Your SlideShare is downloading. ×
Risk Mitigation Guide: Client-Agency/Consultant Relationship Management
Risk Mitigation Guide: Client-Agency/Consultant Relationship Management
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Risk Mitigation Guide: Client-Agency/Consultant Relationship Management

365

Published on

Guide for mitigating risks associated with hiring external agencies/consultants for projects inside your organization. …

Guide for mitigating risks associated with hiring external agencies/consultants for projects inside your organization.

Connect with Caroline Kealey at Ingenium Communications:

WEBSITE: http://www.ingeniumcommunications.com
TWITTER: @CarolineKealey
SUBSCRIBE to the Results Map Blog: http://www.resultsmap.com/category/blog/

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
365
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
18
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. ©2013 Ingenium Communications Inc.  Risk Mitigation Guide  Agency/Consultant Relationship Management      Risks  Description  Preventative Actions  1.  Gaps in quality  The agency/consultant does not meet  your expectations in the quality of the  deliverable  Structure the project to have interim  deliverables in order to give a sense for  alignment with expectations  Set up validation mechanisms through the  project lifecycle  Ensure that expectations are clearly  documented as part of contract and project plan  2.  Cost overruns   Project costs for the deliverable go up, or  bills are received for unexpected project  components  Structure contracts to focus on  deliverables/results   Document inclusions and exclusions for costing  in contracting  Formalize terms for milestone payments  Document expectations for version control in  contract and project plan  3.  Scope creep  Project evolves to include unforeseen  elements, costs and/or time  Define the specific project deliverables and  component parts in the contracting phase  Confirm the project components in the project  plan  If new requirements come up, document the  scope of those elements for pre‐approval  Ensure that the contract precludes the  agency/consultant from beginning work on new  project components without documented pre‐ approval  4.  Non‐delivery  Supplier fails to deliver the required  product  Document terms for non‐delivery in the contract Plan for early warning signals in the project plan  in order to secure an alternate supplier in a  timely fashion  5.  Loss of  productivity  Staff member(s) spend an inordinate  amount of time and energy on managing  the agency/consultant, thereby presenting  an opportunity cost from investing in  other worthwhile initiatives  Identify one point of contact for managing the  agency/consultant relationship in order to have  an efficient internal system  Use the project plan to budget staff time  appropriately, particularly in scheduling time  required for approvals  6.  Bait and  switch  Agency/Consultant presents key talent but  then replaces these resources, usually  with less experienced staff  Design the contract to protect against bait and  switch and secure access to key talent  Define key relationships with the  agency/consultant to clarify the appropriate  resource for various tasks  Discuss an appropriate arrangement for ease of  access to key talent as required       
  • 2. Risk Mitigation Guide – Agency/Consultant Relationship Management    Page 2                                                                        ©2013 Ingenium Communications Inc.      Risks  Description  Preventative Actions  7.  Mis‐alignment  There is a disconnect in the  goals/direction of the agency/consultant  and of the client, and/or an erosive  conflict or tension in the  agency/consultant‐client relationship  Structure the contract and project plan to focus  on aligning goals and strategic direction  Identify and address points of conflict early as  part of the project planning process  Work to constructively and collaboratively  address points of conflict or mis‐alignment  through face to face communication  8.  Reputational  risk  The agency/consultant has a negative  impact on the client reputation by making  disparaging comments, sharing  confidential information or breaching  intellectual property rights  Protect corporate reputation as part of the  contracting process  Proactively and immediately address any  perceived risk to reputation through face to face  communication  Escalate concerns about reputational risks and  seek appropriate intervention as appropriate  9.  Irrelevance  The operating circumstance evolves,  making the project as it was originally  intended irrelevant  Take immediate steps to identify and isolate the  risk of irrelevance  Assess potential opportunities for shifting the  project focus or design in order to address  current/emerging needs  Evoke contract mechanisms to cease work on  project if it no longer provides value in its  current form  10.  Lack of  organizational  acceptance  The organization or Board does not accept  the agency/consultant or their deliverable,  thereby jeopardizing the initiative’s ability  to offer value  Ensure that key internal partners are brought  into the project early, through the project scope,  briefing and kick‐off process  Build regular ongoing communication with key  internal partners into the project plan to help  foster positive alignment throughout the project  lifecycle  Consider a project hand‐off to staff or  integration with another project as means of  helping to enhance internal organizational  acceptance   

×