Organização de Eventos - Flamengo Jr. Camp

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Trabalho acadêmico com o objetivo de simular a organização de um evento fictício de acordo com o segmento preferencial. …

Trabalho acadêmico com o objetivo de simular a organização de um evento fictício de acordo com o segmento preferencial.

Autor: Caio Bitencourt Duarte

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  • 1. Flamengo Jr. CAMP Ficha Técnica Tema: Excursão de colônia de férias infantil. Edição: 1ª Edição (Uma edição a cada férias escolares). Data: Primeira segunda-feira após o 5º dia do mês. Período: 6 dias (Segunda à Sábado). Local: Clube, sítio ou espaço com estrutura recreativa (Bairro: Vargem Grande). Organização: Departamento de marketing do Clube de Regatas Flamengo.
  • 2. Flamengo Jr. CAMP Descrição do Evento É a clínica de futebol oficial do clube de Regatas Flamengo no formato de colônia de férias, onde os 100 participantes divididos nas categorias etárias: pré-mirim, mirim e infantil viverão a experiência de seus ídolos no período de regime e concentração que antecede os campeonatos, através de um programa de treinamentos elaborado por integrantes das categorias de base do clube.
  • 3. Flamengo Jr. CAMP Público Alvo e de Interesse No Âmbito Nacional: . Responsável(s) por crianças e adolescentes do sexo masculino de 8 à 14 anos de classe média e alta que torçam para o time de futebol profissional do Flamengo. . Parceiros e patrocinadores interessados em investir no evento. . Imprensa e mídia esportiva e/ou comum.
  • 4. Flamengo Jr. CAMP Justificativas . A maior torcida do mundo é a flamenguista com mais de 30 milhões de apaixonados. (Fonte: Lance-Ibope) . O Futebol é o esporte mais popular, praticado, emotivo e lucrativo do mundo. (Fonte: Wikipédia) . A diversão e recreação são os melhores estimulantes prazerosos para uma criança ou pré-adolescente. (Fonte: Revista Veja) . Dentro do grande mercado nacional de clubes de futebol, os poucos concorrentes que já apostaram na idéia obtiveram êxito.
  • 5. Flamengo Jr. CAMP Atrativos . Vivenciar alguns aspectos e situações do dia a dia dos jogadores do time de futebol profissional do clube. . A oportunidade dos destaques no evento serem encaminhados para treinar na categoria de base do clube. . Contato pessoal com ídolos do passado e do presente. . Desfrutar de diversas atividades recreativas de lazer.
  • 6. Flamengo Jr. CAMP Divulgação . Criação do site oficial do evento (local, acomodações, depoimentos, notícias, galeria, inscrições e treinamento ). . Informações nas redes sociais oficiais do clube ( site do clube, comunidade no orkut, lembretes no twitter e vídeo institucional no canal do youtube). . Material impresso oficial do clube (matérias e anúncios na revista mensal e jornal semanal).
  • 7. Flamengo Jr. CAMP Orçamento - Parcerias e Patrocínios . Reserva do local pelo período desejado (monitores de apoio, acomodações, estrutura recreativa de lazer, alimentação, departamento médico e funcionários de manutenção). . Transporte de ônibus (confirmar o nº total de participantes e funcionários do clube envolvidos em alguma função específica). . Confecção do material esportivo para os participantes. . Despesas extras ou eventuais (criação & manutenção das mídias digitais de divulgação, brindes, material impresso e etc. Obs.: Taxa de inscrição de participação: R$ 900,00
  • 8. Flamengo Jr. CAMP Imprevistos e principais preocupações . De acordo com as pesquisas meteorológicas, realizar o evento em uma semana que o tempo historicamente seja estável. . Disponibilizar uma considerável estrutura médica de pronto atendimento ainda dentro do local do evento. . Exigir o atestado de aptidão para a prática de atividades físicas no ato da inscrição e toda a documentação necessária prevista em contrato. . Viabilizar profissionais capazes de substituir eventualmente a ausência de outro indivíduo.
  • 9. Flamengo Jr. CAMP Principais fatores e providências . Criação do organograma de atividades e ações ao longo do calendário que o evento engloba. . Montar o checklist de funções, atividades, serviços e materiais. . Elaboração do plano de mídia publicitária promocional. . Definição do cronograma funcional. . Checagem, in loco, do espaço de realização do evento. . Fixação de todos os custos financeiros e outras despesas necessárias ao funcionamento do evento.
  • 10. Flamengo Jr. CAMP Resultados e Objetivos . Tornar o torcedor em potencial (crianças) do Flamengo, um fiel cliente ativo pelas próximas décadas. . Praticar a “indispensável” política de ampliação e valorização da imagem da marca Flamengo. . Gerar mais uma forma de receita periódica a curto prazo. . Captar novos talentos para as categorias de base.
  • 11. Flamengo Jr. CAMP Organização estratégica de ocupação . Decorar e checar todo o espaço de acordo com a planta do evento, verificando a limpeza, organização e iluminação das suítes, refeitório, salas, campos, espaços para lazer e etc. . Instalar todo o material publicitário de divulgação de parceiros e patrocinadores em pontos estratégicos. . Através de uma reunião entre os funcionários do clube e recreadores do local as regras de conduta e circulação dos participantes dentro do espaço do evento.
  • 12. Flamengo Jr. CAMP Programação de atividades de treinamento . Na palestra inaugural de boas vindas entrega-se o kit de treinamento e apresenta-se toda a rotina de horários durante a manhã, tarde e noite nos 6 dias de evento, que por sua vez conta com 4 refeições diárias, palestras de diferentes temas, treinamentos diversificados, jogos amistosos, horário livre para lazer, horários do despertar & dormir e outras atividades recreativas.
  • 13. Flamengo Jr. CAMP Logística de ações previstas . Coordenar de forma segura toda a operação de transporte de ida e volta do local de todas as pessoas envolvidas. . Acomodar e distribuir de forma organizada, os participantes e seus respectivos pertences em seus apartamentos. . Atualizar através de fotos e notícias em tempo real, o decorrer das atividades nos dias de evento. . Confirmar e garantir a presença dos profissionais requisitados nas palestras.
  • 14. Flamengo Jr. CAMP Checagem dos compromissos firmados . Levantamento de todo o material presente (artigos esportivos, placas publicitárias, aparelhos eletrônicos, sonorização & iluminação, câmeras, material impresso e etc). . Reunir todos os documentos necessários de inscrição dos participantes; transporte coletivo legal dos ônibus; funcionamento normal do local do evento e outras eventuais exigências para que o evento possa ocorrer normalmente. . Pagamento das faturas e outros compromissos contratuais.
  • 15. Flamengo Jr. CAMP Relatório de informações pós-evento . Elaborar um documento que revele as informações e números que representem o que foi o evento em si, contendo todas as etapas do processo de produção (proposta inicial, planejamento, levantamento de custos, sistema de distribuição dos participantes e funcionários, fotos & vídeos, orçamento final e observações relevantes).
  • 16. Flamengo Jr. CAMP Pesquisa de avaliação crítica . Filtrar a caixa de emails do site oficial da instituição. . Notificar por escrito qualquer observação (elogio ou crítica) feita por algum responsável de um participante através de telefone ou contato pessoal. . Relatar através de um breve questionário de pesquisa qualitativa a opinião dos próprios funcionários do clube. . Realizar um feedback informal com os “contatos” do local que ocorreu o evento.
  • 17. Flamengo Jr. CAMP Pré-definição sobre uma nova edição . Eleger a cúpula ou departamento responsável pela organização. . Pré-definir a melhor futura data de realização. . Levantar as opções disponíveis de possíveis locais. . Estudar os novos atrativos da próxima edição. . Analisar os meios de comunicação necessários. . Rever o quadro de funcionários do clube envolvidos.