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Servizi integrati per la gestione dei budget, pratiche di spesa - Alessandro Ferrario - Confartigianato Cuneo
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Servizi integrati per la gestione dei budget, pratiche di spesa - Alessandro Ferrario - Confartigianato Cuneo

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  • 1. Servizi integrati per la gestione dei budget, pratiche di spesa Processo Informatizzato Acquisti Milano, 20 febbraio 2013ESIGENZE OBIETTIVI RISULTATI
  • 2. Le esigenze Costituire un vera e propria Funzione Acquisti per razionalizzare ed efficientare il processo spese/acquisti Dotare la Funzione Acquisti di una efficace piattaforma per la gestione del processo Impostare il nuovo processo secondo il classico approccio: budget spese richieste/pratiche emissione ordini fatture Automatizzare delle attività oggi svolte manualmente, compreso il caricamento in automatico delle fatture passive nella procedure Economato del Sistema Informatico Esistente. 2
  • 3. Gli obiettivi Spostare i momenti decisionali ed approvativi a monte del processo (approvazione richieste/pratiche in base a livelli autorizzativi coerenti con il sistema delle deleghe) Impostare un sistema di controllo delle spese/costi che tenga conto del budget residuo per classi di spesa in funzione dell’ordinato (e non del contabilizzato) con l’ottica di Controllo di Gestione e non dell’esistente contabilità analitica Dematerializzare le intere pratiche di spesa utilizzando i sistemi documentali esistenti Creare un Albo Fornitori per la razionalizzazione del parco esistente ed ottenimento benefici economici 3
  • 4. La proposta Efficientamento del processo tramite una piattaforma creata ad hoc che introduca automazioni e dematerializzazioneUn progetto innovativo e personalizzato, a taglioORGANIZZATIVO ed INFORMATICO che, utilizzando unatecnologia CLOUD, crei una specifica piattaforma chesi integri con i sistemi informativi esistenti(documentali e gestionali) finalizzata a- creare efficienza ;- riduzione costi costi;- migliorare l’organizzazione interna; organizzazione- potenziare il sistema dei controlli controlli. 4
  • 5. Presentazione della soluzione: La gestione automatizzata e paperless dei budget, pratiche di spesa, ordini e fatture fornitori L’implementazione della piattaforma web permette la gestione efficace ed efficiente di: budget di spesa per centri di costo e classi merceologiche, istruzione delle pratiche di spesa, compresi i livelli autorizzativi in funzione delle deleghe attribuite, sia per le spese a budget che fuori budget, richieste di offerta e comparazione dei preventivi fornitori, emissione degli ordini/contratti ai fornitori, riconciliazioni automatiche tra ordini/ddt-rapporti/fatture, segnalazione e gestione delle anomalie, caricamento in automatico nella procedura del Sistema Inforamtico esistente delle fatture. 5
  • 6. L’approccio metodologico Il progetto di efficientamento del processo prevede:Perimetro processo Mappatura processo Valutazione costo Re-engineering Stima costo da efficientare “as is” “as is” (KPI) processo “to be” “to be” (KPI) Comparazione costi “as is” e “to be” Quantificazione risparmio atteso Sviluppo Implementazione e integrazione Formazione del piattaforma web piattaforma web personale ed help desk 6
  • 7. La piattaforma:Le fasi del processo da gestire:1. Fornitori: Albo Fornitori qualifica nuovi fornitori e valutazione a consuntivo delle prestazioni2. costi/spese: Budget dei costi/spese definizione e gestione dei budget deliberati per classi di spesa sistema automatizzato di reporting mensile sul consumo dei budget in base all’ordinato3. fabbisogni: Manifestazione dei fabbisogni dalla manifestazione di un fabbisogno alla decisione se istruire una pratica di spesa4. Pratiche di Spesa dall’istruzione della pratica di spesa fino all’emissione dell’ordine di acquisto5. Gestione Ordini e Contratti dal ricevimento del bene/prestazione del servizio alla riconciliazione automatica tra pratica di spesa, ordine, documento di trasporto del bene/prestazione del servizio e fattura del fornitore6. Attestazione delle prestazione e delle forniture Riconciliazione, attestazione ed approvazione delle pratiche di spesa per ogni singolo centro di costo. 7
  • 8. La gestione attuale del ciclo passivo :AS IS: Richiesta di Acquisto Fabbisogno bene Potere di firma , servizio, del direttore prestazione Richiesta Richiesta Direttore Direttore d’acquisto d’acquisto Approvazione con Approvazione con delega delega Richiedente Richiedente Responsabile Responsabile Segreteria Segreteria Area Area Presidenza Presidenza Start Start Richiesta formale: Richiesta formale: Amministrazione Amministrazione Direzione Direzione •Telefono •Telefono Valutazione richiesta/ Valutazione richiesta/ Filtro per Filtro per •E-mail •E-mail preventivi preventivi approvazione approvazione Direttore Direttore Presidente Presidente Pre-approvazione Pre-approvazione approvazione approvazione Respinto Approvato Amministrazione Amministrazione Responsabile Responsabile Amministrazione Amministrazione CDC/Area CDC/Area Ordine d’acquisto Ordine d’acquisto Riconciliazione Riconciliazione End End Benestare Ordine, ddt, fattura Benestare Ordine, ddt, fattura Schematizzazione del processo “as is” Ordine d’acquisto Ordine d’acquisto DDT, Fattura DDT, Fattura così come oggi gestito
  • 9. 9La gestione automatizzata del ciclo passivo :TO BE informatizzato
  • 10. 10Macro Flusso:Attestazione e riconciliazione
  • 11. Situazione con gestione informatizzata del ciclo degli acquistiSintesi dei benefici Benefici in termini economici: - corretta gestione dellemissione dellordine e dei ddt, quale fase propedeutica alla riconciliazione delle fatture. - riduzione dei tempi di processo e quindi dei costi processo, supportato da una soluzione tecnologica per la gestione documentale con automazioni e work flow definito, permette la. - Risparmio del tempo sull’operatività, da destinarsi ad ulteriori attività; - Migliore e piu’ efficiente scelta dei fornitori, con comparazione preventivi e possibilità di economie di scala; Benefici in termini di sorveglianza e compliance: Essendo il work flow operativo ed autorizzativo tracciato è possibile garantire il rispetto di quanto operatività regolamentato a livello di deleghe e di operatività, inoltre la gestione dei budget di spesa permette di avere una fotografia aggiornata dellandamento in modo tale da non avere sorprese modo a consuntivo a fine anno. 11
  • 12. Situazione con gestione informatizzata del ciclo degli acquistiAltri dei benefici - Gestione andamento dei budget di spesa - Elaborazione dati con estrapolazione report stratificati - Controlli sul rispetto delle deleghe e dei poteri di firma - Analisi degli acquisti per trattativa con i fornitori - Qualifica e valutazione delle prestazioni dei fornitori - Quantificazione costi anomalie 12

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