INTEGRATIVE DOCUMENT AND CONTENT MANAGEMENT: STRATEGIES FOR EXPLOITING ENTERPRISE KNOWLEDGE Gloria A. Negrón Dones CINF 6208: Sistemas computadorizados para el manejo integrado de documentos 9 de marzo de 2009

Preámbulo Asprey y Middleton (2003) proponen un modelo para la integración de documentos y la administración de contenido. Ofrecen un marco administrativo que se asocia con un modelo de sistemas de información que pretende ayudar las organizaciones a planificar e implementar una solución al manejo de documentos y su contenido.

Asprey y Middleton (2003) proponen un modelo para la integración de documentos y la administración de contenido.

Ofrecen un marco administrativo que se asocia con un modelo de sistemas de información que pretende ayudar las organizaciones a planificar e implementar una solución al manejo de documentos y su contenido.

El marco administrativo de Integrative document and content management (IDCM) incluye: Planificación de procesos Planificación de proyectos Políticas Principios y procedimientos Los mismos aseguran que los recursos documentales de una organización apoyen la misión de la misma en una forma costo- efectiva.

Planificación de procesos

Planificación de proyectos

Políticas

Principios y procedimientos

Los mismos aseguran que los recursos

documentales de una organización apoyen la

misión de la misma en una forma costo-

efectiva.

PARTE 3 DEFINICIÓN Y REQUISITOS DE ANÁLISIS

Parte 3: Definición y requisitos de análisis Esta parte introduce el marco conceptual para llevar a cabo las necesidades de análisis y para discutir los tipos de requisitos que se identifican para el usuario.

Esta parte introduce el marco conceptual para llevar a cabo las necesidades de análisis y para discutir los tipos de requisitos que se identifican para el usuario.

Parte 3: Definición y requisitos de análisis Discute en detalle el proceso para identificar los requisitos funcionales para administrar los siguientes tipos de documentos: documentos impresos, documentos de oficina en formato digital, correo electrónico, tecnologías de reconocimiento e imágen de documentos, flujo de trabajo, dibujos técnicos e ingeniería y manejo de contenido del Web.

Discute en detalle el proceso para identificar los requisitos funcionales para administrar los siguientes tipos de documentos: documentos impresos, documentos de oficina en formato digital, correo electrónico, tecnologías de reconocimiento e imágen de documentos, flujo de trabajo, dibujos técnicos e ingeniería y manejo de contenido del Web.

Parte 3: Definición y requisitos de análisis Además discute los requisitos no funcionales de Integrative document and content management (IDCM), tales como, tamaño del sistema, requisitos administrativos y el ambiente tecnológico en la cual IDCM se va a implantar.

Además discute los requisitos no funcionales de Integrative document and content management (IDCM), tales como, tamaño del sistema, requisitos administrativos y el ambiente tecnológico en la cual IDCM se va a implantar.

CAPÍTULO 10 ANÁLISIS DE NECESIDADES Y DEFINICIÓN DEL MARCO CONCEPTUAL

Introducción Este capítulo analiza el marco conceptual que las empresas pueden usar para estructurar el análisis de las necesidades y la definición de un IDCM.

Este capítulo analiza el marco conceptual que las empresas pueden usar para estructurar el análisis de las necesidades y la definición de un IDCM.

Objetivos del capítulo Revisar la definición y los requisitos de análisis dentro del contexto de planificación de IDCM. Discutir la importancia de la definición y los requisitos de análisis. Revisar el proceso de definición y requisito de análisis. Revisar las técnicas y herramientas que apoyan la definición y los requisitos de análisis.

Revisar la definición y los requisitos de análisis dentro del contexto de planificación de IDCM.

Discutir la importancia de la definición y los requisitos de análisis.

Revisar el proceso de definición y requisito de análisis.

Revisar las técnicas y herramientas que apoyan la definición y los requisitos de análisis.

Función de la definición y requisitos de análisis La siguiente etapa de la fase 0 de planificación conceptual es la definición y requisitos de análisis. Incluye la determinación, análisis, documentación, y la validación de los requisitos para IDCM.

La siguiente etapa de la fase 0 de planificación conceptual es la definición y requisitos de análisis.

Incluye la determinación, análisis, documentación, y la validación de los requisitos para IDCM.

Objetivos para la definición y requisitos de análisis Corroborar el problema para solucionar el manejo de documentos. Documentar el ambiente lógico actual que envuelven los pasos de análisis y documentación de los flujos de información, de los actuales repositorios de documentos y los requisitos de los metadatos. Documentar el ambiente físico actual incluyendo una definición de la infraestructura de tecnología de la información (IT) como: hardware servidor/cliente, software, bases de datos, sistemas de comunicación y de redes.

Corroborar el problema para solucionar el manejo de documentos.

Documentar el ambiente lógico actual que envuelven los pasos de análisis y documentación de los flujos de información, de los actuales repositorios de documentos y los requisitos de los metadatos.

Documentar el ambiente físico actual incluyendo una definición de la infraestructura de tecnología de la información (IT) como: hardware servidor/cliente, software, bases de datos, sistemas de comunicación y de redes.

Objetivos para la definición y requisitos de análisis Definir el objetivo del ambiente físico de IT con relación a los requisitos de integración, estándares de información, operación interna de las redes/comunicaciones y la arquitectura informática de la empresa. Reexaminar las opciones tecnológicas para la solución de un problema, estableciendo la solución preferida.

Definir el objetivo del ambiente físico de IT con relación a los requisitos de integración, estándares de información, operación interna de las redes/comunicaciones y la arquitectura informática de la empresa.

Reexaminar las opciones tecnológicas para la solución de un problema, estableciendo la solución preferida.

Justificación de la definición y requisitos de análisis Dentro de los procesos de integración de un IDCM, la etapa de planificación es un elemento esencial en el ciclo de vida que conlleva el desarrollo del producto. La configuración del software para IDCM debe estar personalizado para alcanzar las necesidades de la empresa.

Dentro de los procesos de integración de un IDCM, la etapa de planificación es un elemento esencial en el ciclo de vida que conlleva el desarrollo del producto.

La configuración del software para IDCM debe estar personalizado para alcanzar las necesidades de la empresa.

Justificación de la definición y requisitos de análisis Muchas organizaciones no conocen sus recursos informativos, considerando la importancia que tienen los documentos en las transacciones administrativas. El retraso de la fase 1 en la implementación del IDCM puede ocurrir cuando una empresa no pone suficiente empeño en la definición y los requisitos de análisis.

Muchas organizaciones no conocen sus recursos informativos, considerando la importancia que tienen los documentos en las transacciones administrativas.

El retraso de la fase 1 en la implementación del IDCM puede ocurrir cuando una empresa no pone suficiente empeño en la definición y los requisitos de análisis.

Caso: Especificaciones dudosas Una compañía desea integrar su sistema de correo electrónico a su sistema de manejo de documentos. El suplidor confirma que se puede lograr. El contrato se adjudica al suplidor, pero más tarde, determina que no es capaz de ofrecer un producto de software que proporcione la integración entre el sistema de manejo de documentos (DMS) y el sistema de correo electrónico de la empresa. Aunque la solución que provee el suplidor se puede integrar con otros sistemas de correo electrónico, el mismo no se puede integrar con el sistema de correo electrónico que utiliza la empresa. En este caso la empresa debió señalar sus necesidades de una forma más específica, mencionando su ambiente (lógico y físico) cliente/servidor de correo electrónico y sus versiones de software. Por otra parte, el suplidor debió ser más responsable en la investigación del ambiente de IT de su cliente.

Una compañía desea integrar su sistema de correo electrónico a su sistema de manejo de documentos. El suplidor confirma que se puede lograr.

El contrato se adjudica al suplidor, pero más tarde, determina que no es capaz de ofrecer un producto de software que proporcione la integración entre el sistema de manejo de documentos (DMS) y el sistema de correo electrónico de la empresa.

Aunque la solución que provee el suplidor se puede integrar con otros sistemas de correo electrónico, el mismo no se puede integrar con el sistema de correo electrónico que utiliza la empresa.

En este caso la empresa debió señalar sus necesidades de una forma más específica, mencionando su ambiente (lógico y físico) cliente/servidor de correo electrónico y sus versiones de software.

Por otra parte, el suplidor debió ser más responsable en la investigación del ambiente de IT de su cliente.

Pasos a seguir para la definición y requisitos de análisis Prepararse para el análisis de la definición y los requisitos de análisis Determinación de necesidades Análisis de las necesidades Requisitos de documentación Requisitos de validación Promoción del proyecto

Prepararse para el análisis de la definición y los requisitos de análisis

Determinación de necesidades

Análisis de las necesidades

Requisitos de documentación

Requisitos de validación

Promoción del proyecto

Enfoque de análisis sistémico Se aplicará el siguiente enfoque de análisis sistémico al IDCM cuando una empresa tiene su metodología preferida para el proyecto de sistemas de información:

Se aplicará el siguiente enfoque de análisis sistémico al IDCM cuando una empresa tiene su metodología preferida para el proyecto de sistemas de información:

Enfoque de análisis sistémico: Procesos/actividades Determinación de los requisitos. Se refiere a obtener los hechos sobre el modelo actual de negocio y el modelo actual del sistema, así como captar otros requisitos que puedan surgir. Análisis de Requisitos. Es el proceso en el cual se analizan los hechos que se han reunido con el propósito de examinar las opciones que puedan confrontar las limitaciones que existen en el ambiente para el manejo de documentos. Requisitos de Documentación. Abarca la preparación de requisitos que envuelve el modelo actual de negocio y el modelo actual del sistema. Se definen los requisitos para superar las limitaciones con el sistema existente y satisfacer las nuevas necesidades. Requisitos de Validación. Abarca los procesos para autenticar los resultados de la labor realizada durante la determinación, análisis y definición.

Determinación de los requisitos. Se refiere a obtener los hechos sobre el modelo actual de negocio y el modelo actual del sistema, así como captar otros requisitos que puedan surgir.

Análisis de Requisitos. Es el proceso en el cual se analizan los hechos que se han reunido con el propósito de examinar las opciones que puedan confrontar las limitaciones que existen en el ambiente para el manejo de documentos.

Requisitos de Documentación. Abarca la preparación de requisitos que envuelve el modelo actual de negocio y el modelo actual del sistema. Se definen los requisitos para superar las limitaciones con el sistema existente y satisfacer las nuevas necesidades.

Requisitos de Validación. Abarca los procesos para autenticar los resultados de la labor realizada durante la determinación, análisis y definición.

Resumen Este capítulo enfatiza la importancia de llevar a cabo un análisis completo de los requisitos y de la documentación detallada para la aplicación del IDCM en una empresa.

Este capítulo enfatiza la importancia de llevar a cabo un análisis completo de los requisitos y de la documentación detallada para la aplicación del IDCM en una empresa.

CAPÍTULO 11 LAS NECESIDADES DEL USUARIO

Introducción Este capítulo extiende la discusión del capítulo anterior, para considerar un acercamiento que puede ser útil al momento de planificar el análisis de las necesidades del usuario en un proyecto IDCM.

Este capítulo extiende la discusión del capítulo anterior, para considerar un acercamiento que puede ser útil al momento de planificar el análisis de las necesidades del usuario en un proyecto IDCM.

Objetivos del capítulo Discutir: el rol del análisis de las necesidades del usuario en el contexto de IDCM el análisis y definición de los requisitos estratégicos para sistemas de IDCM dentro del contexto de la planificación empresarial la especificación de requisitos tácticos para la solución de un IDCM en el lugar, grupo de trabajo o el nivel de proceso administrativo de una empresa la documentación de los requisitos operacionales haciendo referencia a las preocupaciones de preservación y archivo requisitos a largo plazo para soluciones de IDCM Considerar: los requisitos para señalar interfaces a los sistemas empresariales

Discutir:

el rol del análisis de las necesidades del usuario en el contexto de IDCM

el análisis y definición de los requisitos estratégicos para sistemas de IDCM dentro del contexto de la planificación empresarial

la especificación de requisitos tácticos para la solución de un IDCM en el lugar, grupo de trabajo o el nivel de proceso administrativo de una empresa

la documentación de los requisitos operacionales haciendo referencia a las preocupaciones de preservación y archivo

requisitos a largo plazo para soluciones de IDCM

Considerar:

los requisitos para señalar interfaces a los sistemas empresariales

Análisis del rol de las necesidades del usuario La definición y análisis de las necesidades del usuario es un componente importante en la iniciativa de un IDCM ya que establece algunos de los siguientes factores:

La definición y análisis de las necesidades del usuario es un componente importante en la iniciativa de un IDCM ya que establece algunos de los siguientes factores:

Análisis del rol de las necesidades del usuario Permite que el equipo del trabajo aproveche la labor que se ha realizado durante la planificación del proyecto, alineando los requisitos del IDCM con la planificación estratégica de la empresa. Proporciona al equipo de trabajo la oportunidad de analizar y definir los requisitos para mejorar los procesos empresariales utilizando sistemas de IDCM como un componente clave de la arquitectura de los sistemas de información. Provee al equipo de trabajo la oportunidad de evaluar los requisitos inmediatos y revisar todos los requisitos del proceso empresarial. Ayuda al equipo de trabajo a determinar la naturaleza del entorno corriente en el cual se encuentra el documento, incluyendo análisis de los registros y colecciones documentales, y determina la calidad de los datos y documentos. Asiste , ayuda e identifica los tipos de herramientas que se utilizan y los tipos de formatos que serán necesarios para apoyar la solución del IDCM.

Permite que el equipo del trabajo aproveche la labor que se ha realizado durante la planificación del proyecto, alineando los requisitos del IDCM con la planificación estratégica de la empresa.

Proporciona al equipo de trabajo la oportunidad de analizar y definir los requisitos para mejorar los procesos empresariales utilizando sistemas de IDCM como un componente clave de la arquitectura de los sistemas de información.

Provee al equipo de trabajo la oportunidad de evaluar los requisitos inmediatos y revisar todos los requisitos del proceso empresarial.

Ayuda al equipo de trabajo a determinar la naturaleza del entorno corriente en el cual se encuentra el documento, incluyendo análisis de los registros y colecciones documentales, y determina la calidad de los datos y documentos.

Asiste , ayuda e identifica los tipos de herramientas que se utilizan y los tipos de formatos que serán necesarios para apoyar la solución del IDCM.

Análisis de las necesidades del usuario El análisis de las necesidades del usuario se interesa en cómo influye la búsqueda de información a diferentes grupos de personas. Toma en cuenta los siguientes factores:

El análisis de las necesidades del usuario se

interesa en cómo influye la búsqueda

de información a diferentes grupos de

personas. Toma en cuenta los siguientes

factores:

Análisis de las necesidades del usuario Factor cognitivo : Se refiere a la confianza que tienen los usuarios en el sistema para proveer la información exacta, confiable y pertinente que se encuentra en los documentos. Factor afectivo : Se refiere a cuán ansioso se ponen los usuarios con la gran cantidad de información que se puede recuperar. Quizás el sistema no tenga la habilidad para discriminar entre los documentos que sean pertinentes para el usuario. Factor situacional : Se refiere al tiempo y esfuerzo que se utiliza para acceder a los documentos y el mismo justifica lo que finalmente se obtiene.

Factor cognitivo : Se refiere a la confianza que tienen los usuarios en el sistema para proveer la información exacta, confiable y pertinente que se encuentra en los documentos.

Factor afectivo : Se refiere a cuán ansioso se ponen los usuarios con la gran cantidad de información que se puede recuperar. Quizás el sistema no tenga la habilidad para discriminar entre los documentos que sean pertinentes para el usuario.

Factor situacional : Se refiere al tiempo y esfuerzo que se utiliza para acceder a los documentos y el mismo justifica lo que finalmente se obtiene.

Requisitos estratégicos Los requisitos estratégicos son relevantes en la planificación de las iniciativas empresariales y los cambios organizacionales. A continuación una lista de las necesidades del usuario en cuanto a los requisitos estratégicos:

Los requisitos estratégicos son relevantes en

la planificación de las iniciativas empresariales

y los cambios organizacionales. A continuación

una lista de las necesidades del usuario en

cuanto a los requisitos estratégicos:

Necesidades del usuario - Requisitos estratégicos Visión de la empresa Declaración de la misión Objetivos corporativos Valores organizacionales Funciones de la empresa Iniciativas de la planificación Asuntos novedosos Entorno documental Iniciativas para el IDCM Resumen

Visión de la empresa

Declaración de la misión

Objetivos corporativos

Valores organizacionales

Funciones de la empresa

Iniciativas de la planificación

Asuntos novedosos

Entorno documental

Iniciativas para el IDCM

Resumen

Requisitos tácticos Los requisitos tácticos para la solución del IDCM se relacionan a una variedad de funciones y procesos de la organización. Algunos de los requisitos más importantes son:

Los requisitos tácticos para la solución

del IDCM se relacionan a una variedad

de funciones y procesos de la organización.

Algunos de los requisitos más importantes son:

Necesidades del usuario - Requisitos tácticos Interfaces del sistema. Se refiere a los requisitos para que la solución del IDCM pueda integrarse a otro sistema de la empresa. Transición del sistema. Se refiere a los requisitos de la empresa para hacer la migración de datos de un registro de documentos existente a uno de IDCM.

Interfaces del sistema. Se refiere a los requisitos para que la solución del IDCM pueda integrarse a otro sistema de la empresa.

Transición del sistema. Se refiere a los requisitos de la empresa para hacer la migración de datos de un registro de documentos existente a uno de IDCM.

Necesidades del usuario - Requisitos tácticos Requisitos para cambios administrativos Se refiere a los requisitos relevantes que se relacionan con el grupo de compras y contratos. Puede existir una variedad de usuarios del IDCM que necesitan acceder a los documentos sin saber si los mismos se encuentran en el archivo del sistema o en el repositorio.

Requisitos para cambios administrativos Se refiere a los requisitos relevantes que se relacionan con el grupo de compras y contratos. Puede existir una variedad de usuarios del IDCM que necesitan acceder a los documentos sin saber si los mismos se encuentran en el archivo del sistema o en el repositorio.

Necesidades del usuario - Requisitos tácticos Requisitos de adiestramiento Un adiestramiento adecuado es fundamental para el buen funcionamiento del IDCM. Cuando se integra el sistema, se debe tener en cuenta a los usuarios para que ellos vean el IDCM como una mejora y no como impedimento. El adiestramiento debe comprender los siguientes usuarios:

Requisitos de adiestramiento

Un adiestramiento adecuado es fundamental para el buen funcionamiento del IDCM. Cuando se integra el sistema, se debe tener en cuenta a los usuarios para que ellos vean el IDCM como una mejora y no como impedimento. El adiestramiento debe comprender los siguientes usuarios:

Necesidades del usuario - Requisitos tácticos Usuario general – recibe el adiestramiento necesario para cumplir con los requisitos individuales del trabajo Usuario clave – Tiene un mayor nivel de adiestramiento y destrezas Escritorio de apoyo – Equipo que necesita adiestramiento en la administración del IDCM Administrador del sistema – Equipo técnico que debe estar adiestrado en la operación

Usuario general – recibe el adiestramiento necesario para cumplir con los requisitos individuales del trabajo

Usuario clave – Tiene un mayor nivel de adiestramiento y destrezas

Escritorio de apoyo – Equipo que necesita adiestramiento en la administración del IDCM

Administrador del sistema – Equipo técnico que debe estar adiestrado en la operación

Necesidades del usuario - Requisitos tácticos Políticas Las políticas se identifican durante el análisis de requisitos. Se deben resolver durante el desarrollo e implementación del IDCM. Esto es importante si la política sobre el manejo de documentos, no se ha formulado antes de comenzar el análisis de los requisitos del usuario .

Políticas

Las políticas se identifican durante el análisis de requisitos. Se deben resolver durante el desarrollo e implementación del IDCM. Esto es importante si la política sobre el manejo de documentos, no se ha formulado antes de comenzar el análisis de los requisitos del usuario .

REQUISITOS OPERACIONALES

Necesidades del usuario - Requisitos operacionales Entorno del manejo del documento Definición de perfil de usuario Tipo y formatos de documentos Registros de documentos Colecciones de documentos Requisitos para el manejo de documentos Requisitos de archivo Preservación Requisitos de migración Conversión a formato digital o de imagen Resumen

Entorno del manejo del documento

Definición de perfil de usuario

Tipo y formatos de documentos

Registros de documentos

Colecciones de documentos

Requisitos para el manejo de documentos

Requisitos de archivo

Preservación

Requisitos de migración

Conversión a formato digital o de imagen

Resumen

Requisitos operacionales: Manejo de archivos En algunas organizaciones, el manejo de archivos requiere que se le asigne una operación distinta y un análisis específico de los requisitos. La preservación y almacenamiento de documentos en los archivos es cada vez mayor en las empresas. Los sistema para el manejo de los archivos deben de prestar atención especial a las obligaciones legales de los documentos, el almacenamiento físico de los mismos, el control administrativo y su custodia, su periodo de retención, y su orientación testimonial e histórica.

En algunas organizaciones, el manejo de archivos requiere que se le asigne una operación distinta y un análisis específico de los requisitos.

La preservación y almacenamiento de documentos en los archivos es cada vez mayor en las empresas.

Los sistema para el manejo de los archivos deben de prestar atención especial a las obligaciones legales de los documentos, el almacenamiento físico de los mismos, el control administrativo y su custodia, su periodo de retención, y su orientación testimonial e histórica.

Requisitos operacionales: Manejo de archivos Algunos de los elementos esenciales de un documento electrónico corporativo son: Identificación singular Autor Dueño Clasificación Fecha de creación Fecha de registro Título Periodo de retención Palabras claves

Algunos de los elementos esenciales de un

documento electrónico corporativo son:

Identificación singular

Autor

Dueño

Clasificación

Fecha de creación

Fecha de registro

Título

Periodo de retención

Palabras claves

Requisitos operacionales: Preservación Otra área de operaciones que puede requerir análisis de necesidades, es el área general de preservación. El propósito es tener disponible el acceso y almacenamiento a largo plazo, en formato digital. Cuando los documentos se originaron en formato impreso, requieren un esfuerzo para convertir los datos a un medio digital que provea acceso inmediato. Cuando los documentos se originaron en formato digital, requieren atender los asuntos de conversión para que los datos se conviertan a un formato viable que sea accesible.

Otra área de operaciones que puede requerir análisis de necesidades, es el área general de preservación.

El propósito es tener disponible el acceso y almacenamiento a largo plazo, en formato digital.

Cuando los documentos se originaron en formato impreso, requieren un esfuerzo para convertir los datos a un medio digital que provea acceso inmediato.

Cuando los documentos se originaron en formato digital, requieren atender los asuntos de conversión para que los datos se conviertan a un formato viable que sea accesible.

Requisitos operacionales: Preservación Los siguientes recursos se prestan para ser preservados en formato digital: Alfanumérico – bases de datos, software , documentos en Word , etc. Audio – música, historias orales, discursos, etc. Video – películas, animación, etc. Gráficas – mapas, fotografías, clip art, etc. Multimedio y documentos compuestos

Los siguientes recursos se prestan para

ser preservados en formato digital:

Alfanumérico – bases de datos, software , documentos en Word , etc.

Audio – música, historias orales, discursos, etc.

Video – películas, animación, etc.

Gráficas – mapas, fotografías, clip art, etc.

Multimedio y documentos compuestos

Requisitos operacionales: Migración de datos Los requisitos para la migración de datos pueden componerse en escenarios diferentes: Migración de datos de un sistema de información existente que provee el manejo de documento o registro Migración de datos de una base de datos local Migración de secciones de un documento de un sistema de archivo existente

Los requisitos para la migración de datos pueden componerse en escenarios diferentes:

Migración de datos de un sistema de información existente que provee el manejo de documento o registro

Migración de datos de una base de datos local

Migración de secciones de un documento de un sistema de archivo existente

Requisitos operacionales: Conversión a formato digital o de imagen La empresa puede considerar convertir a formato digital aquellos documentos inactivos. Al considerar esta conversión se debe examinar la colección de documentos y el valor que el mismo tiene para convertirlo a formato digital o de imagen. Por consiguiente, se debe considerar el tipo de documento, su volumen, tamaño, formato y las implicaciones para la captura de la imagen.

La empresa puede considerar convertir a formato digital aquellos documentos inactivos.

Al considerar esta conversión se debe examinar la colección de documentos y el valor que el mismo tiene para convertirlo a formato digital o de imagen.

Por consiguiente, se debe considerar el tipo de documento, su volumen, tamaño, formato y las implicaciones para la captura de la imagen.

Resumen Aunque existe una tendencia en la industria de sistemas de información de promover el concepto de una solución que satisfaga las necesidades del usuario, en ocasiones se le da poca atención al análisis depurado que requiere los requisitos del usuario. Por ejemplo: A veces hay falta de conocimiento en cuanto al esfuerzo que requiere el alcance, definición, y el desarrollo de las necesidades del usuario. Frecuentemente se confunde las necesidades del usuario con las necesidades del sistema de un IDCM La administración dedica poco tiempo y asigna recursos con poca experiencia y destrezas para llevar a cabo un análisis completo de requisitos. La falta para identificar, comprender, analizar y definir adecuadamente los requisitos del usuario puede representar un riesgo significativo para el proyecto.

Aunque existe una tendencia en la industria de sistemas

de información de promover el concepto de una solución que

satisfaga las necesidades del usuario, en ocasiones se le da poca

atención al análisis depurado que requiere los requisitos del

usuario. Por ejemplo:

A veces hay falta de conocimiento en cuanto al esfuerzo que requiere el alcance, definición, y el desarrollo de las necesidades del usuario.

Frecuentemente se confunde las necesidades del usuario con las necesidades del sistema de un IDCM

La administración dedica poco tiempo y asigna recursos con poca experiencia y destrezas para llevar a cabo un análisis completo de requisitos.

La falta para identificar, comprender, analizar y definir adecuadamente los requisitos del usuario puede representar un riesgo significativo para el proyecto.

Reflexión Las organizaciones que no han implementado soluciones para manejar efectivamente sus documentos se arriesgan a perder clientes ya que no responden con la rapidez necesaria o con la información incorrecta. Los programas que existen para administrar los documentos se deben integrar de acuerdo a un modelo que combina el marco administrativo (política, principios, procedimientos, planificación) y los sistemas de información, permitiendo una solución abarcadora.

Las organizaciones que no han implementado soluciones para manejar efectivamente sus documentos se arriesgan a perder clientes ya que no responden con la rapidez necesaria o con la información incorrecta.

Los programas que existen para administrar los documentos se deben integrar de acuerdo a un modelo que combina el marco administrativo (política, principios, procedimientos, planificación) y los sistemas de información, permitiendo una solución abarcadora.

Referencias Asprey, L., & Middleton, M. (2008). Integrated document management for decision support. In F. Burstein & C. W. Holsapple (Ed.), Handbook on decision support systems 1 . Brisbane, Australia: Springer Berlin Heidelberg. Asprey, L., & Middleton, M. (2003). Integrative document and content management: Strategies for exploiting enterprise knowledge . Hershey, PA: Idea Group. Taylor, S. (2004, May/June). An integrative document and content management planning model. [Review of the book Integrative document and content management: Strategies for exploiting enterprise]. The Information Management Journal , 69-70.

Asprey, L., & Middleton, M. (2008). Integrated document management for decision support. In F. Burstein & C. W. Holsapple (Ed.), Handbook on decision support systems 1 . Brisbane, Australia: Springer Berlin Heidelberg.

Asprey, L., & Middleton, M. (2003). Integrative document and content management: Strategies for exploiting enterprise knowledge . Hershey, PA: Idea Group.

Taylor, S. (2004, May/June). An integrative document and content management planning model. [Review of the book Integrative document and content management: Strategies for exploiting enterprise]. The Information Management Journal , 69-70.

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