La función del secretario de actas
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La función del secretario de actas La función del secretario de actas Document Transcript

  • La función del secretario de actas. En toda reunión empresaria donde es preciso levantar un acta se designa a unapersona que tendrá la responsabilidad de redactarla: el secretario de actas. El secretario puede ser llamado ocasionalmente para realizar esta función en unareunión determinada, pero hablaremos de las funciones de un secretario nombradooficialmente para una sucesión de reuniones. En este caso, tendrá más responsabilidadesque la de redactar el acta en sí. Su papel es vital en el desarrollo de la reunión y se complementa con la labor delpresidente de la misma. Son dos figuras que comparten responsabilidades y necesitanponerse de acuerdo en la forma de trabajar. Su responsabilidad comienza antes de la reunión. La tarea previa consistirá en 1- Conocer el tema de la reunión. 2- Establecer con el presidente el orden del día. 3- Preparar toda la documentación de trabajo. 4- Distribuir los materiales para la reunión a cada participante. 5- Acondicionar la sala de reuniones, los útiles y materiales que se utilizarán. Durante el desarrollo de la reunión sus responsabilidades consistirán en: 1- Levantar un acta que registre fielmente el desarrollo de la reunión. 2- Asistir al presidente, corrigiendo inexactitudes en los datos que se manejen; proveyendo información suplementaria; supervisando el cumplimiento del horario previsto, etc. 3- Ocuparse del funcionamiento de la infraestructura: calefacción, refrigerios, provisión de útiles adicionales. Fueras de estas tareas es importante señalar que el secretario no debe participar enla reunión exponiendo o discutiendo. Al finalizar, según la naturaleza de la reunión, el secretario deberá: Opción A: tener redactada en forma manuscrita y prolija el acta completa, queuna vez aprobada por el presidente será firmada por los presentes.
  • Opción B:tener elaborado un borrador que registre detalladamente las alternativasde la reunión y todos los datos exigidos en este documento. Más tarde procederá a laredacción definitiva del acta, su fotocopiado y su pronta distribución entre losparticipantes. El plazo de distribución no debe exceder los tres días posteriores a lafecha en que se realizó la reunión. Las cualidades de un secretario de actas eficaz son: facilidad en el manejo dellenguaje escrito, capacidad de síntesis para eludir en la transcripción las redundanciasen las discusiones de los participantes y, finalmente, el conocimiento profundo delestilo, las partes obligatorias y el orden de exposición que le impone la naturaleza delacta. El presidente de la reunión El presidente de la reunión y su efectividad garantizan el éxito de la misma. Sus responsabilidades exceden su participación durante el transcurso de la reunión. Existen tareas previas de corte netamente administrativo que el presidente deberealizar o supervisar para llevar a buen término el objetivo que cada reunión empresariaplantea. Existen además tareas posteriores cuyo cumplimiento forma parte de susresponsabilidades como presidente. A continuación mencionamos las principales tareas del presidente:  Antes de la reunión: 1. Comprobar que se realizaron las notificaciones a los integrantes de la reunión en el tiempo correcto. 2. Supervisar el envío de los materiales para la reunión a cada asistente. 3. Verificar la disposición de la sala de reuniones. 4. Planificar el debate.  A lo largo de la reunión: Su papel como presidente le exigirá mantener el control de la situación y de lostiempos, desarrollando las siguientes estrategias: 1. Proceder a la apertura siguiendo este orden: dar la bienvenida a los asistentes, expresar el propósito para el que se los ha convocado, leer el orden del día, y anunciar la duración prevista para la reunión. 2. Coordinar la progresión del debate, procurando: - Hacer callar con tacto a los que se exceden en el uso de la palabra.
  • - Estimular la participación de los que no intervienen. - Diluir las tensiones y ayudar al grupo a superar los puntos muertos de la discusión. - Controlar el tiempo. - Sintetizar las exposiciones. - Lograr la unanimidad en la toma de decisiones. - Proponer la votación y emitir su voto en caso de empate. 3. Leer en voz alta el texto del acta, asegurándose la aprobación de todos los participantes. 4. Dar por concluida la reunión. Despedir a los participantes. Después de la reunión: Hacer el seguimiento para que se cumpla lo acordado, en los días siguientes. MODELO DE ACTA Acta Nº 212En la Ciudad de Buenos Aires, a los diez días del mes de diciembre de milnovecientos noventa y …, siendo las dieciséis horas, se reúnen en la sala de sesionesdel Directorio de ALPHA S.A., Viamonte 1315//el señor Vicepresidente de la Empresa, Dr. David Acosta; el señor Gerente deCapacitación, Lic. José Luis Estévez; el señor Director de Recursos Humanos, Lic.Nicolás Basaldúa, y el Señor Director de Comercialización, Dr. Ernesto Ferrara,bajo la presidencia del primero de los citados, encontrándose ausente con aviso elseñor Presidente del Directorio con motivo de viaje al exterior,//con el objeto de considerar el Plan de Capacitación para el personal de ventaselaborado por el Departamento de Capacitación para el año mil novecientos noventay …//Inicia la reunión el señor Vicepresidente, Dr. David Acosta, quien expresa que elplan ha sido elaborado por el Departamento de Capacitación tomando en cuenta elplaneamiento estratégicos de ventas para el año próximo, la aparición de nuevos
  • productos competitivos, las investigaciones sobre demandas del mercado y losnuevos programas de cursos de ventas probados por empresas líderes en el país y enel exterior. A continuación solicita al Gerente de Capacitación que exponga losdetalles del plan, quien así lo hace y somete a consideración de los presentes dichoproyecto. Toma la palabra el Director de Comercialización, quien efectúaconsideraciones sobre el cronograma de cursos propuestos solicitando que se dictenen los meses de enero-febrero y no en marzo-abril como está proyectado, debido aque el personal de ventas bajo su dependencia debe estar capacitado en las nuevastécnicas lo antes posible. Acto seguido toma la palabra Lic. Estévez, objetando estapropuesta debido al hecho de que las vacaciones anuales de los instructores de loscursos fueron programadas para los meses de enero y febrero. A continuación el Dr.Acosta, consulta al Director de Recursos Humanos sobre esta posibilidad, quiendesestima la propuesta de postergación de las vacaciones anuales del personal entemporada de la veraniega debido a potenciales conflictos que podría acarrear estamedida.//En uso de la palabra el señor Vicepresidente Dr. Acosta propone volver a considerarel cronograma con el Presidente de la empresa a su regreso y somete a votación laaprobación de los restantes puntos del plan. Sometida a la votación de los presentesesta moción con la salvedad de postergar la aprobación del cronograma, se apruebael plan por unanimidad.//Se conviene que la próxima reunión de directorio se efectúe el día dieciocho dediciembre próximo a la misma hora. //No habiendo más asuntos que tratar, se levanta la reunión siendo las dieciochohoras.//(Firmas manuscritas): Dr. David Acosta, Lic. José Luis Estévez, Lic. NicolásBasaldúa, Dr. Ernesto Ferrara.