Hoe digitaliseer ik mijn post? (Canon digitale postverwerking)

781
-1

Published on

Verwerkt u een papieren factuur hetzelfde als een digitale factuur? Ontvangt u dagelijks documenten en post via verschillende kanalen, zowel analoog als digitaal?

U als bedrijf of instelling wordt dagelijks geconfronteerd met een grote hoeveelheid (digitale en analoge) inkomende post. De documenten komen vaak binnen via verschillende bronnen zoals e-mail, fax of post. Door de komst van nieuwe bronnen zoals e-mail, SMS, Social Media en Web Content zal de hoeveelheid inkomende documenten de komende jaren explosief toenemen.

Met Canon Digitale Postverwerking kunt u al uw binnenkomende post, zowel papier, fax, social media als e-mail op eenvoudige en betrouwbare wijze digitaal vastleggen, beheren en verspreiden. Een poststuk wordt bij binnenkomst in gescand en voorzien van een aantal essentiële kenmerken, zoals een onderwerp, datum, afzendergegevens en een status. Vervolgens wordt het document in digitale vorm gedistribueerd om ze samen met de overige berichten in een uniform proces te verwerken. Uiteraard kan er naderhand nog aanvullende informatie worden vastgelegd en kan bijvoorbeeld de status worden gewijzigd van "behandelen" naar "afgehandeld". Als tijdens de werkzaamheden nieuwe documenten worden geproduceerd, bijvoorbeeld een e-mail met een antwoord op een vraag, kunnen deze op eenvoudige wijze gekoppeld worden aan het in gescande poststuk.

Op basis van de inhoud van het document wordt automatisch bepaald wie het verwerkt. Directe registratie en opslag garanderen het direct terugvinden van informatie wanneer dit nodig is. Omdat deze werkzaamheden zijn geautomatiseerd, wordt uw post snel en accuraat verwerkt, ongeacht het volume. Aan het eind van het proces zijn alle documenten automatisch in het digitaal archiefsysteem opgeslagen en blijven zij tot in lengte van dagen beschikbaar voor raadpleging door geautoriseerde gebruikers.

Met Canon digitale postverwerking bespaart u kosten, voorkomt u fouten, voldoet u eenvoudig aan de eisen rond informatie opslag en verbetert u de dienstverlening naar uw klanten.

Meer informatie: http://www.canon.nl/For_Work/my-business/department/digital-mailroom/index.aspx

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
781
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
10
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • AccountNaam, adres
  • Hoe digitaliseer ik mijn post? (Canon digitale postverwerking)

    1. 1. Canon Solutions Digitale Postverwerking you can
    2. 2. •Postdienst •E-mail •Fax •Koerier •Sales Director •Finance Manager •HR afdeling •Customer Service •Inkoop •CEO BedrijfMailroomKanalenAfzender Postverwerking: het overzicht Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Return on Investment •Bestelling klant •Correspondentie •Factuur leverancier •Contract •Verzekeringspolis •HR-brief Digitale Postverwerking Uitdagingen
    3. 3. ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorterenOntvangen post Digitale Postverwerking Uitdagingen Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Return on Investment Uitdagingen bij postverwerking
    4. 4. Ontvanger identificeren Inhoud begrijpen Post sorteren Fysieke verspreiding Traceren Toegang ontvanger Lezen Beantwoorde n Uitwisselen & delegeren Classificatie veiligheidsnive au Documenten opslaan Zoeken & toegang tot post Meerdere indelingen Meerdere locaties Postvoorbereidin g ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorterenOntvangen post Uitdagingen bij postverwerking Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Return on Investment Digitale Postverwerking Uitdagingen
    5. 5. ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren Ontvangen post Verschillende documenten •Verschillende typen •Talloze lay-outs Meerdere locaties •Verschillende bronnen •Zoekgeraakte post Post sorteren • Tijdrovend • Vertrouwelijkheidskwesties Oplossing 20% Slechts van de organisaties scant meer dan de helft van hun inkomende post" AIIM, 2012 Uitdagingen bij postverwerking - ontvangen post Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Return on Investment Digitale Postverwerking Uitdagingen
    6. 6. Gegevens vastleggen Oplossing ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren Ontvangen post Uitdagingen bij postverwerking - vastleggen & sorteren Digitale Postverwerking Uitdagingen Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Nr. 1 “Verbeterde zoek- en uitwisselfuncties van documenten is de grootste stimulans om te investeren in scannen en vastleggen van gegevens" AIIM, 2012 Ontvanger identificeren •Ontvanger valideren •Geen lerend systeem Documenten classificeren •Meerdere documentstructuren •Documenttypen classificeren Post sorteren •Handmatig gegevens coderen •Handmatig proces Return on Investment
    7. 7. Fysieke verspreiding •Langere levertijden •Zoekgeraakte post Traceren • Routeringsfouten • Geen zichtbaarheid of controle Documenten openen •Onjuiste ontvangers •Geen mobiele toegang Oplossing Gegevens vastleggen ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren Ontvangen post € 37k“wordt jaarlijks uitgegeven aan het verzenden van documenten via koerier en fax*” All Associates Group, 2010*per € 7,5 milj. inkomsten Uitdagingen bij postverwerking - verspreiden Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Return on Investment Digitale Postverwerking Uitdagingen
    8. 8. Lezen • Postontvangst bevestigen • Prioriteren Beantwoorden • Vertraagd antwoord • Problemen bij bewerken van documenten Uitwisselen & delegeren • Geen meldingen of kennisgevingen • Handmatige autorisatieroutering Oplossing Gegevens vastleggen ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren Ontvangen post 50%“van de bedrijven is van mening dat ze productiever zijn met tools die workflow, zoeken, rapportage en geautomatiseerde documentcreatie verbeteren” AIIM, 2012 Uitdagingen bij postverwerking - actie ontvanger Digital Postverwerking Uitdagingen Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Return on Investment
    9. 9. 28%"van de respondenten vindt de toegankelijkheid van bestanden voor medewerkers in hun bedrijf slecht of zeer slecht" AIIM, 2012 Classificatie veiligheidsniveau •Bedrijfsrichtlijnen archiveren •Vertrouwelijkheid van post Documenten opslaan • Opslagruimte voor papier • Kosten IT-infrastructuur Zoeken & toegang tot post • Slechte toegankelijkheid • Handmatig zoeken Oplossing Gegevens vastleggen ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren Ontvangen post Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Uitdagingen bij postverwerking - archiveren Return on Investment Digitale Postverwerking Uitdagingen
    10. 10. ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren Ontvangen post Het proces perfectioneren – Canon Solutions Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Return on Investment Postgegevens automatisch geëxtraheerd Validatie ontvanger Snelle & nauwkeurige classificatie Automatische routering post Melding aan ontvanger Status- zichtbaarheid Kennisgeving met 1 klik Gefilterd & geprioriteerd Gemakkelijk uitwisselen & bewerken Selectieve e-Archivering Digitaal beveiligde opslag Snel zoeken & ophalen Gecentraliseerde verwerking Verschillende locaties & kanalen Alle documenttypen Uitdagingen Digital e Postverwerking
    11. 11. ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren Ontvangen post DIGITALE VERWERKING Digital Mailroom Solutions – ontvangen post Uitdagingen Digital e Postverwerking Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Gecentraliseerde verwerking Verschillende locaties & kanalen Alle document- typen Return on Investment
    12. 12. Validatie ontvanger Postgegeven s automatisch geëxtraheerd Snelle & nauwkeurige classificatie Gegevens vastleggen ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren Ontvangen post Ondertekend klantencontract Brief medewerker Factuur Personeelszaken Financiele afdeling Inkoopmanager Digital Mailroom Solutions – vastleggen & sorteren Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Return on Investment Uitdagingen Digital e Postverwerking Uitdagingen Digital e Postverwerking
    13. 13. Automatische routering post Melding aan ontvanger Inzicht in status Gegevens vastleggen ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren Ontvangen post Personeelszaken Financiële afdeling Inkoopmanager Digital Mailroom Solutions – verspreiden Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Return on Investment Uitdagingen Digital e Postverwerking
    14. 14. Gegevens vastleggen ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren Ontvangen post Digital Mailroom Solutions – actie ontvanger Customer Service Ondertekend klantencontract Uitdagingen Digital e Postverwerking Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Kennisgeving met 1 klik Gefilterd & geprioriteerd Gemakkelijk uitwisselen & bewerken Digital Mailroom Ondertekend klantencontract Digital Mailroom Sales Director Return on Investment
    15. 15. Selectieve e-Archivering Digitaal beveiligde opslag Snel zoeken & ophalen Gegevens vastleggen ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren Ontvangen post DIGITALE POST VERWERKING Uitdagingen Digital Mailroom Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Digital Mailroom Solutions – archiveren Return on Investment
    16. 16. Klein Europees kantoor in accounting en belastingadvies verwerkt groot volume inkomende post van klanten Oplossing Gescande post of vastgelegde e-mails End-to-end-proces geautomatiseerd met rapportage Document preview door gecertificeerde integratie met DMS Digitale facturen beveiligd opgeslagen “Met het digitaliseren van ons inkomende postverwerking hebben we gigantisch veel tijd bespaard, waarvan niet alleen wij profiteren, maar ook onze klanten” Managing Director Uitdaging • 500 inkomende stukken • Ruim 150 klanten • Ophalen gearchiveerde post is lastig • Handmatig post sorteren Voordelen Totale besparingen van € 120.000 per jaar ROI - in 6 maanden ten opzichte van handmatig verwerken en archiveren ½jaar € Digitale Postverwerking Uitdagingen Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Casestudie ... Hoe Canon heeft geholpen Return on Investment
    17. 17. Waarom veranderen? – voordelen voor uw hele bedrijf Digitale Postverwerking Uitdagingen Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Return on Investment • Kortere postsorteertijden • Minder papieren exemplaren vereist • Geminimaliseerde archiefruimte • Snellere postlevertijden • Gemakkelijker documenten uitwisselen & bewerken • Sneller post ophalen met mobiele toegang • Helder proces inzicht • Alleen relevante post naar gebruikers • Zoekraken van post gigantisch verminderd • Post is veiliger met digitale opslag • Volledig traceerbare workflow • Geregelde toegang tot vertrouwelijke post Operationele & verwerkingskosten verminderen Bedrijfsprocessen & reactievermogen klant verbeteren Controle over elke processtap verbeteren Verbeterde beveiliging van documenten voor striktere vertrouwelijkheid Verlaagde kosten Betere controle Verbeterde conformiteit Verhoogde productiviteit & efficiency
    18. 18. Met Canon het proces perfectioneren ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren Ontvangen post Digitale Postverwerking Uitdagingen Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Return on Investment Volgende stappen 1 3 2 Kwalificatie bedrijfsbehoeften Live demonstratie oplossing Procesaudit Volgende stappen
    19. 19. Digitale Postverwerking Uitdagingen Het proces perfectioneren Canon's oplossing Hoe wij hebben geholpen Return on Investment Wilt u meer informatie ontvangen? Vraag vrijblijvend een offerte aan! 1 3 2 Maak een afspraak voor een demo Vraag vrijblijvend een offerte aan Neem contact met mij op ArchiverenActie ontvangerVerspreidenVastleggen & sorteren Ontvangen post Met Canon het proces perfectioneren Smaakt naar meer?

    ×