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Gestión del conocimiento en la auditoria

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  • 1. Gestión delconocimiento en la auditoria I Solemne Alumna: Claudia Vivanco Carrera: Contabilidad y Auditoria Fecha:26/04/2012
  • 2. ÍndiceIntroducciónDesarrolloEmpresas AuditorasConclusión
  • 3. IntroducciónEn este ensayo realizare un detallado análisis de lo que significa gestión delconocimiento, cuáles son sus aplicaciones y como se puede trabajar elconocimiento para aplicarlo a la auditoria. Para comenzar a entender de que setrata es importante tener un una idea básica de cuál es la definición de cadaconcepto, partiremos con que la gestión es un conjunto de tareas en donde sebuscar transferir conocimiento y experiencia a través de procesos para compartirlaentre los miembros de una organización convirtiéndolo en una recurso tangible ydisponible para una empresa o grupo de trabajo. En lo que se refiere aconocimiento podemos decir que es un conjunto de información que se desarrollaen un contexto que permite captar la experiencia para luego convertirla en unrecurso útil para las personas que luego se convertirá en nuevas experiencias,esto permite dar una mirada amplia a quien posee el conocimiento para ayudarlo atomar decisiones y por último la auditoria es un examen crítico que se realiza a unsistema y es la primera etapa de una iniciativa de gestión del conocimiento. Ahoraque ya sabemos que significa cada uno de estos conceptos podemos comenzar autilizarlos de forma integral y desarrollar nuestro tema y conocer lo esencial de laauditoria en una empresa y cuáles son sus ventajas de tener un excelente manejode la gestión del conocimiento en la auditoria aplicándolo por ejemplo a unaempresa.
  • 4. DesarrolloLa administración del Conocimiento intenta poner de relieve la ventaja competitivaque se da con el mejoramiento o el aprendizaje más rápido y crear nuevoconocimiento. La Gestión del Conocimiento es, en definitiva, la gestión de losactivos intangibles que generan valor para la organización. La mayoría de estosintangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con lacaptación, estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la Gestióndel Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta.La Gestión del Conocimiento es un concepto dinámico o de flujo. En estemomento deberíamos plantearnos cuál es la diferencia entre dato, información yconocimiento. Una primera aproximación podría ser la siguiente: los datos estánlocalizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes (personas,organizaciones,...), mientras que la información adopta un papel mediador entreambos conceptos. Hay que reconocer que, en realidad, lo que fluye entre agentesdistintos nunca es conocimiento como tal, sino datos (información). Es posibleaproximar el conocimiento de dos agentes que comparten los mismos datos, perodebido a sus experiencias anteriores y a las diferencias en el modo de procesarlos datos (modelos mentales, modelos organizacionales), nunca tendrán lasmismas tendencias para la acción, ni estados idénticos de conocimiento. Sólopodemos conseguir aproximaciones, ya que el contexto interno y externo de unagente siempre es diferente a otro. Esto es así, porque el conocimiento esinformación puesta dentro de un contexto (experiencia) En definitiva, los datos,una vez asociados a un objeto y estructurados se convierten en información. Lainformación asociada a un contexto y a una experiencia se convierte enconocimiento. El conocimiento asociado a una persona y a una serie dehabilidades personales se convierte en sabiduría, y finalmente el conocimientoasociado a una organización y a una serie de capacidades organizativas seconvierte en Capital Intelectual. Corresponde al conjunto de actividadesdesarrolladas para utilizar, compartir, desarrollar y administrar los conocimientosque posee una organización y los individuos que en esta trabajan, de manera deque estos sean encaminados hacia la mejor consecución de sus objetivos. Inicialmente se centró exclusivamente en el tratamiento del documento comounidad primaria, pero actualmente es necesario buscar, seleccionar, analizar ysintetizar críticamente o de manera inteligente y racional la gran cantidad deinformación disponible, con el fin de aprovecharla con el máximo rendimientosocial o personal. Es un proceso que ayuda a las organizaciones a identificar,seleccionar, organizar, diseminar y transferir la información importante yexperiencia que es parte de la memoria de la organización. Es el arte de
  • 5. transformar la información y los activos intangibles en un valor constante. LasEmpresas que decidan hacer Gestión del Conocimiento deben en primer lugarfamiliarizarse con una serie de conceptos importantes, para poder entenderlos yorganizarse con ellos, de manera que formen parte de los conocimientos básicosde una aplicación regular y constante. Gestión: Conjunto de trámites y estudiosque deben realizarse, a través de procesos, para alcanzar suficientesconocimientos. Para así entender mejor la situación actual, los entornos y el mejorfuturo para la Empresa. Conocimiento: Significa ser capaz de discernir lo que sepercibe, pero encontrando las diferencias que existan. Entendiendo lo que son yno son. Sabiendo que tenemos dos áreas: la específicamente técnica, y la referidaa los valores éticos y emocionales. Por ello el Conocimiento únicamente técnico,no es suficiente ni válido si no va acompañado de los principios, de los valoreséticos y emocionales. Las personas deben tener ambos conocimientos, porque asíserán capaces de tomar decisiones verdaderamente útiles y acertadas. Elconocimiento constituye el activo más valioso de cualquier organización en laSociedad de la Información. Así, hablamos de la Sociedad del Conocimiento y dela Economía del Conocimiento. La competitividad de las empresas, y por lo tantosu supervivencia, depende de que este conocimiento pueda preservarse yutilizarse de forma eficiente, otros opinan que conocimiento es el arte de crearvalor a partir de los activos intangibles.
  • 6. Elementos de la Gestión del Conocimiento• Capital intelectual• Cultura Organizacional• Tecnologías de la InformaciónEl proceso de Gestión del conocimiento El proceso de Gestión del conocimientodebe entenderse como los subprocesos necesarios para el desarrollo desoluciones orientadas a generar las bases del conocimiento de valor para laorganización. El proceso representa la cadena de agregación de valor a cada unade las instancias de conocimiento existentes en la organización. Cabe destacarque el proceso de Gestión del conocimiento se centra en el concepto degeneración de valor asociado al negocio, el cual ayudará a descartar las instanciasde conocimiento que sean no-relevantes.La Gestión del conocimiento puede ser descrita como el proceso sistemático dedetectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la información por parte delos participantes de la organización, con el objeto de explotar cooperativamentelos recursos de conocimiento basados en el capital intelectual propio de lasorganizaciones, orientados a potenciar las competencias organizacionales y lageneración de valor
  • 7. Objetivos de la Gestión del Conocimiento• Crear un propósito de conocimiento.• Crear el ambiente para el intercambio del conocimiento.• Mejorar el acceso al conocimiento.• La gestión del conocimiento es un tema de creciente importancia para aumentarla competitividad de la empresa y la eficacia del sector público.• Administrar el conocimiento como un activo.• Facilitar un uso eficiente de los recursos intelectuales en todos los procesos de laorganización.• Aumentar el valor del producto/servicio.• Aumentar el capital intelectual de la organización.• Mejorar en manera planificada el conocimiento y la competencia del personal La auditoriaLa auditoria es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo depersonas independientes del sistema auditado. -Es la primera y la más importanteetapa de una iniciativa de gestión de conocimiento (GC). -Examina los recursos deconocimiento y su uso: cómo y porqué se adquiere, accede, disemina, comparte yusa el conocimiento.Auditoría externa: La contratación de un servicio de consultora externa para llevara cabo la Auditoría ofrece los siguientes beneficios:• Experiencia: El servicio de consultaría ya tiene los formularios, procedimientos yconocimientos requeridos para conducir la auditoría eficientemente, reduciendopor lo tanto, el tiempo que tendrá que invertir la organización.• Objetividad: Puesto que el servicio de consultaría no es parte de la organización,está mejor posicionado para proporcionar un juicio realista de las tareas querequieran correcciones o actuación
  • 8. • Ahorro de gastos: El uso de recursos internos para la auditoría no es beneficiosoen términos de efectividad de costo para las grandes organizaciones. Datos delGartner Group, por ejemplo, muestran la diferencia entre los costos de auditoríainterna y externa de una organización con altos volúmenes de trabajo.Auditoría interna: La estructura organizativa es la base sobre la cual una empresaplanifica, ejecuta y controla actividades que contribuyen al logro de sus metas yobjetivos,Es así como la Auditoría Interna pretende realizar un examen completo yconstructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución odepartamento, o de cualquier entidad y de sus métodos de operación, y velar porel empleo que le dé a sus recursos humanos y materiales. Funciones de la auditoria1. Función de control y vigilancia La auditoría es la actividad de control porexcelencia de las organizaciones. El control se puede describir como elconocimiento adquirido por medio de la investigación sobre el objeto de estudiopara influir sobre éste. La vigilancia hace referencia a la labor de supervisión ymonitoreo que busca retroalimentar los lineamientos que la organización debeseguir. 2. Función de verificación y evaluación Se desarrolla al ejecutar la comprobacióny corroboración del objeto de estudio con un criterio determinado con anterioridad,calificando el grado de cumplimiento o incumplimiento con parámetros diversoscomo pueden ser las normas legales aplicables a la organización, su eficienciaoperacional, la eficacia en la consecución de metas, la efectividad de los sistemasde información, la calidad de los servicios y bienes producidos, etc. 3. Función protectora y minimizadora de riesgos La auditoría debe ser previsiva,es decir considerar los potenciales riesgos que le puedan sobrevenir a laorganización y conservadurista al poner un tono de precaución acerca de laexposición a los diferentes riesgos que impactan en la organización. La auditoríadebe construir una barrera de entrada que sirva de escudo y defienda a laorganización de los posibles riesgos que se han determinado en su valoración yconocimiento de la organización. Las auditorías más nuevas buscan cumplir sufunción protectora en los diferentes objetos de estudio o situaciones por auditar,como lo son el medio ambiente, la gestión social, la salud, el cumplimiento deleyes, los sistemas informáticos, etc.
  • 9. 4. Función asesora y culturizadora:La auditoría debe proponer acerca de losposibles cambios que deba asumir la organización en relación con la investigaciónrealizada al objeto de estudio, además de sensibilizar las organizacionesespecialmente hacia modelos de dirección del talento humano, la gerenciaestratégica, la cultura del control y el autocontrol, buscando generar un ambientede control propicio para el aumento de valor y de los beneficios.5. Función de gestión del conocimiento y la información: La auditoría se adhiere alsistema contable para retroalimentar la organización, dicho sistema debe gestionarla información de carácter: administrativo, financiero, productivo, de control,humano, social entre otros tipo de información pertenecientes a la organización,de este modo el auditor alcanza un conocimiento amplio de la organización y suobjeto social, el cual debe ser utilizado a favor de la empresa como una ventajacompetitiva de la gestión del conocimiento. La responsabilidad del auditor hacia laorganización es articular y sintetizar su información para dar fe pública de suestado, además de realizar la gestión del conocimiento de la organización conmiras al mejoramiento continuo. 6. Función de mejoramiento continúo:La auditoría debe ser un dinamizador delcambio en las organizaciones en pro del mejoramiento continuo en la eficiencia,eficacia y economía de todos los aspectos de la organización, lo anterior setraduce en una actitud creativa de optimización de la organización. Actualmente latarea de la auditoría debe reconocer la multidisciplinariedad científica y técnicaque puede aportar beneficios al mejoramiento continuo de la organización.Auditoría de Gestión del Conocimiento Auditoria de Gestión al Conocimiento: es elexamen de las acciones que se realizan en una entidad para lograr con economíaeficiencia y eficacia, el desarrollo de la información de manera efectiva y el logrode tareas y actividades complejas; teniendo en cuenta que este conocimientopuede convertirse en el capital intelectual que daría a la empresa la ventajacompetitiva en el mercado. Objetivos de la Auditoria de Gestión• Medir y comparar los logros alcanzados por las entidades en relación con lasmetas y objetivos previstos, lo cual permitirá promover la aplicación de lasrecomendaciones necesarias, al amparo de los principios de Economía, Eficienciay Eficacia. • Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno quepromueva el logro de los objetivos y metas de la entidad, la detección temprana dedesviaciones o áreas susceptibles de mejoras en los procesos productivos,
  • 10. administrativos y de servicios, y la aplicación de las medidas que sean necesariasde manera oportuna. • Promover la cultura de la responsabilidad en la gestión pública, es decir, laobligación ética, moral y legal que tienen los funcionarios públicos de rendir cuentaa la sociedad, sobre lo que han hecho o están haciendo con los fondos y recursosque han puesto a su disposición para su administración, distribución y custodia. •Promover en las entidades el mejoramiento de la formulación de suspresupuestos, con miras a lograr una mayor economía, eficiencia y eficacia en suejecución. • Difundir la necesidad de poseer sistemas integrales de información ycomunicación que faciliten la medición del desempeño de la entidad, tanto desdeel punto de vista administrativo como organizacional, y sirvan de apoyo a losadministradores en la toma de decisiones adecuadas. Gestión del Conocimiento Aplicada a la Auditoría El mundo cambia, y lo hace cada vez más rápidamente. Se han y se estánproduciendo cambios masivos y radicales, alterando con ello tanto la actividadeconómica y social, como las funciones, objetivos y responsabilidades de laauditoria. Evolución del entorno y de las empresas. En la primera fase de losnegocios, las empresas se veían enfrentadas a una demanda de productos yservicios superior a los ofrecidos por las empresas, con ello la principalpreocupación de las empresas y sus auditorías internas era proteger la efectividady eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera, elobedecimiento de las leyes y regulaciones, y por sobre todas las cosas, protegerlos activos físicos y financieros de la empresa.En la segunda fase, ante una oferta que supera la demanda de los consumidores,cuidar de activos tales como la clientela, la calidad, los niveles de satisfacción yahora ante los problemas ambientales el cuidado de la ecología resulta crucial.Una forma de hacer auditoría que era propia de una empresa donde se percibíanescasos cambios, se vio sacudida en primera instancia por la llegada de losprocesos informáticos a la empresa, y luego, ante la competencia global, por lanecesidad de reducir costos, afianzar la calidad, mejorar la prestación de servicios,aumentar los niveles de satisfacción de los clientes, reducir los tiempos derespuesta y mejorar de manera continua la performance en cada uno de losindicadores antes expuestos. El salto de la Segunda Ola a lo que Alvin Tofler hadenominado la Tercer Ola significó la aparición de nuevos activos. Los activosintangibles y la gestión del conocimiento que poseen cada día mayor importancia y
  • 11. trascendencia, llevando con ello a la auditoría interna a nuevas y más sofisticadaslíneas de acción. Ya no basta sólo con proteger los activos clásicos de unaempresa, hoy resulta fundamental cuidar y proteger activos tan importantes comolo son los clientes, las bases de datos, las patentes, e incluso un activofundamental como lo es su personal, con toda su experiencia, conocimientos yniveles de productividad. Cuidar y proteger a la empresa en su buenfuncionamiento, en la calidad de sus productos y servicios, en la satisfacción delos clientes y consumidores, y en la verificación y promoción de la mejoracontinua, implica velar por la supervivencia y capacidad competitiva de la misma.Ya no basta con verificar la correlación entre los inventarios físicos y lacontabilidad, hoy resulta crítico ser competitivo, y a la auditoría le está dado velarpor tales objetivos. ¿Porque las empresas auditoras usan gestión del conocimiento?Algunas de las principales firmas auditoras están empezando a manifestar laimportancia de activos emocionales e intelectuales, y gracias a ellas aires derenovación están empezando a soplar. Por ejemplo la empresa auditora Coopers& Lybrand en Nueva York han dicho que “Todos nuestros activos son activos deconocimiento” otra firmas que también hablan al respecto es KPMG de NuevaYork dice algo similar “Nosotros somos básicamente un cerebro gigante. Paranosotros la gestión del conocimiento es la clave para adquirir una ventajacompetitiva “ Si estas empresas dicen que los activos de su organización consisteen el conocimiento, no pasara mucho tiempo antes de que todos los auditoresempiecen a valorar los activos intelectuales y emocionales de sus clientes. Elpapel de estas empresas es esencial para que el cambio se produzca, ya que sonellas las que pueden liderar la difusión de esta filosofía, no solo dentro de suorganización, sino también en los sectores en los que ejercen su actividad.
  • 12. Casos de aplicación de la gestión del conocimiento en las empresas de auditoria1. Empresa Vretana: Empresa de auditoría y contabilidad dedicada a brindarservicios de apoyo a las empresas e instituciones que se vinculan con el hacereconómico y social de la región. Por ser una firma que está bajo los canonesinternacionales, suscribimos los requerimientos establecidos por la FederaciónInternacional de Contadoras (IFAC por sus siglas en inglés), para cualquiercompromiso que se adquiera con los clientes que demandan los servicios de lafirma.El código profesional es aplicado a los servicios de: Auditoría financiera y fiscal. Servicios de contabilidad en el área comercial y de servicios. Consultoría en el área financiera: Sistemas contables. Asesoría para mejorar sus procesos contables.Uno de los pilares fundamentales de la firma es mantener estándares de calidaden el servicio que brindamos, compartiendo con nuestros clientes las técnicas quemejoren sus procesos y que se visualicen en resultados oportunos para suscompañías, empresas o instituciones.2. JH CONSULTORES, S. A. de C. V: es una Organización conformada porprofesionales en Administración y Dirección de Empresas; Finanzas; ContaduríaPública y Auditoría; y Gestión del Talento y del Conocimiento; con experienciacontrastada en Consultoría y Capacitación Empresarial; Dirección Estratégica yGestión Operativa; Auditoría y Contabilidad; y Asesoría Administrativa, Financiera,Contable, Tributaria, de Recursos Humanos, y de Control Interno; en empresasIndustriales, Comerciales, de Servicios, ONG, y Asociaciones Cooperativas.Servicios : FORMACIÓN Y DESARROLLO DEL TALENTO Y DEL CONOCIMIENTO (CAPACITACIÓN) CONSULTORÍA EN GESTIÓN Y DIRECCIÓN ESTRATÉGICA CONSULTORÍA EN GESTIÓN Y DIRECCIÓN FINANCIERA CONSULTORÍA EN GESTIÓN Y DIRECCIÓN DEL TALENTO Y DEL CONOCIMIENTO
  • 13. CONSULTORÍA EN GESTIÓN Y DIRECCIÓN DEL CONTROL INTERNO CONSULTORÍA EN GESTIÓN Y DIRECCIÓN IMPOSITIVA AUDITORÍA CONTABILIDAD3. MGI CHILE MONROY Y ASOCIADOS, S. C., somos una firma de ContadoresPúblicos y Auditores, asesores en impuestos, defensa fiscal y consultores deempresas, con presencia a nivel mundial.Filosofía de servicios.Nuestra filosofía de servicios es de clase mundial, como respuesta a lasexigencias de las empresas más importantes de Guatemala y del mundo,convencidos que parte de su éxito es contar con un equipo de profesionales queles garantice una asesoría adecuada con un alto grado de profesionalismo y quenuestros servicios representan un valor agregado oportuno.Capacitación.Nuestros socios, gerentes, supervisores y demás personal, nos mantenemosconstantemente actualizados referentes a temas relacionados con nuestraactividad profesional. Nos capacitamos tanto a nivel nacional como internacional.Ética Profesional.Desde el punto de vista de la ética profesional, tanto los socios así como nuestropersonal de apoyo, observamos las más estrictas normas de conducta profesionaly confidencialidad de los diferentes casos y datos que nuestra firma maneja.Servicios:DIVISION FINANCIERA Auditoria de estados financieros para entidades mercantiles. Auditoria para asociaciones y fundaciones no lucrativas ONGs: Revisión de estados financieros, auditoria para proyectos, etc. Auditoría de cuentas especiales. Auditoría externa permanente Auditoría interna permanente. Organización de departamentos de auditoría interna. Capacitación de personal del Área de auditoría. Evaluación de Controles Internos
  • 14. DIVISION DE CONSULTORIA FISCAL Y LEGAL Defensa Fiscal: Preparación de impugnaciones ante la SAT, en los casos de reparos o ajustes fiscales que se consideren improcedentes. Planeación y estrategias fiscales. Un enfoque amplio tomando aspectos mercantiles, tributarios, contables y financieros. Auditoría fiscal pre-declaración jurada de renta. Revisión para verificar el cumplimiento de obligaciones, así como la aplicación de beneficios fiscales. Diagnostico Fiscal: Verificación a fondo el cumplimiento de las obligaciones fiscales de la compañía. Planificación Fiscal: Análisis para aprovechar los beneficios y ventajas fiscales. Asesoría fiscal permanente: Resolución de dudas y problemas rutinarios de leyes tributarias, así como revisión mensual de operaciones y declaraciones. Obtención de beneficios de la Ley de Incentivo a la Actividad Exportadora, para gozar de exención de impuestos. Asesoría en constitución y modificación de sociedades mercantiles para planificar y aprovechar beneficios fiscales. Fusión y transformación. Calificación de empresas para operar en zonas francas. Asistencia para inversionistas extranjeros en: Constitución de sociedades, subsidiarias, sucursales, régimen laboral para extranjeros, tratamiento de remuneración, etc. De Diligencie: Por compra de sociedades, fusiones, etc. Asesoría y Estrategia fiscal para empresas que operan bajo el sistema de franquicias. Marcas, patentes, nombre comercial, expresiones de propaganda. (Propiedad intelectual)CONSULTORIAS EMPRESARIALES Estrategia de negocios a nivel nacional e internacional. Participación profesional en consejos de administración. Asesoría para empresas conformadas por socios familiares. Valuación de empresas.DIVISION DE ORGANIZACION Y PROCESAMIENTO CONTABLE Procesamiento de operaciones contables. Actualización de registros. Organización y sistematización. Implementación de controles internos. Asesoría contable permanente.
  • 15. ConclusiónHablar de gestión del conocimiento no es nada nuevo; en los últimos años sonmuchas las empresas que han implantado programas con el único fin de conseguirgestionar el Conocimiento en su organización. Una vez más, éstas han optado porlas tecnologías de la información y las soluciones de software han vuelto a serprotagonistas. La mayoría de los programas se han basado en la creación deintranets que han intentado facilitar la comunicación entre el personal de laorganización, fomentar espacios de debate, documentar todos y cada uno de losprocedimientos de la organización, poner a disposición de los empleados lapolítica interna así como las estadísticas e indicadores de evaluación, etc.Actualmente las empresas reconocen la importancia del aprendizaje organizativo,que incluye aprendizaje a nivel individual, de grupo y de organización. El enfoquedel conocimiento permite integrar conocimientos dispersos a nivel individual,mediante un proceso de intercambio de experiencias (socialización), y desistematización de conceptos en sistemas de conocimiento (combinación). Cadaempresario debe hacerse varias preguntas que lo ayudarán a mantener unaadecuada gestión del conocimiento en su empresa, siendo capaz de desarrollarcon economía, eficiencia y eficacia todos los procesos, objetivos y metas que seproponga. La Auditoría es una herramienta imprescindible para definir y gestionarel capital intelectual de la empresa como ya lo detallamos antes. Ya que laAuditoría aplicada en la gestión del conocimiento es utilizada para poner enmarcha los modelos de activos intangibles ya conocidos, que en conjuntogarantizarán la economía, eficiencia y eficacia del negocio y de la sociedad engeneral.

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