Business process improvement

293 views
225 views

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
293
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
11
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Business process improvement

  1. 1. Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan Modul I: Peningkatan Proses Perniagaan / Business Process Improvement (BPI) Oleh: Zaini Ithnin Hj A Rajak Ketua Pegawai Eksekutif Forest Plantation Development Sdn Bhd Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  2. 2. Definasi:BPI adalah pendekatan sistematik untuk membantu mana-mana organisasimemperbaiki proses-proses asas bagi mencapai hasil yang lebih efisyen.Jenis-jenis pendekatan yang popular • Business Process Management • Business Process Re-engineering Kata kunci: • Process Improvement PROSES • Process Mapping Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  3. 3. BPI memfokuskan kepada: "doing things right" > "doing the right thing” tahap Efisyen tahap Efektif Peter Drucker & Warren Bennis "Management is doing things right; leadership is doing the right things ." Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  4. 4. Proses awal BPI • Aspirasi strategik dan halatuju Persoalan - Siapa kita? - Apa kita buat? - Kenapa kita buat? • Mengenalpasti Pelanggan Persoalan - Berkhidmat untuk siapa? - Pelanggan? - Pemilik (pemegang saham)? • Menghalakan proses perniagaan Persoalan - Bagaimana untuk kita lakukan dengan lebih baik? Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  5. 5. In a recent survey of over 1400CIOs, executives worldwide ranked"improving business processes" as their #1 priority for the third consecutive year. Gartner Inc, 2006 Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  6. 6. • Mendapatkan pekerja yang betul dan mengenalpasti proses-proses dengan tepat boleh membawa kepada peningkatan yang ketara, tanpa perlu membeli penyelesaian IT yang mahal Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  7. 7. Metodologi Penggunaan BPI• Melaksanakan BPI = dilihat sebagai projek. Untuk itu, kesemua prinsip-prinsip Pengurusan Projek mesti digunapakai.• Definasikan • struktur yang sedia ada • segala proses-proses yang terlibat• Pemilik-pemilik Proses; • tentukan hasil yang boleh menambah nilai kepada objektif organisasi • cara terbaik untuk menyusun proses-proses bagi mencapai hasil tersebut• Setelah hasil ditentukan • susun semula tenaga kerja organisasi bagi mencapai objektif baru Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  8. 8. Peranan-peranan dalam Sistem Pengurusan• Pemimpin Perniagaan / Business Leader Pemilik/MD atau CEO• Pemilik Proses / Process Owner Sesiapa sahaja yang bertanggungjawab ke atas satu-satu proses• Pengurus Pengoperasian / Operational Manager Individu yang mengawal selia semua operasi. Dipegang oleh penyelia dan juga pengurus• Operator Proses / Process Operator Peranan paling asas. Operator pengeluaran atau juruteknik Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  9. 9. Checklist paling utama dalam BPIKitaran PDCA merupakan satu checklist 4peringkat yang wajib dilalui untuk berpindahdari `problem-faced ke `problem solved. Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  10. 10. Kitaran PDCADigunakan untuk mengkoordinasi usaha kita dalam peningkatan berterusan.PDCA menekankan bahawa program peningkatan mestilah bermula denganperancangan yang rapi, berkesudahan dengan tindakan yang efektif dan bergeraksemula kepada perancangan rapi di dalam satu kitaran berterusan.Kitaran PDCA juga digunakan dalam mesyuarat-mesyuarat perkumpulan untukmelihat pada tahap mana satu-satu inisiatif peningkatan itu berada danseterusnya mengaplikasikan penyelesaian yang sesuai untuk mencapai matlamattahap tersebut. Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  11. 11. Pengenalan kepada PDCAPLANRancang untuk meningkatkan operasi hanya setelah mengetahui apakah kesilapanyang dilakukan dan cari jalan untuk menyelesaikannyaDOLakukan perubahan yang disyorkan untuk sesuatu masalah pada skala yang kecildahulu. Ini akan mengurangkan gangguan terhadap aktiviti harian tatkala mengujikeberkesanan kepada perubahan yang dibuatCHECKPeriksa samada ujian skala kecil membuahkan hasil seperti yang dijangkakan.Dalam masa yang sama, aktiviti-aktivit penting yang menjadi fokus hendaklahdiperiksa secara berterusan supaya kualiti keluaran diketahui setiap masaACTBertindak untuk lakukan perubahan pada skala besar sekiranya ujian skala kecildikira berjaya. Ini bermakna menjadikan perubahan sebagai lumrah. Bertindakjuga untuk melibatkan individu lain atau jabatanl ain, pembekal maupunpelanggan Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  12. 12. Process Operator• Peranan yang paling asas• Bertanggungjawab untuk mempelajari dan melakukan proses (kerja) yang perlu, bagimencapai objektif perancangan perniagaan yang dibuat oleh Business Leader.Plan:• Di bawah seliaan Operational Manager (biasanya Penyelia), akan mencipta objektifprestasi mereka sendiri.• Perlu memahami objektif prestasi ke atas proses yang akan dilakukan sertaspesifikasi produk yang bakal dikeluarkan.Do:• Proses dilakukan berdasarkan objektif prestasi dan sekaligus mengeluarkan produkyang menepati spesifikasi.• Semasa melakukan proses, bertanggungjawab untuk berhubung denganOperational Manager (penyelia) mengenai jambatan-jambatan yang perlu dibinaserta halangan-halangan yang perlu dibuang bagi membolehkan proses dilakukanbertepatan dengan objektif prestasi.• Data prestasi Process Operator hendaklah direkodkan tatkala proses dilakukan. Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  13. 13. Process OperatorCheck:• Semak Indeks Prestasi Utama atau KPI secara berkala. Process Operator seharusnyamembuat penyelarasan kepada kerja mereka berdasarkan julat antara prestasisebenar berbanding KPI.• Bertanggungjawab untuk mengenalpasti dan melaporkan isu-isu yang menjejaskanprestasi mereka dan berhak menghentikan pengeluaran, sekiranya perlu.Act:• Process Operator yang diterapkan nilai-nilai Kaizen (peningkatkan berterusan) akansentiasa cuba memperbaiki proses yang dipertanggungjawabkan dan membuatcadangan-cadangan peningkatan kepada Operational Manager mereka. Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  14. 14. Process Owner• Individu yang bertanggungjawab merekacipta proses yang bersesuaian bagimencapai objektif perancangan perniagaan yang dibuat oleh Business Leader.• Bertanggungjawab dalam mencipta, mengemaskini dan meluluskan dokumen-dokumen berkaitan seperti prosidur, panduan serta protokol bagi menyokong prosesyang dikehendaki.• Biasanya disokong oleh kumpulan penting seperti QA/QC, kejuruteraan dll.• Hanya Process Owner mempunyai bidang kuasa untuk meminda apa-apa prosesserta menguruskan kitaran peningkatan proses dalam memastikan keberkesananprestasi. Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  15. 15. Process OwnerPlan:• Sebelum merekacipta proses yang bersesuaian , perlu terlebih dahulu memahamikehendak pelanggan luaran dan dalaman daripada proses yang dicipta tersebut.• Gunakan pelan perniagaan sebagai sumber untuk memahami kehendak jangkapanjang dan jangka pendek pelanggan serta objektif perniagaan.• Terjemahkan kehendak-kehendak kepada objektif penilaian proses dan akhirnyamembina spesifikasi produk (atau servis).• Perlu mengadakan suatu sistem metriks bagi mengukur keupayaan proses-prosesuntuk memenuhi spesifikasi produk dan objektif keseluruhan proses. Set metriks iniakan dirujuk oleh Operational Manager dan Process Operator sebagai KPI.• Proses terbaik akan dijadikan langkah/aturan melakukan tugasan yang palingoptimum dalam mengeluarkan produk yang memenuhi kehendak pelanggan danperniagaan. Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  16. 16. Process OwnerDo:• Bertanggungjawab memastikan Operational Managers mempunyai maklumatterperinci tentang proses-proses yang hendak dikerjakan.• Di waktu Operational Manager menyelia Process Operators menjalankanproses, Proses Ownerlah yang akan menghubungkan jambatan-jambatan sertamengalihkan halangan-halangan bagi membolehkan objektif penilaian proses dicapai.• Sekali lagi, data metriks prestasi akan terhasil dan direkodkan apabila ProcessOperator melakukan proses.• Sentiasa terlibat dengan Operational Manager dan Process Operator dalammengamalkan Kaizen untuk memperbaiki proses kerja mereka.Check:• Akan menganalisa data prestasi proses secara berkala dan seterusnyamembayangkan keupayaan proses tersebut untuk beroperasi di dalam had-hadkawalan.• Prestasi sebenar proses akan dibandingkan dengan sasaran bagi mengenalpasti isu-isu yang mempengaruhi prestasi. Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  17. 17. Process OwnerAct:• Bertanggungjawab menghasilkan Tindakan Peningkatan bagi menangani isu-isuprestasi yang dikenalpasti semasa menganalisa data prestasi proses.• Tindakan Peningkatan mungkin akan melibatkan pengenalan kepada projek Leanbagi mengurangkan pembaziran dalam proses ataupun pengenalan kepada projectSix Sigma bagi mengurangkan jurang ketidaksamaan dalam proses.• Tindakan Peningkatan juga boleh menggunakan beberapa Problem Solving Toolsyang biasa digunakan seperti risk assessment dan root-cause analysis.risk assessment – digunakan dalam mengenalpasti, mengurangkan atau tangani risikodalam proses. Ianya merupakan langkah proaktif dalam mencegah masalah daripadatimbul melalui apa juga proses-proses.root-cause analysis – merupakan langkah reaktif dalam tindakbalas ke atasmasalahyang timbul melalui proses-proses. Ianya digunakan untuk mengenalpastipunca-punca permasalahan di dalam proses dan kemudian memperkenalkantindakan peningkatan yang dapat memastikan masalah tersebut tidak lagi timbul. Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  18. 18. Business Leader• Bertanggungjawab mewujudkan Pelan Perniagaan (termasuk pelan strategik) danpelan-pelan sumber yang berkenaan yang dianggap perlu bagi membolehkanorganisasi mencapai kejayaan.• Pemimpin atasan bertanggungjawab mendefinasikan objektif pelanggan danperniagaan, yang organisasi tersebut perlu capai untuk berjaya. Aspek ini termasuklahmemantau proses pembangunan misi, visi dan nilai teras organisasi.• Pemimpin bawahan bertanggungjawab menterjemahkan objektif pemimpin atasanke dalam bentuk objektif perniagaan yang boleh difahami di peringkat mereka dansecara langsung menyokong pencapain objektif asas tersebut. Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  19. 19. Business LeaderPlan:Dalam merekacipta dan menguasai objektif prestasi organisasi, perlu terlebih dahulumemahami kehendak berikut:•pelanggan•pemegang saham•pekerja•pembekal•komuniti; dan juga•persaingan-persaingan yang sedia adaSelain itu, pemimpin atasan juga perlu peka kepada:•persekitaran•ekonomi•teknologi•sosial•perundangan•politik dan suasana politik dalam medan perniagaan yang diceburi Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  20. 20. Business LeaderDo:• Bertanggungjawab untuk berkongsi pelan perniagaan mereka bersama organisasi• Dalam menjalankan perniagaan, Business Leader bertanggungjawab membinajambatan-jambatan serta mengalihkan sekatan-sekatan bagi membolehkan objektifprestasi perniagaan dicapai.• Data metriks prestasi perniagaan akan dihasilkan dan dikumpul dalam tempohwaktu perniagaan dijalankan oleh organisasi.Check:• Menganalisa data prestasi perniagaan secara berkala untuk membayangkankeupayaan perniagaan tersebut mencapai objektif perniagaan dalam tempohtertentu.• Prestasi sebenar perniagaan akan dibandingkan dengan sasaran bagimengenalpasti isu-isu yang mempengaruhi prestasi. Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  21. 21. Business LeaderAct:• Bertanggungjawab untuk menghasilkan Tindakan Peningkatan bagi menangani isu-isu prestasi yang dikenalpasti semasa menganalisa data prestasi perniagaan.• Tindakan Peningkatan dibentuk untuk memastikan organisasi mampu memenuhiobjektif pelan perniagaan. Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  22. 22. Operational Manager• Operational Manager bertanggungjawab untuk mengembeling sumber-sumber danproses-proses bagi mencapai objektif pelan perniagaan yang dibentuk oleh BusinessLeaderPlan:• Bersama-sama setiap Process Operator akan menghasilkan objektif prestasi ProcessOperator untuk pekerja-pekerja yang diselia.• Perlu memahami kehendak sebenar proses-proses tersebut supaya pekerja(Process Operator) dapat dipadankan dengan tahap kecekapan dan skil yang sesuaiuntuk menjalankan proses.• Memastikan Process Operator mempunyai bajet, kemudahan serta teknologi yangmencukupi bagi mencapai objektif prestasi setiap proses.Do:• Bertanggungjawab mengajar Process Operator segala proses (kerja) yang bakaldilakukan. Pada kebiasaannya panduan diberi melalui kelas pembelajaran dan latihandalam kerja (on-job-training).• Memantau kerja yang dilakukan bagi memberi maklumbalas tak rasmi ke atasprestasi mereka. Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  23. 23. Operational ManagerDo• Bertanggungjawab untuk menghubungkan jambatan-jambatan yang perlu dibinaserta halangan-halangan yang perlu dibuang bagi membolehkan proses dilakukanbertepatan dengan objektif penilaian.• Data prestasi Process Operator hendaklah direkodkan tatkala proses dilakukan.Operational Manager perlu memastikan Process Operator menggunakan Kaizenbagi memperbaiki proses mereka secara berterusan.Check:• Mestilah menyemak Indeks Prestasi Utama (KPI) dalam kitaran pengeluaransecara berkala bagi menilai keupayaan kumpulan pekerjanya untuk mencapaiobjektif prestasi Process Operator.• Data tersebut akan digunapakai dalam membayangkan proses-proses dankeupayaan Process Operator untuk mencapai objektif pelan perniagaan.• Prestasi Process Operator juga akan dibandingkan dengan sasaran untukmengenalpasti isu-isu yang mempengaruhi prestasi.• Isu-isu prestasi Process Operator akan diasingkan daripada isu-isu prestasi Prosesdalam menganalisa data-data yang dikumpul. Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  24. 24. Operational ManagerAct:• Bertanggungjawab untuk mewujudkan Tindakan Peningkatan bagi menangani isu-isu prestasi yang dikenalpasti semasa menganalisa isu-isu prestasi Process Operatordan isu-isu prestasi Proses.• Prestasi Process Operator akan ditangani menerusi penggunaan ulasan pengurusan(management review) untuk memperbaiki prestasi pekerja.• Isu Prestasi Proses pula akan dimaklumkan kepada Process Owner kerana hanyamereka yang berhak untuk meminda/memperbaiki proses mereka sendiri. Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  25. 25. PenutupDalam melaksanakan BPI, tentangan paling hebat ke atas BPI akan datang daridalam organisasi itu sendiri!• Pengurus selalunya tidak mahu mengubah struktur yang sedia ada• Pekerja mungkin akan menolak BPI kerana khuatir akan dibuang kerja atau digantikanOrganisasi yang selalu melaksanakan BPI mendapati tenaga kerja yang sedia adasememangnya cukup untuk menghadapi cabaran-cabaran semasa perniagaan.Sesetengah organisasi melaksanakan BPI berskala kecil dan mampu berjaya. Antaralangkah-langkah yang boleh diambil ialah:• Mulakan dengan proses-proses kecil yang boleh disiapkan dalam jangka masasingkat.• Tetapkan jangkamasa yang jelas. Seminggu/Sebulan/Sepenggal/Setahun?• Jangan terlalu berjimat dengan sumber yang ada, sebaliknya focus padapulangan-pulangan jangka pendek.Pengurusan dan pemilik mestilah terlibat jika mahu implimentasi BPI berjaya baikdalam skala terhad mahupun skala menyeluruh. Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
  26. 26. SEKIANTERIMA KASIH Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

×