendo l’obiettivo potrete pianificare e utilizzare il tempo in modo più efficace; al termine della riunione, i partecipanti avranno la sensazione di avere ottenuto un risultato positivo. 3. Utilizzate bene il tempo. Ponete un limite di tempo alla riunione e attenetevi all’ordine del giorno prestabilito per evitare divagazioni inutili e ulteriori perdite di tempo. Le riunioni non devono per forza durare un’ora intera! 4. Distribuite un riassunto dopo la riunione. In questo modo, tutti sapranno quali sono i loro compiti e saranno sulla stessa lunghezza d’onda. 5. Promuovete coinvolgimento e partecipazione. Prima della riunione, chiedete ai partecipanti di contribuire al vostro ordine del giorno; durante la riunione incoraggiate tutti a partecipare, e dopo la riunione chiedete commenti. Ricordate: quando hanno la sensazione di avere contribuito, le persone si sentono più responsabili. Gli impiegati intervistati in un recente studio hanno dichiarato di trascorrere 4 ore alla settimana in riunioni, più della metà delle quali ritengono sprecate!(1) Ma non è un problema solo per i dipendenti: secondo un recente studio, i manager europei impiegano 5 ore alla settimana per pianificare le riunioni e 19 ore per parteciparvi.(2) Non sorprende quindi il risultato di un recente sondaggio, secondo cui il 47% degli impiegati ritiene che le riunioni siano la causa principale degli sprechi di tempo.(3) La prima cosa che possono fare le aziende per risparmiare tempo prezioso è rendere più efficaci le riunioni che ritengono necessarie. 1.260 giorni sprecati* In un’azienda con 100 dipendenti, se ogni impiegato trascorre 4 ore alla settimana in riunioni(1) , metà delle quali inutili, vengono sprecate 10.080 ore. ! *Calcolando 252 giorni lavorativi e 50,4 settimane lavorative all’anno, con 8 ore lavorative al giorno.
  • 4. Falla n. 1 Quando non serve una riunione La cultura del “facciamo una riunione” è un’abitudine che tende a infiltrarsi in ogni azienda. Spesso però queste riunioni sono superflue. In questo caso, cercate di capire esattamente a che scopo vengono fatte e incoraggiate metodi di collaborazione alternativi. Fra i più comuni motivi delle riunioni inutili vi sono: Feedback su documenti. Le riunioni che hanno lo scopo di raccogliere feedback su documenti o bozze possono essere evitate quando sono disponibili gli strumenti giusti per la condivisione e la collaborazione. Gli strumenti di lavoro odierni spesso includono la possibilità di collaborare all’interno dei documenti, e ulteriori opportunità sono riunirsi o non riunirsi? offerte da strumenti o servizi di collaborazione basati su Web. Per ottenere un consenso. Si tengono riunioni per far approvare cose che le persone dovrebbero essere in grado di decidere da sole? Assicuratevi che tutti abbiano l’autorità necessaria per prendere le proprie decisioni. Le riunioni inutili per ottenere approvazioni superflue non solo sprecano molto tempo, ma sono anche demotivanti per tutti. Gestione dei progetti. Le vostre riunioni sono un sintomo di gestione inadeguata dei progetti e mancanza di organizzazione o processi? Se avete già implementato i processi giusti per facilitare la collaborazione tra le persone, dovrebbero essere necessarie meno riunioni. Luoghi alternativi Per scoraggiare le riunioni superflue è importante poter offrire alle persone metodi alternativi per collaborare e comunicare pensieri e idee: Spostate le riunioni online. Gli attuali servizi di VoIP e messaggistica istantanea consentono agli utenti di vedere immediatamente chi è disponibile e connettersi tramite testo, audio o video. Se necessario, le conversazioni possono essere trasferite facilmente in riunioni online, utilizzando una delle numerose piattaforme per riunioni basate su Web. Create spazi e luoghi per le discussioni. Oggi esiste una gamma di servizi che consente alle aziende di creare “workspace virtuali”. Al loro interno, le bacheche consentono il dialogo tra membri di un team, i documenti possono essere memorizzati e reperiti facilmente e calendari centralizzati permettono di condividere le più importanti scadenze con tutti gli interessati. Automatizzate i flussi di lavoro. Automatizzando le attività e i flussi di lavoro più comuni tramite piattaforme basate su Web, è possibile collaborare più efficacemente e con maggiore efficienza. I flussi di lavoro possono aiutare i team a realizzare i propri progetti ed evitare riunioni inutili, migliorando la produttività. questo è il problema. Sì! Sí!No! No!
  • 5. Falla n. 2 Anche se i costi immediati di laptop e computer stanno calando, il vero costo è costituito dal tempo necessario per gestirli e supportarli. Questo comprende non solo l’acquisto e la configurazione di tutti questi nuovi dispositivi, ma anche la risoluzione dei problemi degli utenti e la necessità di tenere il passo con il flusso costante di patch e aggiornamenti richiesti dagli utenti. Questi problemi sono esacerbati da due delle principali tendenze del momento: 1. Il telelavoro può richiedere il supporto di computer e utenti lontani dall’ufficio. Questo ovviamente rende le cose molto più lunghe e difficili Con l’arrivo di Microsoft Windows 8, molte piccole e medie aziende stanno probabilmente progettando l’acquisto in massa di nuovi notebook e PC, per la gioia del personale. Secondo un recente sondaggio di Spiceworks, il 48% delle PMI prevede che il proprio budget per il 2013 sarà concentrato principalmente su computer desktop e portatili.(4) 2. Oggi i dipendenti vogliono usare computer e dispositivi personali in ufficio, il cosiddetto modello BYOD (Bring Your Own Device). Il concetto è attraente, poiché le persone sono più motivate e produttive quando utilizzano dispositivi con cui hanno già dimestichezza. Tuttavia, cercare di supportare dispositivi che il dipartimento IT non controlla direttamente può essere difficile. Un’altra sfida è proteggere i dati riservati che risiedono su hardware personale. Qual è dunque la risposta? Esiste un modo per accontentare tutti e dedicare meno tempo alla manutenzione di numerosi desktop? In una parola, sì. ! 63 giorni sprecati* Se ogni addetto all’IT impiega due sole ore al giorno per gestire e mantenere i computer desktop, il totale è di 504 ore all’anno. *Calcolando 252 giorni lavorativi e 50,4 settimane lavorative all’anno, con 8 ore lavorative al giorno.
  • 6. Falla n. 2 Semplificare la gestione con i desktop virtuali I desktop virtuali consentono di eseguire il desktop e le applicazioni locali su un server centrale invece che sul PC dell’utente. In questo modo, tutte le operazioni di aggiornamento e amministrazione che normalmente devono essere eseguite su ogni PC possono essere eseguite una sola volta su un server centrale. Questo semplifica enormemente il processo di gestione di utenti e desktop, oltre a ridurre significativamente i rischi per la sicurezza. Poiché tutto il lavoro viene svolto sul server, si riduce notevolmente la necessità di aggiornare memoria, dischi rigidi o processori dei singoli PC. In più gli utenti possono accedere al proprio desktop da qualsiasi dispositivo connesso, dagli iPad ai notebook, e poiché tutti i dati importanti sono conservati in una postazione centrale vengono eliminati tutti i rischi di sicurezza associati allo smarrimento o al furto dei dispositivi. Ma qual è l’effetto sugli utenti? Gli utenti non notano alcuna differenza. Accedono semplicemente al proprio desktop da qualsiasi dispositivo connesso e hanno immediatamente accesso a tutte le applicazioni di uso quotidiano. Hardware e software Operazioni Amministrazione Gestione degli utenti finali tempo
  • 7. ! 31 giorni sprecati* 21 ore al mese perse per gestire aggiornamenti software e hardware.(5) Falla n. 3 Un approccio strutturato alla gestione dei server La gestione dei server consuma il tempo del dipartimento IT in molti modi. Un approccio strutturato alla gestione dei server, tuttavia, può far risparmiare tempo a breve termine oltre a prevenire problemi futuri. Queste sono le fasi principali da pianificare nella gestione dei server: 1. Implementazione: è necessario ottenere una comprensione totale dei requisiti aziendali in termini di utenti, prestazioni e capacità prima di acquistare e configurare i server. 2. Aggiornamenti: la manutenzione dei server è un’attività regolare e fondamentale. Dalle patch di sicurezza agli aggiornamenti del BIOS, è indispensabile svolgere regolarmente queste operazioni. 3. Monitoraggio: è essenziale continuare a verificare lo stato e la capacità dei server per poter risolvere rapidamente i problemi e prevedere la necessità di aggiornamenti futuri con la crescita dei requisiti di utilizzo e storage. 4. Manutenzione: sia del software che dell’hardware. Dai dischi rigidi alla memoria, i componenti inevitabilmente si logorano, e continueranno a logorarsi. Il cloud: migliore e più veloce Tutti questi problemi possono essere evitati adottando l’hosting nel cloud. Che si tratti di server Web, di applicazioni o di file, il provider di servizi cloud gestirà l’intero ciclo di vita dei server, dalla configurazione alla disattivazione. Questo consentirà al vostro dipartimento IT di dedicare il proprio tempo prezioso a iniziative più redditizie e strategiche. Non solo risparmierete tempo sulla gestione dell’infrastruttura: un approccio alla gestione dei server basato su cloud può anche rendere l’azienda più veloce e agile nei seguenti modi: • Scalabilità on demand: è possibile aggiungere o rimuovere immediatamente risorse aggiuntive di server o applicazioni per soddisfare i vostri requisiti individuali. • Implementazione delle applicazioni: quando è necessario distribuire rapidamente nuove applicazioni aziendali, l’operazione è semplicissima, indipendentemente dal sistema operativo o dalla piattaforma più adatta a voi o alla vostra situazione. Non sarà mai più necessario aspettare che arrivi l’hardware né installare e configurare manualmente i nuovi server. Quanto tempo impiega il vostro personale IT per la manutenzione dell’hardware e dei server in sede? Una recente ricerca ha rivelato che le aziende impiegano 21 ore al mese solo per gestire gli aggiornamenti software e hardware.(5) Questo non è poi sorprendente, quando si pensa che una piccola impresa europea media usa 6 server diversi!(6) La manutenzione dei server consuma tempo e denaro, poiché richiedono un monitoraggio continuo, oltre ad aggiornamenti periodici e altri tipi di manutenzione e gestione. E questo problema sembra peggiorare costantemente: in uno studio sulle imprese di medie dimensioni svolto nel 2009, 58% degli intervistati aveva definito problematica la gestione dei server. Nel 2012 questo numero era arrivato al 79%.(7) *Calcolando 252 giorni lavorativi e 50,4 settimane lavorative all’anno, con 8 ore lavorative al giorno. OSDeployment Configure Discovery Re-provision R em ediate ReplaceParts Power Perform ance Alerts/Health Driver Firm w are BIOS Implem entazione Aggior namenti > <Manute nzione < Monito raggio
  • 8. Falla n. 4 In parte questo è dovuto al fatto che le attività quotidiane di molte organizzazioni dipendono completamente dalla tecnologia: di conseguenza, ogni interruzione dei sistemi ha gravi ripercussioni sulla capacità dei dipendenti di svolgere il proprio lavoro. Nonostante questa dipendenza, molte piccole e medie imprese non dispongono di un’infrastruttura IT sufficientemente robusta per resistere ai tempi di inattività. Ad esempio, in un recente sondaggio sulle aziende europee, il 23% delle aziende con 24 dipendenti o meno dispone di locali server dedicati e il 63% di tutte le piccole e medie imprese europee ha subito il surriscaldamento dei server. (6) Alcuni dei motivi per cui le aziende subiscono più interruzioni del necessario: 1. Strategie di backup che non tengono conto del tempo richiesto per il ripristino dei sistemi. Il 26% delle piccole e medie imprese europee utilizza ancora soluzioni di backup su nastro.(6) Questa può sembrare una procedura efficace, ma bisogna considerare ciò che accade quando si verifica un guasto grave. Quanto tempo ci vuole per ricevere i nastri dal magazzino? Quanto ci vuole poi per ottenere un nuovo server? E poi ricostruire il server e ricaricare tutti i dati? In realtà i tempi di inattività diventano non ore ma giorni interi, e poche aziende in crescita possono permetterselo. 2. Scarsa comprensione di quali applicazioni generano profitti e quali sono utilizzate da un numero maggiore di dipendenti. La conoscenza di questi fattori può aiutare ad assegnare le priorità alle applicazioni più essenziali per l’infrastruttura aziendale, che devono quindi essere al centro degli sforzi di disaster recovery. 3. Progettazione dell’infrastruttura. Soluzioni come i server virtualizzati o in cluster possono migliorare enormemente l’affidabilità delle più importanti infrastrutture e risorse di dati. Risparmiare tempo e ridurre i rischi passando al cloud Le aziende che adottano i servizi cloud invece di eseguire localmente server e applicazioni possono ridurre i tempi di inattività in vari modi: 1. Resilienza: i provider di servizi cloud offrono livelli di affidabilità e attività garantiti per tutti i servizi che forniscono. Utilizzando data centre di classe enterprise con ridondanza multipla, è possibile offrire livelli di disponibilità dei dati molto superiori a quelli raggiungibili dalla maggior parte delle piccole e medie imprese. 2. Backup online: anche se i server e le applicazioni critiche sono in hosting nel cloud, in molte organizzazioni quantità significative di dati continueranno a risiedere nei PC locali. Sfruttando i servizi di backup online è possibile garantire Secondo uno studio condotto nel 2011, le organizzazioni europee con più di 50 dipendenti sprecano complessivamente più di 37 milioni di ore all’anno per interruzioni dell’attività IT e recupero dei dati. Questo significa che in media ogni azienda spreca 552 ore all’anno.(8) Oltre alla perdita di tempo e produttività, i tempi di inattività possono avere altre gravi conseguenze: • Danni alla reputazione aziendale e rischi per la fedeltà dei clienti. • Conseguenze legali e di conformità, che possono andare dalle penali associate al mancato adempimento degli SLA alle multe per la violazione di requisiti normativi. • Costo delle riparazioni, nonché del recupero e della ripetizione del lavoro perduto. backup continui dei singoli dispositivi su cloud. Questo non solo semplifica il processo di backup in sé, ma consente anche il ripristino istantaneo dei dati in caso di problemi. 3. Desktop virtuali: trasferendo gli utenti ai desktop virtuali, i dati non sono più memorizzati nei singoli PC locali. Gli utenti accedono a un desktop in cui sono memorizzati tutti i propri dati e le proprie applicazioni, nel cloud. Questo significa che se il computer si arresta, si guasta o addirittura viene smarrito, possono effettuare l’accesso da un altro PC e riprendere il lavoro esattamente dal punto in cui erano arrivati, riducendo al minimo i tempi di inattività. In generale, a livello europeo, quando i sistemi business-critical vengono compromessi il personale può lavorare solo con livelli di produttività inferiori ai due terzi (63%) del normale.(8) ! 69 giorni sprecati* In media, le aziende con più di 50 dipendenti sprecano 552 ore all’anno a causa dei tempi di inattività.(8) *Calcolando 252 giorni lavorativi e 50,4 settimane lavorative all’anno, con 8 ore lavorative al giorno.
  • 9. Falla n. 5 Indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda, è necessario poter fare affidamento su un livello di sicurezza adeguato. Per molte aziende di piccole e medie dimensioni, la sfida è che questo può facilmente finire per richiedere molto tempo. Il problema principale è che la sicurezza richiede conoscenze e competenze in più aree diverse, un costo in termini di tempo e denaro che poche aziende di piccole e medie dimensioni sono in grado di giustificare. Il ripristino delle immagini dei computer infetti consuma le risorse IT, occupando in media fino a 20 ore al mese(5) La gestione degli aggiornamenti dei file delle definizioni antivirus richiede in media 19 ore al mese(5) IT "fai da te" IT as-a-service Sicurezza fisica I server dovrebbero risiedere in un ambiente protetto e sicuro I server risiedono in data centre protetti che offrono un alto livello di sicurezza fisica. Antivirus e antimalware Software e definizioni dei virus devono essere continuamente aggiornati per essere efficaci. Tutte le lunghe operazioni di gestione delle definizioni e degli aggiornamenti vengono eseguite esternamente. Protezione dalle intrusioni Per essere veramente efficaci nel prevenire le intrusioni, i firewall devono essere gestiti e monitorati. I firewall vengono configurati, monitorati e gestiti da esperti di sicurezza di rete, garantendo la rapida identificazione e risoluzione dei tentativi di intrusione. Controlli di accesso Gli account delle persone che lasciano l'organizzazione devono essere disattivati e protetti. È inoltre utile assicurarsiche le password vengano aggiornate regolarmente. La creazione di nuovi account e password e l'eliminazione di quelli obsoleti possono essere gestite dal provider di servizi. Segmentazione Se tutte le vostre applicazioni si trovano sullo stesso server e questo si arresta, sarete davvero nei guai. Eseguirle su server diversi può risolvere il problema, ma è molto costoso per una piccola impresa. I servizi come e-mail e applicazioni aziendali utilizzano sempre storage completamente separato, riducendo enormemente i rischi di sicurezza. Inoltre, eseguire nuovi server virtuali è cosi semplice ed economico da consentire un livello di separazione di risorse e applicazioni altrimenti impraticabile. Protezione dei dispositivi Per mantenere la sicurezza di tutti i sistemi è essenziale garantire la rimozione del vecchio software e la gestione di tutte le vulnerabilità dei dispositivi I desktop virtuali consentono di gestire e applicare facilmente criteri per controllare quali applicazioni possono essere installate e utilizzate dagli utenti ! 58 giorni sprecati* Le aziende impiegano in media 39 ore al mese per gestire infezioni da virus e computer infetti.(5) *Calcolando 252 giorni lavorativi e 50,4 settimane lavorative all’anno, con 8 ore lavorative al giorno.
  • 10. Falla n. 6 A livello europeo esiste un quadro normativo sulla protezione dei dati applicabile a tutti i paesi membri, costituito dalle direttive sulla protezione dei dati e sulla privacy elettronica dell’Unione Europea. Tuttavia garantire la conformità può essere complicato, poiché i vari stati membri hanno interpretato queste norme in modi molto diversi. Sviluppare un’infrastruttura IT in grado di soddisfare tutti i criteri specifici per il proprio settore e la propria sede può essere un lungo processo. Nel campo della conformità, le piccole e medie imprese corrono probabilmente rischi maggiori di quelle più grandi, semplicemente perché spesso non dispongono del personale o delle competenze necessarie per gestire i requisiti di conformità. L’ignoranza della legge, tuttavia, non è un’attenuante, e le piccole e medie imprese non ricevono dalla legge un trattamento più favorevole di quelle più grandi. Tradizionalmente la conformità consuma tempo e risorse in vari modi, tra cui i seguenti: • Identificazione dei dati: per poterli gestire adeguatamente, i dati che potrebbero essere necessari per soddisfare richieste legali devono essere identificati. • Archiviazione sicura: i dati conservati dalle organizzazioni devono essere protetti sia fisicamente che digitalmente, e in alcune regioni non devono lasciare il paese di origine. • Recupero: è necessario sviluppare e implementare processi per garantire il recupero rapido delle informazioni richieste dalle autorità rilevanti. Garantire la conformità alle leggi locali relative alla protezione, alla conservazione e al recupero dei dati può richiedere molto tempo alle piccole e medie imprese. La possibilità di soddisfare requisiti di conformità complicati e in costante evoluzione è forse uno dei maggiori vantaggi dell’adozione del cloud. Per la maggior parte, i requisiti normativi e di conformità si riferiscono ai dati e ai processi di sicurezza e controllo. Con il trasferimento nel cloud, molti di questi elementi vengono gestiti dal provider: • Always on: connessioni sicure e livelli elevati di disponibilità garantiti consentono di mettere i dati a disposizione delle autorità in qualsiasi momento. • Sicurezza: data centre sicuri garantiscono la protezione dei vostri dati dalle minacce fisiche e digitali. Il provider di servizi cloud dovrebbe essere in grado di fornire tutte le certificazioni di conformità necessarie. • Audit trail completo: i provider di servizi cloud sono in grado di mantenere audit trail completi, consentendo di verificare e rendere rapidamente disponibile la provenienza dei dati quando vengono richiesti. • Conformità specifica per ogni paese: spesso i provider di servizi cloud forniscono modelli predefiniti per i requisiti specifici di ogni settore e paese. Questo consente di risparmiare molto tempo e offre la massima tranquillità alle aziende che devono soddisfare i requisiti locali. Passare al cloud offre tranquillità ! 1.575 giorni sprecati* Se i dipendenti impiegano 30 minuti al giorno per questioni relative alla conformità, in un’azienda con 100 dipendenti vengono sprecate 12.600 ore all’anno! *Calcolando 252 giorni lavorativi e 50,4 settimane lavorative all’anno, con 8 ore lavorative al giorno. conformità
  • 11. Falla n. 7 Il problema dell’aumento dello storage dei dati non colpisce solo le grandi organizzazioni. Il 63% delle aziende europee di piccole e medie dimensioni memorizza più di un terabyte di dati sui propri server. La crescita enorme del volume di dati prodotto rende sempre più difficile trovare ciò che ci serve quando ci serve. È stato calcolato che il lavoratore medio impiega poco meno di 7 ore alla settimana per archiviare e organizzare documenti e 9 ore alla settimana per cercarli!(10) Con l’importanza sempre maggiore della collaborazione e il desiderio crescente da parte degli utenti di accedere ai contenuti da località e dispositivi diversi, è necessario trovare modi migliori per archiviare e recuperare più velocemente le informazioni rilevanti. Utilizzando un servizio cloud per l’hosting dei file, il vostro personale potrà accedere a qualsiasi file da qualsiasi località. Ma la possibilità di accedere ai file rilevanti è solo una parte del problema: la vera sfida è trovare immediatamente le informazioni che servono. Questi sono i nostri suggerimenti per organizzare lo storage dei file: 1. Nominare un coordinatore del workspace. Una singola figura di riferimento, ad esempio il responsabile dell’ufficio o un responsabile di progetto, che controllerà tutte le esigenze amministrative generali dello spazio di storage. 2. Sviluppare un piano di archiviazione. Questo dovrà essere adatto alle esigenze degli utenti e ai processi dell’azienda. Create una singola struttura per tutti i documenti, indipendentemente dal loro tipo o da dove vengono archiviati. 3. Stabilire convenzioni di nomenclatura. È importante che i nomi siano basati su una terminologia concordata e controllata. Cercate di mantenere la brevità e l’uniformità dei nomi. 4. Fare ordine regolarmente. Come abbiamo già detto, la crescita dei dati è esponenziale. È quindi importante disporre di una procedura di archiviazione ben gestita e mantenuta. Ricerche più veloci Nel caso dello storage dei file, l’archiviazione basata semplicemente su directory e cartelle risulterà sempre problematica. Gli odierni servizi di storage dei documenti basati su Web consentono un’indicizzazione più avanzata e una ricerca dei documenti semplificata. È possibile organizzare i documenti ed eseguire ricerche in modi più naturali, e in molti casi questi servizi si occupano anche del controllo delle versioni, eliminando la necessità di destreggiarsi tra più versioni di uno stesso documento. Ricerchepiù veloci Entro il 2020, i dati memorizzati a livello globale saranno cresciuti del 4300% rispetto ai livelli del 2009.(9) ! 10.080 giorni sprecati* Ogni impiegato dedica 16 ore alla settimana all’archiviazione e alla ricerca di documenti.(10) In un’azienda con 100 dipendenti, il totale è di 80.640 ore all’anno.
  • 12. Falla n. 8 Anche le imprese di piccole e medie dimensioni si trovano a utilizzare un gran numero di fornitori, che comprendono: • Fornitori di hardware • Fornitori di software • Fornitori di sistemi di telefonia • Fornitori di telecomunicazioni vocali • Fornitori di reti dati • Fornitori di archiviazione/backup su nastro • Società di supporto IT • Fornitori di supporto software • Enti normativi per la conformità Gestire e coordinare una vasta gamma di fornitori può creare una serie di problemi, come lavoro duplicato o mancanza di proprietà e responsabilità. Di seguito presentiamo sei misure che le aziende possono mettere in pratica per migliorare il modo in cui gestiscono i fornitori e ottenere il massimo valore con il minimo sforzo. Migliorare la gestione dei fornitori. 1. Scegliere un servizio di qualità. Verificate esattamente a quali organizzazioni professionali appartengono i vostri fornitori. Cercate anche certificazioni di qualità come ISO. 2. Conoscere le vostre esigenze. Che cosa è più importante per voi? Il servizio, le funzioni, il valore? O tutti questi elementi? Nel rigoroso clima economico odierno, la gestione dei fornitori è assolutamente essenziale per controllare i costi e ottimizzare il valore di ogni singola transazione. Tuttavia è anche importante ridurre il tempo impiegato dall’azienda per gestire e trattare con più fornitori. È importante partire da una chiara comprensione dei modi in cui un fornitore può veramente offrire valore alla vostra azienda. 3. Sviluppare un rapporto. Incontratevi con le persone con cui lavorerete quotidianamente e assicuratevi di trovare il tempo per esaminare regolarmente le loro offerte variabili e spiegare le vostre esigenze in evoluzione. 4. Pagare puntualmente. Questo crea fiducia, buona volontà e buoni rapporti. Inoltre vi pone in una posizione migliore per le trattative future. 5. SLA (Service Level Agreement). Definite chiaramente i livelli di servizio che pretendete dai vostri fornitori. Questi dovranno includere quando vengono forniti i servizi, le responsabilità legali, i processi di monitoraggio, la risoluzione delle controversie e le condizioni di rescissione. 6. Valutazione delle prestazioni. Programmate valutazioni regolari delle prestazioni dei vostri fornitori. Troppo spesso i rapporti possono guastarsi a causa di incomprensioni e comunicazioni insufficienti. Consolidamento nel cloud Il passaggio a un fornitore di servizi completi vi consente di consolidare tutti i diversi fornitori in uno. Abbandonando un approccio che vi costringe a gestire la vostra infrastruttura indipendente potrete concentrarvi esclusivamente sulla fornitura dei servizi richiesti dalla vostra azienda. fornitori ! 63 giorni sprecati* Se ogni addetto all’IT dedica due ore al giorno alla gestione dei fornitori, vengono sprecate 504 ore all’anno! *Calcolando 252 giorni lavorativi e 50,4 settimane lavorative all’anno, con 8 ore lavorative al giorno.
  • 13. Falla n. 9 Nella maggior parte delle grandi città, il traffico delle ore di punta dura fino a tre ore al mattino e alla sera: tempo spesso sprecato e di poco valore per i datori di lavoro. Adottando il telelavoro e offrendo ai dipendenti la flessibilità di lavorare da casa quando necessario potrete aumentare il tempo a loro disposizione nella giornata lavorativa e migliorarne la produttività. Non si tratta però di un’iniziativa che le aziende possono intraprendere affrettatamente. Per sfruttare al meglio le ore di lavoro, le organizzazioni devono prendere in considerazione alcuni fattori: Promuovere il telelavoro efficiente nella vostra azienda Formazione. Assicuratevi che esista un programma di formazione per fornire ai dipendenti le conoscenze e le competenze necessarie per lavorare efficacemente fuori dall’ufficio. Prendete in considerazione i fattori pratici, come il modo in cui si connettono agli strumenti e ai servizi necessari per svolgere le proprie mansioni. Pensate anche a come il telelavoro influirà sulle modalità di lavoro dei dipendenti e stabilite regole di comportamento chiare da seguire. Applicazioni e dati. Considerate attentamente la facilità con cui i lavoratori remoti possono accedere alle applicazioni di cui hanno bisogno per lavorare. Le aziende possono fornire accesso alle applicazioni più importanti in vari modi: 1. Accesso tramite VPN: questa è una connessione tra il PC di casa del dipendente e il vostro ufficio o data centre. Per motivi che vanno dalle cattive condizioni meteorologiche o del traffico alla mancanza di sonno, il viaggio da casa all’ufficio significa che molti di noi arrivano regolarmente in ritardo al lavoro. In un recente studio, il 16% dei dipendenti ha dichiarato di arrivare in ritardo al lavoro almeno una volta alla settimana, mentre il 27% ha detto di arrivare in ritardo almeno una volta al mese.(11) Anche quando tutto va bene, i livelli di stress creati dalla fretta di arrivare al lavoro non migliorano certo la produttività dei dipendenti La VPN funziona in modo simile alla LAN dell’ufficio, consentendo l’accesso alle applicazioni aziendali. • Vantaggi: richiede cambiamenti minimi se le applicazioni sono ospitate in sede. • Svantaggi: è necessario gestire e mantenere la VPN. Se la VPN subisce un guasto, i dipendenti non saranno in grado di lavorare. Sarà necessario fornire supporto ai desktop remoti. Inoltre sarà sempre necessario gestire le applicazioni e l’infrastruttura dall’ufficio. 2. Servizi cloud: applicazioni ed e-mail vengono forniti tramite cloud, consentendo agli utenti di accedervi da qualsiasi località. • Vantaggi: nessuna infrastruttura da gestire. Livelli di servizio garantiti. Massima flessibilità. • Svantaggi: è sempre necessario fornire supporto ai desktop remoti degli utenti. 3. Desktop virtuale: in questa situazione, non solo le applicazioni e l’e-mail, ma anche i desktop degli utenti sono in hosting remoto. • Vantaggi: gli utenti possono accedere al proprio desktop da qualsiasi dispositivo o località, consentendo loro di lavorare da casa, in viaggio o perfino dal bar più vicino. Massima sicurezza e controllo per l’azienda. Nessuna infrastruttura da gestire in ufficio o a casa del dipendente. • Svantaggi: se gli utenti non possono connettersi a Internet non potranno accedere al proprio desktop. Comunicazioni. Valutate gli strumenti e le piattaforme di comunicazione di cui dispone la vostra azienda e assicuratevi che siano in grado di supportare il telelavoro. È importante che i dipendenti che lavorano in remoto non si sentano per questo separati o distanti dal proprio team e dai propri colleghi nell’organizzazione. Soluzioni come VoIP e conferenze video per desktop consentono ai lavoratori remoti di rimanere sempre coinvolti. Saranno in grado di aggiungere valore e collaborare con altri membri del team, partner o clienti con la stessa facilità di quando si trovano alla propria scrivania. La messaggistica unificata offre alla vostra forza lavoro mobile un accesso rapido a strumenti di messaggistica e comunicazione come la segreteria telefonica tramite e-mail e alle rubriche complete dell’azienda attraverso numerosi dispositivi mobili, migliorando la velocità di risposta e facilitando i processi decisionali dell’azienda. Supporto. I dipendenti che lavorano in remoto avranno bisogno di tipi e livelli diversi di supporto. L’uso dei desktop virtuali consente al dipartimento IT di gestire facilmente i desktop degli utenti e risolvere i relativi problemi, indipendentemente dalla località in cui lavorano. Salute e sicurezza. Se il personale dovrà lavorare regolarmente da casa propria, le aziende dovranno prendere in considerazione i requisiti di salute e sicurezza applicabili nel proprio paese. Contattate le autorità sanitarie locali per le linee guida e le verifiche rilevanti. ! 20 giorni sprecati In un’azienda con 100 dipendenti, se il 27% è in ritardo di 30 minuti una volta al mese, vengono sprecati 18 giorni all’anno.(11) *Calcolando 252 giorni lavorativi e 50,4 settimane lavorative all’anno, con 8 ore lavorative al giorno. spostamenti
  • 14. Falla n. 10 Da tempo l’e-mail rappresenta lo strumento di comunicazione principale nelle aziende. E perché no? È comoda e tutti la usano. Secondo uno studio globale dell’uso dell’e- mail, nel 2011 esistevano ben 3,1 miliardi di account e-mail. Si prevede che questo numero crescerà fino a quasi 4,1 miliardi entro la fine del 2015, di cui il 22% solo in Europa. (12) Ma se l’e-mail chiaramente è divenuta una parte integrante della giornata lavorativa di ogni individuo, può anche far sprecare grandi quantità di tempo e fatica. Perché dunque abbiamo un tale rapporto di amore e odio con l’e-mail? • Volume. Dato che il dipendente medio deve smaltire più di 100 e-mail al giorno(12), è facile capire come l’e-mail possa diventare non più una parte del proprio lavoro, ma il lavoro vero e proprio! • Cattive abitudini. Abbiamo visto tutti quelle conversazioni e-mail precedute da una sfilza di “RE:” o “Per informazione:”. Il problema peggiora quando queste e-mail vengono inviate in copia a troppe persone. Spesso l’argomento originale della discussione si perde, le persone rimangono sommerse e la conversazione diventa un guazzabuglio confuso. • Spam. Secondo un rapporto di Symantec del dicembre 2012, lo spam rappresenta il 70% dell’e-mail globale.(13) Se un dipendente impiega 4 secondi per aprire, identificare ed eliminare un messaggio di spam, un’azienda con 300 dipendenti che ricevono ognuno 10 messaggi di spam al giorno spreca 102 giorni lavorativi all’anno! • Distrazioni. In media, sono necessari 16 minuti per tornare a concentrarsi dopo avere letto un messaggio e-mail in arrivo. I sistemi di notifica peggiorano questo problema distraendoci quando abbiamo lavoro più urgente da fare.(14) E allora in che modo persone e aziende possono iniziare ad affrontare questo problema? Ecco la nostra piccola guida per domare la posta in arrivo e recuperare tempo prezioso: Suggerimenti per la gestione della posta in arrivo 1. Limitate strettamente il tempo dedicato a leggere e rispondere all’e-mail. Assegnate durate specifiche a tipi diversi di attività relative all’e-mail, come lettura di bollettini, risposte rapide e messaggi che richiedono un’attenzione più prolungata. 2. Disattivate le notifiche per ridurre l’effetto delle interruzioni al flusso del lavoro e dei pensieri. 3. Usate strategicamente la riga dell’oggetto. 4. Archiviate i messaggi in categorie specifiche di cartelle per trovarle più facilmente; questo contribuirà anche a mantenere in ordine la posta in arrivo. 5. Utilizzate la funzione ‘regole’ o ‘filtri’ per organizzare automaticamente i messaggi in cartelle diverse. Potete impostare i parametri delle regole secondo le vostre esigenze specifiche. 6. Migliorate la produttività dei dipendenti, che altrimenti impiegherebbero tempo prezioso a svuotare ogni giorno la posta in arrivo. Le soluzioni cloud possono offrire filtri avanzati per la posta indesiderata e protezione da virus, malware, phishing e trojan. Telefono e chat Dato che VoIP riduce il costo delle telefonate, le aziende dovrebbero incoraggiare i propri dipendenti a tornare a utilizzare il telefono invece di ricorrere istintivamente all’e- mail. Anche le soluzioni di messaggistica istantanea come Skype o Microsoft Lync possono aiutare a ridurre il carico di messaggi e-mail e ottenere risposte più rapide alle domande urgenti. ! 38 giorni sprecati* In un’azienda con 100 dipendenti, se ogni dipendente riceve 10 messaggi di spam al giorno e impiega 4 secondi per smaltire ognuno di essi, vengono sprecate 306 ore all’anno! *Calcolando 252 giorni lavorativi e 50,4 settimane lavorative all’anno, con 8 ore lavorative al giorno.
  • 15. Falla n. 11 Nel clima attuale, le aziende non stanno mai ferme a lungo. Per sfruttare le nuove opportunità e combattere le minacce informatiche è necessario reagire rapidamente. Uno studio sulle piccole e medie imprese europee ha rivelato che secondo queste aziende la capacità di prendere decisioni rapide (62%) e offrire servizi personalizzati (57%) è essenziale per mantenere la propria quota di mercato contro i concorrenti di dimensioni maggiori.(15) Con un’infrastruttura IT interna tradizionale, il tempo necessario per modificare i livelli di personale, implementare nuove applicazioni, allestire nuovi uffici o supportare nuove iniziative può essere molto significativo. Questi sono i nostri suggerimenti per gestire in modo più efficace i cambiamenti nella vostra azienda: 1. Definire una politica aziendale. Stabilite procedure chiare per sottoporre richieste di cambiamenti. Dovranno essere inviate utilizzando un modulo, e-mail o addirittura un sistema di ticket dedicato? Assicuratevi che i dipendenti sappiano quali autenticazioni sono necessarie e quando esattamente possono aspettarsi che i cambiamenti vengano implementati. 2. Responsabilità centralizzata. Cercate di nominare una sola persona come contatto unico per tutte le richieste. Questa persona dovrà avere la responsabilità di verificare la richiesta e poi coordinare le attività necessarie per implementare le modifiche. In seguito dovrà anche riferire lo stato dell’attività al richiedente. 3. Documentare le procedure tecniche. Per ogni attività da svolgere, assicuratevi che esista un processo documentato. Questo non solo evita errori, ma in più garantisce che sia possibile continuare a operare i cambiamenti necessari anche se le persone coinvolte dovessero lasciare l’azienda. 4. Verifica dell’accettazione da parte degli utenti. Dopo avere messo in pratica i cambiamenti, verificate che tutto funzioni secondo le aspettative degli utenti. gestire il cambiamento
  • 16. Fonti 1 Centre for Economics and Business Research e Epson, 2012. 2 Studio Doodle “The Way We Meet Today”, 2009. 3 “Wasting Time at Work” Salary.com, 2012. 4 Studio globale Spiceworks “Voice of IT” 2012 5 Webroot IT Decision Maker Research 2011. (http://www.webroot.co.uk/En_GB/ about-press-room-press-releases-cloud- mobile-web-security-190411.html) 6 “Managing your Changing IT Needs”, Dell e Vanson Bourne, 2012. 7 “Cloud Reality Check”, Rackspace, 2012. 8 CA, The Avoidable Cost of Downtime, The impact of IT downtime on employee productivity GENNAIO 2011. 9 “The rapid growth of online data”, CSC. 10 “The hidden cost of information work”, IDC. 11 Sondaggio Harris Interactive per CareerBuilder, Nov-Dic 2011. 12 Radicati Email Statistics Report 2011. (http://www.radicati.com/wp/ wp-content/uploads/2011/05/Email- Statistics-Report-2011-2015-Executive- Summary.pdf) 13 Symantec Intelligence Report: dicembre 2012. 14 Disruption and Recovery of Computing Tasks: Field Study, Analysis, and Directions. Shamsi T. Iqbal ed Eric Horvitz, 2007. 15 “Working smarter to succeed” Vodafone Business Services, 2011. Riepilogo Colt Ceano offre alle aziende un nuovo modo per acquistare e utilizzare rapidamente e facilmente comunicazioni e servizi IT attraverso una singola piattaforma di gestione. Anche se non possiamo accorciare il viaggio tra la vostra casa e l’ufficio o fare in modo che le vostre riunioni si attengano agli argomenti prestabiliti, possiamo aiutare la vostra azienda a tappare le falle attraverso le quali si sprecano tempo e denaro. Colt Ceano vi consente di: Collaborare • Microsoft SharePoint aiuta i vostri team a lavorare insieme più efficacemente, creando workspace per i team, intranet e spazi per la collaborazione. • Soonr Workplace va ancora oltre, consentendovi di creare workspace per i progetti a cui il vostro team, i partner e i clienti possono accedere tramite PC e dispositivi mobili. Comunicare • Con i servizi e-mail Hosted Exchange 2010 pagate solo in base all’utilizzo effettivo. • Microsoft Lync connette il vostro team ovunque si trovi con presenza, messaggistica istantanea, voce, video e riunioni online. Creare • Server e infrastruttura virtuali vi consentono di creare un’infrastruttura estremamente sicura e scalabile per i vostri prodotti e servizi digitali. Lavorare • Gli Hosted Virtual Desktop consentono ai vostri dipendenti di accedere al proprio desktop da qualsiasi dispositivo connesso: PC, Mac o tablet. Proteggere • I filtri di Managed Virtual Firewall e Web Security proteggono la vostra rete locale da tutte le minacce. • I servizi di backup su cloud e disaster recovery garantiscono la sicurezza dei vostri preziosi dati. Connettersi • I servizi di accesso a Internet fissi offrono connettività di qualità aziendale con Service Level Agreement (SLA). • I servizi di accesso a Internet mobili consentono a tutti i membri del team di lavorare in modo sicuro ovunque si trovino. • Voice-over-IP (VoIP) consente ai membri del vostro team di interagire come se fossero in ufficio anche quando si trovano altrove. Inoltre può offrire risparmi significativi sulle telefonate. Se vi interessa parlare con noi di Colt Ceano o di uno dei singoli prodotti citati, contattateci all’indirizzo it.info@colt.net o telefonate al numero 800 909319.

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