Acuerdo 060 de 2001

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Acuerdo 060 de 2001

  1. 1. POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS PAUTAS PARA LA ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALESEN LAS ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PUBLICAS Catalina Córdoba Cadavid
  2. 2. SOPORTE LEGAL <ul><li>El consejo directivo del AGN en uso de su facultades, en especial las otorgadas por la leyes: 80 de 1989, 489 de 1998 y 594 de 2000, acuerdo 07 de 1994.(órganos de dirección, coordinación y asesoría, gestión documental, estructura de los fondos, entrada y salida de los documentos, descripción de los documentos, reprografía, conservación de los documentos. </li></ul><ul><li>Adecuada prestación de servicios, bajo los principios de la admón. Pública </li></ul><ul><li>527 de 1999( firmas digitales el comercio electrónico, mensajes de datos, así mismo las entidades certificadoras. </li></ul>
  3. 3. RAZONES DEL ACUERDO <ul><li>Masificar el uso de las nuevas tecnologías en Colombia, para aumentar la competitividad del sector productivo </li></ul><ul><li>Modernizar las instituciones publicas y facilitar la información </li></ul><ul><li>Parte integral de la gestión documental </li></ul><ul><li>Evolución de la organización por medio del uso oportuno de la información </li></ul><ul><li>Permitir alas unidades cumplir con el PGD </li></ul>
  4. 4. GLOSARIO <ul><li>Archivo electrónico: documentos electrónicos tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados por una persona natural o jurídica en ejercicio de sus funciones </li></ul><ul><li>Comunicaciones oficiales: son las recibidas o producidas por las que legalmente le fueron dadas. </li></ul><ul><li>Correspondencia: comunicaciones privadas que llegan a la entidad, a titulo personal y no generan tramite para la institución. </li></ul><ul><li>Documento electrónico de archivo: es la información generada, recibida y comunicada en medios electrónicos, en todo el ciclo vital y siguiendo los criterios archivísticos </li></ul><ul><li>Documento original: autenticidad e integridad </li></ul><ul><li>Documento publico: producido por el funcionario publico, en ejercicio de su cargo o con intervención. </li></ul>
  5. 5. Radicación de comunicaciones oficiales: # consecutivo, recibidas o producidas, hora y fecha. Recibo y envío. Registro de comunicaciones oficiales: es el ingreso en el sistema de las comunicaciones recibidas o producidas nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias, # de radicación, nombre del funcionario responsable del tramite, anexos y tiempo de respuesta. Serie: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo TRD:
  6. 6. <ul><li>Unidades de correspondencia </li></ul><ul><li>control y normalización </li></ul><ul><li>Firmas responsables </li></ul><ul><li>Radicación </li></ul><ul><li>Actos administrativos </li></ul><ul><li>Comunicaciones internas </li></ul><ul><li>Conservación documental </li></ul><ul><li>NTC 4436 para papel y NTC 2676 soportes </li></ul><ul><li>1 gramaje de 75 a 90 g/m 2 libre de acido, pH de 7 a 8.5 tintas con estabilidad química insolubles con la humedad </li></ul><ul><li>Según los técnicos, libres de virus , compatibles comunicaciones oficiales enviadas </li></ul>
  7. 7. <ul><li>1 copia a la serie otra a la unidad de correspondencia </li></ul><ul><li>Comunicaciones vía fax , correo electrónico ( de acuerdo con las cuentas activadas) </li></ul><ul><li>De acuerdo con la ley 527 de 2000 la unidades establecen el control y normalización de las comunicaciones enviadas y recibidas </li></ul><ul><li>Imagen corporativa: normas ICONTEC </li></ul><ul><li>Horarios de atención al publico en forma visible. </li></ul>

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