Competitic communication et collaboration en entreprise 2014 - numerique en entreprise vf

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  • 1. De l’intranet au travail collaboratif : Améliorez votre productivité Jeudi 06 mars 2014
  • 2. Le dispositif Performance PME TIC ? Cette action s’insère dans le dispositif régional Son objectif est de développer la compétitivité des entreprises par un meilleur usage des Technologies de l’Information et de la Communication www.lenumeriquepourmonentreprise.com
  • 3. Sommaire  Les outils adaptés à une meilleure collaboration  Les évolutions à apporter à l'organisation  Les bonnes pratiques et astuces
  • 4. Travail collaboratif : est une notion qui peut paraître conceptuelle… …Au premier abord
  • 5. Collaboration = Coordination + coopération + communication COORDINATION : Synchronisation d’acteurs et d’actions en interdépendance 1 COLLABORATION 2 COOPERATION : Mutualisation des ressources pour la co-action 3 COMMUNICATION : interactions entre acteurs
  • 6. … Mais qui peut constituer un levier efficace… …de PERFORMANCE
  • 7. Un levier de réduction des coûts certes, mais pas uniquement… Nature d’enjeux Enjeux  Economique    Optimiser le recours aux réunions physiques et réduire les coûts de déplacement Suppression d’activités à non valeur ajouté Economiser les coûts « papier » Favoriser l’innovation   Décloisonner l’organisation Réduire sensiblement la charge administrative en fluidifiant le circuit d’informations Favoriser la traçabilité des échanges Favoriser le mode projet  Favoriser la responsabilisation des acteurs   Organisationnel Managérial
  • 8. Quand on commence à évoquer les outils numériques … CELA SE COMPLIQUE … Source : Realstorygroup
  • 9. Car il y a pléthore d’outils qui contribuent à développer la collaboration interne e troniqu c e ion éle aire est ativ G r abo ument doc coll n atio Réseaux blic e Pu orm e social f late rativ P o d’entreprise Localis llab ation co d’expe rtise Me Partage ssa ger ie ’application d io Vis ce féren Groupe de con discussion
  • 10. Il existe 1 clé de lecture : les 10 familles de fonctionnalités (1/2) Fonctionnalités / famille d’usage Description Mise en relation Cette famille d’usages permet d’évaluer la solution sur sa capacité à mettre en oeuvre un réseau d’experts dans lequel il est facile d’identifier des compétences et des expertises. Accès à l’information Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter l’accès aux informations. Ces informations sont par exemple accessibles pour l’utilisateur, au travers d’un fil d’actualités. Classement des connaissances Pour cette famille d’usage, la solution est évaluée sur sa capacité à pouvoir mettre en forme des référentiels documentaires, à enrichir les contenus et à gérer leur cycle. Gestion du rendu La gestion du rendu comprend toutes les fonctionnalités permettant à un administrateur de personnaliser graphiquement son site et de l’adapter en fonction du mobile. Intégration au SI Cette famille représente la capacité de l'outil à s'intégrer à un système d'information existant. Source : référentiel lecko
  • 11. Il existe 1 clé de lecture : les 10 familles de fonctionnalités (2/2) Fonctionnalités / famille d’usage Description Communication et editorialisation Cette famille d’usages comprend toutes les actions qui vont permettre à un administrateur d’agencer des pages, de publier des articles, de modérer, et de mettre en avant des contenus. Coédition et gestion de projet Cette famille regroupe les usages liés à la collaboration autour d’un projet ou de la réalisation d’un livrable. Administration de la plateforme Comme la mise en relation, la conversation est un élément important pour un outil voulant avoir une dimension sociale... Partage et gestion de contenus Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter, pour un utilisateur, le partage de contenus quelque soit son type, le périmètre de visibilité souhaitée et sa provenance. Conversation La conversation comprend tous les usages liés aux échanges interpersonnels. Ces échanges peuvent s’opérer au travers de différents canaux. Source : référentiel lecko
  • 12. Passons au crible 5 solutions du marché
  • 13. Google apps : le meilleur rapport qualité prix Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture Mise en relation Accès à l’information  Classement des connaissances Gestion du rendu Intégration au SI Communication et editorialisation  Coédition et gestion de projet Administration de la plateforme  Partage et gestion de contenus Conversation Google propose un ensemble d’applications collaboratives (messagerie, agenda, espaces projets, gestion documentaire, réseau social) composant une brique d’infrastructure proposée aux entreprises de toutes tailles (y compris de très grandes entreprises). La solution est complète, économique (moins de 4€/mois/utilisateur) et très ergonomique, les fonctionnalités pro ayant souvent été testées en premier sur le grand public. Une offre adaptée au besoin des TPE PME Source : lecko.fr
  • 14. Alfresco : un leader open source de la gestion électronique documentaire Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture Mise en relation Accès à l’information  Classement des connaissances Gestion du rendu Intégration au SI Communication et editorialisation Coédition et gestion de projet Administration de la plateforme  Alfresco a décidé de ne pas se lancer à la course au social et de se concentrer sur son cœur de métier, à savoir la gestion de contenus et documents, domaine sur lequel l’avance technologique prise leur permet de proposer une alternative crédible à des outils spécialisés comme Sharepoint, Documentum, etc… en ajoutant une bonne dose d’interopérabilité et de respect des normes. Un positionnement clair qui leur ouvre les portes d’entreprises de toutes tailles. Partage et gestion de contenus Conversation Source : lecko.fr
  • 15. BlueKiwi : Le réseau social d’entreprise de référence qui a pour objectif le « 0 mail » Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture Mise en relation Accès à l’information  Classement des connaissances Gestion du rendu Intégration au SI  Communication et editorialisation Coédition et gestion de projet  Administration de la plateforme Partage et gestion de contenus Conversation  Bluekiwi est positionné aujourd’hui sur le créneau du « 0 mail », à savoir viser la réduction du nombre de mails envoyés dans les entreprises clientes, en proposant un portail social à l’utilisateur final. Cette stratégie, plutôt généraliste, place Bluekiwi au centre du SI Social des organisations clients. Bluekiwi est une solution de réseau social généraliste, permettant d’outiller une large gamme d’usages collaboratifs et KM au sein d’une interface simple à administrer. Acteur français historique racheté par Atos en 2012, l’outil se destine à des structures de tailles moyennes ou grandes, et peut outiller la collaboration à l’interne mais aussi à l’externe. Solution précurseur à l’échelle mondiale sur de nombreux sujets, Bluekiwi continue d’innover. Source : lecko.fr
  • 16. Microsoft Sharepoint 2013: Le leader « all inclusive » Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture Mise en relation Accès à l’information  Classement des connaissances Gestion du rendu Intégration au SI Communication et editorialisation Coédition et gestion de projet  Administration de la plateforme  Partage et gestion de contenus Conversation Sharepoint est la solution collaborative historique de Microsoft, leader sur le marché en France. Centrée sur la mise en ligne d’espaces projets, les sites, finement paramétrables et centrés initialement autour de bibliothèques de document, la solution dispose maintenant d’espaces conversationnels, les communautés, d’une brique sociale, le Newsfeed, et d’un outil de gestion de documents personnels, Skydrive, renommé OneDrive en 2014. Sharepoint 2013 est un outil aujourd’hui adapté au besoin des entreprises dont le nombre de salariés est supérieur à 200. Coût de la licence environ 200 euros par an par utilisateur auquel s’ajoute des prestations d’intégration complémentaires (environ 800 euros par jour) Source : lecko.fr
  • 17. IBM Connections : Le challenger Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture Mise en relation Accès à l’information  Classement des connaissances Gestion du rendu Intégration au SI  Communication et editorialisation Coédition et gestion de projet  Administration de la plateforme Partage et gestion de contenus Conversation  IBM est un précurseur du social, mais a longtemps eu un temps d’avance trop important par rapport à la maturité des clients français. A l’aise sur le cloud et en mobilité (point faible de Microsoft), IBM possède une belle carte à jouer dans le SI Social de demain. IBM Connections est la solution de réseau social d’IBM, qui est progressivement en passe de devenir la solution collaborative poussée par l’éditeur (auparavant IBM poussait QuickR). La solution est centrée sur l’utilisateur et sur des communautés, qui peuvent être paramétrées selon l’usage souhaité (entraide, innovation, documents…). L’outil propose également des fonctionnalités documentaires de plus en plus étendues. Source : lecko.fr
  • 18. Les outils de travail collaboratif sont au cœur du système d’information Pilotage Décisionnel Portail internet Plateforme d’accès Services d’échanges Services documentaires Intelligence économique Intranet Services d’échanges, de communication et de travail collaboratif Annuaire/gestion des accès Collecte de document Production de document Indexation de document Diffusion et accès aux document Gestion de projet Services d’appui au cœur de métier Services support Numérisation de document Production Logistique / moyens généraux Finance/ comptabilité Recouvrement fonctionnel Marketing 0 1 2 Ressources humaines 3 4 Informatique Immobilier Cœur fonctionnel
  • 19. Sommaire  Les outils adaptés à une meilleure collaboration  Les évolutions à apporter à l'organisation  Les bonnes pratiques et astuces
  • 20. Les solutions numériques de travail collaboratif … ne sont (malheureusement) que des outils
  • 21. Pas facile de passer de la théorie à la pratique du travail collaboratif Stratégie Approche théorique Quelques verbatims illustratives •« Il faut développer les synergies » •« Il faut développer la transversalité » •« Il faut mutualiser la connaissance et les compétences » •« Il faut diffuser la stratégie de manière homogène » Organisation, processus, management Pas de résultats opérationnels Par comm où encer ? Pourquoi ça ne prend pas ? Approche technophile Outils Les résultats •« Sharepoint a la meilleure couverture fonctionnelle » •« Il manque une GED à l’état de l’art » •« Il faut mettre en place un RSE à court terme » Pas d’usages Source : EM Lyon -D.servant et T.Vrignaud
  • 22. Quelques questions à se poser Quelles étapes pour un projet collaboratif réussi ? Quels impacts sur les processus métiers ? Comment valoriser la collaboration / Comment inciter? Quel est le nouveau rôle du manager ?
  • 23. Quels impacts sur les processus métiers ?  Ils sont conséquents !!!  La mise en œuvre d’un outil de travail collaboratif nécessite de refondre en partie les processus en redéfinissant les interactions entre les membres d’une communauté :  Le recours à la messagerie avec mise en copie doit être remplacé par la capitalisation sur un espace partagé avec une fréquence régulière suivie d’une notification aux membres du groupe  La préparation d’une réunion doit être revue avec mise à disposition du support en amont de la réunion et la diffusion systématique du compte rendu sur l’espace dédié  La communication interne doit être multicanale  Les espaces de capitalisation des productions sont transformés
  • 24. Comment valoriser la collaboration / Comment inciter?  Intégrer la notion de collaboration dans les objectifs de vos collaborateurs pour valoriser la culture du partage (et de la gentillesse!)  Mettre en place un système de mesure de la collaboration  Valoriser les initiatives de vos collaborateurs en interne
  • 25. Quel est le nouveau rôle du manager ?  Avec les Outil de travail collaboratif, le manager devient un community manager  La modification des processus d’interaction redessine le contour de son périmètre d’intervention et de ses responsabilités  Ses actions de contrôle vont évoluer : il ne doit plus être en validation systématique des productions de ses équipes !!! En revanche il doit avoir de la visibilité sur les productions et contributions de ses équipes  Le manager 2.0 doit être donc un utilisateur aguerri des outils de travail collaboratif
  • 26. Retour d’expérience : Comment inciter le développement des usages ?  Le temps manque souvent aux salariés ET à leurs managers : un temps d’apprentissage pour « n » temps économisé  Le gain de temps est une économie pour l’employeur mais…  …c’est aussi un levier de quiétude pour le salarié : automatisation, traçabilité, alimentation automatique => le salarié utilisateur est bénéficiaire direct du « service rendu »  Rôle du manager: mettre en évidence la réponse à la question du salarié : « Quel est mon intérêt à le faire ? »  Avoir formalisé et mis en avant les Facteurs Clés de Succès à chaque niveau: individu, service, managers…
  • 27. Sommaire  Les outils adaptés à une meilleure collaboration  Les évolutions à apporter à l'organisation  Les bonnes pratiques et astuces
  • 28. Bien réfléchir sur le besoin  Avant donc que d'écrire, apprenez à penser Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement, Et les mots pour le dire arrivent aisément. De L’Art Poétique - Boileau -1674  Quelques questions à se poser ?  Quelle couverture fonctionnelle de la solution ?  (dé)limitée, ouverte, étendue, inter-opérabilité  Nombre d’utilisateurs et de profils différents (i.e. groupes d’utilisateurs)  Quel mode de licensing : Open source / Propriétaire ?  Quel modèle économique de facturation / architecture : licences, SaaS (Cloud) ?  Avantages / inconvénients, culture de l’entreprise ?  Culture d’investissement ou de frais de fonctionnement « pay-per-use »
  • 29. Pléiade d’outils mais quel besoin réel ? Acquisition des Documents entrants Gestion des Documents circulants Factures, Commandes, courrier, ... Tout document Travail collaboratif, Processus Métier et décisionnel Papier et/ou Electronique Workflow GED Partager, Echanger et Valider le traitement des Documents internes Capture, Scan, RAD/LAD, OCR/ICR EDI, XML, PDF, Flux métier, Fax, Emails, SMS Organiser, Traiter, Classer et Accéder À l’information Archivage Archivage Electronique Légal Coffre-fort Individuel Coffre-fort Entreprise Chiffrement, Signature, Horodatage, Contrôle D’Accès, Certificats Electroniques Durée Définie Valeur Légale Restitution lisible Documents sortants Factures, Commandes, courrier, ...Quittances, bulletins de salaires Papier et/ou Electronique Edition, Mise sous pli, Diffusion, Routage EDI, XML, PDF, Flux métier, Fax, Emails, SMS
  • 30. Bien réfléchir sur le besoin  Comment faire ?  DEFINIR VOTRE cahier des charges avant de sélectionner un prestataire  Seul ou en vous faisant accompagner dans sa rédaction à partir de votre besoin.  Le bon CDC résulte d’une analyse précise des besoins et des processus  Il reflète l'état des lieux, l'objectif à terme(s), les moyens et échéances que l'on se donne => point de départ, arrivée, comment, combien, quand ?  Acheter une solution en phase avec un budget plutôt « qu’un prix uniquement »  Discuter avec 2/3 fournisseurs pour ajuster et affiner votre besoin  Point de vigilance / attention à l’égarement où chacun prêche pour sa paroisse  Projet de confiance : c’est un peu comme chez le médecin, quand on en choisit un il faut lui confier le diagnostic et le choix du traitement La définition du besoin est le principal facteur de réduction des coûts d’accession à LA solution => le bon € est investi au bon endroit
  • 31. Expérience : Volonté d’un bailleur « H76 »  Simplifier les processus de gestion des flux documentaires  Eliminer les redondances et risque de perte des documents échangés  Accélérer la communication avec les partenaires, les locataires et les employés  Assurer un stockage sécurisé, économique et durable, au niveau de l’entreprise  Se centrer sur son cœur de métier en externalisant un maximum de tâches techniques  Réduire globalement les coûts des chaînes de traitement de flux  Garantir une évolutivité du système documentaire
  • 32. Exemple : Besoin exprimé => solution proposée Protocole Sécurisé Filière Editique Locataire Salarié H76 Ulis, Pléiades NG, … Factures Quittances Bulletins de paie Non Coffre Habitat 76 Oui Fournisseurs Locataires Salariés
  • 33. Mettre en œuvre la solution comme pour tout Projet digne de ce nom  Une fois le projet bien mûri : besoins, solutions et GO validé, il faut: GERER UN PROJET ADAPTE A VOTRE ENTREPRISE  Mise en place d’une gouvernance  Définition des rôles et identification des personnes  Organisation des équipes (2 personnes c’est déjà une équipe !)  Sélection des phases et des chronologies  Identifier les risques de contingence  Escalade rapide de la communication en projet complexe  Dans tous les cas : Test / Validation et Recette du projet avant sa mise en production Un outil buggé ou pas interfacé = pas d’usages= projet de mise en œuvre de solution collaborative inutile
  • 34. Piloter le changement - Etre Acteur Comité Exécutif Comité Pilotage Comité Technique
  • 35. Accompagner et poursuivre le changement : une démarche continue  Analyser et communiquer   Test, Validation et Recette  Analyse des résultats / communication interne / feed back   Analyse de l’exécution Correctifs éventuels / communication interne / feed back « Plan, Do, Check, Act »  Définir, Faire, Contrôler, Rectifier / Ajuster  Les écarts arrivent plus souvent pour des raisons managériales ou défaillances de communication que par des défaillances d’outils Pas de conduite du changement = pas d’usages = projet de mise en œuvre de solution collaborative inutile
  • 36. Merci !!! Vos questions Joël Spitalier Thomas Vrignaud Prologue Agence Sud CCIMP Service Innovation & TIC thomas.vrignaud@ccimp.com Tél : 04 91 39 58 53 Responsable Régional Sud Est 13420 Gémenos jspitalier@prologue.fr Tél: 04 42 32 76 87
  • 37. Continuons à échanger … : twitter.com/competitic : communauté competitic : lenumeriquepourmonentreprise.com
  • 38. Découvrez les usages des TIC, les actualités, l’agenda des évènements et les entreprises de la filière TIC régionale sur le « portail des usages » Consultez le support de cette présentation : www.lenumeriquepourmonentreprise.com
  • 39. La prochaine action Dossier client, comptes financiers, projets : Comment protéger ses informations sensibles Jeudi 13 mars 2013