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Wera Nägler zeigt in ihrem neuen Buch, wie Sie sich clever organisieren und damit mehr Zeit fürs Wesentliche – Ihre eigentliche Arbeit – bekommen. Mittels Checklisten, praktischer Tipps, kreativer …

Wera Nägler zeigt in ihrem neuen Buch, wie Sie sich clever organisieren und damit mehr Zeit fürs Wesentliche – Ihre eigentliche Arbeit – bekommen. Mittels Checklisten, praktischer Tipps, kreativer Ideen und Einsatz intelligenter Helferlein trägt dieses Buch dazu bei, die Büroarbeit eleganter, systematischer und manchmal auch mit einem Augenzwinkern zu erledigen.
Mit dem Selbsttest „Was für ein Bürotyp bin ich?“ entdecken Sie, was Sie wirklich für ein Arbeitstyp sind und warum es manchmal so drunter und drüber geht.

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  • 1. Wera Nägler Alles im Griff Das 1 × 1 der Büroorganisation Ordnung ChaosLe se pr ob BusinessVillage e
  • 2. Expertenwissen auf einen Klick … Gratis Download: MiniBooks – Wissen in Rekordzeit MiniBooks sind Zusammenfassungen ausgewählter BusinessVillage Bücher aus der Edition PRAXIS.WISSEN. Komprimiertes Know-how renommierter Experten – für das kleine Wissens-Update zwischendurch. Wählen Sie aus mehr als zehn MiniBooks aus den Bereichen: Erfolg & Karriere, Vertrieb & Verkaufen, Marketing und PR.  www.BusinessVillage.de/Gratis BusinessVillage Update your Knowledge! Verlag für die Wirtschaft
  • 3. Wera Nägler Alles im GriffDas 1 × 1 der Büroorganisation BusinessVillage Update your Knowledge!
  • 4. ImpressumWera NäglerAlles im GriffDas 1 × 1 der Büroorganisation1. Auflage 2011© BusinessVillage GmbH, GöttingenBestellnummernISBN 978-3-86980-015-8 (Druckausgabe)ISBN 978-3-86980-106-3 (E-Book, PDF)Direktbezug www.businessvillage.deBezugs– und VerlagsanschriftBusinessVillage GmbHReinhäuser Landstraße 2237083 GöttingenTelefon: +49 (0)5 51 20 99–1 00Fax: +49 (0)5 51 20 99–1 05E–Mail: info@businessvillage.deWeb: www.businessvillage.deLayout und SatzSabine KempkeCoverbildÜberarbeitetes Motivbild von Benjamin Merbeth, www.fotolia.deDruckDruckerei Hubert & Co GmbH und Co KG, GöttingenCopyrightvermerkDas Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertungaußerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlagesunzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigung, Übersetzung, Mikro-verfilmung und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Alle indiesem Buch enthaltenen Angaben, Ergebnisse usw. wurden von dem Autor nach bestemWissen erstellt. Sie erfolgen ohne jegliche Verpflichtung oder Garantie des Verlages. Erübernimmt deshalb keinerlei Verantwortung und Haftung für etwa vorhandene Unrichtig-keiten. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw.in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme,dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zubetrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürfen.
  • 5. InhaltÜber die Autorin ......................................................................7Vorwort ................................................................................. 111. Die „Jeder-kanns-Mentalität“ kostet Zeit und Nerven ............ 15 Es gibt keinen Standard in Büroorganisation .......................... 16 Meine A-i-i-A-Systematik für mehr Entlastung im Kopf ............. 19 Zusammenfassung für eilige Leser ........................................ 222. Welcher Bürotyp bin ich? .................................................... 23 Machen Sie jetzt den Test! .................................................. 25 Auswertung – Ihr Ergebnis in der Schnellübersicht .................. 33 Erläuterung Gehirndominanz: linkshirndominant, rechtshirndominant oder ausgewogen? .................................. 33 Erläuterung Arbeitsweise: Langstreckenläufer oder Sprinter? ..... 37 Erläuterung Arbeitsumgebung: stationär, mobil oder to go? ...... 40 Wie arbeiten Sie am besten mit meinem Buch?....................... 43 Jetzt sind Sie dran: Bürotypen ............................................. 44 Zusammenfassung für eilige Leser ........................................ 443. Aufräumen mit System – So schaffen Sie Ordnung auf dem Schreibtisch und im Kopf! .................................................... 45 Nutzen Sie das Ampelprinzip zur Schnell-Inventur................... 48 Wie Sie einfach und effektiv Ordnung schaffen ....................... 49 Was ist wo im Büro? ........................................................... 53 So gelingt die Schreibtisch-Ordnung ..................................... 55 Jetzt sind Sie dran: Aufräumen und Ordnung mit System .......... 63 Zusammenfassung für eilige Leser ........................................ 63 3
  • 6. 4. So organisieren Sie Ihre Aufgaben clever .............................. 65 Eingehende Post und Aufgaben sortieren: ein Beispiel ............. 67 Wenden Sie das „Sofort-Prinzip“ so oft wie möglich an ............ 71 Können Sie wirklich delegieren? ........................................... 71 Später erledigen – Aufgaben im Blick ................................... 78 Organisieren Sie Ihre Aufgaben des Tages wirklich clever? ........ 85 Mit der Wochen- und Tagesplanung arbeiten Sie souverän ........ 88 Mit Farben eine Struktur schaffen ........................................ 92 So arbeiten Sie typgerecht in der Fundgrube .......................... 94 Jetzt sind Sie dran: Aufgaben und Vorgänge optimal bearbeiten ............................................................ 96 Zusammenfassung für eilige Leser ........................................ 975. Chaos in der Büroarbeit – die besten Tipps und Tricks ........... 99 „Kopf-hoch“-Strategien an „Land-unter-Tagen“ .................... 100 C-Aufgaben erledigen – vielleicht mit dem Zufallsprinzip? ...... 103 Hilfe – so sagen Sie Rückständen den Kampf an ................... 105 Brauchen Sie etwas Chaos im Büro? .................................... 108 Jetzt sind Sie dran: Chaos in der Büroarbeit ......................... 109 Zusammenfassung für eilige Leser ...................................... 1106. Ablage und Archiv – so verkürzen Sie Ihre Suchzeiten ......... 111 Nutzen Sie die gleiche Systematik für Ablage und Archiv........ 113 So bringen Sie Ihre Papierablage in Form............................. 121 Vernachlässigen Sie nicht den Explorer ................................ 125 Die Zukunft ist schon da: Server und Cloud Computing........... 129 Ihr E-Mail-Postfach ist kein Archiv ..................................... 130 Jetzt sind Sie dran: Ablage und Archiv ................................ 134 Zusammenfassung für eilige Leser ...................................... 1367. So nutzen Sie das Potenzial von Ideen und Notizen ............. 137 So geht keine Idee verloren ............................................... 139 Was tun bei Ideen-Flut und was bei Ideen-Flaute? ................ 142 Notizen verwalten und wiederfinden ................................... 1454
  • 7. Kennen Sie Software zur Organisation von Ideen, Notizen und Informationen? ......................................................... 147 Jetzt sind Sie dran: Ideen und Notizen ................................ 149 Zusammenfassung für eilige Leser ...................................... 1508. Infothek und Lesestation .................................................. 151 Lernen Sie die Vorteile einer Lesestation kennen .................. 155 Jetzt sind Sie dran: Infothek und Lesestation einrichten ........ 161 Zusammenfassung für eilige Leser ...................................... 1619. Starten Sie durch – anders geht immer! .............................. 163Literaturverzeichnis ............................................................. 167 5
  • 8. Über die Autorin
  • 9. Wera Nägler ist Trainerin und Coach aus Leidenschaft. Das „erste“ Berufsle- ben mit Ausbildung als Rechtsanwalts- gehilfin und über zehn Jahre in der Wirtschaft sowie die eigene Selbststän- digkeit bilden die Grundlage für alles rund um das Büro-, Zeit- und Selbst- management. Als Coach und Trainerinkennt sie seit über zehn Jahren die Herausforderungen vonSekretärinnen, Solounternehmern, Sachbearbeitern und Füh-rungskräften im Büro.Wenn Wera Nägler Menschen berät, dann will sie nicht Men-schen auf ein bestimmtes, „bewährtes“ System anpassen. IhrInteresse ist es, aus ihrem reichen Fundus die passenden Mo-dule zu finden oder zu erfinden, die dem inneren Verständnisvon System und Struktur des Einzelnen entsprechen und zuden äußeren Bedingungen und Anforderungen des Arbeits-platzes passen. Ein „Du musst es so machen, nur so geht’s‚richtig‘!“ gibt es bei der vielseitigen Autorin nicht.Trainingsteilnehmer aus verschiedensten Branchen und inunterschiedlichen Funktionen profitieren seit Jahren von die-sem Blick auf das Einmalige. Für die Leserinnen und Leser indiesem Buch bedeutet das, dass zu den meisten Vorgehenswei-sen Alternativen vorgeschlagen werden und die Aufforderungfolgt: Jetzt sind Sie dran, bewerten Sie und wählen Sie aus.Dies hat sich bereits in den Fachartikeln bewährt, die WeraNägler als VNR-Expertin für Büroorganisation für den Verlagfür die Deutsche Wirtschaft schreibt.8
  • 10. Wera Nägler zeichnet sich dadurch aus, dass sie über denTellerrand schaut. Nicht die konventionelle, sondern die in-dividuelle Lösung wird gesucht. Und die ist so manches Malüberraschend anders und auch überraschend einfach.Kontaktdaten der AutorinE-Mail: hallo@wera-naegler-buch.deWeb: www.wera-naegler-buch.de 9
  • 11. Vorwort
  • 12. Liebe Leserin, lieber Leser,„Eigentlich will ich mich nur um meine Kunden kümmern,aber vor lauter Büroarbeit komme ich oft nicht dazu.“ DieseAussage höre ich als Trainerin und Coach häufiger. Die Bü-roarbeit von Angestellten, Solounternehmern und Führungs-kräften frisst einen großen Teil der täglichen Arbeitszeit. Unddas, obwohl die Kernaufgaben oft woanders liegen: „In mei-nem Fachgebiet bin ich topp, aber in meinem Büro herrschtdas reinste Chaos.“ Damit verbrennt man eine Menge Energieund Zeit und damit auch Lebenszeit. Denn man ahnt: Es könn-te besser klappen mit der Büroorganisation.Damit Sie erfolgreicher werden, braucht es die richtigeSystematik. Viele Menschen „verordnen“ sich eine Büroorga-nisation, die so nicht zu ihnen passt. Die meisten Problemeentstehen, weil nicht systematisch, strukturiert und typge-recht, sondern „irgendwie“ vorgegangen wird. Sobald Sie einergrundlegenden Systematik in der Büroorganisation folgen,können Sie innerhalb dieser Struktur sehr individuell, kreativund flexibel vorgehen. Aus meinem Erfahrungspool als Autorinund Trainerin für Büroorganisation stelle ich Ihnen verschie-dene Möglichkeiten für eine Organisationsstruktur vor. Dabeigeht es mir nicht nur um Effektivität und Effizienz. Mir sindweitere Punkte wichtig: Finden Sie heraus, wie Sie Ihrem Typgemäß optimal arbeiten, wie Sie Ihre Nerven schonen könnenund wie Sie Zeit gewinnen für die wesentlichen Aufgaben inIhrem Büro. Dazu stelle ich Ihnen grundsätzliche Systemati-ken sowie Umsetzungsvorschläge vor, aus denen Sie wählenkönnen. Ich möchte Ihnen nicht nur erklären, wie Sie organi-sieren können. Mit meiner Erfahrung als Trainerin möchte ichSie anregen, aktiv zu werden.12
  • 13. „Beim Lesen werden die Leser schon die richtigen Schlüs-se ziehen“, ist die Autorin überzeugt. Die Trainerin verlangt:„Lass sie nicht nur lesen, lass sie mit einem Stift gleich an-kreuzen oder einkreisen, was Ihnen gefällt oder wichtig ist.Lass sie noch aufschreiben, welche Ideen sie umsetzen wollen.Dann werden sie nicht nur lesen und verstehen, sondern auchumsetzen!“ Ich möchte Sie mit Checklisten und Übersichtsgra-fiken anregen, sich und Ihre Organisation auf den Prüfstandzu stellen. Wählen Sie dann aus den Vorschlägen das für Siepassende Element aus. Und setzen Sie genau das um!Es ist ein Mitmach-Buch geworden. Dabei gehe ich davonaus, dass Sie, liebe Leserin, lieber Leser, derzeit eine Büroorga-nisation einsetzen, die funktioniert. Vielleicht funktioniert sie„gerade eben so“, aber Sie fangen nicht bei Null an. Suchen Siesich bitte das heraus, was Sie in Ihrer Büroarbeit voranbringt.Vielleicht fragen Sie sich, wie Sie es schaffen können, allesumzusetzen? Nutzen Sie nur das, was zu Ihnen passt und wasSie brauchen. Betrachten Sie immer nur die nächsten Schritte.Wählen Sie aus, womit Sie in Zukunft die Arbeit leichter undbesser erledigen. Das, was Ihnen mehr Zeit, Energie und Zu-friedenheit bei der Büroorganisation verschafft.Wie lesen Sie dieses Buch? Die Autorin sagt: „Liebe Leserin-nen und Leser, lehnen Sie sich zurück und genießen Sie dasBuch.“ Die Trainerin ergänzt: „Und bitte halten Sie Stift undPapier bereit. Denn mit Sicherheit werden Ihnen beim Lesenviele tolle Ideen kommen. Notieren Sie sie!“Viel Spaß und Erfolg!Ihre 13
  • 14. 1.Die „Jeder-kanns-Mentalität“kostet Zeit und Nerven
  • 15. Für 55 Prozent der Führungskräfte signalisiert Chaos amArbeitsplatz eine unzuverlässige, unprofessionelle und un-aufmerksame Arbeitsweise der entsprechenden Mitarbeite-rinnen und Mitarbeiter, so der Psychologe Cary Copper. Derbritische Professor befragte 500 Führungskräfte zu Arbeits-organisation und Arbeitshaltung. Bei der Untersuchung derbritischen Universität Lancaster gaben 70 Prozent der be-fragten Führungskräfte an, dass sie Mitarbeiter bevorzugen,die einen ordentlichen und aufgeräumten Schreibtisch ha-ben. Sicher wissen auch Sie, dass für eine reibungslose Zu-sammenarbeit im Büro ein gewisses Maß an Büroorganisationunabdingbar ist. Systematik und Ordnung optimieren dieArbeitsvorgänge. Das erhöht Ihre persönliche Energie undgibt Ihnen Freiräume. Eine optimale Büroorganisation er-leichtert Ihnen die Arbeit und sendet auch gegenüber Chefsund Kunden die richtigen Signale. Und doch retten sich vieleMenschen mit ihren Bürotätigkeiten „irgendwie“ von einemTag zum nächsten und erledigen ihre Aufgaben „irgendwie“so gut es geht. Andere Büromenschen vermuten, dass es ein-facher gehen könnte.Es gibt keinen Standardin BüroorganisationWoher stammen Ihre Kenntnisse und Strategien für die Büro-organisation? Wenn ich als Trainerin diese Frage in meinenWorkshops stelle, erhalte ich diese Antworten: „Ich habe dasvon meiner Vorgängerin übernommen“, „Ich habe geschaut,wie die anderen es machen“ und „Grundlagen habe ich ausmeiner Ausbildung, aber das war nur wenig und ist lange her.“Es gibt keinen Standard für Büroorganisation und wenig bisnichts, was Berufsschulen oder Universitäten ihren Absolven-16
  • 16. ten an strukturiertem Wissen mit auf den Berufsweg geben.„Büroorganisation stand nicht im Lehrplan. Aber macht janichts, das lernt man schon irgendwie“, hoffen die meisten.Doch Fakt ist, dass normale Büroarbeit sozusagen „nebenbei“und mit unnötigen Reibungsverlusten erledigt wird.Ausbildung in Büroorganisation? Fehlanzeige! Wer imkaufmännischen Bereich eine Ausbildung absolviert hat, ver-fügt in Sachen Büroarbeit zumeist über eine solide Basis. Hierstellt sich die Frage der Aktualität. Daneben gibt es die Quer-einsteiger. Zur Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen Sie einefunktionierende Büroorganisation. Und da diese in der Regelnicht gelernt wurde, „wurschteln“ viele Quereinsteiger mehroder weniger vor sich hin. Die Büroorganisation eines Versi-cherungsvertreters, eines Sachbearbeiters oder einer Sekre-tärin unterscheiden sich deutlich. Ein Freiberufler muss seinBüro anders organisieren als ein Eventmanager. Oft wird dieBüroorganisation neben den eigentlichen Fachaufgaben ent-wickelt. Es entsteht ein Mix aus Einweisung durch Kollegen(die oftmals andere Ausbildungen und Aufgaben haben), Ab-schauen, Tipps Umsetzen mit „Versuch und Irrtum“.Organisierte Menschen sparen Zeit und Geld, reduzierenStress und Frustration. Weit verbreitet ist die Meinung: „Bü-roarbeit? Jeder, der mit dem Computer umgehen und einenOrdner anlegen kann, beherrscht das.“ Das nennt sich die „Je-der-kanns-Mentalität“. „Irgendwie“ zum Ziel kommen heißtnicht, den kürzesten, leichtesten oder elegantesten Weg zugehen. Organisierte Menschen kommen auf bessere Arbeits-ergebnisse. Und sie sind besser für die Zukunft gewappnet,denn die wachsende Informationsmenge erfordert die Anwen-dung grundlegender Prinzipien und Organisationstechniken.Diese helfen, anstehende Aufgaben zu planen, Wesentliches 17
  • 17. von Unwesentlichem zu trennen und innerhalb eines sinn-vollen oder vorgegebenen Zeitrahmens optimale Ergebnisse zuerzielen.Gibt es „das“ Geheimnis der Büroorganisation? Nein – „die“Büroorganisation gibt es nicht. Doch geeignete Arbeitsweisenund Arbeitsabläufe helfen, in einer bestimmten Zeit zu einemErgebnis zu kommen. Systematik ist besser als „herumprobie-ren“ und Prioritäten setzen ist erfahrungsgemäß zielführenderals irgendwo anzufangen. Planung bringt mehr als zwischenAufgaben hin- und herzuspringen. Eine gute Büroorganisationwird Ihnen helfen, mit weniger Aufwand die gleiche Leistungzu erbringen oder mit dem gleichen Aufwand mehr zu leisten.Beides reduziert den Stress und gibt Ihnen Freiraum für IhreKernaufgaben.Die Bürowelt ist im permanenten Wandel – wo stehen Sie?Die Parallelwelt von Papier und elektronischem Medium ist fürviele Büromenschen eine große Herausforderung. Wie werdenUnterlagen, die zu einem Projekt gehören, organisiert, wennein Teil in Papierform vorliegt, ein anderer als elektronischesDokument und ein dritter im E-Mail-Postfach hinterlegt ist?Wie werden dazu gehörende Notizen oder Informationen ab-gelegt, wie elektronisch, wie in Papierform? Wie werden dieseUnterlagen zusammengeführt? Wie funktioniert das an einemEinzelarbeitsplatz, wie in einem Team, das zentral arbeitet?Welche Arbeitsmittel und Ausstattung benötigt jemand, derden Großteil der Arbeitszeit im Büro verbringt? Welche Bedürf-nisse hat ein Mensch, der viel unterwegs ist? Welches Settingist passend für jemanden, der zwischen Büro, Kunden, Hotel,Flughafen und Home-Office hin- und herwechselt? Tipps undVorschläge gibt es für alle diese Situationen in den nachfol-genden Kapiteln.18
  • 18. Meine A-i-i-A-Systematik fürmehr Entlastung im KopfTexte schreibe ich immer sorgfältig recherchiert. In erster Li-nie leben sie jedoch von meiner langjährigen Erfahrung alsCoach und Trainerin für Büroorganisation. In vielen Gesprä-chen mit Seminarteilnehmern sowie in der täglichen Anwen-dung im eigenen Unternehmen stelle ich sicher, dass Dinge,die ich weitergebe, wirklich in der Praxis erprobt sind undtatsächlich funktionieren. Als grundlegende Systematik fürmehr Übersicht empfehle ich Ihnen meine A-i-i-A-Systematik.Das besondere an dieser Arbeitsweise ist, dass klar zwischenechten Aufgaben einerseits und Ideen sowie Informationenanderseits unterschieden wird. Das hat einen großen Vorteil:Aufgaben werden als solche schneller sichtbar. Das Gefühl, imChaos der Büroablagen zu ertrinken, verschwindet.Abbildung 1: Meine A-i-i-A-Systematik – Ein System für cleveres Vorgehen imBüro 19
  • 19. Die Systematik besteht aus den Punkten Aufgaben, Ideen, In-formationen und Ablage. Die Aufgaben bilden dabei das zent-rale Element und stehen im Mittelpunkt. Sie sehen weiterhin,dass aus Ideen, Notizen, Informationen oder Lesestoff Aufga-ben werden können. Die Aufgaben kommen nach der Erledi-gung in den Bereich Ablage bzw. Archiv, ebenso wie Ideen undInformationen eine direkte Verbindung dorthin haben.In den folgenden Kapiteln werden Sie das A-i-i-A-System nochbis ins kleinste Detail kennenlernen, hier zunächst eine Kurz-vorstellung seiner Elemente (siehe auch Abbildung 1):A = AufgabenAufgaben sind die Aufträge Ihres Arbeitsgebietes, beispiels-weise ein Angebot zu erstellen oder eine Einladung zu ver-senden. Aufgaben sind Arbeitsaufträge, die Ihre Kerntätigkeitzum Erfolg bringen oder anders ausgedrückt: Das, wofür Siebezahlt werden oder was Ihr Geschäft am Leben erhält, wennSie selbstständig sind. Nach der Erledigung von Aufgabenkommen die dazugehörenden Unterlagen (Papier oder elektro-nisch) entweder in den Papierkorb oder in die Ablage.I = Ideen und NotizenIdeen sorgen für Weiterentwicklung und Innovation. Eine Idee,die nicht weiter verfolgt wird, beispielsweise Stammkundenbei Rechnungsstellung einen Gutschein beizulegen, gerät inVergessenheit. Sie verschenken Potenzial für Ihr Geschäft vonmorgen, wenn Ideen nicht erfasst und als konkrete Aufgabevorangetrieben werden. Notizen wiederum können Mitschrif-ten von Besprechungen oder Kongressen sein. Auch sie sinderst einmal keine direkten Aufgaben für Ihr Tagesgeschäft.Doch langfristig dienen sie der Erhaltung Ihrer Kompetenzund der Fähigkeit, Probleme zu lösen. Aus Ideen und Notizen20
  • 20. sollten konkrete Aufgaben werden. Sie werden abschließendentweder entsorgt oder abgelegt.I = Infothek und LesestationIn der Infothek werden Informationen erfasst, die zur Erle-digung der Aufgaben erforderlich sind. Manchmal folgen dar-aus konkrete Aufgaben (beispielsweise den Außendienst übergeänderte Spesensätze informieren). Manchmal benötigt mandie Informationen zur Bearbeitung einer Aufgabe (beispiels-weise eine Umsetzungsvorschrift bei einer Gesetzesänderung).Oder man legt die Information ab, um bei Bedarf später daraufzuzugreifen. Lesematerial fällt in den meisten Büros an, sei-en es firmeninterne Memos, neue Vorgaben oder Fachliteratur.Texte werden gelesen, weitere Aufgaben sind nicht zwingenddamit verbunden. Aus Informationen und Fachtexten könnenkonkrete Aufgaben entstehen. Zum Abschluss werden sie ent-sorgt oder abgelegt.A = Ablage und ArchivAblage und Archiv sind die letzten Stationen von Aufgaben,die Sie erledigt haben. Kurzfristig kommen die Unterlagen indie Ablage (beispielsweise die Rechnungen des laufenden Ge-schäftsjahres). Zur langjährigen Aufbewahrung (beispielsweiseRechnungen vergangener Geschäftsjahre) erfolgt die Überfüh-rung in ein Archiv. Daneben können Notizen, Ideen, Informa-tionsmaterial oder Lesestoff auch direkt in der Ablage oderdem Archiv abgelegt werden. 21
  • 21. Zusammenfassung für eilige Leser1. Über die Hälfte der Führungskräfte empfindet Chaos am Arbeitsplatz als unzuverlässige und unprofessionelle Arbeitsweise.2. 70 Prozent der Führungskräfte bevorzugen Mitarbeiterin- nen und Mitarbeiter, die einen ordentlichen und aufge- räumten Schreibtisch haben.3. Es gibt keinen Standard für Büroorganisation. In Berufs- schulen oder Universitäten fehlt in der Regel die Vermitt- lung von Büroorganisation.4. Dieses Buch stellt Ihnen eine Systematik vor, die die Be- reiche Aufgaben, Ideen/Notizen, Informationen/Lesestoff sowie Ablage/Archiv ordnet und in einen Zusammenhang bringt.22
  • 22. 2.Welcher Bürotyp bin ich?
  • 23. Die Berufsgruppe und die Art der Tätigkeit haben einen hohenEinfluss auf die organisatorischen, technischen und räumli-chen Erfordernisse. Dies führt zu Unterschieden in der Büro-organisation. Diese äußeren Bedingungen bezeichne ich alsden Faktor Arbeitsumgebung. Hinzu kommen persönlicheEigenschaften und Fähigkeiten, die bestimmen, wie sich je-mand in der Büroarbeit organisiert. Dies sind die Faktoren Ge-hirndominanz und Arbeitsweise.Zwei Beispiele zur Verdeutlichung: Frau Schneider ist Se-kretärin und arbeitet vorwiegend im Büro. PC, Server, Schnur-telefon und Besprechungen im Haus bestimmen ihren Alltag(Faktor Arbeitsumgebung). Sie muss extrem flexibel (FaktorArbeitsweise) sowie sehr gut organisiert und strukturiert sein(Faktor Gehirndominanz). Frau Bergmann wiederum ist meistvor Ort bei wechselnden Kunden. Sie benötigt Notebook undHandy in der mobilen Variante (Arbeitsumgebung). Sie löstProbleme verschiedener Kunden (Arbeitsweise) und hat dieFähigkeit, sehr leicht Beziehungen aufzubauen (Gehirndomi-nanz). Sehen Sie hier eine erste allgemeine Übersicht der dreiFaktoren, die Ihnen anschließend im Bürotypentest wieder be-gegnen.24
  • 24. Gehirndominanz Arbeitsweise Arbeitsumgebung linkshirndominant Langstreckenläufer stationärer Typ rechtshirndominant Sprinter mobiler Typ ausgeglichen to go-Typ Man nutzt natürlich Meist hat man eine Hier geht es nicht um beide Gehirnhälften Präferenz für eine die eigene Persön- und beide „funktionie- Arbeitsweise, die ich lichkeit. Es geht um ren“. Bei den meisten als „Langstreckenläu- die technischen, räum- Menschen ist eine fer“ und als „Sprinter“ lichen und organisato- Gehirnhälfte mit den bezeichne. Wenn man rischen Bedingungen jeweiligen Eigenschaf- in seiner natürlichen des Arbeitsumfeldes. ten dominant. Diese Arbeitsweise arbeiten Das hat oft mit dem bestimmt, wie man kann, ist es optimal. Beruf oder dem Unter- vorwiegend im Büro Je besser man auch nehmen zu tun. Die arbeitet, Probleme und im „Anti-Typ“ arbeiten Zuordnung würde sich Aufgaben löst. Dies ist kann, desto flexibler ändern, wenn sich allerdings nicht „fest- und erfolgreicher ist die Bedingungen im geschrieben“, denn man. Benötigt werden Arbeitsumfeld ver- das Gehirn ist extrem in der Büroarbeit bei- ändern. anpassungsfähig. de Arbeitsweisen. Tipp: Versuchen Tipp: Versuchen Tipp: Ihre techni- Sie, sich so oft wie Sie, sich so oft wie schen, organisatori- möglich in Ihrer natür- möglich in Ihrer natür- schen und räumlichen lichen Arbeitsweise lichen Arbeitsweise Bedingungen sollten zu organisieren. Ver- zu organisieren. Ver- zu Ihrem Arbeitsauf- bessern Sie die andere bessern Sie die andere trag passen. Arbeitsweise. Arbeitsweise.Machen Sie jetzt den Test!Beachten Sie bitte, dass Sie bei Teil 1 (Gehirndominanz) und2 (Arbeitsweise) ankreuzen, wie Sie gern arbeiten. VersuchenSie zu unterscheiden, was für Sie „typisch“ und was „gelernt“ist. Beispielsweise kann es sein, dass Ihr Chef und die Bürore-geln keinerlei Stapel auf dem Schreibtisch zulassen. Auch Siehaben jetzt keine Stapel. Doch bei früheren Arbeitsstellen und 25
  • 25. zu Hause kommt es zur Stapelbildung. In dem Fall markieren Sie „Papierstapel auf dem Schreibtisch sind normal“, denn das wäre für Sie typisch, und dass keine Stapel existieren, wäre angelernt. Viel Erfolg beim Bürotest! 1. Gehirndominanz – was ist für Sie typisch? Kreuzen Sie an, wo Sie sich typischerweise wiedererkennen. Nicht: „So wäre ich gern oder so sollte ich sein …“ Bedenken Sie: Wahrscheinlich können Sie beide Aspekte, die in der linken oder rechten Spalte genannt sind. Es geht aber darum, was für Sie typischer ist. Motto  Es gibt eine sinnvolle  Dinge entwickeln sich. Ordnung, Reihenfolge und Struktur. Sortierung  Akten und Briefe sind  Papierstapel auf Ihrem fein säuberlich in den Schreibtisch sind Ablagen. normal. Überblick  Ein Griff und Sie haben  Sie suchen häufig Unter- alles. lagen und Vorgänge. Organisation  Sie sind sehr gut  Sie sind wenig bis organisiert und handeln schlecht organisiert, planvoll, rational. aber es klappt alles. Planung  Exakte Analysen, Tages-  Wochen- und Tagespläne pläne, Jahresziele und erstellen Sie auch. Meist To-do-Listen gehen halten Sie sich aber Ihnen locker von der nicht daran, sondern Hand. arbeiten so, wie es kommt. Vorgehen  Sie arbeiten gern eins  Sie arbeiten gerne an nach dem anderen nach mehreren Dingen gleich- (Tages-)Plan ab. zeitig. Aufgaben-  Aufgaben gehen Sie  Aufgaben erledigen Sie erledigung systematisch an und spontan und intuitiv. achten sehr auf Details. Umgang mit  Der E-Mail-Postein-  Das E-Mail-Postfach ist E-Mails gang ist fast leer, Sie in der Regel dauerhaft nutzen Unterordner im gefüllt. Postfach. 26
  • 26. Projekte  Ohne Planung können  Wenn es erforderlich ist, Sie kein Projekt starten, fangen Sie ein Projekt etwas dem Zufall zu einfach an, die grobe überlassen liegt Ihnen Richtung reicht Ihnen. nicht.Neigung  Zahlen und Daten sind  Menschen und Stimmun- Ihnen wichtig. gen sind Ihnen wichtig.Flexibilität  Unvorhergesehenes  Sie sind ein wahres und Krisen bringen Sie Improvisationstalent. (eher) aus dem Takt.Denken  Sie können gut logisch  Sie denken eher assozia- und abstrakt denken. tiv (miteinander verbin- dend) und in Bildern.So sehen  Andere oder Sie selbst  Andere oder Sie selbstandere Sie charakterisieren sich charakterisieren sich eher als genau, korrekt, eher als chaotisch, pünktlich, routiniert sprunghaft, unsortiert, oder pedantisch. unfokussiert oder ab- schweifend.Kommunika-  Sie bevorzugen das  Sie bevorzugen dastion Schriftliche vor dem Mündliche vor dem Mündlichen. Schriftlichen.Ideen  Ideen denken Sie am  Ideen besprechen und liebsten bis ins Detail entwickeln Sie lieber im und alleine durch. Team.Entscheidun-  Sie ordnen Fakten, Ar-  Sie können gut intuitivgen gumente und möglichst und aus dem Bauch alle Faktoren, wägen ab heraus Entscheidungen und denken gründlich treffen. nach, bevor Sie etwas entscheiden.Qualitäten  Sie sind gut darin, Situ-  Sie sind gut darin, neue ationen zu analysieren Ideen zu entwickeln und und zu optimieren. auf den Weg zu bringen.Stärken  Geduld, planen, ordnen,  Sie haben jede Menge dokumentieren liegen Kontakte, Phantasie Ihnen ebenso wie immer und finden immer eine wieder Strukturen zu Lösung, Querdenken schaffen. liegt Ihnen.Ergebnis 1Bitte die linkshirndominant rechtshirndominantAnzahl ein-tragen: 27
  • 27.  2. Arbeitsweise – wie würden Sie am liebsten arbeiten? Die Frage ist nicht, wie Sie tatsächlich arbeiten. Bewerten Sie die Aussagen danach, wie es für Sie optimal wäre. Wie würden Sie am liebsten arbeiten, wenn Sie die freie Wahl hätten? Also nicht: „das kann ich auch“ oder „das wird bei uns verlangt“. Sondern: „Das liegt mir einfach ganz natürlich, so arbeite ich am besten.“ Motto  Sie lieben die Abwechs-  Ein schöner Tag! Völlig lung. Telefonieren, ungestört können Sie mailen, Besprechung stundenlang an Ihrem mit Kollegen, Angebot wichtigsten Projekt schreiben, Kunden arbeiten. Niemand stört. treffen. Bei Ihnen ist immer was los. Arbeits-  Sie arbeiten gern in  Sie arbeiten gern in einheiten kurzen, intensiven und langen, ruhigen Arbeits- abwechslungsreichen einheiten, in denen Arbeitseinheiten. Sie ganz in das Thema eintauchen können. Arbeits-  Der Wechsel von kurzen,  Sie konzentrieren sich rhythmus konzentrierten Arbeits- gern länger auf eine einheiten und Verabre- Sache, Unterbrechungen dungen, Besprechungen stören eher. und Routinetätigkeiten liegt Ihnen. Produktivi-  Je länger Sie an ein  Je mehr und öfter Sie tät und derselben Aufgabe zwischen verschiedenen arbeiten, desto unpro- Aufgaben wechseln, duktiver werden Sie. desto unproduktiver werden Sie. Flexibilität  Wenn Sie improvisieren  Sie reagieren irritiert, müssen, blühen Sie ungehalten oder sogar regelrecht auf. konfus auf ständige Änderungen. Unter-  Sie springen bei Unter-  Am liebsten würden Sie brechungen brechungen bereitwillig alle Unterbrechungen auf das neue Thema an, vermeiden, um die vor allem, wenn es eine eigentliche Aufgabe erst Abwechslung der Tätig- zu Ende zu bringen. keit verspricht. 28
  • 28. Aufmerk-  Ihre Aufmerksamkeit ist  Ihre Aufmerksamkeitsamkeit hoch bei wechselnden ist hoch bei stunden- Tätigkeiten. Die Auf- langem, ungestörtem merksamkeit lässt nach, Abarbeiten einer wenn Sie „stundenlang“ kniffeligen Aufgabe. Die allein und ungestört an Aufmerksamkeit lässt ein und derselben Auf- nach, wenn ständig die gabe brüten. Art der Tätigkeit ver- ändert wird.Arbeits-  Optimale Ergebnisse  Bei ausreichend un-ergebnisse erreichen Sie bei ab- gestörten Arbeitsein- wechslungsreichen Auf- heiten, beispielsweise gaben und Tätigkeiten. besprechungs- und terminfreien Tagen für Projekte oder länger dauernden Arbeiten, erreichen Sie optimale Ergebnisse.Abschluss  Sie neigen dazu, un-  Sie sind unzufrieden, vollendete Projekte und wenn Sie eine Aufgabe Aufgaben anzusammeln. wegen anderer Projekte unterbrechen müssen, vor allem für längere Zeit.Ergebnis 2Bitte die Sprinter LangstreckenläuferAnzahl ein-tragen: 29
  • 29.  3. Arbeitsumfeld – wie ist es aktuell für Sie? Was benötigen Sie derzeit zur Erledigung Ihrer Aufgaben? Welche Arbeits- ausstattung ist erforderlich? Gemeint ist nicht; „das hätte ich gern“, son- dern wirklich: Was ist notwendig und sinnvoll für optimales Arbeiten? Motto  Ich halte hier  Ich bin  Wenns nicht die Stellung. flexibel. mobil ist, kann ich es nicht gebrau- chen. Ihr Arbeits-  Ihr Arbeits-  Ihr Arbeits-  Ihr Arbeits- platz und platz ist platz ist im platz ist sel- Tätigkeits- größtenteils Büro. Sie sind ten im Büro. feld im Büro. allerdings Sie sind über auch zu Kun- längere Pha- denbesuchen, sen eher beim längeren Ter- Kunden als minen oder im eigenen in Hotels Büro, mehr unterwegs im Hotel, Zug oder arbeiten oder Flugzeug im Home-Of- als im Büro fice. oder Home- Office. Computer  Sie benötigen  Ein statio-  Es muss auf einen PC, närer PC jeden Fall aber es allein nützt ein Notebook muss kein Ihnen nichts. oder Netbook Notebook Zusätzlich sein. oder Netbook brauchen Sie sein. Notebook oder Netbook. Telefon  Sie benötigen  Sie benötigen  Sie benötigen ein Telefon, im Büro ein ein Handy ein Handy Telefon und in der inter- ist nicht für unterwegs netfähigen zwingend er- ein Handy. Variante, forderlich. optimal ist für Sie ein Smartphone. 30
  • 30. Kalender  Sie benötigen  Sie benötigen  Sie benötigen einen Termin- einen elek- einen elek- kalender. tronischen tronischen, Einen Papier- Terminkalen- wahrschein- Wochenplaner der mit auto- lich virtuellen oder einen matischem Termin- elektronischer Abgleich im kalender. Kalender, den Büro. Von überall Kollegen bei- her abrufbar, spielsweise automatischer zur Auskunft Abgleich mit einsehen bspw. der können. Sekretärin und all Ihren mobilen Geräten.Internet  Sie benötigen  Sie benötigen  Sie brauchen einen Inter- eine mobile Internet. netzugang Internet- Mobil. Immer. wahlweise per nutzung. Das Schnell. Auf Kabel oder kann aber allen Geräten. W-LAN. auch der Ho- telcomputer sein.E-Mail  Sie benötigen  Sie benötigen  Sie brauchen einen E-Mail- einen einen Zugang, bei- E-Mail- mobilen spielsweise Zugang. E-Mail- komfortabel Abrufbar über Zugang. per Outlook Notebook und Abrufbar über oder Lotus Handy mit Notebook, auf Ihrem PC. automati- Handy & Co. schem Daten- mit automati- abgleich. schem Daten- abgleich auf alle Geräte. 31
  • 31. Datenzugriff  Sie benötigen  Sie benötigen  Sie benötigen Zugriff auf Zugriff auf externen Zu- elektronische elektronische griff auf alle Daten auf Daten in elektroni- Ihrem PC Ihrem Unter- schen Daten. oder auf dem nehmen auch Optimal Firmenserver. von extern, arbeiten Sie, und damit wenn Ihr einen Zugang Unternehmen auf den Ser- Daten und ver und das Anwendungen Intranet. ins Internet verlagert hat, also Cloud- Computing nutzt.Besprechun-  Sie haben  Sie führen  Sie nutzengen Besprechun- Besprechun- häufiger gen vor Ort, gen als reale Online-Kon- persönlich Konferenz ferenzen und und direkt. oder als brauchen ent- virtuelle sprechende Konferenz- Ausstattung, teilnahme. zum Beispiel Headset mit Mikrofon.Ergebnis 3Bitte die stationär mobil to goAnzahl ein-tragen:32