Projects & teamwork

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Projects & teamwork

  1. 1. Gestión de proyectos:ITM Platform Projects & Teamwork es la mejor solución para lagestión de proyectos, tanto en entornos distribuidos comocentralizados, que requieren la escalabilidad y flexibilidad de unasolución en la nube, evitando grandes inversiones o compromisos depermanencia. De forma inmediata podrá coordinar todo su equipo,planificar los proyectos, hacer seguimiento, establecer prioridades y -en definitiva- aumentar su productividad, con una solución que seadapta a cada organización y no requiere largos periodos deformación o configuración. Page 2
  2. 2. Para todo tipo de organizaciones:ITM Platform Projects & Teamwork es la solución que se adapta apequeñas y medianas organizaciones, y también a grandesdepartamentos. Eficaz cuando la gestión de proyectos es una piezaimportante de su actividad, ofrece una significativa mejora en lagestión y el control. Page 3
  3. 3. Software como Servicio:ITM Platform Projects & Teamwork es una solución en la nube(cloud), que se ofrece en una modalidad de Software como Servicio(SaaS) y por tanto no requiere complejos despliegues, inversión enservidores y largos procesos de parametrización. En unos minutospodrá estar gestionando sus proyectos con una solución moderna,flexible y completamente basada en web, que no requiereinstalaciones en sus ordenadores y que puede ser utilizada desdecualquier parte del mundo con un dispositivo conectado a Internet. Page 4
  4. 4. Bajo coste y sin compromiso:ITM Platform Projects & Teamwork es una solución de bajo costeque no exige compromiso de permanencia, contratos de largaduración o condiciones de exclusividad. Puede utilizar la solución eltiempo que sea necesario. Además, le ofrecemos 30 días de pruebay una versión gratuita limitada para que pueda comprobar lasfuncionalidades de la solución con total libertad. Page 5
  5. 5. Seguridad y confidencialidad:ITM Platform Projects & Teamwork ha superado las más estrictaspruebas de seguridad y garantiza la absoluta confidencialidad de lainformación. Usted puede descargar en todo momento los datos dela plataforma, por medio de un formato de intercambio xml, y realizarsu propia copia. Por medio de un completo sistema de roles deusuario, usted podrá configurar quién debe acceder a quéfuncionalidad y a qué información. Page 6
  6. 6. Escalable:ITM Platform Projects & Teamwork es extremadamente escalable:utilizan nuestra plataforma desde pequeños grupos de trabajo, hastacorporaciones multinacionales. Usted puede aumentar el número deusuarios en cualquier momento. También puede disponer de másfuncionalidades adquiriendo otras soluciones ITM Platformcomo Projects, Programs & Portfolio y Global IT Management, queincluyen las prestaciones de Projects & Teamwork. Page 7
  7. 7. Estandarizado:ITM Platform Projects & Teamwork incorpora los principalesestándares del mercado en gestión de proyectos, estando a su vezbasado en experiencias reales. Por ello es capaz de ofrecer en unamisma solución rigor y usabilidad, control y eficiencia. Page 8
  8. 8. Funcionalidades - EquipoGestionar el equipo• Los proyectos son llevados a cabo por personas y por lo tanto son estas unidas en un equipo la pieza fundamental para el éxito de los proyectos. En muchas ocasiones nos centramos en la planificación o la gestión de las tareas, sin tener en cuenta que la información y comunicación con el equipo pueden suponer el éxito o el fracaso de nuestro proyecto.• ITM Platform ofrece un conjunto de soluciones para apoyar la gestión del equipo que trabaja en los proyectos dentro de la organización, facilitando el acceso a la información, trayendo lo mejor de las redes sociales al mundo empresarial por medio del Social Enterprise Comunication, adaptándose a las necesidades de cada uno de los miembros del equipo. Page 9
  9. 9. Funcionalidades - Equipo Información• Gracias a ITM Platform cada miembro del equipo tiene toda la información que necesita sobre cada proyecto que tiene asignado. La plataforma es, por lo tanto, un sistema de gestión de información de los proyectos, que permite a todo el equipo compartir documentos e información relevante sobre todos los aspectos del mismo.• En primera pantalla el usuario de ITM Platform tiene a su disposición las tareas que tiene abiertas dentro de un diagrama de Gantt, donde puede ver el avance de cada una de ellas y sus fechas planificadas. Si es Project Manager se muestra en el lado derecho el estado de los proyectos con el último seguimiento que se ha realizado y de esta forma se puede obtener, en un sólo vistazo, toda la información de seguimiento.• En el menú inicial de ITM Platform todos los usuarios tienen disponible el acceso a sus proyectos, sus tareas y a la imputación de horas. Un usuario siempre puede llegar a la información que necesita en un sólo clic. Page 10
  10. 10. Funcionalidades - Equipo Comunicación• ITM Platform trae la comunicación de las redes sociales al entorno corporativo constituyendo un Social Enterprise Communication donde todos los miembros de la organización puedan compartir de forma ágil y sencilla la información de los proyectos. Toda la comunicación entre los miembros del equipo se puede realizar en la plataforma, haciendo innecesario el uso de cientos de correos electrónicos que o bien no están destinados a todos los miembros del equipo o se pierden en el mare mágnum de los buzones.• Los mensajes publicados en ITM Platform puede ser públicos para toda la organización o para los miembros de un equipo, pero también pueden ser Mensajes Directos a un conjunto de usuarios, manteniendo siempre toda la comunicación coordinada dentro de la plataforma.• La asignación de una persona al equipo de un proyecto, la modificación de un seguimiento y cualquier otro evento que se produzca en ITM Platform puede comunicarse a los interesados como mensajes del sistema, de esta forma no es necesario entrar en cada uno de los proyectos para saber lo que está pasando, el sistema ya nos informa de lo que acontece en cada momento. Page 11
  11. 11. Funcionalidades - Equipo Equipo de proyecto• En cada proyecto, e incluso en cada tarea, es posible definir en ITM Platform el equipo de trabajo, indicando qué papel juega cada uno de ellos. De esta forma, podemos ser miembros de un proyecto, Project Manager en otro, y simplemente figurar como interesados (stakeholder) en otro. En este sentido, se puede referenciar a personas involucradas que no tienen una actividad concreta en los proyectos, pero que deben estar informadas al estar relacionadas con el proyecto y de esta forma facilitar la comunicación con ellas. Page 12
  12. 12. Funcionalidades - Equipo En cualquier momento y sobre cualquier elemento• En ITM Platform se puede empezar una comunicación en cualquier momento sobre cualquier elemento de los proyectos. Se puede, por lo tanto, escribir mensajes generales que recibirán todos los miembros de la organización, también escribir sobre un proyecto concreto y este mensaje sólo será recibido por el equipo del proyecto, o se puede escribir sobre una tarea o un riesgo concreto, siendo recibido sólo por el equipo de la tarea. En todo momento se puede conocer el ámbito de la conversación y quienes participan de ella. Page 13
  13. 13. Funcionalidades - Equipo PersonalizaciónA través de un completo sistema de roles, cada usuario de ITM Platform tiene configuradoun entorno personalizado que el administrador de cada compañía puede ajustar según susnecesidades y criterios. Cada uno ve lo que tiene asignado, sin que en ningún momento sepierda el control sobre la información o las comunicaciones que se están produciendo. Page 14
  14. 14. Funcionalidades - Equipo Multi-idioma• Cada usuario de ITM Platform puede configurar su interfaz de usuario en su propio idioma, trabajando todos sobre la misma información, pero mostrando las pantallas de la plataforma en el idioma de cada uno. Esto es, por lo tanto, una plataforma completamente multi-idioma perfectamente adaptada a trabajar en equipos distribuidos y multiculturales. Page 15
  15. 15. Funcionalidades - PlanificaciónOrganizar y planificar el proyectoEn la fase de planificación de un proyecto debemos tener especial cuidadoen la organización de las tareas. Estas deben ser claras, abordables, estarorganizadas de forma coherente y, sobre todo, cubrir todos los aspectos ynecesidades del proyecto. Para realizar esta planificación de forma eficienteITM Platform ofrece una serie de herramientas donde se ha cuidadoespecialmente la ergonomía y la agilidad para que pueda centrarte en loimportante: la planificación del proyecto. Page 16
  16. 16. Funcionalidades - Planificación Editor Gantt avanzado completamente integradoITM Platform proporciona una ágil herramienta para construir un diagrama Gantt que leservirá tanto de herramienta de planificación como de control y seguimiento.A través de esta herramienta se puede definir visualmente:• La estructura de Descomposición de Trabajos (EDT) ó Work Breakdown Structure (WBS) organizando las tareas de detalle dentro de tareas resumen hasta cubrir enteramente el alcance del proyecto.• Los hitos del proyecto, es decir, aquellos logros o productos que vamos a obtener del proyecto y que sirven de referencia para el control del avance, tanto de los productos finales como de los intermedios.• Las fechas de inicio y fin de las tareas, realizando la planificación detallada de todas las actividades en el tiempo, construyendo de esta forma el diagrama de Gantt que se muestra en la parte derecha. Page 17
  17. 17. Funcionalidades - Planificación Editor Gantt avanzado completamente integradoTodo ello se realiza desde ITM Platform sin necesidad de instalar programas en nuestrosordenadores, trabajando siempre en un entorno web y de forma completamente coordinadacon el resto de la plataforma, por lo que cualquier cambio en la planificación esinstantáneamente reflejado en el resto de la organización. Page 18
  18. 18. Funcionalidades - Planificación Importación desde MS ProjectSi ya tiene planificados proyectos en Microsoft Project® o por algún motivo tiene que seguirutilizando esta herramienta, ITM Platform le ofrece un sencillo sistema de importación quele permitirá cargar estas planificaciones en sus proyectos. Por medio del formato deintercambio XML de Microsoft Project® podemos importar toda la información de estosdiagramas de Gantt en unos pocos segundos. Page 19
  19. 19. Funcionalidades - TareasDefinir y gestionar las tareas del proyectoAunque solemos a hablar del proyecto y su gestión como el aspecto másimportante, la gestión de las tareas es absolutamente necesaria. Losobjetivos y productos del proyecto se obtendrán por la correcta ejecuciónlas tareas que lo componen.Todas las actividades del proyecto se organizan, por lo tanto, en tareas quepueden ser de tipo: Resumen (Summary), que agrupan otras tareas. Hitos (Milestone), que son logros o productos que debemos conseguir. Tareas (Tasks), las actividades que debemos hacer para obtener los objetivos marcados.ITM Platform ofrece una amplia serie de funcionalidades relacionadas conlas tareas que nos ayudarán a conseguir los objetivos de los proyectos pormedio de una efectiva gestión de las tareas. Page 20
  20. 20. Funcionalidades - Tareas Descripción de la tarea• Para cada una de las tareas del proyecto ITM Platform ofrece una ficha donde poder describir sus objetivos. Estos objetivos van a ser compartidos con todo el equipo que esté involucrado en la tarea y por lo tanto va a facilitar que estén alineados con los objetivos marcados para cada una de la tareas del proyecto• Cada tarea es clasificada en ITM Platform con un Tipo de Tarea, lo cual nos permitirá disponer de información agregada para posteriores análisis sobre los tipos de tareas que abordamos en nuestros proyectos. A cada tarea se le asigna una Prioridad dentro del proyecto. Las tareas tienen diferentes Estados, que pueden ser Pendiente, En curso, Completada, etc. Como siempre, todos estos valores pueden ser ajustados a las necesidades de cada organización con total flexibilidad. Page 21
  21. 21. Funcionalidades - Tareas El equipo de la tarea• Del equipo del proyecto se define quienes van a estar asignados en cada una de las tareas y por lo tanto constituyen el equipo de la tarea. ITM Platform enviará una notificación a cada miembro del equipo con información sobre la tarea que le ha sido asignada.• Al asignar en ITM Platform un usuario como equipo de la tarea se puede indicar que es un Responsable de la Tarea (Task Manager). Estos responsables pueden modificar la información básica de la tarea y realizar seguimiento de la misma. Por medio de esta asignación, damos un papel de mayor relevancia a los miembros del equipo, consiguiendo una mayor involucración con los objetivos de la tarea y garantizando que realizarán un seguimiento activo del mismo. Page 22
  22. 22. Funcionalidades - Tareas Estimación de esfuerzo• Para cada uno de los miembros del equipo de la tarea vamos a poder establecer la estimación de esfuerzos necesarios para llevar a cabo los objetivos marcados. Estos esfuerzos se pueden definir tanto por cado uno de miembros del equipo, como por las categorías profesionales que están registradas en ITM Platform, cuando no tenemos todavía definido el equipo concreto que trabajará en cada tarea.• Cuando se realiza la estimación de esfuerzos, ITM Platform va a avisar de cualquier sobreasignación tanto en este proyecto, como en el conjunto de proyectos de nuestra organización. De esta forma vamos a poder nivelar las asignaciones de trabajo a los miembros del equipo teniendo en cuenta que muchos de ellos pueden encontrarse trabajando en más de una tarea y en más de un proyecto a la vez. Page 23
  23. 23. Funcionalidades - Tareas Seguimiento de las tareas• En ITM Platform no sólo es posible el realizar seguimiento de los proyectos, sino que también es posible hacer seguimiento de cada una de las tareas. Los Jefes de Proyecto (Project Managers) y los Responsables de Tarea (Task Managers) pueden hacer seguimiento a cada una de las tareas y de esta forma poder controlar cada uno de los elementos que componen el proyecto.• Las tareas pueden ser marcadas en ITM Platform como de especial seguimiento, y por lo tanto aparecerán en los seguimientos generales. De esta forma podemos hacer un seguimiento especialmente detallado de aquellas tareas que entrañan un mayor riesgo o que son claves para el éxito de nuestros proyectos. Page 24
  24. 24. Funcionalidades - PresupuestoGestionar el presupuesto del proyecto• Por medio de ITM Platform podemos tener completamente organizados los diferentes tipos de gastos de un proyecto, tanto basado en esfuerzo como en basado en compras de los productos y servicios asociados al proyecto.• En cuanto a los gastos relacionados con los recursos, ITM Platform permite identificar en el presupuesto del proyecto los gastos de personal de nuestra organización, el personal externo subcontratado y que trabaja por horas y las horas de personal que todavía no está identificado y que no conocemos en estos momentos si será personal interno o externo.• En los proyectos no todos los gastos están basados en esfuerzo (horas) y en muchas ocasiones los proyectos van a requerir una activa gestión de compras y, por lo tanto, deben disponer de una partida presupuestaría específica para productos y servicios. ITM Platform permite gestionar estas compras del proyecto y mantener el control en todo momento del conjunto de gastos del proyecto. Page 25
  25. 25. Funcionalidades - Presupuesto EstimaciónEn ITM Platform se pueden gestionar estimaciones de esfuerzo y coste desde un punto devista general, es decir, de arriba a bajo (Top Down), como desglosando los recursos quenecesitaremos para realizar cada una de las tareas, es decir, realizando una estimación deAbajo a Arriba (Bottom Up). Page 26
  26. 26. Funcionalidades - Presupuesto Estimación• La estimación general puede recoger el presupuesto que se ha asignado al proyecto antes de su estimación detallada, la estimación realizada por analogía con otros proyectos que ya hemos realizado o las limitaciones presupuestarias que impone la organización para conseguir los objetivos del proyecto. En todos los casos, este presupuesto de Arriba a Bajo, puede ser complementado con una estimación sobre la base de un análisis detallado de cada una de las tareas de las que se compone el proyecto.• Partiendo del desglose de tareas del proyecto, se puede realizar un análisis de los esfuerzos que son necesarios para llevar a cabo cada una de las tareas. Para esta estimación vamos a poder utilizar tanto referencias a los recursos asignados al proyecto como referencias a las categorías profesionales que están registradas en ITM Platform. En el caso de utilizar categorías profesionales es muy útil cuando todavía no conocemos el equipo concreto que va a trabajar en nuestro proyecto, pero debemos realizar una estimación en base a los distintos tipos de profesionales que vamos a requerir.• Cuando se realiza la estimación de esfuerzos de cada tarea ITM Platform nos va a avisar de que se producen sobreasignaciones de recursos, es decir, que estamos planificando con un recurso que trabajará más tiempo del que tiene disponible, tanto en este proyecto, como el conjunto de proyectos de nuestra organización. De forma similar, si asignamos horas a categorías profesionales de las cuales no hay horas disponibles para las fechas planificadas, el sistema nos avisará que es necesario gestionar la disponibilidad de recursos de ese tipo para las fechas en las que se debe realizar estas tareas. Page 27
  27. 27. Funcionalidades - Presupuesto Coste de los recursos• En ITM Platform se pueden definir una serie de costes estándar para los recursos. Gracias a estos costes estándar podremos convertir las estimaciones basadas en esfuerzos (horas) en costes. Para ello se disponde de un Coste Estándar General que es utilizado cuando hemos estimado un conjunto de horas, pero no tenemos claro que tipo de recurso realizará este trabajo. También se dispone de un Coste Estándar para Personal Propio y Coste Estándar para Personal Subcontratado que se utilizan cuando no conocemos con exactitud que recurso realizará un trabajo, pero sí podemos saber si será un recurso propio o un externo.• Detallando aun más, en ITM Platform se pueden definir un Coste Estándar por Categoría, tanto de personal propio como externo. Los distintos usuarios de a plataforma pueden ser asignados a estas categorías y de esta forma conoce el coste estándar que tendrán las horas de estos recursos en las tareas de los proyectos.• Para cada uno de estos costes podemos definir un Coste Interno, es decir, el coste que tiene este recurso para nuestra organización o departamento, y el Coste Repercutido, es decir, aquel que trasladamos a nuestros clientes o que repercutimos a otros departamentos de nuestra organización. Page 28
  28. 28. Funcionalidades - Presupuesto Imputación y coste real• En ITM Platform vamos a poder gestionar la imputación de las horas trabajadas por cada recurso a cada tarea. De una forma sencilla, rápida y amigable, cada uno de los miembros del equipo puede indicar que esfuerzos ha dedicado a cada una de las tareas que tiene encomendada.• A partir de esta imputación, y utilizando los costes estándar que se han definido, ITM Platform nos ofrece en cada momento la situación real del coste de cada tarea y del proyecto en general, pudiendo de esta forma poder gestionar cualquier desviación con rapidez y eficacia. Page 29
  29. 29. Funcionalidades - Presupuesto Multimoneda• Si trabajamos en entornos multinacionales, donde los presupuestos y costes se deben manejar en diferentes monedas, ITM Platform nos ofrece una solución flexible y completa. Cualquier importe de introducido en la plataforma puede ser asignado a cualquiera de las monedas que utilice la organización, pudiendo, por lo tanto, mostrar en tiempo real información en diferentes monedas, aplicar el cambio adecuado de cada momento y mostrar información consolidada en la moneda base de nuestra organización. Page 30
  30. 30. Funcionalidades - AlineamientoAlinear los proyectos con los objetivos de negocio, los procesos de negocio y la organización • Cada día las organizaciones se preguntan hacia qué objetivos se están aplicando realmente sus recursos y los esfuerzos de sus proyectos, qué departamentos y procesos están requiriendo más esfuerzos e inversiones en proyectos. Es necesario asegurase que invierte en valor para los procesos y objetivos de negocio y que por lo tanto los proyectos están en todo momento correctamente alineados con estos objetivos. • ITM Platform ayuda a realizar el alineamiento entre la organización, los procesos, la estrategia y los proyectos, manteniendo actualizada la relación que hay entre nuestras actividades y nuestra organización, permitiendo que centremos nuestros esfuerzos en aquellas iniciativas que más valor aportan. Page 31
  31. 31. Funcionalidades - Alineamiento Estructura Organizativa• En ITM Platform todos los proyectos pueden ser asignados a las áreas o departamentos que participan en el proyecto jugando diferentes papeles: desde el Departamento Ejecutor, es decir, aquel que gestiona el proyecto; Patrocinador, habitualmente aquel que solicita el proyecto; y el Cliente Externo, es decir, a quien finalmente va destinado el resultado del proyecto.• De esta forma, todos nuestros proyectos estarán en todo momento asignados a cualquiera de los diferentes niveles de nuestra organización y podremos saber quiénes están realizando los esfuerzos, quienes son los que solicitan los proyectos y quienes serán finalmente los destinatarios de estos trabajos. Page 32
  32. 32. Funcionalidades - Alineamiento Procesos de Negocio• Si nuestra organización tiene definido un modelo de procesos, también podemos utilizar ITM Platform para referenciar el proceso al que va destinado cada proyecto.• Para ello tenemos una flexible estructura donde poder organizar los procesos. Es posible definir diferentes Cadenas de Valor (especialmente importante en organizaciones con varias líneas de negocio). Cada una de estas Cadenas de Valor estas compuestas de grandes Actividades. Cada Actividad contiene los Procesos.• De igual forma que con la estructura organizativa, gracias a ITM Platform todos nuestros proyectos pueden estar asignados a los proceso de nuestra organización y podremos saber qué procesos están requiriendo mayores esfuerzos. Page 33
  33. 33. Funcionalidades - Alineamiento Objetivos de NegocioLa mayor parte de las organizaciones desean dedicar sus proyectos a los objetivos estratégicosestablecidos por la dirección y que, normalmente, son recogidos en Planes Estratégicos para unperiodo determinado de tiempo. Estos planes estratégicos definen una serie de objetivos hacia losque deben orientarse los proyectos que vamos a abordar.Por medio de ITM Platform podemos recoger los objetivos de negocio de los diferentes planes denuestra organización y asignar los proyectos a cada uno de ellos, manteniendo por lo tanto unalineamiento completo entre los objetivos de la organización y los objetivos de cada uno de losproyectos que estamos abordando.De forma complementaria, también podemos utilizar los tipos de objetivos de negocio al clasificarnuestros proyectos. Por defecto, ITM Platform nos propone una sencilla, pero efectivaclasificación de los objetivos de negocio según los siguientes tipos:• Ejecutar el Negocio (Run the business)• Hacer Crecer al Negocio (Grow the business)• Transformar el Negocio (Transform the business)• Reducir Costes (Cost Reduction)Como es habitual en ITM Platform, esta clasificación es completamente personalizable a lasnecesidades, usos y costumbres de nuestra organización, siendo, por lo tanto, una herramientaabsolutamente flexible y adaptable las necesidades concretas de cada caso. Page 34
  34. 34. Funcionalidades - Alineamiento Retorno de la inversión• Antes de abordar un proyecto es importante conocer qué retorno de la inversión (ROI) tendrá este proyecto para nuestra organización. Por medio de ITM Platform podemos recoger en una sencilla ficha la información más relevante sobre este retorno de la inversión y tenerla siempre presente durante la ejecución del proyecto.• De esta forma podremos revisar en cada hito del proyecto que realmente se mantienen nuestros objetivos iniciales de retorno y que no se producen desviaciones de alcance que puedan poner en peligro el objetivo final de rentabilidad del proyecto una vez finalizado. Page 35
  35. 35. Funcionalidades - RiesgosRealizar una completa gestión de riesgos de los proyectos• Cualquier proyecto está sujeto a imprevistos y una correcta gestión de los riesgos puede suponer el éxito o el fracaso . Los Project Managers realizan una activa gestión de riesgos que incluye: identificar los riesgos, clasificarlos, documentarlos y establecer las medidas necesarias para que no afecten al proyecto.• Todos los proyectos de ITM Platform tienen una sección dedicada exclusivamente a la gestión de riesgos, lo cual permite disponer de toda la información sobre los riesgos del proyecto a un solo clic de distancia. El Project Manager, con la colaboración del equipo, puede recoger en esta sección toda la información relacionada con los riesgos, facilitando de esta forma la gestión activa de los riesgos.• Tanto el Project Manager, como el responsable de la organización, podrán realizar las gestiones necesarias para reducir los riesgos y aumentar el éxito de los proyectos, estando seguros que esta gestión quede siempre documentada y a disposición de la compañía. Page 36
  36. 36. Funcionalidades - Riesgos Medir los riesgos• Un paso fundamental en la gestión de riesgos es la evaluación. Gracias a ITM Platform se puede realizar una completa evaluación de riesgos estableciendo una valoración para la probabilidad de que el riesgo se materialice y valorando el impacto que tiene este riesgo, de producirse, en los objetivos del proyecto.• Con la combinación de estas valoraciones de impacto y probabilidad, ITM Platform nos ofrece un valor de exposición al riesgo. Riesgos con una alta probabilidad y un alto impacto en el proyecto tendrán, por lo tanto, una mucho mayor índice exposición que riesgos con una alta probabilidad, pero bajo impacto o baja probabilidad y alto impacto. Page 37
  37. 37. Funcionalidades - Riesgos Centrarse en lo importante• En ITM Platform se puede definir un responsable del riesgo, es decir, quién debe gestionar este riesgo concreto poniendo en práctica las medidas necesarias para evitar que este riesgo se materialice y para reducir el impacto que este riesgo puede tener en el proyecto si llega a presentarse.• A fin de mantener en todo momento documentados estas medidas, ITM Platformpermite reflejar en cada riesgo los planes de mitigación que reducirán la probabilidad de que el riesgo se materialice y el plan de contingencia que reducirá el impacto del riesgo en el proyecto.• A través de la medición de los riesgos y la definición de un responsable del riesgo que dispone de planes claros para su mitigación y contingencia, ITM Platform permite minimizar los esfuerzos en la gestión de riesgos, centrando las acciones en aquellos riesgos con un mayor índice de exposición y, por lo tanto, aumentando la eficacia en nuestras acciones. Page 38
  38. 38. Funcionalidades - Riesgos Configuración y personalización• Algunas compañías han establecido sus propios mecanismos de evaluación de riesgos. ITM Platform se adapta a cualquier modelo de evaluación del impacto y la probabilidad, así como del cálculo del índice de exposición al riesgo, permitiendo de esta forma que la herramienta se adapte a la compañía.• De igual forma, cada compañía puede definir sus propios valores para clasificar los riesgos, consiguiendo una completa taxonomía de los riesgos que pueden acaecer en los proyectos de nuestra organización, facilitando de esta forma la configuración de una base de datos de conocimientos sobre los riesgos de nuestros proyectos.En definitiva, utilizando ITM Platform podremos optimizar nuestros esfuerzos en la gestiónde riesgos, ganando en eficacia y aumentando las garantías de éxito en la gestión denuestros proyectos. Page 39
  39. 39. Funcionalidades - SeguimientoAnálisis del portfolio de proyectosEl conjunto de Proyectos se agrupan en ITM Platform dentro del Portfolio general. En estePortfolio (o Cartera) se obtiene la visión global sobre toda la actividad de nuestraorganización, pudiendo obtener una visión completa de los Proyectos que estamosabordando. Page 40
  40. 40. Funcionalidades - Seguimiento Seguimiento de proyectos y tareas singulares• En el Portfolio de ITM Platform se recogen los seguimientos realizados por los Project Manager de cada uno de los proyectos y los seguimientos realizados por los Task Manager (Responsables de Tareas) en aquellos casos que las tareas han sido marcadas como de especial seguimiento.• De un sólo vistazo podremos saber la salud de nuestro Porfolio, pudiendo actuar con rapidez a la primera señal de desviación o problemas y podremos tomar, junto con los Project Manager, las medidas correctoras necesarias para garantizar el éxito de nuestros proyectos y programas. Page 41
  41. 41. Funcionalidades - Seguimiento Cuadro de Mando del Portfolio• Toda la información sobre los proyectos se analiza de forma agregada en el Cuadro de Mando (Dashboard) del Portfolio. ITM Platform es capaz de ofrece información muy valiosa sobre nuestra gestión de los proyectos, la composición de los equipos, la actividad relacionada con la estructura organizativa, etc. Todo ello sin necesidad de hacer complejas consultas o tediosas configuraciones, ya que el sistema ya tiene predefinidas un amplio conjunto de herramientas analíticas adaptadas a las necesidades de las organizaciones. Page 42
  42. 42. Page 43

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