Retos en la gestión de los documentos de archivos digitales
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Reunión de bibliotecarios de la península de Yucatán XIX

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Alicia Barnard Amozorrutia

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Retos en la gestión de los documentos de archivos digitales Retos en la gestión de los documentos de archivos digitales Presentation Transcript

  • RETOS EN LA GESTIÓN DE LOSDOCUMENTOS DE ARCHIVODIGITALES Alicia Barnard A. XVIII Reunión de Bibliotecarios de la Península de Yucatán Febrero 21, 2013 Mérida, Yucatán
  • RETOS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DIGITALES.PROYECTO INTERPARES No existen como entidades físicas, están constituidos por componentes digitales vinculados (el documento de archivo “manifestado” difiere del documento de archivo “almacenado”). Su manifestación original desaparece cuando son salvados: no es posible mantener o preservar documentos de archivo digitales, sólo tener la habilidad de reproducirlos o recrearlos. Es difícil la posibilidad de la reproducción y manipulación para identificar la versión final, oficial, fiable y precisa cuando no se cuenta con un plan de archivos que contemple al menos políticas, procedimientos o lineamientos con base en estándares internacionales. La obsolescencia tecnológica hace que los documentos sean inaccesibles en un lapso de tiempo muy corto. Es difícil proteger la propiedad intelectual y los derechos de privacidad. Alicia Barnard
  • RETOS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVODIGITALES. PROYECTO INTERPARES. CONT. La mayoría de los sistemas que debieran contener documentos de archivo no lo hacen, esto debido a que las entidades que los contienen carecen de forma fija y contenido estables. En sistemas dinámicos, su contenido depende de datos extraídos de una variedad de otros sistemas que pueden tener representaciones variables. (Ej. sitios de estado del tiempo)) En sistemas experienciales se pretende incorporar el comportamiento de un sistema de transformación y los efectos de las interacciones subjetivas del usuario. (Ej. Modelaje de mercados financieros, arte interactivo) En sistemas interactivos, cada intervención o entrada de un usuario desde otro sistema causa un cambio de contenido y/o de forma. (Ej. Transacciones bancarias, trámites electrónicos) Los sistemas que contienen los documentos de archivo contienen malos documentos de archivo, en principio, debido a que carecen de contextos identificables y de relaciones entre ellos mismos y con documentos de archivo que están fuera del sistema.Alicia Barnard
  • CONSIDERACIONES DE LOS 80’S La preservación en el largo plazo depende de mejores programas de gestión documental La necesidad de sistemas integrados para el manejo de archivos electrónicos y papel El establecimiento de vigencias al diseñar el sistema Necesidad de recursos Desarrollo de políticas y procedimientos.Alicia Barnard
  • GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA La Gestión Documental y la Archivística tienen la misma función, organización, mantenimiento y conservación de documentos de archivo auténticos, fiables y precisos a partir de su producción La Gestión Documental está a cargo de los mismos profesionales, llámense "archivistas” o “gestores de documentos". Se entiende a la Gestión Documental como una etapa del proceso archivístico, orientado a apoyar la administración y operación de las organizaciones. La Gestión Documental es una actividad, que junto con otras similares, dentro de la organización tales como recursos humanos, presupuesto y contabilidad, recursos materiales, etc. forman parte de la logística para el desarrollo de actividades sustantivas. La Gestión Documental hace evidente la importancia del mantenimiento de contextos como elementos esenciales para que el documento de archivo sirva como evidencia y prueba de actos o trámites durante el tiempo que sea necesario. La Gestión Documental viene a redefinir una parte de la archivística que se actualiza y moderniza dentro de las organizaciones públicas y privadas. Llansó, Joaquim: Lección Magistral, Diplomado sobre Administración y Preservación de Archivos Digitales. Fundación Azmos, 2013
  • Rendición Valor de de cuentas prueba Protección de datos personales Legislación archivística Acceso a la información Otra LegislaciónAnálisis de Normatividad yriesgos estandarización TI, SeguridadInformática Gestión Cultura documental organizacionalAlicia Barnard
  • La intangibilidad de los archivos y las instituciones archivísticas “sin paredes” El contexto, el contenido y la estructura El ciclo de vida vs. el modelo de continuidad La macro-valoración de funciones sociales La preservación en el largo plazo Las redes sociales, la nube, e.gobierno, acceso a la información, protección de datosAlicia Barnard
  • NUEVOS RETOS EN EL SIGLO 21 Los documentos de archivos en: • Los medios sociales en la Web 2.0 • Los servicios de la “nube” Los documentos de archivo y E. Gobierno: • Entre las instituciones • Para trámites con los ciudadanos • Suministro de servicios • Acceso a la información • Participación activa delos ciudadanos en políticas de gobiernoAlicia Barnard
  • REDES SOCIALESLa Fuerza de Tarea recomienda que las agencias de gobierno que desean utilizar sitios de terceros con propósitos de colaboración, entrega de servicios o diseminación de la información aseguren que copias de los documentos de archivo generados de tal forma sean retenidos en posesión de la Comunidad de tal forma que cumplan con la definición de Documento de Archivo de la Comunidad….cualquier información creada o recibida por la Comunidad en el curso del desempeño de un negocio. Iacovino, Livia: Beyond distributed networks: participatory governance of digital memory. Memorias del Seminario Internacional: El futuro de la memoria: el patrimonio archivístico digital. Ed. Arquivo de Galicia. Santiago de Compostela, noviembre 18-19, 2010, pp. 9-32
  • LOS SERVICIOS DE LA NUBE Y GESTIÓNDOCUMENTALNube privada. La organización requiere definir y normar la responsabilidad de laproducción y mantenimiento de archivos según la función.Nube comunitaria. La comunidad requiere definir y normar cómo se gestionaránlos documentos de archivo que se producen.Nube pública. Se desconoce si tienen mecanismos de gestión documental. Sucontratación demanda de especificaciones concretas respecto de la producción,mantenimiento, clasificación y disposición de los documentos de archivoNube híbrida. Es necesario establecer la normatividad respecto de la producción,mantenimiento y disposición de los documentos de archivo.Alicia Barnard
  • E. GOBIERNO Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL Además de la firma electrónica ¿Cuáles son las Los repositorios ¿Se tiene una medidas para digitales visión integrada garantizar ¿cumplen con de e.gobierno y autenticidad, algún criterio o gestión fiabilidad e norma de documental? integridad de los certificación? materiales de e.gobierno?Alicia Barnard
  • COSTOS DEL MANEJO INADECUADO DE LAINFORMACIÓN Y LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Desconfianza del ciudadano en sus gobernantes Disposición de Imposibilidad de materiales cumplimiento a documentales de disposiciones legales forma arbitraria o normativas Uso parcial de la Incapacidad para información que se la práctica legal produce adecuada Insuficiencia de información para resolver asuntos técnicos o administrativos
  • CONCLUSIONES Las iniciativas de gobierno electrónico deben incluir proyectos orientados específicamente para los archivos públicos y la gestión de documentos Los aspectos de gestión documentales deben ser lideradas por profesionales de la Archivística y las Ciencias de la Información y no exclusivamente por ingenieros de sistemas. La base de un buen gobierno electrónico no es la tecnología sino la información. Zapata, Carlos A.: Implicaciones de la gestión documental en la fase de información del Programa de Gobierno en Línea en Colombia. Séptima Semana Nacional de la Transparencia “Transparencia y su impacto en la Gestión Pública” México, agosto 25-27, 2010
  • CONCLUSIONESIncorporar a la gestión documental y preservación de documentos de archivodentro de las políticas de e.gobierno.Establecer las políticas, métodos y guías para la producción, mantenimientoy preservación de los documentos de archivo digital o informaciones creadasa través de los diferentes ambientes que utilizan las organizacionesReducir riesgos mediante la incorporación del análisis y evaluación deriesgos en el manejo de los documentos de archivo digitales creados en losdiferentes ambientes de las organizacionesDesarrollar programas o estrategias de investigación para dar soluciones a lacreación, manejo y preservación de los documentos de archivo digitales enlos diferentes ambientesEstablecer programas de formación profesional y capacitación continua enmateria de gestión y preservación de documentos de archivo digitales.Integrar equipos multidisciplinarios, interdisciplinarios y transdisciplinarios
  • ¡MUCHAS GRACIAS! ALICIAbarnard.alicia@gmail.com