Kpi per la_logistica
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Kpi per la_logistica

on

  • 2,130 views

Come monitorare le performance della propria logistica costruendo un sistema di indicatori.

Come monitorare le performance della propria logistica costruendo un sistema di indicatori.

Statistics

Views

Total Views
2,130
Views on SlideShare
2,126
Embed Views
4

Actions

Likes
1
Downloads
54
Comments
0

2 Embeds 4

https://www.rebelmouse.com 3
https://www.linkedin.com 1

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Kpi per la_logistica Kpi per la_logistica Document Transcript

  • I N F O L O G I SG I A N PA O L O C A L Z O L A R OKPI PER LALOGISTICA
  • SommarioMisurare la performance aziendale 3I processi aziendali 4La business intelligence 6I KPI 9Caratteristiche 11Metodologia per la costruzione dei kpi 12I processi dell’area logistica 15Modelli di processo 15L’area magazzino 17L’area scorte 20L’area trasporti 22Costruire i KPI 25Gli strumenti disponibili 27SpagoBi 27Microstrategy 28QlikView 29Costruire i KPI con Excel 31
  • WWW.INFOLOGIS.BIZ3Misurare laperformance aziendale1Il primo passo in qualsiasi processo di miglioramento aziendale è la misurazione, infattise non conosciamo la realtà che vogliamo migliorare non è possibile nessun cambiamen-to. Immaginate di essere paracadutati in un luogo sconosciuto, senza una bussola ed unacartina incontrerete enormi difficoltà per raggiungere un qualsiasi luogo. La misurazione èuna attività fondamentale per qualsiasi impresa, anche se si tratta di un piccolo negozio diabbigliamento o di una piccola attività artigianale, altrimenti si corre il rischio che l’impresanon sopravviva.Alcuni piccoli imprenditori obbiettano che conoscono la loro attività e possono gestirlasenza strumenti di misurazione, e che questi strumenti sono eccessivi per una piccola re-altà come la loro. È il primo passo verso il fallimento, per quanto si possa essere esperti enavigati imprenditori la misurazione ed il controllo sono essenziali. Immaginate che la cassadella vostra azienda stia diminuendo anche se il vostro fatturato stia crescendo, intuite checi sono delle spese che dovreste ridurre, fate un giro in magazzino e ad occhio vi sembra checi sia troppo materiale, decidete quindi di ridurre gli ordini ai vostri fornitori, dopo qualchemese alcuni clienti iniziano a lamentarsi perché ricevono i loro ordini in ritardo.Questo è quanto accade se le nostre decisioni si basano solo sull’intuito, se la vostra im-presa avesse avuto un sistema di misurazione (più o meno sofisticato questo dipende dalleesigenze del vostro business) avrebbe potuto immediatamente avere l’elenco degli articolicon l’indice di rotazione più basso ed intervenire solo su quelli, inoltre un sistema di misu-razione potrebbe evidenziare dei costi elevati di trasporto oppure dei tempi di prelievo nonsoddisfacenti. I costi logistici a volte possono incidere molto sul prodotto finale, ma se nonconoscete a quanto ammontano questi costi e come si siano originati, una qualsiasi attivitàdi miglioramento in questo senso sarebbe come camminare ad occhi bendati, non è esclu-
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ4so che voi riusciate a raggiungere il vostro risultato, ma quante volte dovrete urtare controqualcosa prima di riuscirci?Utilizzare strumenti che ci permettono di avere una visibilità sulla nostra attività logistica èalla portata anche delle piccole imprese con costi sostenibili, la business intelligence non èsolo per le grandi imprese ma per tutte, quello che cambia è la strumentazione. Una grandeimpresa con i suoi diversi stabilimenti ed i magazzini sparsi per il mondo è come un aereoed ha pertanto bisogno per essere guidata di una sofisticata strumentazione. Una piccolaimpresa può essere paragonata ad una bicicletta pertanto non ha di certo bisogno di unradar, di un altimetro o di strumenti per la misurazione delle condizioni meteo, però se cimontiamo sopra un GPS per biciclette, il nostro percorso può essere molto più agevole epossiamo spingerci anche in territori poco conosciuti. La strumentazione di misurazionedeve essere adeguata al mezzo che stiamo guidando così se guidiamo una multinazionaleabbiamo bisogno di un sistema ERP e di un software di business intelligence e di personalecompetente per gestirli, se guidiamo una piccola attività artigianale allora ci basta un ge-stionale e ed un foglio di calcolo per le nostre analisi.Ora provate a rispondere a queste domande in maniera precisa, indicando un numero enon risposte vaghe come molto, poco, alto, basso:• Quale è l’indice di rotazione del magazzino ?• Quanto tempo impieghiamo per preparare una spedizione ?• Quanto tempo impieghiamo a caricare un automezzo ?Se siete riusciti a rispondere a queste domande siete sulla buona strada ed il passo succes-sivo è riuscire a rispondere a domande sempre più specifiche. In caso non siate riusciti a ri-spondere a queste domande è tempo per la vostra azienda di dotarsi della strumentazionenecessaria per misurare le performance aziendali.I processi aziendaliPossiamo considerare un processo come una serie di attività che trasformano un inputin un output che abbia valore per il cliente. Consideriamo il processo spedizione prodottofinito, questo processo trasforma un input, il prodotto finito che si trova nel magazzino, inun output, il prodotto finito che si trova nel magazzino del cliente. Per arrivare dall’inputall’output è necessario eseguire delle attività, prendere delle decisioni, acquisire informa-zioni da altri processi. Possiamo considerare le attività logistiche come una serie di processitra di loro collegati in una rete in cui ad ogni nodo corrisponde un processo che può esserea sua volta scomposto in altri sottoprocessi.Il primo passo da fare per poter giungere alla costruzione di un sistema di valutazione deiprocessi logistico produttivi consiste nell’individuare molto bene i processi stessi e definirein modo univoco quali siano gli obiettivi che ognuno di essi ha, in un’ottica di funzionamen-to complessivo ed ottimizzazione del sistema. Una volta identificati chiaramente processied obiettivi, si può passare alla definizione delle misure opportune, e quindi dei KPI.
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ5Analizzare in dettaglio le caratteristiche dei processi logistici si rivela di grande utilità, inquanto descrivere la mappa con cui le informazioni ed i materiali si muovono, contribuiscead avere una visione più chiara delle attività aziendali in modo da poter individuare i puntiin cui intervenire per poter razionalizzare l’intera gestione logistica. L’analisi dei processiesistenti è di fondamentale importanza per le imprese che sono cresciute rapidamente inquanto i processi si sono sviluppati nel tempo senza essere mai formalmente codificati,mettere nero su bianco i propri processi aziendali aiuta ad individuare i punti su cui mi-gliorare, è anche vero che le imprese in crescita sono prese da molte attività, ma trovareil tempo per mappare i propri processi significa garantirsi la crescita per i prossimi anni. Ese l’impresa sta vivendo un periodo di crisi? Anche in questo caso ritagliarsi del tempo permappare i processi può rivelarsi utile al fine di uscire dalla crisi. In concreto cosa significamappare i processi ? di quali strumenti abbiamo bisogno ? è una attività dispendiosa ?Mappare i processi significa svolgere le seguenti attività:1. Identificare i diversi tipi di attività che operano durante il processo2. Evidenziare il flusso dei materiali e delle informazioni che attraversano il processoPer svolgere questa attività abbiamo bisogno di carta, penna, un software per il disegno didiagrammi, eventuale documentazione aziendale (nel caso non ci fosse è necessario inter-vistare direttamente gli operatori coinvolti nel processo).I processi possono essere classificati in base a quattro caratteristiche fondamentali, è im-portante ribadire che le classificazioni che si fanno non sono utili solo ai fini accademici mahanno grande rilevanza pratica, in fatti quando progettiamo un nuovo processo aziendale oridisegniamo uno esistente conoscerne le caratteristiche consente di prevederne la struttu-ra dei costi. Le caratteristiche principali di un processo possono essere riassunte in:• Volume• Varietà• Variabilità• VisibilitàOgnuna di queste caratteristiche può essere alta o bassa dando luogo a diverse configura-zioni di processi. Per volume si intende il numero di output realizzati dal processo, per varie-tà si intende il numero di output differenti prodotti dal processo, per variabilità si intende lavariazione del volume nel tempo, mentre per visibilità si intende quanta parte del processoè visibile da parte del cliente sia interno che esterno. Consideriamo l’esempio di un processocomune in tutti i magazzini come il processo di picking e vediamo come misurare le quattrocaratteristiche precedenti. Nel caso del volume intendiamo il numero di prelievi effettuatiin un anno (4000 prelievi l’anno è un volume basso mentre 200.000 è un volume alto). Permisurare la varietà del processo di picking consideriamo le tipologie di prelievi effettuati
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ6(prelievi per vendite, per produzione interna, per produzione esterna). Per misurare la va-riabilità valutiamo l’andamento dei prelievi nel corso dell’anno, avremo variabilità nulla nelcaso i prelievi siano costanti durante tutti i mesi dell’anno viceversa avremo una variabilitàpiù o meno elevata. La visibilità è misurata scomponendo il processo di prelievo nelle varieattività elementari e nell’individuare quale percentuale di queste attività è visibile al cliente(ad esempio se quando carichiamo sul camion la merce inviamo una mail con un copia di-gitale del packing list possiamo dire che questa fase è visibile al cliente, viceversa quando ilmagazziniere preleva il prodotto dalla sua ubicazione questo non è visibile al cliente).È importante individuare le quattro caratteristiche dei processi prima evidenziati in quantoci permettono di effettuare diverse considerazioni, ad esempio se il nostro processo di pre-lievo presenta un alto volume ed una bassa varietà e variabilità è un ottimo processo candi-dato ad essere automatizzato. Inoltre processi che presentano alti volumi, alta varietà, altavariabilità ed alta visibilità richiedo l’utilizzo di strumenti software abbastanza sofisticati.La business intelligenceLa business intelligence è una disciplina che consente a chi prende decisioni in azienda dicapire, attraverso soluzioni software, i fattori chiave del business e conseguentemente diprendere le migliori decisioni in quel momento.Possiamo considerare la gestione aziendale come una serie di decisioni da prendere con loscopo di mantenere in equilibrio l’equazione fondamentale dell’impresa, ovvero Profitto =Ricavi – Costi. Obbiettivo di chi prende le decisioni è quello di ridurre al minimo le decisionisbagliate (bisogna essere consapevoli che è impossibile eliminare le decisioni sbagliate maè possibile ridurle).Quanto grande deve essere il mio magazzino ? Se prendiamo una decisione sbagliata po-tremmo ritrovarci con un magazzino troppo grande quindi con elevati costi di gestione, op-pure un magazzino troppo piccolo con disservizi ai clienti e quindi minori ricavi, in entrambii casi l’equazione aziendale non è più in equilibrio ed i profitti si riducono. Se abbiamo le in-formazioni giuste possiamo ridurre le possibilità di avere un magazzino non adeguatamentedimensionato, parlo di ridurre e non di eliminare in quanto ci sono tantissime variabili damisurare e prendere in considerazione per cui non esiste il magazzino perfettamente di-mensionato, ma il magazzino le cui dimensioni sono ragionevolmente adeguate.La business intelligence trasforma un dato grezzo in informazione, ad esempio la giacen-za dell’articolo XYZ alla data del 24/04/2012 è di 56 confezioni è un dato grezzo, mentre iltrend dell’indice di rotazione delle materie prime è un’informazione sulla cui base prenderedelle decisioni. Come tutti i processi anche la business intelligence ha bisogno di un input,in questo caso i dati, per poterli trasformare in un output, ovvero le informazioni necessarieper prendere decisioni.La base di partenza è quindi costituita dalla rilevazione dei dati elementari di business cheservono da supporto operativo per le attività aziendali. Sono le registrazioni relative agliordini di vendita, ai documenti di trasporto, alle fatture, ai prelievi per la produzione e così
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ7via. Il punto di partenza è quindi un sistema gestionale anche elementare che permette dieffettuare queste misurazioni.Un sistema di business intelligence si compone dei seguenti elementi:• Database transazionali• Strumenti ETL• Datawarehouse• Strumenti di reporting e analisiDatabase transazionali: Sono i database dove sono registrati i dati operativi del nostrobusiness, ad esempio nel caso della logistica potremmo avere i dati su diversi database, adesempio gli ordini, i movimenti di magazzino ed i documenti di trasporto sono sul databasedel gestionale, i dati relativi alle operazioni di magazzino potrebbero essere sul databasedel sistema WMS che gestisce la radiofrequenza, oppure se abbiamo un magazzino auto-matico i dati sulle missioni di prelievo e versamento sono sul suo database, infine potrem-mo avere i dati relativi ai costi di trasporto in uno o più file Excel. In questa situazione lafonte dei nostri dati può essere su supporti diversi soprattutto se la nostra è una impresamedio grande, differentemente avremo una o due base dati da interrogare per ottenere leinformazioni desiderate.Strumenti ETL: Sono programmi che si occupano di estrarre i dati dalle varie basi dati, uni-formarli, eliminare eventuali dati anomali e caricare i dati nel datawarehouse. Nel caso dipiù basi dati questa è una operazione abbastanza delicata e richiede una solida progettazio-ne per evitare di avere informazioni non corrette. Nel caso di una piccola impresa che utiliz-za un gestionale troviamo lo strumento ETL direttamente in Excel (MS Query, ne parleremonell’ultimo capitolo). La semplicità dello strumento non deve però escludere una attentaprogettazione dei dati da estrarre anche se in questo caso non sarà complicata come nelcaso di una medio/grande impresa.Datawarehouse: è il magazzino centralizzato dei dati, in questo “luogo virtuale” sono rac-colti ed organizzati i dati estratti con gli strumenti ETL ed il dato qui contenuto deve esserecertificato, evitando di creare ambiguità all’interno dell’azienda. Ad esempio per quantoriguarda lo spedito bisogna identificare quali causali concorrono a determinare il volume
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ8di spedizioni all’interno del mese, in modo che chiunque all’interno dell’azienda legge queldato sa come è stato ottenuto. È quindi sempre opportuno definire un dizionario dei datiche rappresenta il linguaggio comune nelle discussioni aziendali, onde evitare polemicheinutili o indurre chi deve utilizzare le informazioni a ritenerle non attendibili.Fisicamente il datawarehouse può essere un altro database dove vengono scritti i datidopo che sono stati estratti e ripuliti oppure i dati possono essere contenuti in memoriadall’applicazione di business intelligence.Strumenti di reporting: Sono i programmi che consentono di creare riepiloghi, grafici edindicatori in grado di navigare all’interno dei dati per ottenere le informazioni necessariea prendere decisioni. Gli strumenti di reporting consentono di monitorare il business allostesso modo del cruscotto dell’automobile che ci indica, la velocità, il livello di carburantee con l’accensione delle spie ci indica eventuali anomalie e malfunzionamenti. Ad esem-pio per quanto riguarda la logistica monitorando l’indice di rotazione, l’indice di puntualitàdelle consegne, l’indice di saturazione del magazzino possiamo avere precise indicazionedi come stiamo gestendo la logistica aziendale e prendere le decisioni adeguate. Ad esem-pio notiamo che l’indice di puntualità è calato nelle ultime quattro settimane, andiamo adindagare per determinarne le cause, individuiamo le azioni per migliorarlo, applichiamo leazioni e valutiamo cosa accade all’indice.Gli strumenti di reporting aiutano anche nell’evitare sterili polemiche dovute al fatto che lepersone in mancanza di supporti decisionali tendono a crearsi uno schema della realtà nonaffidabile generalizzando o cancellando parti della realtà. Ad esempio se il direttore generalepiomba nel vostro ufficio dicendo (in alcuni casi urlando !!!) che i clienti si lamentano perritardi nella consegna degli ordini, se non ha un supporto decisionale (in questo caso un re-port settimanale con l’indice di puntualità), probabilmente sta generalizzando un esperienzavissuta (ad esempio nella settimana scorsa ha ricevuto due telefonate da clienti irritati perritardi di consegna) senza avere una visione globale dei dati che potrebbe avere grazie ad unreport. Due clienti irritati non indicano che la logistica sta consegnando in ritardo, come unarondine non fa primavera, un report invece si!!!.Gli strumenti di business intelligence possono essere più o meno sofisticati a seconda dellenecessità dell’impresa ma sia che la vostra impresa sia piccola o grande se l’argomento bu-siness intelligence non è mai stato affrontato è bene partire in piccolo, ovvero con soluzionifatte in casa con Excel, in questo modo potrete esplorare questo nuovo processo a costi ri-dotti riuscendo ad individuare quali sono le esigenze della vostra impresa, poi chiaramentedopo un po’ Excel vi inizierà a stare stretto e quindi è necessario cercare un software speci-fico, ma a quel punto avrete chiare quali sono le esigenze in termini di informazioni per lavostra aziende e potrete selezionare con più cognizione di causa il software adatto. Il miosuggerimento per grandi e piccoli è quello di partire con Excel (vedremo nel terzo capitolocome fare) e poi mangiando viene l’appetito.VUOI SAPERNE DI PIU SULLA BUSINESS INTELLIGENCE ?Partecipa al seminario online gratuito, clicca qui per l’iscrizione
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ9I KPIGli indicatori sono particolari informazioni che hanno la caratteristica di essere: critiche,sintetiche, significative, prioritarie che permettono di misurare l’andamento aziendale neisuoi più svariati aspetti.Critiche, in quanto su di esse il management opera le proprie scelte;Sintetiche, perché espresse da una variabile semplice o composta (es. tempo, movimen-tato x addetto);Significative, in quanto rappresentano in maniera puntuale i fenomeni aziendali alle qualisi riferiscono;Prioritarie, per la loro natura indispensabile nei cicli di pianificazione e controllo a tuttii livelli aziendali (strategico, direzionale, operativo). Se lo scostamento del KPI del 10 percento in alto o in basso non spinge ad alzare il telefono per sgridare qualcuno o per congra-tularsi con qualcun altro, significa che quel KPI è inutile.Consentono di valutare l’andamento aziendale in quanto sono rappresentate da variabiliquantitative o qualitative comunque confrontabili (Indice di rotazione magazzino Roma,rispetto al magazzino Palermo oppure indice rotazione 2011 con indice di rotazione 2010).Ad ogni indicatore è associata la variabile che ne dà la misura (per il lead time ad esem-pio il tempo). Tramite questi indicatori, il management può non solo misurare i fenomeniaziendali nel tempo (Anno 2011 ,Anno 2012) e nello spazio (nelle varie unità aziendali, neivari mercati), ma può pianificare e programmare le attività aziendali (definendo obiettivimisurabili nel breve e medio periodo), misurare gli scostamenti (tra obiettivi attesi e risul-tati ottenuti, e intraprendere le azioni necessarie per correggere i gap, ovvero può gestirecon metodo ,ovvero pianifico, eseguo, controllo, correggo: il PDCA dei circoli di qualità diDeming) l’azienda o la parte di essa di cui è responsabile.Le performance aziendali solitamente sono numerose e differenziate. Alcune hanno carat-tere generale e quindi sono riscontrabili in tutti i processi, come ad esempio le prestazioniin termini di costo, tempo, qualità e valore; altre invece sono tipiche di processi specifici,come ad esempio le prestazioni di produttività, versatilità e flessibilità nell’ambito dei pro-cessi logistici. La valutazione quantitativa delle performance delle attività e dei processiaziendali richiede la definizione di un sistema di indicatori che permetta di rappresentare,in un quadro organico e prospettico, la capacità dell’impresa di perseguire i propri obiettividi breve, medio e lungo periodo.Non si tratta di un sistema di misure che prendono in considerazione unicamente i risul-tati raggiunti, quindi secondo una visione di analisi statica, ma di un sistema che è anchein grado di sottolineare la capacità dell’impresa di adattarsi ai cambiamenti dell’ambienteesterno spesso turbolento ed instabile, secondo una visione di analisi dinamica.Il sistema di misurazione e controllo deve avere dei requisiti che gli attribuiscono la capa-
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ10cità di guidare l’impresa verso il conseguimento degli obiettivi di breve, medio e lungo pe-riodo, sia in prospettiva statica che dinamica. Possiamo individuare quattro caratteristichefondamentali:• Completezza• Rilevanza• Flessibilità• ComprensibilitàCompletezza:Il sistema è completo perché misura tutte le parti nelle quali si può suddivi-dere il concetto di valore creato dall’impresa.Rilevanza: Il sistema è rilevante perché è strettamente legato ai processi decisionali dell’im-presa. Gli indicatori sono rilevanti se supportano le decisioni nelle aree critiche di gestione,nelle quali si pongono i fenomeni che maggiormente incidono sulle performance. Devonofornire informazioni riguardo all’individuazione delle alternative di scelta e alla compren-sione delle relazioni esistenti tra le decisioni prese e il raggiungimento degli obiettivi.Flessibilità: Il sistema è flessibile perché può cambiare in relazione alle esigenze, variabi-li, della misurazione. Nella attuale situazione produttiva, dominata da condizioni di fortedinamismo e complessità dell’ambiente esterno e delle strategie d’impresa, i fattori criticidi successo e i parametri di misurazione possono cambiare anche in tempi non lunghi, e larapidità con cui si colgono questi cambiamenti possono fare la differenza tra una impresache sopravvive ed una che fallisce.Comprensibile: Il sistema è comprensibile perché è in grado di essere trasferito all’internodell’organizzazione con un linguaggio ed un livello di rifinitura adatto alle esigenze degliutenti. In tal modo tutta l’organizzazione ha la cognizione degli obiettivi di performance,delle variabili critiche che la determinano e dei risultati prodotti da tutte le attività ed iprocessi realizzati nell’impresa. In questo modo tutti sanno in che direzione sta andandol’azienda e quali azioni bisogna compiere per raggiungere gli obiettivi prefissati. L’indice dipuntualità non deve essere comprensibile al direttore della logistica e al direttore generale,ma deve essere patrimonio comune dell’ufficio logistica e del magazzino.Altre caratteristiche importanti possono essere considerate: la tempestività (capacità diprodurre e trasmettere informazioni nei tempi più opportuni rispetto ai processi decisio-nali, se non so per tempo che il mio magazzino sta crescendo potrei prendere le decisioniquando ormai è troppo tardi, perché ad esempio i fornitori hanno già consegnato), la fre-quenza (Ogni quanto misuro le performance aziendali, dipende dalle decisioni che devoprendere, ad esempio se sto gestendo la distribuzione di una collezione limitata ho bisognodi informazioni giornaliere o addirittura più volte nell’arco della stessa giornata), la coeren-za organizzativa (stretto riferimento degli indicatori alla struttura organizzativa, ai ruoli, allaripartizione delle responsabilità).
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ11CaratteristicheI Key Performance Indicators (KPI) sono una serie di indicatori quali/quantitativi che valu-tano i risultati aziendali conseguiti, con riferimento ad aspetti fondamentali della gestioneaziendale come il livello di servizio garantito al cliente, il livello delle scorte in magazzino, illivello di costi per i trasporti.In un ambiente competitivo com’è quello attuale, il sistema di misurazione delle perfor-mance deve racchiudere una estensione molto ricca di misuratori dei business process: perquesto motivo i KPI sono focalizzati principalmente sui processi. L’obiettivo è quello di misu-rare l’intera gamma di prestazioni di un processo, che nel loro insieme deve quantificare ilvalore dell’output del processo per il cliente. Meglio il KPI è scelto e misurato, migliore puòessere il controllo dei miglioramenti e la regolazione degli obiettivi. I KPI sono un insiemedi indicatori che misurano:• Le prestazioni di efficienza• Il livello di servizio• La qualità dei processi aziendaliLe prestazioni di efficienza: Gli indicatori misurano la produttività e i costi unitari con cuisono ottenuti gli output per i clienti del processo. La misurazione dell’efficienza è l’obiettivoprimario dei tradizionali sistemi di controllo di gestione, che calcolano margine e costi totalidelle attività e dei prodotti. Ad esempio quanto tempo impiego per prelevare il materialeper la spedizione, quanto costa trasportare la merce dal magazzino di Torino a quello diBologna.Il livello di servizio: Gli indicatori misurano i tempi di risposta alle richieste del cliente e laflessibilità del fornitore. Ad esempio, il time to market, il lead time, la percentuale di modi-fiche accettate, Il numero di consegne corrette, il numero di consegne non danneggiate siaverso il cliente che da parte del fornitore.La qualità dei processi aziendali: Gli indicatori misurano la conformità degli output alleattese del cliente. Indicatori tipici sono le percentuali di scarti e resi o il livello di immagine.Nell’ottica KPI, il processo gestionale come abbiamo visto è un insieme di attività che pro-duce un output in risposta a richieste di servizio, utilizzando una serie di risorse. Gli indica-tori KPI sono rivolti a misurare l’intera estensione di prestazioni di un processo, che nel loroinsieme devono calcolare il valore dell’output del processo per il cliente. Queste misure diprestazione verso il cliente possono essere integrate da altri indicatori che uniscono infor-mazioni sulle condizione in cui le prestazioni stesse sono state fornite. Tali indicatori posso-no riguardare i volumi in input e in output, come il volume e l’assortimento degli ordini deiclienti o il numero e l’assortimento dei prodotti in output.Inoltre, in alcuni casi è rilevante contraddistinguere il profilo dell’input con opportuni in-dicatori di qualità e di servizio, dal momento che può influenzare in modo determinante leprestazioni del processo. Naturalmente l’insieme degli indicatori è specifico per ogni pro-cesso e cambia, per lo stesso processo, da azienda ad azienda; inoltre, non in tutti i processi
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ12è presente la gamma completa degli indicatori.Gli indicatori devono seguire una strategia ad imbuto rovesciato ovvero pochi indicatoriiniziali che poi possono essere approfonditi in base alle necessità. Quando il medico prescri-ve le analisi del sangue, in un foglio vengono raccolte le principali informazioni sullo statodi salute, se i valori sono nella norma l’analisi termina altrimenti il medico prescrive ulteriorianalisi. Per questo è bene prevedere alcuni indicatori iniziali che possono essere facilmentescomposti per ulteriori analisi, ad esempio l’indice di rotazione globale è un KPI che fa partedel cruscotto generale ma si deve avere la possibilità di scomporlo per analizzare ad esem-pio l’indice di rotazione di un particolare magazzino, di una determinata classe di articoli.Nel caso ancora non riuscissimo a trovare risposte alle nostre domande allora è necessariaun analisi specifica che non rientra nei report di monitoraggio.Metodologia per la costruzione dei kpiObbiettivo della costruzione dei KPI è selezionare un insieme globale di informazioni chedeve essere in grado di valutare le prestazioni competitive del processo sotto tutti gli aspet-ti, pur mantenendosi di numerosità ridotta, in grado di fornire a colpo d’occhio le informa-zioni necessarie. Nell’individuare i KPI adeguati alla nostra attività possiamo seguire questipassi:1. Analisi dei processi2. Lista e profilo dei KPI3. Verifica KPIAnalisi dei processi: In questa fase andiamo a mappare i processi fondamentali dell’impre-sa raggruppandoli in macro processi appartenenti a due categorie: principali e di supporto.Una azienda che realizza abbigliamento sportivo ad esempio avrà come processi principalila produzione di scarpe o la produzione di giacche, mentre una azienda di trasporto avràcome processi principali il trasporto Italia e il trasporto Estero. Sono tipici processi di sup-porto la contabilità o l’amministrazione del personale. Diversamente potremmo iniziarel’attività di business intelligence da un’area aziendale come ad esempio la logistica per poipassare ad altre aree, in questo caso non bisogna essere eccessivamente rigidi in quanto cisono processi che attraversano diverse aree funzionali per tanto è bene considerali in tuttala loro estensione.La mappatura del processo consiste nella sua forma più elementare, nella descrizione deiprocessi in termini di collegamenti tra le attività. Vi sono molte tecniche, più o meno simili,per la mappatura dei processi. Tutte le tecniche hanno in comune due caratteristiche: Iden-tificano i diversi tipi di attività, mostrano il flusso di materiali, informazioni tra le attività.Nella mappatura dei processi si utilizzano diversi simboli per rappresentare diversi tipi diattività. Questi simboli si possono organizzare secondo un ordine logico, e disporre in serieo in parallelo, per descrivere un determinato processo, anche se non esiste un set universa-le di simboli alcuni di essi sono relativamente comuni.
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ13Nella mappatura dei processi logistici in cuiabbiamo flussi di materiali e di informazio-ni che transitano in diversi nodi della retepossono essere di aiuto diverse tecniche dianalisi che qui riassumiamo brevemente.Assembly chartQuesto metodo è una rappresentazionegrafica dei componenti di un prodotto inmodo da evidenziare le relazioni tra le partie le sequenze di assemblaggio.Operation process chartÈ una estensione del metodo precedenteal quale aggiunge le operazioni ricavabili daicicli di produzione per evidenziare le ope-razioni da eseguire sui componenti, la com-plessità dei componenti, un’idea del flussodei materiali.Multi-product process chartQuesto metodo è particolarmente utile perevidenziare le relazioni tra i componenti diun prodotto o tra prodotti, materiali, parteed operazioni.Process ChartÈ la tabulazione delle fasi di un processo,che impiega simboli di rappresentazione edà origine a una descrizione sufficiente percomprendere l’intero processo.Flow DiagramÈ un metodo grafico che utilizza gli stessisimboli del process chart evidenziando ilflusso delle operazioni sul layout dell’areain esame, evidenziando come i materiali simuovono nello spazio.Flow process chartÈ la rappresentazione grafica più completadell’intero processo che si ottiene combi-nando la process chart con l’operation pro-cess chart.From To ChartÈ una matrice che riassume le movimenta-zione dei materiali tra attività collegate perstabilire le posizioni relative delle attività,definire il flusso dei materiali e confrontareflussi alternativi.Operativamente per utilizzare questi me-todi abbiamo bisogno di uno strumentoinformatico che ci permetta di tracciare igrafici e le tabelle necessarie, pertanto pos-siamo utilizzare Excel in abbinamento conVisio per realizzare i grafici più complicati.TECNICHE PER L’ANALISI DEI PROCESSI LOGISTICILista e profilo dei KPI: in questa fase andiamo ad individuare per i vari processi mappatiin precedenza uno o più indicatori evidenziando in che modo vengono calcolati, e le lorodimensioni di analisi. Una dimensione tipica è quella temporale ovvero calcolo l’indice dirotazione giornaliero, settimanale, mensile, annuale. Altre dimensioni tipiche sono il pro-dotto oppure il magazzino, o il cliente. Per ciascuna dimensione è possibile realizzare dellegerarchie di analisi ad esempio per il prodotto possiamo individuare la famiglia, la categoriee la sottocategoria, così per il magazzino possiamo indicare il sito, l’area, l’ubicazione. Inquesta fase andiamo a fare una specie di lista delle spesa, ovvero elenchiamo tutti gli indi-
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ14catori che è possibile costruire in base ai dati che abbiamo a disposizione.Verifica KPI: In questa fase andiamo a calcolare i KPI ed analizzarli per alcune settimanevalutando quindi gli indicatori che sono effettivamente necessari, eliminando quelli inutili.La costruzione del sistema di monitoraggio non termina qui in quanto è necessario presta-re attenzione ai fenomeni aziendali ed eventualmente ripetere nuovamente l’analisi fatta,magari solo parzialmente, per individuare nuove esigenze di monitoraggio. Il sistema dimonitoraggio è qualcosa di vivo a differenza del cruscotto dell’automobile che una volta in-stallato rimane sempre quello, nel caso dell’impresa è necessario fare le modifiche affinchéil sistema sia effettivamente utile.Mantenendo il paragone con il cruscotto dell’auto a volte può capitare che ci sia un mal-funzionamento nel sistema stesso ad esempio si accende la spia della cintura non inseritaanche se non è vero. Questa situazione può verificarsi anche in un sistema di monitoraggioaziendale soprattutto quando si presentano dati non previsti nella fase iniziale di proget-tazione. Ad esempio potreste non aver previsto di ripulire da dati anomali il prezzo di ven-dita così quando il vostro impiegato dell’ufficio logistica, sempre molto zelante, inserisce ilprezzo dell’ordine, gli scappa qualche zero in più ed ecco che miracolosamente il fatturatodi aprile schizza alle stelle ed il vostro direttore generale vi cerca urgentemente in pausapranzo (solitamente i direttori generali hanno l’abitudine di leggere i report in pausa pranzoo dopo la chiusura aziendale).
  • WWW.INFOLOGIS.BIZ152I processi dell’arealogisticaNel capitolo precedente abbiamo visto come il primo passo per costruire un qualsiasi si-stema di misurazione sia la mappatura dei processi. In questo capitolo vedremo come map-pare i processi dell’area logistica ed i principali indicatori associati ad essi. Esistono diversimodelli per rappresentare i processi, ovvero dei sistemi in grado di ridurre la complessitàdella realtà attraverso uno schema facilmente comprensibile. In questo capitolo vedremoun modello per la mappatura dei processi logistici semplice ma estremamente efficace. Perogni marco area descriveremo i processi, lo schema dei dati ed i principali indicatori.Modelli di processoPossiamo considerare la logistica come l’insieme di due tipologie di attività fondamentali,la sosta ed il trasferimento. Queste attività avvengono a diversi livelli della rete logistica. Adesempio se consideriamo una rete di aziende e quindi ogni azienda rappresenta un nodoavremo dei trasferimenti tra i nodi (Il materiale passa dal produttore al distributore peressere rivenduto al dettagliante) e delle soste all’interno dei nodi (il materiale trasferito aldistributore rimane nel suo magazzino fino a quando non viene trasferito nuovamente). Seconsideriamo la singola azienda allora i nodi diventano i vari reparti produttivi tra cui vienetrasferito il materiale (ad esempio il materiale in sosta nel magazzino prodotti finiti vienetrasferito nell’area spedizioni). Se scendiamo ulteriormente di livello ad esempio se consi-deriamo il reparto produzione anche qui ci sono trasferimenti e soste di materiali.La logistica ha come funzione la pianificazione, la gestione ed il coordinamento dei tra-sferimenti e delle soste di materiali. Le attività, mattone elementare dei processi, hanno la
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ16necessità di essere organiz-zate per il raggiungimentodell’obbiettivo (PIANIFICA-ZIONE), è necessario so-vraintendere alla loro ese-cuzione (GESTIONE), ed ènecessario legare tra di lorole attività (COORDINAMEN-TO). All’interno della logisti-ca queste operazioni sonosvolte attraverso quattromacroprocessi:• Scorte• Magazzino• Trasporti• Flussi informativiIl macro processo scortesi occupa di pianificare lesoste ed i trasferimenti, ov-vero decide il livello di ac-cumulo dei materiali all’in-terno dei diversi nodi dellarete e quando devono essereeffettuati i trasferimenti tra inodi. Il macro processo magaz-zino si occupa della gestionedelle soste all’interno dei nodi,il macro processo trasporti sioccupa della gestione dei tra-sferimenti del materiale tra inodi mentre il macro processodei flussi informativi si occupadi coordinare i legami tra le va-rie attività all’interno dei variprocessi.Per la mappatura dei processilogistici ci concentreremo uni-camente sui tre macro processiche si occupano di pianificare egestire i trasferimenti e le so-ste, mentre il coordinamento
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ17attraverso i flussi informativi è un processo il cui monitoraggio rientra nelle attività dellafunzione IT, pertanto benché essenziale per la corretta gestione logistica non verranno ana-lizzati gli indicatori.L’area magazzinoIl macro processo magazzino si occupa di gestire la sosta dei materiali all’interno di unnodo che può essere il singolo magazzino di reparto fino al più grande magazzino di distri-buzione regionale. Obbiettivo di questa area è quello di rendere la sosta la più efficientepossibile. È possibile individuare cinque processi principali che poi possono essere scompo-sti in altri sottoprocessi a seconda dell’attività tipica dell’azienda.1. Ricevimento2. Stoccaggio3. Prelievo4. Spedizione5. InventarioRicevimento: Compito di questo processo è fare in modo che il materiale provenienteda un altro nodo logistico sia riconosciuto e predisposto per entrare nel nodo logistico. Inquesta fase avviene lo scarico del mezzo di trasporto, il riconoscimento delle unità di cari-co tramite documento di trasporto, il deposito del materiale in una apposita area di sosta,l’inserimento dei dati all’interno del sistema informativo, il controllo dei materiali ed il lorosmistamento. Obiettivo di questo processo è quello di ridurre il tempo di attesa dei mate-
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ18riali, procedere alla corretta identificazione del materiale ed al corretto smistamento.Stoccaggio: In questo processo il materiale viene conservato all’interno dei diversi siste-mi di stoccaggio nella allocazione più opportuna per il suo successivo prelievo. In questafase vengono posizionati i materiali nelle loro ubicazioni dopo che sono entrati nel nodologistico dopo la fase di ricevimento, oppure a seguito di riorganizzazione del materiale perottimizzare il prelievo. Obiettivo di questo processo è evitare lo smarrimento del materialeall’interno del nodo.Prelievo: In questo processo il materiale viene prelevato per essere trasferito dal nodo.In questa fase vengono definiti i prelievi che è necessario effettuare, vengono prelevati imateriali, identificati, controllati e smistati nelle varie destinazioni. Obiettivo di questo pro-cesso è quello di rendere breve la fase di prelievo e di ridurre i gli errori di identificazione esmistamento.Spedizione. In questo processo il materiale prelevato viene preparato per essere trasferitoall’esterno del nodo logistico, pertanto è necessario formare le unità di spedizione, predi-Schema dimensionale per i movimenti di magazzino
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ19sporre la documentazione necessaria e disporre le unità di spedizione nella apposita area inattesa che il materiale venga trasferito. Obiettivo di questo processo è quello di ridurre al mi-nimo gli errori nella preparazione delle unità di spedizione e nella documentazione relativa.Inventario: In questo processo vengono riallineate le giacenze contabili con le giacenze fisi-che in modo che non vi siano differenze. Tale attività può essere continua come con l’inven-tario a rotazione oppure periodica come con l’inventario annuale. Obbiettivo dell’attività è diridurre al minimo i tempi necessari al suo espletamento e di evitare di introdurre nuovi errorinelle giacenze contabili.I principali indicatori hanno l’obiettivo di valutare l’efficienza dello stoccaggio valutandoquindi la saturazione volumetrica e superficiale del magazzino e la movimentazione dei ma-teriali valutando la velocità e la correttezza delle operazioni.La costruzione di questi indicatori non può prescindere dall’utilizzo di un sistema WMS cherileva le ubicazioni di magazzino ed i movimenti. Per quanto riguarda la rilevazione delle gia-cenze nelle ubicazioni e quindi la saturazione superficiale è possibile reperirle anche tramiteun buon gestionale, ma per i tempi relativi ai prelievi ed al ricevimento e posizionamento nonè possibile farlo senza un WMS che registri tutte le operazioni di magazzino. Per la valutazio-ne dell’efficacia delle operazioni di magazzino, in alcuni casi è necessario di dotarsi di sistemidi registrazione per valutare ad esempio le spedizioni errate.Il principale fatto da analizzare all’interno del area magazzino riguarda il movimento ovverol’operazione con la quale un materiale viene allocato in una ubicazione oppure prelevato, delquale vengono considerate le dimensioni temporali, di ubicazione, articolo, operatore e cau-sale. Vengono quindi misurati la QT del movimento, la QT di UDC, il loro peso, il volume e ladurata del movimento.Indicatore DescrizioneTasso occupazione magazzino Celle occupate/Celle totaliSaturazione Superficiale Superficie occupata/superficie totaleSaturazione Volumetrica Volume occupato/volume totaleProduttività Numero righe evase/giornoMovimentazione in entrata Numero righe entra/movimenti totali giornoMovimentazione in uscita Numero righe uscite/movimenti totali giornoAccuratezza inventario Numero codice errati/numero codici totaliAffidabilità consegne Numero spedizioni errate/numero spedizioni totaliCompletezza ordine Numero ordine evasi completi/numero ordini evasiPuntualità consegna Ordini consegnati puntuali/ordini consegnati totali
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ20L’area scorteQuesto macro processo si occupa di pianificare la sosta ed il trasferimento dei materiali trai vari nodi logistici. Possiamo individuare tre processi principali:1. Pianificazione approvvigionamento2. Previsione della domanda3. Pianificazione livello dei materialiPianificazione approvvigionamento: Questo processo si occupa di pianificare i trasferi-menti di materiali dai fornitori interni ed esterni in base alla domanda di materiali all’inter-no dei vari nodi. In questo processo vengono emessi gi ordini di acquisto, di conto lavoro, diproduzione o di trasferimento tra depositi diversi. Il processo parte a valle della previsionedella domanda ed ha come obiettivo quello di ridurre la sosta dei materiali all’interno deinodi.Previsione della domanda: Questo processo si occupa di individuare la domanda di mate-riale all’interno dei vari nodi. In questo processo vengono acquisti gli ordini clienti e vengo-Schema dimensionale per l’inventario di magazzino
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ21no fatte le previsioni per i periodi successivi, inoltre viene valutata l’evadibilità degli ordiniclienti. Obiettivo del processo è l’affidabilità della previsione della domanda.Pianificazione del livello dei materiali: Questo processo si occupa della definizione deiparametri di gestione dei flussi di materiali come la scorta minima, il punto di riordino ed illotto economico. È una attività periodica che definisce i parametri necessari alla pianifica-zione dell’approvvigionamento ed alla previsione della domanda.I principali indicatori per quest’area misurano il livello delle scorte all’interno dei vari nodie la loro durata per valutare l’efficacia della pianificazione degli approvvigionamenti e dellaprevisione della domanda.In questo processo vengono misurati due fatti principali: La giacenza e l’ordine. La giacen-za viene analizzata in base alla dimensione temporale, alla sua ubicazione ed all’articolo,mentre l’ordine (di produzione, acquisto, vendita o conto lavoro) viene valutato in basealla dimensione magazzino, alla data richiesta ed alla data effettiva ed in base all’articolo.Schema dimensionale per gli ordini
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ22Indicatore DescrizioneIndice di rotazione Spedito/giacenza mediaPuntualità fornitori Ordini consegnati puntuali/ordini consegnati totaliOverstock Valore magazzino in surplus/valore magazzinoObsolescenza Valore magazzino obsoleto/valore magazzinoEvadibilità ordini Numero di ordini evadibili in T/ Numero di ordini totali ricevuti in TScostamento leadtimeLead time effettivo / lead time previstoL’area trasportiQuesto macro processo si occupa di gestire i trasferimenti di materiali tra i vari nodi, inmodo particolare tra i nodi di proprietà dell’azienda (ad esempio trasferimenti tra stabili-menti differenti o tra magazzini centrali e periferici) e del trasferimento dei materiali verso inodi periferici o clienti, diversamente la gestione del trasferimento dai nodi fornitori non èsolitamente a carico dell’impresa. Due sono i principali processi di quest’area:Gestione della distribuzioneGestione dei vettoriGestione della distribuzione: Questo processo si occupa di gestire la spedizione dei mate-riali verso i vari nodi. In questo processo viene definito il piano delle spedizione, vengonoprenotati i ritiri e viene predisposta la documentazione necessaria in caso i nodi destinazio-ne siano fuori dall’unione europea. Obiettivo di questo processo è di ottimizzare le spedi-zioni in modo da ridurre i costi del trasporto.Gestione dei vettori:Questo processo si occupa della gestione dei mezzi sia interni cheesterni per il trasferimento dei materiali. In questo processo vengono definiti gli accordi coni fornitori esterni per le spedizioni gestite in outsourcing, invece per le spedizioni gestite inproprio vengono effettuate tutte le operazioni necessarie alla gestione della flotta di auto-mezzi (manutenzione, assicurazione, autisti). Obiettivo del processo è l’ottimizzazione dellerisorse necessarie, la riduzione dei tempi di consegna e l’affidabilità delle consegne.I principali indicatori per quest’area riguardanp l’efficienza dei vettori come ad esempio ilcosto per chilometro o la saturazione volumetrica delle spedizioni, mentre altri indicatoririguardano l’efficacia dei vettori intesa come puntualità di consegna e correttezza.
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ23Il principale fatto analizzato sono le spedizioni che sono analizzate secondo la dimensionetemporale, la dimensione della destinazione dell’origine e della destinazione e secondo ilvettore. Per ogni spedizione sono misurati il peso, il volume, il numero di colli ed il numerodi articoli.Per l’acquisizione dei dati necessari per l’analisi dei trasporti è fondamentale la correttacompilazione del documento di trasporto con tutti i dati necessari non solo per assolveregli obblighi di legge ma anche quelli per le analisi statistiche, questi ultimi sono spesso sot-tovalutati dagli operatori addetti alle spedizioni che a volte sotto la pressione dell’autistatrascurano la compilazione di alcuni campi nella predisposizione del DDT. Quindi è oppor-tuno pianificare con anticipo le spedizione e prevedere una procedure di emissione deidosumenti di trasporto molto intuitiva. Inoltre per avere dati relativi ai costi delle spedizioniè necessario estrarre i dati relativi alle fatture emesse dai vari vettori.Schema dimensionale per le spedizioni
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ24Indicatore DescrizionePuntualità consegna Consegne puntuali/consegne totaliPuntualità ritiro Ritiri puntuali/ritiri totaliAccuratezza consegna Consegne errate/consegne totaliCosto km Costi trasporto/km percorsiVolume medio Volume trasportato/numero spedizioniNumero destinazioni Numero destinazioni mensili
  • WWW.INFOLOGIS.BIZ253 Costruire i KPIIn questo ultimo capitolo andremo a vedere come realizzare in pratica il nostro sistemadi misurazione individuando gli strumenti software adeguati alla realizzazione del nostroobiettivo. Qualsiasi implementazione di un sistema di KPI deve partire da una progettazioneche anche se minima è necessario che ci sia altrimenti si corre il rischio di lavorare il doppiodopo per star dietro agli errori. In questo capitolo vedremo due tipologie di soluzioni unabasata su software di business intelligence ed una basata sull’utilizzo di Excel. È bene consi-derare che il software di business intelligence deve adattarsi alle mutevoli esigenze dell’im-presa crescendo con l’azienda, per questo il mio consiglio è di partire dalla soluzione Excel,in una fase iniziale in cui l’impresa sta esplorando le sue esigenze di Business Intelligenceper poi passare una volta che le esigenze sono maturate ad una soluzione di acquisto diun software specifico. Per le imprese molto piccole potrebbe bastare la soluzione di Excel,mentre chiaramente per le imprese di più grandi dimensioni la soluzione dopo un po’ sirivela inadeguata.Il mio consiglio anche per le imprese più grandi è quello di partire da una soluzione sempli-ce per poi ampliarla quando saranno più chiare le esigenze di informazioni, in questo modosi può lavorare senza la pressione di un budget e maturare una cultura di business intelli-gence che si rivelerà di grandissima utilità nel approcciare progetti di maggiore complessità.Nella definizione di un progetto “esplorativo” di business intelligence possiamo seguire leseguenti fasi:1. Definizione degli obbiettivi
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ262. Analisi dei dati disponibili3. Definizione dei requisiti4. Modellazione dei datiDefinizione degli obbiettivi: In questa fase andremo a definire i confini del nostro proget-to, ovvero quale parte di azienda andremo a misurare, ad esempio per quanto riguarda lalogistica potremmo decidere di monitorare le scorte, il magazzino o i trasporti. In questafase individueremo un calendario delle attività da fare, le risorse necessarie ed i risultatiattesi.Analisi dei dati disponibili: In questa fase andremo ad analizzare cosa registra il nostrogestionale o gli altri sistemi ad esso collegato (ad esempio il software che gestisce il magaz-zino automatico). Andremo quindi ad individuare dove sono registrati i dati, come sono re-gistrati e chi ha il compito di gestirli. In questo modo avremo il panorama delle informazioniche potremmo attenderci di estrarre. Ad esempio se il nostro gestionale non registra sulDDT il volume della spedizione, non potremo chiaramente calcolare il volume medio dellespedizioni. Diverso è invece se il gestionale prevede quel dato ma non viene inserito, inquesto caso bisogna valutare con chi gestisce l’inserimento del dato perché questo non vie-ne rilevato. In questa fase esplorativa di Business Intelligence normalmente ci si accontentadei dati che ci sono, successivamente con l’utilizzo quotidiano dei report ci si può rendereconto se effettivamente quel dato non registrato è importante oppure no.Definizione dei requisiti: Sulla base di quanto è possibile estrarre dal gestionale ed in basealle esigenze informative di chi deve prendere le decisioni vengono definite le domandea cui il sistema di monitoraggio dovrà rispondere, ad esempio quanto ruota il magazzi-no? Che volume di merci spediamo verso una particolare destinazione ?. Il suggerimento èquello di fare un elenco di domande relative alle aree aziendali che dobbiamo analizzare ea fianco di ogni domanda indicare quali dati sono necessari (ad esempio per l’indice di ro-tazione abbiamo bisogno di dati come la giacenza e la qt spedita/consumata). Poi andiamoad eliminare le domande per cui non abbiamo i dati per rispondere.Modellazione dei dati: In questa fase in base alle domande evidenziate dall’analisi deirequisiti andiamo ad organizzare i dati per poter rispondere alle domande. Si tratta in so-stanza di associare per ogni area di analisi una o più tabelle con i dati necessari per il calcolodegli indicatori. Ad esempio per l’area scorte potrebbe essere necessaria una tabella coninformazioni del tipo: Articolo, Categoria, Sottocategoria, Giacenza, Data, Magazzino e cosìvia. Per ogni colonna della tabella andremo poi ad indicare sinteticamente dove andremoa prendere il dato e se sono necessari dei calcoli per ottenere l’informazione necessaria.Ad esempio in vecchi gestionali la data potrebbe essere registrata in questo modo AAAAM-MGG, ma per poter fare delle operazioni è necessario riportala nel formato GG/MM/AAAA.
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ27SpagoBiSpagoBI è una piattaforma libera per lo sviluppo di progetti di Business Intelligence in unambiente integrato ed estremamente flessibile. La piattaforma è un importante supporto aiprocessi decisionali dell’attività di business quotidiano e strategico, sia a livello direzionaleche operativo grazie ai numerosi strumenti analitici messi a disposizione.SpagoBI offre molteplici soluzioni per la reportistica, l’analisi multidimensionale, i cruscottisemplici ed interattivi, le analisi geografiche e grafiche, la gestione e visualizzazione dei KPI,l’interrogazione libera, il data mining, la collaborazione e l’arricchimento informativo. Spa-goBI si articola in cinque moduli:• SpagoBI Server: la piattaforma che comprende tutti gli strumenti analitici, la gestionedella sicurezza e delle regole di visibilità, i tools di amministrazione;• SpagoBI Studio: un ambiente di sviluppo integrato basato su Eclipse;• SpagoBI Meta: l’ambiente dei metadati;• SpagoBI SDK: un layer di integrazione per usare SpagoBI da applicazioni esterne;• SpagoBI Applications: che accoglie tutti i modelli analitici verticali sviluppati con SpagoBI.SpagoBI ServerIl Modello Analitico è il cuore di SpagoBI Server e soddisfa l’intera gamma dei requisiti dianalisi, offrendo diverse soluzioni per ogni area analitica:• Reports per presentare dati strutturati in modalità pixel-perfect;• Analisi OLAP per navigare attraverso i dati;• Dashboards in tempo reale per monitorare i KPI;• Processi di data mining per scoprire informazioni nascoste;• Statistiche geo-referenziate per pubblicare con una rappresentazione geografica i datiarchiviati in normali data warehouse;• Grafici per presentare le informazioni in una modalità semplice ed intuitiva;• Free Inquiry (QbE) per comporre liberamente le proprie interrogazioni, esportarne il ri-sultato in fogli di lavoro e generare il primo template di reportistica;Gli strumenti disponibiliSul mercato sono disponibili diversi software per business intelligence pertanto tra le variesoluzioni ho scelto quelle maggiormente conosciute e per cui è disponibile diverso mate-riale in giro per internet. Ho scelto due software commerciali ed uno open source anche sei due software commerciali presentano entrambi delle versioni free con delle limitazioni. Ilmio suggerimento è quello di iniziare con Excel poi passare ad una delle versioni free o basedi uno dei software illustrati e successivamente valutare l’implementazione della versioneavanzata, in questo modo lo strumento software crescerà con la maturazione delle vostreesigenze di business intelligence.
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ28• Modello KPI per costruire ed esaminare il proprio modello di monitoraggio prestazionale;• Dossier Analitici per condividere informazioni pubbliche e private prima di una riunione(ad esempio nella contrattazione del budget, in una riunione di avanzamento progetti) o perarchiviare collezioni tematiche di documenti (ad esempio il libro dei prodotti di una stagionecon i relative dati di vendita);• Documenti Office per pubblicare documenti office sotto il governo del modello comporta-mentale;• processi ETL per raccogliere dati da molte e diverse sorgenti.SpagoBI permette all’utente di decidere come comporre la piattaforma che soddisfa al me-glio le sue esigenze, anche unendo prodotti open source e proprietari al fine di salvare gliinvestimenti pregressi e quindi massimizzare il ROI. Il Modello Comportamentale regola lavisibilità sui documenti e sui dati, in relazioni ai ruoli dell’utente finale. Grazie al modello com-portamentale è possibile riuscire a:• ridurre il numero di documenti analitici da sviluppare e mantenere;• codificare una sola volta le regole di comportamento dei documenti e di visibilità sui dati;• garantire lo crescita armonica del progetto nel tempo;• garantire il rispetto delle regole di visibilità nel tempo, indipendentemente dai motori o daidocumenti analitici che si vanno aggiungendo.SpagoBI MetaSpagoBI Meta è il modulo di SpagoBI specificatamente focalizzato nella gestione e nell’inter-rogazione dei metadati. La piattaforma gestisce metadati tecnici e di business, permettendoall’utente di modificarli o importarli da tool esterni quali l’ETL. I metadati di business aiutanol’utente a conoscere meglio i dati che sta guardando, mentre i metadati tecnici permettonoall’amministratore di sapere la provenienza dei dati, generare documentazione automatica oeffettuare analisi di impatto. Il modulo è composto da uno strumento a supporto della fasedi reverse engineering della base dati tramite il quale è possibile definire oggetti base e og-getti complessi da utilizzare poi all’interno della piattaforma dagli strumenti di analisi. Questomodulo si occupa anche di arricchire la base di conoscenza dei metadati di SpagoBI Server,così da essere facilmente interrogabili attraverso tutti gli strumenti già a disposizione: report,OLAP e QbE.MicrostrategyMicrostrategy , è un’azienda americana leader mondiale per quanto riguarda la distribu-zione di software per la Business Intelligence. Microstrategy è caratterizzato da un architet-tura relazionale (ROLAP), all’interno della quale si utilizza un modello multidimensionalevirtuale, contraddistinto da una serie di cubi che descrivono i principali fatti di interesse eche possono facilmente essere compresi dagli utenti che possono quindi navigare senzatroppi problemi all’interno della mole di dati e informazioni.
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ29MicroStrategy consente un facile scambio di componenti aperti come DBMS, ETL, SistemiOperativi, Sistemi di Directory, ERP e software per il Web, per consentire ai clienti di scam-biare facilmente un componente tecnologico con un altro. Mantenendo una stretta relazionecon le tecnologie complementari, questo prodotto consente ai clienti di ottenere quella fles-sibilità necessaria per creare sistemi di Business Intelligence assicurando al contempo alteprestazioni e una gestione operativa stabile. Le principali caratteristiche di MicroStrategyInterfaccia Web: MicroStrategy introduce una nuova interfaccia utente, specificamente cre-ata per l’imprenditore e ottimizzata per elevata produttività. L’interfaccia utente include unanuova serie di azioni a “clic singolo”, incorporate attraverso l’interfaccia per rendere gli utentialtamente produttivi nella visualizzazione e nell’esplorazione dei dati. È progettata con unlook innovativo e una visione più semplice, che espone la funzionalità agli utenti in modograduale, secondo le loro necessità;Reporting completamente interattivo: MicroStrategy ha esteso la capacità di report delleversioni precedenti, rendendo completamente interattivi tutti i report e le scorecard. Ora gliutenti possono riorganizzare qualunque report con semplici interventi di trascinamento ofacendo clic sulle nuove icone della barra degli strumenti, per avere visualizzazioni completa-mente nuove dei dati, tutte per lo stesso report e senza richiedere assistenza;Accesso diretto ai dati di business: MicroStrategy incorpora nella propria architettura un ul-teriore motore dinamico di accesso ai dati. Questo motore è progettato per accedere a data-base multidimensioni, per esempio i database di Business Information Warehouse (BW) SAP.Unione eterogenea dei dati di tutta l’azienda: MicroStrategy estende la flessibilità di mo-dellazione dei dati delle versioni precedenti per includere viste integrate dei dati provenientida memorie dati eterogenee. I dati possono provenire da qualunque sorgente, inclusi ware-house dei dati, centri dati, BW SAP e qualunque database di sistemi operativi;Integrazione della funzione di Data Mining migliore nei report e nelle analisi principali: Mi-croStrategy ha allargato il proprio motore analitico alla capacità di Data Mining, che consenteai report e alle analisi di includere capacità predittive in ogni report o analisi. Ora il motoreanalitico può calcolare svariate funzioni di data mining, compresi algoritmi di rete neurale,algoritmi di cluster, di regressione e ad albero. Insieme a questa nuova capacità di calcolo,MicroStrategy comprende anche la nuova possibilità di importare modelli di data miningdirettamente dai migliori prodotti del settore.QlikViewGran parte dei database standard di QlikView sono basati su un modello relazionale. Irecord sono suddivisi in modo da ridurre la ridondanza, mentre i campi chiave vengonoutilizzati per riunire nuovamente i record nel momento in cui vengono utilizzati. I program-matori di database devono trovare un difficile compromesso tra l’incremento della velocitàe l’aumento dello spazio e del tempo necessari per aggiungere o modificare i record.QlikView è una soluzione di architettura semplice, dove tutti i dati sono salvati in memoria
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ30e i calcoli vengono eseguiti solo all’occorrenza. L’obiettivo di QlikTech consiste nel fornirepotenti soluzioni di analisi e reporting in un quarto del tempo, a costi dimezzati e con unvalore doppio rispetto ai prodotti basati sui cubi OLAP. QlikView è progettato in modo chel’intera applicazione (incluso il modello dati) sia memorizzata nella RAM, caratteristica cherende questa soluzione più efficiente rispetto alle applicazioni OLAP tradizionali.Nel momento in cui avviene il caricamento dei dati da un’origine dati, QlikView crea unmodello dati in-memory che consente l’accesso a milioni di celle di dati e risponde alle que-ry in una frazione di secondo. È inoltre possibile eseguire associazioni ad alta velocità conun semplice clic sugli oggetti dei vari fogli e aggiornare immediatamente la visualizzazione.QlikView lavora a velocità superiori e richiede meno spazio rispetto a un database relazio-nale equivalente in quanto ottimizza le informazioni nel momento in cui le carica, rimuo-vendo i valori ridondanti dei diversi campi e correlando automaticamente le tabelle. Poichénon sono necessari indici, ogni campo è disponibile come campo di ricerca senza compro-mettere in alcun modo le prestazioni. Grazie a questa architettura, QlikView richiede ingenere un decimo, o anche meno, dello spazio necessario per gli stessi dati rappresentati inun modello relazionale (ad es. in 10 GB di memoria sono contenuti 100GB di dati).Non esiste alcun limite al numero di tabelle consentite in un’applicazione o al numero dicampi, righe o celle in una singola tabella. La capacità della RAM è l’unico fattore che limitale dimensioni dell’applicazione. QlikView consente di analizzare grandi volumi di dati a ve-locità elevata grazie alla particolare struttura del modello dati in-memory. QlikView eseguecalcoli “al volo”, fornendo a tutti gli utenti – e non solo ai pochi esperti – funzionalità dianalisi multidimensionale. Di conseguenza gli utenti possono ottenere risposte alle queryed eseguire calcoli in una frazione di secondo, nonché elaborare grandi dataset; dal cantoloro le aziende possono soddisfare in modo rapido e conveniente le esigenze di un maggiornumero di utenti.Sfruttando appieno i vantaggi della capacità di memoria della tecnologia a 64 bit, QlikViewè in grado di fornire metriche a livello di riepilogo e dettagli a livello di record sulla stessaarchitettura. Le aziende possono quindi trarre vantaggio da soluzioni di analisi scalabili cheforniscono indicatori KPI a livello di riepilogo, oltre ad analisi dettagliate ed estremamentegranulari. QlikView integra in una singola piattaforma unificata tutte le funzionalità che ingenere caratterizzano suite di prodotti più complesse e costose.Oltre a fornire potenti applicazioni analitiche, QlikView consente di eseguire analisi fles-sibili ad hoc e di creare semplici report stampabili. In questo modo le aziende possonoestendere QlikView a tutti gli utenti - dagli analisti qualificati che creano report dettagliatiai dirigenti che hanno bisogno di una panoramica sulle informazioni aziendali critiche, finoai responsabili della supervisione degli impianti che analizzano le prestazioni di output. ConQlikView è inoltre possibile sostituire i report cartacei non utilizzati con report generati ondemand.QlikView mette disposizione una versione free completamente funzionante con la limita-zione che i file creati non possono essere condivisi ed aperti da altri utenti che hanno Qli-kView. L’installazione e l’utilizzo sono molto intuitivi inoltre sono disponibili diversi tutoriale guide per poter imparare i primi rudimenti.
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ31Costruire i KPI con ExcelOgni gestionale ha la necessità di registrare i dati all’interno di un particolare file (in realtànon sempre si tratta di un unico file) chiamato database. Ogni qualvolta aprite una ma-schera del vostro gestionale per inserire un DDT o un ordine, il programma si preoccupadi recuperare o registrare i dati all’interno di una o più tabelle del database. Le mascherehanno il compito di semplificare (almeno questo è quello che fanno nella maggior parte deicasi) l’inserimento, la modifica, la cancellazione e l’interrogazione dei dati all’interno di unadatabase, che solitamente è organizzato in più tabelle che contengono dati omogenei tradi loro, ad esempio la tabella con l’anagrafica articoli, la tabella con le righe degli ordini divendita.La soluzione proposta prevede l’utilizzo di MS Query per estrarre i dati dalle tabelle delgestionale e l’uso delle tabelle Pivot per creare report e grafici riepilogativi. Per poter rea-lizzare questa soluzione sono necessari due requisiti di base:• Il database sia accessibile• Avere le credenziali di accesso al databaseEsistono sul mercato diverse tipologie di database più o meno costose, più o meno ef-ficienti che possono essere utilizzate per archiviare i dati. Solitamente il produttore delgestionale sceglie un database su cui registrare i dati, oppure per le grandi imprese vienelasciata libertà di scegliere quale database utilizzare, pagando quindi due licenze una per ilsoftware gestionale ed una per il database (solitamente Oracle, SQLServer o MySql). Quan-do il database è compreso nel pacchetto software (soprattutto per i gestionali di piccoledimensioni in cui non devono accedere molti utenti) solitamente è utilizzata una licenzagratuita o limitata dei database più diffusi. Potrebbe anche capitare (ma questo succedevain passato) che i dati vengano registrati su un database proprietario dell’azienda produttri-ce del software gestionale ed in questo caso non è possibile accedere ai dati, oggi la stra-grande maggioranza dei gestionali utilizza uno dei database maggiormente diffusi e quindiaccessibili.La seconda condizione è di avere le credenziali di accesso al database del gestionali, ovve-ro username e password per accedere al database, che potrebbero corrispondere a quelleutilizzate per accedere al gestionale.Una volta verificati i prerequisiti è necessario collegarsi al database tramite una connessio-ne ODBC, ovvero una specie di ponte che permette di interrogare i dati presenti all’internodello specifico database. È necessario che sul proprio PC sia installato un driver ODBC per ildatabase da interrogare, solitamente con l’installazione di windows vengono caricati i dri-ver per MS Access e SQLServer. Nel caso non fosse installato il driver solitamente è possibilescaricarlo dal sito del produttore del database.Una volta verificata la presenza del driver ODBC necessario per creare la connessione pro-cediamo in questo modo:1 Andiamo in pannello di controllo
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ322 Clicchiamo su strumenti di amministrazione3 Clicchiamo su origine dati ODBC4 Nella maschera che compare vedrete tutte le connessioni presenti sul vostro PC, quindicliccate su aggiungi5 Nell’elenco dei driver ODBC presenti selezionare il driver specifico per il proprio databa-se e cliccare su fine.6 A questo punto la configurazione della connessione dipende dallo specifico databasema solitamente viene richiesto:Un nome da dare alla connessione (a vostra scelta) il server(ovvero il PC) su cui risiede il database, l’username e la password.
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ33Una volta creata la connessione possiamo iniziare ad interrogare i dati, ma prima di opera-re è opportuno conoscere il database ovvero cercare di capire come sono organizzati i datiper poter effettuare le interrogazioni, se disponibile è meglio consultare la documentazio-ne che nel migliore dei casi consiste nello schema relazionale (un disegno con i nomi delletabelle e come sono collegate tra di loro) ed il dizionario dei dati ovvero l’elenco dei campipresenti nelle varie tabelle con una descrizione di cosa è contenuto nel campo. Ovviamentenon ha senso analizzare tutte le tabelle, anche perché in un piccolo gestionale ce ne sonocentinaia, mentre per un sistema ERP come SAP si arriva tranquillamente a diverse centina-
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ34ia. In questa fase dovrete individuare le tabelle che servono per la vostra analisi, per l’arealogistica sono d’interesse le tabelle con l’anagrafica articoli, l’anagrafica clienti/fornitori,gli ordini di vendita e di acquisto, i documenti di trasporto, i movimenti di magazzino ed isaldi di magazzino. Ovviamente se i programmatori hanno avuto buon senso nel definire ilnome delle tabelle non dovrebbe essere difficile, altrimenti dovrete navigare tra sigle comeMAGSAL o TESORCLI e via dicendo.LO SCHEMA RELAZIONALE CON VISIOSe non avete lo schema relazionale ma avete a disposizione VISIO potere ricavarvi lo sche-ma relazionale con l’elenco dei campi presenti nel vostro database. Una volta avviato MSVISIO procedete in questo modo:1 Andate su nuovo e tra i modelli scegliete software e database e scegliete Database –modello2 Andate nel menù database e cliccate su decodifica3 Selezionate la connessione ODBC al vostro database4 Cliccate due volte su avanti e vi ritroverete l’elenco delle tabelle del vostro database, aquesto punto se sono poche potete selezionarle tutte, oppure scegliere solo quelle che viinteressano.5 Cliccate su fine e dopo un tempo che dipende dal numero di tabelle che avete selezio-nato vi ritrovate la mappa del vostro database. Buona navigazione !!!
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ35
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ36Nel caso non aveste a disposizione la documentazione del database dovrete procedere pertentativi, ovvero quando andate ad interrogare il database dovrete scorrevi le varie tabelleper individuare quelle che potrebbero contenere i dati che servono provare ad estrarre idati e verificare se sono quelli che vi servono. È un lavoraccio ma non è impossibile (la pros-sima volta farete più attenzione nello scegliere il vostro fornitore di servizi informatici!!!)A questo punto siete pronti ad estrarre i dati, ovvero a creare la vostra prima Query (in-terrogazione). Per interrogare i database è stato realizzato un apposito linguaggio chiamatoSQL che praticamente vi permette di chiedere qualsiasi cosa al vostro database (sempre chelui abbia voglia di rispondervi e la domanda sia posta correttamente !!!). Ovviamente perinterrogazioni semplici non è necessario imparare questo linguaggio ma potete utilizzareMS Query per creare in maniera grafica ed intuitiva le vostre interrogazioni.Per avviare MS Query aprite Excel andate sulla barra dati e procedete in questo modo:1 Cliccate da altre origini dati e cliccate su MS Query2 Nella maschera che vi compare selezionate la connessione ODBC al vostro database etogliete la spunta da usa creazione guidata.3 A questo punto vi trovate in MS Query e nella prima maschera vi viene chiesta la tabellada aggiungere, scorrete l’elenco e selezionate la tabella che vi interessa.A questo punto cliccate sul pulsante mostra criteri e vi troverete lo schermo diviso in treparti:Nella prima parte trovate l’elenco delle tabelle con i loro campi, potete sempre aggiun-gere una tabella cliccando su aggiungi tabelle, oppure eliminare selezionando la tabella epremendo il tasto CANC. Solitamente quando fate un’interrogazione i dati sono presenti supiù tabelle ad esempio nelle righe d’ordini trovate il codice articolo, ma per avere una sua
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ37descrizione o conoscere la categoria merceologica è necessario aggiungere la tabella ana-grafica articoli. Solitamente nei database ben progettati i dati sono collegati tra di loro cosiquando aggiungerete la tabella Articoli comparirà una linea che collega il campo Articolodella tabella anagrafica con il campo Articolo della tabella righe ordine. Nel caso questo
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ38collegamento non fosse automatico bisogna crearlo trascinando il campo articolo della ta-bella anagrafica sul campo articolo della tabelle righe ordine (Anche in questo caso potetemaledire il vostro fornitore software !!!).Quando fate doppio clic su un campo di una tabella questo viene riportato nell’area in bas-so dove compaiono i dati della query in anteprima, alternativamente potete selezionare ilcampo che vi interessa e trascinarlo nell’area anteprima.Nella seconda parte dello schermo compaiono i criteri con i quali selezionare i dati, perinserire un filtro su un campo potete selezionare il campo nella tabella e trascinarlo inquest’area, dove c’è scritto valore andrete ad in indicare il valore da filtrare con un uno opiù operatori di confronto (=, >,<, like, not ecc) se non indicate nessun operatore allora vie-ne considerato come operatore uguale. Ad esempio se avete selezionato il campo prezzoin anagrafica articoli e come valore avete inserito 5 la query estrarrà tutti gli articoli conprezzo uguale a 5 se invece volete gli articoli con prezzo superiore a 5 dovrete inserire >5 sevolete gli articoli con prezzo tra 5 e 10 dovrete scrivere >5 and <10, se volete gli articoli conprezzo tra 5 e 10 o tra 20 e 30 dovrete scrivere >5 and <10 or >20 and <30.Per fare ricerche all’interno di testi utilizzate l’operatore like in abbinamento con * e ?.Vediamo alcuni semplici esempi:
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ39Descrizione articolo che inizia con Tessuto, indicate come criterio like ‘Tessuto*’Descrizione articolo che contiene ciliegio, indicate come criterio like ‘*ciliegio*’Codice articolo di 5 caratteri che inizia per T, indicate come criterio like ‘T????’Possiamo inserire quanti criteri vogliano semplicemente trascinando il campo che vogliamofiltrare nel campo criteri , ma attenzione che filtrando, filtrando la tabella rimane vuota !!!Nella ultima parte dello schermo compare l’anteprima dei dati selezionati, in questa partepossiamo spostare le colonne. Se facciamo doppio clic su una colonna compare una ma-schera che ci consente di effettuare due operazioni: rinominare il campo ed effettuare deiraggruppamenti. Per dare un nome più significativo al campo basta inserire una descrizionein intestazione colonna, se il vostro campo si chiama CODART potete inserire una descrizionecomprensibile anche ad essere umani come Codice Articolo.Con il raggruppamento possiamo effettuare delle operazioni su diversi record, ad esempiose vogliamo sapere quanti articoli ci sono per categoria merceologica, possiamo trascinare icampi Categoria e Codice Articolo nella zona antepri-ma, fare doppio clic sulla colonna Codice articolo einserire in intestazione colonna la descrizione Totalearticoli, mentre nella colonna a discesa selezionateConteggio. In questa casella trovate le varie operazio-ne di aggregazione che è possibile compiere come lasomma, la media, il minimo ed il massimo.Sempre nell’area anteprima è possibile inserire deicampi calcolati, ad esempio se abbiamo estratto dal-la nostra tabella righe ordini clienti la QT ordinata, edalla tabella listini il prezzo di listino dell’articolo pos-siamo calcolare il prezzo totale nella prima colonnavuota dell’area anteprima la formula: TOTALE=QT * Prezzo (o qualsiasi altro nome abbiano icampi che riportano il prezzo e la QT).Se conosciamo il linguaggio SQL, o semplicemente per curiosità (o magari per imparare fa-cendo) cliccate sul pulsante SQL e tutto quello che avete creato graficamente viene tradottoda MS Query in linguaggio SQL. Ovviamente potete fare qui le vostre modifiche o scriveredirettamente la vostra query, il vantaggio di scrivere direttamente le istruzione SQL è chiara-mente quello di avere una maggiore flessibilità e potenza nell’estrarre i dati dal vostro data-base, pensate che ci sono istruzioni SQL che arrivano a diverse decine di righe (nelle Querycreate graficamente solitamente ci sono al massimo 4/5 righe) effettuando calcoli abbastanzacomplicati e collegando più tabelle insieme.A questo punto quando la vostra interrogazione è pronta e siete soddisfatti dei dati estrattipotete cliccare su file e poi su restituisci dati ad Excel. A questo punto vi ritrovate i vostri datiin Excel che potete ulteriormente ordinare, filtrare e rielaborare. Quando il database vienemodificato per avere i dati sempre aggiornati, basta andare su Dati e cliccare su aggiorna, inquesto modo avete il vostro fatturato in tempo reale !!!. Ovviamente i tempi di aggiornamen-
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ40to dipendono da quanto complicata è la vostra query e di quanti dati estrae (ad esempio molticollegamenti tra tabelle soprattutto se molto grandi rallentano molto l’estrazione dei dati)Una piccola precisazione per chi utilizza la versione 2003 di Excel, in questa versione c’è il li-mite di 65000 righe, limite che può essere facilmente superato soprattutto nei database dellemedio grandi imprese quando si estraggono molti dati di dettaglio, ad esempio se vogliamoestrarre tutti i movimenti di una azienda che possiede più magazzini nell’arco di un anno pos-siamo tranquillamente superare le 100.000 righe, in questo caso Excel 2003 vi segnala erroree vi restituisce solo le prime 65.000 righe.Una volta estratti i dati possiamo utilizzarli per realizzare delle tabelle Pivot che ci consento-no di raggruppare i dati per ottenere dei report riassuntivi delle nostre informazioni (in veritàuna volta cliccato in MS Query su riporta i dati in Excel, ci viene proposto se riportare i daticosì come sono oppure di creare direttamente una tabella Pivot. Allo stesso modo quandocreiamo una tabella Pivot che ci chiede di specificare l’origine dati possiamo selezionare l’op-zione origine dati esterna per creare una query su cui costruire la tabella Pivot)La tabella pivot è composta da quattro elementi in cui trascinare i campi della tabella daanalizzare:• Etichette di riga• Etichette di colonna• Valori• Filtro RapportoEtichette di riga: In questa sezione trasciniamo uno o più campi che vogliamo compaianocome intestazioni delle righe della tabella. Ad esempio se abbiamo estratto la tabella con latestata dei documenti di trasporto possiamo trascinare in questa area il campo Destinazionein modo da avere l’elenco delle destinazioni.Etichette di colonna: Analogamente alle etichette di riga in questa area trasciniamo i campiche vogliamo compaiano come intestazioni di colonna della tabella. Sempre considerandol’esempio dei DDT in questa area trasciniamo ad esempio il campo DataSia per i campi in etichetta di colonna che di riga possiamo effettuare un raggruppamento didati, cliccando con il pulsante destro sul campo della tabella pivot e cliccando su raggruppapossiamo utilizzare raggruppamenti automatici per dati di tipo numerico o di tipo data. Sem-pre nell’esempio precedente se clicchiamo sul campo Data spedizione possiamo raggrupparele date per mesi, trimestri od anni. Nel caso di campi numerici possiamo indicare un intervallodi raggruppamento. Ad esempio se ho un campo con il peso della spedizione posso ad esem-pio indicare un intervallo da 1 a 200 e raggruppare per 20, in questo modo ho delle classi diintervallo uguale a 20 kg e contare per ogni classe quante spedizioni sono state fatte.Valori: In questo campo andiamo a trascinare il campo su cui vogliamo effettuare una ope-razione di aggregazione come ad esempio il conteggio o la somma. Il tipo di operazione effet-tuabile dipende dal tipo di dato ad esempio per un dato alfanumerico possiamo fare solo ilconteggio (ad esempio se abbiamo il nostro elenco di articoli e con la categoria merceologiaed il peso, se raggruppiamo per categoria per il campo codice articolo possiamo fare solo un
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ41
  • KPI PER LA LOGISTICAWWW.INFOLOGIS.BIZ42conteggio mentre per il campo peso possiamo effettuare oltre che il conteggio anche la som-ma). Per i campi di tipo numerico possiamo fare tutte le operazioni di aggregazione anche senon è detto che queste abbiano senso. Consideriamo ad esempio una tabella in cui abbiamoil magazzino, il codice articolo, la data ed il valore della giacenza. Se raggruppiamo per la dataper mese non ha senso fare la somma dei valori della giacenza in quanto non avremo un va-lore corretto, ha più senso fare una media, mentre se raggruppiamo per magazzino possiamofare la somma della giacenza.Cliccando sul campo valore possiamo dare una formattazione numerica al dato oppure pos-siamo farlo esprimere in percentuale di colonna o di riga o del totale.Filtro Rapporto: Questa area rappresenta la terza dimensione del report, ovvero la zonain cui solitamente si inserisce un filtro per avere sezioni particolari di un rapporto. Sempreconsiderando l’esempio dei DDT nel campo filtro possiamo trascinare ad esempio la causaledel trasporto in modo che possiamo analizzare le spedizione nel tempo e nello spazio (Rigadestinazione e Colonna Data) e filtrare ad esempio per causale vendita più tosto che conto la-voro in modo da avere due report distinti per le spedizioni in conto lavoro e quelle in venditasemplicemente cliccando su filtra rapporto.Dalla tabella Pivot possiamo in automatico creare un grafico per una rappresentazione piùimmediata dei nostri dati. Il grafico sarà collegato alla nostra tabella quindi qualsiasi aggior-namento facciamo alla tabella si rifletterà sul grafico. Nella tabella pivot è poi possibile filtrarealcuni dati specifici, ad esempio potremmo considerare sole le spedizioni verso alcune desti-nazione, è poi possibile ordinare i campi etichetta e valori.Completano la creazione di report l’utilizzo della formattazione condizionale in modo da farrisaltare alcuni dati in particolare, oppure per creare delle tabelle con dentro dei grafici uti-lizzando ad esempio la formattazione condizionale a semaforo per avere immediatamente ilcolpo d’occhio sull’andamento del fenomeno.PowerPivot per Excel 2010 è uno strumen-to per l’analisi dei dati che offre potenzialitàdi calcolo senza precedenti direttamente inun’applicazione già nota e molto apprezza-ta dagli utenti: Microsoft Excel. Con questocomponente aggiuntivo per Excel, è possi-bile elaborare enormi quantità di dati conuna velocità notevole per trasformarli in in-formazioni significative in grado di offrire lerisposte necessarie.Si possono elaborare milioni di righe conprestazioni elevate, molto simili a quellenormalmente ottenute per l’elaborazione diun migliaio di righe. Il motore di business in-telligence (BI) in memoria, inoltre, consentedi sfruttare al massimo le potenzialità offer-te dalla disponibilità di processori multicoree gigabyte di memoria per ottenere velocitàelevatissime di elaborazione dei calcoli. Èpossibile integrare dati provenienti da unavasta gamma di origini, tra le quali databaseaziendali, fogli di calcolo, rapporti, file di te-sto e feed di dati Internet.PIU POTENZA CON POWERPIVOT