5d. innovatie studentendossiers

429 views
279 views

Published on

Bijdrage op de Circle Software Relatiedag 2012 op 28 november 2012 in het Beatrixtheater te Utrecht.

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
429
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

5d. innovatie studentendossiers

  1. 1. InnovatieworkshopStudentendossiersRemi Scholten, Circle Software
  2. 2. Even voorstellenRemi Scholten• Manager KennisCentrum Onderwijs• Manager SharePoint & CollaborationLeen Maas• Scalda (ROC Zeeland/Westerschelde)• Manager Studentenadviesdienst dinsdag 11 december 2012
  3. 3. Agenda• Korte intro Circle Software en onderwijs• Huidige status, digitale studentendossiers• Studentendossier bij Scalda• Proefballontjes 10 innovatie ideeen• Vragen/interactie Doel • Is er interesse om samen te werken? • Mogelijke doorgroeiscenario’s dinsdag 11 december 2012
  4. 4. Circle Software
  5. 5. Circle Software • Nederlands Softwarehuis • >100 medewerkers • Uw partner in informatievoorziening: — Enterprise Content Management — Medewerkerportalen — Elektronische formulieren — Digitaal Documentbeheer — Recordmanagement/archief — Workflowbeheer — Enterprise Service Bus — Algemene informatievoorziening
  6. 6. Iedere klant een referentieklant!
  7. 7. Circle Software – Onderwijs klanten
  8. 8. Wat voor projecten?• Post & Archief• Digitale Studentendossiers• Digitale Bekostigingdossiers• Digitale pedagogische dossiers• Factuurproces en Bestelproces• Contractbeheer• Digitale personeelsdossier• Projectbeheer / collaboratie• Vergadering, Klachtregistraties• Toetsbeheer/kwaliteitsdocumenten• Taxonomy Kennisnet…
  9. 9. Wat voor projecten?• Post & Archief• Digitale Studentendossiers• Digitale Bekostigingdossiers• Digitale pedagogische dossiers• Factuurproces en Bestelproces• Contractbeheer• Digitale personeelsdossier• Projectbeheer / collaboratie• Vergadering, Klachtregistraties• Toetsbeheer/kwaliteitsdocumenten• Taxonomy Kennisnet…
  10. 10. Studenten dossiersBekostigingsdossier • Intakedossier• Inschrijfformulier • Pedagogisch• Onderwijs overeenkomst • Stagedossier• BeroepsPraktijk • Etc Verklaring• Diploma / schoolverklaring• Cijferlijst vooropleiding• Identiteitsbewijs• Diploma Archivering
  11. 11. Eenvoudig project?• Via groot aantal kanalen komen documenten binnen• Postkamer, front office, backoffice, mentor, email, digitaal aanmelden• Verschillende SISen• Verschillende wensen om documenten te verwerken• Infrastructuur is anders• Technisch complex (barcodeprinters, scanners, scansoftware, DMS/regitratie software, archief en integratiesoftware) Niet eenvoudig Veel lessons learned Circle heeft standaard incl vrijheidsgraden
  12. 12. Studentendossiers in basis Integratie Afhandelin Invoer g Archivering
  13. 13. Studentendossiers in basis Integratie Afhandelin Invoer g Archivering
  14. 14. Digitale dossiers bijScaldaHuidige werkwijze en toekomst
  15. 15. Wie is Scalda?
  16. 16. Huidige werkwijze IDossier• Bekostigingsdocumenten• Aanvullende dossierstukken• Correspondentie met studenten (verzuim)• Onderdelen zorgdossier (bijv. dyslexieverklaringen)Proces• Aanmaak barcode (studentnummer, documenttype, uniek kenmerknummer)• Aanmaak barcode = Registratie (fysiek en digitaal)• Scanning – barcode• Koppeling: XML bericht naar studentenadministratiesysteem (Eduarte/KRD)
  17. 17. Huidige werkwijze IIBijzonderheden• Robuust proces – barcodes• Registratie decentraal (servicebalies en decentrale administratieve units);• Scanproces - centraal• Specifieke documenttypen – handmatig koppelenKnelpunten• Scan- en controleproces te arbeidsintensief (nu met Teleform)• Handmatig koppelen arbeidsintensief• Volledigheid en betrouwbaarheid dossier moeilijk controleerbaar• Scanoplossing dedicatedUitbreidingen• Zorgdossier studenten, inclusief autorisaties ivm privacy• Automatische koppeling DDD (digitaal doorstroom document)• Automatische koppeling uitslagen AMN intake-test
  18. 18. Toekomst IWensen studentendossiers• Automatisch koppelen (o.a. DDD, AMN)• Herinrichting scanproces (logistiek, controle) - flexibelere scanoplossing• Documentherkenning• Betere en minder arbeidsintensieve controle op scan- en registratieproces (betrouwbaarheid)• Controle op volledigheid en betrouwbaarheid dossiers• Faciliteren van logistieke processen (workflow)• Digitale handtekening• Gesynchroniseerde autorisatiestructuur studentenadministratie en Verseon
  19. 19. Toekomst IIHybride archiveringsomgeving• Meerdere dossiers en DMS-en — Studentendossier — Inkoopdossier — Factuurafhandeling — Personeelsdossier — Post en archief• Koppelingen — DMS-en — KRD Eduarte — Financieel systeem, Exact — Personeelssysteem, Merces — Facilitair- en ICT beheer, Planon
  20. 20. Samenwerken &Kennisdelen
  21. 21. Samenwerkingen, kennisdeling• Kennisdeling — Gebruikersgroep studentendossier (of onderwijs?) — Periodieke thema sessies (accountant controle)• Innovatie en efficiency – thema’s — Koppelvlakken — Kwaliteitszorg: volledigheid en betrouwbaarheid dossiers — Specifieke issues (digitale handtekening, onderwijs logistieke processen) — Hybridisering
  22. 22. Innovatie &proefballonnetjes
  23. 23. Organisaties
  24. 24. Embrace it! • Een opsomming op — Die in het 2de niveau  En bij drie
  25. 25. Ontwikkelingen Bezuinigingen Dienstverlening Governance & Compliance
  26. 26. Input & interactie vereist
  27. 27. 1) Scannen en herkennen
  28. 28. 2) “Aftappen” centrale postbus Scannen of ook registreren?
  29. 29. 3) Digitaal versturen digitaal document
  30. 30. 4) Communicatie met Overheidloket/PIP Berichtenbox
  31. 31. 5) Digitale handtekening Berichtenbox
  32. 32. 6) Zaaksysteem (ondersteunenprocessen) Afhandelin g• Praktijkovereenkomst• Klacht• Bezwaar & beroep• Kwaliteitsdocumenten (sluis/kluis)• Rode loper (inschrijf buitenlandse student)• ……
  33. 33. 7) Send2archive
  34. 34. 8) Portfolio (PIP) naar SharePoint
  35. 35. 9) Cloud
  36. 36. 10) ……….
  37. 37. Dank voor jullie aandacht! Vragen…

×