Informe control interno
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Like this? Share it with your network

Share
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
548
On Slideshare
548
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
0
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Conforme a lo establecido en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 “EstatutoAnticorrupción” en el cual se da instrucción a los Jefes de la Oficina de ControlInterno o Quien Haga sus veces de preparar y publicar en la página web de laentidad respectiva, un Informe Pormenorizado del “Estado del Control Interno”de la entidad; por lo tanto, la Oficina de Control Interno con el fin de cumplir conlo establecido por la ley en mención, presenta el siguiente informePormenorizado de Noviembre de 2012 a Febrero de 2013 del estado delcontrol interno de la Alcaldía de Venadillo Tolima. I. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICOCOMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROLELEMENTO: ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ETICOS.El municipio de Venadillo Tolima, ha sido cuidadoso en determinar las políticasque garanticen la implementación del MECI, en especial los protocolos deética, la administración del riesgo y la observación de la normatividad que rigeesta forma de control en la gestión pública, enfocado a la interiorización dedicho mecanismo con el ánimo de generar las condiciones para que dentro deun ambiente de una cultura de autocontrol, cada funcionario logre ser eficaz enlos proceso al interior y exterior de la entidad.FORTALEZAS:Los funcionarios al servicio del municipio están debidamente calificados para el desempeño de sus funciones. La experiencia del Alcalde en las labores del sector público permite orientar adecuadamente la gestión. El compromiso de cada uno de los funcionarios con los objetivos de la administración.DEBILIDADES:Falta de procesos de retroalimentación académica.Es lento el proceso de asimilación y compenetración del código de ética con losvalores individuales.La sobrecarga de funciones en algunos trabajadores dificulta el avance conmayor rapidez del MECI.ELEMENTO: DESARROLLO DEL TALENTO HUMANOFORTALEZAS:  Se ha asignado un funcionario Auxiliar administrativo para el manejo del talento humano en la entidad.  Es uno de los elementos con mayor productos o documentos elaborados de acuerdo a los requerimientos de ley, y no están siendo operativizados debido a la falta de interés por parte de los responsable.DEBILIDADES:  El cumplimiento de la ley 909 de 2004, ha tenido varias barreras de cumplimiento, se cuenta con un auxiliar administrativo con calidad de profesional, y no se le definen las responsabilidades como tal.
  • 2.  Los funcionarios participan muy poco en procesos de capacitación.  El recurso humano requiere de un programa de incentivos oportuno.  Bajo presupuesto para el desarrollo de los programa de bienestar social de los empleados.  Falta sistematizar las hojas de vida de los funcionarios.  Exceso de productos para implementar y falta de recurso humano.  Falta socializar los productos de talento humano.  El manual de funciones define con claridad los roles de cada dependencia, pero no esta definido por competencias laborales, es decir se encuentra desactualizado.  Falta de compromiso a los procesos de evaluación de desempeño.ELEMENTO: ESTILO DE DIRECCIÓN.FORTALEZAS:  Existe voluntad del Alcalde para la implementación del MECI en la entidad.  Existe claridad sobre el alcance del programa de gobierno del alcalde.  El modelo jerárquico y la normatividad sobre funciones delimita el accionar del equipo de trabajo.  Se cuenta con la estructura del sistema de gestión de la calidad y se definieron los procedimientos.  Se diseñaron formatos de actas de compromiso para aplicar las políticas implementadas en código el buen gobierno.DEBILIDADES:  Saturación de compromisos impiden procesos de mejoramiento continuo  Seguimiento puntual a objetivos de los planes de acción por dependencias.  Falta de logística y cultura para el manejo de la información en la toma de decisiones.  Ausencia de liderazgo entre los empleados, se espera siempre la iniciativa del Alcalde.  Falta de ejecución de la modernización de la institución.COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOELEMENTO: PLANES Y PROGRAMASFORTALEZAS:  Se cuenta con los planes y programas exigidos por la ley.  Existe claridad sobre el alcance del Plan de Desarrollo 2012-2015DEBILIDADES:  Falta de seguimiento al cumplimiento de los proyectos trazados.  No se evidencia una retroalimentación y redefinición de metas con los líderes de los procesos.  Bajo énfasis en el proceso de evaluación y comunicación de los resultados de la gestión. No se identifican consejos de gobierno.  No están definidos los planes de acción para cada macroproceso.
  • 3.  Falta socialización con los empleados de la alcaldía sobre los ejes estratégicos implementados en la alcaldía.ELEMENTO: MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS.FORTALEZAS:  Se cuenta con un acto administrativo donde se define la operatidad del modelo de operación por procesos.  Se cuenta con el mapa de procesos.  Se cuenta con la caracterización de los procesos.DEBILIDADES  Falta de compromiso de los empleados para revisar los procedimientos y continuar con el mejoramiento continúo de los procesos y procedimientos implementados.  Poca receptividad de los empleados en cuanto al cumplimiento de la aplicabilidad de los procedimientos se hacen las actividades sin tener en cuenta los estándares adoptados para mejorar las actividades.ELEMENTO: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.FORTALEZAS:  Cuenta con una reestructuración realizada en el año 2005  Cuenta con una estructura plana.  Se definieron las líneas jerárquicas.DEBILIDADES:  Se proyecto en acuerdo la grafica de la estructura orgánica teniendo en cuenta la estructuración del 2005.  No se encuentra aprobada por el Concejo MunicipalCOMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DEL RIESGOELEMENTO: CONTEXTO ESTRATÉGICOFORTALEZAS:  Se cuenta con el Mapa de Riesgos Institucional, Profesionales, y de Emergencias.  Se invita a capacitar en temas de riesgos para retroalimentar a todos los empleados y se hacen invitaciones con listas de confirmación de asistencia.DEBILIDADES:  No se identifica un líder que direccione y apoyo los riesgos administrativos.  Los empleados no conocen los riesgos de la Alcaldía Municipal.  Los empleados no asisten a las capacitaciones y no se dan por enterados de los productos implementados en la institución.  Lo empleados no identifican ni analizan los riesgos.
  • 4. II. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIONCOMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL.ELEMENTO: POLÍTICAS DE OPERACIÓN.FORTALEZAS:  La Alcaldía cuenta con políticas de operatividad.DEBILIDADES  La mayoría de los empleados no asisten a la socialización de las políticas de operatividad de la alcaldía.ELEMENTO: PROCEDIMIENTOSFORTALEZAS:  La alcaldía cuenta con el manual de Procesos y Procedimientos actualizado para el año 2013.DEBILIDADES  Los empleados desarrollan las actividades de acuerdo con su conveniencia sin tener en cuenta los estándares adoptados por la Alcaldía.ELEMENTO: CONTROLESFORTALEZAS:  A través de las agendas diarias que son diseñadas por los empleados de alcaldía para autoevaluarse del cumplimiento de las metas trazadas del día a día.DEBILIDADES  Es débil el sistema de autocontrol.  No se llevan estadísticas de no conformidades.  No existe un sistema de controles para cada proceso.  Falta cultura de autocontrol por parte de los funcionarios responsables de los procesos de la entidad.ELEMENTO: INDICADORESFORTALEZAS:  Se adopto en manual de indicadores de gestión.DEBILIDADES:  No se realizan las evaluaciones periódicas a través de Consejos de Gobierno con el fin de verificar el cumplimiento de las metas trazadas y así permitirle al Alcalde la toma de decisiones. Por lo tanto se operativiza este manual.COMPONENTE: INFORMACIÓNELEMENTO: INFORMACIÓN PRIMARIAFORTALEZAS:  Las reuniones con la comunidad son una buena fuente de información.
  • 5.  El archivo se lleva en forma ordenada.  Cumplimiento de la rendición de cuentas.  Identificación del sistema de información.DEBILIDADES:  Ausencia de medios automáticos de sistematización.  No se aplican encuestas de satisfacción del usuario.  Ausencia de formatos de PQR en los buzones de sugerencias.  No se identifica un líder para el manejo de la información interna y externa de la Alcaldía.ELEMENTO: SISTEMAS DE INFORMACIÓNFORTALEZAS:  Se tiene la fluidez de alguna información en especial la financiera, presupuestal, contable y tributaria.DEBILIDADES  Carece de un diseño formal del sistema de información.  Falta actualización permanente de las herramientas tecnológicas.  Falta cultura por parte de los funcionarios y de la comunidad para aprovechar las bondades de las herramientas tecnológicas diseñadas por la entidad.  Implementación de herramientas tecnológicas para el manejo de la información interna.COMPONENTE: COMUNICACIÓN PÚBLICAELEMENTO: COMUNICACIÓN ORGANIZACIONALFORTALEZAS:  Los canales internos de comunicación permiten la difusión de información.  Por el tamaño de la entidad la comunicación es fácil acceso.DEBILIDADES:  Los canales formales son débiles.  Los canales informales distorsionan la información.  No se reproducen los documentos de interés general.ELEMENTOS: COMUNICACIÓN INFORMATIVAFORTALEZAS:  La administración se ha caracterizado por una amplia participación ciudadana.  Se hace rendición de cuentas en cada grupo de interés social.  El Alcalde informa a la comunidad sobre los avances en su gestión.DEBILIDADES:  Bajo desempeño de las veedurías ciudadanas.  Ausencia de medios masivos de información en el Municipio.
  • 6. III. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓNCOMPONENTE: AUTOEVALUACIONELEMENTO: AUTOEVALUACION DEL CONTROLFORTALEZAS:  Se diseñaron mecanismo de autoevaluación a través de formatos en Excel de agendas diarias.DEBILIDADES  No se operativiza las agendas diarias.ELEMENTO: AUTOEVALUACION DE GESTIONFORTALEZAS:  Rendición de cuentas a entes externos e internos.DEBILIDADES:  Falta de reuniones periódicas de informes de gestión.COMPONENTE: EVALUACION INDEPENDIENTEELEMENTO: EVALUACIÓN INDEPENDIENTE AL SISTEMA DECONTROLINTERNOFORTALEZAS:  Se documento el manual de auditorias y se diseño cronograma de auditorias y se realizaron en un 50% el otro 50% no se cumplió porque se retroalimento al personal en procesos y procedimientos.DEBILIDADES:  Los líderes auditados no elaboran los planes de mejoramiento..COMPONENTE: PLANES DE MEJORAMIENTOELEMENTO: PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONALFORTALEZAS:  Se recibieron visitas de la Contraloría dejando hallazgos.DEBILIDADES:  Inexistencia de una cultura de mejoramiento continúo.  No registran históricamente los resultados de los planes de mejoramiento.  Demora en la entrega de documentos por parte de los funcionarios responsables de los procesos.ELEMENTO: PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUALFORTALEZAS:  Realización de auditorías internas.DEBILIDADES:  Los auditados no elaboran los planes de mejoramiento.
  • 7. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNOENTIDAD : ALCALDIA MUNICIPAL VENADILLOPUNTAJE CALIDAD : 78 % Ver Concepto CalidadPUNTAJE MECI : 94,912 % Ver Concepto MECI AVANC COMPONENTE AVANC SUBSISTE AVANC ELEMENTOS E(%) S E(%) MAS E(%)Acuerdos,compromisos o 100protocolos éticos AMBIENTE DEDesarrollo de 100 100 CONTROLtalento humanoEstilo de 100DirecciónPlanes y 100programasModelo de DIRECCIONAMoperación por 100 IENTO 100procesos ESTRATÉGICO CONTROLEstructura ESTRATÉ 100 100organizacional GICOContextoestratégicoIdentificación deriesgosAnálisis de ADMINISTRACIriesgos 100 ÓN DE 100Valoración de RIESGOSriesgosPoliticas deadministraciónde riesgosPolíticas de 100OperaciónProcedimientos 100 ACTIVIDADESControles 100 100 CONTROL DE CONTROLIndicadores 100 DE 93 GESTIÓNManual de 100procedimientosInformación 100 INFORMACIÓN 100Primaria
  • 8. Información 100SecundariaSistemas de 100InformaciónComunicación 100OrganizacionalComunicación COMUNICACIÓ 84 83informativa N PÚBLICAMedios de 60comunicaciónAutoevaluación 100del control AUTOEVALUA 100Autoevaluación CIÓN 100de gestiónEvaluaciónindependiente al 100 EVALUACIÓNSistema deControl Interno INDEPENDIENT 100 E CONTROLAuditoria 100 DEInterna 89 EVALUACPlanes de IÓNMejoramiento 100InstitucionalPlanes de PLANES DEmejoramiento 100 MEJORAMIEN 67por Procesos TOPlan deMejoramiento 0Individual RECOMENDACIONES 1. Operativizar los productos implementados del Modelo Estándar de Control Interno. 2. Implementar el sistema de información y definir responsable para este procedimiento. 3. Obligar a los empleados a participar de todas las capacitaciones definidas en la Alcaldía. 4. Continuar con la evaluación y seguimiento a los riesgos identificados en la institución. 5. Aplicar la normatividad estipulada en la ley 962 de 2005, actualización de la pagina web.
  • 9. 6. Actualizar las tablas de retención documental de la ley 594 de 2000 Ley de archivo, con relación a los archivos de gestión de todas las Secretarias. LEONOR SERENO GUERRA Jefe Oficina de Control Interno