De Chorus Portail pro au service fait de la facture

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Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com
De Chorus Portail pro au
service fait de la facture
avec Atol C&D et
Alfresco
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Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com 2
Agenda
 Présentation de la société Alfresco et ses actualités
 Présentation Atol C&D
 Introduction sur le cadre réglementaire lié à la
dématérialisation des factures via Chorus Portail Pro.
 Présentation des différents scénarios de traitement pour
l’intégration de la facture en GED, la certification du
service fait.
 Focus sur l’intégration en GED : fonctionnement et
avantages
 Démonstration d’un workflow de service fait en GED
 Questions réponses

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Présentation Atol C&D

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réalisation de vos
applications
métiers
une expertise au
service de l'efficience
des applications,
+80 collaborateurs
des solutions
Open Source de
référence
Expertise et Agilité
UX & UI : des
applications
adaptées à
leurs utilisateurs
un engagement sur
la durée avec nos
clients, nos
collaborateurs,
une volonté de
capitaliser sur
l'humain et les retours
d'expériences de nos
collaborateurs.
R&D > 10 %

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Nos activités
Information géographique,
web sémantique, au service
de l’expérience utilisateurs
GED, BPM, numérisation,
IntranetDes solutions open source
pour libérer votre décisionnel
IAM, ESB, Search, Cloud souverain open source (OpenStack, Ceph, KVN…)
Pentaho, une solution innovante,
flexible, sans limite d’utilisateurs,
adoptée par de nombreuses entreprise
ou administrations (Ministère des
Finances, Intérieur, Agriculture,
Ecologie, Cerema, ANFR, ASN…)
GED et workflow pour motoriser vos
processus documentaires…
associés aux meilleurs CMS Open
Source pour votre intranet

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Un pôle ECM / GED
● Partenaire officiel depuis 2006
● Contributeur officiel au cœur logiciel d’Alfresco
● +25 collaborateurs pour notre pôle ECM :
• Ingénieurs / Architectes certifiés
• Consultants / Analystes
Votre
intégrateur
Alfresco

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Gevrey-Chambertin – Paris - Lyon 03 80 68 81 68 contact@atolcd.com01/06/2016
Conseils, intégration, maintenance...
● Une équipe pluri disciplinaire
(consultants, architectes,
ingénierie)
● Des ingénieurs certifiés

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Le travail sur le long terme,
De nombreuses références

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Expertises et retours d’expérience pour les
collectivités locales
Dernières signatures :
CD46, CD73, CD59, CD91, CD2A,
Région Haut de France, CD78, Institut
de Recherche pour le Développement…
Contrats cadres : CD93, CD33, CD14,
CD41…

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Notre offre GED collectivité Alfresco
De nombreux modules complémentaires
(connecteur parapheur, statistiques…)
Des modules métiers

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Les attentes de nos clients
Mettre en œuvre un socle de
dématérialisation pour leur organisation
• GED
• Parapheur électronique
• Chaine de numérisation
• Archivage électronique...
Capitaliser sur ce socle pour optimiser
les processus de gestion :
• En complément des applications
• Organisation cohérentes de
l'information : des dossiers
contextuels
• Recherche, collaboration
• Fonctions à valeur ajoutée pour les
agents

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Les apports de la GED
La GED doit apporter une valeur
ajoutée à l'utilisateur pour le traitement
de ses dossiers :
• Information en amont sur les
dossiers, suivi
• Recherche
• Processus de traitement
• Exhaustivité du dossier
• Partage et collaboration
Elle vient compléter les applications sur
des services non fournit par l'application
• Accès à l’ensemble des corpus
métier,
• Un document peut être utilisé dans
différents contextes métiers, par
plusieurs applications,
• Notification, workflow
• Acquisition, diffusion, recherche
• Signature électronique, archivage...

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CPP, QUELQUES RAPPELS

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Obligations et échéances
• Quelle montée en charge ?
• Les entreprises vont elle anticiper
les échéances ?
• À compter du 1er janvier 2017,
les collectivités locales et les
établissements publics recevront
des factures électroniques de la
part de leurs fournisseurs et
d'autres entités publiques
Source AIFE

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Principes
• Trois possibilités d'émission et de
réception des factures sont proposées
• le mode Portail
• le mode Service (API)
• le mode EDI
• Le service est accessible
gratuitement sur internet
• Les fournisseurs peuvent déposer
leurs factures et suivre l'état
d'avancement des paiements.
Quelque soit le mode de transmission Chorus Portail génère un flux
pivot pour faciliter les échanges et l’intégration aux systèmes
d’information des entités publiques.

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Modalité d’accès
• L'EDI (Échange de Données
Informatisé) propose des échanges
selon un format standardisé. Les
données sont structurées selon des
normes techniques internationales
de référence. Ce mode nécessite le
raccordement via un tiers de
télétransmission un Tiers De
Télétransmission (qui ce raccordera
via une plateforme mise à
disposition par la DGFIP)
• Le mode portail : Le mode portail est
accessible aux fournisseurs via internet
il suffit de disposer d’un compte
utilisateur, il permet le dépôt PDF ou
d'un fichier XML, et la saisie de
données dans un formulaire sur le
portail.
• Le mode API, met à disposition un
ensemble de services interrogeables à
partir d’un système d’information

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Le flux pivot
• La facture sous forme de pièce
jointe
• Et, le cas échéant, les pièces
justificatives (PJ)
complémentaires qui auraient
été jointes par le fournisseur
(bon de commande…)
Le flux pivot présente
• Les données
• données relatives à l’en-tête et au
pied de facture : identification du
fournisseur, des éléments
caractéristiques de la facture (N°,
date…) des montants
• ainsi que certaines informations des
lignes de facturation lorsque le
fournisseur a communiqué sa facture
sous forme de données structurées

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Les données
Les possibilités de paramétrage
Chaque entité publique pourra
rendre obligatoire
• la mention d'un code service
(permettant de ventiler les
factures)
• la référence à l’engagement
comptable
Source AIFE

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Modalités de suivi
Source AIFE

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QUELS SCÉNARIOS DE
TRAITEMENT

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Enjeux pour la gestion des pièces
justificatives du PES V2
• Au delà de la transmission des
pièces, la mise en œuvre de la
dématérialisation sert à
l’optimisation des processus
de traitement et de gestion
des dossiers
• Enjeux :
• Amélioration des pratiques,
harmonisation
• Qualité comptable
• Réduction des délais
• Sécuriser les échanges

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Différents scénarios de traitement possible
Des scénarios qui évolueront entre
2017 et 2020
• « urgence »
• Optimisation des processus dans la
phase de montée en charge
Les scénarios dépendent :
• du patrimoine applicatif de
l’organisation : capacité de la GEF, des
connecteurs
• De son organisation (centralisée,
décentralisée) et de ses procédures de
traitement
• Des objectifs pouvant varier
(volumétrie, choix stratégiques…)
A prendre en compte : pendant la
période transitoire, gestion d’un flux
électronique et d’un flux papier

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Différents scénarios de traitement possible
Les champs des choix
Ou

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Les principaux éditeurs disposent
également désormais de connecteurs
permettant une intégration plus ou moins
poussée avec la solution Alfresco :
• Délégation du stockage des pièces en
GED
• Dépôt de pièces en GED
• Référencement d’une pièce de la GED
• Mise à jour des méta données ou non
selon les éditeurs
• Gestion des droits d’accès
Nous avons mené ou sommes en train
de mener différents projets d’intégration
GEF – Alfresco.
Les principaux éditeurs proposent des
connecteurs CPP
Nous proposons un connecteur CPP
Alfresco
LES CONNECTEURS GEF / CHORUS, GED
NOTRE CONNAISSANCE DE L’EXISTANT

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Traitement de la facture
Dépend des pratiques et solutions en
place, par exemples ;
• Accès à la GF ou au parapheur pour l’ensemble
des acteurs concernés ? (chef de projet pour la
validation métier…)
• Présence d’un GED ou non ? Dans une logique
GED transverse les Agents se sont ils appropriés
les interfaces et disposent ils d’un accès
• Connecteur GF et capacités ?
• Niveau de « maturité » des projets de
dématérialisation ? Des bases documentaires
utiles à la gestion des pjs sont déjà structurées
en GED (marchés publics, délibérations…)
• Mode de traitement actuel ?
• Intégration des contenus de
CPP, de flux numérisés
• Validation du service fait
• GED
• Parapheur
• GF
• Papier
Les scénarios de traitement

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Un scénario de traitement avec Alfresco
GED et BPM
au service du
traitement de la
facture

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Pourquoi en GED ?
• Le traitement de certaines pièces est
réalisée par des acteurs qui n’ont pas
accès à la Gestion financière
• Les processus sont implémentés avec
des interfaces optimisées
(prévisualisation+meta données,
tableaux de pilotages, documents
suggérés…), interfaces GED qui
seront utilisées par ces mêmes
utilisateurs dans d’autres contextes
(GED Transverse, appropriation des
interfaces…)
• Gouvernance du patrimoine
documentaire
• De nombreuses pièces justificatives ont
vocation à être en GED en amont
• Dossier de marchés publics
Délibération, conventions
• Rapport, PV de recettes
• Commandes, factures…
• Prise en compte de la phase
intermédiaire avec des flux numérisés ou
nativement numériques : un même cycle
de traitement quelque soit le mode de
transmission.

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Connecteur Chorus Portail Pro
Lancement du module de service fait.
• Contrôles d’unicité de la facture
• Retours intermédiaires à CPP pour
les messages fournisseurs
(Service Fait, Suspendu, Refusé,
Mandaté).
• Le retour sur le fait que la facture
est payée est fait par Hélios.
Connecteur CPP 2017 pour
Alfresco:
• Connexion sécurisée en mode
API
• Découpage et interprétation du
flux Pivot
• Insertion dans Alfresco
• Retour d’information à CPP sur
les statuts
Connecteur Alfresco

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Service fait avec Alfresco
Intégration avec les référentiels de la
gestion financière
• Eviter les saisies
• Normalisation
Accès aux autres pièces justificatives
Fonctions à valeur ajoutée
• Tableau de pilotage
• Documents suggérés
Prise en compte des informations
disponibles pour le routage :
• Informations disponibles via chorus
(code service),
• Informations disponibles via la
numérisation
• Informations complétées par des
utilisateurs
Un même traitement pour les factures CPP ou numérisée

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Démonstration

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Questions ?
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MERCI
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Vos
contacts
Michael Neault
Ingénieur d’affaires
m.neault@atolcd.com
Charles Juhel
Business Developper
c.juhel@atolcd.com
Jean Philippe Porcherot
Directeur Général
jp.porcherot@atolcd.com
Michaël Domanski
Directeur ECM
m.domanski@atolcd.com

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