111
1
SEPA Audit
Resultaten, Klantkeuzes &
Praktijkervaringen
Cegeka SEPA Themadag
27 juni 2013
2 SEPA Audit op Cegeka woningcorporatie oplossing
3 Klantkeuzes & Praktijkervaringen
1 Introductie Enigma Consulting
2
Age...
Enigma Consulting:
→ Specialistisch adviesbureau
→ Opgericht in 1997
→ Ervaring en focus op de gehele Betalingsverkeer, Ri...
4
SEPA
trajecten
SEPA impact
analyse
SEPA
workshops
(gezamenlijk
of individueel)
Testen
Implementatie
traject
Second
opini...
SEPA referenties portfolio – een selectie
6
In 2011 heeft Enigma SEPA.nl gelanceerd
2 SEPA Audit op Cegeka woningcorporatie oplossing
3 Klantkeuzes & Praktijkervaringen
1 Introductie Enigma Consulting
7
Age...
→ Cegeka heeft zijn systeemoplossing voor woningcorporaties aangepast aan de vereisten
voor SEPA
→ Enigma Consulting is ge...
9
SEPA Audit – Scope beoordeelde applicaties
Bank
Dynamics AX
Versie AX2009
Dynamics AX
Versie AX2009
CODA
Versie 12
DBS
V...
→ De applicaties zijn beoordeeld op de volgende functionele onderwerpen:
– IBAN/BIC
– Machtigingen
– Pre-notificatie
– SCT...
11
Nr. Scope onderwerp Score Aandachtspunten
1 IBAN/BIC VOLDOENDE  Ondersteuning buitenlandse IBAN’s
2 Machtigingenbeheer...
Agenda
2 SEPA Audit op Cegeka woningcorporatie oplossing
3 Klantkeuzes & Praktijkervaringen
1 Introductie Enigma Consultin...
Het huidige rekeningnummer wordt vervangen door IBAN en BIC. Rekeningnummers worden
op diverse documenten getoond. Waar mo...
SEPA machtigingen moeten met ‘natte’ handtekening ondertekend worden. Is een
ondertekende machtiging altijd gewenst?
14
Ma...
Indien een woningcorporatie één juridische entiteit is, krijgt deze in principe één Incassant ID
van de bank. Indien de wo...
De klant moet voortaan de IBAN op de machtiging invullen. Wat te doen als de klant nog zijn
oude rekeningnummer (BBAN) op ...
Bij de overgang op SEPA moeten nieuwe machtigingsformulieren worden ontworpen. Waar
moet rekening mee worden gehouden?
17
...
Elke SEPA incasso moet minimaal 14 dagen van te voren worden aangekondigd aan de
klant, waarbij het te incasseren bedrag e...
Kortere tijdslijnen voor het versturen van de vooraankondiging mogen met de klant worden
afgesproken. Hoe kan dit met de k...
Vaak is de incassodatum niet exact bekend wanneer de vooraankondiging wordt
aangemaakt. Hoe kan dit probleem worden opgelo...
Als er sprake is van een vervangende betaler (bijv. bewindvoerder), moet de vervangende
betaler de vooraankondiging krijge...
Een eventuele her-incasso is een nieuwe incasso en deze moet dus ook voor aangekondigd
worden. Hoe kan worden voorkomen da...
De tijdslijnen voor aanlevering van incassobestanden zijn aanzienlijk vervroegd. Daarnaast
wordt de uitval via het dagafsc...
Als gevolg van de gewijzigde tijdslijnen voor de aanlevering van incassobestanden is de
uitvoering van incasso batches pas...
Bij de overgang op SEPA verandert er veel op het vlak van de verantwoording. Welke
consequenties heeft dit voor het reconc...
Waarom wordt penny-testen met de bank aangeraden?
26
Testen
Vraagstelling
A. Validatietools om nieuwe XML-bestanden te con...
Enigma Consulting
Wilhelminalaan 51
3701 BG, Zeist,
Netherlands
T +31 30 27 60 535
www.enigmapayments.nl
27
Contact detail...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

SEPA themadag - Cegeka 27-06 - door gastspreker Enigma

533

Published on

Tijdens de Sepa themadag, die Cegeka organiseerde voor haar klanten, heeft Enigma een presentatie gegeven.

Cegeka SEPA themadag
27-06-2013

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
533
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "SEPA themadag - Cegeka 27-06 - door gastspreker Enigma"

  1. 1. 111 1 SEPA Audit Resultaten, Klantkeuzes & Praktijkervaringen Cegeka SEPA Themadag 27 juni 2013
  2. 2. 2 SEPA Audit op Cegeka woningcorporatie oplossing 3 Klantkeuzes & Praktijkervaringen 1 Introductie Enigma Consulting 2 Agenda
  3. 3. Enigma Consulting: → Specialistisch adviesbureau → Opgericht in 1997 → Ervaring en focus op de gehele Betalingsverkeer, Risk en Treasury waardeketen → 70 hoog opgeleide consultants en interim professionals SEPA: → Marktleider in SEPA consultancy, eigenaar van www.sepa.nl → Vanaf 2005 betrokken bij SEPA projecten bij de Grootbanken en Kleinbanken → SEPA ondersteuning (migratie, klantcontact, services) bij alle grootbanken → Directe toegang tot Betaalvereniging, NFS, DNB en ECB → ‘Matchmaker’ tussen vraag en aanbod van oplossingen → Inmiddels betrokken bij SEPA projecten bij meer dan 45 niet-bancaire instellingen Enigma Consulting – Profiel 3
  4. 4. 4 SEPA trajecten SEPA impact analyse SEPA workshops (gezamenlijk of individueel) Testen Implementatie traject Second opinion / Sanity check Audit systeem- oplossing PakketselectieFallback Scenario’s SEPA trajecten bij bedrijven
  5. 5. SEPA referenties portfolio – een selectie
  6. 6. 6 In 2011 heeft Enigma SEPA.nl gelanceerd
  7. 7. 2 SEPA Audit op Cegeka woningcorporatie oplossing 3 Klantkeuzes & Praktijkervaringen 1 Introductie Enigma Consulting 7 Agenda
  8. 8. → Cegeka heeft zijn systeemoplossing voor woningcorporaties aangepast aan de vereisten voor SEPA → Enigma Consulting is gevraagd om een onafhankelijke audit hierop uit te voeren. → De audit focust zich op de gemaakte keuzes en op de functionele aanpassingen die in het kader van SEPA zijn aangebracht in hun systeemoplossing → Opleveren Audit rapport – Oordeel over SEPA Readiness van Cegeka oplossing 8 SEPA Audit – Doelstelling
  9. 9. 9 SEPA Audit – Scope beoordeelde applicaties Bank Dynamics AX Versie AX2009 Dynamics AX Versie AX2009 CODA Versie 12 DBS Versie 15.0 Omega Versie 2.1 SR4 Dynamics Wonen Versie 5.3 OR Of Of Optie 1 Optie 2 Huisbank woningcorporatie Financiële administratie woningcorporatie Contract- en klantadministratie woningcorporatie
  10. 10. → De applicaties zijn beoordeeld op de volgende functionele onderwerpen: – IBAN/BIC – Machtigingen – Pre-notificatie – SCT Transactieverwerking en Reconciliatie – SDD Transactieverwerking en Reconciliatie – Migratie en Testen → Werkwijze: – Beoordeling functionele documentatie (o.a. SEPA Release notes, PID SEPA implementatie klant) – Doorspreken bevindingen per onderwerp in workshops – Valideren business requirements in workshops – Beoordelen gemaakte keuzes door Cegeka – Demo applicatie 10 SEPA Audit – Functionele scope & werkwijze
  11. 11. 11 Nr. Scope onderwerp Score Aandachtspunten 1 IBAN/BIC VOLDOENDE  Ondersteuning buitenlandse IBAN’s 2 Machtigingenbeheer VOLDOENDE  Wijziging rekeningnummer debiteur  Status digitaal geadministreerde machtiging  Ondersteuning meerdere Incassant ID’s 3 Prenotificatie VOLDOENDE 4 SCT Transactieverwerking en Reconciliatie VOLDOENDE  Pennytesten met de huisbank 5 SDD Transactieverwerking en Reconciliatie VOLDOENDE  Terugzetten sequence type bij afkeur 6 Migratie en Testen VOLDOENDE  Importeren van bestaande machtigingen Score per scope onderwerp: VOLDOENDE Voldoet aan vereiste SEPA requirements. MATIG Voldoet niet (geheel) aan vereiste SEPA requirements, maar wordt in een toekomstige release opgepakt. ONVOLDOENDE Voldoet niet aan vereiste SEPA requirements en wordt niet aangepast in een toekomstige release. SEPA Audit – Bevindingen
  12. 12. Agenda 2 SEPA Audit op Cegeka woningcorporatie oplossing 3 Klantkeuzes & Praktijkervaringen 1 Introductie Enigma Consulting 12
  13. 13. Het huidige rekeningnummer wordt vervangen door IBAN en BIC. Rekeningnummers worden op diverse documenten getoond. Waar moet rekening mee worden gehouden als deze documenten worden aangepast? 13 IBAN/BIC Vraagstelling A. Het IBAN rekeningnummer is veel langer dan het huidige rekeningnummer. Een optie die de leesbaarheid van de IBAN verhoogd is om deze in blokken van 4 posities te presenteren B. Voor eigen rekeningnummers moet naast de IBAN ook de BIC op documentatie worden getoond. De verplichting om de BIC te tonen geldt tot 1 februari 2016 Aspecten
  14. 14. SEPA machtigingen moeten met ‘natte’ handtekening ondertekend worden. Is een ondertekende machtiging altijd gewenst? 14 Machtiging & Machtiging Management 1/4 Vraagstelling A. Altijd ondertekende machtiging B. Tijdelijk papieren machtiging tot eMandate oplossing beschikbaar komt C. Geen ondertekende machtiging tot eMandate oplossing beschikbaar komt. Acceptatie van risico op MOI Opties
  15. 15. Indien een woningcorporatie één juridische entiteit is, krijgt deze in principe één Incassant ID van de bank. Indien de woningcorporatie echter onder meerdere namen in de markt bekend staat, zal dit niet meer zichtbaar zijn op de machtiging en de incasso transactie. Hoe kan dit probleem worden omzeild? 15 Machtiging & Machtiging Management 2/4 Vraagstelling – Aanvraag van een Incassant ID per geregistreerde handelsnaam Opties
  16. 16. De klant moet voortaan de IBAN op de machtiging invullen. Wat te doen als de klant nog zijn oude rekeningnummer (BBAN) op de machtiging invult? 16 Machtiging & Machtiging Management 3/4 Vraagstelling A. Machtiging niet accepteren, klant moet nieuwe machtiging ondertekenen B. Machtiging accepteren, BBAN wordt bij invoer in het systeem eerst procedureel omgezet naar IBAN Opties
  17. 17. Bij de overgang op SEPA moeten nieuwe machtigingsformulieren worden ontworpen. Waar moet rekening mee worden gehouden? 17 Machtiging & Machtiging Management 4/4 Vraagstelling A. Machtiging kan een los formulier zijn of geïntegreerd in bijv. een aanvraagformulier. In het laatste geval gelden speciale richtlijnen. B. Voor particulieren is één handtekening voldoende, voor bedrijven zijn meestal twee handtekeningen gewenst C. Cegeka oplossing ondersteund geen eenmalige machtigingen. Het gebruik van een doorlopende machtiging voor een éénmalige dienst heeft echter voordelen Aspecten
  18. 18. Elke SEPA incasso moet minimaal 14 dagen van te voren worden aangekondigd aan de klant, waarbij het te incasseren bedrag en de incassodatum moeten worden vermeld. Het is toegestaan om één vooraankondiging voor meerdere incasso’s in een bepaalde periode te versturen. Welke opties zijn er om vooraankondigingen te versturen? 18 Vooraankondiging/Prenotificatie 1/5 Vraagstelling A. De vorm van de vooraankondiging is niet voorgeschreven. Bestaande documentatie kan hiervoor worden gebruikt (factuur, afrekeningsbrief voor servicekosten, etc.) B. De vooraankondiging mag ook elektronisch worden verstrekt (bijv. e-mail). In de toekomst zou de vooraankondiging ook via het klant portaal of FinBOX kunnen worden verstuurd C. Bij wijziging van het te incasseren bedrag moet opnieuw een vooraankondiging worden verstuurd. De huurverhogingsbrief zou hiervoor bijvoorbeeld kunnen worden gebruikt Opties
  19. 19. Kortere tijdslijnen voor het versturen van de vooraankondiging mogen met de klant worden afgesproken. Hoe kan dit met de klant worden afgesproken? 19 Vooraankondiging/Prenotificatie 2/5 Vraagstelling A. Via het contract B. Via de machtiging C. Via de algemene voorwaarden D. Via een apart schrijven (bijvoorbeeld als onderdeel van de SEPA migratiebrief) Veel gebruikte opties
  20. 20. Vaak is de incassodatum niet exact bekend wanneer de vooraankondiging wordt aangemaakt. Hoe kan dit probleem worden opgelost? 20 Vooraankondiging/Prenotificatie 3/5 Vraagstelling A. Incasso zal plaatsvinden op de Xe dag van de maand of de eerstvolgende werkdag B. Incasso zal plaatsvinden rondom de Xe dag van de maand C. Incasso zal plaatsvinden vanaf de Xe dag van de maand Veel gebruikte opties
  21. 21. Als er sprake is van een vervangende betaler (bijv. bewindvoerder), moet de vervangende betaler de vooraankondiging krijgen. Indien dit niet het geval is, hoe kan dit probleem worden opgelost? 21 Vooraankondiging/Prenotificatie 4/5 Vraagstelling – Indien de vooraankondiging bijv. altijd naar de huurder wordt gestuurd, kan in de vooraankondiging een extra zin worden opgenomen, waarin wordt aangegeven dat de huurder de plicht heeft om de vervangende betaler op tijd te informeren over de incasso Opties
  22. 22. Een eventuele her-incasso is een nieuwe incasso en deze moet dus ook voor aangekondigd worden. Hoe kan worden voorkomen dat een nieuwe brief naar de klant moet worden gestuurd? 22 Vooraankondiging/Prenotificatie 5/5 Vraagstelling A. Op initiële vooraankondiging vermelden dat her-incasso bij onvoldoende saldo binnen x periode zal plaatsvinden B. In de algemene voorwaarden vermelden dat her-incasso bij onvoldoende saldo binnen x periode zal plaatsvinden Opties
  23. 23. De tijdslijnen voor aanlevering van incassobestanden zijn aanzienlijk vervroegd. Daarnaast wordt de uitval via het dagafschrift een dag later ontvangen. Afkeuringen worden daarom veel later zichtbaar. Is eerder inzage in de afkeuringen van SCT en SDD transacties gewenst? 23 SCT & SDD Transactieverwerking 1/2 Vraagstelling – Afname van Payment Status Report (Pain.002) Opties
  24. 24. Als gevolg van de gewijzigde tijdslijnen voor de aanlevering van incassobestanden is de uitvoering van incasso batches pas veel later zichtbaar (tot wel 6 werkdagen later). Niet ontvangen en verwerkte bestanden worden dan pas zichtbaar. Is dit onwenselijk? 24 SCT & SDD Transactieverwerking 2/2 Vraagstelling – Procedure inrichten voor het actief monitoren dat een incassobestand door de bank in verwerking is genomen (bijv. door afname van Payment Status Report of monitoren status van batch via bank portaal) Opties
  25. 25. Bij de overgang op SEPA verandert er veel op het vlak van de verantwoording. Welke consequenties heeft dit voor het reconciliatie proces? 25 Reconciliatie Vraagstelling A. Bruto boekingsmethodiek i.p.v. Netto boekingsmethodiek B. Geen aparte VerwInfo rapportage, alle uitval via dagafschrift (bijv. MT940) C. Nieuwe reasoncodes Aspecten
  26. 26. Waarom wordt penny-testen met de bank aangeraden? 26 Testen Vraagstelling A. Validatietools om nieuwe XML-bestanden te controleren hoeven niet dezelfde resultaten te geven als de productieomgeving B. Controle of de bank klantspecifieke configuratie (SDD contract, te gebruiken rekeningnummers, limieten) goed heeft vastgelegd C. Testen van elektronische verantwoordingsberichten (goed situatie en R-transacties) Aspecten
  27. 27. Enigma Consulting Wilhelminalaan 51 3701 BG, Zeist, Netherlands T +31 30 27 60 535 www.enigmapayments.nl 27 Contact details Paul Jans Managing Director pjans@enigmaconsulting.nl T +31 6 51 08 47 97 Pieter van Andel Expert Business Consultant pvanandel@enigmaconsulting.nl T +31 6 53 44 21 54

×