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Guida introduttivabookingonline
 

Guida introduttivabookingonline

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Sei sicuro di sapere tutto sul booking online? Ecco per te una guida introduttiva sull'argomento!

Sei sicuro di sapere tutto sul booking online? Ecco per te una guida introduttiva sull'argomento!
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    Guida introduttivabookingonline Guida introduttivabookingonline Document Transcript

    • Guida introduttiva al booking onlineGuida introduttiva al Booking Online – Book-Up Booking Engine http://www.book-up.com 1
    • Che cosa troverai in questa breve guida introduttiva?Tante informazioni indispensabili, spiegate in modo semplice e diretto, che tiaiuteranno a districarti nel mondo del “booking online”.Quelle che seguono sono informazioni di base, necessarie per capire che cosa siintende per booking online ed a che cosa serve avere un booking engine sul sitodella propria struttura ricettiva.Infine alcuni suggerimenti su come scegliere il giusto software di booking engine,naturalmente adatto alle proprie esigenze lavorative.Ti ricordo che si tratta di una breve guida introduttiva, con la quale mi auguro dirispondere almeno in parte ai tuoi dubbi e alle tue perplessità su questo argomento.Se hai domande o chiarimenti da chiedere, scrivi un commento sulla paginaFacebook di Book-Up oppure a info@book-up.com.Buona Lettura! 1. Software di booking online: che cosa è? 2. A cosa serve il booking engine? 3. Alcune informazioni per scegliere il giusto booking engineGuida introduttiva al Booking Online – Book-Up Booking Engine http://www.book-up.com 2
    • 1. Software di booking online: che cosa è?E uno strumento importante, quasi fondamentale per le strutture ricettive.Purtroppo è sottovalutato e ritenuto anche inutile! Sai di che cosa si tratta?Per capire veramente che cosa è un software di booking online è però necessario fare un passoindietro e partire da un pochino più lontano, ovvero dal web 2.0 e dal suo significato.Forse tutto questo già lo sai (perciò scusa le ripetizioni), ma è meglio ripeterlo due volte che dareper scontate informazioni basilari!Per web 2.0 si intende l’evoluzione del web, che passando dalla versione 1.0 a 2.0 richiede eprevede un ruolo assolutamente attivo dell’utente che naviga online.Il ruolo attivo è determinato dalla possibilità di realizzazione e condivisione del contenuto suinternet. Social network (Facebook, Twitter, YouTube etc..), blog e forum la fanno da padrone!Possiamo quindi identificare come punti cardine del web 2.0 la creazione e la condivisione dicontenuto da parte del singolo utente.Ma ancora più importante è chiedersi: nell’era del web 2.0 gli utenti hanno modificato il loromodo di navigare?Assolutamente si! E oramai un dato certo che lutente naviga per la maggior parte del tempo dalposto di lavoro e non ha a disposizione molto tempo.La sua navigazione risulta veloce, distratta. Deve poter intuire in pochi secondi se il sito o lapagina che sta visualizzando fa al caso suo, se risponde alla sua ricerca.L’utente richiede quindi ai siti che naviga, il minor numero di click per compiere unoperazione,che sia lasciare un commento sul blog, inviare un modulo di richiesta informazioni o effettuare unaprenotazione online.Di conseguenza è evidente quanto sia importante che il sito della struttura ricettiva sia in lineacon i criteri e gli strumenti del web 2.0, per essere pronta a dare all’utente quanto lui richiede.Il sito deve riuscire a catturare l’attenzione dell’utente, deve offrire la possibilità di interazionecon l’azienda (attraverso i commenti sul blog o la comunicazione sui social network), devepermettere una prenotazione online immediata se il turista la richiede.Spero ti sia un poco più chiaro il significato di sito internet 2.0 e perché è così importanteadeguarsi al nuovo standard.Questo ti permette inoltre di essere al passo e competitivo con i tuoi concorrenti!Guida introduttiva al Booking Online – Book-Up Booking Engine http://www.book-up.com 3
    • Torniamo alla domanda principale, che cosa è il software di booking online (spesso sintetizzatocon l’acronimo BOL)?E’ un software che permette allutente che visita il sito di una struttura ricettiva di effettuare unaprenotazione in base alla disponibilità della struttura stessa.Attenzione: questo non significa per forza e/o soltanto il pagamento online con carta di credito.Vediamo nel dettaglio sia dal punto di vista l’utente-turista, sia per l’albergo/agriturismo, cosa è ilbooking engine per le prenotazioni online:  lato utente: riesce a portare a termine la prenotazione in pochi, semplici e veloci passaggi, senza dover inviare ulteriori email di conferma o altre informazioni da quelle richieste direttamente dal BOL. Pochi click e la vacanza è prenotata!  lato struttura: snellisce ed ottimizza la gestione delle prenotazioni, riduce notevolmente la quantità di e-mail ricevute per concludere una prenotazione, semplifica il rapporto con le agenzie di viaggi. Inoltre è un software online: nessun programma deve installato sul pc, ma tutte le informazioni sono accessibili da qualsiasi postazione connessa ad internet.Cercherò di spiegare in modo semplice e diretto, aiutandomi anche con un piccolo grafico, cosasuccede quando una struttura ricettiva riceve una prenotazione tramite il booking enginepresente sul suo sito internet.Ho voluto differenziare due diverse situazioni:  allotment caricato  allotment non caricatoCome spiegato nel dettaglio nelle pagine successive, alcuni booking engine non hanno l’obbligo diinserimento allotment. Sicuramente è nella natura del booking engine richiedere il caricamentoonline degli allotment, ovvero delle disponibilità della struttura ricettiva.D’altro canto nella realtà troviamo strutture ricettive che prediligono il rapporto diretto tramiteemail con la clientela e non hanno piacere di caricare le loro disponibilità.Credo sia corretto fornire anche a questo secondo tipo di strutture uno strumento valido per lagestione delle prenotazioni.La “partenza” è identica in entrambe le situazioni: la Richiesta di disponibilità con vincoli che alsuo interno avrà i campi obbligatori necessari per formulare un risultato di ricerca adeguato con ilpreventivo di costo incluso.A questo punto l’utente che ha effettuato la ricerca avrà due possibilità: - effettuare la prenotazione, se in Book-Up è stato caricato l’allotment - richiedere la disponibilità, se in Book-Up non è stato caricato l’allotmentGuida introduttiva al Booking Online – Book-Up Booking Engine http://www.book-up.com 4
    • Ecco il procedimento raffigurato graficamente. Richiesta ben posta Con vincoli nel modulo Risultato di ricerca: sistemazioni che rispondono ai vincoli espressi e con Preventivo di Costo per sistemazione Con allotment: Senza allotment: PRENOTAZIONE per le RICHIESTA DISPONIBILTA’ per sistemazioni realmente disponibili quel tipo di sistemazioneL’introduzione della Richiesta di disponibilità con vincoli si adegua perfettamente anche allestrutture ricettive restie nell’uso del booking engine e nel ricevere automaticamente leprenotazioni.Mantiene il contatto tramite email, si ha un filo diretto con la clientela ed aiuta il gestore nellagestione delle richieste disponibilità e prenotazioni. Tutto questo porta sicuramente a maggioriprenotazioni per la struttura ricettiva!Guida introduttiva al Booking Online – Book-Up Booking Engine http://www.book-up.com 5
    • 2. A cosa serve il booking engine?Vediamo nel dettaglio a che cosa serve un software per le prenotazioni online, sempre daentrambi i punti di vista (turista e struttura ricettiva).E’ importante sottolineare che il BOL è uno strumento utile sia per l’azienda ricettiva che per ilturista. E soprattutto: è il turista che lo richiede! Purtroppo tutto questo viene spesso ignorato onon considerato dalle aziende, rendendo evidente il poco ascolto che riservano ai propri clienti. Lato utentePartiamo dalla situazione in cui lutente arriva sul sito della struttura ricettiva e lo visita.Il sito web, in versione 2.0, deve naturalmente contenere tutte le informazioni necessarie alladescrizione della struttura, delle sistemazioni ed un chiaro listino prezzi. Testo e foto devonoquindi essere ben evidenti e chiari. Anche una sezione offerte/promozioni aggiornata e ben visibileè importante.Lutente, navigando nel sito, deve essere invogliato a prenotare un soggiorno.Senza il Booking OnLine, risulta necessario compilare un primo modulo di richiesta informazionegenerico o inviare una email con richiesta disponibilità, e sperare in una risposta veloce e checonfermi la disponibilità e che convinca l’utente a confermare la prenotazione.Per effettuare la prenotazione lutente deve nuovamente rispondere via email.Vi è un continuo scambio di email tra utente e struttura ricettiva.Con il Booking OnLine, lutente verifica immediatamente e da solo la disponibilità della strutturaricettiva; come risultato di ricerca sono elencate le diverse possibilità di sistemazione e ilpreventivo di spesa per il soggiorno viene calcolato in modo automatico.Lutente sceglie la tipologia di sistemazione che più lo aggrada, i servizi aggiuntivi, se presenti,compila il modulo di prenotazione con tutti i suoi dati anagrafici e conclude la prenotazione.In base a quanto predisposto dalla struttura ricettiva, l’utente avrà chiare indicazioni sul metodo dipagamento (ti ricordo che non si parla esclusivamente di pagamento online con carta di credito),sul versamento della caparra e sulla politica di cancellazione della prenotazione.Allutente vengono dati quindi tutti gli strumenti per effettuare in autonomia la prenotazione. Lato struttura ricettivaSenza il Booking OnLine, è evidente il fitto scambio di email tra il turista e la struttura ricettiva. Equesto comporta un investimento (o perdita, dipende dai punti di vista) notevole di tempo.Un buon Booking OnLine ottimizza e gestisce sia le prenotazioni che i rapporti con le agenzie, inquanto prevede la gestione degli allotment non vincolante (tale gestione dipende però dalleGuida introduttiva al Booking Online – Book-Up Booking Engine http://www.book-up.com 6
    • caratteristiche del BOL stesso; non tutti i software lo prevedono). Ovvero: la possibilità di deciderese caricare o meno le disponibilità online.Naturalmente la comune gestione del booking online prevede il caricamento degli allotmentdisponibili sul sito internet. Non dobbiamo però scordare, che un buon booking engine si adeguaalle esigenze della struttura ricettiva, grande o piccola che sia, pur non dimenticando o perdendola sua natura.Se in possesso di un BOL, il primo step naturalmente prevede la configurazione del software conle diverse tipologie di sistemazione, i prezzi, i servizi aggiuntivi e le politiche di prenotazione ecancellazione.In caso di prenotazione online è il software che la segnala tramite email alla struttura ed aggiornail planning del back office.Alcuni BOL danno la possibilità di configurare laccesso alle agenzie di viaggi che collaborano conla struttura. Lagenzia invece di chiedere continuamente la disponiblità tramite email e/o telefonoalla struttura, accede alla sua aria riservata e la controlla direttamente.E evidente lo snellimento delle procedure e la velocità nella gestione delle prenotazioni.Lutente naviga un sito in puro stile web 2.0 ed ha in mano tutti gli strumenti per completare unaprenotazione ed interagire con l’azienda.La struttura ricettiva ha un notevole miglioramento del suo modo di operare.Alcuni booking engine permettono inoltre la gestione diretta da parte della struttura ricettiva dipacchetti di soggiorno ed offerte promozionali.Avere un sito internet aggiornato e curato, con offerte tematiche di soggiorno accattivanti èfondamentale per la struttura ricettiva.Ricordiamo sempre, che l’utente decide in pochissimi secondi se continuare a navigare nel sitooppure abbandonarlo. Abbiamo a disposizione gli strumenti per farlo restare e tornare: usiamoli!Guida introduttiva al Booking Online – Book-Up Booking Engine http://www.book-up.com 7
    • 3. Alcune informazioni per scegliere il giusto booking engineNel valutare diversi software di booking online è importante tenere bene in mente alcunecaratteristiche essenziali che deve avere: - pochi click per completare una prenotazione - usabilità dellinterfaccia: deve essere semplice ed intuitivo sia per il cliente che vuole prenotare sia per la struttura che ci deve lavorare con facilità - possibilità di gestire in autonomia listini prezzi, promozioni, pacchetti e sconti - livello di integrazione con il sito internet: alcuni BOL si integrano interamente con il sito internet (migliore soluzione) altri aprono una nuova finestra del browser - descrizione delle sistemazioni e galleria fotografica - gestione del minimum stay e delle Politiche di cancellazione - sicurezza delle transazioni per i pagamenti con carta di credito - gestione ed archivio delle prenotazioni - Channel Manager - possibilità di richiedere una demo gratuita e testare il prodottoUn buon Booking Engine deve avere la maggior parte delle voci sopra elencate. Naturalmentealcune funzioni saranno fondamentali per un tipo di struttura ricettiva e non per altre.Ad esempio, il Channel Manager non sarà una priorità per l’agriturismo con un numero limitato diappartamenti, mentre può essere essenziale per l’hotel di città con un alto numero di camere.Assolutamente da sfatare è il mito del costo: si trovano ottimi prodotti a prezzi accessibili.Ricorda quindi che il giusto booking engine per te, è quello che soddisfa le tue esigenze e meglio siadegua al tuo modo di lavorare. Autore documento: Francesca CampigliTutti i lettori sono liberi di riprodurre, distribuire, comunicare al pubblico,esporre in pubblico, rappresentare, eseguire e recitare questoperaattenendosi sempre alle condizioni presentate alla seguente pagina:Licenza Creative CommonsGuida introduttiva al Booking Online – Book-Up Booking Engine http://www.book-up.com 8