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Competitic   communication et collaboration en entreprise - numerique en entreprise
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Competitic communication et collaboration en entreprise - numerique en entreprise

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Le WEB 2.0 a révolutionné notre façon de communiquer, qu'en est-il dans les entreprises ?

Le WEB 2.0 a révolutionné notre façon de communiquer, qu'en est-il dans les entreprises ?

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  • Un intranet est un site utilisant une technologie Internet, qui met des informations et des applicatifs à disposition des salariés d'une entreprise. Comme un site Internet mais uniquement accessible à vos collaborateurs. Pour y accéder, ils auront besoin a un navigateur Internet classique, du type Internet Explorer ou Firefox, et d'un mot de passe utilisateur ultra-sécurisé. L'idée de base cachée derrière l'Intranet est la même que pour Internet: disposer d'une interface simple et très facile d'emploi, le navigateur, pour chercher de l'information et communiquer. 3 élements : Une plateforme unique (hébergée en interne sur le serveur de l ’entreprise ou en externe chez un prestataire hébergeur) A laquelle chaque salarié se connectent aussi simplement que sur un site internet. Protocole Internet, pour consulter ou déposer des informations. Mais dont l ’usage est interne. Chacun à un code d ’accès spécifique et la plateforme n ’est pas ouverte sur l ’extérieur.
  • Cette plateforme à l ’instar d ’un site Internet va proposer des SERVICES utilisables par tous les salariés. C'est donc un moyen efficace de faciliter : l ’utilisation des applications de l ’entreprise la gestion des documents la communication (services de communication) le travail collaboratif de vos salariés.(applications collaboratives) «Chaque société fait une utilisation différente de son intranet, L ’Intranet a donc pour objectif en agrégeant les outils et les informations sur l'intranet et en intégrant les processus commerciaux, de rendre les employés plus productifs : création de contenu plus rapide et plus facile, un accès possible depuis n'importe quel endroit, l'utilisation d'outils d'entreprise ou l'accès à des informations plus rapide. L'intranet est avant tout un outil de performance» facilitant l'organisation interne de votre PME.
  • 1) On peut distinguer des grandes familles de services 2) En réalité, l'intranet revêt différentes formes selon l ’entreprise : taille et le coeur de métier... Par exemple, l'intranet d'une entreprise spécialisée dans le textile pourrait lui permettre de gérer ses stocks en temps réel et de mettre à disposition des commerciaux une base de données contenant des prospects à démarcher. Une société d'informatique , quant à elle, utilisera son intranet pour mettre en relation ses salariés nomades afin qu'ils puissent travailler sur un projet unique. Chez Xerox , 20 % des employés, soit environ 3 800 techniciens dans le monde, envoient régulièrement des rapports de maintenance et des conseils sur une base de données centralisée accessible via internet, Eureka. Eureka répertorie plus de 30 000 conseils et plus de 20 000 professionnels y accèdent, ce qui permet d'économiser plus de 10 millions de dollars (estimations début 2000). Le besoin de communiquer l ’info concerne également les TPE : Pour exemple, une entreprise de plombiers donne souvent un portable ou demande à ses salariés d'en avoir un pour gérer les besoins et communiquer rapidement. Les contacts sont toujours one to one. Vous pouvez faire la même chose en envoyant un sms de votre portable à un blog qui lui-même va renvoyer à tous les portables des autres plombiers. En cas de galère, chacun le saura et suivant où il est ou s'il est disponible pourra venir aider ou répondre. Depuis le magasin, via le blog, l'information passe en continue sur qui est ou et comment cela se passe. Cette information reste et peut être exploitée pour la formation.
  • Transcript

    • 1. Améliorez la communication et la collaboration au sein de votre entreprise Jeudi 21 mars 2013
    • 2. Le dispositif Performance PME TIC ? Cette action s’insère dans le dispositif régional Son objectif est de développer la compétitivité des entreprises par un meilleur usage des Technologies de l’Information et de la Communication www.lenumeriquepourmonentreprise.com
    • 3. Sommaire Comment développer la communication interne ? Quels sont les outils adaptés à une meilleure collaboration ? Comment adapter son organisation ?
    • 4. Objectif de la communication interne Améliorer le fonctionnement global de l’entreprise et favoriser la construction de son image. Autrement dit :  Contribuer à sa Performance
    • 5. Communiquer ne veut pas seulement dire informer C’est aussi :  expliquer  entraîner l’adhésion  mobiliser  améliorer le climat général
    • 6. La communication interne dansl’entreprise 2.0 blogs wiki IM social networks
    • 7. Les modèles de communication changent
    • 8. Vision de la pyramide de Maslow selon Eric BLOT (CEO) : nos besoins de communication Les éléments pour accomplir ma mission. La communication interne m’aide dans mon quotidien. SURVIE
    • 9. Les éléments pour aller dans lebon sens, pour être aligné avecla stratégie de l’entreprise. Lacomm interne m’informe sur lavision de la direction SECURITE SURVIE
    • 10. J’existe aux yeux des autres, je fais partie d’une communautéRECONNAISSANCE SECURITE SURVIE
    • 11. Je suis reconnu par les autres,je contribue, je participe àl’aventure de l’entreprise 2.0 ESTIME RECONNAISSANCE SECURITE SURVIE
    • 12. Tout mon potentiel est libéré et mes sphères s’entrelacentREALISATION DE SOI ESTIMERECONNAISSANCE SECURITE SURVIE
    • 13. L’ Intranet - Plateforme interne - Accessible via un simple navigateur web - Serveur interne ou externe
    • 14. Le principe d’un Intranet Plateforme - Destinée à faciliter la collaboration. - Documents et contenus (base de données)… - Regroupant différentes applications communes - Applications fonctionnelles
    • 15. Le principe d’un Intranet L’Intranet estQuels services rend un Intranet ? une boite Mise en réseau d’applications déjà utilisée Exemple outils de bureautique… Avantage : facilité d ’accès, mobilité, réunion des documents, classement et recherche de documents, gestion des versions... Création de nouveaux moyens de diffusion de l’information Création d’outils de collaboration (solutions horizontales) Exemple Agenda, documents partagés, Co-authoring, Forum, Wiki, Blog Vidéo ou Web conférence Instant Messaging, chat Téléphonie IP Gestion de solutions “métier” (Solutions verticales) Exemple : processus de validation de documents (workflow), de gestion des stocks, ressources humaines...
    • 16. Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE)
    • 17. Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) Les RSE se distinguent des intranets traditionnels en introduisant de nouvelles règles : - Une existence numérique : création d’une identité numérique, - La transparence : l’activité de chacun est affichée, - La mise en relation : possibilité d’entrer en contact avec des membres ayant des intérêts communs, - La conversation: possibilité d’engager la conversation, Ces nouvelles règles rééquilibrent les rapports entre contributeurs et lecteurs
    • 18. Sommaire Comment développer la communication interne ? Quels sont les outils adaptés à une meilleure collaboration ? Comment adapter son organisation ?
    • 19. Les enjeux du développement du travail collaboratifNature d’enjeux Enjeux  Optimiser le recours aux réunions physiques et réduire les coûts de déplacementEconomique  Economiser les coûts « papier »  Favoriser l’innovation  Transformer le savoir individuel en connaissances collectivesStratégique  Améliorer les contributions dans le cadre de la formalisation des connaissances stratégiques  Améliorer l’organisation et la supervision par la mise en place d’un management axé sur le reporting  Décloisonner l’organisation tout en rationnalisant les processus métiers  Réduire sensiblement la charge administrative en fluidifiant le circuit d’informationsOrganisationnel  Favoriser la traçabilité des échanges  Favoriser une meilleure appropriation de la planification des tâches en mode projet pour mettre en place un pilotage en temps réel  Favoriser la délégation des tâches pour créer un réseau d’acteurs plus réactifs face à des sollicitations internes ou externes  Favoriser la responsabilisation des acteursPsychologique  Améliorer le bien-être au travail  Permettre l’essor d’un mode de travail en groupe davantage orienté sur le résultat que sur le pouvoir (hiérarchique notamment)
    • 20. Les outils de travail collaboratif couvrent trois fonctionnalités Production L’espace de production Publication collaborative comprend les produits, données, sources et résultats des activités du groupe. Il s’agit d’une vue statique. Outil d’écriture Localisation collaborative d’expertise Coordination Espace projet Définit les acteurs (individus, groupes, Groupe de rôles, etc.), identifie les Communication RSE discussion activités, les tâches,Offre aux acteurs du leurs relationssystème la possibilité Groupeware temporelles et désigned’échanger : c’est le les acteurs responsablessupport des échanges. des tâches et des activités. Il s’agit d’une vue dynamique du système.
    • 21. Il existe des outils plus ou moins spécialisés surces trois domaines fonctionnels TeamSite(Intervowen) Production DocuShare(Xerox) Vignette CMS (Vignette) Wiki (OpenSource) SameTime(IBM/lotus) Nuxeo Alfresco Live Meeting (Microsoft) Meeting Center(WebEx) KnowledgeMail(Tacit) Webconferencing DiscoveryServer QuickPlace (IBM/lotus) (Genesis) (IBM/Lotus) Skype (Skype) eRoom (EMC/Documentum) EnterpriseExpert Centra Management Conference Sharepointservices (Microsoft) (Kamoon) (Centra) EnterpriseForum (SiteScape) Sharepoint portal Lync (Microsoft) (Microsoft) Caucus (CaucusCare) TeamwarePlaza(Teamwar e/3i/Futjitsu) Domino (IBM/Lotus) UBB (Infopop) HummingBirdEnterpris MS 365(Microsoft) eSuite (HummingBird) eShareExpressio WorkSite ns (Divine) PhpGroupware(Opensource) (Intervowen/iManage) OpenGroupware(Opensource) CommunityZero(Ramius) Affinitiz(Affinitiz)Communication BluKiwi (Blukiwi) Coordination
    • 22. L’autre solution dans le choix d’un outil collaboratif est de prendre en considération la nature des interactionsDistance temporelle Même lieux Lieux différents Intranet Chat Partage d’application Courrier électronique RSE Wiki Etc. Agenda partagé RSE Etc. Réunion en face à face Réunion virtuelle Video projecteur Video/Visio conférence Tableau blanc interactifs Partage d’applications Etc. Usages mobiles RSE Etc. Distance spatiale entre les utilisateurs
    • 23. Les outils de travail collaboratif dans votre système d’informationPilotage Décisionnel Intelligence économiquePlateforme Portail internet Intranetd’accèsServices Services d’échanges, de communication et de travail collaboratif Cœur fonctionneld’échanges Annuaire/gestion des accès Diffusion etServices Collecte de Numérisation Production de Indexation de accès auxdocumentaires document de document document document documentServices Gestion de projetd’appui aucœur de métier Production MarketingServices Finance/ Ressources Logistique Informatique Immobiliersupport comptabilité humaines Recouvrement fonctionnel 0 1 2 3 4
    • 24. Etat des lieux des réseaux sociauxd’entreprise en France Un déploiement très rapide : 23% des organisations françaises ont installé un RSE 30% projettent de le mettre en œuvre dans les 18 mois à venir Mais qui présente quelques limites : 39% des sociétés utilisant un RSE trouvent que les résultats sont insuffisants au regard du temps d’appropriation 58% des répondants ayant déjà un réseau social ne l’on pas connecté au SI Etude Serdalab septembre 2012
    • 25. Evaluation de quelques solutions du marchéDomaine fonctionnelPublication de contenusGestion du renduGestion de projetCoéditionClassement de ressourcesPartage de ressourcesConversationMise en relation Niveau de couverture fonctionnelle 0 1 2 3
    • 26. Sommaire  Comment développer la communication interne ?  Quels sont les outils adaptés à une meilleure collaboration ?  Comment adapter son organisation ?
    • 27. Pas facile de passer de la théorie à la pratique dutravail collaboratif Quelques verbatims illustratives Les résultats •« Il faut développer les Approche théorique synergies » •« Il faut développer la Pas de résultats opérationnels Stratégie transversalité » •« Il faut mutualiser la connaissance et les compétences » •« Il faut diffuser la stratégie de Par manière homogène » comm où encer ?Organisation, processus, management Pourquoi ça ne prend pas ? •« Sharepoint a la meilleure couverture fonctionnelle » •« Il manque une GED à l’état technophile de l’art » Approche Outils •« Il faut mettre en place un RSE à court terme » Pas d’usages
    • 28. Quelques questions à se poser Quelles étapes pour un projet Comment collaboratif valoriser la réussi ? collaboration / Quels impacts Comment sur les inciter? processus métiers ? Quel est le nouveau rôle du manager ?
    • 29. Quels impacts sur les processus métiers ? Ils sont conséquents !!! La mise en œuvre d’un outil de travail collaboratif nécessite de refondre en partie les processus en redéfinissant les interactions entre les membres d’une communauté :  Le recours à la messagerie avec mise en copie doit être remplacé par la capitalisation sur un espace partagé avec une fréquence régulière suivie d’une notification aux membres du groupe  La préparation d’une réunion doit être revue avec mise à disposition du support en amont de la réunion et la diffusion systématique du CR sur l’espace dédié  La communication interne doit être multicanale  Les espaces de capitalisation des productions sont transformés
    • 30. Quelles étapes pour un projet collaboratifréussi ? Analyser et spécifier son besoin : de quelles fonctionnalités ai-je besoin ? Quel niveau de service ? En fonction de votre besoin, le prix peut aller de 0 euros (Google aps) à plus de 200 euros par utilisateur par ans (Ms Sharepoint) Acheter : Licences, Cession de droit d’usages, SAAS ? Intégrer dans votre SI : installer, et paramétrer l’outil pour l’interfacer avec les applicatifs utilisés par votre entreprise (GED, CMS, intranet, etc.) Recetter l’application et les interfaces Expérimenter dans un premier temps l’OTC sur un nombre restreint d’utilisateurs (10 à 20) pour roder votre phase de conduite du changement Conduire le changement : Adaptation des processus, communication, valorisation d’usages, etc.
    • 31. Comment valoriser la collaboration /Comment inciter? Intégrer la notion de collaboration dans les objectifs de vos collaborateurs pour valoriser la culture du partage (et de la gentillesse!) Mettre en place un système de mesure de la collaboration Valoriser les initiatives de vos collaborateurs en interne
    • 32. Quel est le nouveau rôle du manager ? Avec les OTC, le manager devient un community manager La modification des processus d’interaction redessine le contour de son périmètre d’intervention et de ses responsabilités Ses actions de contrôle vont évoluer : il ne doit plus être en validation systématique des productions de ses équipes !!! En revanche il doit avoir de la visibilité sur les productions et contributions de ses équipes Le manager 2.0 doit être donc un utilisateur aguerri des outils de travail collaboratif
    • 33. Merci !!! Vos questions Myriam LAGHA Thomas Vrignaud CCIMP Senior Consultant stratégie des systèmes Service Innovation & TIC d’information 5, place de la Joliette, 13002 Marseille, France myriam.lagha@ccimp.com T +33 (0)4 26 84 58 63 F +33 (0)4 26 84 58 51 Tél : 04 91 39 58 52 thomas.vrignaud@kurtsalmon.com www.kurtsalmon.comKurt Salmon est un cabinet de conseil en management international qui regroupe 1400 consultants à travers 13 pays sur 4 continents.Nos clients bénéficient de la spécialisation sectorielle et fonctionnelle en stratégie, organisation et management.Dans un environnement de plus en plus complexe, nous sommes convaincus que nous ne devons pas nous contenter d’être un cabinet de conseil.Nous voyons notre rôle comme celui d’un partenaire de confiance, qui, aux côtés de ses clients, conçoit et met en œuvre les stratégies et lessolutions les plus pertinentes, à la mesure de leurs ambitions. Forts de notre expérience, notre préoccupation permanente est de leur apporter desrésultats mesurables et d’assurer le succès de leurs projets, de manière significative et durable.En France, Kurt Salmon est présent à Paris, Lyon, Marseille et Nantes.
    • 34. Continuons à échanger … : twitter.com/competitic : communauté competitic : lenumeriquepourmonentreprise.com
    • 35. Découvrez les usages des TIC,les actualités, l’agenda desévènements et les entreprisesde la filière TIC régionale sur le« portail des usages » Consultez le support de cette présentation : www.lenumeriquepourmonentreprise.com
    • 36. La prochaine action Identifiez les étapes clés pour créer un site internet efficace Jeudi 28 mars 2013

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