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El valor de la madurez en Dirección de Proyectos
 

El valor de la madurez en Dirección de Proyectos

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Experiencias de Implementación de PMOs

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    El valor de la madurez en Dirección de Proyectos El valor de la madurez en Dirección de Proyectos Presentation Transcript

    • El Valor de la Madurez en Dirección de Proyectos Julio 2013 info@activePMO.com.ar info@activePMO.com. www.activePMO.comar ar
    • Contenido        El valor de la Dirección de Proyectos Inmadurez en Dirección de Proyectos Funciones de la Oficina de Proyectos Beneficios de la Madurez Presentación de activePMO Servicios de Consultoría y Capacitación Algunas experiencias info@activePMO.com. ar 2
    • El valor de la Dirección de Proyectos en las Organizaciones Resultados del Negocio info@activePMO.com. ar 3
    • Organizaciones Inmaduras en DP  Inicio de Proyectos deficiente  Sin objetivos claros  Sin selección estratégica de proyectos  Sin información histórica  Definiciones inadecuadas  Alcances indefinidos o ambiguos  Estimaciones “optimistas”  Sin gestión de riesgos  Mala administración del trabajo     Crecimiento “incontrolado” del alcance Conflictos en la asignación de recursos Incapacidad de tomar acciones correctivas Proveedores inadecuados info@activePMO.com. ar 4
    • Organizaciones Inmaduras en DP  Procesos     Ad-hoc, Improvisados Reinvención continua Estrés permanente Reactivos  Cronogramas y presupuestos  Impredecibles  Generalmente se exceden  Factores de éxito  Héroes  Sobre tiempo  “Apagado de Incendios” info@activePMO.com. ar 5
    • Organizaciones Inmaduras en DP Tres Proyectos Tres Lideres Tres cronogramas Tres presupuestos Tres informes Tres resultados y… los mismos recursos? info@activePMO.com. ar 6
    • Organizaciones Inmaduras en DP ? info@activePMO.com. ar 7
    • Madurez en la Gestión de Proyectos  Estado en el cual una organización está condicionada para ejecutar sus proyectos en forma exitosa consistentemente  Selección y priorización formal de los proyectos alineados a las metas estratégicas  Cumplimiento de los objetivos: Alcance, Tiempo, Costos, Calidad, Satisfacción del Cliente y Riesgo  Disciplina organizacional enfocada en la documentación, información histórica, compromiso gerencial, lecciones aprendidas, mejora continua de TODOS los proyectos de la organización  Adherencia a los procesos y a la metodología formal que contenga mejores prácticas, consistente, flexible, medible y capaz de ser mejorada info@activePMO.com. ar 8
    • Funciones Típicas de la Oficina de Gestión de Proyectos Soporte a los equipos Evaluación de Riesgos Rescate de Proyectos Preparación de Datos con Lecciones Aprendidas Línea de Solución de problemas Consultoría Métodos y Estándares Estandarización en la Planificación, Programación, el Control y los Reportes Capacitación Directores de Proyectos Definición de roles y Funciones de DPs. Asignación y Supervisión de DPs Mentoring y Coaching info@activePMO.com. ar Desarrollar y adaptar Metodología Recomendar Mejoras a Metodología Existente Benchmarking Desarrollar las Capacidades De los Recursos Coordinar y conducir Entrenamiento en PM 9
    • Resultados Esperados de la Madurez Información comparable Identificación de conflicto de recursos Mejora en calidad de procesos y proyectos Gestión de Riesgos Base de Información histórica de proyectos Gestión integrada de portafolios, progr amas, proyectos Información para la estrategia de la compañía Tomas de decisiones más fáciles Información estandarizada info@activePMO.com. ar 10
    • Presentación de activePMO info@activePMO.com. ar 11
    • Quienes Somos activePMO es una organización especializada en Liderazgo y Dirección de Proyectos, Programas y Portafolios formada por un equipo profesional altamente capacitado, con aptitud y actitud, y con experiencia real en proyectos críticos para el negocio. Cecilia Boggi Directora Ejecutiva • • • • •  Lic. Análisis de Sistemas Pg en Dirección de Negocios Especialista en Dirección de Proyectos, PMP MasterClass del Instituto de Liderazgo PMI Facilitadora de SDI L1 cb@activePMO.com.ar Adriana Cibelli Directora Comercial • • • •  Ing. Electrónica Pg en Proyectos de Control de Edificios Inteligentes Especialista en Dirección de Proyectos Facilitadora de SDI L1 ac@activePMO.com.ar info@activePMO.com. ar 12
    • Misión y Visión de activePMO  Misión:  Visión: “Ayudar y acompañar a nuestros clientes a lograr la excelencia en Liderazgo y Dirección de Proyectos, Programas y Portafolios a fin de que puedan implementar exitosamente sus estrategias de negocio” “Ser reconocidos por las organizaciones de la Región como un aliado que acompaña a sus Clientes para el logro de sus estrategias de negocio a través de la selección y ejecución de los proyectos correctos” info@activePMO.com. ar 13
    • Valores de activePMO  Valores: Compromiso con nuestros clientes, con la sociedad y con nuestro planeta Crecimiento institucional, profesional y personal Efectividad en la realización de los servicios ofrecidos Transparencia en las comunicaciones con todos nuestros interlocutores Respeto a nuestra profesión, a nuestros clientes, a nuestros aliados, a nuestros colaboradores y proveedores info@activePMO.com. ar 14
    • Servicios brindados por activePMO info@activePMO.com. ar 15
    • Capacitación brindada por activePMO Dirección de Proyectos, Programas y Portafolios        Entrenamiento para Líderes, Gerentes y Directores de Proyectos Preparación para las Certificaciones PMP® y CAPM® Talleres prácticos de Dirección de Proyectos con casos reales o ficticios Conceptos fundamentales de Dirección de Proyectos para Gerentes y Directores Operativos y Funcionales Conceptos básicos de proyectos para Integrantes de Equipos de Proyectos. Dirección de Programas y Portafolios La Oficina de Dirección de Proyectos Desarrollo de Competencias Interpersonales         Liderazgo de las Relaciones Interpersonales Comunicaciones con Personas Difíciles Manejo de Conflictos Reforzar las Fortalezas y trabajar las Debilidades Personales Comunicación Activa y Efectiva en las Relaciones Interpersonales Liderazgo y Coaching Negociación e influenciación y las Relaciones Interpersonales Desarrollo de equipos de trabajo de alto desempeño info@activePMO.com. ar 16
    • Consultoría brindada por activePMO  Asesoramiento en Dirección de Proyectos, Programas y Portafolios  Diagnóstico de Madurez de Prácticas de Dirección de Proyectos, Programas y Portafolios en la Organización  Implementación de Mejoras en la Dirección de Proyectos, Programas y Portafolios  Implementación de Oficinas de Dirección de Proyectos (PMO)  Desarrollo de Metodologías de Dirección de Proyectos  Asesoramiento y colaboración con las Oficinas de Dirección de Proyectos respecto a la gestión de los proyectos y programas en ejecución  Implementación de Herramientas de Gestión de Portafolios, Programas y Proyectos info@activePMO.com. ar 17
    • Algunas Experiencias - Caso I Implementación de la PMO de una SF  Empresa que brinda servicios de Desarrollo de Software  Diagnóstico Inicial:       Proyectos con altos desvíos de costos y cronogramas Sin metodología. Sin estándares Dependencia de personas “indispensables” Personal desmotivado, Rotación de personal Clientes insatisfechos Proyectos sin rentabilidad  Objetivos de la dirección:  Ser competitivos a través de optimizar costos, performance y calidad  Obtener métricas para la toma de decisiones info@activePMO.com. ar 18
    • Algunas Experiencias - Caso I Plan de Implementación  Diagnóstico de la Situación Inicial  Planificación de funciones de la PMO en dos Fases  Fase I:  Definición de Estándares: metodología, procesos, plantillas, guías  Capacitación a equipos de proyectos  Coaching a líderes en el seguimiento de proyectos en curso  Fase II:      Re-estructuración de la SF – PMO es una nueva gerencia PMO responsable de la gestión de todos los proyectos en curso Gerentes de Proyecto dependen de la PMO Implementación de Sistemas de mediciones Procesos de Mejora - Certificación CMMI info@activePMO.com. ar 19
    • Algunas Experiencias - Caso I Resultados  Principales Logros:     Mejoró la relación con los Clientes Mejoró la Calidad de los Servicios y Productos Disminuyó la rotación de personal Nuevos contratos  Principales Desafíos      Proyectos de Mantenimiento con muchas OT muy chicas Cultura de los Clientes Proyectos de Desarrollo con Metodologías Ágiles Resistencia al cambio de algunos equipos Veían a la PMO como burocrática info@activePMO.com. ar 20
    • Algunas Experiencias - Caso II Fortalecimiento de la PMO en un Banco  Importante Banco Argentino con la visión de ser el primer Banco Privado Nacional  Objetivos de la Dirección:  Ejecución exitosa de 12 proyectos estratégicos  Crear la Oficina de Gestión de Proyectos para favorecer la concreción de dichos proyectos  Diagnóstico Inicial:  El equipo de la PMO creada no tiene las habilidades necesarias para llevar adelante el desafío  La cultura organizacional muy funcional, no alineada con el trabajo en proyectos  Escasa planificación y control en los proyectos info@activePMO.com. ar 21
    • Algunas Experiencias - Caso II Plan de Implementación  Definición de las funciones esperadas de la PMO  Diagnóstico Inicial con Directores y Líderes de Proyectos  Definición de la Estrategia de Implementación gradual  Diseño de la metodología  Procesos, plantillas y responsabilidades  Definición de Indicadores de gestión  Soporte a proyectos pilotos  Capacitación en DP y en la metodología info@activePMO.com. ar 22
    • Algunas Experiencias - Caso II Resultados  Principales Logros:      Soporte de la Alta Dirección Adopción de buenas prácticas Seguimiento integrado de proyectos Gestión de Riesgos Repositorio de Información centralizada  Principales Desafíos:  Falta de conocimientos y habilidades de algunos Líderes de Proyectos  Resistencia de las Gerencias Funcionales  Tiempos “lentos”, propios de la cultura organizacional info@activePMO.com. ar 23
    • Algunas Experiencias - Caso III DP en empresa de comunicaciones móviles  Empresa internacional de comunicaciones móviles  Diagnóstico Inicial:       Proyectos sin objetivos claros Incumplimiento de costos y cronogramas Sin metodología. Sin estándares. Constantes cambios de prioridades. Personal desmotivado Malas relaciones entre sectores de la compañía  Objetivos de la dirección:  El FODA de la compañía detectó la necesidad de mejorar las prácticas de dirección de proyectos  Obtener información para la toma de decisiones info@activePMO.com. ar 24
    • Algunas Experiencias - Caso III Plan de Implementación  Diagnóstico Inicial con Directores, Gerentes y Líderes de Proyectos  Definición de la Estrategia de Implementación gradual  Diseño de la Quick Wins (metodología básica)  Procesos, plantillas y responsabilidades  Difusión de la metodología y plan de comunicaciones organizacional  Soporte a proyectos pilotos  Capacitación en DP y en la metodología a líderes info@activePMO.com. ar 25
    • Algunas Experiencias - Caso III Resultados  Principales Logros:     Soporte de la Alta Dirección Desarrollo de metodología muy simple Adopción de buenas prácticas Comprensión de la necesidad  Principales Desafíos:     Estructura Funcional o matricial “muy débil” Falta de autoridad de los líderes de proyectos Resistencia de las Gerencias a participar y dar soporte a los proyectos Falta de conocimientos y habilidades de algunos Líderes de Proyectos  Problema:  Por cambio en la Dirección de la Compañía no se continuó con el programa de mejoras establecido. info@activePMO.com. ar 26
    • Lecciones Aprendidas  Conseguir el apoyo de la Alta Dirección  Objetivo alineado con la estrategia organizacional  Trabajar la resistencia al cambio logrando participación  Implementación gradual.  Crecimiento Evolutivo  Buscar siempre la simplicidad  Seguir trabajando en la mejora:  Desarrollo e implantación de procesos, plantillas, herramientas, plantillas, métricas,…  Distinguir gestión de herramientas  Los procedimientos, estándares, métodos, técnicas, software son sólo herramientas!  Lo importante es gestionar!  Comenzar con los proyectos de alta visibilidad = Valor! info@activePMO.com. ar 27
    • Algunas métricas de PMOs Según “The State of the PMO 2007-2008”, encuesta a Directores de Proyectos Seniors realizada por el Center for Business Practices, Pennsylvania, USA. Proyectos que ejecutan al año Organizaciones Sin PMO 18 Organizaciones Con PMO 38 Costos de la Gestión de Proyectos Organizaciones Maduras en DP Organizaciones Inmaduras en DP 6 a 7% Según Estudio de la + 11% Universidad de California, Berkeley (1997 a 2002) Desvíos en Desempeño de Costo y Cronograma Organizaciones Maduras en DP 8 al 11% Organizaciones Inmaduras en DP + 16% info@activePMO.com. ar 28 28
    • ¡ Muchas Gracias ! info@activePMO.com.ar info@activePMO.com. www.activePMO.comar ar