3. Introducción
En este ensayo realizare un detallado análisis de lo que significa gestión del
conocimiento, cuáles son sus aplicaciones y como se puede trabajar el
conocimiento para aplicarlo a la auditoria. Para comenzar a entender de que se
trata es importante tener un una idea básica de cuál es la definición de cada
concepto, partiremos con que la gestión es un conjunto de tareas en donde se
buscar transferir conocimiento y experiencia a través de procesos para compartirla
entre los miembros de una organización convirtiéndolo en una recurso tangible y
disponible para una empresa o grupo de trabajo. En lo que se refiere a
conocimiento podemos decir que es un conjunto de información que se desarrolla
en un contexto que permite captar la experiencia para luego convertirla en un
recurso útil para las personas que luego se convertirá en nuevas experiencias,
esto permite dar una mirada amplia a quien posee el conocimiento para ayudarlo a
tomar decisiones y por último la auditoria es un examen crítico que se realiza a un
sistema y es la primera etapa de una iniciativa de gestión del conocimiento. Ahora
que ya sabemos que significa cada uno de estos conceptos podemos comenzar a
utilizarlos de forma integral y desarrollar nuestro tema y conocer lo esencial de la
auditoria en una empresa y cuáles son sus ventajas de tener un excelente manejo
de la gestión del conocimiento en la auditoria aplicándolo por ejemplo a una
empresa.
4. Desarrollo
La administración del Conocimiento intenta poner de relieve la ventaja competitiva
que se da con el mejoramiento o el aprendizaje más rápido y crear nuevo
conocimiento. La Gestión del Conocimiento es, en definitiva, la gestión de los
activos intangibles que generan valor para la organización. La mayoría de estos
intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la
captación, estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la Gestión
del Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta.
La Gestión del Conocimiento es un concepto dinámico o de flujo. En este
momento deberíamos plantearnos cuál es la diferencia entre dato, información y
conocimiento. Una primera aproximación podría ser la siguiente: los datos están
localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes (personas,
organizaciones,...), mientras que la información adopta un papel mediador entre
ambos conceptos. Hay que reconocer que, en realidad, lo que fluye entre agentes
distintos nunca es conocimiento como tal, sino datos (información). Es posible
aproximar el conocimiento de dos agentes que comparten los mismos datos, pero
debido a sus experiencias anteriores y a las diferencias en el modo de procesar
los datos (modelos mentales, modelos organizacionales), nunca tendrán las
mismas tendencias para la acción, ni estados idénticos de conocimiento. Sólo
podemos conseguir aproximaciones, ya que el contexto interno y externo de un
agente siempre es diferente a otro. Esto es así, porque el conocimiento es
información puesta dentro de un contexto (experiencia) En definitiva, los datos,
una vez asociados a un objeto y estructurados se convierten en información. La
información asociada a un contexto y a una experiencia se convierte en
conocimiento. El conocimiento asociado a una persona y a una serie de
habilidades personales se convierte en sabiduría, y finalmente el conocimiento
asociado a una organización y a una serie de capacidades organizativas se
convierte en Capital Intelectual. Corresponde al conjunto de actividades
desarrolladas para utilizar, compartir, desarrollar y administrar los conocimientos
que posee una organización y los individuos que en esta trabajan, de manera de
que estos sean encaminados hacia la mejor consecución de sus objetivos.
Inicialmente se centró exclusivamente en el tratamiento del documento como
unidad primaria, pero actualmente es necesario buscar, seleccionar, analizar y
sintetizar críticamente o de manera inteligente y racional la gran cantidad de
información disponible, con el fin de aprovecharla con el máximo rendimiento
social o personal. Es un proceso que ayuda a las organizaciones a identificar,
seleccionar, organizar, diseminar y transferir la información importante y
experiencia que es parte de la memoria de la organización. Es el arte de
5. transformar la información y los activos intangibles en un valor constante. Las
Empresas que decidan hacer Gestión del Conocimiento deben en primer lugar
familiarizarse con una serie de conceptos importantes, para poder entenderlos y
organizarse con ellos, de manera que formen parte de los conocimientos básicos
de una aplicación regular y constante. Gestión: Conjunto de trámites y estudios
que deben realizarse, a través de procesos, para alcanzar suficientes
conocimientos. Para así entender mejor la situación actual, los entornos y el mejor
futuro para la Empresa. Conocimiento: Significa ser capaz de discernir lo que se
percibe, pero encontrando las diferencias que existan. Entendiendo lo que son y
no son. Sabiendo que tenemos dos áreas: la específicamente técnica, y la referida
a los valores éticos y emocionales. Por ello el Conocimiento únicamente técnico,
no es suficiente ni válido si no va acompañado de los principios, de los valores
éticos y emocionales. Las personas deben tener ambos conocimientos, porque así
serán capaces de tomar decisiones verdaderamente útiles y acertadas. El
conocimiento constituye el activo más valioso de cualquier organización en la
Sociedad de la Información. Así, hablamos de la Sociedad del Conocimiento y de
la Economía del Conocimiento. La competitividad de las empresas, y por lo tanto
su supervivencia, depende de que este conocimiento pueda preservarse y
utilizarse de forma eficiente, otros opinan que conocimiento es el arte de crear
valor a partir de los activos intangibles.
6. Elementos de la Gestión del Conocimiento
• Capital intelectual
• Cultura Organizacional
• Tecnologías de la Información
El proceso de Gestión del conocimiento El proceso de Gestión del conocimiento
debe entenderse como los subprocesos necesarios para el desarrollo de
soluciones orientadas a generar las bases del conocimiento de valor para la
organización. El proceso representa la cadena de agregación de valor a cada una
de las instancias de conocimiento existentes en la organización. Cabe destacar
que el proceso de Gestión del conocimiento se centra en el concepto de
generación de valor asociado al negocio, el cual ayudará a descartar las instancias
de conocimiento que sean no-relevantes.
La Gestión del conocimiento puede ser descrita como el proceso sistemático de
detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la información por parte de
los participantes de la organización, con el objeto de explotar cooperativamente
los recursos de conocimiento basados en el capital intelectual propio de las
organizaciones, orientados a potenciar las competencias organizacionales y la
generación de valor
7. Objetivos de la Gestión del Conocimiento
• Crear un propósito de conocimiento.
• Crear el ambiente para el intercambio del conocimiento.
• Mejorar el acceso al conocimiento.
• La gestión del conocimiento es un tema de creciente importancia para aumentar
la competitividad de la empresa y la eficacia del sector público.
• Administrar el conocimiento como un activo.
• Facilitar un uso eficiente de los recursos intelectuales en todos los procesos de la
organización.
• Aumentar el valor del producto/servicio.
• Aumentar el capital intelectual de la organización.
• Mejorar en manera planificada el conocimiento y la competencia del personal
La auditoria
La auditoria es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de
personas independientes del sistema auditado. -Es la primera y la más importante
etapa de una iniciativa de gestión de conocimiento (GC). -Examina los recursos de
conocimiento y su uso: cómo y porqué se adquiere, accede, disemina, comparte y
usa el conocimiento.
Auditoría externa: La contratación de un servicio de consultora externa para llevar
a cabo la Auditoría ofrece los siguientes beneficios:
• Experiencia: El servicio de consultaría ya tiene los formularios, procedimientos y
conocimientos requeridos para conducir la auditoría eficientemente, reduciendo
por lo tanto, el tiempo que tendrá que invertir la organización.
• Objetividad: Puesto que el servicio de consultaría no es parte de la organización,
está mejor posicionado para proporcionar un juicio realista de las tareas que
requieran correcciones o actuación
8. • Ahorro de gastos: El uso de recursos internos para la auditoría no es beneficioso
en términos de efectividad de costo para las grandes organizaciones. Datos del
Gartner Group, por ejemplo, muestran la diferencia entre los costos de auditoría
interna y externa de una organización con altos volúmenes de trabajo.
Auditoría interna: La estructura organizativa es la base sobre la cual una empresa
planifica, ejecuta y controla actividades que contribuyen al logro de sus metas y
objetivos,
Es así como la Auditoría Interna pretende realizar un examen completo y
constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o
departamento, o de cualquier entidad y de sus métodos de operación, y velar por
el empleo que le dé a sus recursos humanos y materiales.
Funciones de la auditoria
1. Función de control y vigilancia La auditoría es la actividad de control por
excelencia de las organizaciones. El control se puede describir como el
conocimiento adquirido por medio de la investigación sobre el objeto de estudio
para influir sobre éste. La vigilancia hace referencia a la labor de supervisión y
monitoreo que busca retroalimentar los lineamientos que la organización debe
seguir.
2. Función de verificación y evaluación Se desarrolla al ejecutar la comprobación
y corroboración del objeto de estudio con un criterio determinado con anterioridad,
calificando el grado de cumplimiento o incumplimiento con parámetros diversos
como pueden ser las normas legales aplicables a la organización, su eficiencia
operacional, la eficacia en la consecución de metas, la efectividad de los sistemas
de información, la calidad de los servicios y bienes producidos, etc.
3. Función protectora y minimizadora de riesgos La auditoría debe ser previsiva,
es decir considerar los potenciales riesgos que le puedan sobrevenir a la
organización y conservadurista al poner un tono de precaución acerca de la
exposición a los diferentes riesgos que impactan en la organización. La auditoría
debe construir una barrera de entrada que sirva de escudo y defienda a la
organización de los posibles riesgos que se han determinado en su valoración y
conocimiento de la organización. Las auditorías más nuevas buscan cumplir su
función protectora en los diferentes objetos de estudio o situaciones por auditar,
como lo son el medio ambiente, la gestión social, la salud, el cumplimiento de
leyes, los sistemas informáticos, etc.
9. 4. Función asesora y culturizadora:La auditoría debe proponer acerca de los
posibles cambios que deba asumir la organización en relación con la investigación
realizada al objeto de estudio, además de sensibilizar las organizaciones
especialmente hacia modelos de dirección del talento humano, la gerencia
estratégica, la cultura del control y el autocontrol, buscando generar un ambiente
de control propicio para el aumento de valor y de los beneficios.
5. Función de gestión del conocimiento y la información: La auditoría se adhiere al
sistema contable para retroalimentar la organización, dicho sistema debe gestionar
la información de carácter: administrativo, financiero, productivo, de control,
humano, social entre otros tipo de información pertenecientes a la organización,
de este modo el auditor alcanza un conocimiento amplio de la organización y su
objeto social, el cual debe ser utilizado a favor de la empresa como una ventaja
competitiva de la gestión del conocimiento. La responsabilidad del auditor hacia la
organización es articular y sintetizar su información para dar fe pública de su
estado, además de realizar la gestión del conocimiento de la organización con
miras al mejoramiento continuo.
6. Función de mejoramiento continúo:La auditoría debe ser un dinamizador del
cambio en las organizaciones en pro del mejoramiento continuo en la eficiencia,
eficacia y economía de todos los aspectos de la organización, lo anterior se
traduce en una actitud creativa de optimización de la organización. Actualmente la
tarea de la auditoría debe reconocer la multidisciplinariedad científica y técnica
que puede aportar beneficios al mejoramiento continuo de la organización.
Auditoría de Gestión del Conocimiento Auditoria de Gestión al Conocimiento: es el
examen de las acciones que se realizan en una entidad para lograr con economía
eficiencia y eficacia, el desarrollo de la información de manera efectiva y el logro
de tareas y actividades complejas; teniendo en cuenta que este conocimiento
puede convertirse en el capital intelectual que daría a la empresa la ventaja
competitiva en el mercado.
Objetivos de la Auditoria de Gestión
• Medir y comparar los logros alcanzados por las entidades en relación con las
metas y objetivos previstos, lo cual permitirá promover la aplicación de las
recomendaciones necesarias, al amparo de los principios de Economía, Eficiencia
y Eficacia. • Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que
promueva el logro de los objetivos y metas de la entidad, la detección temprana de
desviaciones o áreas susceptibles de mejoras en los procesos productivos,
10. administrativos y de servicios, y la aplicación de las medidas que sean necesarias
de manera oportuna.
• Promover la cultura de la responsabilidad en la gestión pública, es decir, la
obligación ética, moral y legal que tienen los funcionarios públicos de rendir cuenta
a la sociedad, sobre lo que han hecho o están haciendo con los fondos y recursos
que han puesto a su disposición para su administración, distribución y custodia. •
Promover en las entidades el mejoramiento de la formulación de sus
presupuestos, con miras a lograr una mayor economía, eficiencia y eficacia en su
ejecución. • Difundir la necesidad de poseer sistemas integrales de información y
comunicación que faciliten la medición del desempeño de la entidad, tanto desde
el punto de vista administrativo como organizacional, y sirvan de apoyo a los
administradores en la toma de decisiones adecuadas.
Gestión del Conocimiento Aplicada a la Auditoría
El mundo cambia, y lo hace cada vez más rápidamente. Se han y se están
produciendo cambios masivos y radicales, alterando con ello tanto la actividad
económica y social, como las funciones, objetivos y responsabilidades de la
auditoria. Evolución del entorno y de las empresas. En la primera fase de los
negocios, las empresas se veían enfrentadas a una demanda de productos y
servicios superior a los ofrecidos por las empresas, con ello la principal
preocupación de las empresas y sus auditorías internas era proteger la efectividad
y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera, el
obedecimiento de las leyes y regulaciones, y por sobre todas las cosas, proteger
los activos físicos y financieros de la empresa.
En la segunda fase, ante una oferta que supera la demanda de los consumidores,
cuidar de activos tales como la clientela, la calidad, los niveles de satisfacción y
ahora ante los problemas ambientales el cuidado de la ecología resulta crucial.
Una forma de hacer auditoría que era propia de una empresa donde se percibían
escasos cambios, se vio sacudida en primera instancia por la llegada de los
procesos informáticos a la empresa, y luego, ante la competencia global, por la
necesidad de reducir costos, afianzar la calidad, mejorar la prestación de servicios,
aumentar los niveles de satisfacción de los clientes, reducir los tiempos de
respuesta y mejorar de manera continua la performance en cada uno de los
indicadores antes expuestos. El salto de la Segunda Ola a lo que Alvin Tofler ha
denominado la Tercer Ola significó la aparición de nuevos activos. Los activos
intangibles y la gestión del conocimiento que poseen cada día mayor importancia y
11. trascendencia, llevando con ello a la auditoría interna a nuevas y más sofisticadas
líneas de acción. Ya no basta sólo con proteger los activos clásicos de una
empresa, hoy resulta fundamental cuidar y proteger activos tan importantes como
lo son los clientes, las bases de datos, las patentes, e incluso un activo
fundamental como lo es su personal, con toda su experiencia, conocimientos y
niveles de productividad. Cuidar y proteger a la empresa en su buen
funcionamiento, en la calidad de sus productos y servicios, en la satisfacción de
los clientes y consumidores, y en la verificación y promoción de la mejora
continua, implica velar por la supervivencia y capacidad competitiva de la misma.
Ya no basta con verificar la correlación entre los inventarios físicos y la
contabilidad, hoy resulta crítico ser competitivo, y a la auditoría le está dado velar
por tales objetivos.
¿Porque las empresas auditoras usan gestión del conocimiento?
Algunas de las principales firmas auditoras están empezando a manifestar la
importancia de activos emocionales e intelectuales, y gracias a ellas aires de
renovación están empezando a soplar. Por ejemplo la empresa auditora Coopers
& Lybrand en Nueva York han dicho que “Todos nuestros activos son activos de
conocimiento” otra firmas que también hablan al respecto es KPMG de Nueva
York dice algo similar “Nosotros somos básicamente un cerebro gigante. Para
nosotros la gestión del conocimiento es la clave para adquirir una ventaja
competitiva “ Si estas empresas dicen que los activos de su organización consiste
en el conocimiento, no pasara mucho tiempo antes de que todos los auditores
empiecen a valorar los activos intelectuales y emocionales de sus clientes. El
papel de estas empresas es esencial para que el cambio se produzca, ya que son
ellas las que pueden liderar la difusión de esta filosofía, no solo dentro de su
organización, sino también en los sectores en los que ejercen su actividad.
12. Casos de aplicación de la gestión del conocimiento en las empresas de auditoria
1. Empresa Vretana: Empresa de auditoría y contabilidad dedicada a brindar
servicios de apoyo a las empresas e instituciones que se vinculan con el hacer
económico y social de la región. Por ser una firma que está bajo los canones
internacionales, suscribimos los requerimientos establecidos por la Federación
Internacional de Contadoras (IFAC por sus siglas en inglés), para cualquier
compromiso que se adquiera con los clientes que demandan los servicios de la
firma.
El código profesional es aplicado a los servicios de:
Auditoría financiera y fiscal.
Servicios de contabilidad en el área comercial y de servicios.
Consultoría en el área financiera:
Sistemas contables.
Asesoría para mejorar sus procesos contables.
Uno de los pilares fundamentales de la firma es mantener estándares de calidad
en el servicio que brindamos, compartiendo con nuestros clientes las técnicas que
mejoren sus procesos y que se visualicen en resultados oportunos para sus
compañías, empresas o instituciones.
2. JH CONSULTORES, S. A. de C. V: es una Organización conformada por
profesionales en Administración y Dirección de Empresas; Finanzas; Contaduría
Pública y Auditoría; y Gestión del Talento y del Conocimiento; con experiencia
contrastada en Consultoría y Capacitación Empresarial; Dirección Estratégica y
Gestión Operativa; Auditoría y Contabilidad; y Asesoría Administrativa, Financiera,
Contable, Tributaria, de Recursos Humanos, y de Control Interno; en empresas
Industriales, Comerciales, de Servicios, ONG, y Asociaciones Cooperativas.
Servicios :
FORMACIÓN Y DESARROLLO DEL TALENTO Y DEL CONOCIMIENTO
(CAPACITACIÓN)
CONSULTORÍA EN GESTIÓN Y DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
CONSULTORÍA EN GESTIÓN Y DIRECCIÓN FINANCIERA
CONSULTORÍA EN GESTIÓN Y DIRECCIÓN DEL TALENTO Y DEL
CONOCIMIENTO
13. CONSULTORÍA EN GESTIÓN Y DIRECCIÓN DEL CONTROL INTERNO
CONSULTORÍA EN GESTIÓN Y DIRECCIÓN IMPOSITIVA
AUDITORÍA
CONTABILIDAD
3. MGI CHILE MONROY Y ASOCIADOS, S. C., somos una firma de Contadores
Públicos y Auditores, asesores en impuestos, defensa fiscal y consultores de
empresas, con presencia a nivel mundial.
Filosofía de servicios.
Nuestra filosofía de servicios es de clase mundial, como respuesta a las
exigencias de las empresas más importantes de Guatemala y del mundo,
convencidos que parte de su éxito es contar con un equipo de profesionales que
les garantice una asesoría adecuada con un alto grado de profesionalismo y que
nuestros servicios representan un valor agregado oportuno.
Capacitación.
Nuestros socios, gerentes, supervisores y demás personal, nos mantenemos
constantemente actualizados referentes a temas relacionados con nuestra
actividad profesional. Nos capacitamos tanto a nivel nacional como internacional.
Ética Profesional.
Desde el punto de vista de la ética profesional, tanto los socios así como nuestro
personal de apoyo, observamos las más estrictas normas de conducta profesional
y confidencialidad de los diferentes casos y datos que nuestra firma maneja.
Servicios:
DIVISION FINANCIERA
Auditoria de estados financieros para entidades mercantiles.
Auditoria para asociaciones y fundaciones no lucrativas ONGs: Revisión de
estados financieros, auditoria para proyectos, etc.
Auditoría de cuentas especiales.
Auditoría externa permanente
Auditoría interna permanente.
Organización de departamentos de auditoría interna.
Capacitación de personal del Área de auditoría.
Evaluación de Controles Internos
14. DIVISION DE CONSULTORIA FISCAL Y LEGAL
Defensa Fiscal: Preparación de impugnaciones ante la SAT, en los casos de
reparos o ajustes fiscales que se consideren improcedentes.
Planeación y estrategias fiscales. Un enfoque amplio tomando aspectos
mercantiles, tributarios, contables y financieros.
Auditoría fiscal pre-declaración jurada de renta. Revisión para verificar el
cumplimiento de obligaciones, así como la aplicación de beneficios fiscales.
Diagnostico Fiscal: Verificación a fondo el cumplimiento de las obligaciones
fiscales de la compañía.
Planificación Fiscal: Análisis para aprovechar los beneficios y ventajas
fiscales.
Asesoría fiscal permanente: Resolución de dudas y problemas rutinarios de
leyes tributarias, así como revisión mensual de operaciones y declaraciones.
Obtención de beneficios de la Ley de Incentivo a la Actividad Exportadora,
para gozar de exención de impuestos.
Asesoría en constitución y modificación de sociedades mercantiles para
planificar y aprovechar beneficios fiscales. Fusión y transformación.
Calificación de empresas para operar en zonas francas.
Asistencia para inversionistas extranjeros en: Constitución de sociedades,
subsidiarias, sucursales, régimen laboral para extranjeros, tratamiento de
remuneración, etc.
De Diligencie: Por compra de sociedades, fusiones, etc.
Asesoría y Estrategia fiscal para empresas que operan bajo el sistema de
franquicias.
Marcas, patentes, nombre comercial, expresiones de propaganda.
(Propiedad intelectual)
CONSULTORIAS EMPRESARIALES
Estrategia de negocios a nivel nacional e internacional.
Participación profesional en consejos de administración.
Asesoría para empresas conformadas por socios familiares.
Valuación de empresas.
DIVISION DE ORGANIZACION Y PROCESAMIENTO CONTABLE
Procesamiento de operaciones contables.
Actualización de registros.
Organización y sistematización.
Implementación de controles internos.
Asesoría contable permanente.
15. Conclusión
Hablar de gestión del conocimiento no es nada nuevo; en los últimos años son
muchas las empresas que han implantado programas con el único fin de conseguir
gestionar el Conocimiento en su organización. Una vez más, éstas han optado por
las tecnologías de la información y las soluciones de software han vuelto a ser
protagonistas. La mayoría de los programas se han basado en la creación de
intranets que han intentado facilitar la comunicación entre el personal de la
organización, fomentar espacios de debate, documentar todos y cada uno de los
procedimientos de la organización, poner a disposición de los empleados la
política interna así como las estadísticas e indicadores de evaluación, etc.
Actualmente las empresas reconocen la importancia del aprendizaje organizativo,
que incluye aprendizaje a nivel individual, de grupo y de organización. El enfoque
del conocimiento permite integrar conocimientos dispersos a nivel individual,
mediante un proceso de intercambio de experiencias (socialización), y de
sistematización de conceptos en sistemas de conocimiento (combinación). Cada
empresario debe hacerse varias preguntas que lo ayudarán a mantener una
adecuada gestión del conocimiento en su empresa, siendo capaz de desarrollar
con economía, eficiencia y eficacia todos los procesos, objetivos y metas que se
proponga. La Auditoría es una herramienta imprescindible para definir y gestionar
el capital intelectual de la empresa como ya lo detallamos antes. Ya que la
Auditoría aplicada en la gestión del conocimiento es utilizada para poner en
marcha los modelos de activos intangibles ya conocidos, que en conjunto
garantizarán la economía, eficiencia y eficacia del negocio y de la sociedad en
general.