Una mirada al futuro de métricas, KPIs & dashboards

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  • 1. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com UNA MIRADA AL FUTURO DE MÉTRICAS, KPI’S & DASHBOARDS Bojan Knezović, PMP
  • 2. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com Agenda  PMO’s, objetivos y nivel de madurez en Chile  Métricas tradicionales  KPI’s  Métricas basadas en valor  El futuro de los tableros de control 2
  • 3. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com Project Management Office  PMOs sufren crisis de la Identidad – que son, por qué, para qué y cómo?  Se volvieron populares porque se consideraban un silver bullet y tenían un futuro feliz..  Hoy la historia cambió y se ve más gris que feliz… 3
  • 4. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com PMO – Hechos  PMO es un gasto / overhead  Establecer una PMO no es fácil y muchas veces falla  El éxito de PMO se mide por los KPI de PM  Tendencia: por la fama el nombre “PMO” ya no se usa 4
  • 5. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com PMI PMO Frameworks  Qué significan las siglas “PMO” – PjMO, PgMO, PfMO?  Business Unit PMO – 54%  Project Support/Control Office PMO – 44%  Enterprise/Global/Corporate PMO – 39%  CoE/CoC – 35%  Project-specific PMO – 31%  Business Driven PMO? PMI’s Pulse of The Profession (Nov. 2013) 5
  • 6. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com Tipo de Métrica Objetivo Métricas tradicionales Determinar donde estamos hoy Key Performance Indicators (KPI) Extrapolar “hoy” para predecir el futuro Métricas basadas en el valor Combinación de métricas y KPI’s que nos muestran incremento del valor durante la ejecución del proyecto 6 Métricas, Valor y Calidad  Clientes buscan Valor!  Valor = Q / $$$ ? Nope.
  • 7. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com Métricas & KPI  Es mejor tener algunas que ningunas. Pero lo mejor es tener las correctas… 7 Seguridad Diseño Calidad Tiempo Costo Alcance
  • 8. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com Métricas básicas Indicador Tiempo SPI Costo CPI Recursos Calidad y numero – act. vs plan Alcance Número de requerimientos de cambio Calidad Número de defectos vs. UAT Action Items Número de ítems abiertos Las métricas pueden determinar el éxito del proyecto? 8 Métricas Adicionales Entregables (en proceso) Action Items por categoría Reservas de Gestión Entregables (completed) Action Item aging Riesgos por categoría
  • 9. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com Métricas deben tener:  Necesidad/propósito  El objetivo  Manera de medirlas  Reporte estructurado Tener en cuenta:  El proceso puede ser caro  Deben ser informativas  Úsalas!  Cuando es mucho/poco? 9
  • 10. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com KPI’s  Key = Atributo clave para el éxito  Performance = Debe ser un parámetro medible, cuantificable, ajustable y controlable  Indicator = representación razonable del rendimiento actual y futuro 10
  • 11. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com KPI’s – Qué y Cómo?  Juntar datos correctos y medir puede ser difícil & complejo  “In business, only a few key variables merit deliberate measurement efforts. The rest of the variables have an information value at or near zero.” Douglas W. Hubbard, How To Measure Anything: Finding The Value of Intangibles in Business, John Wiley and Sons Publishers  Uno de los métodos para definir KPI: S.M.A.R.T 11
  • 12. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com Dashboards – Tableros de Control 12 Nombre del proyecto Actividades • A • B • C Problemas Claves y Riesgos Materializados Calendario del Proyecto con Hitos y Fechas Progreso e Ítems que necesitan atención de la gerencia Status
  • 13. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com PVE: Dashboard Financiero & de Pg/Pf 13
  • 14. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com Codificación de Colores: Rojo, Amarillo, Verde 14
  • 15. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com Qué significan los colores Amarillo y Rojo?  KPI’s no son objetivos del trabajo, necesitamos metas y tolerancia! 15
  • 16. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com Proceso de Construcción de Dashboard 16
  • 17. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com Do:  Asegurarse que la información es entendible  Asegurarse que las conclusiones son correctas  Número y tamaño de imágenes no complican el reporte Don’t:  Enfocarse en el look en vez de calidad de la información  Cuidado con hermosos gráficos que pueden confundir  Transformar reportes de las herramientas de PM a las herramientas de marketing 17
  • 18. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com  Función: utilizando las herramientas y controles disponibles ayudar en construcción del tablero con el objetivo de pasar la información con precisión y sin dejar espacio a las dudas 18 Entra el Diseñador!
  • 19. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com  Calibradores & Termómetros,  Semáforos,  Tendencias y varianzas de rendimiento,  Histogramas,  Pie charts etc. 19
  • 20. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com 20 “Design is not just what it looks like and feels like. Design is how it works.” – Steve Jobs
  • 21. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com  Tendencia: Paperless Project Management  Implementación de Tableros de Crisis (Crisis Dashboard)  Drill in/drill down en dashboards 21 Un vistazo rápido al futuro
  • 22. Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI cl.linkedin.com/in/bojanknezovic bojan.knezovic@gmail.com 22 Gracias!