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Informe de actividades gestión administrativa
 

Informe de actividades gestión administrativa

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contiene una guía para la producción documental empresarial regida a la norma y legislación vigente, asi mismo las actividades desarrolladas hasta la fecha por el tecnologo en gestion ...

contiene una guía para la producción documental empresarial regida a la norma y legislación vigente, asi mismo las actividades desarrolladas hasta la fecha por el tecnologo en gestion administrativa del centro tecnologico de la amazonia regional Caquetá.

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    Informe de actividades gestión administrativa Informe de actividades gestión administrativa Presentation Transcript

    • ACTIVIDADES REALIZADAS TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA BRIGITTE FERNANDA LOZADA REGIONAL CAQUETA CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA 2012
    • ACTIVIDADES REALIZADAS TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA BRIGITTE FERNANDA LOZADA INSTRUCTOR: ALBERTO GAVIRIA REGIONAL CAQUETA CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA 2012
    • TABLA DE CONTENIDOIntroducciónObjetivos generalesObjetivos específicos1. Reunión de los aprendices2. etapa de inducción2.1 primer momento2.2 integralidad de la formación y servicios deapoyo2.3 orientación a la formación profesional integral3. inicio del programa de formación titulada3.1 producción documental3.1.1. Carta comercial
    • 3.1.2. Nota interna3.1.3. Memorando3.1.4. Circular3.1.5. Acta administrativa3.1.6. Certificados y constancias3.1.8. Acto administrativo3.1.9 compraventa3.2 informe administrativo3.2.1. Sobres3.2.2. Fax3.2.3. Mensaje telegráfico
    • 4. conceptualización5. conformación de la empresa6. actividades complementarias para elaprendizaje7. Ejercicios evaluativos8. mecanografía9. conclusiones
    • INTRODUCCIÓNEste informe tiene contiene detallamente todo lovisto en la fase de producción documental dondese dan a conocer los modelos de una cartacomercial, circular interna y externa, memorando,acta administrativa, compraventa, informeadministrativo, nota interna, acto administrativo,certificados, constancias, hoja de vida, sobre, fax,mensaje telegráfico documentos los cuales fueronrealizados por el grupo de gestión administrativa yanexados a un portafolio de evidencias junto congran variedad en conceptos fundamentales parauna buena producción documental
    • OBJETIVOS GENERALES Brindar un material integral en la producción documental donde se encuentran los modelos de los distintos documentos empresariales realizados con la norma y legislación vigente siendo de gran utilidad para el proceso de formación, junto con gran variedad de conceptos para la producción documental empresarial. Informar las actividades realizadas por el tecnólogo en gestión administrativa desde la etapa de inducción hasta la fecha.
    • OBJETIVOS ESPECÍFICOS Crear un buen material de apoyo tanto para el grupo como para las personas que soliciten ser participes de la fase de producción documental. Fortalecer los conocimientos adquiridos hasta la fecha por los aprendices y colocarlos en práctica. Brindar conocimientos en la diferenciación de conceptos claves para la producción documental.
    • 1. REUNIÓN DE LOS APRENDICESEl día 23 de enero se citaron en el centrotecnológico de la amazonia a todos losaprendices que entrarían a formar parte deesta institución a partir de la fecha así sereunieron en el auditorio del sena y se realizouna pequeña bienvenida por parte de losinstructores y coordinadores hacia losaprendices citando a la mayoría de ellos parael día 30 de enero del presente año ya que losinstructores deberían de realizar unacapacitación.
    • 2. ETAPA DE INDUCCIÓNSe reunieron nuevamente instructores yaprendices en el auditorio del sena el día 30de enero del presenta año para iniciar la etapade inducción. Se informo que los días lunes,martes y miércoles se trabajaría en el auditorioy los días jueves y viernes se terminaría laetapa de inducción en los ambientes deaprendizaje con el instructor asignado;llevando a cabo el siguiente orden:
    • 2.1 primer momentoAquí en esta etapa dieron a conocer aspectoscomo el nombre del director nacional,regional, el coordinador académico, elcapellán general, el director general de laformación profesional. También se socializo lapágina del sena y la plataforma de Sofía plus yse indico la vital importancia de estasherramientas virtuales para los procesos deinducción ya que se debería de tener accesocontinuo con estas herramientas virtuales parael proceso de formación.
    • Por otro lado se conoció la misión, visión desena, el escudo la bandera, el himno susprincipios, valores y su respectivo logotipojunto con su representación y significado en elsector productivo.Además se dio a conocer la historia del sena;su fundador Rodolfo Martínez y el comosurgió su idea de crear una institución alservicio de la población trabajadora.
    • 2.2 integralidad de la formación y servicios deapoyo segundo momento.se explicaron las dos etapas de aprendizaje: laetapa lectiva la cual es en la que se adquieren losconocimientos para poder realizar la etapaproductiva que es en la que vamos a laborar en lacual se tiene derecho a un apoyo desostenimiento dado por el patrocinador. Ademásse aclaro los deberes y derechos del aprendiz enestas etapas, dando a conocer el contrato deaprendizaje los requisitos y las obligaciones tantodel aprendiz como del patrocinador.
    • 2.3 orientación a la formación profesionalintegral.Ya el día 02 de febrero de año 2012 se siguió laetapa de inducción en los ambientes deaprendizaje con el instructor allí se realizo lapresentación del curso, Además se inicio atrabajar el tercer momento de la etapa deinducción estudiando el desarrollo humanointegral y los valores que se deben adquirir parauna excelente formación profesional.
    • 3. INICIO DEL PROGRAMA DE FORMACIÓNTITULADAEste se inicio el día 06 de febrero del año 2012donde el instructor dio a conocer la estructuracurricular; además enseño los diversos estilosde aprendizaje ubicando a cada aprendiz enun rol de acuerdo a su metodología y facilidadpara adquirir conocimientos; También sediligencio la ficha social del alumnoSeguidamente se dio paso a la competenciadescrita a continuación.
    • 3.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTALProducir los documentos que se originen delas funciones administrativas, siguiendo lanorma técnica y legislación vigente.Teniendo como guía archivos suministradospor el instructor y las debidas correccionesdadas por el instructor; se realizaron lossiguientes documentos.
    • 3.1.1 CARTA COMERCIALComunicación escrita que se utiliza en lasempresas y personas naturales;igualmente, en las relaciones entre lasempresas y sus empleados. Bloque externo  bloque
    • 3.1.2 NOTA INTERNAEs un formato pre impreso de carácter interno,que se diligencia a mano, cuyo objetivo estransmitir comunicaciones breves y deinmediato trámite.
    • 3.1.3 MEMORANDOComunicación escrita de carácter interno deuna empresa, que se utiliza para transmitirinformación, orientación y pautas a lasdependencias.
    • 3.1.4 CIRCULARComunicación interna o externa se utiliza para dar aconocer actividades internas de la Institución, Lascirculares internas se elaboran en papel tamañocarta sin membrete y logotipo, las externas sedeben elaborar en papel con membrete y logotipo.
    • 3.1.5 ACTA ADMINISTRATIVA:Documento en el que consta lo sucedido, tratadoy acordado en una reunión, que asistenadministrativos de una empresa pública yprivada.
    • 3.1.6 CERTIFICADOS Y CONSTANCIASCERTIFICADO: Documento de carácterprobatorio, público o privado, que asegura laveracidad y la legalidad de un hecho o un actosolemne.CONSTANCIA: Documento de carácterprobatorio, en el que se describen hechos ocircunstancias que no requieren solemnidad.
    • 3.1.7 HOJA DE VIDARelación de los datos personales, estudios,experiencia y referencias que califican auna persona para el desarrollo de unadeterminada actividad.
    • 3.1.8 ACTO ADMINISTRATIVO: El objetivo de la administración pública essatisfacer los intereses colectivos. En aras deello (a la parte de otras actuacionesadministrativas) dicta los denominados actosadministrativos. Se coloca la identificación yasea un decreto una resolución o una ley.
    • 3.1.9 COMPRAVENTA:El contrato de compraventa es aquel contratobilateral en el que una de las partes (vendedora)se obliga a la entrega de una cosa determinada yla otra (compradora) a pagar por ella un ciertoprecio, en dinero o signo que lo represente.
    • MODELO MINUTA PARA CELEBRACIÓN CONTRATO DE COMPRAVENTA DE UN ESTABLECIMIENTO DE COMERCIOEntre los suscritos _____________ mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No.________ expedida en ______ domiciliadoen __________, actuando (a nombre propio o en representación de _________, identificada con el nit_______) y quien en adelante sedenominará el VENDEDOR, por una parte; y por la otra ____________, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadaníaNo.________ expedida en ______ domiciliado en __________, actuando (a nombre propio o en representación de _________, identificadacon el nit ________) y quien en adelante se denominará el COMPRADOR, se ha acordado celebrar un contrato de compraventa deestablecimiento de comercio que se regirá por las siguientescláusulas : Primera: OBJETO- EL VENDEDOR transfiere al COMPRADOR a título de compraventa el derecho de dominio que tiene sobre elestablecimiento de comercio denominado _________, ubicado en _______________, matriculado en el registro mercantil de la Cámara deComercio de _______ con el No.______ como una unidad económica en los términos del art.525 del Código de Comercio. Segunda-PRECIO.-El precio de la venta se fijó por las partes en la suma de _____ ($_____) moneda legal colombiana que el COMPRADOR se obligaa pagar al vendedor, o a su orden, en la ciudad de _______ y en la siguiente forma: con la firma del presente documento la suma de ______ ($___) y el saldo el día ___ del mes de ____ del año _____. Tercera: SITUACIONDEL ESTABLECIMIENTO.- EL VENDEDOR declara que el Establecimiento que vende está libre de demandas civiles, o embargo judicial, opleito pendiente; que su derecho de dominio no está sujeto a condiciones resolutorias, y que en todo caso se obliga al saneamiento de laventa conforme a la ley. EL VENDEDOR declara que la información contable contenida en los Estados Financieros y en los libros decontabilidad refleja adecuadamente la situación financiera y económica del establecimiento. Cuarta: OBLIGACIONES DEL VENDEDOR.-EL VENDEDOR hará los trámites de registro y publicidad a los acreedores. La entrega del establecimiento se hará el día ____ del mes de____ del año _____. Quinta: RESERVA DEDOMINIO.- EL VENDEDOR vende el establecimiento de comercio reservándose el dominio sobre el mismo hasta tanto no le sea pagada porEL COMPRADOR la totalidad del precio pactado al tenor y en armonía con lo dispuesto por el artículo 750 del Código Civil y la ley 45 de1930, lo mismo que por los artículos 1935,1936, 1937 y demás concordantes del Código Civil. La tradición del objeto queda subordinada a lacondición suspensiva del pago total del precio pactado y, entre tanto, EL COMPRADOR no será poseedor sino mero tenedor del establecimiento de comercio. Sexta:CLAUSULA PENAL.- Si cualquiera de las partes incumpliera una cualquiera de lasobligaciones a su cargo deberá pagar a la otra la suma de _____ ($_____) a título depena derivada de dicho incumplimiento en constancia de lo anterior, se firma el presente contrato en la ciudad de _________ el día _____ delmes de _______ del año __________________________NombreCédulaComprador ________________NombreCédulaVendedor
    • 3.2 INFORME ADMINISTRATIVO.Documento que describe el estado de cualquier actividad,estudio o proyecto de carácter administrativo.Márgenes:Superior: entre 3 y 4 cmInferior: entre 2 y3 cmLateral izquierdo: entre 3 y 4 cmLateral derecho: entre 2 y 3 cmSe clasifican en informes cortos y extensos:Informe extenso: tiene por objetivo presentar, caracterizary dar una idea global de la actividad realizada. Acontinuación se describirán sus partes:
    • Cubierta: presenta la información del documentoRazón social: nombre de la empresaNúmero o código de identificación.Portada: contiene el titulo del informe, nombre del autor(es), ciudad y fecha, nombre de la dependencia, nombrede quien elaboro el informe y ciudad de origen.Tabla de contenido: se escribe en mayúsculasostenida contiene el número de páginas, figuras yanexos.
    • Introducción: incluye los antecedentes del tema,los objetivos y el contexto general, esto es como ydonde se realizo la investigación o se desarrollo elproyecto.Conclusiones y recomendaciones: se hacenrecomendaciones bien sea para la toma dedecisiones operativas o para nuevasinvestigaciones analizándose las implicaciones dela investigación.Firma: se incluye la firma del autor (es) delproyecto, se ubica posterior a la finalización de lasconclusiones.
    • Informe corto: Lleva un objetivo en forma brevede una actividad realizada, Sus partes son:Encabezado: ( no lleva portada ) su estructura esla siguiente:Razón socialDependenciaNúmero o códigoTituloFechaAutoría del informe
    • Escritura del texto: generalmente consta decapítulos y requiere numerales.Transcriptor.nota: el informe corto no lleva introducción, tablade contenido
    • 3.2.1. SOBRESUn sobre es una cubierta de papel u otromaterial para introducir cartas, tarjetas u otrosdocumentos que se envían por correo. El sobreestá diseñado para incorporar el franqueo y eldestinatario en el anverso y el remitente en elreverso.
    • 3.2.2. FaxEs la transmisión telefónica de materialescaneado impreso (tanto texto comoimágenes), normalmente un número de teléfonoconectado a una impresora o a otro dispositivode salida.
    • 3.2.3 MENSAJE TELEGRÁFICOConsisten en la transmisión o trascripción através de cualquier medio de telecomunicacioneso informáticos, de un mensaje o texto corto conun máximo de 100 palabras, para ser entregadoa su Destinatario en de tiempo reducido.
    • 4. CONCEPTUALIZACIÓNLa gramática es la ciencia que estudia los elementos deuna lengua y sus combinaciones. hace referencia, porotra parte, al arte de hablar y escribir una lengua de formacorrecta.La ortografía es la parte de la gramática normativaencargada de establecer las reglas que regulan el correctouso de las palabras y de los signos de puntuación en laescritura.Los signos de puntuación delimitan las frases y lospárrafos y establecen la jerarquía sintáctica de lasproposiciones, consiguiendo así estructurar el texto,ordenar las ideas y jerarquizarlas en principales ysecundarias, y eliminar ambigüedades.
    • El punto (.) es el signo de puntuación que secoloca al final de los enunciados y las oracionesgramaticales dentro de un texto o un párrafo.Punto y seguido. Separa enunciados dentro deun párrafo. Quiere decir que se continúaescribiendo a continuación del punto; la primeraletra escrita en este caso irá en mayúscula.Punto y aparte. Separa dos párrafos decontenido diferente dentro del texto. Acontinuación hay que comenzar a escribir en líneadistinta.
    • Punto final. Siempre se coloca al final, cerrandoun texto o enunciado.La coma (,) es un signo de puntuación que señalauna breve pausa dentro del enunciado. Seemplea para separar los miembros análogos deuna enumeración o serie, ya sean palabras ofrases, salvo los que vengan precedidos poralguna de las conjunciones, e, o, u o ni.Dos puntos (:) representa una pausa mayor quela de la coma y menor que la del punto. Detiene eldiscurso para llamar la atención sobre lo quesigue, que siempre está en estrecha relación conel texto precedente.
    • El punto y coma (;) es un signo depuntuación; gramaticalmente, se utiliza paraunir dos oraciones relacionadas en una solafrase.Los paréntesis son signos de puntuación. Seusan en pares para separar o intercalar untexto dentro de otro o para hacer unaaclaración.El signo de interrogación (¿?) es un signode puntuación que denota una pregunta
    • La palabra redacción es el orden de las palabrasdentro de una oración, es necesario que elredactor organice en su mente las ideas quedesea trasladar al papel o a la computadora.La sintaxis Se trata de la parte de la gramáticaque enseña a coordinar y unir las palabras paraformar las oraciones y expresar conceptos.La ergonomía es el estudio del cuerpo humanocon respecto al medio artificial que lo rodea.Posee un conjunto de principios para el diseño deartefactos para la comodidad, seguridad yeficiencia del usuario.
    • Un análisis consiste en distinguir y separar laspartes de un todo para llegar a conocer suselementos y principios.Cotejar es cuando una persona compara oconfronta dos cosas, objetos o situaciones paraestablecer similitudes y diferencias y desarrollaralgún tipo de valoración.Preservación documental: Conjunto deprocedimientos y medidas destinados alresguardo definitivo y el aseguramiento de laintegridad física de los documentosindependientemente de su soporte.
    • Conservación documental: Son las actividadesque aseguran el resguardo temporal y el accesocontinuo a los documentos en cualquier tipo desoporte.Cohesión es el conjunto de procedimientos microtextuales que permiten organizar las ideasexpuestas en un texto.La oración es el constituyente sintáctico máspequeño posible, capaz de realizar un enunciadoo expresar el contenido de una proposición lógica,un mandato, una petición, una pregunta osimplemente dar a conocer una idea.
    • Las oraciones simples, por ejemplo, sonaquellas que cuentan con un único núcleoverbal (es decir, un solo predicado).Las oraciones compuestas son aquellas quetienen más de un verbo en forma personal y, portanto, tienen más de un predicado.Mecanografía: Es el arte de escribir con limpiezay velocidad mediante el teclado de unacomputadora o una máquina de escribir.
    • Digitación: consiste en la selección decual dedo utilizar en cada tecla, para lacorrecta digitalización de los documentos.
    • 5. CONFORMACIÓN DE LA EMPRESA AGESADS.A.S.Se inicio la creación de la empresainvestigando conceptos como que es unaempresa, como está constituida, clases,funciones, normatividad, misión, visión,estructura orgánico-funcional.Después por medio de una lluvia de ideas seestableció el nombre de la empresa AGESADS.A.S. (asesores en gestión administrativa)este nombre fue asignado por todos lossocios de la empresa.
    • Se estableció un costo de $5.000 (cinco milpesos) por persona para la compra de accionesde la empresa donde cada acción tenía un costode $1.000 (mil pesos) y se cerraría la venta deacciones el día 02 de marzo de 2012.Después se asignaron las personas que estarán acargo de las dependencias de la empresa, asícada dependencia debería de consultar susfunciones y socializarlas en el curso para quetener una idea más clara de el funcionamiento ylos servicios que prestaría la empresaapropiándose cada uno de sus funciones.
    • Seguidamente mediante una lluvia de ideas seplaneo la misión y la visión de la empresaAGESAD S.A.S.quedando así la misión: brindar asesorías yservicios administrativos a pequeñas y medianasempresas promoviendo el desarrollo empresarialdel departamento.la visión quedo estructurada de la siguientemanera: Ser una empresa líder promoviendo elavance empresarial productivo y económico depequeñas, medianas y grandes empresas a nivelnacional.
    • Seguido se pidió por dependencia que realizaran unaplancha con los postulados para la junta directiva luegoestas ocho planchas entraron en votación por todos lossocios de la empresa donde fue elegida la siguienteplancha: Presidente Jessica Vargas Vicepresidente Mónica Vargas Sánchez Tesorero Lorena lamprea Secretario (a) Nayi quintero Vocal1 Geraldine viasus Vocal 2 Brigitte LozadaAsí se acordó terminar la estructura de la empresa en horario extra-clase y continuar con la estructura curricular en el ambiente deaprendizaje.
    • 6. ACTIVIDADES PARA COMPLEMENTAR ELAPRENDIZAJE.se formaron grupos para la consulta ysocialización por capítulos del libro resistencia deErnesto Sábato, actividad que se llevo a cabo enel auditorio de la institución.Luego se dejo para estudiar las clases deinformes y el instructor amplio el conocimientosobre este tema aclarando las dudas que setenían sobre la realización de estos informes.
    • El día 8 de marzo se conto con la visita de delfondo emprender para brindar una charla sobrelos servicios que presta esta dependencia a losaprendices del Sena donde se dio a conocer losbeneficiarios del fondo, los recursos disponibles,los recursos no financiables de acuerdo a el plande negocios que se presente, las condiciones y elprocedimiento para ser beneficiario junto con susdeberes y derechos al presentar un proyecto.
    • 7. EJERCICIOS EVALUATIVOSSeguidamente el instructor dio a conoceruna carpeta donde se encontraba unasevaluaciones que se desarrollarían en eldonde podríamos medir y concientizarnosdel nivel de conocimiento a continuaciónpodemos apreciar el ejercicio resuelto:
    • EVALUACIÓN DE CARTAS COMERCIALESResponda falso o verdadero a las siguientespreguntas, según sus conocimientos:1. El cuerpo del mensaje se denomina textos (f) (v)2. El saludo o vocativo es una línea opcional (f) (v)3. Los datos del destinario se dirigen en forma grupal a varios funcionarios (f) (v)4. En las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas (f) (v)5. Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en denominaciones femeninas y profesionales (f) (v)
    • 6.Los números de Nit, se representan en cifras de milesseparadas por punto (f) (v)7. El _________, se expresa en máximo cuatro palabras,con mayúscula inicial y sin subrayar.8. El _______, se escribe a una interlinea entre renglonesy a dos entre párrafo.9.En las _____________________ se pueden utilizar hojasen blanco o que tengan impreso solo el logotipo o la razónsocial10. En el ________________, todas las líneas partendel margen izquierdo.11. En el estilo bloque van los siguientesdatos:_____________________________________________________________________________________________________________________________________
    • 12. Los ______________ son números que seseparan por grupos y con espacios13.El ___________distancia horizontal deescritura14.El _____________Línea de identificaciónpara indicar la continuidad del documento.15. Explique cómo se efectúa la escritura de números dentro de un texto?16.Que es la despedida, de varios ejemplos.17.Cuáles son las líneas especiales, de un ejemplo18.Que es el logotipo, de un ejemplo19.Que es la razón social, el membrete, modelo, renglón, sigla.20.Pregunta libre
    • DESARROLLO1. V2. V3. F4. V5. V6. V7. asunto8. texto9. circulares10. bloque extremo11. membrete, fecha, destinatario, asunto,saludo, texto, despedida, firma, anexos, copia,datos del transcriptor.
    • 12. Números telefónicos13. Espacio14. Encabezado15. Cuando se necesite escribir un símbolo demedida estos se separan por un espacio enblanco. Además no debe escribirse ningúnsímbolo de puntuación a excepción de teneruna regla ortográfica, en este caso se deja unespacio de separación entre el símbolo y elsigno de puntuación estos dos no puedenescribirse en renglón separado.
    • 16. Palabra o frase final de cortesía:-Agradecemos su gentil colaboración-Para nosotros es un gusto servirles17.Líneas de anexos, e identificación del transcriptor18.Símbolo que identifica la organización ejemplo:
    • 19. Razón social: nombre de la empresaMembrete: se inserta logotipo y NIT de la empresaModelo: esquema de distribución de zonas.Renglón: serie de palabras, números y/ocaracteres escritos en sentido generalSigla: abreviatura conformada por las letrasiniciales de cada palabra de una razón social20. Que es la despedida de 1 ejemploRta: es la frase de cortesía que se escribe despuésdel encabezamiento y antes del cuerpo de la cartaejemplo: Apreciado Señor Gómez,Apreciada Ingeniera Martha
    • 8. MECANOGRAFÍAa partir del 14 de marzo del presente año se inicio atrabajar mecanografía con distintas practicas dadaspor el instructor con el fin de adquirir la destreza yhabilidad necesaria en la digitación para laproducción documental.Al realizar dichas practicas sobre digitación seobtuvieron los siguientes datos: practica Tiempo ( minutos) 1 60:13 seg. 2 85:25 seg. 3 67:03 seg.
    • Por último el 26 de marzo se citaron losaprendices en el auditorio para recibir unaorientación en el contrato de aprendizaje y paradar a conocer el sistema de gestión virtual deaprendices manejando la pagina cada aprendiztendrá la posibilidad de un contrato deaprendizaje y/o patrocinio se aclaro laimportancia de este pagina en los procesos deformación ya que estos influyen en la etapaproductiva del aprendiz. En la fecha se estátrabajando en digitación para culminar estacompetencia y dar paso en abril a la siguientede acuerdo con la estructura curricular.
    • CONCLUSIONESlogramos tener conocimiento de los documentosempresariales conociendo su estructura ydiferenciando conceptos claves en la produccióndocumental indispensable para la administraciónempresarial aplicando la normatividad vigente.Este informe tiene mucha importancia para el grupopor que contiene las actividades realizadas por eltecnólogo en gestión administrativa y ademássolidifica los temas vistos ya que se retomaron lasactividades realizadas hasta la fecha.