Come effettuare la dematerializzazione delle f

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  • 1. Quaderno del FareOsservatorioFatturazione Elettronicae Dematerializzazione Maggio 2012 C O N I L PAT R O C I N I O D I
  • 2. SOMMARIOPremessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31. È vero che la normativa italiana mi consente di fare “Fatturazione Elettronica” e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dell’Ordine? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri? . . . . . . . . . . 193. Come mi porto a casa questi benefici? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254. Quali costi devo sostenere? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355. Ha senso fare questi progetti in una PMI? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396. Come faccio a coinvolgere i miei clienti e/o i miei fornitori? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497. Da dove parto per “fare”? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558. Siamo sicuri che non mi metto nelle condizioni di subire più “controlli”? . . . . . . . . . . . 619. Non è meglio aspettare che si muova la PA? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65La School of Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71I sostenitori della Ricerca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 www.osservatori.net Quaderno del Fare |1| Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 3. Premessa Da ormai diversi anni, l’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione staaccompagnando, con le proprie ricerche e le numerose e diversificate attività sul campo,strutture pubbliche e imprese private del nostro Paese nel cammino verso la Dematerializza-zione e la Digitalizzazione dei processi. È un percorso che prevede più tappe: rinunciare alla carta per archiviare le informazioni;strutturare le informazioni in insiemi di dati; gestire le informazioni non più attraverso do-cumenti ma con flussi di dati in formato elettronico strutturato. Ciascuna di queste tappe prevede l’introduzione di elementi innovativi: di carattere or-ganizzativo, di riprogettazione dei processi e – soprattutto – di stampo “culturale”. Si trattadi cambiamenti non banali da realizzare, ma le cui ripercussioni si possono misurare intermini di maggiore efficienza, efficacia e competitività per la singola impresa e per il sistemaPaese nel suo complesso. La continua e convinta “esortazione al fare” è stato il messaggio veicolato dall’Osservatoriocon determinazione in questi anni. Un incoraggiamento per imprese e PA che si è semprefondato su elementi molto concreti: l’analisi delle best practice; la stima dei benefici; la messaa punto di specifici modelli di valutazione della redditività negli investimenti in Demateria-lizzazione; il monitoraggio del grado di diffusione dei diversi progetti nel nostro Paese e delleprincipali evoluzioni nel quadro normativo. Le evidenze empiriche continuano a dimostrareche “fare” progetti di Conservazione Sostitutiva, Fatturazione Elettronica o Integrazione del www.osservatori.tv Quaderno del Fare |3| Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 4. Premessa Ciclo dell’Ordine è possibile – tecnicamente e normativamente – e conviene, portando bene- fici crescenti con il livello di integrazione lungo il Ciclo Ordine-Pagamento. Ne è emerso, a nostro avviso, un quadro molto promettente sul potenziale di innovazione disponibile per quelle imprese e quelle strutture pubbliche che – singolarmente o, ancor meglio, in un’ottica di sistema – si muovono con decisione lungo la strada della Demateria- lizzazione, superando gli ostacoli organizzativi e culturali che tutte le grandi trasformazioni comportano. Questo “Quaderno del Fare” nasce con l’intento di avvicinare le imprese alle opportunità aperte da un buon utilizzo delle tecnologie della Dematerializzazione, della Conservazio- ne Sostitutiva, della Fatturazione Elettronica e dell’Integrazione delle diverse fasi del Ciclo dell’Ordine, e si prefigge due scopi principali: • aiutare i soggetti ancora scettici – che preferiscono continuare a procrastinare l’adozione delle tecnologie digitali – a vincere dubbi e paure, spesso legati a una carenza di tipo culturale e non giustificati da criticità o complessità di tipo oggettivo; • supportare chi è convinto della necessità di innovare nel superare le reali criticità (pic- cole o grandi) che è necessario affrontare e che non devono rappresentare le barriere alla realizzazione di progetti in grado di creare concretamente molto valore. Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione www.osservatori.net|4| Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 5. 1. È vero che la normativa italiana mi consente di fare “Fatturazione Elettronica” e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dell’Ordine? … sì dicono così… ma io sono della vecchia scuola: «carta canta»! per ora io la vedo «parlare»… ci sei ancora tu, lì sotto? www.osservatori.tv Quaderno del Fare |5| Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 6. 1. È vero che la normativa italiana mi consente di fare “Fatturazione Elettronica” e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dell’Ordine? Sì, è vero. La normativa italiana, oggi, consente pienamente di adottare le tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT) a supporto delle relazioni tra clienti e forni- tori. Nel nostro Paese – in coerenza con quanto definito a livello europeo – è assolutamente possibile che controparti commerciali scambino e conservino in formato elettronico tutta la documentazione che regola il cosiddetto “Ciclo dell’Ordine”. Documenti come ordini, conferme d’ordine, avvisi di consegna, documenti di trasporto, conferme di avvenuta con- segna, mandati e avvisi di pagamento e, soprattutto, Fatture (il documento cardine di qual- siasi processo di acquisto/vendita, oltre che quello più “carico” di importanti implicazioni legali, finanziarie, fiscali) possono essere – serenamente – emessi, trasmessi e conservati in modalità completamente elettronica. A patto, evidentemente, di seguire – quando esistono – le procedure identificate dal Legislatore. Procedure ormai chiare sotto il profilo normativo e già messe in atto concretamente da numerose organizzazioni, sia pubbliche sia private. Più nel dettaglio, è possibile: a) la trasmissione di documenti in modalità telematica; b) la Conservazione Sostitutiva (ovvero adottare, per i documenti che hanno obblighi di 1 Ci si riferisce conservazione, una modalità di conservazione sostitutiva alla carta); comunemente a questi c) la Fatturazione Elettronica; modelli di scambio dati in formato d) la trasmissione di documenti attraverso lo scambio di flussi di dati in formato elettro- elettronico strutturato nico strutturato (EDI)1. usando l’acronimo EDI (Electronic Data Interchange) a) La trasmissione di documenti in modalità telematica a prescindere da Nel caso di trasmissione telematica di documenti (e delle informazioni in essi contenute), quali siano i canali questi vengono trasferiti – dal mittente al destinatario – attraverso un canale di comuni- di comunicazione, i protocolli e gli cazione elettronico/digitale. Questa modalità è di facile implementazione e già significa- standard utilizzati tivamente diffusa tra molte imprese. Le implicazioni gestionali sono “minime”: si passa www.osservatori.net|6| Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 7. 1. È vero che la normativa italiana mi consente di fare “Fatturazione Elettronica” e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dell’Ordine? 2 Si rimanda allasemplicemente dalla trasmissione tramite posta ordinaria a un più rapido ed economico seguente descrizioneinvio, attraverso canali elettronici (email, upload/download di file su portali Web, FTP del punto “d)” per unecc.). Possono essere veicolati sia documenti che contengono dati non informaticamente approfondimentostrutturati (file “immagine”), sia dati in formato strutturato (XML, Edifact2 ecc.). 3 Si consiglia di valutare l’opportunità b) La Conservazione Sostitutiva di associare alla scansione un sistema La Conservazione Sostitutiva consente di archiviare legalmente e per diversi anni docu- di riconoscimento OCRmenti in formato elettronico invece che cartaceo. Questa modalità di conservazione è ben (Optical Character Recognition) edefinita dal Legislatore e richiede di seguire alcuni passi formali (in gran parte, accortezze Data Capturin indi processo che, una volta definite, diventano automatismi). Poiché il documento del Ciclo grado di acquisire ledell’Ordine più importante da conservare è, come abbiamo introdotto, la Fattura, provia- informazioni presenti nell’immagine digitalemo a vedere in che cosa consiste la Conservazione Sostitutiva delle Fatture (attive o passi- al fine di semplificare leve), elencando i principali step da seguire. procedure di produzione dei dati necessari alla registrazione delleStep 0 – Le Fatture da cui partire. Lato “destinatario” il documento Fattura “Passiva” può Fatture Passive essere ricevuto in formato cartaceo – e in tal caso per poterlo dematerializzare andrà scansionato3 – oppure in formato digitale tramite un canale telematico: in questo 4 Va rilevato che l’immagine caso, dopo la stampa del documento, la scansione non è necessaria in quanto si po- digitale, così come trà impiegare direttamente l’immagine digitale ricevuta4 (qualora si tratti di formati testualmente recita non strutturati, ovvero “leggibili” all’occhio umano ma non direttamente “interpre- la Risoluzione n.158/E del 15 giugno 2009, tabili” dai sistemi informativi), oppure l’immagine digitale prodotta (qualora si tratti deve rispecchiare di formati strutturati, ovvero “non leggibili” all’occhio umano ma “interpretabili” “in maniera fedele, dai sistemi informativi). Lato “emittente”, invece, è tutto più semplice: il documento corretta e veritiera il contenuto Fattura “Attiva” è praticamente sempre generato da un sistema informatico e, quindi, rappresentativo del l’azienda – oltre a poter conservare le Fatture senza stamparle, purché vengano por- documento” www.osservatori.tv Quaderno del Fare |7| Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 8. 1. È vero che la normativa italiana mi consente di fare “Fatturazione Elettronica” e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dell’Ordine? tate in Conservazione Sostitutiva con cadenza almeno quindicinale – potrà anche stamparle per poi procedere, anche a distanza di anni, alla Conservazione Sostitutiva dell’immagine digitale che il sistema informativo è sempre in grado di produrre. Step 1 – La Firma Digitale. Sul documento elettronico da conservare (come anticipato, la Fattura “Attiva” è un file prodotto internamente; la Fattura “Passiva” è un file rice- vuto in elettronico oppure derivante da una scansione dal cartaceo) viene apposta una Firma Digitale. Va rilevato che l’apposizione della Firma Digitale è obbligatoria se si tratta di “Conservazione Sostitutiva di documento informatico” (è questo il caso delle Fatture Attive portate direttamente in Conservazione Sostitutiva, con ca- denza almeno quindicinale, senza la stampa dell’emittente). Al contrario, nel caso di “Conservazione Sostituiva di documento analogico” (è questo il caso delle Fatture Passive ricevute su carta) la Firma Digitale sul singolo documento non è necessaria ai fini fiscali. Contestualmente alla Firma Digitale è necessario inserire anche un Riferimento Temporale ad attestare il momento in cui viene apposta la Firma. Step 2 – Indicizzazione (o “metadatazione”). Alla Fattura memorizzata e in attesa di es- L’impronta della 5 Fattura è una stringa sere conservata viene associato un insieme di dati obbligatori (Nome, Cognome, di dimensione Denominazione, Codice Fiscale, Partita IVA e Data), che consente all’utente di fissa (valore di ricercare ed esibire il singolo documento. Hash) che deriva in modo univoco dall’applicazione Step 3 – Produzione del lotto di conservazione. La singola Fattura – o l’impronta della sua di un algoritmo di immagine digitale5 – viene inserita nel “lotto di conservazione” (o “file di chiu- crittografia al file Fattura cui viene sura”), che può raggruppare anche un gran numero di impronte di Fatture: tut- applicato te quelle dei quindici giorni precedenti, per esempio, oppure di un determinato www.osservatori.net|8| Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 9. 1. È vero che la normativa italiana mi consente di fare “Fatturazione Elettronica” e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dell’Ordine? periodo. Nel lotto deve essere garantito sia l’ordine cronologico sia la completa continuità per ciascun periodo dimposta (per esempio, tra le Fatture n° 12 e n° 15 devono necessariamente essere presenti la n° 13 e la n° 14).Step 4 – Chiusura del lotto di conservazione con Firma Digitale e Marca Temporale. I lotti di conservazione vengono firmati digitalmente dal Responsabile della Conserva- zione Sostitutiva e marcati temporalmente (la Marca Temporale si appone colle- gandosi a una Certification Authority esterna) per sancire il momento esatto in cui si conclude il processo di Conservazione Sostituiva. In questo modo, i lotti di conservazione sono “cristallizzati” e non potranno più essere modificati.Step 5 – Macerazione delle Fatture cartacee. Ultimato il processo di Conservazione Sosti- tutiva (con l’apposizione della Firma Digitale del Responsabile della Conserva- zione Sostitutiva e la Marca Temporale) sarà possibile procedere alla macerazione delle Fatture cartacee.Step 6– Comunicazione all’Agenzia delle Entrate dell’impronta e della Marca Temporale. Entro il 4° mese successivo al termine ultimo stabilito per la trasmissione delle di- chiarazioni relative alle imposte sui redditi, si dovrà trasmettere all’Agenzia delle Entrate6 l’impronta e la Marca Temporale dell’archivio di conservazione. In que- 6 Tramite Entratel o sto modo è garantita l’impossibilità di modificare o sostituire le Fatture portate in tramite intermediari abilitati (Dottori Conservazione Sostitutiva. Commercialisti, CAF ecc.) Una volta completato questo percorso, i lotti devono essere conservati secondo le duratepreviste dalle disposizioni normative (per le Fatture, 10 anni). Fare Conservazione Sostitu- www.osservatori.tv Quaderno del Fare |9| Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 10. 1. È vero che la normativa italiana mi consente di fare “Fatturazione Elettronica” e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dell’Ordine? tiva, infine, rende necessario identificare un Responsabile della Conservazione Sostitutiva, che si occuperà di garantire nel tempo la salvaguardia degli archivi informatici e la leggi- bilità del loro contenuto. c) La Fatturazione Elettronica Per fare “Fatturazione Elettronica pura” – nella modalità così espressamente definita dal- la normativa italiana – è necessario che tra emittente e destinatario sia presente un esplicito accordo (le parti concordano di fare Fatturazione Elettronica). È quindi possibile seguire 3 approcci per produrre e inviare il documento Fattura: 1. apporre un riferimento temporale, firmare digitalmente (la firma digitale assicura, infatti, autenticità dell’origine e integrità del contenuto del documento su cui viene apposta) e inviare al destinatario la Fattura attraverso canali elettronici; 2. produrre la Fattura secondo standard strutturati e inviarla attraverso canali EDI che assicurino espressamente autenticità dell’origine e integrità del contenuto; 3. seguire un particolare “processo” (casistica generalmente nota come “terza via”) in grado di garantire autenticità dell’origine e integrità del contenuto, che deve essere 7 Questa è la reso esplicito, condiviso tra cliente e fornitore e monitorato nel tempo da entrambi. motivazione alla base del mancato approfondimento I primi due approcci sono consolidati nel quadro normativo italiano, il terzo è una novità del terzo approccio introdotta a livello europeo, ancora in via di completo recepimento nel quadro normativo all’interno di questo Quaderno italiano7. Di seguito approfondiamo il primo approccio, mentre accenneremo al secondo nell’ambito del paragrafo successivo, dedicato all’EDI. 8 Il formato non deve contenere macroistruzioni né La “Fatturazione Elettronica pura” con firma digitale – con questa procedura, per “fare” codici eseguibili Fatturazione Elettronica, il fornitore crea la Fattura in formato digitale8, appone un riferi- www.osservatori.net| 10 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 11. 1. È vero che la normativa italiana mi consente di fare “Fatturazione Elettronica” e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dell’Ordine?mento temporale per l’attestazione della data e una firma digitale (per garantire autenticità eintegrità del documento). Questa Fattura viene trasmessa in formato elettronico al destinata-rio. Fornitore e cliente dovranno archiviare la Fattura esclusivamente in formato elettronicoe seguendo le regole della Conservazione Sostitutiva entro 15 giorni dalla data di emissione/ricezione della Fattura stessa. In sostanza, questo modello di “Fatturazione Elettronica” èun processo che vede il documento Fattura “nascere”, “venire firmato”, “venire trasmesso”e “essere conservato sia dall’emittente sia dal ricevente (entro 15 giorni)” solo ed esclusiva-mente in formato elettronico. A garanzia che tutto questo accada, cliente e fornitore sonotenuti a stipulare un “accordo tra le parti” in cui entrambi esplicitano di essere a conoscenzadi quanto descritto e si impegnano ad applicare le modalità previste dalla normativa sullaFatturazione Elettronica. Questa procedura è assai poco diffusa nel nostro Paese. Risulta,per contro, decisamente più diffusa una procedura analoga, in molti aspetti simile. In questaprocedura, la Fattura viene prodotta dal fornitore che la emette (apponendo la firma digitalee il riferimento temporale), trasmessa in formato elettronico al destinatario (via EDI, comeallegato a una email, via PEC ecc.) e prontamente conservata in modalità sostitutiva. Questoprocesso riflette – lato fornitore emittente – i passi operativi che caratterizzano la “Fattura-zione Elettronica pura” con firma digitale in tutto e per tutto. Se poi – in assenza dell’accordoesplicito tra le parti – il cliente adotta, a sua volta, la Conservazione Sostitutiva per le Fattureche ha ricevuto (passive), anche lato ricevente si evita di mantenere l’archivio fiscale cartaceo.Con questo approccio non viene stipulato alcuno specifico accordo tra le parti ma le impreseche lo adottano possono fare propri pressoché tutti i benefici del modello della “FatturazioneElettronica pura”, al contempo evitando di “portarsi in casa” alcuni elementi di complessitàa oggi richiesti dalla normativa italiana (la presenza dell’accordo tra le parti e l’impegno alrispetto dei 15 giorni per la chiusura del processo di Conservazione Sostitutiva delle Fatturescambiate con i partner con cui è stato fatto l’accordo). www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 11 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 12. 1. È vero che la normativa italiana mi consente di fare “Fatturazione Elettronica” e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dell’Ordine? d) La trasmissione di documenti attraverso lo scambio di flussi di dati in formato elettronico strutturato (EDI) I sistemi EDI consentono alle imprese di scambiare flussi di dati (solo concettualmente riconducibili a “documenti”) in formato elettronico strutturato, cioè direttamente interpre- tabili da sistemi informativi tra loro connessi e integrati. Attraverso questi sistemi è possi- bile scambiare qualsiasi documento del Ciclo dell’Ordine (e non solo: per esempio, in alcuni casi, via EDI sono scambiate tra partner di business anche informazioni sulle giacenze di magazzino o sulle previsioni di vendita, nell’ambito di relazioni anche altamente collabora- tive), compresa anche la Fattura (con significativi risparmi nell’inserimento dati a sistema e con più rapide procedure di riconciliazione tra le informazioni del Ciclo dell’Ordine). Il processo di “Fatturazione Elettronica pura” attraverso canali EDI – una possibile al- ternativa all’uso della Fatturazione Elettronica con firma digitale è data dall’opportunità di utilizzare il canale EDI, a patto però che siano le caratteristiche della rete a garantire “autenticità e integrità” dei dati scambiati, in conformità con quanto riportato nella Rac- 9 Il testo comandazione 94/820/CE9. La Raccomandazione 94/820/CE “definisce” l’EDI e si pone completo della l’obiettivo di favorire un approccio uniforme per la risoluzione di eventuali contenziosi Raccomandazione 94/820/CE è scaricabile connessi all’uso di sistemi EDI e, quindi, “raccomanda” – a clienti e fornitori che si scam- da: http://eur-lex. biano documenti EDI – di sottoscrivere un accordo la cui struttura di massima sia coerente europa.eu/LexUriServ/ LexUriServ.do?uri=CEL con quella suggerita nella Raccomandazione stessa. In tale struttura di accordo, tuttavia, EX:31994H0820:IT:HTM non si entra mai nel merito di quali variabili consentano al sistema di trasmissione adottato L=CELEX:31994H0820: di garantire autenticità e integrità dei dati scambiati. Semplicemente, la Raccomandazione IT:HTML riporta “regole di buon senso” per la gestione in generale delle relazioni EDI e suggerisce che l’accordo comprenda un allegato tecnico in cui siano descritte le modalità per garantire la “sicurezza dei messaggi EDI (verifica dell’origine, verifica dell’integrità, non disconosci- www.osservatori.net| 12 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 13. 1. È vero che la normativa italiana mi consente di fare “Fatturazione Elettronica” e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dell’Ordine?mento dell’origine e del ricevimento, riservatezza)”. L’obiettivo ultimo dell’accordo è farsì che cliente e fornitore convengano nel considerare come non ripudiabili i documentiricevuti attraverso il canale EDI. Nel caso in cui il sistema EDI che si sta utilizzando nonconsenta la necessaria conformità alla Raccomandazione per poter fare “Fatturazione Elet-tronica pura”, si è in regime di Fatturazione telematica, che può essere comunque abbinataa un sistema di Conservazione Sostitutiva (dell’attivo e del passivo). A oggi non sono pochele imprese che adottano i canali EDI per lo scambio dei documenti del Ciclo dell’Ordine. Esempre più spesso vengono coinvolte in questi circuiti anche PMI, sia perché i costi di ac-cesso a queste reti si sono ormai significativamente ridotti, sia perché i benefici di processoconseguibili con l’Integrazione si rivelano – su volumi interscambiati non trascurabili –sempre particolarmente rilevanti. Di seguito diamo evidenza delle differenti esperienze e prospettive di “chi fa”, ripor-tando alcune “citazioni” di manager aziendali (CIO, CFO, Amministratori Delegati ecc.)che hanno già intrapreso, all’interno delle loro organizzazioni, un percorso di demate-rializzazione. «Abbiamo adottato soluzioni di Dematerializzazione da diversi anni: siamo stati tra i primi ad adottare soluzioni di archiviazione elettronica e, poi, conservazione sostitutiva. Adesso grazie al nostro sistema di gestione documentale le informazioni sono accessibili in tempo reale da tutti i siti produttivi dell’azienda, da tutte le nostre sedi in Italia.» Gian Domenico Auricchio, Amministratore Delegato – Gennaro Auricchio SpA www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 13 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 14. 1. È vero che la normativa italiana mi consente di fare “Fatturazione Elettronica” e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dell’Ordine? «La Digitalizzazione dei processi non è solo utile, è anche "potente": porta efficienza, ma anche trasparenza, tempestività e maggiore conoscenza sui processi aziendali. Con la Dematerializzazione, per esempio, è più semplice gestire il processo di approvazione dei pagamenti e si evita la perdita di tempo connessa alle ricerche negli archivi cartacei.» Gianni Lauritano, CIO – Acciaierie Arvedi «Sul fronte dei processi interni abbiamo riscontrato rilevanti recuperi di efficienza per l’eliminazione di attività a basso valore aggiunto, ottimizzato la tracciabilità dei flussi informativi, migliorato le attività di controllo e, conseguentemente, la qualità dei dati scambiati. Notevoli benefici sono stati raggiunti anche nei rapporti con i clienti, dove l’azienda ha riscontrato una significativa contrazione degli errori e delle contestazioni e dei relativi tempi dedicati alla gestione dei contenziosi.» Federico Regard, Direttore Customer & Credit Service – Granarolo «Philips crede fortemente nella Digitalizzazione dei processi: è stato istituito un Comitato EDI – composto da esponenti di diverse funzioni (IT, Vendite, Logistica, Amministrazione, …) – sponsorizzato direttamente dal nostro Direttore Generale. Allinterno di questo Comitato discutiamo le soluzioni adottate e studiamo azioni mirate per estendere lo scambio dati in formato elettronico strutturato standard ad altri nostri clienti. Abbiamo ottenuto una buona massa critica di flussi digitalizzati e, ora, stiamo riflettendo su come sfruttare al meglio gli ingenti benefici ottenuti.» Domenico Solano, IT Director South Europe – Philips www.osservatori.net| 14 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 15. 1. È vero che la normativa italiana mi consente di fare “Fatturazione Elettronica” e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dell’Ordine?«Abbiamo lavorato per anni con processi supportati esclusivamente da documenti cartacei, poi – circa 5 anni fa – ci siamodetti: "Quanta carta! Non esisterà un modo per dematerializzare questi archivi?". La risposta – raggiunta dopo unanalisisia del quadro normativo-fiscale sia dellofferta tecnologica disponibile – è stata positiva: oggi pressoché la totalità degliarchivi è digitale e circa un terzo delle spedizioni sono supportate end-to-end da flussi informativi elettronici.» Paolo Ballabene, CIO – TNT Global Express«La nostra esperienza diretta conferma che un progetto di Digitalizzazione dei processi è, innanzitutto, un progetto dicollaborazione e integrazione: sia interna, tra diverse funzioni aziendali, sia esterna, tra i clienti e/o i fornitori coinvolti.Durante limplementazione di un progetto di Digitalizzazione è importante che il top management trasferisca conchiarezza obiettivi e priorità, prestando attenzione a declinarli anche in base alle emozioni e alle sensazioni delpersonale coinvolto.» Fulvio Spelta, Responsabile Processi e Sistemi di approvvigionamento – Enel«La scelta di implementare le soluzioni di Conservazione Sostitutiva dei documenti a rilevanza fiscale e laFatturazione Elettronica intragruppo hanno generato notevoli benefici di efficienza. Tuttavia, abbiamo constatatoanche unautentica "rinascita professionale" legata alla riqualificazione delle attività di alcune persone. Colleghiprima impegnati in mansioni operative, ripetitive e poco stimolanti, hanno accolto con entusiasmo questo progetto,facendone unopportunità di crescita professionale.» Roberto Carlino, Direttore Amministrativo Centrale – Gruppo Il Gigante www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 15 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 16. 1. È vero che la normativa italiana mi consente di fare “Fatturazione Elettronica” e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dell’Ordine? «Perseguire una sempre più estesa Digitalizzazione dei processi è lunico modo per restare al passo con i tempi. Prendere atto dei benefici ottenuti – in termini sia di efficacia sia di efficienza – con linterscambio in formato elettronico strutturato dei principali documenti del Ciclo dellOrdine (ordini, bolle/DDT e Fatture) ha spinto l’azienda a sviluppare internamente anche un progetto di Conservazione Sostitutiva.» Silvia Magliocchetti, Senior Finance Manager – Baxter «Nel nostro percorso verso la Digitalizzazione dei processi, la relazione consolidata con alcuni clienti ha favorito significativamente il loro coinvolgimento iniziale e l’attivazione dello scambio di informazioni in formato elettronico strutturato. Questo ci ha consentito di “agganciare” fin da subito 20 principali clienti e di arrivare, dopo soli due anni, a ricevere in EDI circa il 50% degli ordini, da più di 80 clienti.» Salvatore Toti Schito, Central Business Unit Controller – Grupo Calvo «Grazie alla digitalizzazione dei processi consentita dallAgenzia delle Dogane, attraverso lo scambio di messaggi in formato elettronico, abbiamo ridotto da 45 giorni a 3 giorni il tempo necessario per levasione delle pratiche amministrative connesse a operazioni di import/export. Questa riduzione dei "tempi tecnici" di attraversamento si riflette direttamente in una minor esposizione finanziaria per i nostri Clienti: le corrispondenti garanzie e coperture finanziarie vengono svincolate in tempi molto più brevi rispetto alla situazione precedente. Inoltre gli Organi di controllo beneficiano di una totale tracciabilità degli spostamenti in sospensione di accisa. Sotto il profilo operativo aziendale, infine, è stato possibile tradurre il notevole risparmio di tempo in capacità operativa riallocabile su altre attività.» Stefano Lilli, CIO – Logista Italia www.osservatori.net| 16 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 17. 1. È vero che la normativa italiana mi consente di fare “Fatturazione Elettronica” e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dell’Ordine?«La condivisione di regole e strumenti è la chiave per massimizzare i risultati: a lungo termine questa scelta portabenefici considerevoli, anche se nell’immediato può essere difficile stimarli e quantificarli nella loro totalità. Ladozionediffusa della Fatturazione Elettronica basata sullinterscambio di dati strutturati consente, per esempio – oltre ai piùimmediati benefici derivanti dal recupero di efficienza in tutte le organizzazioni coinvolte – di migliorare i rapporti tragli operatori di una stessa filiera, in termini di trasparenza e credibilità.» Omar Crippa, Amministratore Delegato – ErreGest (società di tesoreria centralizzata captive Auchan Italia) www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 17 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 18. 2. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri? se fosse tutto vero, risparmierei moltissimo! no, non può essere … ma se fosse vero? www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 19 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 19. 2. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri? I benefici del “fare” progetti di Dematerializzazione e Digitalizzazione dei processi nell’ambito del Ciclo dell’Ordine possono raggiungere, nella singola impresa, i 30-40 € 10 Per “ciclo” si risparmiati a ciclo10. I progetti di “Fatturazione Elettronica” limitati al solo scambio della intende un ordine che Fattura consentono di cogliere risparmi nel costo di gestione del processo di Fatturazio- genera una consegna, attivando una ne pari a circa 4 € a Fattura, lato emittente, e fino a 8 € a Fattura, nel caso di ricezione di Fattura e, infine, un Fatture in formato elettronico strutturato. Per conseguire benefici ancora più consistenti pagamento/incasso occorre ampliare il perimetro considerato, andando verso la completa gestione elettronica dell’intero Ciclo dell’Ordine – dalla composizione dell’ordine all’archiviazione della docu- mentazione relativa al pagamento/incasso generato dall’ordine stesso. La gestione elettro- nica dell’intero Ciclo Ordine-Pagamento si ottiene facendo leva su due “principi”: “Integra- zione” e “Dematerializzazione”. • Integrazione: il ciclo deve essere gestito come un unico processo integrato, sia all’in- terno delle organizzazioni sia nelle relazioni di interfaccia tra cliente e fornitore, po- nendo attenzione ai parametri di prestazione complessivi e ai workflow che legano tra loro le diverse attività nelle fasi di Ordine, Consegna, Fatturazione e Pagamento. • Dematerializzazione: i principali documenti del Ciclo dell’Ordine (ordine, con- ferma d’ordine, avviso di spedizione, documento di trasporto, Fattura, avviso di pagamento ecc.) possono essere prodotti, scambiati e conservati esclusivamente in formato elettronico. Applicando questi “principi” all’intero Ciclo Ordine-Pagamento – o per lo meno a sue porzioni consistenti – si conseguono i benefici più significativi di miglioramento delle pre- stazioni di processo, risparmiando fino a circa l’80% dei costi complessivi del processo: in www.osservatori.net| 20 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 20. 2. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri?termini di produttività (i già citati 30-40 € a ciclo) ma anche di accuratezza, tempestivitàed efficacia. Naturalmente, mentre i benefici di produttività/efficienza sono quantificabiliex-ante, gli altri risultano più difficili da stimare: non sono, però, meno importanti! Spessogenerano ricadute di valore strategico non trascurabile. Se ci si limita a un mero scambio diisolate tipologie di documenti, senza procedere all’Integrazione dei processi, diventa assaimeno interessante investire in queste soluzioni. Nella mia azienda non credo si spenda così tanto per la gestione del Ciclo dellOrdine: come posso arrivare a risparmiare 30-40 €/ordine (o €/Fattura)? I costi del processo di gestione dei documenti a supporto del Ciclo Ordine-Pagamentotra cliente e fornitore sono spesso difficili da valutare nella loro totalità. Il Ciclo dell’Or-dine, infatti, è tipicamente percepito come una sequenza di attività, tradizionalmenteseparate sotto la responsabilità di diverse Funzioni (Acquisti/Commerciale, LogisticaIN/OUT, Amministrazione, Tesoreria): anche per questo motivo, è raro che nelle orga-nizzazioni – sia pubbliche sia private – si consideri il Ciclo dell’Ordine come un unicoprocesso, da affrontare strategicamente nella sua interezza. Una domanda alla qualepochissime organizzazioni sanno realmente dare risposta, infatti, è la seguente: “quantoci costa la gestione di tutte le attività che compongono un Ciclo Ordine-Pagamento – cioèquelle attività che vanno dall’invio/ricezione degli ordini fino alle relative chiusure dipagamenti/incassi?” (per provare a dare una risposta a questa domanda, si rimanda altool interattivo inserito nella pagina successiva della versione elettronica di questo do-cumento). www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 21 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 21. 2. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri? www.osservatori.net| 22 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 22. 2. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri? Acquisita una maggior consapevolezza sulla reale entità del costo aziendale che, in me-dia, viene sostenuto per la gestione di un intero Ciclo Ordine-Pagamento, sapere che i be-nefici della completa Integrazione del Ciclo dell’Ordine possono arrivare fino a circa l’80%della complessiva struttura di costo rende molto più semplice spiegare come è possibilearrivare a risparmiare fino a 30-40 € a ciclo. Questi benefici sono stimati assumendo comecaso base di riferimento una gestione dei processi di tipo “cartaceo-tradizionale” e sonoprevalentemente legati a risparmi sui costi di manodopera (riduzione del tempo dedicatodalle persone ad attività a basso valore aggiunto e almeno parzialmente informatizzabili),ma comprendono anche il risparmio sui costi dei materiali, sui costi della gestione degliarchivi e sui costi di trasmissione/invio dei documenti. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 23 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 23. 3. Come mi porto a casa questi benefici? c‛è poco da improvvisare! per fare un buon piatto, si deve seguire la giusta ricetta www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 25 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 24. 3. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri? Esiste una “ricetta” – costituita da 5 importanti “regole” – che è bene seguire nell’impo- stazione dei progetti di Fatturazione Elettronica, Conservazione Sostitutiva e Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento. Questa “ricetta”, quando applicata, consente di cogliere il massimo dei benefici ottenibili. 1. Puntare all’integrazione di processo con una visione d’insieme: i benefici che si ottengono dall’allargamento dell’ambito di progetto – dalla sola Conservazione Sostitutiva all’in- vio elettronico delle Fatture in formato strutturato, fino all’integrazione con le fasi di Ordine, Consegna e Pagamento – sono estremamente più significativi dei soli benefici di ottimizzazione locale. Per implementare i modelli di Dematerializzazione più completi – che prospettano i benefici più consistenti – è possibile procedere per “passi”: partendo dai progetti più semplici, ma avendo da subito una visione d’insieme su come raggiun- gere il “traguardo” finale (sapendo dove si vuole arrivare, si può agire attivando progetti in contesti circoscritti e con minori rischi, da affrontare in successione, uno dopo l’altro). 2. Prestare estrema attenzione ad accuratezza e qualità del processo: la maggior parte de- gli errori che si riscontrano nelle Fatture dipende da errori, dati mancanti, disallinea- menti che si verificano nelle fasi a monte del processo. In particolare, quasi nel 50% dei casi, in media, questi errori sono riconducibili al disallineamento nei dati anagrafici e commerciali che regolano le transazioni. Queste inaccuratezze del ciclo sono elimi- nabili agendo consapevolmente sulla qualità dei dati: quando si originano, come si registrano, come si aggiornano e quando vengono trasferiti, lungo l’intero processo. 3. Puntare allo sviluppo di un unico processo interno con diversi canali di interfaccia verso clienti o fornitori: la varietà dei canali di comunicazione con clienti o fornitori www.osservatori.net| 26 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 25. 3. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri? (EDI, portali Web, PEC, fax, carta ecc.) – inevitabile, alla luce del diverso grado di maturità informatica presente nelle imprese, non solo del nostro Paese! – non impedisce di concentrare gli sforzi progettuali sulla creazione di un unico processo interno ottimizzato che realizzi, per esempio, un’unica procedura di riconciliazio- ne Fatture-Ordini, indipendente dal canale con cui sono stati trasmessi i diversi documenti.4. Dare il giusto peso ai diversi benefici: i benefici “tangibili” di “recupero di efficienza” – di cui abbiamo già discusso – sono in grado di garantire tempi di ripagamento degli investimenti molto rapidi, generalmente inferiori a 2 anni e spesso anche a 1 anno. Questi benefici, tuttavia, sono conseguibili se i volumi di documenti demate- rializzati superano una “soglia minima” di massa critica. Questa soglia può essere identificata, per esempio, in circa 10.000 documenti all’anno (sommando ordini, conferme d’ordine, documenti di trasporto, Fatture e avvisi di pagamento) oppure in circa 3.500 Fatture (attive o passive) all’anno. Nel caso non si raggiunga questa massa critica, è indispensabile approfondire anche altri potenziali benefici tangibili, come per esempio la riduzione dei tempi complessivi per la gestione del processo, oppure la capacità di gestire in modo più efficace il magazzino riducendo il capi- tale circolante. Inoltre, non vanno trascurati i benefici “intangibili”: più difficili da quantificare “ex-ante”, spesso portano i più significativi impatti sull’organizzazione. Alcuni esempi possono essere: maggiore qualità, quantità e tempestività dei dati a disposizione; maggiore capacità di controllo e analisi del processo; miglioramento della propria immagine verso i partner commerciali; possibilità di offrire un mag- gior livello di servizio ai clienti, che si traduce in un incremento nei differenziali competitivi di attrattività ecc. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 27 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 26. 3. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri? 5. Prestare attenzione a come tradurre in concreto valore i benefici ottenuti: parte dei benefici è legata a un immediato risparmio sui materiali, all’azzeramento di alcuni costi correnti e alla disponibilità di nuove risorse (spazi, informazioni). La maggior parte dei benefici conseguibili attraverso questi progetti, tuttavia, deriva da un signi- ficativo incremento nell’efficienza sui processi, che porta a una riduzione dei tempi di manodopera dedicati alle cosiddette attività “non a valore aggiunto”. È esattamente su quest’ambito di attività che si gioca la partita più importante: liberare tempo al personale saturo. Per creare valore dalla maggior produttività del personale è però necessario affrontare il processo anche da un punto di vista organizzativo: a. persone attualmente oberate di attività possono sopportare meglio il carico ope- rativo, migliorando la propria qualità della vita professionale (riducendo il ricorso a straordinari, i turnover, il grado di insoddisfazione ecc.); b. persone saturate dai volumi di attività che gestiscono richiedono di assumere nuove persone per far fronte a fenomeni di crescita. Automatizzando parte di queste attività, è possibile crescere aumentando la “complessità amministrati- va” senza tuttavia dover aumentare il numero delle persone coinvolte su questo fronte (passando, per esempio, da gestioni “per documenti” alla gestione “per eccezioni”); c. nell’ambito della stessa tipologia di attività, è possibile spostare persone da man- sioni operative di compilazione e data entry a mansioni di controllo e verifica cri- tica dei dati presenti a sistema (a tutto vantaggio della qualità delle informazioni con cui vengono popolati i sistemi e gestiti i processi); d. dedicare persone ad attività diverse da quelle “non a valore aggiunto” assegnate in precedenza, ricollocandole su mansioni a maggior valore, più critiche per il business oltre che più stimolanti e gratificanti per le persone. www.osservatori.net| 28 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 27. 3. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri? Il percorso verso la piena Dematerializzazione è, dunque, un processo che può essereaffrontato in maniera modulare, partendo dalle cose più semplici da implementare oppureda quelle con maggiore priorità oppure ancora da quelle meno costose (si rimanda al Box1 per alcuni esempi di esperienze concrete). L’importante è avere sempre ben presente cheogni singolo progetto ha in sé una componente organizzativa non trascurabile ed è poten-zialmente parte di un contesto più ampio: ecco perché è fondamentale, quindi, avere inpartenza ben chiara la visione d’insieme cui tendere, per poter consapevolmente affrontareda subito il cammino più opportuno per raggiungere – rapidamente – il massimo valoreconseguibile. Alcune esperienze di chi ha fatto Box 1 Conad del Tirreno Conad del Tirreno è una delle cooperative del gruppo Conad, presente con oltre 300 punti vendita associati in Toscana, Lazio, Sardegna e nella provincia di La Spezia. Dal 2008 ha rilanciato il progetto “Business to business” verso i propri fornitori, con l’obiettivo di coinvolgerne in numero crescente nell’ambito di un progetto più ampio possibile di digitalizzazione del Ciclo dell’Ordine e più in generale di unificare, nel tempo, tutte le comunicazioni strutturate nei confronti di tutti i fornitori all’interno di un unico ambiente. Accanto al canale EDI – attraverso il quale Conad del Tirreno si relaziona con i fornitori più grandi – è stato, infatti, sviluppato un portale Web, dedicato ai fornitori più piccoli. Questi due “canali” con- sentono a Conad del Tirreno di inviare ordini e ricevere conferme d’ordine e Fatture. L’automazione di questo processo ha portato notevoli benefici, sia di efficienza sia di efficacia. Per quanto riguarda gli ordini, più del 50% sono oggi inviati in formato elettronico strutturato da www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 29 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 28. 3. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri? Conad del Tirreno a oltre 400 fornitori, pari al 20% dei fornitori attivi. I fornitori rispondono agli ordini ricevuti inviando le relative conferme d’ordine: questo permette sia di confermare rapida- mente prezzi (predefiniti), quantità ordinate e data di consegna, sia di modificare le informazioni riportate nell’ordine in coerenza con quelle segnalate nelle conferme d’ordine. In questo modo si possono allineare i dati a disposizione di Conad del Tirreno con quelli che determinano le effettive consegne dei fornitori, a tutto vantaggio delle prestazioni di processo nelle successive fasi di consegna e Fatturazione. Conad del Tirreno, inoltre, riceve tramite EDI il 45% delle Fatture dai propri fornitori. Le informa- zioni presenti nelle Fatture – ricevute in formato elettronico strutturato – alimentano automatica- mente i sistemi di Conad del Tirreno, facilitando la riconciliazione tra i dati delle Fatture e i dati di ordini e consegne, attivando direttamente – quando necessario – i controlli di quadratura. Il miglior allineamento sui dati di ordini e conferme d’ordine ha portato a una riduzione del 50%, in un anno, del numero di Fatture su cui Conad del Tirreno apre un contenzioso con i propri fornitori. Inoltre, si è ridotto drasticamente (-50%) anche il tempo medio dedicato dal personale all’attivazione dei controlli di quadratura: un risparmio stimato nell’ordine di centinaia di giorni uomo. Alla luce di questi risultati, Conad del Tirreno sta spingendo per dematerializzare anche Bolle e Documenti di Trasporto. A oggi sono circa 70 i fornitori che inviano a Conad del Tirreno questi documenti in formato elettronico strutturato. L’obiettivo che Conad del Tirreno intende perseguire nel 2012 è l’aumento significativo del numero di Bolle e Documenti di Trasporto gestiti in formato elettronico strutturato: questo consentirà di implementare, in magazzino, un sistema di controllo della merce in ingresso basato non più su verifiche puntuali, ma su controlli a campione. Nuova mo- dalità di gestione che, in base alle stime effettuate, consentirebbe di raggiungere ulteriori benefici: per la gestione di circa 200.000 documenti all’anno, si stimano risparmi pari a circa 300 giorni-uomo, riallocabili su attività a maggior valore aggiunto. www.osservatori.net| 30 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 29. 3. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri?MediamarketMediamarket, presente dal 1991 in Italia con le insegne Media World e Saturn nel settoreElettrodomestici ed Elettronica di Consumo, è oggi la prima catena di distribuzione non alimentaredel nostro Paese con 112 punti vendita e più di 7.500 collaboratori.A supporto delle relazioni con i propri fornitori, Mediamarket ha attivato uno scambio di dati in mo-dalità elettronica strutturata (EDI), aderendo all’iniziativa EDIEL: dopo una fase di test pilota con uninsieme limitato di relazioni e documenti, dal primo gennaio 2011 ha attivato la fase di roll-out �������� ����������������� coinvol-gendo inizialmente i principali fornitori e ampliando successivamente il parco contatti (attualmenteoltre 80, per una copertura pari a circa il 90% dei documenti scambiati).Il canale EDI veicola oggi circa il 50% dei documenti (Anagrafica articoli, Ordini, Avvisi di Spedizionee Fatture), per un volume interscambiato che supera 1 Milione di documenti.Mediamarket ha inserito l’apertura del canale EDI a supporto della relazione con i propri fornitoriin un percorso di revisione e riprogettazione dei propri processi gestionali. Il primo passo, infatti, siè concretizzato nel portare a compimento progetti di integrazione interna: prerequisito imprescin-dibile per cogliere appieno i benefici e le opportunità offerte dall’integrazione con i propri partnercommerciali. A questa consapevolezza Mediamarket unisce anche quella relativa all’importanza diuna quantificazione degli impatti.Con riferimento alle Fatture di acquisto, per esempio, si rileva che circa la metà di quelle ricevute inEDI (canale che intercetta circa il 46% delle Fatture passive totali) sono chiuse in automatico: circa11.000 documenti al mese che non richiedono più l’intervento del personale amministrativo. Questorisultato, unitamente alla centralizzazione della gestione della Fatturazione passiva, ha permesso dicontenere la crescita di personale amministrativo anche a fronte dell’aumento del numero di puntivendita.L’integrazione dei flussi fisici di magazzino con i flussi amministrativo-contabili, invece, ha per- www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 31 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 30. 3. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri? messo – per le consegne precedute da un Avviso di Spedizione, che consente anche il precarico a ma- gazzino della merce – una riduzione media pari a circa il 15% dei tempi necessari alla gestione delle attività di logistica in ingresso presso i magazzini dei punti vendita. Lo scambio in formato elettronico strutturato dei documenti – con le relative riconciliazioni inter- medie – ha consentito a Mediamarket di ottenere anche una riduzione delle squadrature a fine mese, riducendo sia il numero di contenziosi aperti sia i costi connessi alla gestione delle squadrature. Nostromo Nostromo, azienda italiana nata negli anni ’50, è una presenza storica nel mercato del tonno e delle conserve ittiche. Parte del Gruppo spagnolo Calvo, che impiega circa 3.000 dipendenti in tutto il mondo, in Italia Nostromo è una piccola realtà commerciale di 27 dipendenti, in grado di gestire vendite per oltre 12.000 tonnellate nette di prodotto l’anno. Nel 2009 Nostromo ha avviato un progetto di integrazione con i propri clienti per lo scambio di in- formazioni in formato elettronico strutturato. In un primo tempo, in risposta alle richieste di alcuni clienti della Grande Distribuzione, ma in seguito – maturata la consapevolezza dei benefici consegui- bili anche dalla stessa Nostromo – esteso proattivamente anche verso gli altri. Oggi sono oltre 80 i punti di destino merce coinvolti nel progetto, tra cui i 20 principali clienti di Nostromo: tutti i grandi player della distribuzione in Italia, storicamente molto attivi con iniziative di integrazione del Ciclo dell’Ordine verso i propri fornitori. Attraverso il canale EDI, Nostromo scam- bia – con i propri clienti, in formato elettronico strutturato – oltre il 60% del volume complessivo di documenti prodotti annualmente: oltre 10.000 Ordini, altrettanti Documenti di Trasporto (DDT) e circa 13.000 FattureNote credito. I documenti attivi emessi, inoltre, sono portati da Nostromo in Conservazione Sostitutiva sin dal 2004. Parallelamente al progetto con i clienti, Nostromo ha attivato nel 2009 anche un’iniziativa di integra- www.osservatori.net| 32 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 31. 3. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri?zione con gli operatori logistici, a regime dal febbraio 2010. Nostromo condivide con i vettori, tramiteun flusso EDI, i dati relativi alle consegne da effettuare (oltre 10.000 l’anno): a consegna avvenuta, l’o-peratore logistico restituisce a Nostromo il DDT, attivando la generazione automatica della Fattura.Tramite questo canale gli operatori logistici condividono con Nostromo anche le informazioni suiresi. I benefici riconducibili a questo specifico progetto – misurati ex-post da Nostromo – sonoestremamente interessanti. L’impatto più evidente ha riguardato le differenze inventariali, che hannobeneficiato di una drastica riduzione di circa il 90% in valore tra il dato del 2008 e quello del 2011.Il supporto fornito dalla soluzione per la gestione, inoltre, ha generato un risparmio quantificato inoltre 30.000 € l’anno.L’insieme di queste soluzioni di integrazione ha permesso a Nostromo di conseguire benefici signifi-cativi, in termini di efficienza ed efficacia. Lo scambio in tempo reale di dati strutturati con i propripartner commerciali aumenta il patrimonio informativo disponibile, rendendo più rapide le riconci-liazioni tra i diversi documenti del Ciclo dell’Ordine: l’automazione di processo consente a Nostromodi ottimizzare la gestione del proprio magazzino. Questa ottimizzazione interna si traduce nella ca-pacità di assicurare un livello di servizio superiore ai propri clienti: miglioramento che si riflettepositivamente anche sull’immagine di Nostromo nei confronti dell’intera filiera. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 33 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 32. 4. Quali costi devo sostenere? www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 35 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 33. 4. Quali costi devo sostenere? La spesa complessiva necessaria per attivare e portare a regime progetti di Conservazio- ne Sostitutiva, Fatturazione Elettronica o Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento (con particolare riferimento allo scambio dati in formato elettronico strutturato via EDI) non è particolarmente elevata. Le principali voci di spesa (alcune relative a costi correnti annui, altre a investimenti “una tantum”) sono riportate di seguito, nella Figura 1. Figura 1 Ciclo Attivo Ciclo Passivo le principali voci di principali voci di spesa principali voci di spesa spesa per progetti di Conservazione Sostitutiva, • Scansione • Canone di attivazione Fatturazione • Canone di attivazione • Certificato di firma Elettronica e EDI Conservazione Sostitutiva • Certificato di firma • Conservazione a documento • Conservazione a documento (+ Manuale della Conservazione) (+ Manuale della Conservazione) • Canone di attivazione • Canone di attivazione • Certificato di firma • Certificato di firma • Conservazione Sostitutiva a Fatturazione Elettronica • Conservazione Sostitutiva a documento (con Conservazione Sostitutiva) documento • Veicolazione Fattura con FD • Mapping/Integrazione • Mapping/Integrazione (+ Manuale della Conservazione) (+ Manuale della Conservazione) • Canone di adozione • Canone di adozione • Veicolazione EDI • Attivazione nuove relazioni • Attivazione nuove relazioni • Mapping/Integrazione • Mapping/Integrazione www.osservatori.net| 36 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 34. 4. Quali costi devo sostenere? Questi progetti – in particolare quelli che impattano sullo scambio delle informazioni delCiclo dell’Ordine – per realizzare tutto il proprio potenziale, necessitano di “agganciarsiai morsetti” di un’efficace architettura informatica interna: sistemi allineati e integrati, che“dialogano” agevolmente tra loro. Diverse organizzazioni del nostro Paese si trovano giàin questa situazione: ve ne sono sia tra le imprese più grandi e strutturate, sia tra le realtàpiù piccole, spesso “pronte” in quanto dotate di semplici ma più che sufficienti sistemi in-formativi interni. Se però non si fosse ancora in questa situazione (di “pulizia informaticainterna”), il primo investimento che è opportuno prendere in considerazione non è la De-materializzazione, bensì l’adeguamento dei sistemi informativi interni (armonizzando idatabase e assicurando la maggiore copertura possibile sui processi interni). Questo ponele basi necessarie per poter affrontare – in un secondo momento – la Dematerializzazione,sia interna sia sui processi “di interfaccia” (invio e ricezione di documenti in formato elet-tronico strutturato verso clienti/fornitori). La spinta continuativa da parte del Legislatore, la crescente domanda di soluzioni in gra-do di aumentare la produttività e contenere i costi del business, la maggiore sensibilitàverso le opportunità offerte dall’informatica, sono tutti fenomeni che concorrono nel deli-neare un contesto in cui è ragionevole attendersi un sensibile aumento dei progetti di De-materializzazione e di scambio dati in formato elettronico strutturato. Un’organizzazioneoggi non ancora pronta per affrontare questa sfida deve, quindi, dotarsi rapidamente dellanecessaria infrastruttura. In questi casi, è doveroso affermarlo, il problema non è valutarela dimensione degli investimenti necessari, quanto piuttosto quello di recuperare pron-tamente un ritardo che rischia di compromettere in primis la competitività, ma anche lasopravvivenza dell’impresa stessa. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 37 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 35. 4. Quali costi devo sostenere? Tornando alle organizzazioni “pronte” per accogliere soluzioni di Dematerializzazione, in questi casi la spesa per progetti di Conservazione Sostitutiva, Fatturazione Elettronica o adozione di soluzioni EDI risulta spesso ampiamente “abbordabile” e comunque sempre al di sotto dei valori dei benefici ottenibili. In media, infatti, sommando i valori dell’inve- stimento iniziale ai valori dei costi correnti annui – valore di costo complessivo destinato quindi a decrescere negli anni successivi al primo – nel caso “peggiore” di volumi limitati di documenti si va da circa 0,5 €/documento per la Conservazione Sostitutiva dell’attivo a circa 1,2 €/documento per la Conservazione Sostitutiva del passivo, che richiede la scan- sione del cartaceo ricevuto. Sempre nel caso di un numero limitato di documenti, per la Fatturazione Elettronica, comprensiva del servizio di Conservazione Sostitutiva, non si su- perano gli 1,5 €/fattura mentre per l’invio di dati in formato elettronico strutturato (EDI) sui quali è applicata una traduzione di formato, il costo complessivo è nell’intorno di 1,3 €/ documento. Questi valori possono scendere anche significativamente se i volumi di docu- menti gestiti all’anno raggiungono le centinaia di migliaia di documenti. Accanto alla spesa per l’adozione della soluzione, inoltre, è comunque necessario non trascurare gli investimenti e i costi correnti di matrice più prettamente organizzativa: i costi, cioè, del cambiamento interno (costi di gestione del progetto e delle risorse interne allazienda impegnate nel progetto, costo di formazione del personale ecc.) e i costi del cambiamento esterno (costo per instaurare relazioni, scegliere standard di comunicazione e di processo in caso di integrazione con clienti e/o fornitori, stimolare l’adozione, ecc.). Grazie a una corretta gestione del progetto e alla necessaria “attenzione organizzativa” che lo deve accompagnare, è possibile massimizzare il valore conseguibile dall’implemen- tazione del progetto stesso. www.osservatori.net| 38 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 36. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI? www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 39 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 37. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI? Le Micro, Piccole e Medie Imprese (PMI) rappresentano la gran parte del tessuto econo- Il 99.9%, secondo 11 mico del nostro Paese11. Con la Raccomandazione 2003/361/CE l’Unione Europea ha for- elaborazioni su dati nito una definizione comune, che combina organico e fatturato: Media impresa se occupa Eurostat fornite dalla Commissione Europea tra i 50 e i 250 addetti con un fatturato non superiore a 50 Milioni di €; Piccola impresa se nell’ambito dello occupa tra 10 e 50 addetti con fatturato non superiore a 10 Milioni di €; Micro impresa se Small Business Act 2010/2011. inferiore ai 10 addetti e con fatturato non superiore a 2 Milioni di €. La dimensione aziendale, tuttavia, non rappresenta la variabile più efficace per compren- dere se può essere opportuno (oppure no) “fare” progetti di Dematerializzazione. Occorre, invece, soffermarsi su un’altra dimensione: la cosiddetta “complessità amministrativa”, che dipende dal numero di fatture gestite annualmente, nel ciclo attivo o nel passivo. Questa dimensione non necessariamente si dimostra coerente con le classificazioni “ufficiali” di Micro imprese e PMI: esistono, infatti, imprese che fatturano anche solo pochi milioni di €/anno gestendo, però, un numero di fatture molto elevato. Inoltre, non è necessaria- mente possibile – ma non è nemmeno utile, nell’ottica di valutare l’opportunità o meno della Dematerializzazione – classificare in modo univoco una singola impresa: chi emette milioni di fatture potrebbe, infatti, riceverne dai propri fornitori anche solo poche decine all’anno (o viceversa). Precisazioni importanti, queste, poiché consentono di porre in luce una prima evidenza: la Fatturazione Elettronica e i progetti di Dematerializzazione del Ciclo dell’Ordine non dipendono dall’appartenenza a una determinata categoria (Grandi imprese, PMI o Micro imprese), quanto piuttosto dalla complessità amministrativa che l’organizzazione si trova a gestire internamente – su base annua – nelle relazioni con propri fornitori o verso i propri clienti. In relazione alla “dimensione” amministrativa, quindi, è possibile affermare che per www.osservatori.net| 40 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 38. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI?un’organizzazione che si trova a gestire alcune migliaia di fatture (lato attivo oppure latopassivo) il beneficio potenzialmente realizzabile grazie a un qualsiasi progetto di Dema-terializzazione è generalmente tale da ripagare ampiamente i costi di realizzazione entro12/18 mesi. Questo emerge da centinaia di evidenze empiriche raccolte in questi anni diattività sul campo, che si assommano a decine e decine di applicazioni su Micro impresee PMI dei modelli di valutazione dei benefici sviluppati dall’Osservatorio. Va sottolineatoche non sono affatto poche le imprese che – seppur rientrando per fatturato e numero diaddetti nel novero delle PMI (ma anche delle Micro imprese!) – gestiscono qualche miglia-io di fatture: ve ne sono diverse che arrivano anche a trattarne fino a 10 o 100 volte tanto! E le realtà più piccole dal punto di vista dei “volumi di attività amministrative”? In questicasi, occorre fare qualche ulteriore considerazione. Partiamo dal ciclo attivo (Fatture emesse). In questo caso, l’invio di documenti in for-mato elettronico permette di ottenere dei risparmi certo non elevatissimi, in valore asso-luto, ma percentualmente non trascurabili, rispetto ai costi complessivi. Proprio questastruttura “piccola”, inoltre, dimensionata per l’emissione di un numero limitato di Fatture,segue spesso processi poco efficienti. Passare all’invio “telematico” della Fattura (un primopiccolo passo verso la Fatturazione Elettronica) non potrà che generare benefici oggettivi:si pensi, banalmente, alla drastica riduzione del tempo fra l’emissione della fattura e ilsuo recapito presso gli uffici del cliente; ai costi per la stampa e l’affrancatura; al tempodedicato dal personale per la postalizzazione. Se, poi, si produce e veicola un documentoin un formato elettronico strutturato condiviso con il ricevente, questo consente un mi-glior “livello di servizio” ai propri clienti: chi riceve Fatture in questa modalità, infatti,può registrarle in automatico, senza dedicare personale al data entry ma gestendo i flussi www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 41 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 39. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI? contabili “per eccezioni”. Proprio questa consapevolezza – soprattutto da parte dei player più grandi e strutturati – è alla base della crescente richiesta di ricevere Fatture in formato elettronico strutturato. Mettersi nelle condizioni di poter rispondere prontamente - per non dire addirittura in modo proattivo – a questo genere di “stimolo” da parte di potenzia- li importanti clienti rappresenta un fattore strategico: sebbene i benefici siano difficili da “misurare quantitativamente”, infatti, si fondano i presupposti per poter stringere e/o raf- forzare relazioni continuative con i partner di business. Fra i clienti importanti che stanno proprio muovendosi in questa direzione vi è senza dubbio la Pubblica Amministrazione e migliaia di altre organizzazioni – prevalentemente retailer e aziende industriali a capo di filiere complesse – che, dopo aver coinvolto i fornitori più grandi in progetti di integrazio- ne, ora puntano ad estendere queste soluzioni verso i fornitori più piccoli. Di conseguenza, analizzando il Ciclo Attivo, non solo vale la pena “fare”, quindi, ma anche “fare in fretta”! Con riferimento al ciclo passivo (Fatture ricevute) va evidenziato che la ricezione delle Fatture in formato elettronico e la registrazione automatizzata delle stesse può essere abi- litata rapidamente, anche attraverso soluzioni in outsourcing economicamente non im- pegnative. “Saper ricevere”, elaborandole, Fatture in formato elettronico – dotandosi, per esempio, di strumenti di Data Capturing che “leggono” e “estraggono” i dati presenti in un file immagine, per caricarli direttamente a sistema – può portare a risparmi decisamente rilevanti: anche nell’ordine di alcuni € a Fattura. E questi risparmi si aggiungono a un miglioramento sensibile nella qualità del lavoro del personale di contabilità, liberata da attività ripetitive di data entry. Alle considerazioni fatte si aggiungono anche due riflessioni. Un’adozione consapevole delle logiche della Dematerializzazione consente di “crescere” senza aumenti nella com- www.osservatori.net| 42 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 40. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI?plessità di gestione amministrativa e nel numero delle persone dedicate. Lo stesso mercatodell’offerta di servizi e soluzioni è “relativamente giovane” e, sicuramente dinamico: è ra-gionevole attendersi – in prospettiva – l’evoluzione di soluzioni in grado di proporre tariffecompetitive anche per realtà che superano di poco (o nemmeno raggiungono) il migliaiodi documenti gestiti. In estrema sintesi, i progetti di Dematerializzazione e Digitalizzazione delle Fatture – e,più in generale, dei processi di interfaccia – possono essere fonte di importanti differenzialicompetitivi, in particolare nelle relazioni verso clienti e fornitori che già adottano questelogiche e, soprattutto, rispetto a imprese “concorrenti” che decidono di non procedere inquesta direzione. Per approfondire le esperienze dirette di alcune Micro imprese e PMI che “hanno fatto”,si rimanda al BOX 2. Le testimonianze di alcune PMI Box 2 Burzacchi distribuisce prodotti e attrezzature per uso odontoiatrico e odontotecnico. L’offerta alla clientela è completata anche da servizi di carattere consulenziale, che grazie all’operato di circa 35 collaboratori hanno consentito all’azienda di raggiungere un Fatturato pari a circa 6 Milioni di € nel 2012. L’azienda ha iniziato nel 2011 un percorso di digitalizzazione dei processi. A oggi è attiva nello scambio di Fatture in formato elettronico strutturato verso un unico cliente, la Regione Lazio. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 43 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 41. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI? Sono in fase di attivazione, invece, un progetto volto a supportare le relazioni con i propri clien- ti – che prevede l’invio delle Fatture in formato elettronico via mail a tutti i 3.500 clienti di Burzacchi (professionisti e cliniche ospedaliere, sia pubbliche sia private) – e una soluzione di Conservazione Sostitutiva con riferimento a Fatture Attive (oltre 20.000 Fatture emesse annual- mente), Libro Giornale, Scritture di magazzino e Documenti di Trasporto (circa 35.000 i DDT inviati all’anno). EDA Elettrodistribuzione Aurelia nasce nel 1998 come azienda preposta alla vendita e distribu- zione di prodotti elettrici e al servizio di consulenza agli installatori. EDA è una microimpresa italiana che impiega 7 dipendenti nell’unico punto di vendita dove realizza un fatturato pari a circa 3 Milioni di € (dato 2010). L’azienda è parte del Gruppo Corime, recentemente confluito nel Consorzio ANSE 2000. Attraverso il portale del Consorzio, l’azienda rende disponibile ai propri clienti il download di ana- grafiche, fatture e preventivi, oltre a permettere l’emissione di ordini e la formulazione di richieste di preventivo. Da gennaio 2012 EDA utilizza i tracciati standard Metel per veicolare i propri ordini di riapprovvigionamento al Consorzio. L’azienda ha sviluppato un progetto che prevede la raccolta della firma autografa dei clienti diret- tamente al banco vendita, mediante dispositivi elettronici. L’obiettivo è portare direttamente in Conservazione Sostitutiva il documento riportante la firma del cliente a prova dell’avvenuta conse- gna della merce. Con l’inizio del 2012, EDA ha deciso di adottare anche una soluzione di Conservazione Sostitutiva per le circa 10.000 Fatture Attive e i principali Libri e Registri contabili (Libro Giornale, Registri IVA, Mastri etc.): complessivamente, EDA ha ridotto la propria produzione di carta a supporto delle attività amministrative per l’equivalente di oltre 100.000 fogli A4. EDA ha in programma l’estensione www.osservatori.net| 44 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 42. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI?della Conservazione Sostitutiva anche alle Fatture Passive di acquisto: il roll-out della soluzione èprevisto per maggio 2012.Fabbi Imola, PMI fondata negli anni ’50, opera nel settore della commercializzazione di materiali elettrici eprodotti per l’illuminazione, con oltre 100 operatori su tre sedi e un Fatturato che supera i 40 Milioni di €.L’azienda, a partire dal 2011, ha adottato una soluzione di Conservazione Sostitutiva delle Fattureattive (circa 6.000 le Fatture emesse) e dei documenti di trasporto (circa 300.000). A completare ilprogetto, a fine 2011 è stato introdotto l’uso di dispositivi mobili (tablet e palmari) a “raccogliere” lefirme al momento della consegna della merce.Per quanto riguarda la relazione con i fornitori, Fabbi Imola scambia ordini, Fatture, avvisi di spedi-zione e listini in formato elettronico attraverso l’utilizzo dello standard Metel.Imeter è un gruppo nato nel 1993 dalla fusione di due aziende storiche nella distribuzione di articoliidrotermosanitari e arredo bagno. Con i 40 Milioni di € Fatturati nel 2011 e 145 dipendenti, l’aziendaopera attraverso 11 punti vendita distribuiti su unarea che comprende Marche (70% del Fatturato),Abruzzo, Molise e Umbria.Dal 2009 Imeter ha implementato una piattaforma B2b, sviluppata internamente, per supportare larelazione con i propri fornitori. Attraverso il portale, Imeter scambia oggi, con 22 fornitori, diversidocumenti in formato elettronico strutturato. Nel 2011 gli ordini inviati tramite la piattaforma sonostati più di 10.000, pari al 14% degli ordini emessi totali.Questa soluzione di integrazione con i propri fornitori ha permesso l’automatizzazione di tutto il pro-cesso di magazzino, consentendo la riduzione dei tempi di esecuzione del complesso delle attività e laconseguente “liberazione” di forza lavoro – sono 12 le risorse riallocate. I benefici nella gestione delleconferme d’ordine si sono tradotti anche in un incremento del livello di servizio erogato ai clienti. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 45 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 43. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI? Logistica Uno è un’azienda italiana attiva nella fornitura di servizi di logistica integrata, deposito e trasporto. Il Gruppo – che nel 2012 genererà un Fatturato di circa 35 Milioni di €, impiegando circa 30 addetti – controlla una flotta di oltre 400 automezzi e possiede numerosi depositi e transit point ubicati nelle principali regioni italiane e in tutta Europa. Dal 2002 ha adottato una soluzione per supportare la relazione e la comunicazione con i principali 30 clienti, con cui scambia in formato elettronico strutturato ordine, conferma d’ordine, conferma di avvenuta spedizione della merce e ricezione del carico. Da gennaio 2012 Logistica Uno ha implementato una soluzione di Conservazione Sostitutiva – del- le circa 6.000 Fatture Attive emesse annualmente e dei Libri Giornali (circa 9.000 pagine/anno) – e attivato un progetto di estensione della soluzione di integrazione finalizzato a veicolare anche i Documenti di Trasporto (DDT), che ha consentito la visibilità completa e puntuale sull’intero pro- cesso di trasporto. Sal SeaFood è un’azienda italiana attiva nella distribuzione di prodotti ittici freschi e semiconservati di alta qualità nella grande distribuzione italiana, sull’intero territorio nazionale. Nel 2011 l’azienda, che impiega 13 dipendenti, ha realizzato un fatturato che si attesta intorno ai 25 Milioni di €. Sal SeaFood ha adottato – nel 2004, su richiesta delle insegne della GDO clienti – lo standard EDI Euritmo per lo scambio di ordini e fatture. Sono 7 i clienti – Metro, Esselunga, Auchan, Carrefour, Finiper, Despar e Conad – con cui oggi l’azienda interscambia documenti in formato elettronico strutturato attraverso questa modalità. Gli ordini gestiti tramite EDI sono circa 2.000 e rappresen- tano il 20% degli ordini totali ricevuti da Sal SeaFood: il restante 80% è ancora gestito tradizional- mente. Relativamente alle fatture, l’azienda invia in formato elettronico strutturato 100 documen- ti a settimana, per un totale di circa 5.000 fatture annue: pari a circa il 50% delle 10.000 Fatture complessive. www.osservatori.net| 46 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 44. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI?Sal SeaFood – toccati con mano i benefici conseguiti grazie all’implementazione della soluzione versoi propri clienti – sta lanciando ora un progetto di integrazione a monte: estendere l’utilizzo del canaleEDI verso i 6 maggiori fornitori dell’azienda.Sati è una PMI italiana che impiega circa 50 persone e ha realizzato, nel 2011, un Fatturato di quasi24 Milioni di €. Attiva nel settore della Meccanica con sede a Crespellano, nei pressi di Bologna, Satiè leader nella produzione e distribuzione di ingranaggi industriali.Per supportare la relazione con i clienti, nel 2009 Sati ha realizzato Diogene, un portale Web di eBusinessche permette di consultare l’anagrafica articoli, effettuare ricerche (anche complesse), caricare ordiniin tempo reale e ottenere una stima dei tempi di consegna per la merce che si intende ordinare.A partire da febbraio 2010, l’azienda ha deciso di intraprendere un percorso verso la digitalizzazione deiprocessi, che ha coinvolto sia i Documenti di Trasporto (DDT) emessi sia le Fatture (Attive e Passive).Con riferimento al 2011, Sati ha portato in Conservazione Sostitutiva circa 11.300 Fatture Attive, circa2.600 Fatture Passive, circa 12.600 DDT Attivi e 1.400 DDT Passivi, oltre a tutti i Registri IVA.Elettrowatt è un’azienda italiana, attiva attraverso 5 punti vendita a Milano e provincia, nella distri-buzione di materiale elettrico. Con 43 dipendenti, ha conseguito nel 2011 un fatturato di circa 13,3Milioni di €.L’azienda ha partecipato, sin dalle primissime fasi, ai tavoli tecnici per la definizione del protocollodi comunicazione Metel e ha da subito adottato questo standard per l’integrazione con gli attori sia avalle, sia monte della filiera.Elettrowatt, dal 2001 è socia di un Consorzio di Acquisto (Gewa Italia Scpa), abilitato alla ricezio-ne delle fatture passive, emesse dai produttori di Materiale Elettrico, in formato strutturato Metel.Attualmente l’azienda riceve il 60% delle fatture in formato elettronico (corrispondenti all’85% del www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 47 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 45. 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI? fatturato aziendale), mentre il restante 40% continua a essere veicolato in forma tradizionale. A valle, l’azienda si rivolge prevalentemente a 2.500 installatori che, grazie anche al supporto di Metel, rice- vono la fattura tramite e-mail il primo giorno utile di ogni inizio mese. L’adozione di uno standard di comunicazione ha rappresentato un cambiamento significativo nell’or- ganizzazione interna e ha permesso di ottenere notevoli benefici: per esempio, a fronte di un incre- mento significativo di fatturato non è stato necessario assumere nuovo personale dedicato ad attività di inserimento e controllo delle fatture ed è stato possibile contenere i costi operativi legati alla ge- stione del Ciclo dell’Ordine. Dal 2009 l’azienda ha attivo un progetto di Conservazione Sostituiva della totalità delle fatture attive differite (pari a 7.000/8.000 documenti, per un totale di 40.000 pagine). La Conservazione Sostitutiva dei libri giornali contabili, dei documenti IVA e dei registri di magazzino sarà implementata a breve. È allo studio l’estensione della Dematerializzazione anche ai circa 65.000 Documenti di Trasporto emessi. www.osservatori.net| 48 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 46. 6. Come faccio a coinvolgere i miei clienti e/o i miei fornitori? www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 49 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 47. 6. Come faccio a coinvolgere i miei clienti e i miei fornitori? Un ostacolo alla diffusione dei progetti di Dematerializzazione – e, più in generale, di Fatturazione Elettronica e Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento – è la difficoltà che spesso molte imprese hanno nel collaborare con altre organizzazioni, siano esse concorren- ti o semplicemente fornitori, clienti e provider di servizi. Il non voler considerare la propria impresa come parte integrante di un sistema più ampio – il settore, la filiera, il distretto – impedisce di riconoscere la dipendenza – peraltro sempre più significativa - delle proprie prestazioni da quelle degli altri attori “partner di business”. Le motivazioni alla base di questa “chiusura” – prevalentemente culturale - possono es- sere diverse. In molti casi la “non apertura” verso i partner di business (clienti o fornitori) deriva dalla mancata conoscenza dei loro processi, dei loro obiettivi, delle loro esigenze. Non si è in grado, quindi, di cogliere l’opportunità di creare valore in modo congiunto (e magari anche “collaborativo”) attraverso progetti di Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento finalizzati a ridurre sia i propri costi interni sia quelli delle imprese con cui si hanno relazioni com- merciali. In altri casi, invece, prevale una sorta di “diffidenza verso la controparte”, con la quale si preferisce instaurare prevalentemente relazioni di tipo negoziale. Anche rispetto a questo potenziale ostacolo, è singolare rilevare atteggiamenti opposti tra i manager che abbiamo avuto occasione di sentire direttamente. Nella pagina seguente riportiamo alcune dichia- razioni da noi raccolte: contrapponiamo affermazioni di imprese che hanno assunto un approccio passivo – “ineluttabilmente costrette a farlo” da un contesto apparentemente sfavorevole – a quelle di chi ha scelto di aprire proattivamente un confronto nella propria filiera, o nel proprio settore, per facilitare approcci collaborativi. www.osservatori.net| 50 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 48. 6. Come faccio a coinvolgere i miei clienti e i miei fornitori?«Non tutti i clienti sono consapevoli dei benefici e di conseguenza sono poco disponibili ad accettare le nuovetecnologie. Noi non possiamo farci nulla.» Grossista del Materiale elettrico«Una cosa sono le aziende del Largo Consumo o quelle del Farmaceutico, che possono affidarsi a un consorzio difiliera. Ma noi non abbiamo questa fortuna e pensare di cambiare il modo con cui ci relazioniamo con tutti i fornitori èimproponibile.» Produttore del Legno/Arredo«Abbiamo molti clienti che ci inviano 50 ordini al giorno via fax: non c’è la cultura per passare a sistemi più strutturati.Forse un giorno, ma per adesso non credo esistano alternative alla gestione cartacea.» Produttore di Alimentari«Abbiamo organizzato sessioni plenarie con tutti i fornitori per comunicare gli obiettivi del progetto che cambiava il loromodo di relazionarsi con noi. Alcuni erano già pronti, per altri è stata una rivoluzione: accolta bene da chi ha visto nelprogetto un primo inizio di una partnership.» Produttore del Farmaceutico www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 51 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 49. 6. Come faccio a coinvolgere i miei clienti e i miei fornitori? «Siamo partiti con lidea di ottimizzare i nostri processi interni e ci siamo accorti che non potevamo soltanto guardarci in casa ma dovevamo muoverci a livello di filiera per raggiungere i benefici maggiori. Allora abbiamo supportato liniziativa nascente di unAssociazione del nostro settore, e lo abbiamo fatto insieme ad un altro grande distributore, nostro competitor, perché la presenza di entrambi facilitasse anche il coinvolgimento dei produttori.» Distributore di Materiale edile «Quando la PA prova a introdurre innovazioni trova spesso ostilità da parte delle aziende. Dopo i primi commenti negativi da parte delle associazioni industriali abbiamo organizzato un incontro con i fornitori: al termine erano tutti entusiasti.» Pubblica Amministrazione Locale Un fondamentale prerequisito per fare Fatturazione Elettronica e progetti di Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento è rappresentato, quindi, dalla conoscenza delle opportunità o dei vin- coli che caratterizzano il contesto esterno in cui si opera. Alcune attività utili per acquisire questa consapevolezza e, di conseguenza, per facilitare – in una prospettiva di collaborazione con i pro- pri partner commerciali – lo sviluppo dei progetti di Integrazione sono di seguito esemplificate: • contribuire ad attivare e partecipare – in modo “convinto” – a quei Tavoli di Lavoro in cui si definiscono gli standard di processo con cui scambiare informazioni all’interno di una filiera (come quelli di Indicod-ECR nel Largo consumo, DAFNE nel Farmaceutico, EDIEL nel mondo degli Elettrodomestici e dell’Elettronica di Consumo, METEL per il Materiale Elettrico, Angaisa nell’Idrotermosanitario ecc.); www.osservatori.net| 52 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 50. 6. Come faccio a coinvolgere i miei clienti e i miei fornitori? • sostenere e veicolare iniziative di comunicazione, formazione specifica, coinvolgimento diretto sui progetti di Integrazione nei confronti dei propri partner commerciali; • trarre spunto da iniziative di divulgazione delle best practice (e dei benefici che sono stati raggiunti), per poi portare anche il proprio esempio nel diffondere la conoscenza sulle opportunità dei progetti affrontati e sviluppati con successo. E se invece NON si è all’interno di “filiere” in cui già esiste un Tavolo di Lavoro o unleader che stimola la diffusione di questi progetti? Che cosa si può fare? L’esperienza insegna che si può lavorare dandosi proprio l’obiettivo di mettere in piediun Tavolo di Lavoro di questo tipo! Coinvolgendo attivamente le Associazioni di imprese,i propri partner di business e, perché no, gli stessi competitor. È quanto è recentementeavvenuto, per esempio, nella filiera degli Elettrodomestici e dell’Elettronica di Consumo,dove EDIEL – il consorzio di riferimento per l’ottimizzazione dei processi di filiera in quelsettore – fino a 4 anni fa non esisteva neppure. Iniziative analoghe sono nate, con alternefortune, anche in altri settori. I principali driver del successo di queste iniziative sono essenzialmente due: la caparbietàdelle persone chiamate a portare avanti l’iniziativa di filiera e il commitment delle impre-se che questa iniziativa decidono di adottarla e sostenerla. Su chi si pone come un attore“chiave” di questi processi, peraltro, ricadranno – prima che su altri – i benefici dei progettidi Integrazione. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 53 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 51. 7. Da dove parto per “fare”? www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 55 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 52. 7. Da dove parto per “fare”? Le condizioni al contorno ci sono tutte: le tecnologie sono disponibili, il quadro normati- vo è ormai completo, sul mercato sono attivi da anni operatori in grado di offrire soluzioni diverse (specifiche, tra loro complementari o complete). Come abbiamo già avuto modo di introdurre (si rimanda alla Domanda 3) è importante la visione sistemica: affrontare la Dematerializzazione dell’intero Ciclo dell’Ordine svilup- pando una vision chiara e completa di lungo periodo, nell’ambito della quale costruire una roadmap di adozione consapevole, orientata a raccogliere i quick win e proiettata a deline- are un percorso verso la Digitalizzazione dei processi il più ampio possibile: è la “ricetta” della risposta alla Domanda 3. Una roadmap “facile” per chi parte da zero, può essere quella - a titolo meramente esemplificativo - riportata di seguito. In primo luogo, è preferibile partire armonizzando i sistemi interni. In seguito, si può – per esempio – affrontare la Conservazione Sostitutiva dell’attivo (libri, registri, scritture contabili, documenti inviati), poi la trasmissione dei documenti del Ciclo dell’Ordine (se si opera come “fornitori”: conferme d’ordine, avvisi di spedizione, documenti di trasporto e Fatture; se si opera come “clienti”: ordini, conferme di ricezione merci, benestare al paga- mento e avvisi di avvenuto pagamento). Il passo seguente può essere quello di affrontare la ricezione dei documenti, sia abilitando diversi canali in ingresso (EDI/XML, email, fax ecc.) – che consentono di far convergere tutte le informazioni all’interno di un unico flusso digitale – sia cercando di sensibilizzare le controparti all’utilizzo dei canali più efficienti per l’invio delle rispettive documentazioni (EDI/XML, email o, comunque, canali digitali di informazioni strutturate, direttamente integrabili nei propri sistemi gestionali). Infine, sarà quasi immediato, a questo punto, affrontare anche i progetti di Conservazione Sosti- tutiva del passivo. www.osservatori.net| 56 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 53. 7. Da dove parto per “fare”? Naturalmente, in tutto questo percorso è fondamentale saper scegliere bene con qualipartner tecnologici affrontare il cammino e, inoltre, quali strategie di “make or buy” adot-tare, caso per caso. Soluzioni in outsourcing? Oppure in house? Un’alternativa non prevalenecessariamente sull’altra: occorre tenere in considerazione una serie di elementi, da com-prendere appieno in relazione alla struttura della propria organizzazione e dei processiche si intende digitalizzare (si rimanda al BOX 3 per un elenco ragionato degli elementida considerare per scegliere affrontare una decisione di “make or buy” in un progetto diDematerializzazione). I principali elementi decisionali da considerare nelle scelte di “make or buy” Box 3 • Focalizzazione sul core business - Focalizzarsi sul core business significa concentrare tempo e risor- se su progetti a elevata valenza strategica, esternalizzando i processi non direttamente attinenti al core business. • Trasferimento a terzi di informazioni rilevanti - Il ricorso a un outsourcer comporta il trasferimento di informazioni che possono essere ritenute strategicamente rilevanti per l’azienda. • Velocità nel reperire tecnologia, competenze e know-how - I progetti caratterizzati da un forte con- tenuto tecnologico e normativo possono richiedere conoscenze e competenze che, se sviluppate internamente, comportano un impegno di tempo non compatibile con le esigenze di velocità nel rendere operativo il progetto. • Necessità di aggiornamento tecnologico e normativo - I progetti legati all’evoluzione tecnologica e normativa richiedono un costante aggiornamento relativo a tali tematiche; è necessario, quindi, investire tempo e risorse in questa attività. • Gestione della relazione con l’outsourcer - L’outsourcer è a tutti gli effetti un fornitore di servizi e, in quanto tale, l’azienda che sceglie di rivolgersi a un provider deve predisporre e gestire un sistema di www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 57 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 54. 7. Da dove parto per “fare”? monitoraggio e controllo delle sue prestazioni. • Sviluppo interno di competenze specifiche – Lo sviluppo di specifiche competenze interne può co- stituire un valore per l’azienda o un investimento di tempo e risorse in attività non core, in base al reale interesse dell’azienda in queste competenze e alla loro trasferibilità in altri ambiti. • Assegnazione di responsabilità – Un progetto sviluppato in house richiede l’assegnazione delle re- sponsabilità a una figura interna all’azienda. • Gestione delle infrastrutture IT – Lo sviluppo interno di un progetto permette all’azienda di utiliz- zare l’infrastruttura esistente, di converso un progetto in outsourcing demanda al fornitore gli oneri di gestione delle infrastrutture tecnologiche. • Gestione delle interfacce fra le infrastrutture IT – Lo sviluppo interno di un progetto permette all’azienda di sviluppare un’architettura “organica” a quelle in essere, mentre una realizzazione in outsourcing richiede adattamenti fra le infrastrutture IT interne e quelle del provider prescelto. L’esperienza empirica dimostra che è possibile adottare approcci diversi di “make or buy”, che dipendono dalle specifiche esigenze del singolo caso. La matrice seguente (Figu- ra 7.1) ne evidenzia alcuni esempi. www.osservatori.net| 58 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 55. 7. Da dove parto per “fare”? Extranet EDI (con VAN) Figura 2 Integrazione Snaidero I diversi approcci al Auchan “make or buy” PhilipsTipologia di Soluzione Enel Pirelli Tyre G.Sacchi Comifar Piaggio Conservazione Acciaierie Arvedi Mercatone Uno Sostitutiva Alpitour Bridgestone Megamark Il Gigante De Agostini Editore Logista Italia Interna (Make) Esterna (Buy) Scelta «Make or Buy» www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 59 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 56. 8. Siamo sicuri che non mi metto nelle condizioni di subire più “controlli”? www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 61 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 57. 8. Siamo sicuri che non mi metto nelle condizioni di subire più “controlli”? Fare Conservazione Sostitutiva o “Fatturazione Elettronica pura” non rappresenta, per l’Agenzia delle Entrate, un motivo in più sulla base del quale stabilire la necessità di un controllo. Per stabilire se, dove e quando fare un controllo, l’Agenzia delle Entrate si basa su attività di analisi del rischio realizzate incrociando ed analizzando le banche dati a di- sposizione costituite da informazioni di tipo dichiarativo (trasmesse per obbligo di legge da tutti i contribuenti), come il modello UNICO, le comunicazioni per lo “spesometro” e per l’elenco “clienti e fornitori”, e di fonte terza (es. consumi energetici, contratti assicurativi, dati delle CCIAA, dati bancari ecc.). Ciò vale in particolar modo per le piccole e medie imprese e per i professionisti che rappresentano la stragrande maggioranza delle partite IVA attive in Italia, mentre per le grandi imprese – che sono appena poche migliaia – esiste un’attività di “tutoraggio” di fatto continuo. Questo importante patrimonio informativo viene sfruttato mediante apposite procedure informatiche ideate dall’Agenzia e messe a punto da Sogei (si rimanda al BOX 4 per un approfondimento). Box 4 Alcuni degli strumenti che consentono all’Agenzia delle Entrate di selezionare i soggetti su cui attivare controlli Il redditometro consente di confrontare i redditi dichiarati dai contribuenti con l’effettivo tenore di vita misurato attraverso le spese sostenute, considerando circa 100 voci suddivise in 7 macrocate- gorie: casa, mezzi di trasporto, assicurazioni, istruzione, attività ricreative, investimenti e altre spese. Queste informazioni sono presenti in Anagrafe Tributaria o vengono acquisite dall’Agenzia mediate attività ispettive sul territorio. Ogni consumo ha un peso ponderato statisticamente che, attraverso un algoritmo, si trasforma in reddito presunto. Laccertamento fiscale scatta quando si riscontra una differenza pari almeno al 20% tra il reddito dichiarato e quello ipotizzato. www.osservatori.net| 62 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 58. 8. Siamo sicuri che non mi metto nelle condizioni di subire più “controlli”? Lo spesometro è una comunicazione annuale obbligatoria per le imprese introdotta recentemente, con l’obiettivo di monitorare gli acquisti superiori a 3.600 €, per i quali è obbligatorio che l’acquirente fornisca al venditore il proprio codice fiscale. La “strategia del tutoraggio”, infine, si concentra sulle imprese con un giro d’affari pari o superiore a 100 Milioni di € (sono state 2.000 imprese nel 2011, si vuole arrivare a 3.200 imprese nel 2012): l’Agenzia delle Entrate – attraverso le sue sedi regionali – effettua un controllo continuo su queste imprese, che rappresentano un segmento strategico dell’economia nazionale. Pertanto, il fare Conservazione Sostitutiva o Fatturazione Elettronica non rappresenta inalcun modo un elemento discriminate nell’azione di analisi e selezione che l’Agenzia delleEntrate effettuerà per decidere le aziende o i professionisti da controllare, poiché è esclu-sivamente un metodo diverso di conservare un documento fiscale o produrre una fatturaprevisto dalla legge (si veda anche il Box 5). Al contrario, l’adozione di queste soluzioni potrebbe avere sulle imprese risvolti di sem-plificazione dell’attività di accertamento. Vediamo come. La conservazione elettronica consentirebbe – a chi effettua un controllo – di accedere aidocumenti in modalità elettronica (ossia di accedere all’archivio informatico dei documen-ti fiscali, per esempio, da un PC in un ufficio oppure da remoto o anche dalla sede di uneventuale outsourcer cui è stata delegata la responsabilità della Conservazione Sostitutiva):questo semplifica e velocizza molto l’attività, che può quindi essere gestita e chiusa in tem-pi anche molto rapidi (e, comunque, sicuramente più brevi). Le imprese che “non hannonulla da nascondere”, quindi, hanno tutto l’interesse a portare archivi cartacei in Con- www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 63 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 59. 8. Siamo sicuri che non mi metto nelle condizioni di subire più “controlli”? servazione Sostitutiva. Anche per evitare che le operazioni di accertamento “blocchino” l’organizzazione: con persone dedicate che per settimane sospendono le proprie attività per trasformarsi in veri e propri “archeologi delle informazioni perdute”, disperse in archivi dimenticati, accessibili con difficoltà e spesso rivelatori di “brutte sorprese”. Peraltro, i processi di Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva – a regime – dovrebbero consentire anche di ridurre o semplificare una serie di adempimenti buro- cratici e fiscali ai quali le imprese sono oggi soggette. Beneficio che dovrebbe riflettersi positivamente sulla struttura dei costi organizzativi necessari per adempiere le procedure obbligatorie oggi in vigore. Box 5 La risposta dell’Agenzia delle Entrate Ma se faccio Fatturazione Elettronica o Conservazione Sostitutiva, poi è più facile essere controllato? “I processi di Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva potranno consentire la riduzione o la semplificazione di una serie di adempimenti burocratici che oggi gravano (anche in termini di costi) sulle imprese, a partire dagli obblighi fiscali. Questo non implicherà in alcun modo un aumento della probabilità di essere soggetti a controlli – i processi di analisi di rischio e selezione delle posizioni fiscalmente "anomale" sono, già oggi, molto evoluti e si basano sullimportante patrimonio informativo in possesso dellAmministrazione finanziaria – quanto piuttosto una maggior efficienza abbinata a una minor invasività (tempi e presenza di verificatori in azienda) nelle attività di controllo condotte dallAmministrazione.” Mario Carmelo Piancaldini, Responsabile Ufficio Imprese Minori e Lavoratori Autonomi, coordinatore Forum Nazionale sulla Fatturazione Elettronica – Direzione Centrale Accertamento, Agenzia delle Entrate www.osservatori.net| 64 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 60. 9. Non è meglio aspettare che si muova la PA? www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 65 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 61. 9. Non è meglio aspettare che si muova la PA? Come in molti già sanno (e come già abbiamo introdotto in precedenza), la Finanziaria Articolo 1, commi 1 2008 ha stabilito come legge dello Stato italiano che la PA possa pagare ai propri fornitori da 209 a 214. Il testo esclusivamente fatture ricevute in regime di Fatturazione Elettronica. La fattura cartacea completo della Legge Finanziaria 2008 (o non sarà, di fatto, più ammessa: nel testo1, il Legislatore è chiaro e fermo su questo punto. Legge n. 244 del 24 Manca, a oggi, il decreto attuativo che descrive “come fare” operativamente e che, una vol- dicembre 2007) è scaricabile da: http:// ta emanato, consentirà a questa legge di diventare effettiva. Senza dubbio, quando questa www.parlamento.it/ legge diventerà un obbligo a tutti gli effetti, vi sarà un significativo passo avanti nella diffu- parlam/leggi/07244l. sione della Fatturazione Elettronica nel nostro Paese. In questo contesto, è opinione di chi pdf scrive che non convenga però aspettare che la Pubblica Amministrazione detti esaustiva- mente tutte le proprie regole: conviene, invece, “giocare d’anticipo”, muovendosi in modo proattivo e preventivo, piuttosto che aspettare. Proviamo a motivare i nostri “perché”. Come abbiamo già avuto modo di spiegare (si rimanda alle risposte fornite per la Domanda 1), fare Fatturazione Elettronica – in estrema sintesi – implica per un’impresa: • analizzare criticamente i propri processi interni, per individuare aree di ottimizzazione e disallineamento tra i sistemi informativi esistenti; • coinvolgere e coinvolgersi con clienti e/o fornitori per scambiare non più semplici do- cumenti ma flussi di dati in formato elettronico strutturato, condizione necessaria per ottenere i più significativi benefici derivanti dall’Integrazione e dalla Dematerializza- zione. Queste due macro-attività possono essere portate avanti in modo decisamente più effica- ce se: (i) si inizia governando in modo consapevole la prima e (ii) ci si apre a un confronto collaborativo per mettere in atto la seconda. La scelta di “aspettare” – a ogni costo – che sia la PA a fare la prima mossa implica, invece, di partire dagli aspetti conclusivi della seconda www.osservatori.net| 66 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 62. 9. Non è meglio aspettare che si muova la PA?macro-attività, perdendosi per strada la possibilità di governare il processo e, quindi, ditrarne il maggior valore possibile per la propria organizzazione. Il valore della Fattura-zione Elettronica, per chi emette fattura, è maggiore quanto più si riesce a rendere questamodalità la più usata per generare fatture verso i clienti. Il solo investimento per mandareuna parte delle proprie fatture alla PA difficilmente potrà produrre benefici interessanti(a meno di non avere la PA come cliente prevalente). L’investimento per fare FatturazioneElettronica, quindi, non va pensato “per rispondere all’obbligo della PA”, bensì per ridurrei costi nelle relazioni verso tutti i propri clienti, in generale. Di fronte a questa argomentazione, chi ancora conserva dei dubbi sull’opportunità di“fare”, di solito replica così: “d’accordo, noi cominciamo a fare. Poi però la PA dà regolenuove e impone a “ fare” in modo diverso: si perde l’investimento effettuato!” Per rispondere, è bene chiarire alcuni punti che illustrano come si sta muovendo la PAper abilitare la Fatturazione Elettronica. L’approccio che il Legislatore sta adottando è ilmeno invasivo possibile: ha definito (i) che la PA avrà a propria disposizione un “Sistemadi Interscambio” – una sorta di unico punto di accesso per le fatture – e (ii) che riceveràin ingresso fatture in formato elettronico strutturato secondo un tracciato ben definito: ilcosiddetto “Tracciato Fattura PA”. Questi elementi – Sistema di Interscambio e TracciatoFattura PA – non condizionano affatto l’intero progetto di chi vuole “fare” FatturazioneElettronica: stabiliscono, semplicemente, alcuni “paletti essenziali”. Elementi che – in unprogetto ben governato – possono essere efficacemente modificati/introdotti anche in unsecondo momento: mentre potrebbe essere molto più complicato, al contrario, svilupparel’intero progetto in tempi ristretti una volta noto nel dettaglio il funzionamento di questielementi. La PA – e in particolare l’Agenzia delle Entrate, con il supporto di Sogei – sta inol-tre cercando di sviluppare questi strumenti in modo estremamente “aperto al confronto”, www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 67 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 63. 9. Non è meglio aspettare che si muova la PA? attivando sperimentazioni (già in atto) con player di mercato e consultazioni pubbliche (si rimanda al Box 6 per maggiori dettagli in merito). Nel complesso, la PA si sta dimostrando attenta alla tematica della Dematerializzazione, adoperandosi affinché la convergenza al digitale sia semplice e rapida per il Paese. In par- ticolare, ha voluto “fare sistema”, dimostrandosi promotrice di iniziative di condivisione e cooperazione: senza imporre metodi, ma definendo i principi elementari con l’obiettivo di aiutare il Paese a compiere un importante passo verso il Digitale. Box 6 Come si sta muovendo la Pubblica Amministrazione italiana? La Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione è legge in Italia. Con la Finanziaria del 2008, infatti, il Legislatore ha definito che l’unica modalità di fatturazione consentita tra imprese e Pubblica Amministrazione è la “Fatturazione Elettronica”, intesa come definita espressamente dal- la normativa: con accordo esplicito tra le parti e impegno a procedere alla Conservazione Sostitutiva entro i 15 giorni dalla data di emissione/ricezione della fattura. Questa decisione impone alle aziende di emettere, trasmettere e conservare in formato elettronico le fatture destinate alla PA e l’assoluto divieto, per le Amministrazioni Pubbliche, di accettare e liquidare fatture emesse o trasmesse in mo- dalità cartacea. La definizione di questo quadro normativo è dovuta all’esigenza sia di semplificare e snellire le procedure amministrative della PA sia di porre le basi per la diffusione della Fatturazione Elettronica, specialmente nelle relazioni B2b. Obiettivi promossi anche dall’Unione Europea, con la Direttiva 2001/115/CE successivamente aggiornata dalla Direttiva 2006/112/CE. Auspicio comune è trovare il giusto impulso per stimolare il maggior numero possibile di imprese a valutare le evidenti opportunità offerte dalla Fatturazione Elettronica. www.osservatori.net| 68 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 64. 9. Non è meglio aspettare che si muova la PA? Gli Enti preposti si sono già attivati per sviluppare strumenti e soluzioni interoperabili che agevoli-no il passaggio al nuovo paradigma. Tale traguardo è stato raggiunto attraverso un lavoro su più fron-ti, caratterizzato da una costante cooperazione e condivisione con i soggetti esterni: è stato definitoil cosiddetto “Tracciato Fattura PA” – che definisce come strutturare le fatture dirette alla PA – ed èstato costruito il “Sistema di Interscambio”, l’infrastruttura tecnologica adatta per ricevere le fatturee farle pervenire all’ufficio pubblico di competenza. • Tracciato Fattura PA - dal confronto tra gli esperti della PA e gli interlocutori esterni è nato lo “standard di riferimento” secondo cui redigere le fatture destinate agli Enti Pubblici. Si tratta di un tracciato XML che, accanto alle principali informazioni obbligatorie per le fatture, richiede di inserire anche una serie di informazioni necessarie alla PA per migliorare i propri processi di ricon- ciliazione. Durante il processo di definizione, si è voluto realizzare uno strumento che non creasse digital divide, ma che potesse avvicinare le aziende alla Fatturazione Elettronica. Tale obiettivo è stato perseguito condividendo le bozze del documento con l’esterno, sia con Enti pubblici sia con numerosi (circa 15) provider di servizi e soluzioni di integrazione attivi nel nostro Paese, per racco- gliere commenti e segnalazioni su eventuali criticità presenti nel tracciato. • Sistema di Interscambio - come previsto dalla legge, le fatture emesse nei confronti della PA devono pervenire a un unico punto di transito, il Sistema di Interscambio (SdI). Questo nodo della rete rappresenta l’elemento di interfaccia multicanale e di integrazione tra gli attori coinvolti nella rela- zione: i fornitori, o loro eventuali intermediari, e la PA. Il fornitore – o il suo intermediario – inviano la fattura al Sistema di Interscambio che si farà carico di inoltrarla all’Ente destinatario. Anche in questo caso, la PA ha scelto di aprire alla sperimentazione per testare operativamente il sistema con imprese e provider attivi nel nostro Paese che trasmettono e transcodificano i formati delle fatture. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 69 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 65. 9. Non è meglio aspettare che si muova la PA? Un ulteriore esempio di accortezza nei confronti dei fornitori più piccoli che si relazionano con la PA è inoltre legato al Mercato Elettronico della PA di Consip, che consentirà non solo di ricevere ordini ma anche di emettere Fatture Elettroniche rivolte alla PA. Nel nostro Paese è stato, inoltre, istituito il “Forum Nazionale sulla Fatturazione Elettronica” – organo nazionale che partecipa e contribuisce ai lavori dello “European Multi-Stakeholder Forum on Electronic Invoicing” – al quale partecipano gli attori portatori di interesse verso lo sviluppo della Fatturazione Elettronica per monitorare e stimolare la diffusione della Fatturazione Elettronica in Italia. Il Forum è organizzato su 4 Task, a ciascuno dei quali è stato affidato uno specifico obiettivo: Task 1 - monitorare nel nostro paese l’evoluzione del mercato della fatturazione elettronica e il tasso d’adozione di questo tipo di fatturazione da parte del settore industriale e dei servizi; Task 2 - individuare e favorire lo scambio di esperienze e di buone prassi che faciliti l’emergere di solu- zioni interoperabili di fatturazione elettronica; Task 3 - semplificare la normativa e convergere verso un unico metodo di fatturazione elettronica fa- cile, integrabile con i processi di contabilità, poco oneroso da realizzare e che garantisca le operazioni transfrontaliere; Task 4 - sostenere e seguire i lavori per l’adozione di un modello standard di dati per la fattura elet- tronica nel nostro paese, anche alla luce delle analisi sui principali standard oggi realmente utilizzati dalle imprese italiane. www.osservatori.net| 70 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 66. La School of Management La School of Management del Politecnico di Milano La School of Management del Politecnico di Milano è stata costituita nel 2003. Essa ac-coglie le molteplici attività di ricerca, formazione e alta consulenza, nel campo del manage-ment, dell’economia e dell’industrial engineering, che il Politecnico porta avanti attraversole sue diverse strutture interne e consortili. Fanno parte della Scuola: il Dipartimento di Ingegneria Gestionale, le Lauree e il PhDProgram di Ingegneria Gestionale e il MIP, la business school del Politecnico di Milano,focalizzata in particolare sulla formazione executive e sui programmi Master. Essa si avvaleattualmente – per le sue molteplici attività di formazione, ricerca e consulenza – di oltre 240docenti (di ruolo o a contratto, italiani o di provenienza estera) e di circa 80 dottorandi ecollaboratori alla ricerca. La School of Management ha ricevuto l’accreditamento EQUIS, creato nel 1997 come pri-mo standard globale per l’auditing e l’accreditamento di istituti al di fuori dei confini nazio-nali, tenendo conto e valorizzando le differenze culturali e normative dei vari Paesi. Le attività della School of Management legate ad ICT & Strategia si articolano in: • Osservatori ICT & Management, che fanno capo per le attività di ricerca al Dipartimento di Ingegneria Gestionale; • Formazione executive e programmi Master, erogati dal MIP. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 71 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 67. La School of Management Gli Osservatori ICT & Management Le Tecnologie dell’Informazione e della Comunicazione (ICT) svolgono un ruolo sempre più pervasivo e strategico in qualsiasi organizzazione, diventando una potente leva di inno- vazione e di miglioramento delle performance. Una corretta conoscenza di queste tecnologie e, soprattutto, del loro impatto sul business può portare una qualsiasi azienda a sfruttarle efficacemente per ottenere benefici significa- tivi e migliorare la sua competitività. Gli Osservatori ICT & Management della School of Management del Politecnico di Milano, che si avvalgono della collaborazione dell’ICT Institute del Politecnico di Milano, nascono proprio con l’obiettivo di contribuire a questa conoscenza. Gli Osservatori si rivolgono in particolare ai manager e ai decision maker delle aziende utilizzatrici di ICT per fornire loro informazioni sulle opportunità offer- te dalle soluzioni più innovative attraverso ricerche puntuali, studi di caso, bench- mark, video degli eventi, atti dei convegni, ecc. Gli Osservatori si rivolgono anche a tutte le aziende che offrono soluzioni e servizi ICT (��� software����������������������������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������������������������������������� vendor, hardware vendor, service provider, consulenti, operatori del canale), for- nendo fotografie approfondite sugli scenari di mercato in Italia, con l’intento di supportarle nella messa a punto di offerte più efficaci. Gli Osservatori attualmente attivi sono: • B2b – eProcurement e eSupply Chain • Cloud & ICT as a Service • Business Intelligence • eCommerce B2c • Canale ICT • eGovernment www.osservatori.net| 72 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 68. La School of Management • Enterprise 2.0 • ICT Strategic Sourcing • eProcurement nella • Information Security Management Pubblica Amministarzione • Intelligent Transportation Systems • Fatturazione Elettronica • Internet of Things e Dematerializzazione • Intranet Banche • Gestione dei Processi Collaborativi • Mobile & Wireless Business di Progettazione • Mobile Banking • Gestione Strategica dell’ICT • Mobile Internet, Content & Apps • Gioco Online • Mobile Marketing & Service • HR Innovation Practice • Multicanalità • ICT & Business Innovation • New Media & New Internet nel Fashion-Retail • New Slot & VLT • ICT & Commercialisti • New Tablet & Business Application • ICT & PMI • NFC & Mobile Payment • ICT Accessibile e Disabilità • RFId • ICT in Sanità • Smart Working • ICT nel Real Estate • Unified Communication • ICT nelle Utility & Collaboration Riportiamo di seguito alcuni Osservatori in parte correlati all’Osservatorio FatturazioneElettronica e Dematerializzazione: • B2b: eProcurement e eSupply Chain • ICT & Commercialisti • Cloud & ICT as a Service • ICT in Sanità • eProcurement nella PA • New Tablet & Business Application Per maggiori informazioni si veda il sito www.osservatori.net www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 73 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 69. La School of Management Start-up Boosting Giocare un ruolo sempre più attivo nello stimolare la nascita e lo sviluppo di nuove avven- ture imprenditoriali basate sull’innovazione: è questo l’obiettivo che gli Osservatori ICT & Management si pongono a partire da quest’anno, nella convinzione che ciò rappresenti un ingrediente fondamentale per il rilancio della nostra economia. Per questo motivo nasce il progetto Start-up Boosting che, attraverso il succedersi di una serie di Call for Ideas collegate ai diversi Osservatori, intende identificare le idee di business e i progetti imprenditoriali più innovativi, che saranno seguiti nel loro sviluppo dalla School of Management del Politecnico di Milano. Ogni mese vengono valutate le proposte pervenute. In occasione del Convegno del 24 Maggio 2012 viene attivata la Call 4 Ideas in ambito Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione. Per maggiori informazioni si veda il sito www.startupboosting.com Il MIP Gli Osservatori ICT & Management sono fortemente integrati con le attività formative della Scuola: nel senso che rappresentano una importante sorgente per la produzione di ma- teriale di insegnamento e di discussione per i corsi e traggono anche spesso linfa vitale dalle esperienze di coloro che partecipano ai corsi (in particolare a quelli post-universitari erogati dal MIP) o vi hanno partecipato nel passato. www.osservatori.net| 74 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 70. La School of Management In sinergia con gli Osservatori, il MIP Politecnico di Milano ha lanciato diverse iniziativenell’ambito ICT & Management: • EMBA ICT – Executive Master of Business Administration ICT • Corso Executive in Gestione Strategica dell’ICT • Corsi brevi ICT&Management • Master Media & Telco Per maggiori informazioni si veda il sito www.mip.polimi.it www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 75 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 71. I sostenitori della Ricerca • ICCREA Banca In collaborazione con • Intesa Sanpaolo • Olivetti • Consorzio CBI • Poste Italiane • Postel • Unicredit Corporate Banking Partner Sponsor • Consorzio DAFNE • EDIEL • Abstracta • INDICOD-ECR • eBilling • METEL • Edicom • CNDCEC – Consiglio Nazionale dei Dottori • Global Service Provider Commercialisti e degli Esperti Contabili • i-Faber • Credemtel • InfoCert • Di.Tech • Intesa (IBM) • DocEasy • Kartha • Gruppo CMT • O&SI • Gruppo Consoft • QBR Team • Gruppo ICBPI • Quercia Software • Gruppo SIA • SATA • Gruppo Tesi • Sistemi www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 77 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 72. I Sostenitori della Ricerca IN COLLABORAZIONE CON www.osservatori.net alcuni dei quali offerti dai consorziati in ambito competitivo. L’obiettivo è quello di facilitare la dematerializzazione e l’integrazione dei processi sia nella relazione Business to Consorzio CBI Business (B2B) che in quella Business to Government (B2G). www.cbi-org.eu Anche in relazione all’obbligo per le imprese fornitrici della P.A. di utilizzo di Fattura Elettronica, ai sensi della Legge Finanziaria 2008 il Consorzio CBI rappresenta un ulteriore canale di efficienza nel processo di dialogo con tra imprese e P.A. Il Consorzio CBI definisce le regole e gli standard tecnici e norma- A fronte di una crescente domanda della P.A. Centrale volta tivi del Servizio CBI (Corporate Banking Interbancario), gestendo ad abilitare un efficiente colloquio con il sistema bancario, una moderna infrastruttura tecnologica a supporto dei rapporti il Consorzio CBI ha sviluppato il servizio di Nodo CBI, che tra i diversi soggetti della propria community quali istituzioni, enti permette l’accesso diretto alla rete CBI da parte delle P.A.C. pubblici, aziende, associazioni di categoria e altri. Al Consorzio per la disposizione di pagamenti ed incassi verso il sistema CBI aderiscono circa 650 Istituti Finanziari (95% del sistema ban- bancario. Ad oggi sono connessi al Nodo CBI il Ministero cario italiano, Poste Italiane e CartaLis), che ad oggi offrono il Ser- dell’Economica e delle Finanze (attraverso il DIPE) per le vizio CBI in modalità competitiva ad oltre 850.000 imprese. esigenze derivanti dal Monitoraggio Finanziario delle Grandi Il Servizio CBI permette all’impresa di ottimizzare l’intera Opere Pubbliche, Equitalia per la gestione della tesoreria del catena commerciale-finanziaria, affiancando ai servizi di Gruppo ed Equitalia Giustizia per il Fondo Unico Di Giustizia incasso, pagamento (SEPA compliant) ed informativi ulteriori (FUG), nonché l’Agenzia del Territorio per i pagamenti da servizi di gestione documentale in linea con le dinamiche in portale da parte degli utenti web dell’Agenzia stessa. atto in ambito internazionale (tra le quali la messaggistica Il Consorzio CBI sta inoltre implementando un nuovo finanziaria XML definita dallo standard ISO 20022 ed i servizio di e-Billing (Business-to Consumer), basato sul modello business requirements UN/CEFACT), garantendo la piena Electronic Bill Presentment and Payment (EBPP), che permette interoperabilità tra i formati adottati dalle diverse comunità agli utenti di Home Banking e/o Corporate Banking degli Istituti finanziarie internazionali. Finanziari Consorziati la consultazione e il pagamento di “bollette” Tra questi servizi riveste particolare importanza il servizio (intese in linea generale come i documenti che notificano ad un di “Invio end-to-end di documentazione strutturata” (Fattura cittadino o impresa, l’importo dovuto a seguito dell’erogazione Elettronica), al quale possono essere connessi altri servizi più di un servizio o a fronte di un obbligo amministrativo) emesse da tipicamente finanziari (ad es. anticipo su fattura, pagamento soggetti bollettatori clienti CBI. Il Servizio e-Billing (B2C) sarà e riconciliazione, archiviazione, gestione delle dispute, ecc.) disponibile sul mercato entro la fine del 2012. www.osservatori.net| 78 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 73. www.osservatori.net PARTNER I Sostenitori della Ricerca (Global Exchange Services). In Dafne i documenti scambiati (c.a. 1.800.000 nel 2011) riguardano l’intero ciclo dell’ordine (Or- dini, Conferme, DDT, Notifica Ricevimento e Fatture). Il proget- Consorzio DAFNE to Fattura Elettronica, operativo con Intesa Sanpaolo da maggio www.consorziodafne.com 2009, consente ai Consorziati di implementare moduli che co- prono la conservazione sostitutiva a norma dell’attivo, la fattura telematica, l’archiviazione sostitutiva di Libri Contabili e Regi- stri, il Ciclo Passivo, i flussi finanziari e la riconciliazione auto- matica dei pagamenti nonché la Fatturazione Elettronica a nor-Il Consorzio DAFNE nasce nei primi anni ‘90 per iniziativa di ma, regime nel quale operano ad oggi 4 Aziende Farmaceutichealcuni tra i principali produttori farmaceutici con l’obiettivo di e 2 Distributori. Il progetto “Logistica Collaborativa”, che vuole“realizzare una forte collaborazione ed integrazione (partner- migliorare il livello di servizio nella Supply Chain Farmaceutica,ship) tra industria e distribuzione intermedia, con il successivo fase di trasporto inclusa, è anch’esso operativo coprendo oltre ilcontributo dei depositi, attraverso lo sviluppo di collegamenti 60% dell’acquistato etico (a valore); l’invio del DDT elettronicotelematici con standard internazionali (EDI–UN/EDIFACT) rende più efficiente la gestione del magazzino e dei dati di lottoper un linguaggio comune”. Al 30.04.2012 i consorziati DAFNE e scadenza, consentendo con il documento Notifica di Ricevi-– www.consorziodafne.com – sono 99: 62 Produttori Farma- mento un completo tracking dell’ordine e relativa valutazioneceutici, con quota di mercato superiore al 75% e 37 Distributori del livello di servizio . La dematerializzazione dei documenti delIntermedi, che coprono c.a. l’ 80% del mercato. A questi si ag- ciclo dell’ordine ed i benefici che già derivano dallo scambio digiungono 37 Partner: 36 Depositari/Concessionari (operatori lo- documenti elettronici con le modalità e formati DAFNE, cui sigistici cui, in diversi casi, le industrie farmaceutiche demandano aggiunge il CBI2 per la Fattura grazie alla partnership con Intesale attività di ricezione diretta degli ordini) ed 1 Trasportatore, Sanpaolo, continua a diffondersi anche nel mondo ospedaliero :che hanno sottoscritto un contratto di utenza con il Consorzio il numero di Aree Vaste, ASL e Az. Ospedaliere che inviano ordi-aumentando del 24% la quota di mercato coperta dall’industria ni elettronici alle Aziende Farmaceutiche sono già oltre 100 perper un totale superiore al 98%. I 70 altri distributori intermedi, un totale di circa 830 presidi ospedalieri codificati. Un numerocon quota di mercato c.a. del 20%, che utilizzano Internet per il sempre crescente di strutture sanitarie e/o Regioni già ricevono osolo scambio degli ordini concorrono ad una copertura prossima sono interessate a ricevere la Fattura Telematica ed il DDT con ial 100% del mercato distributivo intermedio . I costi di trasmis- formati Dafne. È implementata e disponibile anche la demateria-sione sono sostenuti dalle Industrie e dai Depositari. Le moda- lizzazione dei Buoni Acquisto per i prodotti stupefacenti (BAT),lità standard del Consorziato per lo scambio elettronico sono: tramite la trasmissione telematica del documento non solo perEDI-UN/EDIFACT e WebEDI (Easy DAFNE ed Xml Webser- l’ordinazione ma anche per l’invio al Ministero della copia delvice) sul canale Internet entrambi supportati dal Provider GXS documento come richiesto dalla normativa vigente. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 79 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 74. I Sostenitori della Ricerca PARTNER www.osservatori.net degli Apparati per Impianti d’Antenna e degli Apparecchi Misuratori Fiscali. Ediel AIRES www.ediel.it AIRES, Associazione Italiana Retailer Elettrodomestici Specializzati, costituita nel 2005, riunisce le principali aziende e gruppi distributivi specializzati in elettrodomestici ed elettronica di consumo. Gli associati sono il Consorzio Elite, Euronics (insegne Euronics e Euronics Point), Expert, GRE (insegne Trony e Sinergy), Mediamarket (insegne Le Associazioni Aires, Anitec e Confindustria CECED Italia Mediaworld e Saturn), TLC (insegna Eldo), Unieuro (insegne Unieuro hanno dato vita a Ediel Servizi s.r.l., una società nata per co- e Unieuro City). AIRES è un’associazione non a scopo di lucro che ordinare e diffondere tra le imprese del settore l’adozione di un non persegue finalità politiche. protocollo comune di codifica per la trasmissione elettronica dei dati tra industria e retailer. Lo scopo è quello di creare una Confindustria CECED Italia piattaforma elettronica condivisa per la gestione e la demate- Associazione nazionale di categoria che riunisce circa 100 aziende rializzazione documentale dell’intero ciclo dell’ordine, interve- produttrici di Apparecchi Domestici e Professionali. Il settore occupa nendo, in tal modo, sulle inefficienze della filiera, ottimizzando circa 130.000 addetti, diretti ed indiretti e ha generato un fatturato e sveltendo i processi, riducendo costi ed errori, garantendo un complessivo di € 14 miliardi, di cui € 7,5 miliardi all’export. Confindustria servizio migliore al cliente. CECED Italia, socio diretto di Confindustria e associazione di settore La fondazione di Ediel Servizi è frutto di un tavolo congiunto di ANIE Federazione, è strutturata in nove gruppi specialistici: Assocamini, Cappe, Componenti, Clima, Grandi Elettrodomestici, di lavoro che, oltre alle tre associazioni sopra citate, ha visto la Piccoli Elettrodomestici, Professionali, Scaldacqua ed Unicalor. partecipazione di Andec. ANDEC ANITEC Associazione Nazionale Importatori e Produttori di Elettronica ANITEC, Associazione Nazionale Industrie Informatica, Civile, rappresenta il settore dell’Elettronica di Consumo aderente a Telecomunicazioni, ed Elettronica di Consumo è l’organismo Confcommercio che raggruppa al suo interno oltre settanta aziende. di categoria aderente a Confindustria che riunisce le imprese L’Associazione si occupa del monitoraggio e dell’analisi del mercato operanti in Italia in attività industriali connesse alle tecnologie dellelettronica di consumo e mette a disposizione dei propri associati delle Telecomunicazioni, dell’Informatica (Information and servizi di consulenza in materia di normativa nazionale e comunitaria e Communications Technology, ICT), dell’Elettronica di Consumo, assistenza specialistica nei settori tecnico-normativo, legale e ambientale. www.osservatori.net| 80 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 75. www.osservatori.net PARTNER I Sostenitori della Ricerca richiedono il confronto e il coinvolgimento di realtà diverse: le imprese, le associazioni, le istituzioni, le organizzazioni dei consumatori, il mondo accademico e la ricerca. Indicod-Ecr www.indicod-ecr.it Tra gli standard per l’identificazione: i codici a barre GS1, che hanno rivoluzionato la supply chain. L’EPC (electronic product code) per l’identificazione in radiofrequenza. Il laboratorio di sperimentazione, aperto con la School of Management del Politecnico di Milano e diventato il Lab di GS1 Italy / Indicod-Ecr, è il centro di riferimento GS1 Italy / Indicod-Ecr: la voce di 35mila aziende in Italia per tutti gli standard internazionali GS1. GS1 Italy / Indicod-Ecr, l’associazione che raggruppa 35mila Tra gli standard per la comunicazione: il sistema EDI, cheaziende, si occupa della diffusione degli standard adottati a livello permette lo scambio elettronico di informazioni commercialimondiale, sviluppa idee e progetti richiamando l’attenzione attraverso una rete dedicata, ed Euritmo, che consente alledell’opinione pubblica sui temi di attualità più sentiti per facilitare imprese di comunicare tra loro attraverso Internet. Inoltre:il confronto tra le aziende e la ricerca di soluzioni condivise. il GS1 GDSN e il Catalogo Elettronico, per la sincronizzazione delle informazioni anagrafiche dei prodotti tra i vari partner Dal 1978 lavora con le imprese del largo consumo e non commerciali; Procedo, che offre al mercato fornitore-distributoresolo e offre sistemi di standard comuni e servizi, per creare una piattaforma web per lo scambio elettronico di ordini,efficienza e valore, per innovare, per contribuire alla costante fatture, note di credito e di addebito; il Mobile Commerce, chemodernizzazione del sistema delle imprese di ogni settore e applica agli smartphone gli standard GS1 Italy / Indicod-Ecr perdimensione con chiari vantaggi per il consumatore. richiedere informazioni, accedere a servizi, fare acquisti. GS1 Italy / Indicod-Ecr è presente in Italia come GS1 GS1 Italy / Indicod-Ecr ha realizzato anche progetti nellaItaly ed ECR Italia, che rappresentano rispettivamente i due Sanità e nel settore Bancario, per la Logistica e studi, comeorganismi internazionali GS1, che coordina la diffusione e la l’Osservatorio Economico e l’Osservatorio Non Food.corretta implementazione degli standard per il commerciomondiale, ed ECR Europe, che cura la diffusione di tecniche, Con la società Indicod-Ecr Servizi offre alle imprese servizistrumenti e modalità di interfacciamento strategico/operativo on demand per l’efficienza del business aziendale e iniziative ditra industria, distribuzione e consumatore finale. Formazione in tutta Italia. GS1 Italy ed ECR Italia si pongono come punto di riferimento Per maggiori informazioni visita:per lo sviluppo di approcci di sistema su tutti quei temi che www.indicod-ecr.it | www.tendenzeonline.info www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 81 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 76. I Sostenitori della Ricerca PARTNER www.osservatori.net delle procedure di creazione e gestione dei seguenti documenti: listino prezzi, ordine, conferma d’ordine, DDT, fattura. Grazie alle tecnologie conosciute con lacronimo di EDI (Electronic Metel Data Interchange) la distribuzione dei documenti è facile, precisa www.metel.it e garantita con la certezza che il destinatario sarà in grado di leggere e utilizzare i documenti nella propria attività. Inoltre, aspetto non trascurabile, il sistema EDI abbatte pesantemente i costi di gestione rispetto ai sistemi tradizionali ed elimina gli errori umani, aumentando l’efficienza generale Metel®: quando innovazione e ricerca si traducono dell’azienda. in benefici per i propri clienti Ogni anno Metel presenta nuove soluzioni e servizi per migliorare sempre più l’integrazione dei processi di gestione del Metel®, acronimo di Materiale elettrico telematico, è una Documento dell’Ordine tra le Aziende della Filiera del settore società fondata nel 1993 con lobiettivo di diventare il punto di elettrico, incrementando così i benefici per ogni Azienda. riferimento e di supporto per lo sviluppo di uno Standard di Il servizio DTC (Designazione Tecnica Cavi), lanciato comunicazione interaziendale di filiera del settore del materiale nel 2011, rappresenta un ulteriore strumento di business elettrico e dell’illuminazione, un mercato che in Italia conta un collaboration: un traduttore universale di tutti i codici dei cavi giro d’affari complessivo di circa 7 miliardi di Euro. Lattuale commercializzati dalla distribuzione di materiale elettrico. organizzazione societaria è: FME 45%, ANIE: 45%, ARAME: 10%. Il Metel Web Service è un’applicazione che consente al I clienti Metel sono oltre 700 divisi tra produttori, distributori e Distributore di ricevere in tempo reale la disponibilità a agenti che operano nel settore del materiale elettrico e illuminazione. magazzino del produttore. Questo nuovo servizio è attivo dal Da documento cartaceo a documento elettronico 2012. Può essere utilizzato per evadere Ordini urgenti ma, se La nascita del documento digitale, in luogo a quello cartaceo, guardato in proiezione, può diventare la base per lo sviluppo di aveva come primo obiettivo quello di ottimizzare la gestione del ulteriori servizi, sempre più interattivi, istantanei ed integrati. documento e la possibilità di introdurre un facile e veloce riutilizzo. Valore e benefici reali derivanti dall’utilizzo delle soluzioni Metel® Per vincere la sfida dell’innovazione, elemento principale Uno studio realizzato dall’ Osservatorio sulla Fatturazione per eccellere in un mercato sempre più competitivo, le aziende Elettronica e la Dematerializzazione del Politecnico di Milano devono poter condividere ogni informazione, i flussi devono – Dipartimento di Ingegneria Gestionale ha rilevato come essere ottimizzati al fine di evitare errori, sprechi di tempo, una corretta gestione dei flussi dei documenti oggetto dello perdita delle informazioni. Tutto ciò può avvenire solo se alla standard Metel® produca dei vantaggi notevoli per l’intera base viene condiviso uno standard di comunicazione. filiera, con un risparmio di quasi 49 euro/ordine, l’82% in meno Standardizzare per risparmiare rispetto allo scenario tradizionale. Il documento completo è Metel® offre agli utilizzatori dei suoi sistemi la standardizzazione disponibile sul sito www.metel.it. www.osservatori.net| 82 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 77. www.osservatori.net PARTNER I Sostenitori della Ricerca L’Istituto di Ricerca dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (IRDCEC) nasce dalla fusione della Fondazione Aristeia e della Fondazione Luca Pacioli. L’obiettivo che CNDCEC www.cndcec.it l’IRDCEC intende perseguire è rappresentare l’ente di riferimento per l’analisi delle problematiche professionali e per il supporto all’attività formativa. Le aree di Ricerca approfondite dall’IRDCEC includono leIl Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli tematiche di maggiore interesse in ambito aziendale, giuridico,Esperti Contabili (CNDCEC) è un ente pubblico non econo- economico-statistico e tributario.mico a carattere associativo, che rappresenta istituzionalmentegli iscritti agli Albi e promuove i rapporti con le istituzioni. Co- L’Istituto di Ricerca è, inoltre, l’ente di riferimento deiordina, inoltre, le attività degli Ordini per favorire il migliora- programmi formativi e delle Commissioni di studio delmento e il perfezionamento professionale. Consiglio Nazionale. Il CNDCEC persegue l’obiettivo di costruire una comunitàin cui tutti gli appartenenti alla categoria si possanoriconoscere, in modo da accrescere il ruolo fondamentale chei Dottori Commercialisti e gli Esperti Contabili rivestono neltessuto economico e sociale del Paese. Le aree di intervento delConsiglio per il Mandato 2008-2012 includono l’interventodella categoria nel dibattito sulla riforma delle professioni esulle principali materie tecniche, il suo ruolo nello scenariointernazionale e la gestione dei rapporti dei singoli Ordini localicon gli Atenei delle rispettive aree territoriali di riferimento,allo scopo di ottimizzare interventi di formazione continua pergli iscritti. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 83 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 78. I Sostenitori della Ricerca PARTNER www.osservatori.net L’attenzione alla qualità è da sempre una dei nostri principali obiettivi, da diversi anni Credemtel è certificata ISO 9001:2008 con il seguente oggetto: “Progettazione, sviluppo erogazione ed assisteza di servizi e Credemtel processi informatici rivolti a banche, aziende e pubblica amministrazione. www.credemtel.it Progettazione, sviluppo ed erogazione di servizi di gestione documentale quali: postalizzazione ed invio multicanale, acquisizione ed elaborazione dati, workflow, consultazione, archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti in formato elettronico”. CREDEMTEL è una società del Gruppo Bancario CREDEM, attiva I principali settori di attività: dal 1989 nell’offerta di servizi telematici a banche e aziende e pubblica amministrazione. Gestione Incassi e Pagamenti Nata per essere l’antenna tecnologica del Gruppo, nel corso degli Servizi di Corporate Banking Interbancario (CBI) , software per la anni l’azienda è cresciuta sino ad arrivare ad aprire ed ampliare gestione della tesoreria e progetti per il pagamento online (EBPP). la propria proposta all’intero mercato: oggi infatti oltre il 70% del fatturato è generato dal mercato non captive. Gestione Elettronica Documentale Credemtel ha iniziato la propria attività offrendo soluzioni concrete • Servizio in full outsourcing di conservazione sostitutiva e innovative nell’ambito del Corporate Banking Interbancario per poi • Archiviazione Elettronica e Pubblicazione su web estendere la propria proposta con soluzioni caratterizzate dal medesimo • Work Flow Management e Gestione Documentale obiettivo: incrementare la redditività delle aziende sfruttando • Servizio in full outsourcing di dematerializzazione del cartaceo l’automazione dei processi e la conseguente riduzione dei costi. • Archiviazione fisica Credemtel ha così differenziato la propria attività focalizzando • Gestione multicanale della documentazione (posta , mail , fax, EDI) l’attenzione prima verso i servizi di gestione elettronica documentale, per • Fornitura di sistemi per la gestione delle gare d’appalto on-line poi proseguire nel controllo di gestione e nella gestione del tempo lavoro. (GareSenzaCarta) L’esperienza maturata negli oltre venti anni di attività nell’erogare • Progetti di gestione documentale integrati con sistemi di pagamento servizi ad oltre 70.000 aziende ci consente di offrire soluzioni modulari Controllo di Gestione che garantiscono ai nostri clienti di ottenere con investimenti contenuti È il sistema che consente di pianificare e orientare l’azienda al ottimi livelli di servizio, in termini di: sicurezza, privacy, competenze. raggiungimento degli obiettivi prestabiliti. Ogni nuovo cliente è assistito dalla rete vendita e da un gruppo di progettisti e tecnici in grado di personalizzare, sulla base delle specifiche Gestione del Tempo Lavoro esigenze, i singoli moduli creando un prodotto tagliato sulle reali È lo strumento che permette il rendiconto delle attività quotidiane esigenze dell’azienda. Successivamente il cliente ha il costante supporto dei dipendenti, attraverso prospetti chiari e il riepilogo dei rimborsi del nostro Customer Care che fornisce un’assistenza estremamente spes, permettendo di pianificare le attività delle proprie risorse e dei qualificata e che rappresenta il fiore all’occhiello della nostra azienda. propri collaboratori. www.osservatori.net| 84 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 79. www.osservatori.net PARTNER I Sostenitori della Ricerca BUSINESS supporta transazioni con formati standard e non, e sistemi di comunicazione sia di tipo EDI (VAN, etc.) che tradizionali (mail,fax). Con questo servizio è possibile abilitare lo scambio di documenti e la Di-Tech www.ditechonline.it condivisione di informazioni con tutti i partner adeguando formati e mezzi di trasmissione agli strumenti in uso presso il partner stesso. Ad esempio, per il processo d’invio della fattura è possibile: • inviare fatture via EDI/Euritmo; • pubblicare le fatture su web forms;Di.Tech s.p.a. è leader in Italia in soluzioni ICT e consulenza ope- • spedire le fatture come allegato PDF ad una e-mail;rativa e strategica per la supply chain distributiva. Nasce nel 1991 a • inviare le fatture via faxBologna da un gruppo di professionisti con una lunga esperienza • inviare le fatture tramite posta ibridain aziende della distribuzione, con competenze tecnologiche, logi- In questo modo è possibile razionalizzare e semplificare lestiche, organizzative e commerciali, che ancora oggi costituiscono interfacce verso l’esterno con un conseguente risparmio di costi.i fondamenti dell’azienda. Annovera tra i propri clienti le maggioriinsegne distributive italiane ed europee. OPEN BUSINESS è una piattaforma interamente in outsourcing, in cui vengono definiti, al momento dell’attivazione, i protocolli Valorizzare l’integrazione e le relazioni lungo la supply chain e i formati di collegamento. Per il collegamento sono supportatiperseguendo la massima efficienza sono gli obiettivi delle soluzioni diversi protocolli nonché interfacciamenti nativi con i principalie dei servizi Di.Tech che si rivolgono a PRODUTTORI, CENTRI ERP di mercato. Il collegamento con nuovi partner diviene rapidoDI DISTRIBUZIONE, CENTRALI COMMERCIALI, 3PL, PUNTI ed economico, preservando al meglio gli investimenti fatti.VENDITA e GRANDI SUPERFICI. G&CO è una soluzione di Di.Tech che gestisce: In particolare, le soluzioni che Di.Tech offre per i loro processi • l’archiviazione ottica;di dematerializzazione dei documenti sono Open Busines e G&Co. • lo smistamento della documentazione all’interno dell’azienda; OPEN BUSINESS è la piattaforma di Supply Chain Integration • la gestione dei flussi procedurali aziendali;e collaboration, progettata da Di.Tech, per la condivisione delle • la conservazione sostitutiva.informazioni e l’interscambio di documenti e messaggi con i partner Di.Tech realizza l’audit dei processi mirati a comprendere lecommerciali, allineato ai principali standard di mercato. Con specifiche esigenze gestionali e documentali dell’organizzazione,OPEN BUSINESS è possibile creare una comunità B2B articolata ed proponendo soluzioni “ad hoc” integrate con i sistemi informativieterogenea rispetto ai formati ed ai livelli di tecnologia adottati. OPEN esistenti. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 85 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 80. I Sostenitori della Ricerca PARTNER www.osservatori.net erogare la piattaforma di consultazione e gestione dei documenti, fornendo un servizio sempre disponibile con garanzia dei backup, sgravando il cliente dall’acquisto del software e dai DocEasy www.doceasy.it relativi oneri di gestione. Fatturazione elettronica e invio multicanale: La Fatturazione Elettronica è il processo mediante il quale l’azienda può emettere fatture in formato elettronico senza l’obbligo della stampa. DocEasy non è un software ma un insieme di processi strutturati DocEasy si propone come un nuovo interlocutore che opera per ottimizzare il lavoro di gestione dei documenti cartacei e digitali. come Responsabile della Conservazione eseguendo, per conto del cliente, tutti i processi di firma elettronica. Tramite DocEasy DocEasy è un progetto di Alias Group, azienda operante le fatture elettroniche firmate possono essere inviate ai clienti da diversi anni sui processi legati al Document Management. finali mediante: Posta elettronica standard, Posta elettronica Il progetto nasce con uno scopo ben preciso: utilizzare la certificata (PEC), Portale Web DocEasy, Scambio EDI tecnologia, la normativa e le competenze acquisite in diversi anni di attività per garantire efficienza nei processi di gestione della Conservazione sostitutiva dei documenti: Il nostro modello è documentazione. La scelta del modello di servizio full outsourcing full outsourcing, operiamo come partner dei nostri clienti ed è una chiara indicazione della volontà di operare come partner è per questo che ci assumiamo la responsabilità, nei confronti verso i Clienti e non come semplici fornitori di servizi. dell’ente accertatore, del corretto processo di conservazione. Recupero del cartaceo, scansione e stoccaggio: DocEasy è Gestione delle non conformità sui documenti strutturati: strutturato per evitare qualsiasi costo nascosto ai clienti, tutta DocEasy fornisce un servizio volto alla verifica e gestione la fase di recupero e scansione è a carico nostro. Al termine delle non conformità rilevabili su documenti complessi. Il di questo processo il contenuto è indicizzato per consentire servizio, in estrema sintesi, effettua controlli basati dai pattern le ricerche testuali all’interno dei documenti, resi fruibili di verifica definiti con il Cliente in merito a firme, clausole, attraverso il portale internet DocEasy, mentre il materiale allegati opzionali, documentazione post vendita, ecc. Le anomalie rilevate durante l’applicazione dei pattern di verifica cartaceo, nel caso non si scelga la conservazione sostitutiva, è generano delle Non Conformità consultabili in tempo reale dal stoccato presso i nostri magazzini. portale DocEasy. Le Non Conformità rilevate sono chiuse in Archiviazione digitale: DocEasy sfrutta il modello cloud per base ad azioni concordate con il Cliente. www.osservatori.net| 86 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 81. www.osservatori.net PARTNER I Sostenitori della Ricerca La nostra esperienza e la grande competenza maturata negli anni ci vede orientati al mercato in modo Aperto e Collaborativo. Tale approccio ha lo scopo di eliminare le Gruppo CMT www.gruppocmtrading.it barriere tecniche e tecnologiche per dare esclusivo risalto al Business Process Management e all’Enterprise Content Management. Open la piattaforma è aperta a tutti i formati di input e aDal 1991 il Gruppo CMT offre servizi in outsourcing per la diverse modalità di accesso:gestione elettronica della documentazione aziendale che per- • Webservices di integrazione in logica SOA per accessimettono alle aziende di ottenere numerosi vantaggi rispetto alla strutturati con i principali ambienti applicativi.gestione tradizionale. Mediante tecniche di pianificazione e con- • Software Client per la produttività individuale tipicamentetrollo dei processi siamo in grado di individuare soluzioni orga- da ambienti MSOffice similari.nizzative per la creazione di situazioni favorevoli allo sviluppo • Centro Servizi per lo startup delle procedure e la gestionedell’impresa. Massima efficienza nella gestione della comunica- totalmente in outsourcing delle applicazioni documentali.zione aziendale anche attraverso il concreto ed efficace utilizzodella multicanalità ed un accesso al mercato libero del recapito Collaborative – la piattaforma si integra e collabora con tutte ledella corrispondenza al minor costo, con il più elevato livello di principali realtà applicative gestionali e documentali. Se richiestoservizio, con la migliore risposta alla domanda Dove e Quando. i moduli di produzione e delivery possono essere integrati con soluzioni e sistemi interne o di altri fornitori/partner. Nel 2001 C.M. Trading ha ideato e sviluppato il primoservizio multicanale ovvero la piattaforma Mail-Service. Oggi Open & Collaborative con il miglior SLA, al miglior costo ilsu questa piattaforma più di 50.000 utenze in ambito B2B tutto tracciato e rendicontato all’interno del Unified Trackingricevono documenti d’affari. La documentazione daffari infatti System.oltre a viaggiare per carta può essere inviata ai clienti via postaelettronica. Oggi l’evoluzione del servizio è Mail-ServicePEC: Per maggiori informazioni visita:Il primo sistema integrato per linvio massivo della Posta www.gruppocmtrading.it | www.postapronta.euElettronica Certificata. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 87 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 82. I Sostenitori della Ricerca PARTNER www.osservatori.net • Business Integration, per rendere le componenti ICT adatta- bili dinamicamente al business • Enterprise Content Management, per la gestione dei processi do- Gruppo Consoft cumentali e per un supporto completo alla dematerializzazione www.consoft.it • Customer Relationship Management, per un supporto comple- to a marketing, sales e service in configurazione cloud • Extended Enterprise, per aumentare la capacità dell’impresa di integrarsi con Clienti, Fornitori e Partner • Telecomunicazioni, per supportare le aziende del settore TLC Consoft Sistemi è presente sul mercato dell’Information & Commu- nella realizzazione di servizi innovativi. nication Technology dal 1986 con sedi a Torino, Milano, Genova, Roma e Tunisi, 300 dipendenti e un fatturato di 22 milioni di Euro . Consoft Sistemi ha costituito una Business Unit interamente Accanto alla capogruppo Consoft Sistemi troviamo alcune dedicata all’Enterprise Content Management focalizzata su società specializzate: Consoft Consulting, che fornisce consulenza soluzioni di gestione documentale, EDI e integrazione con sistemi strategica, operativa e tecnologica su piattaforma SAP; CSdomotica, complessi per grandi clienti in ambito bancario, assicurativo, specializzata in automazione di edifici domestici e industriali e pubbliche amministrazioni locali, telecom e utilities. cablaggi strutturati; Consoft Sistemi MEA, per espandere l’offerta della capogruppo, in particolare quella legata alle Telecom, La partnership con Adobe System sulla piattaforma Livecycle nel mercato nord-africano e medio-orientale; CS InIT, che per la dematerializzazione dei documenti all’origine, ha permesso a distribuisce sul territorio nazionale prodotti software di terze parti; Consoft Sistemi di acquisire molteplici competenze e offrire soluzioni Caretek, specializzata nella realizzazione e commercializzazione di Output Management, Modulistica Interattiva e firma digitale. di soluzioni per la teleassistenza e il tele monitoraggio di anziani, malati e soggetti fragili in genere. L’offerta è stata ulteriormente ampliata integrando le proprie soluzioni con dispositivi per la firma biometrica su tablet fissi e Consoft Sistemi ha focalizzato la propria offerta su 7 aree per le mobili basati sulla tecnologia WACOM grazie alla partnership quali realizza per i propri clienti soluzioni “end-to-end” offrendo con KARTHA. attività di consulenza, formazione, system integration e managed services Consoft sistemi ha contribuito alla creazione e partecipa • IT Governance & Management, per un allineamento ed otti- attivamente alla community per la diffusione del progetto open mizzazione dei servizi IT alle necessità aziendali source DOQUI sviluppato in collaborazione con il CSI Piemonte • Business Intelligence & Enterprise Performance Management per per la dematerializzazione dei processi e dei documenti per una gestione dell’informazione che possa contribuire alla Regione Piemonte, Comune di Torino, Provincia di Torino e per creazione di valore per l’azienda gli atenei. www.osservatori.net| 88 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 83. www.osservatori.net PARTNER I Sostenitori della Ricerca Lofferta, in questo ambito, si compone di quattro principali servizi: Gestore del Punto dAccesso (GPA) con servizi di connessione alla rete CBI per 90 banche e 290.000 PMI; servizi Gruppo ICBPI www.icbpi.it di fatturazione elettronica per circa 300 banche attraverso la piattaforma Fast.Invoice; dematerializzazione documentale a supporto della gestione del credito verso la PA; servizi di credito documentario e cash management per le PMI. Nell’ambito dei Securities Services, l’Istituto è il primoLIstituto Centrale delle Banche Popolari Italiane (ICBPI) nasce operatore italiano che svolge attività di Banca Depositaria ednel 1939, e oggi è a capo di un Gruppo bancario che fornisce ser- è leader di mercato per numero di Fondi Pensione, 34 con ilvizi e infrastrutture per la competitività e la crescita di: banche, 38% degli asset netti destinati alle prestazioni. Con circa € 17istituzioni finanziarie e assicurative, imprese e Pubblica Ammi- miliardi di asset under management è il quinto operatore dinistrazione. Con le proprie partecipate opera principalmente su mercato in Italia.quattro asset: sistemi di pagamento; monetica; securities servi-ces; servizi di outsourcing informatico e consulenza specializzati. ICBPI, con CartaSi è Key Client, è leader nel mercato della Monetica. Infine, attraverso la controllata Oasi, opera nei La Capogruppo ICBPI è specializzata in servizi e sistemi servizi di outsourcing informatico e consulenza specializzati sudi pagamento (nazionali ed internazionali), nei Securities diverse aree tra cui sistemi direzionali, segnalazioni di vigilanza,Services, offerti secondo un modello di business process antiriciclaggio e compliance, previdenza complementare eoutsourcing e nei servizi Banca/Impresa e PA. sicurezza. Nei servizi di pagamento, grazie alla partnershipinternazionale con EQUENS, ICBPI gestisce un miliardo ditransazioni annue ed è leader europeo con il 17% del mercato. Dal 1995, l’Istituto svolge il ruolo di provider tecnologicoe applicativo del Corporate Banking Interbancario (CBI),il servizio che permette a un’impresa di trasportare flussidispositivi/informativi alle proprie banche tramite un unicoprodotto di front-end. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 89 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 84. I Sostenitori della Ricerca PARTNER www.osservatori.net (sistemi e servizi per aziende e P.A.), SiNSYS (card processing) in Belgio, Perago (infrastrutture per banche centrali) in Sudafrica e SIA Central Europe in Ungheria. Gruppo SIA www.sia.eu SIA è leader europeo nella progettazione, realizzazione e ge- stione di infrastrutture e servizi tecnologici, dedicati alle Isti- tuzioni Finanziarie e Centrali, alle Imprese e alle Pubbliche Amministrazioni, nelle aree dei pagamenti, della monetica, dei servizi di rete e dei mercati dei capitali. Il Gruppo SIA è attualmente presente in circa 40 paesi ed opera anche attraverso società controllate in Belgio, Ungheria e Sud Africa. Con 7,5 miliardi di transazioni annue relative a carte, incassi e pagamenti, 62,4 milioni di carte gestite e 9,2 miliardi di transazioni sui mercati finanziari, SIA trasporta in rete 11,1 mila miliardi di byte di dati. Il Gruppo si compone di sette società: la capogruppo SIA, le italiane Pi4Pay (servizi di incasso e pagamento), RA Computer (soluzioni e applicazioni per banche, imprese e P.A.) e TSP www.osservatori.net| 90 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 85. www.osservatori.net PARTNER I Sostenitori della Ricerca erogati sia in modalità in-house, che in outsourcing, in base ai volumi e alle esigenze del cliente. Oggi il Servizio EDI è utilizzato da oltre 2.300 aziende di settori GRUPPO Gruppo Tesi www.gruppotesi.com e dimensioni differenti, per interscambiare oltre 4.700.000 flussi/anno e oltre 28.600.000 transazioni commerciali/anno di varia tipologia. Tesi è il primo provider italiano nel Largo Consumo per numero di relazioni attive e volumi di flussi e documenti scambiati, nonché provider ufficiale della filieraTesi SpA, nata nel 1995, si propone sul mercato come produt- Eldom gestita da Ediel Servizi.tore di soluzioni software, modulari e integrabili con le applica- In ambito "Supply Chain estesa & Transportation" l’aziendazioni già in uso presso il cliente. Grazie alla sua capacità pro- propone la suite web TESI BUSINESS CONTROL TOWER,gettuale, è in grado di soddisfare le esigenze IT di un’impresa per l‘integrazione dei processi con clienti e fornitori, basata sumoderna, attraverso un modello di business collaborativo fina- workflow proprietario e sulla comunicazione multi-canale.lizzato al miglioramento delle performance. È parte della suite NET MOVER, applicazione web per la In 15 anni di attività, Gruppo Tesi è diventato leader di gestione completa ed il monitoraggio di costi e performance dimercato nella progettazione e realizzazione di soluzioni verticali tutte le fasi dei trasporti, dalla pianificazione alla consegna.per la gestione della Supply Chain, il Transportation ed il Retail, NET SUPPLY, altra soluzione della suite, supporta le aziendesupportate da servizi trasversali quali l’EDI, la Fatturazione ed i loro fornitori nella gestione dell’intero ciclo di acquisto,Elettronica e la Conservazione Sostitutiva, nonché da un’offerta dalla qualificazione fornitori sino al ricevimento merce e alladedicata all’assistenza in outsourcing tramite Help Desk prefatturazione.multilingua 24/7, calibrata sulle esigenze dei clienti. Alcune funzionalità della suite sono disponibili on demand sul Tesi vanta una pluriennale esperienza nell’integrazione portale TC1 (TESI COLLABORATION ONE), una piattaformadei Sistemi Informativi, tramite e-INTEGRATION, il web centralizzata secondo una logica “molti a molti” per condividereGateway internazionale su piattaforma web per i documenti dati e informazioni tra tutti gli attori di una stessa filiera.B2B, che consente di automatizzare lo scambio dei dati La sede storica del Gruppo, per lo sviluppo delle soluzionie dematerializzare in sicurezza tutti i documenti legati al e il supporto alla clientela, è a Bra (CN), mentre le altre unitàbusiness, interfacciandosi con l’ERP. I moduli EDI, Gestione operative (Torino, Milano, Padova e Roma) agiscono comeDocumentale, Conservazione Sostitutiva, Fatturazione “centri di competenza” per specifiche tematiche, garantendo laElettronica, indipendenti ma interoperabili, possono essere presenza sul territorio. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 91 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 86. I Sostenitori della Ricerca PARTNER www.osservatori.net singola realtà locale. Concretamente esercita attività di intermediazione finanziaria, opera in strumenti derivati innovativi e offre servizi di tesoreria. Attraverso l’ALM e il ICCREA Banca www.iccreabanca.it CAM supporta le BCC nelle scelte strategiche e gestionali e nel processo di autovalutazione patrimoniale e ottimizzazione dei profili di rischio/rendimento. In materia creditizia affianca le BCC per le loro esigenze Iccrea Banca, società del Gruppo bancario Iccrea, è l’Istitu- finanziarie. Il marchio CartaBCC copre la linea completa delle to Centrale del Credito Cooperativo, il cui scopo statutario è carte di credito, debito e prepagate del Credito Cooperativo, quello di rendere più completa, intensa ed efficace l’attività del- di cui Iccrea Banca è emittente. Per i sistemi di pagamento le Banche di Credito Cooperativo, sostenendone e potenzian- scambia e regola i flussi nazionali e internazionali per conto done l’azione mediante lo svolgimento di funzioni creditizie, di delle BCC. intermediazione e assistenza finanziaria in ogni forma e rap- presentandole in tutti gli ambiti tecnici istituzionali. Iccrea Banca è uno dei tre Centri Applicativi abilitati ad operare allinterno del sistema bancario nazionale. Tramite A tal fine, Iccrea Banca svolge una serie di funzioni tecniche, linterscambio di flussi elettronici e messaggi applicativi, rende organizzative, economiche e normative a favore delle singole disponibili agli enti partecipanti le informazioni a sostegno della Banche di Credito Cooperativo. loro attività bancaria e finanziaria. Nel suo ruolo di supporto Nellesercizio del proprio ruolo, lIstituto fornisce prodotti tecnico operativo Iccrea Banca partecipa alla progettazione e servizi bancari competitivi mediante una struttura centrale esecutiva e alla gestione della rete di categoria (P01Net). ed una periferica organizzata in Aree Territoriali e Presidi, Iccrea Banca, insieme a Banca Aletti, Centrosim, l’Istituto gestendo in tal modo la relazione con il mercato di riferimento Centrale delle Banche Popolari Italiane e Banca Sella Holding tramite una struttura ramificata sul territorio. costituisce Hi-Mtf, una piattaforma di negoziazione di Iccrea Banca è fornitore di tutti quei prodotti e servizi che, per un’ampia gamma di strumenti finanziari, normalmente trattati gamma e qualità, contribuiscono ad accrescere la competitività al di fuori dei mercati organizzati, su cui la clientela al dettaglio, delle Banche di Credito Cooperativo, offrendo loro soluzioni attraverso il proprio intermediario, può disporre di quotazioni innovative, efficienti, economiche e personalizzate per la impegnative e competitive. www.osservatori.net| 92 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 87. www.osservatori.net PARTNER I Sostenitori della Ricerca Caratteristica importante è la modularità, che consente alle aziende di utilizzare solo i servizi di cui hanno realmente bisogno sulla base delle loro dimensioni e della complessità Intesa Sanpaolo www.intesasanpaolo.com del business. INBIZ, inoltre, permette di personalizzare i livelli operativi e autorizzativi di ciascun utente. Il portale riflette le dimensioni internazionali di Intesa Sanpaolo consentendo di operare anche su conti accesi presso la rete estera del Gruppo. Il Gruppo Intesa Sanpaolo è il maggiore gruppo bancario in Easy Fattura è uno strumento d’avanguardia per loItalia, con 10,8 milioni di clienti e 5.600 filiali, ed uno dei prin- snellimento delle procedure amministrative delle aziendecipali in Europa ed è leader italiano nelle attività finanziarie per di ogni dimensione, sia del settore privato sia della pubblicafamiglie ed imprese. Inoltre il Gruppo con una copertura stra- amministrazione. La fatturazione elettronica e la conservazionetegica del territorio tramite le sue controllate locali si colloca sostitutiva dei documenti possono incidere in manieratra i principali gruppi bancari in diversi Paesi del Centro-Est significativa sulla competitività aziendale e sul contenimentoEuropa e nel Medio Oriente e Nord Africa dove serve 8,3 milio- dei costi. Intesa Sanpaolo si propone come outsourcer qualificatoni di clienti attraverso una rete di oltre 1.600 filiali. per la dematerializzazione dei documenti e per gestione dell’intero ciclo di fatturazione (attiva e passiva) sollevando le L’obiettivo che il Gruppo Intesa Sanpaolo si pone nei aziende dalle incombenze normative e di sicurezza previsteconfronti delle imprese è quello di supportarle nelle nuove sfide dalle regole per la conservazione a norma.che caratterizzano il contesto in cui operano: dall’esigenza diconfrontarsi su mercati globali, alla necessità di competere in Neo Impresa: è uno strumento che aiuta chi vuole realizzareuno scenario in cui velocità, efficienza, sicurezza e connettività unidea imprenditoriale accompagnandolo nei passaggirappresentano fattori chiave di successo. In questo quadro sono necessari e individuando i finanziamenti privati e pubblicistate messe a punto alcune proposte particolarmente innovative: disponibili. Si tratta di un portale web messo a punto con il contributo tecnico del CNDCEC – Consiglio Nazionale dei INBIZ è la porta d’accesso a quanto le Banche del Gruppo Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili. Il portale èIntesa Sanpaolo possono offrire alle aziende nel settore dei servizi suddiviso in tre sezioni, corrispondenti a tre momenti crucialion line, dai servizi di incasso e pagamento al cash management, nell’avvio di una nuova attività imprenditoriale. Per visitare ilalla fatturazione elettronica, ai trade services, al factoring. portale www.neoimpresa.com. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 93 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 88. I Sostenitori della Ricerca PARTNER www.osservatori.net • Olitouch; la soluzione per la smaterializzazione dei documen- ti dell’azienda, che semplifica e velocizza le attività. • Olischool; offerta verticale per la formazione. Olivetti • Application Warehouse; magazzino virtuale di applicazioni www.olivetti.it orientate al business e fruibili attraverso i device Olivetti. • Software di protezione del pc e dei dati SOLUZIONI PER IL RETAIL La gamma include registratori di cassa, POS e software per Olivetti è la società del Gruppo Telecom Italia attiva nel settore IT. l’automatizzazione dei punti vendita. Nasce a Ivrea nel 1908 ed è attiva nel mercato dei prodotti e servizi per le PMI, per il RETAIL e nelle soluzioni per le Grandi Aziende. TERMINALI SPECIALIZZATI Il fatturato 2011 è stato di 343 milioni €, il 40% all’estero. L’azienda I terminali multiservizi e le periferiche specializzate per diversi ha 1.075 dipendenti e una presenza commerciale in 50 paesi. settori: bancario, postale, lotterie/giochi a pronostico, trasporti. Il patrimonio industriale e tecnologico è racchiuso in un’offerta di: Olivetti vende tramite canali diretti ai Grandi Clienti e si rivolge al PRODOTTI E SERVIZI PER IL BUSINESS: PMI e Large Account SOHO e PMI attraverso il canale indiretto di circa 500 dealer in Italia, • gamma di notebook e netbook integrati con servizi innovativi oltre a 1.000 distributori in Europa e partner in America Latina, Est • tablet Olipad 10” e 7”, personalizzabili con applicativi verticali Europa e Medio Oriente. Fornisce assistenza dedicata e capillare in rivolti al business Europa con centri di logistica e oltre 2.500 tecnici diretti in Italia. • lavagne Interattive Multimediali indirizzate al settore education LE ALTRE SOCIETÀ DEL GRUPPO: • firma grafometrica: nuova soluzione per la dematerializzazio- ne alla fonte di documenti e contratti per la Pubblica Ammi- ADVALSO, società del Gruppo, offre servizi di customer caring nistrazione o il settore privato per i clienti diretti e Telecom Italia. • stampanti multifunzione/copiatrici digitali e servizi di print OLIVETTI I-JET, azienda che propone soluzioni per la stampa management industriale, applicazioni biomedicali e sistemi microelettromeccanici Nell’ambito dei sw/servizi: (MEMS) grazie alla tecnologia proprietaria a getto d’inchiostro. • Hub Documentale; gestione documentale evoluta, erogata in In sintesi, Olivetti opera sul mercato come vero e proprio Solution SaaS, con servizi legati al ciclo di vita dei documenti: scansio- Provider; integrando prodotti e servizi personalizzati per il business. ne in ingresso, postalizzazione in uscita, conservazione sosti- Inoltre, le sinergie con Gruppo Telecom Italia, consentono di proporre tutiva a norma di legge con assunzione di responsabilità alla soluzioni “chiavi in mano”, in grado di automatizzare i processi e le firma elettronica, etc. arricchita dal nuovo terminale Olitouch. attività aziendali, fatte di prodotti all’avanguardia e soluzioni a 360 gradi. www.osservatori.net| 94 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 89. www.osservatori.net PARTNER I Sostenitori della Ricerca 1.018 milioni di euro (+12,4% sul 2009). Il tasso di redditività colloca il Gruppo Poste Italiane al primo posto tra i grandi operatori postali d’Europa. Grazie ai risultati ottenuti, Poste Poste Italiane Italiane è entrata per il quarto anno consecutivo tra le "Worlds www.poste.it Most Admired Companies" della rivista americana Fortune; nell’edizione 2010 ha registrato una crescita di valutazione che la colloca tra i migliori operatori postali mondiali. Prodotti e servizi sempre più innovativiPoste Italiane tra tradizione e innovazione Poste Italiane è costantemente impegnata nell’innovazione, Poste Italiane negli ultimi anni ha realizzato un profondo come dimostrano numerose case history di successo. È il primoprocesso di rinnovamento che le ha permesso di innalzare la operatore di servizi postali in Italia: raccolta e recapito lettere,qualità dei servizi e di ampliare in modo significativo la gamma stampe e pacchi, telegrammi, corriere espresso e servizi online.dell’offerta. Oggi è l’infrastruttura logistica e tecnologica più È un innovativo e competitivo operatore di servizi finanziari e digrande e capillare del Paese che fornisce, oltre ai servizi postali pagamento: conto corrente postale, libretto di risparmio postale,anche prodotti integrati di comunicazione, logistici, finanziari, buoni fruttiferi postali, vaglia nazionale e internazionale, servizioassicurativi e di telefonia mobile su tutto il territorio nazionale di cambiavalute. È il primo emittente di carte di pagamento ina cittadini, imprese e pubblica amministrazione. Con 14mila Europa e primo al mondo nelle carte prepagate. È leader nei serviziuffici postali presenti in tutta Italia e una squadra di oltre 150mila assicurativi con una quota di mercato di circa il 10%. Inoltre, èpersone, Poste Italiane garantisce i propri servizi a oltre 32 stato il primo operatore postale al mondo a entrare nel settoremilioni di clienti. La presenza capillare sul territorio, la grande della telefonia con servizi assolutamente innovativi che rendonoesperienza e l’attenzione verso le nuove tecnologie permettono a il cellulare uno strumento che semplifica la vita di tutti i giorniPoste Italiane di assumere un ruolo da protagonista nel processo grazie alla possibilità di fare pagamenti e trasferimenti di denaro.di sviluppo economico e sociale dell’Italia e la rendono partnernaturale della pubblica amministrazione per la creazione e il Le società del Gruppopotenziamento delle reti al servizio del cittadino. Fanno parte del Gruppo Poste Italiane, tra le altre società, SDA (corriere espresso), Postel (servizi di posta “ibrida"); Poste Vita La combinazione dei fattori innovazione ed efficienza ha (assicurazioni vita e danni), Postecom (sviluppo e gestione dei servizicostruito la premessa di un successo che si legge dalla cifre: nove Internet) BancoPosta Fondi SGR ( fondi comuni di investimento),anni di bilanci con un utile in costante crescita dopo 50 anni di PosteMobile (telefonia mobile), Mistrail Air (trasporto aereo),conti in rosso. Nel 2010 i ricavi totali del Gruppo Poste Italiane Posteshop (vendita prodotti reail in ufficio postale, corrispondenzasono stati pari ai 22 miliardi di euro ( + 8,7 sul 2009) e l’utile netto e via Internet), Poste Tributi (servizi per la fiscalità locale). www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 95 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 90. I Sostenitori della Ricerca PARTNER www.osservatori.net la gestione dell’intera documentazione aziendale garantendo la multicanalità (in modalità cartacea, tramite il servizio di recapito di Poste Italiane, o digitale) dei flussi in entrata e in uscita. Postel www.postel.it Le soluzioni Postel si basano su un’infrastruttura tecnologica caratterizzata da elevati livelli di sicurezza, alte prestazioni e grande affidabilità, con una completa aderenza alla normativa in tema di minor utilizzo di carta e rispetto per l’ambiente e, inoltre, si integrano con qualsiasi formato documentale. Postel S.p.A. è la società del Gruppo Poste Italiane che of- fre servizi di comunicazione, di Gestione Documentale e di E-procurement per le imprese e la Pubblica Amministrazione. La sua storia comincia nel 1987 grazie alla creazione del servizio di Posta Elettronica Ibrida, gestito da Poste Italiane in collaborazione con Elsag. Un’assoluta novità per l’epoca che permetteva di integrare documenti elettronici e cartacei. Il servizio ha ottenuto un riscontro immediato e, insieme a tante altre idee innovative, ha consentito una crescita continua fino alla costituzione nel maggio 1999 di Postel S.p.A., di cui Poste Italiane è azionista al 100%. Postel oggi è un’azienda “Global Service” che offre soluzioni innovative per la gestione in outsourcing dei processi di supporto al business e per qualsiasi tipo di comunicazione marketing/business oriented, ottimizzando i processi e riducendo i costi. In particolare, nell’ambito della Gestione documentale, i servizi offerti permettono l’elaborazione, la digitalizzazione e www.osservatori.net| 96 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 91. www.osservatori.net PARTNER I Sostenitori della Ricerca la conservazione sostitutiva a norma di fatture in formato elettronico con la sicurezza della firma digitale. Oltre al servizio di fatturazione elettronica, UniCredit GTB Unicredit Corporate Banking www.gtb.unicredit.eu ha sviluppato una serie di servizi evoluti finanziari e non, esclusivi per il mercato italiano, a supporto di tutta la Financial Value Chain, che rispondono alle esigenze di ottimizzazione dei processi, riduzione dei costi/rischi operativi delle aziende nei rapporti con i propri partner commerciali.Attraverso la struttura Global Transaction Banking (GTB), @GlobalTrade recentemente premiato da ABI con ilUniCredit è leader in Europa per ricavi generati nelle soluzio- prestigioso riconoscimento “Innovazione per le imprese”, è lani di Cash Management e E-Banking, Trade Finance, gestione soluzione multibanca, completamente web-based, che consentefinanziaria della Supply Chain e finanziamenti strutturati alle alle aziende che interagiscono con più controparti di gestire iesportazioni. processi interni ed esterni relativi a Lettere di Credito Import/ UniCredit GTB offre una gamma di prodotti e servizi Export, Garanzie e Rimesse documentate.domestici e internazionali in grado di coprire le molteplici Trade Purchase è un prodotto innovativo per la Supplyesigenze dei diversi segmenti di clientela: dalla semplice Chain Finance operante su una piattaforma web interattiva.esecuzione di pagamenti domestici di una piccola impresa, Si basa sulla cessione di crediti pro-soluto verso acquirenti diall’emissione e gestione di crediti documentari import- alto standing da parte di fornitori. Consente ad acquirente eexport, alle più complesse soluzioni per le grandi imprese. fornitori di ridurre i costi e i tempi operativi e a questi ultimi diGrazie a oltre 2000 specialisti dedicati nei 22 paesi in cui il avere accesso immediato alla liquidità di cassa, rappresentandoGruppo opera, UniCredit GTB accompagna la crescita, le la soluzione ottimale per la gestione del working capital.trasformazioni e l’internazionalizzazione delle imprese che Export Manager è il servizio esclusivo di ottimizzazionepossono beneficiare di una rete di circa 9600 filiali oltre a 4000 amministrativa e finanziaria degli incassi dall’estero attraversobanche corrispondenti in 150 paesi nel mondo. la riconciliazione automatica con le fatture. Permette di ridurre Nell’ambito dei servizi di fatturazione elettronica, UniCredit i costi amministrativi, le spese su commissioni di incasso, il costoGTB offre InvoiceComm® (nelle due accezioni Bills Collection di mantenimento dei conti "collettori" e i tempi di accreditoe Document Exchange), la piattaforma web che permette dei fondi, fornendo in qualsiasi momento la possibilità dialle aziende l’interscambio, l’incasso, la riconciliazione e consultare la situazione fatture aggiornata. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 97 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 92. I Sostenitori della Ricerca SPONSOR www.osservatori.net Abstracta eBilling www.abstractagroup.com www.ebilling.it Abstracta è un outsourcer di servizi specializzato nello scambio Nata nel 2001 a Modena, Ebilling è una società specializzata nella e gestione di flussi e documenti commerciali fra imprese tramite creazione e nel trattamento dei documenti digitali (DOCCM) e nella tecnologia internet. I servizi offerti fanno riferimento ad una co- Dematerializzazione. Attiva in Italia, Europa e nelle Americhe, Ebil- munità di imprese che collaborano al compimento di una catena ling aiuta i propri clienti a ripensare e ottimizzare i processi che ge- produttiva/commerciale. L’obiettivo è utilizzare la tecnologia per nerano documenti di varia natura (fatture, contratti, estratti conto, consentire il dialogo completo lungo la Supply Chain. documenti prodotti dal CRM, modulistica, ordini, libri e registri) curandone la creazione, la distribuzione multicanale e multiprovider, Abstracta è specializzata in soluzioni per il Largo Consumo l’archiviazione e la conservazione. Le soluzioni di Ebilling sono fruibi- che soddisfano le esigenze degli attori della Supply Chain, per li in modalità “SaaS” (Software as a Service), o in modalità “in-house”. la gestione del rapporto cliente-fornitore. In questo senso nasce In Ebilling più di 130 professionisti sono dedicati ogni giorno la collaborazione di Abstracta con l’associazione italiana degli a oltre 600 imprese clienti nella gestione di oltre 1 miliardo di standard Indicod Ecr-Servizi con cui ha sviluppato il servizio Web documenti all’anno mediante la piattaforma BCPortal®. EDI: “Portale Procedo”. L’offerta Ebilling garantisce una copertura di alto livello per le aree: Abstracta inoltre ha realizzato una piattaforma CRM di servizi • Produzione digitale e distribuzione multicanale di documenti per l’Industria del Largo Consumo. La suite si integra nella personalizzati (DOCCM) piattaforma di Servizi Web EDI e permette di sfruttarne in un • Conservazione sostitutiva, fatturazione elettronica e data cer- unico ambiente tutte le potenzialità. L’utente, attraverso l’utilizzo ta elettronica; della suite CRM, gestisce: premi fine anno, budget promozionali, • Archiviazione elettronica. forza vendita e canale B2B/B2C, flussi EDI, concessionari, Nel corso del secondo semestre 2012 Ebilling cambierà brand assortimenti e rilevazione dati sui P.d.V. diventando Doxee. www.osservatori.net| 98 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 93. www.osservatori.net SPONSOR I Sostenitori della Ricerca Edicom Global Service Provider www.edicomgroup.com/it www.gsp01.comMultinazionale leader nell’offerta di soluzioni EDI in Digitalizzazione e Responsabilità SocialeOUTSOURCING per lo scambio elettronico di documenti B2B informato strutturato (fatture, ordini, ddt, cataloghi, dati di vendita Del processo di digitalizzazione la Global Service Provider srle di stock, ...). si occupa del segmento che prevede la trasformazione in digitale degli archivi cartacei, sia storici sia correnti, fiscali o qualsiasi altro Tutti i software sono sviluppati da EDICOM, vengono offerti in genere di documento cartaceo. Questa fase è la più lunga e prevedemodalità “servizio” (ASP/SaaS) e sono resi accessibili via WEB per diverse fasi di lavorazione manuale, dalla normalizzazione allail controllo e l’integrazione con qualsiasi piattaforma ERP. indicizzazione (inserimento dati). Il nostro Centro Servizi, presente presso la Casa di Reclusione di Milano Opera, dal 2009, Grazie ad EDICOM le aziende possono gestire le loro ha una organizzazione fortemente informatizzata ed ha realizzatonecessità nell’ambito dello scambio dei documenti EDI, dei negli ultimi 2 anni più di 40.000.000 di scansioni e un numeroprogetti di Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva, elevatissimo di indici. Il modello Carcere è un modello economicodell’integrazione dati multiformato, del collegamento a cataloghi ma soprattutto molto sicuro, anche grazie alla prossimacentralizzati (GDSN) e privati, di progetti di CRP/VMI eccetera. certificazione Iso27001. Dal 2010 abbiamo contribuito a realizzare un centro servizi Oltre che in Italia, EDICOM è presente in Spagna, Francia, presso il Tribunale di MI che coinvolge 14 operatori Reclusi e laMessico, Argentina, Brasile e Stati Uniti. digitalizzazione degli atti correnti della Procura. EDICOM fornisce i propri servizi a oltre 9.000 imprese di Il nostro obiettivo è fare Business ed arricchirlo da uno scopotutto il mondo operanti in diversi settori, ed è oggi un punto di Sociale, aiutare i singoli attraverso il lavoro ed aiutare la societàriferimento mondiale nel mercato delle soluzioni EDI/B2B. riducendo il numero di crimini. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 99 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 94. I Sostenitori della Ricerca SPONSOR www.osservatori.net i-Faber InfoCert www.i-faber.com www.infocert.it i-Faber, società del gruppo UniCredit, si posiziona – secon- InfoCert è il Primo Ente Certificatore per la firma digitale in Italia, do gli analisti internazionali – tra i primi operatori a livello leader di mercato per i processi di conservazione sostitutiva dei mondiale nella fornitura di servizi e soluzioni per la gestione documenti e per i servizi di Posta Elettronica Certificata. degli approvvigionamenti di aziende pubbliche e private, enti, istituzioni, Pubblica Amministrazione. Joinet è la soluzione i- InfoCert progetta e sviluppa soluzioni informatiche ad alto Faber dedicata alla Supply Chain Collaboration ed è progettata, valore tecnologico per la dematerializzazione dei processi sviluppata e gestita al 100% da i-Faber. Scalabile e semplice da documentali di imprese, associazioni, ordini professionali, Pubblica Amministrazione e professionisti. utilizzare, Joinet è una piattaforma che consente di ottimizzare l’intera filiera di fornitura: dalla gestione dei diversi tipi di or- InfoCert, con un capitale sociale di 25.292.700 euro, dine (aperti, chiusi, JIT, Kanban, conto lavoro, …) alla gestione eroga servizi per la gestione di Posta Elettronica Certificata dei DDT, delle fatture, delle non conformità, dei listini e dei (Legalmail), la certificazione e la sicurezza digitale (LegalCert), forecast. Joinet rappresenta lo strumento ideale per le aziende la conservazione digitale a norma dei documenti (LegalDoc), la che intendono ottimizzare le loro complesse filiere di fornitura, gestione documentale (LegalCycle), la formazione e conservazione grazie alla sua semplicità di utilizzo, alla sua completezza e al a norma del Libro Unico del Lavoro in formato elettronico basso impatto sui sistemi gestionali aziendali. (LegalHR), la gestione informatica dei registri di protocollo e degli atti deliberativi delle Pubbliche Amministrazioni (LegalWork). Svariate aziende leader nei propri settori di riferimento, InfoCert è infine azionista al 100% di KLever, società di consulenza hanno implementato Joinet per incrementare il proprio tecnologica su soluzioni di Enterprise Content Management vantaggio competitivo in un mercato sempre più globale. (ECM), e al 25% di Sixtema, il partner tecnologico per il comparto artigianale e le PMI del mondo CNA. www.osservatori.net| 100 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 95. www.osservatori.net SPONSOR I Sostenitori della Ricerca Intesa (IBM) Kartha www.intesa.it www.kartha.itDal 1987 INTESA (Gruppo Ibm) opera sul mercato con l’obiettivo Kartha è una società ICT che offre soluzioni per il ciclo completodi dematerializzare documenti e processi relativi al ciclo dell’ordi- della gestione elettronica dei documenti: dalla firma elettronica, allane; focalizzata sulla dematerializzazione, fornisce servizi e soluzio- conservazione a norma e successiva consultazione, attraverso unani end to end per rendere l’azienda totalmente paperless. rete capillare di più di 200 rivenditori qualificati. Dal 2001 INTESA è una Certification Authority accreditata ed erogai propri servizi da Data Center IBM in modalità di cloud computing, Le strategie green sono parte integrante del business di Karthatramite piattaforme e servizi compliant con le normative in vigore. e sono orientate allo sviluppo di progetti mirati all’eliminazione della carta dai processi documentali e alla creazione di un ufficio Aree di offerta di INTESA paperless. Kartha è impegnata sia nello sviluppo di soluzioni per la • TRUSTED SIGN: Firma digitale, Firma remota, Firma biometrica e Posta Elettronica Certificata gestione del ciclo attivo e passivo dell’ordine, sia nell’ integrazione • TRUSTED DOC: Dematerializzazione, Fatturazione elettronica, di software di firma biometrica su differenti device, sia fissi che Conservazione a norma mobili, in particolare tablet di ultima generazione. L’obbiettivo di • TRUSTED HUB: Scambio dati sicuro fra Azienda e Partmer (EDI/B2B) • TRUSTED LOGISTICS: Dematerializzazione Processo di Trasporto, Kartha è quello di fornire soluzioni in grado di rendere il lavoro Tracciabilità Merci, Certificazione Consegne gestibile ovunque attraverso prodotti come KarthaDoc, la suite di • TRUSTED PAYMENTS: Gestione sicura transazioni di pagamento document management per l’archiviazione documentale e la con- fra Azienda e Banche. servazione sostitutiva a norma di Legge e Kartha SignDoc la pro- I numeri di INTESA posta Kartha che consente la digitalizzazione on site dei contratti • 25 anni di esperienza nella dematerializzazione di processi, documenti e dati • 4.000 clienti diretti nazionali ed esteri di tipo utente. • 8.000 aziende collegate ai propri servizi • 40.000 relazioni attive per lo scambio di informazioni fra partner commerciali con 200.000.000 di transazioni scambiate annualmente • 800.000.000 di pagine di documenti nazionali ed esteri trattate an- nualmente, l’equivalente in carta di 35 ettari di bosco. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 101 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 96. I Sostenitori della Ricerca SPONSOR www.osservatori.net O&SI QBR Team www.oandsi.it www.qbrteam.net Le esperienze multinazionali dei soci danno vita nel 2001 a O&SI. QBR è un gruppo che opera nel settore dell’Information & Attenta all’innovazione di processo e di prodotto, O&SI si rivolge Communication������������������������������������������������ Technology. Le sue risorse altamente specializ- ai mercati B2b e B2c con soluzioni web based, pensate con la logica zate costituiscono il fulcro dell’azienda e garantiscono standard di Enterprise 2.0 e sviluppate in Java, disponibili sia su licenza che con professionalità e qualità elevatissimi. la formula Saas. L’azienda ha sedi a Milano, Roma e Lecce: grazie alla sua diffusione sul territorio nazionale, è in grado di fornire soluzioni Aree di business: innovative e risposte sempre rapide e mirate, per far fronte alle • EDI Revolving: il portale per la trasmissione elettronica di esigenze dei suoi clienti. documenti (ordini, conferme d’ordine, bolle, fatture), anche in formato EDI; , genera economie di costo e di processo e La sua spiccata inclinazione verso le tecnologie Open Source favorisce l’integrazione tra l’azienda e la propria value chain l’ha resa nel tempo uno dei principali player nazionali per le (Clienti, Fornitori, Distributori, Logistica, Agenti). Disponi- competenze sulla piattaforma Alfresco, della quale è Gold Partner. bile sia su licenza che in service Offre ai suoi clienti servizi di consulenza, sia in outsourcing • WOW (Work On Web): suite modulare per la gestione d’azien- che in-house, soluzioni tecnologiche personalizzate e prodotti da, disponibile anche a livello di ERP. Insieme ai sw per i processi altamente innovativi, per rispondere alle richieste sempre più tradizionali, quelli verticali per la gestione commesse, assistenza varie di un mercato in forte evoluzione come quello dell’ICT. tecnica, accise, calore, e-commerce. WOW è multilingua e mul- tidivisionale, dispone di portabilità con le principali piattaforme QBR ha sviluppato Bfly, un gestore documentale basato su del mercato e l’uso simultaneo su differenti database. Alfresco, che permette di dematerializzare, archiviare e gestire i documenti, protocollarli nel rispetto della norma CNIPA, Settori di intervento: Abbigliamento, Alimentare, Cosmetico, conservarli sostitutivamente, gestire PEC&E-mail e creare Edilizia, Energy, Farmaceutico, GDO, GDS, Impiantistica. workflow personalizzati. www.osservatori.net| 102 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 97. www.osservatori.net SPONSOR I Sostenitori della Ricerca Quercia Software SATA www.quercia.com www.satanet.itQuercia Software, brand di UniCredit Business Integrated SATA è una software house di Modena specializzata nell’ingegne-Solutions, offre a Banche e Imprese servizi e soluzioni di rizzare e portare sul mercato i risultati dei numerosi progetti die-Business attraverso tecnologie software innovative, specializzate ricerca nazionali e internazionali cui partecipa.e integrate con applicazioni di Contact Center operativo h24 e 365 Combinando ricerca, sperimentazione e conoscenza dellegiorni lanno. esigenze di mercato, SATA ha messo a punto una soluzione capace di abilitare scambi elettronici di documenti tra aziende La personalizzazione e la soddisfazione delle esigenze del senza interferire con i processi esistenti.Cliente sono le linee strategiche da sempre seguite. QS è leader nelsettore del Corporate Banking Interbancario con ca. 35 Banche Per soddisfare questi bisogni di interoperabilità SATA proponeclienti e 120.000 aziende che utilizzano i prodotti TLQ nelle due piattaforme software innovative sviluppate in proprio:versioni WEB, Client Server ed Enti; è inoltre tra le Best Practice DocDataExtraction (DDE) e DocTransformation (DTF).nelle soluzioni di e-Payments con 165.000 terminali POS gestiti DDE estrae i contenuti di documenti non strutturati comedal servizio EuroPOS, nel servizio di Card Risk Management per PDF immagine, PDF vector o SPOOL. I contenuti estratti sonola prevenzione e il monitoraggio frodi sia sulle carte di pagamento verificati sintatticamente e semanticamente e riorganizzati insia sul fronte esercenti e ATM e il servizio Issuing su ca. 10 mln un qualunque formato di destinazione, ERP, CBI2, tracciato PAtra carte di credito, debito e prepagate. Altre innovative linee (Pubblica Amministrazione), EDI, gestori documentali. SATA staBusiness sono: DesQ, soluzione per la fatturazione elettronica; sperimentando con successo l’uso di DDE per tradurre fatture da PDFWeb 770 System, per la gestione e invio flussi informatici a tracciato PA, dialogando con il Sistema di Interscambio di SOGEI.770;GeTicket, biglietteria elettronica multicanale; Monitor ATM,per il monitoraggio degli sportelli ATM. DTF trasforma in automatico documenti strutturati in XML, EDI, XLS, TXT, CSV, dal formato origine a qualunque formato di destinazione. www.osservatori.tv Quaderno del Fare | 103 | Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 98. I Sostenitori della Ricerca SPONSOR www.osservatori.net Sistemi www.sistemi.com SISTEMI sviluppa soluzioni gestionali per aziende e studi profes- sionali da 35 anni. Solida e in costante crescita, SISTEMI fonda il suo successo sulla soddisfazione degli Utenti per le soluzioni composte da prodotti software e servizi complementari. • PROFIS per la gestione dei servizi contabili e fiscali. • JOB per lamministrazione del personale. • STUDIO per l’organizzazione degli studi professionali. • eSOLVER per la gestione dei processi di aziende strutturate. • SPRING per la gestione amministrativa e commerciale delle aziende di piccole dimensioni. • ENOLOGIA per la gestione delle attività delle aziende del set- tore vitivinicolo. Tutti i prodotti sono completati dalla Gestione Documentale SISTEMI integrata per larchiviazione operativa e la conservazione sostitutiva dei documenti amministrativi e gestionali. Tutti i prodotti sono disponibili anche come servizio, presso le server farm Sistemi e fruibili tramite internet. La distribuzione e l’assistenza locale sono garantite, in tutta Italia, dalla rete distributiva composta da 120 operatori informatici che svolgono il ruolo di Partner nei confronti di oltre 30.000 Studi Professionali e Aziende clienti. www.osservatori.net| 104 | Quaderno del Fare Copyright © Politecnico di Milano | Dipartimento di Ingegneria Gestionale
  • 99. Copyright 2012 © Politecnico di Milano – Dipartimento di Ingegneria GestionaleRealizzazione grafica: Emanuela Micello e Stefano Erba
  • 100. www.osservatori.netPA R T N E R SPONSOR GRUPPO