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Como participar en_ferias_y_exhibiciones
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Como participar en_ferias_y_exhibiciones

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Información importante acerca de como planificar, organizar, controlar, dirigir y evaluar, la participación en ferias de turismo.

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  • 1. UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIAADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TURÍSTICAS IIDR. LUIS ATILIO CÓRDOVACOMO PARTICIPAR ENFERIAS Y EXHIBICIONES
  • 2. DefiniciónLas Ferias son un mecanismo privilegiado depromoción comercial, que reune en una mismolugar a compradores y consumidores deproductos y servicios.La concentración en un mismo lugar y en un lapsoreducido de tiempo de importadores, traders,distribuidores, agentes, representantes, etc., otorga alempresario que participa en ellas la posibilidad demaximizar el número de contactos con potencialescompradores con una menor dispersión de esfuerzos.Asimismo se efectúan actividades paralelas como tallerestécnicos, seminarios, rondas de negocios, degustaciones,etc., que en ocasiones se complementan con visitas aimportadores, representantes y agentes locales.
  • 3. Tipos de Feria Ferias Generales u Horizontales. Son aquellas en las que se presentan productos y/oservicios de diversos sectores productivos. El objetivo principal de este tipo de ferias escrear un mercado amplio para todo tipo de productos y servicios. Ferias Especializadas, Verticales o Monográficas. Son aquellas especializadas enproductos y/o servicios de un sector productivo. Ej.: Ferias del vino: Vinexpo, en Franciay London Wine, en Reino Unido; Ferias del libro: FIL de Guadalajara, en México. Sonvisitadas exclusivamente por hombres de negocios, visitantes profesionales del sector. Sonmás efectivas que las ferias generales, los visitantes son potenciales compradores contiempo escaso para hacer negocios. Exposiciones Universales. Son eventos en los que participan todos los países delmundo para dar a conocer sus características más importantes. Cada una de estas ferias seorganiza en torno a una temática central. Ej.: Expo Lisboa ´98, en Portugal. Exposición de Productos. Es una exposición que es realizada por un determinadopaís, pero que no está considerada dentro de un calendario prefijado por una organizaciónferial. Semana de Ventas. Exhibición – venta que se efectúa en algún salón o supermercadoespecialmente acondicionado para tal fin. Ruedas de Negocios: La Rueda de Negocios es una actividad para conectar aexpositores y visitantes a través de una presentación comercial, de aproximadamente 10minutos, en la que el franquiciador cuenta su historia, la modalidad de negocio y lascondiciones para entregar a posibles inversionistas su franquicia.
  • 4. Etapas de Una FeriaPara participar en una feria se deberánconsiderar tres etapas: PRE – FERIALa preparación pre-ferial, representa el70% de la logística de participación DURANTE LA FERIALas actividades previstas durante larealización de la feria, representan el10% de las actividades realizadas. POST – FERIASon muy importantes las gestiones y elseguimiento que se realiza despuésde la feria, aunque representa el 20%de toda la organización.
  • 5. PRE-FERIAIdentificar objetivos de participación.2. Elección del mercado.3. Identificar la feria a la cual se quiereparticipar.4. Elaborar presupuesto.5. Selección y decoración del stand.6. Elección y envío de los productos.7. Publicidad y contacto de potenciales clientes.8. Elaboración de catálogos, folletos y lista deprecios.9. Elección del personal.10. Definir cronograma de actividades
  • 6. Elección de La FeriaPreguntas básicas... Es un mercado potencialmente importante, para misproductos. Satisfacen mis productos las exigencias del mercado. Podré producir lo suficiente, para atender la demanda probable y de un modo constante. Cuales son los canales de comercialización. Cuales deben ser mis objetivos en la feria. Cuanto costará la participación en la feria. Los resultados estarán de acuerdo a la inversiónrealizada. Cuanto estoy interesado en invertir, en tiempo y dinero,en el desarrollo del mercado, después de la feria.
  • 7. Para aprobar la participación en una Feria... Buscar información sobre la feria, en catálogos, revistas,internet o prensa especializada. Opinión de expositores anteriores. Información de mercado. Posición de los productos frente a la competencia. Analizar posibilidades de la empresa, en cuanto, a laproducción, distribución, personal especializado ypresupuesto. Visitar previamente la feria.
  • 8. ¿Por qué Participar en Ferias?Mecanismo moderno y eficiente para accedera nuevos mercados.Presentar productos o servicios.Observar a los competidores,Conocer las tendencias del mercado y laevolución de los productos. Identificar las fortalezas y las debilidades,para competir en el mercado.Experiencia empresarial
  • 9. Pre-Feria1. Identificar objetivos de participación.2. Identificar la feria a la cual se quiere participar.3. Elaborar presupuesto.4. Selección y decoración del stand.5. Elección y envío de los productos.6. Publicidad y contacto de potenciales clientes.7. Elaboración de catálogos, folletos y lista deprecios.8. Elección del personal.9. Definir cronograma de actividades.
  • 10. Pre-Feria1. IDENTIFICAR OBJETIVOS DE PARTICIPACION. Exploración Generar ventas. Obtener contactos de interés Promover los productos y servicios de la empresa. Contactar a sus clientes y ampliar la red de venta. Explorar las últimas tendencias Entrar en contacto con los clientes para conocer susnecesidades Analizar la competencia. Desarrollar experiencia empresarial
  • 11. Pre-ferias3. COMO IDENTIFICAR LAS FERIASInformación directa, con los organizadoresde la misma feria.Información indirecta, en las organizacionespúblicas y privadas:MITUR, Cámaras de Comercio, embajadas,sede del evento, revistas especializadas,internet.
  • 12. 4. PRESUPUESTO :Es necesario analizar el presupuesto planeado,incluyendo todos los items y el ejecutado.a) Alquiler del espacio y del stand.b) Transporte de materiales y muestras. Gastos de transporte. Gastos de aduana. Seguro. Gastos de nacionalización. Embalaje. Envío y retorno de los productos.a) Contratación del stand. • Diseño y construcción del stand. • Montaje y desmontaje.
  • 13. Pre-Feriad) Decoración de stand. Gastos diseñador. Alquiler mobiliario. Equipos audiovisuales. Limpieza, mantenimiento y seguridad. Otros servicios (Energía eléctrica, teléfono)d) Promoción y publicidad. Tarjetas de presentación, obsequios. Folletos y catálogos. Telemarketing. Entradas gratuitas, para clientes. Eventos especiales (Rueda de negocios, coctel,presentación de productos, charlas técnicas)
  • 14. Pre-Feriaf) Gastos de personal. Pasajes aéreos. Alojamiento. Alimentación. Desplazamientos (Taxis). Impuestos y seguros. Personal contratado (Anfitrionas, traductor, etc.)f) Imprevistos.
  • 15. Pre-Feria5. SELECCIÓN Y DECORACIONDEL STAND Analizar plano general de laferia. Deberá hacerse énfasis en laobtención de una excelenteubicación, en la misma línea desus productos. Escoger los lugares de mayorcirculación de público. Tener en cuenta la jerarquía delos stand vecinos, cuando lamisma es alta aseguran un buencaudal de visitantes. Tratar de conseguir en lo posibleun stand isla o abierto por tresde sus costados. La decoración debe ser creativa yque predomine el buen diseño.
  • 16. Pre-Feria6. SELECCIÓN Y ENVIO DE LOS PRODUCTOS Se debe asegurar que los productos que se exhiban seencuentren en óptimas condiciones. Reforzar y proteger los embalajes, rotular los cajones. Eligir medio de transporte más conveniente. Designar agente de aduanas de experiencia. Los documentos de embarque de la mercancía deben serconsignados a la FERIA, con notificación de agente deaduana. Los documentos indispensables son la factura comercial,conocimiento de embarque y la guía aérea. Las mercancias destinadas a la exhibición en la FERIA,ingresan bajo el régimen de internamiento temporal.
  • 17. Pre-Feria8. ELABORACIÓN DE CATALOGOS Y FOLLETOS La empresa no debe escatimar esfuerzos ni dineroen la preparación de estos elementos de promoción.La limpieza del formato, la claridad de las fotografíasy una buena composición son puntos importantes,para dar una imagen sólida y organizada que inspireconfianza.Tarjeta de PresentaciónLos folletos, los catálogos y las fichas técnicas debencontar con información en el idioma del eventualcomprador. En Latinoamerica se utiliza papel. EnEuropa y Estados Unidos se utiliza medios digitalesPresentaciones Digitales en Power Point.Se sugiere algún recuerdo o SouvenirListas de Precio.
  • 18. Pre-Feria9. ELECCION DELPERSONALDeberán enviarrepresentantes de laempresaespecializados enparticipación enferiasinternacionales, conpoder de decisión yformación técnicanecesaria, paracontestar cualquierpregunta.El personal debeviajar con algunosdías de anticipación.
  • 19. Pre-Feria10. DEFINIR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
  • 20. Durante la Feria1. Actitudes Durante la Feria.2. Contacto con potenciales clientes.3. Registro de la información obtenida.4. Reuniones especializadas de presentaciónde los productos.5. Participación en eventos paralelos (Ruedasde Negocios, Reuniones Técnicas, Congresos,Seminarios, Desfiles, inauguraciones.
  • 21. Durante la Feria
  • 22. Durante la Feria
  • 23. Durante la Feria2. CONTACTO CON POTENCIALES CLIENTESLa invitación personal es la forma másimportante para que alguien visite unaexposición. Muchos asistentes a las ferias visitansolamente los stand a los que fueron invitados.Hacer el seguimiento por medio de una llamadatelefónica para asegurase de que la invitación fuerecibida y reforzar la necesidad de .. ¨vengahablar con nosotros..¨Toda la información que se envía deberá irimpreso con el nombre de la compañía, númerotelefónico, dirección y número de stand.
  • 24. Durante la Feria3. REGISTRO DE LA INFORMACIONOBTENIDANo es suficiente la simple recolección de lastarjetas de presentación.Es conveniente tener impresos formularios¨cuadernos de negociación ¨, que faciliten elregistro de interesados, a fin de realizar unbuen seguimiento de los contactosestablecidos.La ficha debe ser práctica y que facilite lalabor de seguimiento.
  • 25. Durante la Feria FICHA DE REGISTRO Nombre de la Feria y fecha del contacto. Nombre y cargo del visitante. País, Ciudad, Dirección, teléfono, fax, E-mail. Sector actividad a la que pertenece : Importador, Exportador,Productor, Representante, Agente, Distribuidor, Trading Producto o servicio de interés. Influencia del visitante en el proceso de compra. SI NO Nombre y detalles de la empresa a las que esta actualmente comprando. Comentario del cliente, sobre el producto o servicio, propuestassugerencias. Clasificación del contacto. Excelente /Bueno/Aceptable/Malo Acciones post feria (Compromiso de envío de información, muestras,catálogos. hacer cita, visita de empresa). Idioma de correspondencia. Espacio suficiente para pegar la tarjeta de presentación
  • 26. Durante la Feria4. REUNIONES ESPECIFICAS DE PRESENTACIONDE LOS PRODUCTOS.Se pueden complementar la promoción que serealiza en el stand, con reuniones técnicas, conclientes potenciales.Las reuniones pueden ser en un hotel o en unárea especial de la misma feria.Se puede contar con el apoyo de equiposaudivisuales, proyecciones de películas odiapositivas, que ilustren el proceso productivo,como también de las instalaciones con que secuenta.
  • 27. Durante la Feria5. EVENTOS PARALELOSEs conveniente participar, durante eltranscurso del evento, en reuniones técnicas,ruedas de negocios, seminarios, congresos,charlas técnicas e inauguración, desfiles,realizadas por los organizadores.Algunos eventos poseen encuentros, entreempresarios, que favorecen el intercambiode información, para el logro de futurasnegociaciones.
  • 28. Durante la FeriaRUEDAS DE NEGOCIOSEn las Ruedas de Negocios, los empresariosque exponen en la Feria, se contactan conotros empresarios, con el fin de ofrecer oadquirir productos por medio de citas de 10 a15 minutos.No siempre estas experiencias se venconcretadas, pero debemos aprovechar almáximo todo el potencial que estas ruedas denegocios pueden ofrecer...
  • 29. Durante la FeriaRECOMENDACIONES PARA PARTICIPAR EN UNA RUEDADE NEGOCIOS Llevar sus tarjetas personales. Incluir datos principales,correo electrónico y página web de la empresa. Cuaderno de Negocios. Material de difusión de la empresa. Si es posible contar con una computadora portatil, parabreve presentación de la empresa. Fichas técnicas. Listas de precios. Sea puntual. Intente ser específico. No se exceda del tiempo pactado...
  • 30. Post-Feria1. Supervisión del desmontaje. Deberá cuidarse que el espacio utilizado quede en las misma condiciones en el quefue recibido. Cuidar que los poductos, muestras y aterial expuesto no se deteriore, para poder utilizarlo en otros eventos.2. Seguimiento. Programa de trabajo para procesar la información obtenida durante la feria. Cumplir con las diferentes obligaciones contraídas con sus nuevos potencialesclientes. Si promete algo, cúmplalo. El éxito de una presentación se debe fundamentalmente al manejo profesional de laetapa post – evento. Es necesario participar en futuras ediciones de la muestra a fin de mantener lapresencia en el mercado y evitar que los competidores capitalicen el esfuerzorealizado por la empresa. Ha de tenerse en cuenta la posibilidad de no realizar ventas durante la primera feriacomercial a un país. No hay que ilusionarse pensando que si su producto se vende bien en nuestro país oen otros mercados del exterior, ha de tenerse un éxito de inmediato en el mercadovisitado. Las empresas compradoras analizan todos los pormenores antes de tomar unadecisión. Requieren de análisis, muestras, pruebas, decisiones en consenso, que se

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