061011 Introduction à la Gestion Electronique des Documents

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Introduction à la La gestion électronique des documents

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  • 1. Entreprises,dématérialisez pour être plus efficaces ! GED , Télé procédures sociales et fiscales Jeudi 6 octobre 2011
  • 2. Cette action s’insère dans le dispositif régionalSon objectif est de développer la compétitivité des entreprises par un meilleur usage des Technologies de l’Information et de la Communication www.lenumeriquepourmonentreprise.com
  • 3. 3 Conférences• 9h : La gestion Electronique des documents• 11h : Téléprocédures sociales• 11h45 : Téléprocédures fiscales
  • 4. 1 1
  • 5. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Programme1. Présentation de Digitsolutions.2. La GED, La dématérialisation : Définition.3. Quels sont les besoins de classement des entreprises?4. GED, Dématérialisation, Archivage numérique : Quelle législation ?5. Comment fonctionne une GED ? Les étapes.6. Les enjeux de le GED.7. Comment choisir et mettre en place une GED ?8. La sauvegarde externalisée9. Retour d’expérience - Conclusion 2
  • 6. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011 Créée en Janvier 2011 Installé à Saint Rémy de Provence Patrick MOULARD , Gérant – Consultant GED Depuis 4 ans Distributeur Agrée Exclusif de la Solution EZGED Distributeur Agrée Archiv Tech (solutions de sauvegarde externalisée) 3
  • 7. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011 Logiciel crée en 2004 par EZDEV sarl , Belfort Commercialisé en France par Soludoc2F depuis 2009 8 personnes dédiées au développement et à la hotline HP Partner Solution depuis septembre 2010 Everial Partner depuis septembre 2011 20 distributeurs exclusifs en France Plus de 300 installations à ce jour (Chambre d’Agriculture de la Moselle, Marie de Niort, Domaine de l’Hospitalet, Préfecture de Besançon …) 4
  • 8. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Qu’est-ce que la GED ? Qu’entend-on par dématérialisation ?GED : Gestion Electronique de DocumentGEIDE : Gestion Electronique et Informatique de Documents ExistantsSAE : Système d’Archivage ElectroniqueECM : Electronic Content Management (gestion de contenu électronique)La gestion électronique de documents recouvre tous les processus visant à gérer et organiserdes documents de manière informatisée.Elle touche toutes les étapes du cycle de vie dun document, de lacquisition à larchivage. 5
  • 9. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Qu’entend-on par dématérialisation ?La dématérialisation est la transformation de supports dinformations matériels (souventdes documents papier) en fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en œuvre dufameux « bureau sans papier » dans une entreprise).La dématérialisation peut servir à gérer de façon totalement électronique des donnéesou des documents qui transitent au sein des entreprises et/ou dans le cadre déchangesavec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs,…) 6
  • 10. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Quels sont vos besoins de classement? LES DOCUMENTS PAPIERS LES DOCUMENTS INFORMATIQUESLes courriers reçus et Les Fax reçus Les Mails réçus&émis Les courriers émisdonnés en main propre Les documents générés Les documents générésLes documents officiels avec les logiciels Les archives avec les Progiciels(contrats, commandes, classiques (Office, métier, ERP, CRM …factures, autres …) Open Office …) 7
  • 11. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011 Votre volonté est de constitué un Dossier Complet et Unique regroupant les documents quelque soit l’origine (Papier ou Informatique) METHODOLOGIE DE CLASSEMENT UNIQUE ET COMMUNE POUR CONSTITUER UN DOSSIER UNIQUE 8
  • 12. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011 Sans outil GED PROBLEMATIQUE DE CLASSEMENT SANS DOCUMENTS PAPIER DOCUMENTS INFORMATIQUES AUTOMATISATION ET Dupliqués, transférés, imprimés,Dupliqués, distribués et archivésmanuellement dans les armoires NORMALISATION classés manuellement dans des arborescences Windows et dans les LE DOSSIER EST bases de données des logiciels métier CONSULTABLE au MINIMUM à 2 endroits SERVEUR ARMOIRE
  • 13. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011 Avec outil GED Indexation et Classement Dans le serveur de GED Archivage Archivage classique Création d’une archive commune, normée, standard sur papier serveur et indépendante d’autres logiciels et consultable dans logiciel obligatoire facilement métierARMOIRE SERVEUR 10
  • 14. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011La législation : que dit-elle ?Nous sommes loin du zéro papier !!!Cependant il existe des normes et textes de loi qui laissent présager d’un avenir propiceaux documents dématérialisés:Le texte de loi paru le 13 mars 2000 (Article 1316-1 du Code Civil) est le premier à définirla valeur probante dun document électronique au même titre quun document papier. Letexte apporte la notion de document électronique signé et indique quun documentélectronique signé a la même valeur légale quun document papier et qu’il est doncsoumis aux mêmes exigences légales de durée de conservation. 11
  • 15. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011La législation : que dit-elle ?Pour que la valeur probante dun document électronique soit reconnue il doit remplirdeux conditions :Authentification : Lauteur du document électronique doit être identifié de façon sûre nelaissant aucun doute à son identité.Intégrité : Le document électronique doit être conservé de façon à garantir son intégrité.Le document électronique créé par son auteur ne doit plus être modifié et il doit êtrepossible de prouver quaucune modifications involontaires ou volontaires nest étésréalisées sur le dit document électronique.Norme NF Z42-013 :• Supports amovibles non réinscriptibles (WORM)• Coffre forts électroniques garantissant l’authentification,l’horodatage, l’intégrité, la traçabilité et la réversibilité. 12
  • 16. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011La législation : que dit-elle ?Les applications dématérialisées: exemples la facture électronique Le bulletin de salaire électronique L’appel d’offre électronique La commande électronique 13
  • 17. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011La législation : que dit-elle ?Exemple d’information d’un fichier archivé:Informations sur larchiveNom dorigine part-001.pdf Type mime application/pdfTaille 98442 octet(s)Date dorigine 2011-10-04 11:31:54 code RIPEMD160Archivé par admin Le 2011-10-04 11:31:54 Que l’on peut couplé avecContrôle à larchivage une signature numériqueddbbdd40ea1bf2c7f016c12d451019ee30fa40beContrôle actuelddbbdd40ea1bf2c7f016c12d451019ee30fa40beLien externe Lien vers le documentValidité Intégrité du fichier vérifiée 14
  • 18. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Les étapes de la dématérialisation et de l’intégration des documents dans une GED 15
  • 19. Les enjeux de la GED : le 6 octobre 2011Schéma fonctionnel d’une GED 1a Numérisation des documents papier (Courriers, factures, bons de livraisons, …) 1b 2b Transferts des documents informatiques (plus de 100 formats supportés, …) Indexation semi-automatique 2a des documents numérisés 3 2b Classement automatique des Archivage dynamique des documents documents numérisés sur le Serveur GED 4 Consultation des documents Collaboration documentaire via navigateur depuis tout poste du réseau informatique 16
  • 20. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Les étapes de la dématérialisation et de l’intégration des documents dans une GED L’acquisition : • scan de document papier • Capture d’écran • Récupération de flux d’impression ( PS, Unix, AS400, …) L’Indexation : • OCR (reconnaissance optique de caractères) • Semi-automatique : saisie manuelle des index (métadonnées) • RAD Reconnaissance automatique du document • LAD Lecture automatique du document • Lecture de code à barre Le Classement et l’Archivage dans la base de données GED: • Stockage du document dans la base de données • Rattachement du fichier à une fiche descriptive • horodatage du document et validité de l’intégrité 17
  • 21. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Les étapes de la dématérialisation et de l’intégration des documents dans une GED La recherche de document:Vos documents sont indexés automatiquement par lessystèmes d’acquisition.Retrouvez en quelques secondes vos donnéesimportantes.Gérez vos index documentaires selon vos besoins etvos structures existantes. 18
  • 22. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Les étapes de la dématérialisation et de l’intégration des documents dans une GED La collaboration documentaire: la diffusion de documents : système automatisé ou non de diffusion de document dans la GED Le Workflow : Transformer un circuit de validation papier en circuit virtuel. Les circuits les plus courants sont les demandes de congés, mais aussi les validations de factures dachats. Une première personne (ou un groupe de personnes) devra valider la bonne réception du matériel commande, une seconde vérifiera les prix en fonction du devis initial, une troisième traitera lerreur ou déclenchera lautorisation de paiement. Toutes les actions sont entièrement paramétrables. Vérification Validation Paiement facture facture facture 19
  • 23. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Les étapes de la dématérialisation et de l’intégration des documents dans une GED La collaboration documentaire: le Parapheur électronique : permet a linstar de sa version papier, de gérer des cycles de signature de documents. Lutilisateur peut définir aisément ses cycles dapprobation, les signataires obligatoires. Les signatures peuvent être physiques sous forme de tampon appliqué sur le document ou numériques à laide dun certificat électronique. Les versions des fichiers sont conservées et un historique complet des actions des utilisateurs est effectué. Vérification Validation Signature Courrier Réponse Courrier 20
  • 24. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Les enjeux organisationnels Réduire les coûts :Elle permet de réduire certains coûts liés directement à lexistence de documents papier :coût des consommables, entretien du matériel dimpression et de reproduction,traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage, destruction), archivage desdocuments à durée de vie importante (prix du m²) Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques:Dinnombrables documents sont créés ou modifiés chaque jour dans une organisation. Ilfaut y ajouter les documents provenant de lextérieur de lentreprise. Gérer lensemble deces documents, sassurer de leur traitement et quils soient adressés aux bonnespersonnes peut savérer une tâche titanesque.La GED fournit une interface centralisée permettant de retrouver tout document. 21
  • 25. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Les enjeux organisationnels Améliorer la traçabilité des documents:Si les procédures sont adéquates, tout document créé ou transitant par lorganisationpasse par la GED pour stockage et indexation. La situation où lunique copie dundocument important est « perdue » dans le tiroir dun collaborateur en congésappartient au passé. Un document dématérialisé est stocké dans le système de GED etson état de traitement courant est connu à tout moment. Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents:Un document dématérialisé peut également circuler plus rapidement que son supportpapier. Les transferts lors de létablissement ou de la validation dun documentdeviennent pratiquement instantanés. Cela est particulièrement intéressant silorganisation se compose de plusieurs sites distants les uns des autres. 22
  • 26. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Les enjeux organisationnels Augmenter la productivité:Lamélioration de la traçabilité et de la fluidité de circulation des documents permet ensoi des gains de productivité. Chercher un document spécifique ou rassembler les piècesdun dossier est également plus rapide : la recherche en texte intégral peut permettre de retrouver un document plus rapidement, les documents similaires ou liés peuvent être mis en relation par la GED, le remplissage automatique de certaines métadonnées évite des erreurs dindexation et darchivage. Assurer la sécurité des documents:La gestion des droits d’accès et de permissions d’actions permet de limitée l’altération etla fuite des informations. 23
  • 27. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Les enjeux réglementaires Répondre aux contraintes légales en matière darchivageLa législation nationale et les réglementations internationales imposent certainescontraintes en matière darchivage :assurer lauthenticité dun document, identifier lauteur dun document,stocker des documents pendant plusieurs années, prévenir la destruction accidentelle dedocuments. Répondre aux exigences des normes de qualitéLes normes de qualité imposent une traçabilité de tous les process dune organisation.Elles supposent aussi que la documentation de ces process soit disponible à tous. Iciencore, la GED peut savérer précieuse face à cet enjeu. 24
  • 28. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Les enjeux de la GED, ConclusionLes gains qui en découlent de l’utilisation d’une GED sont non négligeables et peuventêtre multiples :• Gain en temps de recherche (20 %)• Gain en efficacité de travail (20 % à 30 %)• Gain en terme d’efficience commerciale (20 %)(source GPO, Edith Page)Bien quencore peu connue de la plus grande majorité des entreprises, notamment desPME et des TPE, la GED est un enjeu économique réel. Elle peut améliorer la rentabilité delordre de 3 à 5% (du chiffre daffaires). La ruée vers la GED découle du coût de lacomposante (traitement, production, stockage, recherche, archivage etc...) dite « papier »dans une entreprise.(APROGED Association (française) des professionnels de la GED) 25
  • 29. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Comment choisir sa GED ? Une “Bonne” GED doit au minimum : Créer des Formats de fichiers pérennes : PDF 1.4 et PDF/A. ( conforme à la norme AFNOR Z42-013) Travailler avec des Bases de données ouvertes et libres (Mysql, …) L’éditeur doit vous fournir le schéma dindexation Vous devez pouvoir migrer facilement les documents dans une autre application ou une autre GED sans l’accord de l’éditeur. Déploiement simplifié : Utiliser un logiciel 100 % web (visualisation, administration, actions...) Elle doit être capable de capturer les documents scannés et les flux d’impressions, les flux mails … L’indexation des documents doit être au maximum automatisée via les système RAD, LAD, code à barre (en fonction des volumes traités) 26
  • 30. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Comment choisir sa GED ? Mise en ouvre:les étapes à respecter Les experts de la GED préconisent de procéder avec méthode, via : un audit documentaire, permettant didentifier, en amont, les documents utilisés (courriers, factures, e-mails, etc.) et leur cycle de vie la définition du périmètre fonctionnel, afin de répondre à la question essentielle : « Qui va utiliser quel document ? ». A cet effet, il est nécessaire de nommer un chef de file GED au sein de lentreprise, afin de coordonner et de synthétiser les attentes des différentes populations lacquisition des données lindexation des documentsAu-delà de laspect technique, il faut que tous les acteurs de lentreprise, de haut en basde la hiérarchie, acceptent de partager linformation quils ont en leur possession. Ce quinécessite un profond travail pédagogique. 27
  • 31. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Comment choisir sa GED ? GED : les erreurs à ne pas commettre. Démarrer le projet sans impliquer les utilisateurs. Mettre en place un système de GED différent dans chaque service de lentreprise. Vouloir tout faire, en même temps (numérisation, indexation, workflow, archivage, etc. Se reposer uniquement sur le logiciel sans prendre en compte limpact organisationnel sur lentreprise. 28
  • 32. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Pourquoi la sauvegarde externalisé? 1- LES RISQUES Les causes de la perte des données sont multiples : mauvaises manipulations, chocs électriques, malveillances, vol, incendie, inondation … Les conséquences possibles peuvent être terribles : 8 entreprises sur 10 déposent le bilan dans l’année qui suit la perte de son système d’information (source CCIP). 29
  • 33. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Pourquoi la sauvegarde? 2- LES OBLIGATIONS Un cadre réglementaire précis oblige les entreprises à garantir leurs données contre ces risques : Obligations légales vis-à-vis de la DGI (art 34 de la loi du 6 janvier 1978 du code pénal) Délai de conservation des principaux documents administratifs (compta & commerciaux 10 ans, sociaux 30 ans) Spécificités professionnelles (Avocats, Expert Comptable …) Pour les collectivités (communes, com com, ccas, sivom, …) Décret N° 2010-112 du 2 février 2010, dit décret RGS (Référentiel Général de Sécurité) pour les collectivités La sauvegarde hors site des données est toujours recommandée 30
  • 34. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011 Pourquoi la sauvegarde externalisée ? Manque de fiabilité des supports Pas d’automatisme des supports physiques : physiques : clé USB, disque dur, bandes, … il faut clé USB, disque dur, bandes, … une intervention humaine qui conduit s’usent se perdent, se volent, se détruisent. nécessairement à de mauvaises Cela entraine des risques manipulations ou à des oublis. en termes de disponibilité, mais aussi Les sauvegardes n’ont plus lieu de manière pour la confidentialité des données. systématique et la perte de données est de Avec la sauvegarde externalisées, les nouveau possible. données ne sont jamais accessibles par des tiers, mais en permanence par leur propriétaire. Nécessité d’externaliser les données Qui est responsable en cas de perte de données si vous n’utilisez pas la sauvegarde externalisée ? 31
  • 35. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011Pour finir … retour d’expérience Conclusion Merci pour votre attention 32 32