Trabajo de auditoria de calidad10

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Trabajo de auditoria de calidad10

  1. 1. República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior Universidad Experimental Simón Rodríguez Cátedra: Calidad y Productividad Facilitadora: Yelitze QuinteroAUDITORÍA DE CALIDAD Integrantes: Ruth león C.I. 17.444.585 Laura Caraballo C.I. 17.160.787 Nathalia Ávila C.I. 15.314.141 Yoseimar Guerra C.I. 15.586.904 Caracas, febrero 2011
  2. 2. INDICE Pág.INTRODUCCIÓNISO 9001 ………………………...……………………………………………………..4AUDITORIA DE CALIDAD………………………………………………………….. 5OBJETIVOS DE LA AUDITORIA…………………………………………………….6TIPOS DE AUDITORIA…………………………………………..……………….…...7EQUIPO AUDITOR………………………...…………………………………………09RESPONSABILIDAD DE AUDITADO…………...………………………………….10ALCANCE DE LA AUDITORIA……….………………………………………………11DETECCION DE EVIDENCIAS……….…………………………………………… .13RESULTADOS………………………………………………………………………..14ACTIVIDADES POSTERIORES ……………………………………………….…..15PLAN DE ACCION ………………………………………………………... .............16SEGUIMIENTO …………………………………………………………………… ….17CONCLUSION………………………………………………………………………... 18
  3. 3. INTRODUCCIONLa adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una decisiónestratégica que tome la alta dirección de la organización, el diseño y laimplementación de un sistema de gestión de la calidad de una organización estáninfluenciado por diferentes necesidades, objetivos particulares, los productos queproporciona, los procesos que emplea y el tamaño y estructura de la organización.El propósito de una organización es: identificar y satisfacer las necesidades yexpectativas de sus clientes y otras partes interesadas, empleados, proveedores,propietarios, sociedad, para lograr ventaja competitiva y para hacerlo de unamanera eficaz y eficiente, y, obtener, mantener, y mejorar el desempeño global deuna organización y sus capacidades.La aplicación de los principios de la gestión de la calidad no sólo proporcionabeneficios directos sino que también hace una importante contribución a la gestiónde costos y riesgos. Las para la organización, sus clientes y otras partesinteresadas.
  4. 4. ISO 9001-9004 Esta Norma Internacional promueve la adopción de un enfoque basado en procesos para el desarrollo, implementación y mejora de la eficacia y eficiencia de un sistema de gestión de la calidad, con el fin de alcanzar la satisfacción de las partes interesadas mediante el cumplimiento de sus requisitos. Designa un conjunto de normas sobre calidad y gestión continua de calidad, establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad orientada a la producción de bienes o servicios. Las normas recogen tanto el contenido mínimo como las guías y herramientas específicas de implantación, como los métodos de auditoria. El ISO 9000 especifica la manera en que una organización opera, sus estándares de calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio. Existen más de 20 elementos en los estándares de este ISO que se relacionan con la manera en que los sistemas operan. VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACION DEL ISO• Estandarizar las actividades del personal que trabaja dentro de la organización por medio de la documentación• Incrementar la satisfacción del cliente• Medir y monitorizar el desempeño de los procesos• Disminuir re-procesos• Incrementar la eficacia y/o eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos• Mejorar continuamente en los procesos, productos, eficacia, etc.
  5. 5. • Reducir las incidencias de producción o prestación de servicios Para que una organización funcione de manera eficaz y eficiente, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí. Una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir la transformación de elementos de entrada en resultados, se puede considerar como un proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso. La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacciones entre estos procesos, así como su gestión puede denominarse como, enfoque basado en procesos. Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales dentro del propio sistema de procesos, así como sobre su combinación e interacción. AUDITORIA DE CALIDAD Es una herramienta que nos permite evaluar la eficacia del sistema establecido, sus defectos y los medios de mejora. Por tanto, una buena gerencia esta clara de que hay que establecer y mantener el día procedimientos documentados para planificar, realizar y verificar las actividades y resultados, y para determinar la eficacia del sistema de la calidad en su organización. Esta plenamente identificada en la necesidad de saber usar una auditoria interna de la calidad, el identificar plenamente sus procesos, sus debilidades y fortalezas y considerar como señalan los expertos, que la iniciación de la auditoria, propiamente dicha, tiene lugar en varias fases que deben respetarse escrupulosamente, además de tener en cuenta lo que se señala al respecto, como es el que la auditoria de la calidad se aplica normalmente, pero no se limita, a un sistema de la calidad o a sus elementos, a procesos, a productos o a servicios.
  6. 6. Las auditorias de la calidad se llevan a cabo por personas que no tengan responsabilidad directa en áreas que se desea auditar, pero trabajando preferentemente con la cooperación del personal de esas áreas. La auditoria debe estar basada en objetivos definidos por el cliente. El alcance es determinado por el auditor líder en acuerdo con el cliente para alcanzar los objetivos. El alcance describe la extensión y límites de la auditoria. Los objetivos y el alcance deben ser comunicados al auditado antes de la auditoria. Una auditoria de calidad debe enfocarse en criterios claramente definidos y documentados. Auditoria de calidad debe enfocarse en criterios claramente definidos y documentados. La auditoria solamente se lleva a cabo si, luego de consultar con el cliente, es opinión del auditor líder que:• Existe información suficiente y apropiada sobre el tema de la auditoria.• Existen recursos adecuados que respalden y avalen el proceso de la auditoria.• Existe una cooperación adecuada por parte del auditado. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE CALIDAD Uno de los objetivos de una auditoria de la calidad es evaluar si es necesario introducir acciones de mejora o correctoras. No se debe confundir una auditoria con actividades de "supervisión de la calidad" o de "inspección"; el objetivos de estas últimas es el control de un proceso con aceptación de un producto. Las auditorias de la calidad pueden realizarse a propósitos internos o externos. El auditor debe estar claro, que la auditoria debe estar basada en objetivos definidos como lo son:
  7. 7. • El alcance es determinado por el auditor líder para alcanzar los objetivos. El alcance describe la extensión y límites de la auditoria.• La auditoria debe estar basada en objetivos definidos por el cliente.• El alcance es determinado por el auditor líder en acuerdo con el cliente para alcanzar los objetivos.• El alcance describe la extensión y límites de la auditoria. TIPOS DE AUDITORIA1. Auditoria interna:Surge con posterioridad a la auditoria externa por la necesidad de mantener uncontrol permanente y más eficaz dentro de la empresa y de hacer más rápida yeficaz la función del auditor externo. Generalmente, la auditoria interna clásica seha venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir,del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresaspara proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar laeficiencia operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera.Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero.La necesidad de la auditoria interna se pone de manifiesto en una empresa amedida que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y haceimposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección. Conanterioridad, el control lo ejercía directamente la dirección de la empresa pormedio de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con losempleados de la empresa. En la gran empresa moderna esta peculiar forma deejercer el control ya no es posible hoy día, y de ahí la emergencia de la llamadaauditoria interna.El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones yresponsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones,
  8. 8. recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operacionesexaminadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos como lossiguientes:• Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización.• Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno (lo cual implica su relevamiento y evaluación), tanto el sistema de control interno contable como el operativo.2. Auditoria Externa: Examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de unaorganización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero lasempresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de informaciónfinanciero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios delproducto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término AuditoriaExterna a Auditoria de Estados Financieros , lo cual como se observa no estotalmente equivalente, pues puede existir Auditoria Externa del Sistema deInformación Tributario Auditoria Externa del Sistema de InformaciónAdministrativo, Auditoria Externa del Sistema de Información Automático. LaAuditoria Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad,integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquellainformación producida por los sistemas de la organización. Se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto delsistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opiniónindependiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacióntomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.
  9. 9. La auditoria solamente se lleva a cabo si, luego de consultar con el cliente,es opinión del auditor líder que:•Existe información suficiente y apropiada sobre el tema de la auditoria.• Existen recursos adecuados que respalden y avalen el proceso de la auditoria.• Existe una cooperación adecuada por parte del auditado. PERFIL Y RESPONSABILIDADES EQUIPO AUDITOREl equipo auditor está formado por el auditor líder y los otros miembros del equipo,quienes pueden ser auditores o expertos técnicos.Para asegurar la objetividad del proceso de auditoria, sus resultados y cualquierconclusión, los miembros del equipo auditor deben ser independientes de lasactividades que auditan, deben ser objetivos, y libres de tendencia o conflicto deintereses durante el proceso.El uso de miembros externos o internos del equipo auditor está sujeto a discrecióndel cliente. Un miembro del equipo auditor escogido dentro de la organización nodebe ser responsable directamente del tema que se está auditando.Los miembros del equipo auditor deben poseer una combinación apropiada deconocimientos, habilidades y experiencias para cumplir con las responsabilidadesde la auditoria. AUDITOR LIDEREl auditor líder es el responsable de asegurar una conducta eficiente y efectiva dela auditoria dentro de los alcances de la misma.Adicionalmente, el auditor líder tiene las siguientes responsabilidades yactividades que cumplir:
  10. 10. • Consultar y consensuar con el cliente el alcance de la auditoria.• Obtener la información de respaldo relevante como ser los detalles de actividades, los productos, los servicios, en la empresa y sus áreas de actuación, los detalles de previas auditorias realizadas al auditado.• Formación del equipo auditor.• Dirigir las actividades del equipo auditor.• Preparar las comunicaciones.• Coordinar la preparación de los documentos y procedimientos detallados de trabajo y reunir al equipo auditor.• Representar al equipo auditor en discusiones con el auditado, antes, durante y después de la auditoria.• Realizar los informes de la auditoria para el cliente.• Las responsabilidades y actividades del auditor deben cubrir:• Planear y desarrollar las tareas asignadas, objetiva, efectiva y eficientemente,• Recopilar y analizar las evidencias de auditorias relevantes y suficientes para determinar los resultados de la auditoria.• Preparar los documentos de trabajo.• Documentar los resultados individuales de la auditoria.• La redacción del informe de auditoria.Como esta normalizado, a cada miembro del equipo auditor se le deben asignartareas específicas, o actividades por auditar. Estas designaciones deben serrealizadas por el auditor líder, en consulta con los miembros del equipo auditorcorrespondiente. RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE Y AUDITADO1. Las responsabilidades deben cubrir:• Definir los objetivos de la auditoria.• Proveer los recursos a las autoridades apropiadas para conducir la auditoria.
  11. 11. • Aprobar el plan de auditoria,• Recibir el informe de la auditoria y determinar su distribución.• Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditoria, cuando sea necesario.• Designar personal responsable y competente para acompañar a los miembros del equipo auditor, para actuar como guías dentro de la empresa y para asegurar que los auditores estén al tanto de los requerimientos de salud, seguridad y otros que sean apropiados.• Proveer el acceso a las instalaciones, personal, información y registros relevantes a solicitud de los auditores. ALCANCES DE LA AUDITORIAEl alcance describe la todo el sistema de gestión de calidad, procedimientos, y detodos los apartados de la norma de calidad aplicada para la implantación delsistema así como la información relativa a documentación legal y administrativa dela empresa por el equipo auditor, en factores tales como la ubicación física,actividades organizacionales, y la forma de realizar los informes.Debe ser determinado entre el cliente y el auditor líder. El auditado normalmentedebe ser consultado cuando se determina el alcance de la auditoria. Cualquiercambio posterior debe realizarse de común acuerdo entre el cliente y el auditorlíder. Los recursos encargados al auditor deben ser suficientes en cantidad ycalidad para cumplir con el alcance requerido. PLAN DE AUDITORIAUn plan de auditoria debe ser establecido y comunicado al cliente. El cliente deberevisar y aprobar dicho plan.El plan debe incluir:
  12. 12. • Los objetivos y alcance de la auditoria,• El criterio a ser usado para la realización de la auditoria,• La identificación de las unidades organizacionales y funcionales a ser auditadas,• La identificación de las funciones y/o individuos dentro de la organización del auditado que tengan responsabilidades relativas a aspectos de la calidad.• Identificación de los aspectos de calidad que son de alta prioridad.• Identificación de los documentos de referencia.• El tiempo y duración esperados para las entrevistas e inspecciones.• Las fechas y lugares donde se va a realizar la auditoria.• El Cronograma de reuniones que se van a tener con la gerencia del auditado.• Requerimientos confidenciales.• El contenido, formato y estructura del informe. DOCUMENTO DE TRABAJO• Los documentos de trabajo requeridos para facilitar la investigación del auditor deben contener.• Las formas que documenten las evidencias y soporten los resultados de la auditoria.• Los procedimientos y listados de chequeo utilizados para evaluar los elementos del SGC.• Los registros de reuniones.Se deben mantener los documentos de trabajo por lo menos hasta que secomplete la auditoria, la información confidencial debe ser resguardada de formasegura por los miembros de la auditoria. ACTIVIDADES A SER REALIZADAS EN EL LUGAR DE LA AUDITORIA
  13. 13. Reunión de Inicial: Debe darse una reunión de apertura. El propósito de unareunión de apertura es el de:• Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado.• Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditoria y llegar a un acuerdo con respecto a la tabla de tiempos de la auditoria.• Proveer un resumen corto de la metodología y de los procedimientos a ser utilizados durante la auditoria.• Confirmar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor estén disponibles.• Promover la participación activa del auditado,• Revisar los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local para el equipo auditor. DETECCION DE EVIDENCIALa información apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada ydocumentada para ser utilizada como evidencia de la auditoria en un proceso deverificación y evaluación para determinar si los criterios de la auditoria se estáncumpliendo.La evidencia de la auditoria debe ser de tal calidad y cantidad que auditores decalidad competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen aresultados de auditoria similares a la evaluación de la misma evidencia contra losmismos criterios de auditoria.La evidencia de la auditoria debe ser recolectada por medio de entrevistas,revisión de documentos y la observación de actividades y condiciones.La información recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por mediode la adquisición de información de respaldo de fuentes independientes, comoobservaciones, registros y resultados de medidas existentes. Declaraciones que
  14. 14. no puedan ser confirmadas deben ser identificadas como tales.Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y losprocedimientos para asegurar un control de calidad de los procesos de muestreo ymedición efectivos. RESULTADOS DE LA AUDITORIAEl equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinardonde no se cumple con los criterios de auditoria del SGC El equipo auditor debeentonces asegurarse que los resultados de la auditoria de no conformidad seandocumentados de forma clara, concisa y que sean respaldados por la evidencia dela auditoria.La evidencia contrastada durante la auditoria de calidad inevitablemente serásolamente una muestra de la información disponible, parcialmente debido al hechode que una auditoria de calidad se realizada durante un periodo de tiempo limitadoy con recursos limitados. Por lo tanto existe un elemento de incertidumbreinherente a todas las auditorias de calidad y a todos los usuarios de los resultados,todas las auditorias de calidad deben estar seguros de la recopilación de lasevidencias y no conformidades siendo constatada su evidencia física ydocumental.El auditor de calidad debe considerar las limitaciones asociadas con la evidenciade la auditoria constatada durante ésta y el reconocimiento de la fiabilidad en losresultados y cualquier conclusión de la auditoria, se deben tomar estos factores encuenta al planear y ejecutar la auditoria.El auditor de calidad debe obtener suficientes evidencias para que los resultadosindividuales de la auditoria, agregados a los resultados de menor significado,puedan afectar cualquier conclusión alcanzada.
  15. 15. Los resultados de la auditoria deben ser revisados con la gerencia del auditado con el fin de obtener el reconocimiento de la base de todos los resultados de no conformidad. REUNION FINAL Luego de completar la fase de recopilación de evidencia y antes de preparar un informe de la auditoria, los auditores deberán tener una reunión con la gerencia del auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas. El propósito principal de esta reunión es el de presentar los resultados de la auditoria al auditado, de tal manera que se tenga una comprensión y reconocimiento claro de la base de dichos resultados. Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible antes de que el auditor líder presente el informe, las discusiones finales en el significado y descripción de los resultados de la auditoria ultima recaen en el auditor líder, sin embargo el cliente puede todavía estar en desacuerdo con los resultados. ACTIVIDADES POSTERIORES AL TRABAJO EN LA EMPRESA INFORME Los resultados de la auditoria o un resumen de estos deben ser comunicados al cliente en un informe escrito. El informe escrito se prepara bajo la dirección del auditor líder, quien es el responsable de su exactitud y perfección. Las informaciones que se tomen en el informe de la auditoria deben ser los predeterminados en el plan de la auditoría. La información relativa a la auditoria que se debe incluir en el informe debe incluir, pero no está limitada a:• La identificación de la organización auditada y del cliente.
  16. 16. • Los objetivos y alcance acordados de la auditoria.• Los criterios acordados contra los que se realizó la auditoria.• El período cubierto por la auditoria,• La(s) fecha(s) en que la auditoria fue realizada,• La identificación del equipo auditor,• La identificación de los representantes del auditado que participaron en la auditoria.• Un resumen del proceso de auditoria, incluyendo cualquier obstáculo enfrentado.• Las conclusiones de la auditoria.• Las declaraciones de confidencialidad de los contenidos.• La lista de distribución del informe de la auditoria.• El informe escrito se prepara bajo la dirección del auditor líder, quien es el responsable de su exactitud y perfección. Las informaciones que se tomen en el informe de la auditoria deben ser los predeterminados en el plan de la auditoria. PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Las acciones correctivas se generan a partir de las desviaciones o incidencias identificadas durante el proceso de auditoria. Es en este momento cuando podemos hablar de la creación de los grupos de mejora continua, que son los que propondrán las acciones correctivas correspondientes. Siempre teniendo en mente que el objetivo es cumplir los requisitos específicos del sistema de gestión de calidad que hemos adoptado. Para dinamizar el sistema de mejora continua cada acción correctiva debería considerar lo siguiente:• Designar un responsable de su implantación.• Fijar una fecha límite de realización.• Determinar un proceso de evaluación que demuestre la eficacia de dicha acción.
  17. 17. • En el caso de la aplicación de sistemas de calidad comerciales (ISO, Calidad Turística, etc.) dicho plan de acciones deberá enviarse a la entidad certificadora para dar fe de que vamos a realizar las correcciones necesarias. SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y CIERRE Las actividades llevadas a cabo para implementar las acciones correctivas deben registrarse de manera que tengamos evidencias de las mejoras conseguidas. En el caso de auditorias internas seguiremos durante los tiempos definidos la eficacia de las acciones correctivas. En las auditorias de certificación, el auditor puede verificar en las posteriores auditorias de seguimiento el cumplimiento de las acciones correctivas propuestas por nuestra empresa Los resultados de una auditoria son una parte fundamental de la necesaria revisión que la dirección de todo restaurante debe realizar de sistema de calidad, sea propio o no. Por ello, estemos o no estemos aplicando un modelo de gestión de la calidad, la aplicación de auditorias periódicas nos ayudara en la mejora continua del negocio CONCLUSION
  18. 18. La auditoria de calidad se define como el proceso de sistemático, independiente ydocumentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el finde determinar el alcance al que se cumplen los criterios de auditoria.El objetivo de la auditoría es evaluar la suficiencia y efectividad de lasdisposiciones de calidad de una organización mediante la recolección y uso deevidencia objetiva, e identificar y registrar las instancias de no cumplimiento conlas disposiciones de calidad e indicar, donde sea posible, las razones.Normalmente se realizan las auditorías para los siguientes propósitos: determinarla conformidad o no conformidad del sistema de calidad con los requisitosespecificados. Determinar la efectividad del sistema en el cumplimiento deobjetivos. Identificar el potencia para el mejoramiento del sistema de calidad.Cumplir los requisitos regulatorios. Para propósitos de certificación o registro delsistema de calidad.Estas consideraciones, en relación con el desempeño global de la organización,pueden tener impacto sobre, la fidelidad del cliente, la reiteración de negocios yreferencia o recomendación de la empresa, los resultados operativos, tales comolos ingresos y participación de mercado, las respuestas rápidas y flexibles a lasoportunidades del mercado, los costos y tiempos de ciclos mediante el uso eficazy eficiente de los recursos, la alineación de los procesos que mejor alcanzan losresultados deseados, la ventaja competitiva mediante capacidades mejoradas dela organización, la comprensión y motivación de las personas hacia las metas yobjetivos de la organización, así como participación en la mejora continua, laconfianza de las partes interesadas en la eficacia y eficiencia de la organización,según demuestren los beneficios financieros y sociales del desempeño, ciclo devida del producto y reputación de la organización, la habilidad para crear valortanto para la organización como para sus proveedores mediante la optimizaciónde costos y recursos, así como flexibilidad y velocidad de respuestaconjuntamente a mercados cambiantes.

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