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Events und Veranstaltungen professionell managen
 

Events und Veranstaltungen professionell managen

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In Zeiten virtueller Kommunikation sind Veranstaltungen und Events längst zu einem wichtigen Bestandteil der Unternehmenskommunikation geworden, da auf diesem Wege eine direkte und persönliche ...

In Zeiten virtueller Kommunikation sind Veranstaltungen und Events längst zu einem wichtigen Bestandteil der Unternehmenskommunikation geworden, da auf diesem Wege eine direkte und persönliche Ansprache von Zielgruppen möglich wird.

Ein großes Plus von Events ist die Einmaligkeit und der Erlebnisfaktor. Die Teilnehmer sollen die Veranstaltung mit all ihren Sinnen unmittelbar und live erleben und die Botschaft aufnehmen und behalten. Gerade bei der heutigen Ähnlichkeit und Austauschbarkeit von Produkten ein besonders effektives Mittel, um Kunden an eine bestimmte Marke zu binden.

Hier liegt allerdings auch das Risiko: Die Einmaligkeit und Unwiederbringlichkeit schließen ein "Nachbessern" aus. Daher ist es besonders wichtig, Pannen oder Langeweile zu vermeiden. Doch wie inszeniere ich einen wirkungsvollen Event oder eine erfolgreiche Veranstaltung, der/die noch lange Zeit in aller Munde ist? Autorin Melanie von Graeve zeigt, wie dieses Ziel erreicht werden kann.

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    Events und Veranstaltungen professionell managen Events und Veranstaltungen professionell managen Document Transcript

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    • Melanie von Graeve Copyrightvermerk Events und Veranstaltungen professionell managen Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheber- Tipps und Tools für die tägliche Praxis rechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der 2. aktualisierte Auflage engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Göttingen: BusinessVillage, 2008 Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. ISBN 978-3-938358-62-7 Das gilt insbesondere für Vervielfältigung, Überset- © BusinessVillage GmbH, Göttingen zung, Mikroverfilmung und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Alle in diesem Buch enthaltenen Angaben, Ergebnis- Bezugs- und Verlagsanschrift se usw. wurden von dem Autor nach bestem Wissen BusinessVillage GmbH erstellt. Sie erfolgen ohne jegliche Verpflichtung oder Reinhäuser Landstraße 22 Garantie des Verlages. Er übernimmt deshalb keiner- 37083 Göttingen lei Verantwortung und Haftung für etwa vorhandene Unrichtigkeiten. Telefon: +49 (0)5 51 20 99-1 00 Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Fax: +49 (0)5 51 20 99-1 05 Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt E-Mail: info@businessvillage.de auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Web: www.businessvillage.de Annahme, dass solche Namen im Sinne der Waren- zeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt Coverillustration werden dürfen. mediasolutions – lebendige medien www.media-solutions.info Bestellnummern Layout und Satz PDF-eBook Bestellnummer EB-759 Sabine Kempke Druckausgabe Bestellnummer PB-759 ISBN 978-3-938358-62-7
    • Inhaltsverzeichnis 1 Über die Autorin ................................................................................................................................ 3 Vorwort .................................................................................................................................................. 5 Dank ........................................................................................................................................................ 6 1. Einleitung ........................................................................................................................................ 7 2. Basiswissen Eventorganisation............................................................................................ 9 Kreativitätstechniken......................................................................................................................... 12 Wichtige Informations- und Recherchequellen für Eventmanager ................................................... 20 Wer, wie, was: Die Schlüsselfragen der Veranstaltungsplanung ...................................................... 22 3. Die Veranstaltungsplanung ................................................................................................... 25 Veranstaltungsziel............................................................................................................................. 26 Zielgruppe(n) .................................................................................................................................... 30 Budget- und Kostenplanung ............................................................................................................. 38 Projektteam....................................................................................................................................... 49 Veranstaltungsrahmen ...................................................................................................................... 52 Notfallplanung, Anmeldungen, Versicherungen und Gebühren ........................................................ 63 4. Die Veranstaltungsdurchführung ....................................................................................... 67 Mitarbeiterteam vor Ort ..................................................................................................................... 67 Externe Dienstleister und Partner ..................................................................................................... 70 5. Erfolgsmessung ......................................................................................................................... 77 6. Veranstaltungsnachbereitung .............................................................................................. 81 Folgende Punkte sind zu prüfen beziehungsweise durchzuführen .................................................. 81 Abschlussbericht............................................................................................................................... 82 7. Anhang: Glossar, Recherchequellen, Literaturtipps ................................................. 83 Glossar ............................................................................................................................................. 83 Literaturtipps zum Thema Events und Veranstaltungen ................................................................... 93 Informations- und Recherchequellen ............................................................................................... 99 Formularsatz „Veranstaltungen“ ..................................................................................................... 107 BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • 2 Inhaltsverzeichnis BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • Über die Autorin 3 Über die Autorin Melanie von Graeve, Event- Melanie von Graeve verfasst außerdem regelmä- Management-Ökonom ßig redaktionelle Beiträge für renommierte Fach- (VWA), war als Geschäfts- zeitschriften und ist Autorin mehrerer Fachbücher leitungsassistentin und Vor- – der Praxisleitfaden „Erfolgsfaktor Eventmarke- standssekretärin mehr als ting“ (ISBN 978-3-938358-29-7) ist ebenfalls bei zehn Jahre in internationa- BusinessVillage erschienen. len Konzernen für die Or- ganisation und Durchführung von Finanz-, und Kontakt Marketingveranstaltungen verantwortlich. 2002 Internet: www.dkts.de gründete sie die Inhaber geführte Agentur DKTS E-Mail: info@dkts.de Der Konferenz- und TagungsService in Frankfurt am Main. 2003 wurde Melanie von Graeve mit dem Frankfurter Gründerpreis geehrt. DKTS ist spezialisiert auf professionelle Veran- staltungs- und Messeorganisation, externe Projekt- leitung, Veranstaltungs-Analyse, Event-Coaching, Beratung und Messe-Trainings. Neben regelmäßigen Seminaren, Impuls-Vor- trägen und Inhouse-Trainings ist Melanie von Graeve Dozentin zu den Themenbereichen Event- organisation, Eventmarketing sowie Messen und Ausstellungen bei namhaften Institutionen. Für Ihre Referenten- und Dozententätigkeit wurde sie mehrfach ausgezeichnet, unter anderem mit dem CONGA-AWARD 2007 als Nummer Eins der Top-Referenten Deutschlands! BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • 4 Über die Autorin BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • Vorwort 5 Vorwort Liebe Leserin, lieber Leser, Dieser Praxisleitfaden wendet sich übrigens nach wie vor an die Zielgruppen Anwender, Einstei- vier Jahre nach dem Erscheinen von „Events und ger oder auch „Nicht-Fachleute“ bei der Veran- Veranstaltungen professionell managen“ fand ich staltungsorganisation, die erfahren möchten, wie es an der Zeit, diesem Buch eine gründlich überar- sie in ihrer beruflichen Praxis möglichst sicher, beitete Neuauflage zu gönnen. schnell und einfach Veranstaltungen organisieren und durchführen können. Lesern, die sich vertie- Anlass dafür waren zum einen die Bitten um wei- fend mit dem Marketingaspekt von Events be- tere Tipps und Ergänzungen (beispielsweise zu schäftigen möchten, empfehle ich auch den Titel Einladung und Rückantwort, Erfolgsmessung, „Erfolgsfaktor Eventmarketing“, der ebenfalls bei Glossar und Literaturempfehlungen) die ich von BusinessVillage erschienen ist. Lesern und Seminarteilnehmern erhalten und ge- sammelt habe, zum anderen meine Heirat, wodurch Frankfurt am Main, Februar 2008 sich mein Name geändert hat (die erste Auflage erschien noch unter Melanie Dressler). Die ein- zige Bitte, der ich nicht nachkommen konnte war Ihre die, dem Muster für die Anmeldung von Veran- staltungen beim Ordnungsamt (siehe Seite 92), bei der ich den Formularsatz aus meiner Heimatstadt Frankfurt am Main gewählt hatte, auch Muster für PS: Natürlich sollen sich mit diesem Buch Damen alle anderen deutschen Städte hinzuzufügen. Die- und Herren gleichermaßen angesprochen fühlen. ser Praxisleitfaden bekäme dadurch Telefonbuch- Liebe Damen, sehen Sie mir bitte nach, dass ich zu format! Außerdem werden die Formulare von den Gunsten der einfacheren Lesbarkeit die gebräuch- Ordnungsämtern aktualisiert und angepasst – hier liche sachlich-männliche Form gewählt habe. abgedruckte Versionen können also überholt sein. Sie erhalten die jeweils aktuellen Formularsätze ganz einfach bei dem für Sie zuständigen Ord- nungsamt. An dieser Stelle sende ich meinen Dank an das Ordnungsamt Frankfurt, dass ich den Formular- satz in diesem Buch verwenden darf. BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • 6 Dank Dank Mein herzlicher Dank für die Anregungen zu dieser Neuauflage geht an meine Seminarteilnehmer, Studenten und Leser, die mir durch regen Austausch zeigen, wo sie in der Praxis der Schuh drückt! BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • Einleitung 7 1. Einleitung Veranstaltungen „schnell mal eben so“ erledigen? „Schon in der Planungsphase veränderten sich Gerade Sekretärinnen und Assistentinnen, aber die Rahmenbedingungen unserer Veranstaltung auch Mitarbeiter aus Marketing und anderen Un- ständig. Dauernd hatte unser Geschäftsführer ternehmensbereichen kennen diese Situation häu- neue Ideen zum Catering und der Location. Man- fig nur zu gut. Doch bei Veranstaltungen handelt ches vergaß er auch, mir zu sagen und merkte es es sich um einmalige und nicht wiederholbare dann erst kurz vor der Veranstaltung. Dann brach Live-Erlebnisse – ein „Nachbessern“ ist daher Hektik aus und einiges ging schief.” nicht möglich. Und die Praxis bestätigt: Das Ri- siko, dass die Veranstaltungsziele nicht erreicht „Unser Veranstaltungstermin war viel zu knapp werden, ist hoch. angesetzt. Wir haben es nur noch im Eilverfahren geschafft, Einladungen gedruckt zu bekommen. Worin die Schwierigkeiten der Veranstaltungsor- Viele unserer Wunschgäste hatten schon andere ganisation in der täglichen Praxis liegen, zeigen Termine im Kalender. Und dann war an diesem einige typische Kommentare meiner Seminarteil- Abend noch ein wichtiges Fußballspiel– am Ende nehmer: kamen nur die Hälfte der Gäste, die zugesagt hat- ten.” „Ich hätte die ganze Vorbereitung fast nicht ge- schafft. Als das Projekt angekündigt wurde, wollten Eine organisierte Veranstaltungsplanung wird ganz viele aus unserer Firma mitmachen – aber je Ihnen dabei helfen, solche kleinen und großen näher der Termin rückte und je konkreter die Auf- Klippen und Gefahren zu umschiffen und aus gaben wurden, desto weniger Kollegen hatten Zeit dem geplanten Event einen planbaren Erfolg zu zur Mitarbeit. Zum Schluss blieb fast alles an mir machen – für Ihr Unternehmen und auch für Sie hängen und ich saß wochenlang immer bis spät persönlich! abends im Büro.” In diesem Praxisleitfaden dreht sich deshalb alles „Wir haben unser Budget haushoch überschritten. um eine zeit-, budget- und vor allem nervenscho- Hinterher sagten mir zwar viele, sie kennen diesen nende Veranstaltungsorganisation: und jenen guten und günstigen Caterer, Künstler, Techniker und so weiter – aber ich hatte diese n Sie lernen die entscheidenden Schritte der Ver- Kontakte vorher nicht und habe wahrscheinlich anstaltungsplanung kennen – von der Recher- viel zu viel bezahlt.” che bis zur Nachbereitung. n Sie erfahren, wie Sie die Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer erhöhen und dadurch Ihren Veran- staltungserfolg messbar steigern können. BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • 8 Einleitung n Sie erhalten zu allen Planungsschritten Tipps und Recherchequellen aus der Praxis. n Die beigefügten Arbeitshilfen und Checklisten ermöglichen Ihnen den unmittelbaren Einstieg in Ihre eigene Veranstaltungsplanung. Denn: Veranstaltungsorganisation ist Fleiß- arbeit. 90 Prozent des Erfolges beruhen auf gründlicher Planung und Vorbereitung. Ich wünsche Ihnen viel Vergnügen bei der Lektüre dieses Praxisleitfadens und drücke Ihnen die Dau- men für Ihre nächste Veranstaltung! Ihre BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • Basiswissen Eventorganisation 9 2. Basiswissen Eventorganisation Veranstaltungsorganisation – Und im Ernstfall zaubern Sie als Eventmanager der vielseitige Traumberuf mal eben einen funktionierenden „Plan B“ aus der Wohl kaum eine Aufgabe ist so vielfältig wie die Tasche! des Eventmanagers. Im Idealfall sind Sie eine möglichst gut gelaunte Mischung aus: Das Spektrum von Events und Veranstaltungen reicht von Veranstaltungen, die aus unternehmens- n Buchhalter bezogenen Anlässen stattfinden oder die dabei hel- n Cateringspezialist und Sommelier fen sollen, unternehmerische Ziele zu realisieren n Dekorateur (Marketingevents) bis hin zu religiösen Festen oder n Dolmetscher privaten Feiern. Ob Außendiensttagungen, Aus- n Entertainer, Moderator stellungen, Bälle, Einweihungsfeiern, Ehrungen, n Fachmann für Veranstaltungstechnik Empfänge, Festakte, Fortbildungen, Gala-Ver- n Fachmann für Protokollfragen anstaltungen, Händlertagungen, Hauptversamm- n Gastgeber lungen, Hochzeiten, Incentive-Veranstaltungen n Grafiker oder -Reisen, Jubiläen, Kick-Off-Meetings, Klau- n Kreativdirektor surtagungen, Konzerte, Kulturveranstaltungen, n Lehrer, Trainer Messen, Mitarbeiterevents, Outdoor-Veranstal- n Marketingfachmann tungen, Podiumsdiskussionen, Pressekonferenzen, n Projektmanager Produktpräsentationen, Promotions, Richtfeste, n Rechtsanwalt Roadshows, Schulungen, Seminare, Sportevents, n Sicherheitsexperte Symposien, Tage der offenen Tür, Teambuilding- n Veranstaltungstechniker maßnahmen, Vorträge, Weihnachtsfeiern und n Sponsoringfachmann Workshops – jede Veranstaltung ist anders und stellt den Veranstalter vor ganz eigene und immer und nicht zu vergessen: Psychologe und See- wieder neue Herausforderungen! lentröster … Das alles hat Sie noch nicht abgeschreckt? Sehr Dabei sind die Anforderungen in sämtlichen Be- schön, denn das Positive dabei soll auch nicht ver- reichen hoch: Alle Abläufe müssen durchdacht gessen werden: Eventmanager ist gerade durch und geplant, Bedürfnisse befriedigt, Einzelbau- diese Spannung und Abwechselung für viele der steine organisiert, externe Dienstleister gebucht Traumberuf schlechthin! und eingebunden werden. BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • 10 Basiswissen Eventorganisation Für diejenigen unter Ihnen, die bisher noch nicht Public-Events (B2P): Unternehmens-, Strategie, so tief in das Thema Eventmanagement vorge- Produkt- und Leistungspräsentationen für eine drungen sind, hier eine kurze Erklärung einiger breite Öffentlichkeit mit dem vorrangigen Ziel wichtiger Begriffe und ihrer (Be-)Deutungen: der Imagesteigerung und Informationsvermittlung (Presse-Events, Unternehmensinszenierungen im Der Begriff „Event“ (das oder der) stammt – wie öffentlichen Raum etc.). die meisten der Fachbegriffe der Eventbranche – aus dem Englischen und bedeutet neben „Ver- Consumer-Events (B2C): Erlebnisgestützte Pro- anstaltung“ und „Termin“ auch „Ereignis“. Hier dukt-, Marken-, Unternehmenseinführungen mit wird deutlich, dass eine Veranstaltung sich zwar dem vorrangigen Ziel der Absatzförderung von in der wörtlichen Übersetzung Event nennen darf, Konsumgütern oder Dienstleistungen an Endver- dieser Begriff jedoch durchaus auch irreführend braucher (Roadshows, Promotions etc.). sein kann: Bei weitem nicht bei jeder Veranstal- tung handelt es sich auch um ein Ereignis! Die Er- Exhibition-Events (B2B, B2C und B2P): Erleb- wartungen der Teilnehmer liegen bei einem Event nisorientierte Konzepte/Umsetzungen rund um nun einmal höher. Messebeteiligungen sowie Unternehmens-/NPO- initiierte temporäre Ausstellungen (Themenpavil- Als Events bezeichnet man in der Praxis insze- lons, Ideenparks, Messeinszenierungen). nierte, einzigartige Veranstaltungen mit Erleb- nisfaktor. In jedem Falle aber sollte ein Event ein Charity-/Social-/Cultural-Events (B2P): CSC- positives, besonderes, unwiederbringliches Erleb- Events dienen der Förderung eines gesellschaftlich nis für den Teilnehmer sein! relevanten Zwecks und richten sich an die Öffent- Hier eine Definition der gebräuchlichen Eventar- lichkeit und/oder Multiplikatoren. Sie dienen nicht ten des FME (Forum Marketing-Eventagenturen): der Absatzförderung (Eröffnungsveranstaltungen von Großereignissen, Fan-Feste, Ereignisse im öf- Corporate-Events (B2B): Produkt-, Marken- und fentlichen Raum etc.). Unternehmensinszenierungen mit dem Ziel der Vermittlung von Informationen und der Verände- Weiter Begriffserklärungen finden Sie im Glossar rung/Festigung von Images vorwiegend an Kun- im Anhang dieses Buches. den oder Mittler/Händler (Produkteinführungen, Hauptversammlungen, Jubiläen etc.). Mitarbeiter-Events: Informationsvermittlung an/ Motivation von Mitarbeitern eines Unternehmens und/oder dessen verbundenen Vertriebspartnern (Kick-Offs, Incentives, Schulungsveranstaltun- gen, Verkaufstrainings etc.). BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • Basiswissen Eventorganisation 11 Praxistipp: Der Mittelteil Spielen Sie doch mal mit Veranstaltungs- Im Mittelteil achten Sie auf eine ausreichende In- art und Veranstaltungsform! formationsvermittlung, aber auch auf den Unter- Spannend für Ihre Teilnehmer werden auch haltungsaspekt und das ausgewogene Timing der altbekannte Veranstaltungsarten, wenn diese einzelnen Bausteine. ein neues Gesicht oder eine überraschende Form erhalten! Planen Sie doch einmal eine Produktpräsenta- Das Finale tion in Form eines Zirkus: Der Geschäftsführer Das Finale ist der Paukenschlag Ihrer Veranstal- ist der Zirkusdirektor, die einzelnen Entwick- tung! Es soll positiv und gefühlsbetont sein, in lungsschritte werden in akrobatischen Auffüh- rungen umgesetzt, den Kreativteil übernehmen der Erinnerung Ihrer Teilnehmer haften bleiben, die Clowns, das Marketing der Zauberer, den ein Ausrufezeichen setzen und zu einer Handlung Vertrieb der Löwenbändiger – und so weiter. aktivieren. Oder gestalten Sie ein Seminar in Form eines Wissens-Gewinnspiels, bei dem die Teilnehmer für erlerntes mit einer imaginären Wissens- Denn: währung belohnt werden. Vielleicht kann man Der erste Eindruck entscheidet. Der Letzte diese Währung bei Veranstaltungsende dann in reelle Preise wie zum Beispiel Fachbücher bleibt. einlösen? Mit ein wenig Übung kommen Sie auf ganz Soll Ihre Veranstaltung außergewöhnlich, origi- fantastische Umsetzungsideen, mit denen Sie Ihre Teilnehmer überraschen und begeistern nell, kreativ sein? Gerade bei diesem Punkt höre werden! ich oft resignierte Kommentare wie „Kreativität kann man nicht lernen!“ oder „Das muss einem geschenkt sein“. Bevor wir uns aber mit der Kreativität beschäfti- gen können, sollten wir uns zunächst einmal kurz Nicht unbedingt. Natürlich ist Kreativität ein Ta- mit dem allgemeinen Ablauf von Veranstaltungen lent, dennoch stehen viele hilfreiche Arbeitsmittel befassen. Denn jede Veranstaltung benötigt einen zur Verfügung, um sich auf Kreativität zu pro- spannenden Ablauf, eine sinnvolle Zusammenstel- grammieren. Einige beliebte Techniken aus der lung der Inhalte, eine durchdachte „Dramaturgie“: Praxis erhalten Sie hier: Das Opening Hier bieten Sie Ihren Teilnehmern Einstimmungs- hilfen auf das (neue) Themengebiet. Das Opening soll Ihren Teilnehmern helfen, geistig nicht auf der Strecke zu bleiben, sondern den Inhalten und Ge- schehnissen folgen zu können. BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • 12 Basiswissen Eventorganisation Kreativitätstechniken Inszenierungsmethode geht es darum, Bekanntes oder Vorhandenes herauszugreifen, zu verändern Schaffen Sie zunächst einmal die Rahmenbedin- und wieder in Ihre Veranstaltung einzufügen – hier gungen, die Sie benötigen, um kreativ zu sein. eine vereinfachte Form seiner Inszenierungsme- Dazu ein paar grundsätzliche Überlegungen: thode mit Umsetzungsbeispielen: WO habe ich die besten Ideen? Inszenierung nach Osborne n Am Arbeitsplatz oder Zuhause? n Im Büro oder in der Natur? Anders Hier bekommen bekannte Dinge n Bei Entspannung oder bei Routinetätigkeiten verwenden oder Orte eine neue Verwen- dung, beispielsweise könnte eine wie Ausdauersport oder Hausarbeit? Kirche als Gala-Location dienen. WANN habe ich die besten Ideen? Übertreiben Übertreibungen können bei- spielsweise das Vergrößern oder n Morgens oder abends? Verkleinern von bestimmten n Mit vollem oder leerem Magen? Dingen oder Personen sein – ein n Durch Anreize oder unter (Zeit-)Druck? Instrument, das im Theater gerne eingesetzt wird und mit dem man viel Aufmerksamkeit erzielen WIE habe ich die besten Ideen? kann. n Beim Malen oder beim Schreiben? Umkehren Denkbar ist eine Umkehrung von n Im Austausch mit Insidern oder im Gespräch Abläufen, Reihenfolgen oder mit Themen-Fremden? auch Orten, beispielsweise einer Tagung in der Kantine mit Cate- n Alleine oder beim Brainstorming mit anderen? ring im Plenum. Vielleicht werden Sie nicht immer alle für Sie optimalen Bedingungen herstellen können – aber Brainstorming besser einige als gar keine! Wenn Sie die für Sie Brainstorming ist eine von Alex Osborn erfunde- passenden Rahmenbedingungen gefunden haben, ne und von Charles Hutchison Clark weiterent- können Sie sich der Methode zuwenden. Vorstel- wickelte Methode zur kreativen, ungebremsten len möchte ich hier die Inszenierungsmethode Ideenfindung in einer Personengruppe. Der Be- nach Osborne, Brainstorming, MindMaps und die griff Brainstorming geht dabei zurück auf Osborns 635-Methode: Methode „using the brain to storm a problem“ was ins Deutsche übersetzt so viel bedeutet wie „Das Inszenierung nach Osborne Gehirn zum (An)Sturm auf ein Problem verwen- Eine ausgezeichnete Methode zur Generierung un- den”. Ziel des Brainstormings ist es, in kurzer Zeit gewöhnlicher Veranstaltungsideen bietet die Os- möglichst viele Ideen oder Lösungen zu einem borne-Methode (nach Alex Osborne, 1888-1966, vorgegebenen Thema oder Problem zu finden. Die auch Erfinder des Brainstormings). Bei dieser Gruppenstärke sollte hierbei nicht zu groß sein BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • Basiswissen Eventorganisation 13 (fünf bis acht Personen sind ideal). Das Brainstor- Regel C: Bereits geäußerte Ideen können von an- ming dauert circa 30 Minuten und sollte an einem deren Teilnehmern aufgegriffen werden, um diese störungsfreien Ort stattfinden. im Team weiter zu entwickeln und zu verbessern. Praxistipp Wenn alle Teammitglieder die Regeln kennen, Um optimale Ergebnisse zu erzielen und damit kann das Brainstorming beginnen: Jeder artikuliert die Gruppe die gefundenen Lösungen auch spontan seine Ideen und Einfälle zu dem vorge- gemeinsam trägt, sollten Sie die Teilnehmer gebenen Thema. Diese werden vom Schriftführer am Veranstaltungs-Brainstorming aus Per- sonen zusammenstellen, die diesen The- auf einem Flipchart oder auf Metaplankarten an menbereich betreuen – im Idealfalle aus der einer Pinnwand festgehalten. zuständigen Projektgruppe. Während des Verlaufs des Brainstormings hat der Ablauf eines Veranstaltungs-Brainstormings Moderator die Aufgabe, den Ideenfluss durch ak- Geben Sie im Vorfeld bekannt, was der Grund tivierende Fragen aufrecht zu halten. Ferner soll- für das Zusammentreffen ist (zum Beispiel „Su- te er darauf achten, dass alle Teilnehmer zu Wort che nach einem interessanten Motto für unseren kommen und die Brainstorming-Regeln eingehal- nächsten Tag der offenen Tür“). Für die Durchfüh- ten werden. rung wird ein Moderator benötigt, der die Sitzung eröffnet, das Thema bekannt gibt und die Regeln Wenn trotz Anregung seitens des Moderators kei- nennt/überwacht (und sich daher am eigentlichen ne neuen Ideen mehr gefunden werden, wird die Brainstorming nicht beteiligen kann). Außerdem Phase der Ideenfindung beendet. benötigen Sie einen Schriftführer, der die genann- ten Ideen sofort erfasst. Nach einer kurzen Pause werden im nächsten Schritt die gesammelten Ideen vom Moderator Regel A: Möglichst viele Ideen sollen in mög- vorgelesen und von den Teilnehmern bewertet lichst kurzer Zeit zusammengetragen werden – und sortiert. Ähnliche oder verwandte Nennungen unabhängig davon, ob sie qualitativ wertvoll sind. werden in Gruppen zusammengefasst (Tipp: Vielmehr kommt es darauf an, seine Gedanken MindMaps eignen sich hierfür besonders gut.) spontan zu äußern und seiner Fantasie freien Lauf zu lassen. Das bedeutet, dass jede noch so außer- Daraufhin werden die gefundenen Ideen oder Ide- gewöhnliche Idee aufgenommen wird. engruppen in festgelegten Kategorien aufgeteilt, wie etwa „geeignet/umsetzbar”, „nicht geeignet/ Regel B: Bei der Äußerung der Ideen darf keiner- nicht umsetzbar” oder “zur Zeit nicht umsetzbar”. lei Wertung, Korrektur oder Kritik vorgenommen Dabei hat jeder Teilnehmer für die Klassifizierung werden – weder in verbaler Form, noch mit Ges- der Ideen das gleiche Mitspracherecht. ten oder Blicken. Dies würde den Ideenfluss der Teilnehmer behindern. BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • 14 Basiswissen Eventorganisation Um schließlich ein Ranking der gefundenen Ideen MindMap herzustellen, werden diese durch das gesamte Frei übersetzt bedeutet MindMap so viel wie „Ge- Team bewertet. Dies könnte zum Beispiel so erfol- danken- oder „Gedächtniskarte” und ist eine Tech- gen: Jeder Teilnehmer erhält sechs Klebepunkte. nik, die eine kreative Entwicklung und einfache Die Idee mit der höchsten Umsetzungsattraktivität grafische Darstellung von Ideen ermöglicht und erhält drei Punkte, die zweithöchste zwei Punkte fördert. Entwickelt wurde diese Technik von dem und die Idee auf Platz drei nur einen Punkt. Nach Engländer Tony Buzan. Punktevergabe durch alle Teilnehmer erhalten Sie als Ergebnis des Brainstormings denjenigen Lö- Buzans Theorie zufolge funktioniert unser Denken sungsansatz, den Ihre Brainstorming-Teilnehmer nicht in der abstrakten Formulierung von Ideen, bevorzugen. sondern in Stichwörtern und assoziierten Bildern. Aufbau und Arbeitsweise der MindMaps kommen Vorteile und Nachteile des Brainstormings der Funktionsweise unseres Gehirns entgegen: Vorteile: Mit dem rechten Gehirnzentrum sind die visuellen n Schnell, einfach, kostengünstig. Wahrnehmungen verbunden. Hier liegen unsere n Das Brainstorming bietet die Möglichkeit, Ide- kreativen Fähigkeiten, Emotionen, Phantasie und enfindung sowie deren Bewertung auf mehrere Intuition. Die rechte Gehirnhälfte denkt vorwie- Mitarbeiter zu verteilen. Somit erhöht sich die gend in Bildern und Gefühlen. Akzeptanz der Lösungsvorschläge innerhalb des Unternehmens oder der Gruppe. In der linken Gehirnhälfte speichern wir Zahlen, n Sie erhalten nicht nur eine Liste von bevor- Formeln, Ergebnisse und erlernte Techniken. Es zugten Lösungsansätzen oder Veranstaltungs- arbeitet logisch, kann Schlüsse ziehen, bewertet vorschlägen, sondern zusätzlich weitere Ideen Sachverhalte und kombiniert Fakten. für zukünftige Aktivitäten. Logisch zu planen und zugleich kreative Ideen zu Nachteile: entwickeln, ohne dabei den Überblick zu verlieren n Nur in der Gruppe durchführbar. genau darauf kommt es bei der Durchführung von n Die Qualität der Ergebnisse hängt stark von Veranstaltungen an! MindMaps ermöglichen eine der Disziplin und Mitarbeit der Teilnehmer ab. besonders effiziente Ideenfindung, da sie Syner- n Ist die Gruppe zu groß, behindert sie sich gieeffekte aus der Nutzung beider Gehirnhälften gegenseitig. fördern. Wie erstelle ich ein MindMap? Notieren Sie das zentrale Thema, mit dem Sie sich beschäftigen möchten groß und deutlich in der Mitte eines großen Blattes (am besten in einem BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • Basiswissen Eventorganisation 15 Abbildung 1: Beispiel eines MindMaps (Quelle: www.wikipedia.org; Urheber: Regina777) Wort). Im nächsten Schritt notieren Sie rings um Praxistipp das zentrale Thema die Ihnen dazu einfallenden Überschaubarer werden Ihre MindMaps, wenn Hauptkapitel nach außen hin auf Hauptästen Sie mit unterschiedlichen Farben und Formen (siehe Grafiken). Diese Hauptäste beschriften arbeiten. So kann man einzelne Themenge- biete schneller voneinander unterscheiden Sie in Druckbuchstaben jeweils nur mit einem oder optisch hervorheben. Themen können griffigen Schlüsselwort. Jedem einzelnen Haupt- auch durch einfache Bilder illustriert werden. kapitel oder Themengebiet können nun die dazu Mittels solcher Visualisierung werden weitere Assoziationen hervorgerufen, die dazu dienen, gehörenden Informationen zugeordnet werden. die gesammelten Informationen und Ideen Diese zeichnen Sie als dünne Linien („Zweige“) besser im Gedächtnis zu behalten. Aber: Mit ein, die von dem jeweiligen Hauptast abgehen. Farben und Bildern sparsam umgehen und akzentuiert einsetzen! Details zu den einzelnen Unterbegriffen können eingefügt werden, indem Sie an die Zweige wei- tere feine Linien („Nebenzweige“) einzeichnen und mit Ihren Erläuterungen versehen. BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • 16 Basiswissen Eventorganisation Die Planungsschritte der Veranstaltungsorganisation Abbildung 2: Wie erstelle ich ein MindMap? Vorteile und Nachteile von MindMaps: n Die Technik muss erlernt werden. n Bei Einsatz von EDV-gestützten MindMap- Vorteile: Programmen fallen Investitionskosten an. n Erleichtert die Informationsaufnahme und erhöht die Merkleistung. 635-Methode n Kreativtechnik, die sich besonders gut für die Diese sogenannte Brainwriting-Technik wurde Einzelarbeit eignet. 1968 von Prof. Bernd Rohrbach entwickelt und n Dient als visuelles Hilfsmittel für andere Kre- dient zur Erzeugung von neuen, ungewöhnlichen ativmethoden, zum Beispiel für das Brainstor- Ideen in einer Personengruppe. ming. Die 635-Methode eignet sich zur schnellen Ideen- Nachteile: sammlung sowie zur Überarbeitung von Ideen: Es n Für Gruppenarbeit weniger gut geeignet – falls arbeiten 6 Personen an 3 Ideen in (je) 5 Minuten die Technik in einer Gruppe angewandt wird, oder mit fünfmaligem Weiterreichen (daher der sollten alle Teilnehmer die dargestellte Mind- Name). Map verstehen und nachvollziehen können. Das bedeutet, dass zum Beispiel Farben und Bilder erklärt werden müssen. BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • Basiswissen Eventorganisation 17 Und so geht’s: Nachteile: n Sechs Personen erhalten ein Blatt Papier, auf n Die Durchführung ist nur im Team möglich. dem die Frage oder das zu lösende Problem n Die Methode erfordert von den Teilnehmern bereits vermerkt ist. ein hohes Maß an Spontaneität. n Das Blatt wird aufgeteilt in drei Spalten (ver- n Nur für „Probleme“ mit geringer Komplexität tikal) und sechs Reihen (horizontal) – daraus geeignet. ergeben sich 18 Kästchen. n Jeder der Teilnehmer hat nun fünf Minuten Praxistipp Zeit, im ersten Kästchen jeder Spalte eine Idee Die 635-Methode eignet sich gut als Ergän- (insgesamt also drei Ideen) zu notieren. zung zu einem Brainstorming, um die gewon- n Nach Ablauf der fünf Minuten geben alle Teil- nenen Grundideen weiter zu bearbeiten! nehmer gleichzeitig im Uhrzeigersinn ihr Blatt an den Nebenmann weiter. n Alle Teilnehmer haben nun wiederum fünf Kreativitätstechniken sollen Ihre Arbeit berei- Minuten Zeit, die drei bereits auf dem Blatt chern, keine unnötige Mühe bereiten – nutzen Sie notierten Ideen, die sie nun vorfinden, weiter deshalb nur die Techniken, die für Sie sinnvoll zu entwickeln und um Ideen zu ergänzen. sind und Ihnen Spaß machen! n Das Verfahren wird so lange wiederholt, bis alle Teilnehmer jedes Blatt einmal bearbeitet Beziehen Sie die Sinne Ihrer Teilnehmer mit haben. ein! n Mit dieser Methode erhalten Sie innerhalb von Einfach, aber wichtig: Ihre Teilnehmergruppe 30 Minuten maximal 108 Ideen (6 Teilnehmer besteht aus Menschen, denen Sie behilflich sein × 3 Ideen/Spalten × 6 Reihen)! müssen, die angebotenen Informationen, Details, Aspekte etc. zu erfassen, aufzunehmen und zu Sie können diese Kreativtechnik je nach Teilneh- speichern. Menschen sind nun einmal wacher und merzahl auch variieren, beispielsweise zur 5 × 3 × aufnahmefähiger und fühlen sich umso stärker an- 5-Methode. gesprochen, je mehr ihre Sinne mit eingebunden werden – dieses Wissen können Sie gezielt für Vorteile und Nachteile der 635-Methode: sich und Ihre Veranstaltung nutzen! Doch gerade bei inhaltsschweren Veranstaltungen, bei Infor- Vorteile: mationsblöcken ohne Abwechselung und bei den n Sie erhalten viele Ideen/Lösungsvorschläge obligatorischen Reden sind die Informationen für innerhalb kurzer Zeit. den Teilnehmer häufig nur schwer verdaulich. n Im Team motivieren sich die Teilnehmer ge- Versuchen Sie, das zu ändern – Ihre Teilnehmer genseitig. werden es Ihnen danken! n Der Ideenfluss wird nicht gebremst. BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • 18 Basiswissen Eventorganisation Hier einige Beispiele, welche Sinne Sie mit welchen Veranstaltungselementen ansprechen können: Die 5 Sinne Möglichkeiten zur Einbindung der Sinne Sehen (Visuelle Wahrnehmung) Bühne, Effekte, Projektion, Kostüme, Beleuchtung Hören (Akustische/auditive Wahrnehmung) Saal/Raum-Akustik, Stimme, Musik Riechen (Olfaktorische Wahrnehmung) Catering, Düfte, Aromen Schmecken (Gustatorische Wahrnehmung) Speisen, Getränke (von Begrüßungsdrink bis Digestiv, Pausenerfrischungen) Tasten (Taktile/haptische Wahrnehmung) Interaktion, Aktivierung, Effekte, Tanzen Eine besondere Herausforderung für den Event- manager liegt darin, in Konzepten und bei Veran- staltungen immer etwas Neues liefern zu müssen. Das Veranstaltungsbusiness unterliegt dabei weit stärker als andere Branchen Trends und Moden – und zwar von Trends bei Künstlern und Showacts über Moden beim Catering bis hin zu den neusten technischen Errungenschaften für den Veranstal- tungsbereich. Auf dem Laufenden zu bleiben, ist für den Event- manager existenziell. Denn Menschen – seien es die Besucher der Veranstaltung oder Ihre Kunden – langweilen sich schnell. Attraktionen, die beim ersten Sehen noch den Atem raubten, wirken nach dem dritten Mal bereits ermüdend. Nachfolgend erhalten Sie einige Tipps, wie Sie sich stets über die aktuellen Trends auf dem Lau- fenden halten können. BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • Basiswissen Eventorganisation 19 Exkurs Düfte Eine wirklich spannende Entwicklung ist der Einsatz von Düften bei Veranstaltungen, Events und Messen! Düfte nehmen Einfluss auf Sympathie und Antipathie, Vertrauen und Qualitätsempfinden, Wohlgefühl und Verweildauer von Besuchern – und das vor allem, wenn sie so geschickt und dezent eingesetzt werden, dass wir sie gar nicht bewusst riechen! Düfte können die Konzentration erhöhen, die Arbeitsmotivation steigern, die Stimmung verbessern. Und Düfte sind auch ein sehr effektvolles Mittel, um spontane Reaktionen zu erzielen. Vielleicht ken- nen Sie das Gefühl, wie schnell man Appetit bekommt, wenn man an einer Bäckerei vorbeigeht, aus der es so gut nach frischen Brötchen duftet? Oder hat Sie schon einmal der wunderbare Duft von frisch geröstetem Kaffee verführt, gleich ein Pfund mitzunehmen? Im umgekehrten Falle kennen Sie vielleicht auch das Gefühl, jemanden „nicht riechen“ zu können ... Beispiele von möglichen Einsätzen bei Events und Veranstaltungen könnten sein: n Vorstellung eines neuen, edlen Pkw-Modells. Als das Fahrzeug auf der Bühne enthüllt wird, zieht ein kaum merklicher Lederduft durch den Saal. n Bei einem langen Vortragsteil wird zwischen den einzelnen Redeblöcken ein schwacher Eukalyp- tus- oder Orangen-Duft verteilt. Dieser erfrischt den Geist und erhöht die Aufnahmefähigkeit der Zuhörer. Inspirierend, nicht wahr? Bitte beachten Sie: Der Einsatz von Düften auf Veranstaltungen hat nichts mit Duftlämpchen, Wunderbäumchen und Räucherstäbchen zu tun, sondern ist unbedingt Expertensache. Denn Düfte können schnell als aufdringlich und unangenehm empfunden, oder bei falscher Ausbringung für Asthmatiker sogar gefährlich werden! Hintergrundinfos und Praxisbeispiele erhalten Sie zum Beispiel unter www.duftregie.de. BusinessVillage – Update your Knowledge!
    • BusinessVillage – Update your Knowledge! www.BusinessVillage.de Edition Praxis.Wissen je 21,80 Euro * n Persönlicher Erfolg 559 Projektmanagement kompakt – Systematisch zum Erfolg, Stephan Kasperczyk; Alexander Scheel 583 Free your mind – Das kreative Selbst, Albert Metzler 596 Endlich frustfrei! Chefs erfolgreich führen, Christiane Drühe-Wienholt 604 Die Magie der Effektivität, Stéphane Etrillard 620 Zeitmanagement, Annette Geiger 624 Gesprächsrhetorik, Stéphane Etrillard 631 Alternatives Denken, Albert Metzler 646 Geschäftsbriefe und E-Mails – Schnell und professionell, Irmtraud Schmitt 721 Intuition – Die unbewusste Intelligenz, Jürgen Wunderlich 733 Limbic Mind – Die intelligente Schlagfertigkeit, Christine Lehner; Sabine Weihe 743 Presenting Yourself – Der souveräne Auftritt, Eva Ruppert 754 Einfach gesagt – Wenn jeder plötzlich zuhört und versteht, Oliver Groß n Präsentieren und konzipieren 590 Konzepte ausarbeiten – schnell und effektiv, Sonja Klug 632 Texte schreiben – Einfach, klar, verständlich, Günther Zimmermann 635 Schwierige Briefe perfekt schreiben, Michael Brückner 625 Speak Limbic – Wirkungsvoll präsentieren, Anita Hermann-Ruess n Richtig führen 555 Richtig führen ist einfach, Matthias K. Hettl 614 Mitarbeitergespräche richtig führen, Annelies Helff; Miriam Gross 616 Plötzlich Führungskraft, Christiane Drühe-Wienholt 629 Erfolgreich Führen durch gelungene Kommunikation, Stéphane Etrillard; Doris Marx-Ruhland 638 Zukunftstrend Mitarbeiterloyalität, 2. Auflage, Anne M. Schüller 643 Führen mit Coaching, Ruth Hellmich n Vertrieb und Verkaufen 479 Messemarketing, Elke Clausen 561 Erfolgreich verkaufen an anspruchsvolle Kunden, Stéphane Etrillard 562 Vertriebsmotivation und Vertriebssteuerung, Stéphane Etrillard 606 Sell Limbic – Einfach verkaufen, Anita Hermann-Ruess 619 Erfolgreich verhandeln, erfolgreich verkaufen , Anne M. Schüller 647 Erfolgsfaktor Eventmarketing, Melanie von Graeve 664 Best-Selling – Verkaufen an die jungen Alten, Stéphane Etrillard 668 Mystery Shopping, Ralf Deckers; Gerd Heinemann 726 Sog-Selling – Einfach unwiderstehlich verkaufen, Stéphane Etrillard 753 Zukunftstrend Empfehlungsmarketing, 2. Auflage, Anne M. Schüller 759 Events und Veranstaltungen professionell managen, 2. Auflage, Melanie von Graeve n PR und Kommunikation 478 Kundenzeitschriften, Thomas Schmitz 549 Professionelles Briefing – Marketing und Kommunikation mit Substanz, Klaus Schmidbauer 557 Krisen PR – Alles eine Frage der Taktik, Frank Wilmes 569 Professionelle Pressearbeit , Annemike Meyer 594 1×1 für Online-Redakteure und Online-Texter, Saim Rolf Alkan 595 Interne Kommunikation. Schnell und effektiv, Caroline Niederhaus 653 Public Relations, Hajo Neu, Jochen Breitwieser 691 Wie Profis Sponsoren gewinnen, 2. Auflage, Roland Bischof
    • BusinessVillage – Update your Knowledge! www.BusinessVillage.de Edition Praxis.Wissen je 21,80 Euro * n Online-Marketing 690 Erfolgreiche Online-Werbung, 2. Auflage, Marius Dannenberg; Frank H. Wildschütz 692 Effizientes Suchmaschinen-Marketing, 2. Auflage, Thomas Kaiser 731 Was gute Webseiten ausmacht, Tobias Martin; Andre Richter n Marketing 500 Leitfaden Ambient Media, Kolja Wehleit 533 Corporate Identity ganzheitlich gestalten, Volker Spielvogel 546 Telefonmarketing, Robert Ehlert; Annemike Meyer 549 Professionelles Briefing – Marketing und Kommunikation mit Substanz, Klaus Schmidbauer 566 Seniorenmarketing, Hanne Meyer-Hentschel; Gundolf Meyer-Hentschel 567 Zukunftstrend Kundenloyalität , Anne M. Schüller 574 Marktsegmentierung in der Praxis, Jens Böcker; Katja Butt; Werner Ziemen 576 Plakat- und Verkehrsmittelwerbung, Sybille Anspach 603 Die Kunst der Markenführung, Carsten Busch 610 Faktor Service – Was Kunden wirklich brauchen, Dirk Zimmermann 612 Cross-Marketing – Allianzen, die stark machen, Tobias Meyer; Michael Schade 630 Kommunikation neu denken – Werbung, die wirkt, Malte Altenbach 661 Allein erfolgreich – Die Einzelkämpfermarke, Giso Weyand 712 Der WOW-Effekt – Kleines Budget und große Wirkung, Claudia Hilker n Unternehmensführung 622 Die Bank als Gegner, Ernst August Bach; Volker Friedhoff; Ulrich Qualmann 634 Forderungen erfolgreich eintreiben, Christine Kaiser 656 Praxis der Existenzgründung – Erfolgsfaktoren für den Start, Werner Lippert 657 Praxis der Existenzgründung – Marketing mit kleinem Budget, Werner Lippert 658 Praxis der Existenzgründung – Die Finanzen im Griff, Werner Lippert 700 Bankkredit adieu! Die besten Finanzierungsalternativen, Sonja Riehm; Ashok Riehm; Axel Gehrholz 701 Das perfekte Bankgespräch, Jörg T. Eckhold; Hans-Günther Lehmann; Peter Stonn 755 Der Bambus-Code – Schneller wachsen als die Konkurrenz, Christian Kalkbrenner; Ralf Lagerbauer Edition BusinessInside +++ Neu +++ 693 Web Analytics – Damit aus Traffic Umsatz wird, Frank Reese, 34,90 Euro 741 Online-Communities im Web 2.0, Miriam Godau; Marco Ripianti, 34,90 Euro 756 Trends erkennen – Zukunft gestalten, Ralf Deckers; Gerd Heinemann, 34,80 Euro BusinessVillage Fachbücher – Einfach noch mehr Wissen 598 Geburt von Marken, Busch; Käfer; Schildhauer u.a.; 39,80 Euro 679 Speak Limbic – Das Ideenbuch für wirkungsvolle Präsentationen, Anita Hermann-Ruess, 79,00 Euro 688 Performance Marketing, 2. Auflage, Thomas Eisinger; Lars Rabe; Wolfgang Thomas (Hrsg.) 717 Gründung und Franchising 2007/2008, Detlef Kutta; Karsten Mühlhaus (Hrsg.), 9,95 Euro 745 Was im Verkauf wirklich zählt!, Walter Kaltenbach; 24,80 Euro Sachbücher 730 High Probability Selling – Verkaufen mit hoher Wahrscheinlichkeit, Werth; Ruben; Franz, 24,80 Euro 757 Die Exzellenz-Formel – Das Handwerkszeug für Berater, Jörg Osarek; Andreas Hoffmann; 39,80 Euro 769 Selbstvermarktung freihändig, Jens Kegel, 24,80 Euro
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