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2011 04 28 dématérialisez vos documents papiers pour optimiser leur exploitation by competitic
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2011 04 28 dématérialisez vos documents papiers pour optimiser leur exploitation by competitic

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Principes et exemples de gestion électronique de documents

Principes et exemples de gestion électronique de documents

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  • Les PME perdent beaucoup de temps dans la gestion de leurs documents : 40 à 70% du temps d’un employé est consacré à la gestion et à la diffusion des documents (Source PriceWaterhouseCoopers)
    Les PME sous-estiment les coûts liés à la gestion de leurs documents : 5 à 15% du CA d’une entreprise sont consacrés à la gestion de ses documents papiers (Source IDC)
    Très peu de PME bénéficient d’une solution de sécurisation et de sauvegarde externalisée de leurs documents en cas de sinistre (vol, incendie, etc.) alors que 80% des entreprises ayant perdu leurs données font faillite dans les 12 mois qui suivent (Source IDC)
  • Facilite l ’accès à l ’info de différents services.
    Différents types de GED
    La GED administrative : permet de numériser, puis de classer les documents administratifs (devis, factures, …)
    La GED bureautique : regroupe l’offre des progiciels de travail collaboratif permettant d’échanger des documents, de les lire dans leur format d’origine, voire de les modifier depuis n’importe quel poste de travail
    La GED documentaire : consiste à indexer un grand nombre de fichiers numériques aux formats les plus divers
    La GED technique : concerne la manipulation de documents dont le format et le contenu est propre à un métier
  • Les principales fonctions d’un système GED peuvent se résumer dans les six étapes chronologiques suivantes :
    Les fonctionnalités d'une GED sont les suivantes :
    Acquisition/Saisie : dématérialisation des documents à l’aide de scanner et d’outils de reconnaissance optique de caractères (OCR),
    Indexation : description des documents pour faciliter leur recherche,
    Recherche : lancement de requêtes afin de retrouver les documents,
    Consultation : sélection des documents archivés via une interrogation par mots clés, sur le site de la société ou à distance via les interface web et Internet
  • NORME AFNOR Z 42-013
    La norme AFNOR Z 42-013 définit des spécifications techniques et organisationnelles.
    Cette norme fait référence à un ensemble de spécifications sur les dispositifs techniques, les procédures et les démarches organisationnelles qui permettent de garantir l’intégrité des archives.
    Dans les grandes lignes il faut :
    - des procédures d'horodatage et d'historisation.
    - l'enregistrement sur supports non réinscriptibles du type WORM*
    - l'enregistrement des index, des archives et des historiques d'actions sur des supports WORM*
    - la mise à disposition de manuels utilisateurs pour le respect des procédures à chaque poste
    - la rédaction d'un Dossier de Description Technique du Système (DDTS)
    - des procédures de contrôle
    - des audits règuliers
    *WORM : Write Once Read Many désigne les supports de stockage non réinscriptibles. Ces supports permettent l'écriture de données mais ne permettent pas l'effacement. Il est donc possible d'écrire une fois (Write Once) et de lire autant de fois que souhaité (Read Many) sans effacer la donnée écrite. Actuellement la NF Z42-013 limite l’usage aux supports WORM optiques (CD-R et DVD-R) mais des travaux sont en cours pour faire émerger une nouvelle norme qui intègrera les WORM logiques (des disques magnétiques avec un firmware qui empêche l’effacement pendant toute la durée de rétention des documents).
    LE FORMAT PDF/A
    Les formats PDF/A sont des PDF d’archivage définis par la norme ISO 19005-1. Ces formats sont surtout destinés à encapsuler, dans le fichier, tous les éléments utiles à la lecture du document (polices, images, espace colorimétrique) et à garantir que le document pourra être restitué à l'identique dans les années à venir sans aucune dépendance vis à vis de lecteurs propriétaires ou d'objets externes
  • Transcript

    • 1. Jeudi 28 avril 2011 Dématérialisez vos documents papiers pour optimiser leur exploitation
    • 2. INTERVENANTS Patrick Hyppolite IXARYS Solutions 06 75 37 19 01 patrick@ixarys.com Marlène Korsia CCI Marseille Provence 04 91 39 56 99 marlene.korsia@ccimp.com Pourquoi dématérialiser ses documents ? Comment tirer partie de la dématérialisation des documents ?
    • 3. Pourquoi dématérialiser ses documents ?
    • 4. La dématérialisation… une tendance générale. L’écrit numérique et la Loi Développement des documents électroniques Télé déclarations (TVA, URSSAF, ...) AO dématérialisés ...
    • 5. La mobilité Le travail collaboratif Satisfaction client La dématérialisation… une opportunité. Sécurité Accessibilité des documents Le travail à distance Le suivi de l’activité
    • 6. La dématérialisation… une nouvelle gestion. Les avantages du numérique Plus pratique à : Échanger, Classer, Rechercher, Conserver. Information Partagée : Réseau LAN Internet ou Intranet Un document “non-classé” est inaccessible. Volumineux Recherche difficile Source : Europe-Tech
    • 7. La GED : Gestion Electronique de Documents Tirer partie des qualités du document numérique pour rationaliser le traitement des documents de l’entreprise. GED Gestion Electronique de Documents GEIDE Gestion Electronique de l'Information et des Documents Existants
    • 8. Source : Guide de l’archivage numérique - Aproged
    • 9. Les fonctionnalités CAPTURER : acquérir l’information grâce à des liens automatiques avec les outils de bureautique, de messagerie et les principaux logiciels de gestion. RECHERCHER / ECHANGER retrouver l’information à travers une organisation structurée qui permet de classer facilement tous les documents (mots-clés ). SECURISER :Centraliser l’information et la mettre à disposition sur un site sécurisé pour un accès permanent aux informations importantes. La GED : Gestion Electronique de Documents
    • 10. Principales fonctionnalités • Le dépôt des documents • L’indexation des documents • Le classement des documents • Le stockage de l’information • La recherche de l’information • La distribution de l’information Les étapes
    • 11. La GEIDE en action • Revoir et rationaliser les moyens et méthodes de classement • Créer un véritable système d’information actif et non un ensemble d’éléments passifs • Mettre en place un accès aux informations par profil • Diminuer les erreurs : de saisie, de classement, … • Accéder à l ’information à tout moment et de n’importe où (full web) • Améliorer l’existant sans tout modifier • Réduire les coûts (photocopies, locaux pour archivage, meilleure réactivité…)
    • 12. La GEIDE et la législation Le respect de la législation s’applique à la dématérialisation : - respect des délais de conservation - valeur probante (authentification de l’émetteur et intégrité du document) Attention à l’évolution des supports de stokage - rapidité de l’évolution des technologies - penser aux migrations - Application de la norme AFNOR Z42-013 : spécification des dispositifs techniques, des procédures organisationnelles pour garantir l’intégrité des archives (horodatage, historisation, enregistrement sur supports non réinscriptibles, procédures de contrôle, etc…)
    • 13. – « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier … » (art. 1316-1 du Code civil) – « Lorsqu’un écrit est exigé pour la validité d’un acte juridique, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 … » (art. 1108-1 du Code civil) La GEIDE et la législation
    • 14. La dématérialisation, pourquoi ? • Imaginez, l'information aussi accessible que vos idées... • L'information disponible partout où l'accès à internet le permet. • Un niveau de confidentialité sans faille • Plus de limite de taille, de format ou de compatibilité. • Détecter instantanément une pièce d’archive parmi des milliers. • La possibilité de saisir et mémoriser d'un seul geste
    • 15. La GED : Gestion Electronique de Documents Formats compatibles de GED Quelques Matériels de GED Copyright IXARYS 2010 - www.ixarys.com
    • 16. Mairie du Haut Var (2400 Ha) • Problématique – Perte de documents originaux ou photocopie à faire et à transmettre • Procédure actuelle : – Les courriers sont traités dès leur arrivé par la secrétaire (Saisie Chrono) – Une bannette par adjoints et le Maire • Solution Possible en Utilisant la GED • Scan immédiat du courrier dès ouverture – Rangement dans arborescence par Thème (Indexation automatique des documents par le serveur de GED) – Rajout de référence en mots clefs supplémentaires SI BESOIN RANGEMENT DE L’ORIGINAL DANS LES ARMOIRES MAIRIES – Envoi d’un lien ou d’un mail aux administrés – Consultation et traitement par les adjoints, Maire... – Plus de traitement sur les originaux / plus de sortie de documents / plus de photocopies à effectuer
    • 17. Entreprise de Vente de Graine • Problématique – Echanger des documents (factures/Bl/annexes) avec leur comptable et leur agence d’Italie • Procédure actuelle : – Tous les mois, la secrétaire prépare les dossiers pour le comptable et donne les classeurs – Toutes les semaines échange entre l’agence d’Italie et la France des documents par la poste – Recherche manuelle et fastidieuse d’un Bl en cas de perte (>100 par mois) • Solution Possible en Utilisant la GED • Scan de tous les documents au siège (photocopieur) et à l’agence (Petite scanner) – Rangement dans arborescence par Thème (Indexation automatique des documents par le serveur de GED) – Rajout de référence en mots clefs supplémentaire SI BESOIN RANGEMENT DE L’ORIGINAL DANS LES ARMOIRES – Envoi d’un lien ou d’un mail aux répresentants – Consultation et traitement par les intéressés. – Plus de traitement sur les originaux / plus de sortie de document s/ plus de photocopies à effectuer
    • 18. Service Technique IXARYS • Problématique – Retrouver un Bon de livraison correspondant aux matériels en SAV , consulter Dossier client sans sortir le dossier original • Procédure actuelle : – La responsable COMPTABLE prépare les dossiers par fournisseur – Un classeur Technique est crée pour chaque client . – Le technicien emporte ce dossier avant toute intervention chez le client et la France des documents – Recherche manuelle et fastidieuse d’un Bl en cas de SAV • Solution Possible en Utilisant la GED • Scan de tous les documents au siège (photocopieur) et au service technique – Rangement dans arborescence par Fournisseur – mode Vrac (Indexation automatique des documents par le serveur de GED) – Le technicien complète et mets à jour le dossier directement sur le serveur RANGEMENT DE L’ORIGINAL DANS LES ARMOIRES – Consultation du dossier technique de n’importe quel ordinateur du client ou sur téléphone 3G – SAV : on fait une recherche sur le numéro de série de la pièce
    • 19. L’entreprise doit s’adapter aux évolutions de son environnement “Les espèces qui survivent ne sont pas les espèces les plus fortes, ni les plus intelligentes, mais celles qui s’adaptent aux changements " C. Darwin, extrait du livre blanc Eukles
    • 20. La prochaine action Mettez votre site internet dans la poche de vos clients Le 05 mai 2011 Marseille

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