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GEP_EQA9_L1_U2_David y Goliat Iniciación

  1. 1. 4806315-490220Universidad VeracruzanaFacultad de AdministraciónLSCAExperiencia Educativa:Gestión y Evaluación de ProyectosTema:“Reseña David & Goliat: Iniciación del proyecto”Catedrático:Dr. Carlos A. Torres Gastelú Alumno:Moreno Coatzozón GustavoH. Veracruz, Ver. Febrero de 2011<br />Díaz Martín, Ángel. (2007). David y Goliat “Iniciación del proyecto”. Madrid: Alfaomega.<br />En esta segunda entrega, el autor sigue narrando, en este caso la iniciación del proyecto Goliat, ocurren una serie de acciones que comúnmente pasan dentro de la Administración de Proyectos. El principal actor David dentro de esta historia, se encuentra con nuevos colaboradores dentro del proyecto Goliat.<br />Comienza Goliat<br />Reunión de Gabriel, Oscar y David. Constantino habla por teléfono, al otro lado esta Claudio (Director de Proyecto Goliat) y juntos mantienen una conversación sobre los temas prioritarios del proyecto Goliat. También esta Expósito (Director de Explotación de la central).<br />Les comenta las necesidades prioritarias:<br />Permisos de la central.<br />Rentabilidad de la inversión. (si es necesario hacer cambios al proyecto para que su rentabilidad sea más alta). Gabriel dice –estos análisis convierten las incertidumbres en certeza: se conocen los límites entre los que pueden estar las variables del Proyecto sin adquirir riesgos que se puedan asumir (pag. 7). <br />Equipos principales. Tomar la decisión que sea más razonable<br />Una cosa es saber hacer las cosas y otra, tener los recursos suficientes para realizarlas (en ese momento ellos no lo tienen.<br />Constantino les comenta que lo que necesitan realmente es que lo ayuden con los temas prioritarios y que no importa que la oferta que les había encargado se retrase un poco (Metodología de Gestión del Proyecto).<br />David piensa que la MGP es más urgente que todo lo que está diciendo Constantino, pero no le parece oportuno mencionarlo. (El tiempo del cliente es muy escaso y no conviene desaprovecharlo).<br />Gabriel le da las gracias a Constantino y le hace unas pequeñas consideraciones:<br />El arranque de los proyectos suele ser lento, a veces exasperante. Los proyectos son como los niños: adquieren las virtudes y los vicios de pequeños, con lo que luego la realización del Proyecto presenta menos sobresaltos. Ciclo de vida de los proyectos y las dificultades que se pueden encontrar en cada una de sus etapas. (lanzamiento)<br />cuenta con nuestra colaboración para ayudarlos en los temas prioritarios. E incluir una programación adecuada para monitorizar el alcance, los plazos y los costes y llevar a cabo su seguimiento y control. Estructura de desagregación. (Programación)<br />Y por último, plantea un Análisis de los riesgos que lleva acarreados el Proyecto. (Organización)<br />Gabriel le dice a Constantino que David y Claudio deben pensar además, en cómo hacer el lanzamiento del Proyecto y en la definición de sus objetivos primarios, alcance, plazos y costes.<br />El macromanagement <br />Nuestros objetivos globales son que consigamos en el Proyecto Goliat la totalidad de los servicios que el Cliente necesite de una empresa como la nuestra y firmar un acuerdo marco con este Cliente. (Grabriel)<br />David habla primero conjuntamente con Ignacio y Paloma, y luego por separado con cada uno de ellos. A Ignacio le vuelve a pedir que otra vez no lo deje todo un fin de semana sin una información. Además hablan del nuevo escenario que se plantea: surge un nuevo Proyecto. Pide a ambos que reflexionen sobre la nueva forma de afrontar la situación de una manera razonable y al día siguiente le den sus comentarios sobre la forma de enfocar Goliat.<br />Se quedan de ver a las cinco para cerrar los asuntos pendientes del Proyecto Alfa y realizar sus máximos esfuerzos para enviarle al Cliente Alfa el Informe de Avance. David le dice a Ignacio que convoque a Miguel y a Susana, y que desconvoque a Carlos ya que no es necesario que este allí. <br />Claudio llama a David y acuerdan verse el día siguiente a las diez. Le dice que solo le contara a detalle la situación para que hagan un planteamiento global y, sobre todo para que él empiece a trabajar rápidamente. David le dice que Constantino no había hablado de la Metodología de Gestión del Proyecto y que lo que habían expuesto en la reunión pasada solo era un esquema muy resumido de la Metodología, que habría que ampliar y ordenar, que interesa profundizar en ella.<br />Una buena gestión no está reñida, más bien todo lo contrario, con plantear con claridad y oportunidad, desde una posición constructiva, todos los asuntos.<br />Claudio le dice que solo hablaran del esquema y que lo más importante es que lo ayuden en las tareas que habían platicado en la mañana con Constantino: los permisos, la rentabilidad y la contratación de los equipos principales.<br />Después de hablar David con Claudio, va con Oscar a platicar sobre lo que le comento Claudio en su conversación por teléfono. <br />Alfa sigue presente<br />David comienza a las cinco de la tarde la reunión del Proyecto Alfa con Ignacio, Paloma y Miguel diciéndoles que al día siguiente deben terminar el Informe de Avance de Alfa en el que deben indicar que el Proyecto va a corregir los problemas que tiene y cómo lo van a hacer.<br />David les dice que expongan todo lo que deben comentar respecto a Alfa. Saca los apuntes que había preparado por la mañana y comienza a hablar de los diferentes temas. Les dice que deberían de intentar desactivar el umbral de alerta; ya que están a punto de alcanzar el umbral de emergencia.<br />Sara (secretaria) les pone en contacto telefónico con Susana, responsable del suministro ante Miguel, quien les dice que en la tarde va a enviar a Miguel los planos de gálibos, sobrecargas y anclajes de los equipos.<br />David le dice a Miguel: Cuando recibas el correo estúdialo a fondo con Ignacio y Paloma. Y si es necesario también con el montador. Nada mejor que contrastarlo con la opinión del montador, no sea que marque unos plazos que sean imposibles de cumplir.<br />David dice a Ignacio: En general, tenemos que repasar el funcionamiento del canal de comunicación diseño-obra. Monta una reunión en obra la semana que viene de manera que tengamos conclusiones antes de emitir el próximo Informe de Avance.<br />David le pregunta a Paloma sobre los problemas de planificación en cuanto a los temas de fabricación. Paloma le dice: -La fabricación de los equipos que hemos contratado, excepto la caldera, tienen una cierta holgura (pag. 26). Sin embargo, le recuerda lo que siempre les dice David: adelantad al máximo las tareas, en particular las de menor coste, para quedar libres cuando surjan otros problemas.<br />David les dice: Es muy prudente en la Dirección de Proyecto adelantar los plazos al máximo, siempre que las circunstancias económicas de Proyecto lo permitan. Hay que adelantar tareas que no tengan un coste elevado y puedan crear problemas en la tesorería.<br />Como último asunto, les dice David que deben mejorar el Indicador Económico del Proyecto que, como saben, es el cociente de la suma del margen y la contingencia por el precio de venta.<br />Ignacio interrumpe diciéndole a David que cuál será su organización cuando él se dedique de lleno al Proyecto Goliat. David les dice que es demasiado pronto para tomar decisiones y que no está dentro de sus competencias la reorganización del Proyecto Alfa.<br />Ya en su casa, David no puede dormir bien, se despierta frecuentemente pensando en lo difícil que le será compaginar los dos proyectos. Recuerda lo que su mujer (María) le dijo: no hay nada más estresante que un objetivo inalcanzable, y que es su caso no era uno, sino que son dos. Haz el propósito de coger el toro por los cuernos y afrontar la situación lo más pronto posible.<br />El martes por la mañana, mientras va en camino a la reunión con Claudio recibe una llamada telefónica de Ignacio diciéndole que Miguel acaba de recibir un correo electrónico de Susana; lo analizarían a fondo y que tenían que hablar con el montador para validar la solución. Además de comentarle que habían sensibilizado a Miguel con los problemas de Proyecto Alfa.<br />Visión global de los temas prioritarios<br />David llega puntual a la oficina de Claudio y comienza rápidamente la reunión.<br />Claudio le pregunta a David, en qué fecha estará disponible de forma completa para el proyecto de su empresa y que necesitara de otra persona que se encargue de la Planificación y que también vayan a necesitar una persona con dedicación plena. David le dice que no puede darle una fecha exacta porque faltan unos pendientes, pero que a más tardar en dos semanas le pondrá dedicación completa al Proyecto.<br />David reflexiona: desde el mismo momento en que está pidiendo dedicación completa tanto mía como de la persona de planificación es porque está pensando en la totalidad del Proyecto (pag. 30). Rápidamente piensa en Paloma para que esté disponible para el Proyecto de la forma más urgente posible.<br />Prosigue Claudio, -una vez hablado de este primer asunto te voy a comentar lo que está sucediendo con el primer tema prioritario, los permisos.<br />David le pide que cuanto antes le envie el Estudio de Impacto Ambiental que tienen, asi como las modificaciones que se le hayan realizado, con el fin de que lo mire su gente. Al instante Claudio le da la documentación que le había pedido. Ya la traia preparada para entregársela y unas hojas sueltas correspondían a las modificaciones que le han ido haciendo.<br />Respecto al segundo tema prioritario rentabilidad, David le dice que pueden hacer algo similar que con los permisos. Claudio dice que es algo que tiene prohibido, no puede sacar los estudios de rentabilidad fuera se la empresa. Continua diciéndole que envié a alguien para que vea los análisis ahí en la empresa y tome notas necesarias que permitan luego hacer los estudios en sus oficinas. Pasan al otro asunto, la contratación de los equipos principales, el tercer tema prioritario. Claudio comenta que es un tema un complicado, David asienta y continúa diciendo, que no es posible dar una opinión sin antes haber analizado ambas ofertas. Deben homogenizar sus contenidos, con el fin de reducir al máximo el tiempo de análisis. En este tipo de proyectos es muy importante la inversión, influyendo un poco en la rentabilidad. Constantino le dice que es lo que están haciendo con la oferta de B, pero que les pone trabas para investigar a sus clientes. David le dice que como tienen que conectar la inversión con la explotación, es decir, que será mejor oferta aquella cuyos indicadores de rentabilidad sean mejores.<br />David le pide que hable un poco del resto de los temas (Metodología, del lanzamiento, la planificación, los objetivos, los suministros de los equipos auxiliares y las lecciones aprendidas). A lo que Claudio responde que vayan por partes, lo que a él le importa es que se concentren en los temas que ya han hablado. Es ahí donde David le dice que entonces deben hablar sobre el ciclo de vida de los proyectos. Realmente no hablan sobre esto, pero Claudio se enfoca en el precio que le cobraran por los servicios que están prestando. David comenta que ha hablado con su Dirección y que por los primeros servicios por Administración, le harán una rebaja en sus tarifas del 5%.<br />El entorno multiproyecto<br />Terminando la reunión con Claudio, David piensa que tiene que poner a trabajar a su equipo inmediatamente, a Renate en la rentabilidad, a Pedro en los Permisos y a Eugenio en los equipos principales. Reflexiona sobre a quién elegir como Ingeniero de Proyecto, si a Paloma o a Ignacio. Después, por la tarde se reúne con Ignacio, Paloma y Miguel. Les comenta cómo está enfocando Claudio el Proyecto y prosiguen a hablar del Alfa. Se ponen de acuerdo para terminar el Informe de Avance del Proyecto Alfa. Ya el miércoles, al llegar a su despacho, David encuentra el Informe de Avance Nº 9 de Alfa. David le habla por teléfono a Paloma, esta le comenta sobre la propuesta de plazos que le dado Susana y que es necesario que el montador (Montserrat) la acepte, y sugiere que tenga una reunión con ella lo antes posible. –Como buena programadora, Paloma sabe que en la planificación son importantes no sólo las actividades sino, también, las conexiones entre ellas, las ligaduras o interfaces diferentes (pag. 44). David habla por teléfono con Pedro y le comenta sobre el Proyecto Goliat, en especial sobre los permisos; Pedro le dice que está disponible. David le dice que tienen que verse para que le pueda entregar la documentación que le dio el Cliente. Intenta llamar a Renate pero no la encuentra ya que va en camino al aeropuerto para ir a visitar a otro Cliente. Piensa David –son los problemas del entorno multiproyecto y de nuestra estructura matricial (pag. 46). Quiere hablar con Eugenio para el tema de los equipos principales y no los consigue, ya que esta hablando con otro Director de Proyecto. <br />Paloma llega al despacho de David, hablan sobre Ignacio que según Paloma no quiere hacerse responsable de la Dirección del Proyecto Alfa, ya que piensa que ella seria quien pasaría a ser Ingeniero Proyecto en Goliat. David le comenta que tiene que solucionar ese problema y que hará una tabla con los requisitos que se necesitan para ser Ingeniero de Proyecto de Goliat y Director de Proyecto Alfa y ver quién se queda con cada uno.<br />La elección<br />David prepara un documento para valorar quien cumple los requisitos de cada uno de los Proyectos (Alfa y Goliat). Finalmente, dice que la candidata es Paloma, ya que necesita su experiencia en programación para hacer una buena Iniciación del Proyecto Goliat. Recuerda David que los problemas de Alfa habían surgido, por una mala Iniciación del Proyecto, debido a una incorrecta Definición. David necesita a Paloma no sólo para la Programación sino también para que le ayude en todas las labores de Dirección del Proyecto. Pero piensa que en un futuro podrá incorporar a Ignacio en Goliat. <br />Rentabilidad <br />David habla con Renate sobre la rentabilidad que el Cliente le ha platicado en la reunión anterior, en ese momento David llama a Claudio y le dice que Renate tiene que ir a la empresa a revisar los análisis de rentabilidad. David puntualiza a Renate que prepare una presentación sencilla con el significado de los indicadores de rentabilidad que se usan en los proyectos, el Período de Retorno (PR), el Valor Actualizado Neto (VAN) y la Tasa de Rentabilidad Interna (TRI), y una demostración de lo útil que son los Análisis de Sensibilidad. Renate le comenta que el análisis de operación se tiene que hacer manera conjunta y que una sola persona no lo podría hacer. También, que el análisis de rentabilidad radica en el costo de kwh y que en función de ello se determinaría.<br />Planificación de la sala de calderas<br />El cumplimiento condiciona a que le entreguen lo que pide, típica forma de ligadura en una planificación. Plan de comunicación entre las dos empresas. <br />La elección <br />Oscar le informa al Cliente de Alfa que habrá cambio de Director de Proyecto, el Cliente no esta contento con la decisión ya que esta acostumbrado a los métodos de David y no quiere a Ignacio por lo que le dice a David que tienen que idear una estrategia para que vaya aceptando. Y buscar una solución alternativa que satisfaga a ambas partes.<br />David no se puede desenganchar de la Dirección del Proyecto<br />La exposición al Cliente Alfa<br />Los directores de proyecto tienen que hacer frente a las situaciones delicadas que se presentan y ser una especie de filtro entre el Cliente y sus colaboradores; tienen la obligación de resolver, con la ayuda de su equipo todos los problemas que puedan por sí mismos.<br />David se concentra en la idea de desarrollar la Programación, un proyecto tan grande como Goliat no sería manejable sin una buena Programación. David intenta resolver el problema suscitado con el Cliente de Alfa utilizando la postura que tuvo cuando un suministro hizo cambios en su administración y es esa postura la que optara con el Cliente Alfa “Ayudara en la manera posible a Ignacio en la Dirección de Proyecto”. David le comunica su decisión a Oscar y este la acepta plenamente.<br />Es una buena práctica la disponibilidad total de un Director de Proyecto para con sus colaboradores. Es obligación del Director de Proyecto optimizar el tiempo de su equipo, no sólo el suyo; esa optimización puede pasar por una “aparente pérdida de su tiempo”.<br />Entra Renate al despacho de David y le platica sobre los análisis de rentabilidad que reviso en la otra empresa y que están basados en un buen modelo, pero el único problema es que los datos no están llenados en base a Goliat sino que provienen de otros proyectos similares. David le dice que se prepare para la reunión con Claudio y le aborde puntualmente.<br />Después de que se va Renate, David toma un papel para anotar cada uno de los puntos que se abordaran en la reunión interna de lanzamiento.<br />David llega a su casa y platica con María…<br />Lanzamiento interno de Goliat<br />El lunes en la mañana, de la segunda semana de Proyecto, ya en la reunión, David presenta a Paloma como encargada de la programación del Proyecto y como su brazo derecho. Le pide que planifique los tres temas que tienen abiertos y todas las tareas que pueda avanzar. Como cuarto tema, le pide la realización de la Metodología de Gestión del Proyecto. <br />David le pide que aborden los tres temas prioritarios que ha propuesto Claudio. Empieza Pedro, con los permisos. Y sugiere que se van a ser necesarios estudios complementarios que no según él no serán muy extensos. David asiente y prosigue con el tema de rentabilidad, para ello pregunta a Renate ¿cómo ves los estudios de rentabilidad? ¿Tienes ya definido el alcance? Renate comenta que están muy bien, pero que se necesita que introduzcan datos más reales y que se hagan análisis de sensibilidad, por ello es probable que se hagan iteraciones y que modifiquen varias veces los estudios. David queda satisfecho y prosigue con Eugenio y lo cuestiona sobre el alcance. Este responde que a hojeado ambas ofertas A y B, y que A parece tener mayor experiencia y mucho contacto con el Cliente, mientras que B solo ha copiado y pegado de otra anterior a otro Cliente, y algunos alcances no coinciden con la de A. Después de terminar la reunión, David y Paloma se van al despacho para platicar.<br />David le comenta que tiene que hablar con Conrado para que le facilite ejemplos de los temas sobre Asistencia Técnica a la Dirección del Proyecto: organigramas, análisis de riesgos, lanzamiento de un proyecto, objetivos primarios, suministros, lecciones aprendidas.<br />David prepara una nota para la reunión del día siguiente con Claudio, resaltan los puntos siguientes: temas prioritarios, estimación de recursos, recalcar la importancia de la Metodología de Gestión del Proyecto, asistencia Técnica a la Dirección del Proyecto (“complementar lo que no hagan razonablemente bien otros. Apoyo para cumplir los objetivos”), objetivos primarios, enseñar Informe de Avance, Cuadro de Mando e Indicadores de otro Proyecto.<br />Lanzamiento externo de Goliat<br />David, Paloma, Pedro, Renate y Eugenio asisten a la reunión con Claudio el martes; Claudio va acompañado por Expósito y por las tres personas que dentro de su organización son responsables de cada unos de los tres temas prioritarios. David presenta a los asistentes y sus responsabilidades en el Proyecto. A Paloma como la encargada de la Programación, y así con los demás. <br />David continúa con el Informe de Avance de Proyecto, en donde se resumen el Cuadro de Mando y los Indicadores. Después de esto, David da paso a cada uno de los encargados de los temas prioritarios: Pedro (Permisos), Renate (Rentabilidad) y Eugenio (suministro de los equipos principales).<br />Al final del libro, el autor presenta un anexo de terminologías, destacando los términos más importantes presentados a lo largo del libro, complementados con otros del libro anterior (Tribulaciones de un Director de Proyecto).<br />

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