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  • 1. Guia para Realização de EventosCheck-list das diversas fases para a realização de um evento, dentro da atividadepromocional. Preparado pelo Comitê de Promoção da ABA - Associação Brasileira de Anunciantes.I. Definição de Evento“Acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grandeenvolvimento e mobilização de um grupo ou comunidade”.Esta definição é bastante formal, mas expressa a grande gama de variações quepodemos ter com um evento. Podemos dividir um evento em quatro modalidadesbásicas:• Esportivo• Artístico• Social• MercadológicoAlguns exemplos de eventos por atividade:1. Esportivo• Aquático• Olímpico• Popular• Sofisticado• De Verão/Primavera• De Inverno/Outono• Praiano• Motorizado2. Artístico• Artes Plásticas• Artes Cênicas• Artes Visuais• Música Clássica• Multimídia• Música Popular• Festival• Exposição• Típico3. Social• Campanha de Saúde• Campanha de Levantamento de Fundos• Aniversário da Cidade• Apoio a Iniciativas Sociais4. Mercadológico• Feira/Exposição• Reunião
  • 2. • Encontro• Mesa Redonda• Simpósio• Seminário• Conferência• Palestra• Congresso• Painel• Fórum• Debate• Convenção• Desfile• Comício• Lançamento de Produto/ServiçoII. Escolhendo o seu EventoEm primeiro lugar, deve-se fazer um pré-projeto, enfatizando seis tópicos:1) Objetivo2) Conceito do “Produto”• Definição clara do que deve ser o evento• Estruturação 5W/2H• o que fazer• quem faz• onde faz• quando faz• por que faz• como faz• quanto custa fazer3) Público-Alvo4) Análise do Mercado• Demanda do “produto”• Concorrência5) Estratégia• Que “ferramentas” usar• Possibilidade de patrocínio6) Análise de Viabilidade Técnica/Econômica• Necessidade de recursos financeiros e humanos• Simulação pessimista e otimista
  • 3. III) Sistema de 3 PontosPara que um evento tenha um “final feliz”, é necessário organizá-lo considerando3 pontos:• Produção• Promoção• CustosPodemos detalhar algumas atividades cruciais a serem observadas para arealização de um evento. Será através do levantamento dessas atividades quevocê irá compor o seu check-list.1) Produção• Local• Período• Público-Alvo• Fluxo de Público• Estacionamento• Segurança• Limpeza• Atendimento Médico• Equipamentos• Equipes de Manutenção• Aspectos Legais• Licenças• Seguro• Hospedagem• Translado• Alimentação• Coquetéis• Recepção• Secretaria• Contratação de Pessoal• Administração de Pessoal• Venda de ingressos• Inscrições• Credenciamento2) Promoção• Criação de nome• Programação visual• Cenografia promocional• Merchandising• Mídia• Comunicação
  • 4. • Promoção• Distribuição de Brindes• Sorteios• Divulgação• Assessoria de Imprensa• Relações Públicas• Prospecção de Patrocínio• Relatórios de Retorno• Clipping3) Custos• Orçamento Global• Orçamento Setorizado• Fluxo de Caixa• Balancete• Prestação de Contas• Relatório com Relação Custo/BenefícioIV. Exemplo de um Evento EstruturadoPara que fique simples “Realizar um Evento”, podemos estruturar este processo.Podemos utilizar um evento para “aumentar vendas”, como exemplo. No anexo I,você tem o macrofluxo deste processo.No anexo II, há uma descrição do evento com os seguintes itens:• objetivo;• tarefas identificadas;• insumos necessários para realizá-lo• fornecedores destes insumos;• produtos resultantes• clientes que necessitam de tais produtos• anexos que irão compor tal processoNos anexos seguintes (III a XIII), abrimos cada tarefa, anotando:• os materiais e/ou recursos necessários;• as atividades críticas que orientam tal tarefa;• os pontos a serem observados nesta fase;• os resultados esperados;• as ações corretivas a serem tomadas.Você poderá estruturar qualquer evento desta forma, o que facilitará todo otrabalho de acompanhamento.Como exemplo adicional, indicamos alguns check-lists específicos nos Anexos XIVa XVII.
  • 5. ANEXO IProcesso: Realizar Evento Macro Fluxograma Início | Estruturar Evento | Estrutura OK |Providenciar Recursos | Preparar o Evento | Realizar | Desmontar | Ações Pós Evento |Relatório Pós-Evento | Fim
  • 6. ANEXO II Descrição de EventoProcesso: Realizar EventoResponsável(is):Objetivo do Processo: Divulgar produtos/serviços objetivando aumentar vendas:Tarefas:1. Estruturar evento2. Providenciar recursos para o evento3. Preparar evento4. Realizar evento5. Desmontar evento6. Realizar pós-evento7. Elaborar relatório do eventoFornecedores: Aqueles que, além de fornecerem os insumos, possibilitarão que serealizem as tarefas.Insumos:1. Plano de ação comercial2. Solicitação de evento (verbal, comunicação interna)3. Relação de público alvo4. Lista de parceiros5. Registro de oportunidades de negócio6. Material promocional de apoio7. Verba para contratação de serviços/produtos8. Infra-estruturaClientes: Aqueles que necessitam do resultado do processoProdutos:1. Evento realizado2. Relatório de evento realizadoAnexos: 1. Macrofluxograma 2. 5W 2H do processo 3. Procedimentos operacionais de cada tarefa 4. Desejos dos clientes 5. Características mensuráveis dos produtos 6. Itens de controle do processo 7. Itens de verificação do processo 8. Desejos do processo 9. Características mensuráveis dos insumosResponsável (is) pela elaboração:
  • 7. ANEXO III Procedimento Operacional – Estruturar EventoNome da Tarefa: Estruturar EventoResponsável (is):Material/Recursos Necessários:1. Relatório de eventos similares2. Registro de oportunidades de negócios3. Modelo de formulário “proposta em eventos/encontros”.Atividades Críticas:1. Consultar relatórios de eventos similares2. Explicitar objetivo do evento3. Definir local, período e horário4. Definir público-alvo5. Definir tática de abordagem6. Definir esquema de divulgação7. Definir necessidade de marketing cooperativo (parcerias)8. Definir necessidade de infra-estrutura9. Definir cronograma/responsabilidades10. Definir esquema de treinamento11. Elaborar orçamento12. Divulgar proposta de participação em eventos/encontros13. Obter aprovação da proposta de participação em eventos/encontros14. Encaminhar proposta aprovada aos órgãos envolvidosManuseio do Material:1. Atentar para os pontos fortes de eventos similares2. Enfatizar pontos oriundos do acervo de oportunidades de negócios3. Atentar para a aprovação da “proposta de participação em eventos/encontros” pelos órgãos envolvidos em tempo hábil.Resultados Esperados:1. Proposta de participação em eventos/encontros com cronograma responsabilidades e orçamentos definidos em tempo hábil.Ações Corretivas:Através de críticas recebidas, reexaminar cada atividade para fazer as correçõespertinentes. Caso não consiga a aprovação da proposta em tempo hábil, acionar a chefia.Aprovação:
  • 8. ANEXO IV Procedimento Operacional – Preparar EventoNome da Tarefa: Preparar EventoResponsável(is):Material/Recursos Necessários:1. Cadastro de participantes potenciais2. Material para treinamento da equipe3. Material promocional/apoio4. Cartas/etiquetas5. Formulário de avaliaçãoAtividades críticas :1. Enviar carta/convite2. Fazer telemarketing de confirmação3. Elaborar lista de participantes4. Fazer “check-list” do material promocional/apoio5. Confeccionar crachás6. Confeccionar/montar pastas do evento7. Fazer check-list de todos os itens de infra-estrutura8. Montar secretaria/recepção9. Preparar formulário de responsabilidades10. Treinar equipes de trabalho11. Preparar lista de presença de participantesManuseio do Material:1. Diariamente atualizar a lista de participantes confirmados2. Atentar para que o material promocional esteja adequado ao evento3. No treinamento, é importante conhecer profundamente aquilo que vai ser apresentado e acertar com os palestrantes a ênfase e coerência com o objetivo do evento.Resultados Esperados:1. Garantir que o número de participantes confirmados seja o maior possível.2. Crachás e pastas do evento confeccionados em tempo hábil3. Equipe treinada em tempo hábil4. Infra-estrutura montada e em funcionamento em tempo hábilAções Corretivas:Problemas advindos deverão ser solucionados imediatamente ou reportados à chefia.Aprovação:
  • 9. ANEXO V Procedimento Operacional – Providenciar Recursos para o EventoNome da tarefa: Providenciar Recursos Para o EventoResponsável(is):Material/Recursos Necessários:1. “Proposta de participação em eventos/encontros”aprovada2. Cadastro de palestrantes3. Lista de parceriasAtividades Críticas:1. Negociar local para realização do evento2. Preparar scripts de telemarketing ativo/receptivo3. Elaborar carta convite/etiquetas4. Negociar/acertar parcerias5. Elaborar a grade do programa6. Negociar/acertar palestrantes7. Elaborar formulário de avaliação8. Negociar o fornecimento e instalação de recursos infra-estrutura(recursos humanos materiais, equipamentos e alimentação)9. Solicitar o fornecimento e instalação de serviços de telecomunicações10. Solicitar material promocional/apoio11. Elaborar script do mestre de cerimônia12. Acertar apoio da imprensa13. Solicitar contratação/pagamento de serviços/produtos selecionados14. Preparar material de treinamentoManuseio do Material:1. Certificar-se que os órgãos envolvidos receberam a “proposta de participação em eventos/encontros” na versão aprovada.2. Manter palestrantes de “stand by” em caso de impossibilidade do titular comparecer3. Não esquecer de fornecer dados dos equipamentos para que seja feito seguro com antecedência de 15 dias do evento.Resultados Esperados:Ter todos os recursos/procedimentos necessários à realização do evento disponíveis e deacordo com o cronograma estabelecido.Ações Corretivas:Detectado que algum recurso poderá não estar disponível em tempo hábil, acionar chefia.Aprovação:
  • 10. ANEXO VI Procedimento Operacional – Realizar EventoNome da Tarefa: Realizar EventoResponsável(is):Material/Recursos Necessários:1. Crachás/pastas do evento2. Mão-de-obra treinada para demonstrações3. Palestrantes4. Parcerias5. Infra-estrutura (itens)6. Lista de participantes7. Lista de presença de participantes8. Material promocional/apoioAtividades Críticas:1. Recepcionar/registrar participantes entregando crachás/pastas2. Cerimoniar o evento3. Realizar palestras4. Encaminhar participantes ao stand de demonstração5. Demonstrar serviços6. Abordar participantes (vendas)7. Prestar informações sobre serviços/aplicações8. Registrar oportunidades de negócios9. Supervisionar as atividades/infra-estrutura durante o evento10. Administrar material promocional/apoio11. Administrar distribuição de tickets refeição e vaucher de transportes12. Recolher formulários de avaliação13. Registrar anormalidadesManuseio do Material:1. Alertar sistematicamente para o preenchimento do formulário de avaliação pelos participantes2. Informar platéia sobre possíveis atrasos/falhas3. Informar platéia sobre a programação seguinte4. Informar da existência de equipe de venda e demonstração no local5. Atentar para reposição de material promocionalResultados Esperados:1. Maior número de participantes possível2. Palestras realizadas3. Serviços demonstrados4. Todos os formulários de avaliação preenchidos5. Todas as oportunidades de negócios registradasAções Corretivas:1. Substituir lâmpadas dos retroprojetores em caso de queima2. Pedir/monitorar conserto/recuperação de equiopamentos/serviços3. Orientar palestrantes/demonstradores sobre possíveis desvios4. Acionar suporte técnico do evento para diagnóstico de problemas nos serviços/aplicações5. Qualquer outra anormalidade, recorrer ao coordenador do eventoAprovação:
  • 11. ANEXO VII Procedimento Operacional – Desmontar EventoNome da Tarefa: Desmontar EventoResponsável(is):Material/Recursos Necessários:1. Bloco de nota fiscal2. Notas fiscais recebidasAtividades Críticas:1. Recolher material promocional/apoio em excesso2. Fazer check-list dos equipamentos/materiais a serem retirados3. Coordenar a retirada/transporte dos materiais/equipamentos4. Coordenar o desmonte/transporte do stand5. Entregar local ao fornecedor6. Registrar incidentes ocorridosManuseio do Material:1. Atentar para o preenchimento do bloco de nota fiscal correto2. Preocupar-se para que o local seja liberado antes da liberação da segurançaResultados Esperados:Local de realização do evento liberado no dia seguinte ao término do evento.Ações Corretivas:Em caso de dúvida com relação ao preenchimento das notas fiscais, contactar pessoal apto.Caso haja problema no check-list, acionar chefiaAprovação:
  • 12. ANEXO VIII Procedimento Operacional – Realizar Pós-EventoNome da Tarefa: Realizar Pós-EventoResponsável(is):Material/Recursos Necessários:Lista de presença dos participantesLista de participantes (que confirmaram presença)Atividades Críticas:1. Consolidar relatório de participação2. Enviar correspondências de agradecimento (palestrantes, parceiros e público presente)3. Dar aval para pagamento dos serviços/produtos prestados por terceirosManuseio do Material:Atentar para a atualização do cadastro com relação aos participantes diferentes dos confirmadosNotas fiscais para pagamento deverão ser liberadas no dia seguinte ao término do eventoRecolher voucher de transporte e tickets refeição não utilizadosResultados Esperados:Agradecimento no máximo em 5 (cinco) dias úteisAções Corretivas:Solicitar orientação à chefia quando da elaboração das correspondências deagradecimento bem como quando do pagamento dos serviços prestados, caso sejadetetado algum não cumprimento dos serviços/produtos contratados por parte dosfornecedores.Aprovação:
  • 13. ANEXO IX Procedimento Operacional – Elaborar Relatório do EventoNome da Tarefa: Elaborar Relatório do EventoResponsável(is):Material Recursos Necessários:1. Proposta de participação em eventos/encontros aprovadaFormulários de avaliação preenchidosRelatórios de anormalidadesRegistros de oportunidades de negóciosRelatório de participaçãoAtividades Críticas:1. Tabular dados de:• Relatório de anormalidades• Registros de oportunidades de negócios• Relatório de participação2. Solicitar contribuições aos órgãos envolvidos3. Comparar o planejamento com o realizado, identificando as causas de sucesso e insucesso4. Propor plano de Ação5. Fazer recomendações6. Divulgar relatórioManuseio do Material:O plano de ação deve indicar com clareza os responsáveis pela ação de pós-eventoResultados Esperados:O relatório elaborado em até 10 dias após a realização do evento para uma ação devenda imediata.Ações Corretivas:Dados não obtidos em tempo hábil (dependentes de terceiros) deverão ser fornecidosposteriormenteAprovação:
  • 14. ANEXO X Proposta de Estruturação de EncontrosResponsável(is):1. ENCONTRO1. 1. Local1. 2. Data/Horário1. 3. Serviço1. 4. Órgãos Envolvidos2. OBJETIVOS2. 1. Geral2. 2. Complementos3. PÚBLICO-ALVO3.1. Número de participantes3.2. Segmentos3.3. Critérios de Seleção de Empresas3.4. Perfil do Convidado4. TÁTICA DE ABORDAGEM4.1. Palestras4.2. Marketing Cooperativo4.3. Exposição de Serviço/Equipamentos5. ESQUEMA DE DIVULGAÇÃO5.1. Publicidade5.2. Mala Direta5.3. Telemarketing5.4. Apoio de Imprensa6. PROGRAMAÇÃO7. MARKETING COOPERATIVO8. INFRAESTRUTURA8.1.Recursos Materiais e Instalações8.2.Recursos Audiovisuais8.3.Recursos Humanos9. ESTIMATIVA DE CUSTOS
  • 15. ANEXO XI Proposta de Participação em EventosResponsável(is):1. EVENTO1.1. Local1.2. Data/Horário1.3. Entidades Envolvidas1.4. Público1.5. Objetivo2. PARTICIPAÇÃO2.1. Serviços2.2. Objetivo2.3. Posicionamento Comercial2.4. Nível de Participação a Palestras b Stand c Sala de Imprensa d Marketing Cooperativo3. DEFINIÇÃO DE SERVIÇOS/EQUIPAMENTOS4. DEFINIÇÃO DE RECURSOS4.1. Humanos4.2. Infraestrutura4.3. Promocionais5. DEVOLUÇÃO6. DISTRIBUIÇÃO7. ANEXOS7.1. Programa7.2. Lay-out do Evento
  • 16. ANEXO XII Relatório de Avaliação de EncontrosResponsável(is):1. ENCONTRO1.1 Local1.2 Data/Horário2. PRÉ-EVENTO2.1 Planejamento2.2 Desenvolvimento3. EVENTO3.1 Infraestrutura3.2 Marketing Cooperativo3.3 Palestras3.4 Divulgação
  • 17. ANEXO XII Relatório de Avaliação de EncontrosResponsável(is):1. ENCONTRO1.1 Local1.2 Data/Horário2. PRÉ-EVENTO2.1 Planejamento2.2 Desenvolvimento3. EVENTO3.1.Infraestrutura3.2.Marketing Cooperativo3.3.Palestras3.4.Divulgação3.5.Equipe de Trabalho3.6.Público3.7.Aspectos3.8.Material Promocional3.9.Organização3.10.Atividades Extras4. PÓS EVENTO4.1.Questionário de Avaliação4.2.Procedimentos Comerciais5. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES6. ANEXOS6.1.Proposta de Estruturação de Encontros6.2.Lista de Participantes6.3.Programa6.4.Convite6.5.Publicidade6.6.Malas Diretas6.7.Material Promocional6.8.Cópia de Palestras6.9.Tabulação do Questionário
  • 18. ANEXO XIII Relatório de Participação em EventosResponsável(is):1. EVENTO1.1.Local1.2.Data/Horário2. ANÁLISE DESCRITIVA DO EVENTO2.1.Congressos/Seminários/Simpósitos a. Participantes Inscritos b. Palestras Proferidas c. Concorrentes d. Organização2.2.Feiras/Exposições a Área de Exposição b Número de Stands c Concorrentes d Total de Visitantes e Organização3. DESEMPENHO3.1 Congressos/Seminários/Simpósios a Palestras b Público Participante c Inscrições d Infraestrutura e Divulgação f Participações Adicionais g Equipe de Trabalho h Marketing Cooperativo i Resultados4. PROCEDIMENTOS PÓS EVENTO5. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES6. ANEXOS6.1 Proposta de participação em eventos6.2 Lay-out Stand6.3 Recortes sobre o Evento6.4 Lista de Cadastro
  • 19. ANEXO XIV CKECK-LIST PARA UMA FEIRAI) Informações Gerais• Requer informações para participação• Determinar tamanho e posição do stand• Contrato do espaço• Contrato montadora• Informações gerais dos setores envolvidos internamente• Determinar pontos de destaque• Definir que produtos serão expostos• Produtos existentes na empresa• Produtos que deverão ser adquiridos/importadosII) Projeto• Solicitar projeto• Maquete do stand• Aprovação do standIII) Desenho do Stand• Definição de áreas para divisões de produtos• Projeto de displays• Área disponível• Quantidade de displays disponíveis• Produtos por painel• Texto de produtos• Destaques• Fotos, slides, gráficos• Chamadas promocionais• Definir mobília/decoração• Definir posicionamento de plantas• Atividades promocionaisIV) Necessidades do Stand• Instalação elétrica• Telefone• Catálogos/folhetos• Crachás/convites• Vale estacionamento• Vigilância do stand• Limpeza do stand• Contrataçào do buffet• Definir coquetéis ou eventos especiais• Brindes• Recepcionistas• Vestuário• FotógrafoV) Imprensa
  • 20. • Folheto institucional• Press release• Entrevistas com imprensa• Fotos/filmagem do stand e de produtos em exposiçãoVI) Atendimento• Pagamento das taxas legais: energia, hidráulica, ICMS, ECAD, etc.• Determinar pessoal do satnd• Regulamento disciplinar do stand• Relação de telefones• Plano de visita de personalidades ao stand• Em caso de coquetel, elaborar plano específico• Notas de venda para mercadoria a ser comercializada• Reservas de hotel• Traslados• Treinamento da equipeVII) Montagem• Emissão de notas fiscais de transporte• Seguro• Remessa de produtos para feira• Montagem• LimpezaVIII) Desmontagem• Checagem das notas fiscais de transporte• Retirada e embalagem de produtos• Transporte• Recepção de produtos na fábricaIX) Relatório• Avaliação dos resultados da exposição• Distribuição dos contatos realizados
  • 21. ANEXO XV CHECK-LIST PARA UM CONGRESSO / FÓRUMI) Parte Técnica/Científica• Comissão organizadora• Fixar data e local• Chamadas para trabalhos• Confecção• Expedição• Cartazes• Confecção• Expedição• Inscrição de trabalhos• Aprovação de trabalhos• Comunicação para os autores• Recebimento de originais• Convites oficiais• Confirmação de convites• Programa definitivo• Confecção• Expedição• Editoração da coletânia• Impressão da coletânia• Entrega da coletânea• Formação de mesa• Palestra de abertura• Sessões técnicas• Visitas técnicasII) Secretaria• Lista pré - inscritos• Crachás• Montagem de pastas• Material de escritório• Carimbos• Fichas para inscrição no local• Programa• Envio do material• Montagem da secretariaIII) Serviços de Terceiros• Vender patrocínio• Verificação do local• Contrato• Audiovisual• Projetor• Retroprojetor• Vídeo• Gravação
  • 22. • Computadores, impressoras• Telefones, fax• Recepcionistas• Segurança• Café, água, etc• Refeiçòes• Coquetel• Jantar• Hospedagem• Translados• Passeio turístico• Decoração• Fotógrafo• Faixas• Pastas/blocos• Crachás• CertificadosIV) Pós Evento• Despacho da sobra do material• Pagamento de serviços• Relação final de inscrições• Faturamento• Cartas de agradecimento
  • 23. ANEXO XVI CHECK-LIST PARA UMA CONVENÇÃOI) Providências Preliminares de Administração• Informar oficialmente a realização• Solicitar aos responsáveis o número de participantes• Determinar período• Preparar lista de participantes• Elaborar programa• Redigir convite/programa/orientação• Enviar aos gerentes programa detalhado• Solicitar adiantamento de despesas• Dividir os participantes por grupos• Enviar aos participantes pasta com material• Contratar hotel• Enviar ao final carta de agradecimentoII) Preparação do Material para Convenção• Encomendar pastas• Montar pastas• Arranjar e preparar filmes• Preparar crachás• Arranjar bandeiras do Brasil e do Estado da Convenção• Definir e arranjar equipamentos audio visuais• Contratar alimentação• Disponibilizar ou não cigarros, charutos, etc• Arranjar abridores de garrafa, cinzeiros, guardanapos• Arranjar quadro-negro, giz, flip-charter, etc• Preparar material para decoraçãoIII) Preparação de Assuntos a Serem Tratados• Determinar os assuntos• Determinar os fins a serem atingidos• Determinar tônica principal da convenção• Criar slogan para convenção• Preparar tema do discurso de apresentação• Preparar discurso de despedidaIV) Providências de Administração a Serem Tomadas no Local• Pedir orçamentos do hotel• Reserva dos apartamentos• Informar ao hotel a data e horário de chegada dos convencionais• Prever possibilidade de uso da piscina, sauna e outras facilidades do hotel• Acertar jantar de encerramento• Escolher e preparar sala de demonstração• Determinar sequência de lugares dos participantes na mesa• Contratar fotógrafo• Decorar salas de trabalho da convenção• Informar e convidar imprensa
  • 24. • Determinar os horários das refeições• Levantar preferências alimentares dos convencionais• Prepara lisa de distribuição dos apartamentos• Informar lista de participantes ao hotel• Distribuir as pastas nas salas de trabalho• Entregar crachás• Realizar atividades de integração, lazer e convivência social conforme programa• Escolher quem fará a recepção no local de chegada• Não esquecer a foto do grupo de convencionais• Emitir relatório ao final• Realizar debates internos sobre a convenção
  • 25. ANEXO XVII CHECK-LIST PARA UM JANTAR/COQUETELI) Local e Data para o Evento• Confirmação por escrito• Contratação de serviços buffet• Contratação de músicos• Contratação da decoração• Contratação de manobristas• Contratação de porteiros• Contratação de recepcionistas• Convites• Programa oficial• Presentes para homenageadosII) Decoração • Do Salão 1. Setas indicativas 2. Som 3. Iluminação 4. Arranjos florais 5. Cestos de lixo 6. Cinzeiros 7. Mesas de apoio 8. Livro de ouro• Do Palco1. Painéis ou faixas2. Iluminação3. Púlpito para oradores4. Som do microfone5. Água para orador6. Arranjos florais7. Espaço para músicoIII) Estacionamento• Contratação de empresa especializada• Policiamento nas redondezas• Segurança dos automóveisIV) Recepção• Recepcionistas• Uniformes/Trajes• Mesas de apoio• Controle• CrachásV) Imprensa• Jornalistas Convidados• Kit de imprensa
  • 26. • Press releases• FotosVI) Registro de Evento• Equipe de fotografia• Equipe de filmagemVII) Primeiros Socorros• Caixa de Pronto - Socorro• Nome de Médicos de Plantão• Nome de Hospitais de EmergênciaVIII) Pessoal de Serviço• Chefia• Recepcionistas• Segurança Interna/Externa• Manobristas• Porteiros• Eletricista• Encarregado do som• Encarregado da iluminação• Plantonista dos sanitários• Encarregada de chapelariaIX) Diversos• Checar Sanitários – papel toalha/sabonete/etc• Checar chapelaria – tickets• Telefone e fichas• Balcão de informações• Guarda - chaves• Crachás