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Guia rapido gestao_projetos_2012
 

Guia rapido gestao_projetos_2012

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Este projeto surgiu como parte integrante da matéria de Gestão de Projetos do curso de MBA.

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  • Boa noite!
    Gostei muito do Guia rápido gestão de Projetos.
    Como faço para adquirir alguns volumes?
    hilgemberg
    heronhilgemberg@hotmail.com
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    Guia rapido gestao_projetos_2012 Guia rapido gestao_projetos_2012 Document Transcript

    • Aprenda, compreenda, lembre e aplique conceitos importantes de gestão de projetos, e de forma simples. Guia Rápido para Gestão de Projetos Apoio Realização
    • Introdução.....................................................................................................................................................02 Processos de Gerenciamento de Projetos.................................................................................03 Áreas de Conhecimento.........................................................................................................................04 Gerenciamento da INTEGRAÇÃO.....................................................................................................05 Gerenciamento de ESCOPO..................................................................................................................06 Gerenciamento de TEMPO....................................................................................................................07 Gerenciamento dos CUSTOS................................................................................................................09 Gerenciamento da QUALIDADE..........................................................................................................10 Gerenciamento dos RECURSOS HUMANOS......................................................................................11 Gerenciamento das COMUNICAÇÕES................................................................................................12 Gerenciamento dos RISCOS...................................................................................................................13 Gerenciamento das AQUISIÇÕES.........................................................................................................14 Sumário Este material é destinado para fins acadêmicos e não pode ser publicado nem comercializado sem fazer referências às fontes de origem. Foi elaborado como parte de um trabalho de MBA da escola BBS, pelos alunos da matéria de Gestão de Projetos em 2012. Utilizou-se como fonte de pesquisa e estudo os seguintes livros: Head First PMP 2ª Edição - Jennifer Greene, PMP e Andrew Stellman, PMP Preparatório para o exame PMP – Rita Mulcahy, PMP
    • Introdução O que é um PROJETO? Ÿ É um empreendimento temporário , com um início e um fim. Ÿ Cria um produto, serviço ou resultado exclusivo. O que é Gerenciamento de PROJETOS? O gerenciamento de projetos consiste na aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas adequadas às atividades do projeto, a fim de atender aos seus requisitos. O que é PROGRAMA? Um programa é um conjunto de projetos que são geridos em conjunto por causa de um benefício compartilhado. O que é um PORTFÓLIO? Portfólio contém ambos Programas e Projetos. Um portfólio irá acompanhar o desempenho acordado para os programas e projetos, e dizer se o seu comportamento está bem sucedido. Toda vez que houver mudanças em seu projeto, você vai precisar saber como esta mudança afetará todas as restrições. Se você não gerenciar todas as seis restrições ao mesmo tempo, você corre o risco de gestão a favor de apenas uma restrição. Lidar com as Restrições do projeto 02 Gerenciar expectativas das partes interessadas Não seria fantástico um guia rápido para me ajudar sobre Gerenciamento de Projetos de uma forma mais divertida do que ir ao dentista? Talvez você, como muitas pessoas, chame seu trabalho de Projeto quando ele não é. Há uma grande quantidade de pessoas ou organizações envolvidas em fazer a maioria dos projetos acontecer! Perceba que as partem interessadas incluem mais do que Gerentes de Projeto, o cliente, o patrocinador e a equipe. São pessoas ou organizações cujos interesses podem sofrer impactos positivos ou negativos com o projeto. E uma grande parte do trabalho do GP é se comunicar com todos e ter certeza de que suas necessidades sejam atendidas. Tudo se encaixa... 1 2 3 4 5 6
    • O que é feito durante cada PROCESSO de gerenciamento de Projetos? 03 Processos de Gerenciamento de Projetos INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO MONITORAÇÃO E CONTROLE ENCERRAMENTO Este grupo inclui os processos para definir e autorizar uma versão preliminar do escopo do projeto. É onde você planeja como vai gerenciar todos os aspectos do Projeto, incluindo escopo, risco, tempo, custo, qualidade e um pouco mais. Aqui é onde todo o trabalho é feito. Todo o material que é produzido neste grupo, é acompanhado no próximo. Mede e monitora regularmente o progresso em relação ao plano do projeto, auxiliando na tomada de ações corretivas e ajustes quando necessário. Uma vez que o trabalho foi feito, você precisa manter o registro de que o projeto foi realizado. Certifique-se da liberação de recursos. Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto (TAP) Identificar as Partes Interessadas (Stakeholders) Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Coletar os Requisitos Definir o Escopo Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Planejar o gerenciamento dos Riscos Identificar os Riscos Realizar a análise Qualitativa dos Riscos Realizar a análise Quantitativa dos Riscos Planejar a resposta aos Riscos Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar duração das atividades Desenvolver o plano de RH Estimar os Custos Determinar o Orçamento Planejar as Aquisições Planejar as Comunicações Planejar a Qualidade Orientar e Gerenciar a Execução do projeto Mobilizar a equipe do projeto Gerenciar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Conduzir as Aquisições Realizar a garantia de Qualidade Distribuir as informações Gerenciar as expectativas das partes interessadas Monitorar e Controlar o trabalho do projeto Verificar o Escopo Controlar o Escopo Controlar o Cronograma Controlar os Custos Realizar o controle de Qualidade Reportar o desempenho Monitorar e controlar os Riscos Administrar as Aquisições Realizar o controle integrado de Mudanças Encerrar o projeto ou a fase Encerrar as Aquisições Acredite, este mapa irá ajudá-lo a compreender e organizar como fazer as coisas... Forma sintética contendo os distribuídos em de gerenciamento de um projeto descritos no PMBOK 4ª Edição. 42 processos 5 grupos de processos
    • Aplicação das Áreas de Conhecimento em processos apropriados. 04 As irão ajudá-lo a organizar por assunto os principais aspectos envolvidos em um projeto. ÁREAS DE CONHECIMENTO Áreas de Conhecimento Todo o trabalho que você faz em um projeto é composto de processos. Uma vez que você conhece como todos os processos se encaixam em seu projeto, é fácil lembrar de tudo! Há um padrão para todo o trabalho que é feito em seu projeto. Primeiro você planeja, então você começa a trabalhar. Enquanto você estiver fazendo o trabalho, você está sempre comparando seu projeto com o plano original. Quando as coisas começam a ficar fora do plano, é a sua vez de fazer correções e colocar tudo de volta nos trilhos. Os grupos de processos e as áreas de conhecimento, são a chave para que tudo isso possa acontecer sem problemas Os seguintes nove elementos de como se fazer um Cookie refletem as 9 Áreas do conhecimento descritas no Guia PMBOK ®. Os ajudam você a organizar os processos de gerenciamento de um projeto de forma eficaz por tipo de trabalho a fazer. GRUPOS DE PROCESSOS Integração Certifique-se que todos as partes (ingredientes, ajudantes, utensílios) estejam disponíveis na ordem correta, e no momento certo para todo o projeto Cookie. Escopo Você poderia ter decorado os cookies? ou feito um tamanho menor? ou mais uma fornada? Tempo Custo Preparação e tempo de cozimento. Orçamento para o projeto Cookie. Qualidade Verificando se a aparência e o gosto estão como esperados e atendendo aos requisitos. Recursos Humanos Garanta que sua programação esteja clara entre as partes interessadas, e que elas estejam disponíveis para saborear o Cookie. Comunicação Certifique-se que você esteja utilizando o sistema internacional de medidas (ml, Kg) Risco Você poderia queimar os Cookies ou a si mesmo ao assá-los? Os ovos são frescos? Aquisição Selecionando a loja mais apropriada parafornecer os seus ingredientes. 1 2 3 4 5
    • Você sempre começa com as necessidades do cliente. 05 Gerenciamento da Integração Necessidades Início Planejamento Execução Fechamento SUCESSO! Elabore o Termo de Abertura Elabore o Plano de Gestão do Projeto Direcionar e Gerir a Execução Feche o projeto1 2 3 6 Monitorar e Controlar o trabalho do projeto 4 Monitoração e Controle 5 Implemente o Controle de mudança integrado Termo de Abertura do Projeto (TAP) Elabore o TAP Projeto Declaração de trabalho Contrato Fatores do ambiente da empresa Caso de negócio Avaliação do processo organizacional TAP 1 Plano de Gerenciamento do Projeto2 Direcionamento e Gestão da Execução3 TAP Fatores do ambiente da empresa Avaliação do processo organizacional Saídas do Processo de Planejamento Elaboração do plano de gerenciamento do projeto Avaliação do Especialista Avaliação do processo organizacional Fatores do ambiente da empresa Requisição de Mudança Aprovada Plano de gerenciamento Entregas Dados de Desempenho Requisição de mudança Avaliação do Especialista Sistema da informação do Gerenciamento do Projeto Direcionar & Gerenciar a Execução - Plano de Gerenciamento do Escopo - Plano de Gerenciamento de Requisitos - Plano de Gerenciamento do Cronograma - Plano de Gerenciamento de Custo - Plano de Gerenciamento da Qualidade - Plano de Recursos Humanos - Plano de Gerenciamento de Comunicação - Plano de Gerenciamento de Riscos - Plano de Gerenciamento de Aquisições
    • Definição 06 Gerenciamento de Escopo Escopo pode ser definido como uma garantia de que o projeto contemple somente o trabalho necessário para atingir os seus objetivos. Mas para isso, necessitamos descobrir o que está fora do escopo. 1 Problemas de Escopo Apenas uma ferramenta no processo de controle faz a análise de variância. Onde constantemente podemos comparar a informação que está sendo recolhida sob a forma de como o será encaixada na base de escopo. 2 Escopo do Produto Escopo do Projeto Aumento do Escopo Características e funções do produto que está sendo construído. Todo trabalho que precisa ser feito para criar o produto. Mudanças não controladas que oneram a equipe em horas adicionais de trabalho. Processo de Gestão de Escopo3 Registro dos Stakeholderes Termo de abertura do projeto Input Output Documento de requisitos Declaração de escopo do projeto xyz xyz xyz xyz Estrutura analítica do projeto Controle de Escopo4 Output Medidas de desempenho Atualização dos processos organizacionais Atualização plano de gerencimanto de projetos Verificação processo de escopo5 O processo de verificação de escopo consiste na inspeção de onde as partes interessadas vão realmente olhar de perto. Nessa etapa é necessário que seja verificado que o produto que esta sendo entregue está correto. .. Output Aceite dos resultados Pedido de mudança Atualização do documento do projeto
    • 1) Diagrama de Rede do Cronograma do Projeto 2) Atualizações dos Documentos do Projeto Definição das Atividades Gerenciamento do Tempo 1 1) Base Escopo do Projeto 2) Fatores Ambientais da Empresa 3) Ativos de Processos Organizacionais Sequenciar as Atividades2 1) Lista de Atividades 2) Atributos das Atividades 3) Lista de Marcos 1) Lista de Atividades 2) Atributos das Atividades 3) Lista de Marcos 4) Declaração do Escopo do Projeto 5) Ativos de Processos Organizacionais 1) Requisitos do recurso da atividade 2) Estrutura analítica dos recursos 3) Atualizações dos documentos do projeto Estimar os Recursos da Atividade3 1) Lista de atividades 2) Atributos das atividades 3) Calendário de recursos 4) Fatores ambientais da empresa 5) Ativos de processos organizacionais Sequenciar as atividades Estimar os recursos da atividade Estimar a duração da atividade Cronograma 07
    • Desenvolver Cronograma 08 Gerenciamento do Tempo 5 1) Lista de atividades 2) Atributos das atividades 3) Diagramas da rede do cronograma do projeto 4) Requisitos do recurso da atividade 5) Calendário de recursos 6) Estimativas da duração da atividade 7) Declaração do escopo do projeto 8) Fatores ambientais da empresa 9) Ativos de processos organizacionais 1) Cronograma do projeto 2) Linha base do cronograma 3) Dados do cronograma 4) Atualizações dos documentos do projeto 1) Estimativas da duração da atividade 2) Atualizações dos documentos do projeto Estimar a Duração da Atividade4 1) Lista de atividades 2) Atributos das atividades 3) Requisitos do recurso da atividade 4) Calendário de recursos 5) Declaração do escopo do projeto 6) Fatores ambientais da empresa 7) Ativos de processos organizacionais Controlar Cronograma6 1) Plano de gerenciamento do projeto 2) Cronograma do projeto 3) Informações sobre o desempenho do projeto 4) Ativos de processos organizacionais 1) Medição do desempenho do trabalho 2) Atualizações de ativos de processos organizacionais 3) Solicitações de mudanças 4) Atualizações do plano de gerenciamento do projeto 5) Atualizações dos documentos do projeto
    • Gerenciamento de Custo 09 Gerenciamento dos Custos Este processo é composto de 3 etapas, sendo uma primeira estimativa do custo do projeto, a confecção do Budget (orçamento) e o controle dos custos do projeto e correções no mesmo. 1 Estimar Custo Determinar Orçamento Controlar Custos Estimar Custo2 Determinar Orçamento3 Do processo anterior temos a primeira ferramenta para a confecção do budget a estimativa de custo, vamos gerar e precisar de outros documentos, tais Custos, Contrato, Recursos, Cronograma, Escopo e destas informações geraremos o nosso Budget. $ Abaixo temos os esquemas básicos para uma estimativa preliminar de custos, no entanto este processo disponha de algumas ferramentas, tais como: Estimativa Bottom-up, Estimativa top- down ou análoga, etc. Plano de Recursos Humanos Escopo Cronograma do Projeto Estimativa Básica de Custos Solicitações de Mundança Documentos do Projeto Atualizados Estimativa de Custo Estimativa de Custo Estimativa Básica de Custos Custo das Atividades $ $ $ $ $ Orçamento $ Outputs Outputs Orçamento $ Análises Base Desempenho de Custo $ Controle de Custos4 É uma parte importante do controle do projeto e abaixo segue alguns requisitos para este controle ser bem sucedido. Base Desempenho de Custo $ Fundos do Projeto Plano de Gerenciamento de Custo Informações do Desempenho do Trabalho Relatórios de Execução
    • Qualidade é a medida pela qual um produto preenche aquilo que foi requerido pelo cliente. 10 Gerenciamento da Qualidade O primeiro passo é definir que tarefas o seu produto será capaz de fazer para assim poder julgar a sua qualidade. O seu produto poderá ser considerado de alta qualidade se conseguir preencher os requisitos que foram determinados quando o projeto começou. • satisfeito ... Cuidado com requerimentos não explícitos –e aqui entra o bom senso - mas que são inerentes ao projeto). • Adequado às necessidades do cliente: é absolutamente necessário que atenda estas necessidades (não adianta ter outras qualidades, design etc. se não servir a este requisito) • Conformidade com o que foi solicitado pelo cliente (o produto será julgado por como foi construído e por como foi prometido que seria construído) Satisfação do cliente (quem paga deve estar Quais são as metas que devemos atingir através da qualidade? 3 processos de gerenciamento de qualidade Planejar a qualidade: identificar os requisitos e os padrões de qualidade do projeto e do produto • Declaração de Escopo • Registro partes interessadas • Linha de base do desempenho de Custos • Registro dos Riscos • Fatores “ambientais”da empresa • Plano de gerenciamento • Medidas de qualidade • Lista de verificação • Processo de melhoramento • Atualizações Realizar a garantia de qualidade: O processo de auditoria dos requisitos de qualidade - é necessário dar um passo atrás e observar se a entrega é compatível com o nível de qualidade e as normas da sua empresa • Auditorias de qualidade • Análises de processos • Atualização em ativos de processos organizacionais • Solicitações de mudanças • Atualização do plano de gerenciamento • Atualização dos documentos Realizar o controle de qualidade: é a atividade de controle e monitoramento onde é revista cada entrega e são inspecionados possíveis defeitos, avaliado o desempenho e recomendadas as mudanças se for o caso • Plano de gerenciamento do projeto • Métricas de qualidade • Listas de verificação de qualidade • Medição de desempenho do trabalho • Solicitação de mudanças aprovadas • Medição de qualidade • Validação de Mudanças • Validação de entregas • Atualização de processos e solicitação de mudanças • Atualização do Plano de gerenciamento • Atualização de documentos ? Como você sabe se este é um produto de alta qualidade? Melhor prevenir!
    • 11 Gerenciamento de Recursos Humanos Quem será necessário no seu time, em que momento, quais serão seus papéis e responsabilidades, quais habilidades deverão ter, como treinará e motivará sua equipe. Plano de Recursos Humanos • Habilidades de Líder • Gestão de conflitos • Reportes da performance do projeto • Reportes de problemas • Habilidades interpessoais • Observação e conversas Habilidades Relacionadas Por trás de todo projeto de sucesso existe um ótimo time. Reportar Status de Performance Plano de Gerenciamento do Projeto Adquirir Equipe de Projeto Desenvolver Equipe de Projeto Motivar seu time Gestão de Conflitos (Confronte o problema) Uma vez iniciado o projeto, você precisa reunir seu time. Isso significa que você precisa negociar alguns de seus recursos. Você precisará treinar seu time e mantê-lo motivado com premiações e recompensas para que o projeto seja executado da melhor forma. Esse reporte é gerado a partir do Projeto de desenvolvimento do time e mostra como o trabalho está sendo executado. A melhor maneira de resolver um conflito é enfrentar o problema: investigue e conclua o que está por trás e corrija a causa raiz
    • Anatomia da Comunicação 12 Gerenciamento das Comunicações Comunicação entre o gestor e a equipe do projeto. 1 Pensar Codificar Transmitir Gerenciamento da Comunicação2 Reportar Performance3 Reports para manter os stakeholders informados, mostra exatamente como o projeto está indo. Processos criados para diminuir as falhas na comunicação, já que 90% do trabalho do gestor de projeto é a comunicação. Decodificar Se algo acontecer de errado durante a transmissão, a equipe pode não entender o a mensagem desejada. Exemplos de falhas comunicação: Pessoa errada pode pegar a mensagem, barulho, barreiras, problemas com o telefone. ? ? Definir Stakeholders Plano de Comunicação Distribuir Informação Formas de comunicação: Formal (escrita e verbal) ou Informal (escrita ou verbal) Comunicação Efetiva - Inclui a comunicação verbal, a não verbal, feedback e paralingual. Registro dos Stakeholders ajuda a traçar estratégias direcionadas a cada um Monitorar e Controlar a Comunicação Gerenciar a Expectativa dos Stakeholders - Tenha certeza de que todos pegaram a mensagem certa para serem tomadas as decisões certas. Reportar Performance – reports para manter os stakeholders informados, mostra exatamente como o projeto está indo. Matriz de responsabilidade – ajuda a verificar as entregas do projeto e a fazer previsões do que precisará ser feito Utiliza o output do Executivo e o transforma em previsões e Report Matriz de Responsabilidade Processos Organizacionais Previsão orçamentária Performance dos stakeholders Plano de Gerenciamento do Projeto 2 3 3 1 Canais de Comunicação4 Um bom gerente de projeto precisa controlar todas as formas de comunicação e quantificar todas as suas formas. # Canais de comunicação = n x (n-1)/ 2 n = stakeholders
    • O que é um RISCO? 13 Gerenciamento dos Riscos Nem todos os riscos são negativos Alguns eventos (como encontrar uma maneira fácil de realizar uma atividade) ou condições (como preços mais baixos para determinados materiais) podem ajudar o seu projeto! Quando isso ocorre, chamamos isso de OPORTUNIDADE...mas ainda assim é tratada como um risco. Não planeje RISCOS somente no início do Projeto... Mesmo o melhor planejamento não é possível prever tudo, e um RISCO que você não tinha pensado pode surgir. É por isso que você precisa monitorar constantemente seu projeto através do registro de Riscos. Quando se trata de Risco, quanto mais cedo você pode reagir, é melhor para todos! Um risco é qualquer evento incerto ou condição que possa afetar seu projeto. Como lidar com RISCOS? A melhor coisa que você pode fazer com um risco é evitá-lo que ocorra. Isto definitivamente não vai prejudicar o seu projeto. MITIGAREVITAR Se você não puder evitar o risco, você pode mitigá-lo. Isto significa tomar algumas ações que irão evitar danos ao seu projeto, quando possível. Uma maneira eficaz para lidar com um risco é pagar ou contratar alguém para aceitá-lo por você. ACEITARTRANSFERIR Quando você não pode evitar, mitigar ou transferir um risco, então você deve aceitá-lo. Ao analisar as alternativas,você saberá o que vai acontecer caso ele ocorra. Planejando e Gerenciando RISCOS Esta análise ajuda você a priorizar cada risco e descobrir a sua PROBABILIDADE e IMPACTO. Identifique e Priorize os RISCOS Análise Qualitativa dos RISCOS Análise Quantitativa dos RISCOS ... e descobrir o que você vai fazer se os riscos acontecerem. Você pode realmente descobrir o quanto estes riscos irão custar para o seu projeto. Plano de Respostas aos RISCOS Comunicação Projeto Escopo Projeto Custo Projeto Cronograma Projeto Plano de Gerenciamento de RISCOSRegistro de RISCOS Input Output
    • 14 Gerenciamento das Aquisições Pode ser que sua empresa não tenha experiência ou equipamento para fazer determinado trabalho. Quando isso acontece, você precisará gerenciar aquisições e encontrar uma empresa que faça o trabalho para você. Planejar compras e aquisições Processos de Gerenciamento de Contratos Planeje o que você vai comprar, e como e quando você vai precisar negociar contratos para o seu projeto. Planejar contratações Decida sobre o vendedor (ou vendedores) com quem você vai trabalhar e assine o contrato. Administrar Contratos Mantenha o controle sobre o contrato. Certifique-seque sua empresa está recebendo pelo que foi pago. Encerramento de Contratos Confirme que o trabalho foi bem feito e que todas as obrigações foram cumpridas de ambos os lados. Preço Fixo Tipos de Contratos Significa que você irá pagar um preço fixo para o contrato, não se importando com alterações que venham a acontecer. Um contrato de preço fixo só faz sentido em casos em que o escopo é muito bem conhecido. Significa que você vai pagar um preço fixo para o contrato e dar um bônus com base em algumas metas de desempenho. Preço Fixo + Taxa de Incentivo Custos + Taxa Fixa Contratos de Custos Reembolsáveis Você paga ao vendedor os custos envolvidos na realização da obra, além de você concordar com um valor que você pagará em cima disso. É semelhante ao contrato de custo mais taxa fixa, exceto que em vez de pagar uma taxa em cima dos custos, você concorda em pagar uma taxa baseada na avaliação do comprador sobre o desempenho do vendedor. Significa que você vai reembolsar os custos do projeto e pagar uma taxa se algumas metas de desempenho forem cumpridas. Custos + Taxa Prêmio Custos + Taxa Incentivo
    • Guia Rápido para Gestão de Projetos Apoio Realização Elaboração Orientação Claudinei Cavalcante Cleber Lima Fábio Oliveira Fernanda Magalhães Gerson Bispo Giuseppe Lenti José Fernandes Bressan Mônica Roque Rafael Gasparetti Raquel Medeiros Raquel Tedesco Renan Bassi Prof. Álvaro Antônio Bueno de Camargo