Implantación de Business Intelligence en la empresa de Marketing Directo Telemail

1. Arquitectura
Fuente de Datos : ERP Sage X3 V.6
ETL: PDI (Pentaho Data Integration)
Base de Datos: Ms SQL SERVER 2008 R2
Solución Business Intelligence: PENTAHO
Visualización de Datos: SAIKU
Aplicaciones
Contabilidad
Finanzas – Tesorería
Comercial – Marketing
Calidad
Cuadro de Mando Integral
Marketing Directo: TELEMAIL
Caso de Éxito
“El Business Intelligence nos permite tomar decisiones
basadas en datos fiables y constantemente
actualizados, de este modo podemos responder rápida y
eficazmente a las necesidades de nuestros clientes”
Agustín Minaya – Director General de Telemail
Telemail: Un líder en Marketing Directo,
Impresión y Transpromo
Para esta empresa de Alcobendas (Madrid) en la
carrera por un servicio eficaz no hay línea de
meta.
Telemail desarrolla su actividad en una amplia
variedad de sectores económicos, prestando
servicio a entidades financieras y aseguradoras,
compañías informáticas, de telefonía y
distribución, asociaciones y editoras, empresas
de automoción, compañías de estudios de
mercado, etc.
Nacida con el objetivo inicial de abordar
diferentes áreas de negocio: informática para el
tratamiento de BBDD, impresión personalizada,
manipulados mecánicos y manuales, etc.. Desde
el año 2000, Telemail ha evolucionado para
proporcionar un servicio integral a sus clientes.
En esa evolución la empresa se ha convertido en
entidad colaboradora de Correos y ha apostado
por el desarrollo de un catálogo comprensivo de
servicios avanzados de outsourcing de
impresión, billing y manipulado.
Para mantener ese nivel de compromiso con sus
clientes Telemail ha venido realizando
importantes inversiones en tecnologías de
impresión, prueba de ello es su condición de
Xerox Premier Partner.
El Escenario Previo
Dentro de la estrategia de Telemail siempre ha
habido lugar para la innovación en materia de
gestión, desde hace años la empresa tiene
implantado un ERP (Sage X3) pero el mismo sólo
ayudaba en el aspecto operativo de la
administración, sin embargo la Dirección no
tenía manera de hacer un seguimiento de la
estrategia con indicadores e informes en tiempo
y forma.
Así que Telemail se veía en la necesidad de
proporcionar al equipo directivo una potente
herramienta para la toma de decisiones que
superase las limitaciones del trabajo con hojas
de cálculo y las consultas constantes a múltiples
módulos del ERP.
Además de potente dicha herramienta debería
ser flexible y muy económica.
Control y Desarrollo de Métricas de Negocio, S.L.N.E.©2013

2. Marketing Directo: TELEMAIL
Caso de Éxito
Por qué CYD Consultores - Outsourceando
Además de una consultora con experiencia en el
área de Business Intelligence (BI) ,Telemail
buscaba que los profesionales que se ocupasen
de la implantación también fuesen muy expertos
en materia de control de gestión .
La razón de este nivel de exigencia venía de
tanto de la búsqueda de una mejora en el
control de la actividad de la empresa como de la
necesidad de asegurar una implantación exitosa
del BI, además de lo anterior estaba el hecho
que la alta dirección de Telemail quería
implantar un Cuadro de Mando Integral para el
control de la estrategia lo que exige de los
consultores un profundo conocimiento de la
administración de empresas.
Por qué Pentaho
Telemail buscaba una herramienta de Business
Intelligence con unos costes de mantenimiento
y de licencias muy reducidos.
Para ello optó por Pentaho, una solución Open
Source reconocida dentro de los productos
líderes en el Business Intelligence.
Otra de las ventajas de Pentaho frente a otros
productos es su capacidad de desarrollo frente a
productos tradicionales así como la rapidez en la
migración de una versión a la siguiente.
Retos
El proyecto se ha desarrollado al tiempo en que
se producía la migración del ERP del Sage X3 V.5
al V.6 lo que supuso un carga de trabajo
adicional.
También se revisaron los KPIs que se estaban
utilizando para mejorar su uso y se implantaron
otros nuevos más acordes con la utilización del
Business Intelligence.
Implantar un Cuadro de Mando Integral
completamente personalizado según las
necesidades de Telemail, con métricas
desarrolladas ad hoc conforme a la estrategia
establecida en la empresa (evitando indicadores
“prefabricados”) en las perspectivas financiera,
del cliente, procesos y aprendizaje (RRHH).
Áreas de Implementación
• Control Financiero: análisis dinámico de
Balances y Cuentas de Resultados
• Ratiogramas
• Control de Costes
• Control Presupuestario
• Análisis de Ventas (sobre módulo CRM)
• Control Fuerza de Ventas (sobre módulo
CRM)
• Control de calidad
• Cuadro de Mando Integral
Control y Desarrollo de Métricas de Negocio, S.L.N.E.©2013

3. Marketing Directo: TELEMAIL
Caso de Éxito
Beneficios obtenidos por Telemail:
• Mejora en el proceso de toma de
decisiones de la empresa: con mayor
rapidez y partiendo de datos no en base a
opiniones.
• Mayor facilidad para compartir
información entre los directivos de la
empresa.
• Ahorros en los costes de auditorías
contables y de calidad.
• Ahorros en el área de compras.
• Perfeccionamiento del control de la
fuerza de ventas y su retribución variable.
• Sistema de reporting completamente
automatizado con 2 cargas diarias.
• Espacios de análisis de la información en
los que los usuarios pueden generar su
propio reporting en régimen de
autoservicio, sin necesidad de
incrementar la carga de trabajo del Dpto.
de Informática de Telemail.
• Un potente Cuadro de Mando Integral
para el control de la estrategia de la
empresa.
• Fácil control de los perfiles de usuario.
• Acceso a la solución desde Smartphones y
Tablets sin pérdidas de funcionalidad y sin
necesidad de instalar ninguna App.
TELEMAIL, S.L.
http://www.telemail.es/
C/ San Rafael, 10
Alcobendas, Madrid - 28108
CYD CONSULTORES - OUTSOURCEANDO
http://www.outsourceando.com/
Contacto: carlos.barranco@outsourceando.com
C/ Portugal, 1
Pozuelo de Alarcón, Madrid - 28224
Control y Desarrollo de Métricas de Negocio, S.L.N.E.©2013