Ferias para los técnicos de turismo y agencias de viajes.

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Dentro de una consultoría y formación de Koan Consulting para un proyecto de AECID en Santo Tome y Príncipe hicimos una formación sobre producto turístico y comercialización. Esta es la presentación empleada para hablar de la presencia en Ferias de Turismo, que se impartio tanto para agentes de viajes como para las técnicas de turismo de la Dirección de Turismo y Hotelería en diciembre de 2011. Ciudad de Sao Tome, Sao Tome e Príncipe.

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Ferias para los técnicos de turismo y agencias de viajes.

  1. 1. PRESENCIA EN FERIAS 15 de diciembre de 2011 Sao Tome e Príncipe Formación para técnicos de turismo
  2. 2. La presencia en ferias Guía a la preparación
  3. 3. La presencia en ferias Una feria turística es ante todo una exposición o presentación de destinos, productos y servicios turísticos, con finescombinados promocionales y comerciales.
  4. 4. La presencia en ferias TIPOS DE FERIAS TURÍSTICAS Según ámbito geográfico. Según público objetivo: • Público general • Mixtas (profesionales + público en general) • Cerradas o exclusivas para profesionales Según su modalidad productiva: • generalistas • especializadas o monográficas
  5. 5. HAY 3 MOMENTOS DIFERENCIADOS Pero todos son muy importantes y necesitan de atención específica. Pre-feria, toda la preparación previa. Feria, el momento de mayor intensidad, el escaparate. Pos-feria, donde tenemos que rematar todo nuestro trabajo y evaluar la feria.
  6. 6. CRITERIOS PARA DECIDIR LA ASISTENCIA A UNA FERIAAños de operación de la feriaHistorial y evolución positiva o negativa de la mismaPrestigio de la feria en el sectorNº de visitantes como público generalNº de visitantes profesionales registradosNº de expositores procedentes del sector públicoNº de expositores procedentes del sector privadoCoste de la entrada a la feriaCoste del metro cuadrado de exposiciónAccesibilidad a la feria (transportes externos e internos)Ayudas y subvenciones para la participaciónInstalaciones complementarias (salas, auditorios, centros de convenciones…)Coste de los servicios básicos en feria (stand, mobiliario…) y complementario(azafatas, telecomunicaciones…)
  7. 7. Participación en ferias y otros eventos promocionalesEs necesario planificar: Contactos institucionales Identificación previa de contactos comerciales y arreglo de citas con los mismosAcompañamiento profesional a empresarios y autoridades turísticas 
  8. 8. La presencia en ferias  Deben estar previamente diseñados: Materiales promocionales y merchandising Tarifas, presupuestos , fichas técnicas de producto Presencia de productores locales para dar respuesta a las peticiones de información, conocimientos del destino y de la operativa de los productos, etc.
  9. 9. Participación en ferias y otros eventos promocionalesEs necesario evaluar la idoneidad de acciones como: Seminarios de producto  Eventos promocionales (ej. Degustación gastronómica) Ruedas de prensa Presentaciones del destino WorkshopsEn caso de que se celebren, será necesario planificarlas.
  10. 10. ¿CÓMO DEBE SER EL STAND? Tomemos como ejemplo como se eligen los más valorados en FITUR, para conceder los premios a los mejores stands. A la hora de conceder los premios, el jurado considerá los siguientes parámetros: profesionalidad (adecuación del stand a las necesidades de comercialización de cada producto); comunicación/promoción (identificación del stand con la imagen y el producto); diseño (originalidad e innovación);
  11. 11. Primer premio ComunidadesAutónomas FITUR 2011
  12. 12. STAND SAO TOME EPRÍNCIPE FITUR 2009
  13. 13. STAND SAO TOME EPRÍNCIPE FITUR 2009
  14. 14. NUESTRA PARTICIPACIÓN Es sumamente importante una participación activa, dinámica de todas las personas que participen en el stand. Lenguaje corporal Atención al cliente Conocimiento del país y de sus productos Intuición/comprensión para entender a quien derivar las consultas que nos hagan o el material a entregar.
  15. 15. RECORDAR SIEMPRE Las ferias son un lugar de encuentro donde todo el mundo intenta captar la atención de los visitantes. Por eso es fundamental que los contactos estratégicos los llevemos ya cerrados. Todo el mundo innova para captar la atención, nos trata de mostrar lo mejor de su destino, sus productos locales…
  16. 16. Concepto y funcionamiento de una bolsa de contratación o workshopGuía a la preparación
  17. 17. Qué es una bolsa de contratación o workshop:
  18. 18. Qué es una bolsa de contratación o workshop:Se trata de un evento muy complejo: Generalmente, lo convoca, propone y  promueve una entidad pública.Combina: Elementos propios de la gestión de eventos (OPC) Elementos propiamente comerciales
  19. 19. Proceso de preparación de un workshop:1. Identificación del mercado objetivo.2. Secretaría técnica.3. Apoyo a actividades y desarrollo del  workshop.
  20. 20. Proceso de preparación de un workshop 1. Identificación del mercado objetivo:  a. Recopilación de datos sobre la oferta y la  demanda. b. Recopilación de información general mercado  turístico receptivo.
  21. 21. Proceso de preparaciónde un workshop.Identificación de la oferta:  La clave: exhaustividad• perfiles• disponibilidad estacional• cobertura legal/ marco jurídico 
  22. 22. Proceso de preparaciónde un workshopIdentificación de la oferta:•Hoteles Recursos de interés •Casas rurales turístico:•Restaurantes •Museos y monumentos•Agencias de viajes •Parques temáticos•Empresas de turismo  •Centros de interpretaciónactivo… •Centros de artesanía
  23. 23. Proceso de preparaciónde un workshop.Identificación y convocatoria de la oferta:  Asociacionismo empresarial, Como canal más adecuado  para la difusión.
  24. 24. Proceso de preparaciónde un workshopRecopilación de información general sobre el  mercado turístico receptivo:• Viabilidad y accesibilidad destino• Climatología, estacionalidad• Suministros y abastecimientos• Disponibilidad de recursos humanos especializados• Condicionantes jurídicos de las empresas.• Condicionantes  jurídicos de las operaciones y gestión de  los recursos patrimoniales. 
  25. 25. Proceso de preparación de un workshop.  Elaboración del Manual de productos u  operaciones
  26. 26. Proceso de preparaciónde un workshopIdentificación de la demanda:• Agencias de viajes mayoristas y minoristas• Centrales de reservas en mercados emisores• Cadenas hoteleras• Asociaciones de profesionales de turismo• profesionales independientes  (ej.guías turísticos)• transportistas
  27. 27. Proceso de preparaciónde un workshop.Potenciales vendedores y compradoresidentificados: Elaboración de FICHA TÉCNICA o PERFIL
  28. 28. FICHA TÉCNICADenominación de la empresa: Forma jurídica: Nº empleados:Permisos de operación:  Nº clientes anuales: Facturación anual:Historial empresa: Años de operación:Clientes y eventos importantes:Segmentos de demanda y mercados emisores con los que opera:Catálogo de productos y tarifas: Organigrama
  29. 29. La participación de la empresa o profesional independiente  Puede apoyarse en las estructuras promocionales  públicas, que corren con todo o parte de los gastos  de asistencia: stand personal contratación de servicios elaboración de material promocional acciones de comunicación merchandising, etc.
  30. 30. La participación de la empresa o  profesional independiente Participación eficaz de los empresarios locales:  Aprovechar las fichas técnicas.  Preparar tarifas.  Valorar si existirán promociones por  la feria.  Preparar dossieres de prensa.
  31. 31. Proceso de preparaciónde un workshopFichas técnicas, Manual de productos:  Timing en encuentros o entrevistas
  32. 32. Proceso de preparaciónde un workshop Cuanto más tiempo y medios se inviertan en la  elaboración de perfiles y recopilación de  información general sobre el mercado turístico  receptivo, más posibilidades de éxito habrá en  los encuentros comerciales.
  33. 33. Proceso de preparación de un workshop.2. Secretaría técnica: elaboración de  agenda del workshop.  Tiempo: envío manual – cierre agenda
  34. 34. Proceso de preparación de un workshop.3. Apoyo a actividades  y desarrollo del    workshop.  Apoyo stand promocional: material  informativo destino  Apoyo logístico‐ofimático: work centre  Espacio reuniones fuera de agenda  Apoyo personal convocante
  35. 35. Viajes de familiarización y viajes deprensa. Algunos tips
  36. 36. Diseño y realización depress y fam trips. Equilibrio entre aspectos técnicos y aspectos  lúdicos. “Vivir” el destino: intensidad emocional. Coherencia  en  vivencias  y  mensajes  con  la  estrategia promocional general del destino.
  37. 37. Diseño y realización depress y fam trips. La  elección  de  la  fecha  de  celebración:  para que llegue a los mercados emisores  en  el  momento  exacto  en  que  la  demanda toma sus decisiones. 
  38. 38. Diseño y realización depress y fam trips.Tendremos que tener en cuenta:  La programación de ferias. El lanzamiento de los catálogos por parte de los touroperadores. Los especiales de viajes de la prensa, antes de  las principales temporadas de vacaciones.
  39. 39. Diseño y realización depress y fam trips. Dossieres de  prensa  muy  cuidados:  para  que  la  demanda  reciba  una  información  todo  lo  operativa  y  selectiva  posible  (coherente  con  nuestra  política  de  promoción e imagen del destino).  con  imágenes  y  textos  preparados  para  apoyar  la  labor  de  los  medios  de  comunicación 
  40. 40. Diseño y realización depress y fam trips. Empresarios locales: presentación de  situaciones y condiciones operativas  realistas:        el sobredimensionamiento de  las expectativas de los potenciales clientes  no aporta ningún beneficio a la estrategia  promocional de un destino.
  41. 41. Seguimiento o follow‐up de las acciones promocionalesBriefing sobre la presencia en la feria y surentabilización Comunicación periódica con vendedores y  compradores en workshops, asistentes a  viajes. 
  42. 42. Seguimiento o follow‐up de las acciones promocionales Cuestionario de evaluación de un famtrip Press clipping de viajes de prensa.
  43. 43. PERO, ATENCIÓN, LA FERIA NO ESEL FINAL, ES SÓLO EL PRINCIPIO Seguimiento, rápido, continuado. Dar respuesta a todas las solicitudes de información. Gestionar los contactos y las distintas posibilidades. Reforzar contactos anteriores. Retomar contactos que se han enfriado Evaluar los resultados y dejar toda la información disponible para los que vengan detrás.
  44. 44. Para ampliar la información: http://www.slideshare.net/linajimenez30/man ual-organizacionde-ferias
  45. 45. MOITO OBRIGADO www.rutaspangea.com chus@rutaspangea.com @chuspangea Rutas Pangea Facebook

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