Bien gérer ses mails

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Bien communiquer par mail L’e-mail ? Vraiment ? Est-ce vraiment l’e-mail qu’il faut choisir ? Incontournable, l’e-mail mais d’autres modes de communication sont parfois préférables :  Quand vous devez communiquer des informations confidentielles  Pour convenir d’un rendez-vous  Pour consulter les membres de votre équipe  Lorsque l’incompréhension s’installe. Dans ces cas là, décrochez votre téléphone : vous gagnerez en temps et en efficacité. Vous pouvez aussi utiliser d’autres outils (voir en Annexe) Pour utiliser l’e-mail au mieux :  Se donner toutes les chances qu’il soit lu et traité  Avoir un suivi et un archivage clair des mails entrants Selon votre façon de travailler, la culture de votre entreprise, choisissez et adaptez les méthodes qui vous conviennent. 2 © Finance Technique & Trend 2008 http://www.finance-technique.com

Bien communiquer par mail Rédiger un e-mail 10 pistes pour rédiger efficacement ses e-mails :  Mettre le message clé dans l’objet du message Un message dont l’objet est : « la prochaine réunion du comité X aura lieu le 11 décembre à 11 heures » a plus de chance d’attirer l’attention que l’objet « agenda ».  Vérifier l’objet quand vous faites suivre un e-mail Modifier l’objet pour le rendre clair si nécessaire. Remplacer « agenda » par « la prochaine réunion du comité X aura lieu le 11 décembre à 11 heures »  Un seul sujet par mail Cela facilitera la lecture de votre destinataire.  Le message doit être court La plupart des gens se contentent de lire le texte qui apparaît dans la fenêtre de leur logiciel de messagerie. Si vous devez communiquer plus longuement, préférez une pièce jointe, sous forme de courrier ou de rapport. En interne et si possible, déposez le document joint sur un serveur et envoyez le lien vers le document. 3 © Finance Technique & Trend 2008 http://www.finance-technique.com

Bien communiquer par mail  Spécifiez la réponse que vous souhaitez Vous souhaitez que votre destinataire entame une action, vous donne une information ? Spécifiez-le !  Qu’est-ce que le destinataire connaît du sujet ?  Commencez par le message clé  Si votre interlocuteur connaît bien le sujet, allez du spécifique au général  Si votre interlocuteur ne connaît pas le sujet, allez du général au spécifique.  Les mauvaises nouvelles en sandwich  D’abord de bonnes nouvelles  La mauvaise nouvelle  Une note positive A utiliser avec discernement, certaines personnes n’apprécient pas de voir les mauvaises nouvelles enterrées.  Un format simple La présentation de votre message va changer selon l’écran et le logiciel de votre destinataire, veillez à ce que votre présentation soit la plus simple possible.  Mettez une signature automatique avec vos coordonnées La plupart des logiciels de mails le permettent.  Utilisez un forum pour consulter vos collaborateurs Il existe des plateformes gratuites ou très abordables si votre service informatique ne vous fournit pas ce service.  Et les vôtres : _____________________________________________ _____________________________________________ 4 © Finance Technique & Trend 2008 http://www.finance-technique.com

Bien communiquer par mail _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ ____________________ 5 © Finance Technique & Trend 2008 http://www.finance-technique.com

Bien communiquer par mail Gérer efficacement les mails entrants 10 pistes pour gérer efficacement vos mails entrants  Simplifiez le classement de vos mails Au bout d’un moment, on ne sait plus si on a classé le dernier mail des auditeurs dans audit ou dans juridique (c’était le sujet). 4 dossiers : 1. Action : pour les mails qui nécessitent un temps de réponse, soit pour action soit pour recherche. 2. Attente : ce sont les messages importants auxquels vous savez devoir accéder dans les prochains jours. 3. Archives : placez ici les e-mails que vous voulez conserver mais qui représentent un projet ou une action terminée. Utiliser les fonctions de tri ou de recherche de votre logiciel pour trouver ensuite l’information. 4. Temporaire : ce sont les mails que vous préférez garder au moins un certain temps. Fixez-vous une règle de conservation et éliminez les mails qui dépassent la date que vous vous êtes fixée. 6 © Finance Technique & Trend 2008 http://www.finance-technique.com

Bien communiquer par mail  Répondez toute suite chaque fois que c’est possible Si la réponse prend une minute ou deux, faites la immédiatement et classez le mail dans le dossier approprié.  Ne conservez que des mails non lus dans votre boîte de réception Dès que vous avez lu un mail, acheminez-le vers le dossier approprié.  Interdisez à vos collaborateurs de vous mettre en copie. Demandez-leur plutôt de vous écrire un mail par semaine, récapitulant les points importants.  Faites une règle de message pour les newsletters Et classez les dans un dossier particulier que vous irez voir régulièrement  Faites une règle de message pour les mails où vous êtes en copie Vérifiez le dossier une fois par jour.  Interdisez les fichiers joints en interne Ils doivent être déposés sur un serveur et le lien est envoyé par mail.  Sauvegardez les e-mails importants dans les dossiers de document de votre ordinateur Utilisez la fonction – enregistrez sous de vos messages et classez les avec les autres documents d’un projet. Veillez à ce que le nom du fichier soit suffisamment explicite  Revoyez les dossiers attente et action régulièrement Eliminez les mails qui n’ont plus de raison de s’y trouver.  Fixez-vous des règles  Le dossier réception doit être vide quand je quitte le logiciel de messagerie.  Pas plus de X mails dans le dossier action  Etc… 7 © Finance Technique & Trend 2008 http://www.finance-technique.com

Bien communiquer par mail  Et les vôtres : _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ 8 © Finance Technique & Trend 2008 http://www.finance-technique.com

Bien communiquer par mail Faites une mini-formation de vos collaborateurs 10 arguments qu’ils doivent entendre.  Un e-mail est un document écrit Il peut être conservé et diffusé.  On salue son destinataire Suivant le degré de familiarité, on peut utiliser :  Cher monsieur,  Cher Martin,  Bonjour Martin Et on clôt le mail par une formule de politesse :   Cordialement  Très cordialement  Amitiés  Sincères salutations  Bien à vous  Amicalement.  Ecrire toujours en minuscule Ecrire en majuscule revient à crier  Ne jamais envoyer de mails sous l’emprise d’une émotion 9 © Finance Technique & Trend 2008 http://www.finance-technique.com

Bien communiquer par mail L’émotion ne passe pas dans les e-mails et on peut regretter ce qui a été écrit.  Ne pas utiliser de smileys ni de langage SMS C’est à réserver aux familiers.  Mettre l’adresse juste avant d’envoyer le message Pour éviter d’envoyer un mail incomplet.  Vérifier l’adresse avant de cliquer sur envoyer Cela évite des impairs  Utilisez « répondre à tous » avec discernement Rien de plus agaçant que un « moi aussi » envoyé à 25 personnes.  Respectez l’anonymat de vos correspondants En utilisant la zone Cci (copie cachée) de votre navigateur. Exemple : vous devez envoyer la même information à plusieurs clients mais vous ne souhaitez pas qu’ils sachent à qui vous l’avez communiquée.  Et les vôtres : _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ 10 © Finance Technique & Trend 2008 http://www.finance-technique.com

Bien communiquer par mail Les autres outils  La messagerie instantanée Utilisez la messagerie instantanée : demandez à vos collaborateurs d’ouvrir un compte qui sera utilisée uniquement pour des raisons professionnelles afin d’éviter qu’ils utilisent leurs comptes privés avec la confusion que cela engendre. Prenez des RV avec eux lorsque cela est nécessaire : eux-aussi sont surchargés de sollicitations. La messagerie instantanée permet d’être plus efficace mais elle doit être utilisée avec les mêmes réserves que la messagerie : manque de protection et de confidentialité, le téléphone est parfois préférable  Utilisez la Web conférence Vous trouverez des offres gratuites sur Internet : ces offres ont l’avantage de vous permettre de tester le service avant d’opter pour un service payant professionnel. 11 © Finance Technique & Trend 2008 http://www.finance-technique.com

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by Catherine Perrin

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