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Divisão de Formação e Desenvolvimento de Coleção
 

Divisão de Formação e Desenvolvimento de Coleção

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    Divisão de Formação e Desenvolvimento de Coleção Divisão de Formação e Desenvolvimento de Coleção Presentation Transcript

    • Universidade Estadual de Londrina Sistema de Bibliotecas Divisão de Formação e Desenvolvimento de Coleção
    • Organograma Sistema de Bibliotecas da UEL Conselho Deliberativo Diretor Secretaria Executiva Comissão de BibliotecaDivisão de Formação Divisão Divisão de e Desenvolvimento de Processos Técnicos Divisão de Referência Divisão de Circulação Bibliotecas Setoriais de Coleção Seção de Compra Seção Seção de Div. Seção Seção de Biblioteca de Monografias e Treinamento de Empréstimo Setorial - CCS Seção de Doação Seção Seção de Atendimento Seção Seção de Biblioteca e Permuta de Periódicos de Referência de Acervo Geral Setorial - COU Seção de Biblioteca Setorial - EAAJ Seção de Biblioteca Setorial - CH
    • Divisão de Formação e Desenvolvimento de Coleção É responsável por selecionar e adquirir todo o materialque compõe o acervo do Sistema de Bibliotecas da UEL, através dos processos de compra, doação e permuta, tendo como suporte a “Política de Desenvolvimento de Coleções do SB/UEL”.
    • É só Livros que pode serpedido? Não. É todo material necessário para dar suporte adequado e suficiente às disciplinas ministradas, livros, periódicos,.. (Nacional e internacional).
    • Livros
    • Quem indica os títulos delivros para serem adquiridos? •Docentes •Setores de atendimento do SB/ UEL Seleção qualitativa
    • Há um período do anodeterminado para enviar ospedidos? NÃO
    • Todos os títulos indicadospelos docentes são adquiridossomente por meio daCompra?Não. Podem ser também pordoação e raramente porpermuta.
    • Como os pedidos podem ser enviados para BC? Ofício E-mail (caitar@uel.br) Formulário do site da BChttp://www.uel.br/bc/index.php?content=servicos_aquisicao_formulario_solicitacao.html Pessoalmente
    • É importante pedir?Sim Atualização dos pedidos em nossa base Sempre que surge um recurso temos registrado pedidos a serem enviados Para manter o nível nas avaliações que acontecem periodicamente Colocar informações bem completas sobre o livro desejado.
    • Quais informações deverãoser apresentadas, para cada títulosolicitado?    - NOME DO SOLICITANTE, CENTRO/ DEPTO/ CURSO.    - AUTOR, TITULO, EDIÇÃO, LOCAL, EDITOR DATA.  A, Importantíssimo: Indicar ainda o nº de alunos quefarão uso do livro, bem como sinalizar se é Livro Texto(LT), isto é, de leitura obrigatória, ou de LeituraComplementar (LC).
    • A Divisão envia lembretes duranteo ano para o envio de novospedidos? SIM
    • LEMBRETE   Prezado Professor  Lembramos que a Biblioteca Central estará recebendo novos pedidos de livros, a serem adquiridos no decorrer de 2011, até 29/10/10.Enviar para caitar@uel.br.   Aparecida Caitar Resp. pela DFDC
    • Outras perguntas Quanto tempo demora o processo de compra? Em torno de 6 meses Quanto tempo demora para chegar o material na biblioteca? Depende do fornecedor mas demora em torno de 2 meses (nacionais) e 4 meses (internacionais)
    • Em qual situação opedido feito pelodocente não éadquirido? 
    • -Quando já existir em nossa coleção aedição solicitada em númerosuficiente para atender a demandainformada pelo docente.-Quando não tivermos recursos.-Quando não for cotado por nenhumalivraria na realização da Pesquisa deMercado “Prévia” (seleção natural).
    • O que acontece com o pedido do docente após ser enviado à BC?
    • 1º - Verificação de todos ospedidos no Catálogo ALFA e naBase AQUIL. Todo o pedido que nos chega passapor essa verificação.
    • - No ALFAa verificação é feita parasabermos se o título solicitadoexiste ou não em nosso acervo,a quantidade existente,edição, ouso que é feito.
    • - Na BASE AQUILé para identificarmos se já háregistro de pedido idêntico aosolicitado, registradoanteriormente, feito por outroprofessor ou até pelo mesmo, asituação em que ele se encontra:Pendente, Licitado, Empenhado,Recebido, Esgotado ou Lic.
    • Nota:Com estas verificações nocaso do material estar em processo de compra, evitamos duplicações desnecessárias.
    • 2º - Análise das informações coletadas
    • 3º - Definição da quantidade deexemplares de acordo com a“Política de Desenvolvimento de Coleções doSB/ UEL”:(Seleção Quantitativa).
    • CRITÉRIOS• Livro texto: 1 exemplar para cada 10 alunos•Leitura complementar: 1 exemplar•Livro importado: 1 exemplar É para esta definição de quantidade que precisamos da informação de nº de alunos que farão uso do livro, bem como se é Livro Texto (LT) ou de Leitura Complementar (LC).
    • A Biblioteca adquire aquantidade definida conforme oscritérios? Sim, o que pode acontecer é de adquirirmos emduas etapas. Deixamos para completar aquantidade em um segundo processo de compraem função do recurso recebido. Aos invés decortarmos títulos de algum curso nós diminuímosa quantidade (diversificação de títulos).
    • 4º- Insere-se o pedido na BASE AQUIL 
    • Após a definição pela compra do material, o mesmo é inserido na Base AQUIL Solicitante Depto. Centro Situação:PENDENTE
    • Após registrar o pedido na baseAQUIL, em qual situação ele éretirado?O pedido fica registrado até conseguirmos adquirir ou obter uma informação sobre estar esgotado sem previsão de reimpressão ou nova edição.
    • Recebimento do recurso5º - preparação para pesquisa de mercado - lei Estadual 15.608 de 16/ 2007 08/6º- preparação da listagem que irá para orçamento7º - envio para as Livrarias da listagem extraída dos registros “PENDENTES” da BASE AQUIL.
    • 8º - Preparo do Mapa de Preços(mínimo 4 fornecedores / preçomédio)9º - Requisições feitas no SICOR –Sistema Integrado de Compras e Orçamento daUEL
    • 10º - Envio das provas documentais(listagem inicial + e.mail,orçamentos, Negativas departicipação, Mapa de oferta e ascópias das requisições) paraPROAF/ iniciar o processo de DMcompra.
    • 11º - Atualização da Base AQUIL com a informação da etapa do processo “Licitado”
    • Procedimentos na PROAF/ DM Início do processo Licitatório  Publicação do edital  Recebimento das propostas oficiais  Recebimento da documentação dos proponentes  Julgamento das propostas  Preparação do mapa de preços (MENOR PREÇO)  Emissão das ordens de compra/ empenho (esta etapa é a oficialização da compra)
    • Ordem deCompra de livros
    • 12º Atualização da Base AQUIL com as informações da compra Situação Ordem de Contratação Empenhado Preço UnitárioFornecedor
    • 13º - Recebimento do Material14º - Conferência Nota Fiscal x Ordemde Compra15º - Nova atualização da Base AQUIL
    • Situação:Recebido
    •  16º - Preparo Físico do Material(carimbo,código de barra, etc).17º - Envio do Material para a Divisãode Processos Técnicos
    • A Divisão faz uma prestação decontas? Sim.  Após o fechamento das compras referente ao ano +- (abril do próximo ano).  No site da biblioteca  Nas reuniões da comissão de biblioteca (dados quantitativos)
    • Terminologia usada na Base AQUILPendente - Registro do pedido na baseaguardando liberação de recursosLicitado - Enviado para PROAF/ - em DMprocesso de aquisiçãoEmpenhado - adquirido mas ainda nãoentregueRecebido - material já recebido pela BCEsgotado - não disponível no mercado
    • Periódicos
    • Periódicos A solicitação da assinatura de periódicos nacionais e importados gera o compromisso da renovação. Por isso o pedido precisa ser bem justificado de preferência pelo Chefe de Depto. ou Coordenador do Curso. Nosso controle é manual. A compra é direta do editor, no exterior (Internacional.) ou no País (Nacional.) Inexigibilidade de licitação. Objeto é único e o fornecedor exclusivo.
    • Periódicos NacionaisRecebimento do pedido (Ofício) feito pelos deptos.•Verificação do item no Portal SCIELO e sites de•pesquisaSolicitação de proposta para o Editor•Consulta da documentação CRF – Certificado de•Regularidade do FGTS e CND – Certidão Negativade DébitoPedido de Empenho•Empenho/SIAF•Recebimento e registro dos fascículos•Envio dos fascículos para o processamento técnico•
    • Periódicos Importados • Solicitação de compra para a BC pelos deptos. • Verificação do item no portal capes e sites de pesquisa – Para os títulos disponíveis on-line, o solicitante é informado – Para os títulos não disponíveis, é dado continuidade ao processo de compra • Solicitação de proposta/invoice para o editor • Pedido de compra • Empenho/SIAF • Recebimento e registro dos fascículos • Envio dos fascículos para o processamento técnico
    • Pedido de Compra(para periódico importado)
    • Pedido deEmpenho(para periódico nacional)
    • Nota deEmpenho
    • Atualização dasinformações de comprano “controle manual deperiódicos” e listasBásicas
    • Doação
    • Doação A comunidade em geral poderá colaborar para aformação e desenvolvimento da coleção do sistema de bibliotecas da UEL, doando materiais bibliográficos. Os materiais deverão:  Ser adequados aos objetivos e nível educacional da instituição;  Estar com conteúdo atualizado;  Estar em boas condições físicas.
    • Todos os materiais recebidos passam por umaseleção criteriosa e somente são inseridos aqueles que forem compatíveis com os interesses existentes.Na Doação são adotados os mesmos critérios de seleção utilizados na Compra.
    • Tipos de Doações: Solicitadas E Espontâneas
    • Solicitadas  Às empresas comerciais, instituições governamentais e privadas, entidades científicas e culturais, pessoas físicas, etc., Doação de materiais de interesse para a comunidade universitária. Neste tipo de doação a seleção do material é feita previamente. • Efetivação do pedido (LIC.) • Recebimento do material • Processamento técnico
    • Espontâneas  Entrevista de pré-seleção (sempre que possível)  Verificação do estado físico e atualidade  Preenchimento do “termo de doação”, que é um documento que o deixa o doador ciente que a biblioteca central, após análise, poderá tratar o material da seguinte maneira: • incorporá-lo ao acervo; • doá-lo e/ou permutá-la com outras instituições; • descartá-lo; • devolvê-lo ao doador.
    • Termo de doação
    • Livros: verificação de todos os itens noVirtua e na Base Aquil (seleção) e preparofísicoPeriódicos: verificação no Viseorecord(periódicos).(todo material não selecionado para acervo éencaminhado para Setor de Duplicatas paraser oferecido).( Não é porque o material foi recebidogratuitamente que o mesmo será inserido noacervo sem critério) .
    • Permuta
    • Permuta A biblioteca central efetua intercâmbio com outras instituições congêneres, com as publicações da própria UEL;Ex.:Mediações, Semina, serviço social em revista, boletim do CLCH, Signum, discurso fotográfico, etc....
    • Outros materiais que Podem serEncaminhados como Doação ou permuta Material recebido por doação em quantidade desnecessária (livros e periódicos), ou cujo conteúdo não interesse à comunidade universitária; Material retirado do acervo e substituído por outro volume em melhores condições. Nestes casos para o material ser doado ou permutado monta-se processo.
    • Biblioteca CentralDivisão de Formação eDesenvolvimento de ColeçãoRamal – 4335e.mail – caitar@uel.br