Competitic Tirez parti de la dématérialisation des marchés publics - numerique en entreprise

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Profitez de la dématérialisation pour vous positionner sur les marchés publics …

Profitez de la dématérialisation pour vous positionner sur les marchés publics
· Comment repérer les marchés adaptés à votre activité ?
· Quels sont les avantages de la réponse dématérialisée à un marché public ?
· Comment organiser une réponse électronique ?

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  • 1. Tirez parti de la dématérialisation des marchés publics Jeudi 24 Octobre 2013 1
  • 2. Le dispositif Performance PME TIC ? Cette action s’insère dans le dispositif régional Son objectif est de développer la compétitivité des entreprises par un meilleur usage des Technologies de l’Information et de la Communication www.lenumeriquepourmonentreprise.com 2
  • 3. Points clés • Comment repérer les marchés adaptés à votre activité ? • Quels sont les avantages de la réponse dématérialisée à un marché public ? • Comment organiser une réponse électronique ? 3
  • 4. Mettre en place une veille Utiliser Internet pour collecter automatiquement les appels d’offre qui vous concernent. Définir un ciblage de marchés précis : - Activité - Zone géographique - Catégorie de marché Identifier les sources d’information pertinentes 4
  • 5. Mettre en place une veille La base : sélectionner les bons mots clés Selon le domaine d’activité et le type de travaux, la sélection de mots clés va être plus ou moins complexe (coupler plusieurs mots clés pour affiner la veille) Ex : entreprise de déménagement Mots clés : déménagement, déplacement de mobilier, réaménagement de bureau… Pensez à actualiser vos mots clés 5
  • 6. Mettre en place une veille Recherches par zones géographiques Sélection d’un ou plusieurs départements ciblés, d’une région, etc… Ne pas être trop restrictif, car certaines annonces émanent du siège (lancement de la consultation) et concerne une autre zone géographique (réalisation du marché). 6
  • 7. Mettre en place une veille Détection des marchés par nature de marché ou utilisation de CPV (Commun Procurement Vocabulary) Nomenclature permettant d’identifier précisément l’objet d’une marché de l’UE Souvent utilisé pour des marchés >90k € et parfois des erreurs d’attribution des codes CPV ont été observées 7
  • 8. Utiliser des outils de veille Utiliser des outils gratuits : - Google Alertes - Klekoon version gratuite - Marchesonline - … - Mise en place de flux RSS Ex : e-marchespublics.fr 8
  • 9. Détecter les marchés publics adaptés Recourir à un prestataire de service de veille : • Vecteurplus, www.vecteurplus.com • Marchesonline, www.marchesonline.com • Doubletrade, www.doubletrade.com • Infotrade2000, www.infotrade2000.com • E-marchespublics.com, www.emarchespublics.com • Klekoon, www.klekoon.com • …. 9
  • 10. Recourir à un prestataire de service Fonctionnement : • Abonnement annuel • Prix déterminé selon zone géographique et activités ciblées • Résultats riches (dépôt de permis, avis d’attribution, etc…) • Outils d’alertes ciblés, tableaux de bord de gestion d’AO 10
  • 11. Critères pour sélectionner un prestataire • L’automatisation des requêtes (modifiable par l’utilisateur) • La création, modification et l’enregistrement des critères de sélection (accessible par l’utilisateur) • La variété et le nombre de critères de sélection des offres • L’assistance dans le choix des critères • La pertinence des résultats • La fréquence d’envoi des annonces par email (alertes) • Le nombre de supports de publication concernés par la collecte Source : www.marche-public.fr 11
  • 12. AGENCE D’AIX EN PROVENCE 30, avenue de la grande Bégude 13770 VENELLES www.publicsourcing.fr Jean Paul ROUSTAN jp.roustan@publicsourcing.fr 04 42 52 10 84 / 06 60 38 18 75
  • 13. Les avantages de la réponse dématérialisée Vous disposez d’un temps supplémentaire pour la relecture et la correction Gain de temps de votre offre (entre 12 et 24 heures de temps gagné par rapport à un envoi en Chronopost). Économie Pas de frais d’impression et d’envoi de votre proposition. • Traçabilité de votre envoi à travers la réception d’un accusé de dépôt horodaté et d’une copie de sauvegarde dès la transmission de votre pli. Sécurité accrue • Assurance que votre proposition ne sera pas ouverte avant la date et l’heure limite de la mise en concurrence. • En cas de constat d’une erreur, possibilité de retransmettre une nouvelle proposition qui remplacera la première. Communication facilitée Les notifications pourront vous êtres transmises par voies dématérialisées. 13
  • 14. Comment organiser une réponse électronique ? 1. S’équiper d’un certificat électronique Le certificat électronique est un composant informatique valable pour une période limitée (de un à trois ans). Le certificat électronique est un ensemble d’informations vous concernant et concernant l’entreprise à laquelle vous êtes rattaché. Le certificat électronique peut revêtir plusieurs formes : • Soit une solution logicielle, le certificat est stocké sur le disque dur de l'ordinateur. Ce système n'est pas recommandé pour des risques évidents de sécurité. • Soit une solution matérielle, qui peut revêtir la forme d'une clé USB ou d'une carte à puce, ce qui permet une sécurité plus élevée. Nous recommandons la clef USB de niveau 3, permettant de déposer électroniquement vos dossiers de candidature. Il s’utilise comme une carte bancaire, avec un code PIN et est blocable en cas de perte ou de vol. Il est délivré généralement sous une dizaine de jours. 14
  • 15. Comment organiser une réponse électronique ? 1. S’équiper d’un certificat électronique Il faut commander un certificat auprès de l’une des autorités de certification habilitées. La commande d’un certificat électronique peut se faire: •en ligne sur les sites Internet des autorités de certification (la liste des autorités habilitées est disponible sur le site du MINEFE), •ou bien par dossier papier à l’un de leurs bureaux ou par téléchargement. Quelle que soit l’autorité que vous aurez retenue, un certain nombre d’informations vous concernant et concernant l’entreprise dont vous dépendez seront exigées. De plus certains documents seront, selon l’autorité choisie, à joindre à votre dossier, comme par exemple le K-bis, extrait du Répertoire des Métiers ou avis de situation INSEE de votre entreprise. Le certificat électronique est délivré à une personne physique en sa qualité de représentant ou de salarié d’une entreprise. Si le futur titulaire du certificat est un salarié de l’entreprise, le représentant légal devra l’autoriser à posséder un certificat électronique dans le cadre de ses fonctions. 15
  • 16. Comment organiser une réponse électronique ? 2. Les fonctions principales du certificat électronique Authentifier formellement son titulaire Signer un document électronique afin de lui donner la même valeur qu’un document papier signé à la main Protéger un transfert de données grâce au chiffrement des informations envoyées via Internet 16
  • 17. Comment organiser une réponse électronique ? 3. Les documents à signer Tous les documents, pièces et certificats qui auraient été signés à la main dans le cadre d’une procédure papier doivent être signés électroniquement dans le cadre d’une procédure dématérialisée. Se fondant sur une ordonnance de référé du tribunal administratif de Toulouse du 9 mars 2011, la Direction des affaires juridiques (DAJ) de Bercy rappelle que la signature électronique d'un fichier « zip » contenant une offre dématérialisée ne suffit pas et ce même si les pièces contenues dans ce fichier ont été signées à la main et scannées. 17
  • 18. Comment organiser une réponse électronique ? 4. Qui signe ? Personne habilitée à engager la société : la Le candidat personne figurant au Kbis ou celle désignée est une seule dans les « documents relatifs aux pouvoirs » entreprise fournis à l’appui du dossier de candidature 1er cas : Chaque membre du groupement signe électroniquement une lettre de candidature. Chaque membre doit être muni d’un certificat Le candidat se électronique. présente en e groupement 2 cas : Les membres du groupement habilitent d’entreprises un mandataire à les représenter et à signer l’ensemble des documents pour le compte du groupement. 18
  • 19. Comment organiser une réponse électronique ? 5. Rassembler les pièces de la candidature et de l’offre Première étape : rassembler les pièces de la candidature et de l’offre. La candidature et l’offre doivent faire l’objet d’un mode de transmission identique. Nous vous recommandons de convertir les fichiers en format PDF puis de les compresser en ZIP. Ce format permet de ne pas dénaturer le document lorsque l’acheteur public ouvrira et analysera votre dossier de candidature. Avant d’aller sur la plateforme de dépôt de l’offre, branchez votre clé USB. 19
  • 20. Comment organiser une réponse électronique ? 6. Le dépôt de votre offre Connectez-vous sur le profil de l’acheteur 20
  • 21. Comment organiser une réponse électronique ? 6. Le dépôt de votre offre Testez les prérequis sur votre poste 21
  • 22. Comment organiser une réponse électronique ? 6. Le dépôt de votre offre Retrouvez la publicité du marché auquel vous souhaitez répondre 22
  • 23. Comment organiser une réponse électronique ? 6. Le dépôt de votre offre Sélectionnez l’onglet « dépôt » 1 2 23
  • 24. Comment organiser une réponse électronique ? 6. Le dépôt de votre offre Téléchargez les documents à signer 1 2 24
  • 25. Comment organiser une réponse électronique ? 6. Le dépôt de votre offre Sélectionnez votre signature 25
  • 26. 6. Le dépôt de votre offre Renseignez votre code PIN 26
  • 27. Comment organiser une réponse électronique ? 6. Le dépôt de votre offre Générez votre signature sur les documents 27
  • 28. Comment organiser une réponse électronique ? 6. Le dépôt de votre offre Cliquez sur l’onglet « Envoyer» ma réponse 28
  • 29. Comment organiser une réponse électronique ? 6. Le dépôt de votre offre Sélectionner l’ensemble des documents à transmettre au titre de votre candidature et de votre offre 29
  • 30. Comment organiser une réponse électronique ? 6. Le dépôt de votre offre Cliquez sur « valider » pour transmettre votre réponse 1 2 30
  • 31. Comment organiser une réponse électronique ? 6. Le dépôt de votre offre 31
  • 32. Comment organiser une réponse électronique ? 6. Le dépôt de votre offre 32
  • 33. Comment organiser une réponse électronique ? Démonstration d’une réponse à un marché public par voie dématérialisée 33
  • 34. Continuons à échanger … : twitter.com/competitic : communauté competitic : lenumeriquepourmonentreprise.com 34
  • 35. Retrouvez le support de présentation sur le portail www.lenumeriquepourmonentreprise.com A votre disposition : du contenu sur l’usage des TIC en entreprise, des actualités, l’agenda et les évènements numériques de la région ainsi que les entreprises de la filière TIC en PACA
  • 36. Notre prochaine action : Respectez les obligations du vendeur et les droits de l’acheteur en ligne Jeudi 31 octobre 2013