Aplicaciones en excel
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Material Suministrado por Luis E Vasquez, en el 1° Conversatorio de #OfimaticaLibre de la Comunidad UbuntuCO

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Aplicaciones en excel Aplicaciones en excel Document Transcript

  • Aplicaciones corporativas en Excel, arma de “ ... doble filo ...”.Luis E. Vasquez R (levarcol) “… en la actualidad el 42% del personal directivo de entidades publicas y privadas usan información incorrecta para tomar decisiones criticas de la organización ” IBM “Smart Work Jam”AntecedentesEn la actualidad es usual encontrar corporaciones, compañías publicas y privadas detodos los tamaños y en todos los sectores, que se encuentran fuertemente “ ...amarradas ...” a innumerables aplicaciones (algunas de misión crítica), creadas y“desarrolladas” en ambientes de hojas de calculo. Todas estas organizaciones sufren de“ ... pánico organizacional ...”, pensando en la posible desaparición de dichas aplicaciones.Las hojas de calculo están “ ... casi en todos lados ...”, son relativamente simples de usar(por lo menos en sus elementos básicos) y ademas pueden ser bastante sofisticadas,pero siempre su diseño sera incontrolable ysin ninguna implementación de estándarescorporativos, bastante pobre y sin ningúnproceso de mantenimiento periódicocontrolable.Es usual que usuarios avanzados de Hojas deCalculo, las usen para desarrollar aplicacionesde gran escala en todo tipo de negocios. Así,es bastante común encontrar aplicaciones financieras, sistemas de costeo e inventarios,sistemas de pronostico y Forecast de todo tipo, nominas y sistemas de pago, análisis delnegocio (BI), que se hacen imprescindibles para su operación regular. Hoy la complejidadde algunas hojas de calculo compiten ampliamente con las bases de datos regularescreadas en la corporación usando lenguajes y herramientas de programación actuales.
  • Sus Consecuencias y limitaciones realesPor supuesto este situación genera una serie de riesgos empresariales que incluyen: • Las Aplicaciones en hojas de calculo son tipicamente “desarrolladas” por usuarios con perfiles profesionales y no por expertos y/o profesionales del área de de Tecnología de la Información o Ingeniería de SofWare. Por lo anterior no se encontraran nunca aplicaciones en Hojas de calculo diseñadas, desarrolladas, probadas y mantenidas usando para ello métodos y/o estándares rigurosos de programación y administración de SofWare. Con el tiempo estas “ ..aplicaciones ..” crecerán, se harán mas importantes para la operación critica del negocio y volverán a sus “ ... diseñadores personajes imprescindibles para la organización ...”, lo que que ocasionara enormes costos adicionales de mantenimiento y/o conversión , con el consiguiente limitante administrativo en manejo libre y óptimo del recurso humano en la organización. Señor gerente no ha escuchado con alguna frecuencia a su directos del recurso humano decir que “ ... esa persona no solo desarrollo totalmente la aplicación de nomina en Excel, sino que es la única persona que conoce al detalle los secretos de su operación, por lo anterior no lo podríamos mover, enviar de vacaciones o simplemente desvincular, porque la organización sufriría un enorme trauma ...” • Las serias limitaciones de las hojas de calculo, que pueden incluir eventos como: • Errores de Calculo, según un estudio realizado por A. Panko (2005). en compañías de diferentes tamaños, que usan las hojas de calculo en aplicaciones de misión critica es típico “ ... encontrar porcentajes de error entre un 24 y un 85% en los resultados obtenidos por dichas aplicaciones ..”. Errores de esta magnitud no son solo inaceptables, sino que causaran un enorme impacto negativo en sus estructuras, debido sin lugar a dudas a “ ...pésimas decisiones tomadas con base a esta defectuosa información y/o
  • resultados obtenidos por dichas aplicaciones ...”. • Otro factor importante en esta linea es la carencia absoluta de elementos de documentación generadas por el autor(es) de la aplicación usando métodos tradicionales y/o automáticos. Este es sin lugar a dudas, un pre-requisito inevitable para producir su adecuado y posterior mantenimiento. Y soporte, aun si su “ ... dueño ...”, ya no existe en la compañía ...”. Hoy la documentación en hojas de calculo usadas en los negocios es una “ ... rareza ... “ totalmente inexistente. • Carencia total de procesos y métodos de aseguramiento de la calidad y estabilidad de la respectiva aplicación. • Obtención limitada de resultados, pues las hojas de calculo carecen de herramientas adecuadas para operar eficientemente aplicaciones colaborativas, que tiene exigencias grandes de consolidación en linea de datos, integración directa con otras aplicaciones y operación en linea y en tiempo real del “core” o núcleo del negocio, • Finalmente las aplicaciones “desarrolladas” con hojas de calculo, nunca controlan, certifican y/o validan los datos de origen. Tampoco lo hacen con sus respectivas fuentes u orígenes, oportunidad y soporte.Los lideres y directores de organizaciones deberán mirar con enorme cautela y como unsigno claro de alarma, el crecimiento “ ... nocontrolado de soluciones de negocio, “desarrolladas”usando hojas de calculo ... “. La verdad muy pocasorganizaciones tienen controles y métodos deseguimiento para tales desarrollos, y muchísimasmenos aun son las que reconocen “ ... sus enormeslimitaciones ...” y “ ... malas orientaciones ydecisiones de negocios tomadas, teniendo como baselos resultados obtenidos por dichas aplicaciones ... “.Según Panko (2005), un estudio real de auditoria yQA realizado sobre dichas herramientas encontróerrores “ ... en el 94% de las hojas de Excel examinadas ...”, en otras palabras se deberíaafirmar que “ ... tomar decisiones en la corporación, usando hojas de calculo en aplicacionescriticas del negocio es realmente peligroso ...”.
  • AccionesCada entidad o corporación que se encuentre sumergida en este ambiente, se lerecomienda levantar un claro inventario actual de dichas aplicaciones, mostrando en cadacaso: • su nivel de complejidad (detalle total de su código, formularios, tablas y diálogos usados) • Su numero de usuarios. • El nivel de importancia en la operación real de la organización. • Su actual o actuales responsables. • Sus elementos de documentación, validación y captura de información. • Los resultados obtenidos.Este seria el primer paso para iniciar en la organización un proceso de conversión,consolidación y/o supresión paulatina de dicha tendencia.
  • ConclusionesEs evidente que esta es una situación corporativa mas común de lo deseable y masgrave aun, totalmente desconocida y realmente dimensionada por la gerencia y la altadirección empresarial.De hecho son innumerables las compañías que se encuentran, sin saberlo, sumergidas enesta critica situación y cargan “...sin saberlo ..” con altos costos de productividad queafectan significativamente sus estados de resultados.Esta situación también marca una enorme barrera para procesos de migracióncorporativa a ambientes de SoftWare Libre, pues estas aplicaciones han sidodesarrolladas en Vba (Visual Basic for Applications) herramienta de marca, disponibleen casi todas las versiones comerciales de Ms Office. y que “ ...amarra ...” de maneradirecta el usuario a un producto CopyWrite1No en vano IBM en su “Smart Work Jam”, sep 2009 afirma “… en la actualidad el42% del personal directivo de entidades publicas y privadas usan información incorrectapara tomar decisiones criticas de la organización …”1 Derecho que tiene un autor, sobre todas y cada una de sus obras y que le permite decidir en cualquier momento las características de uso. También requiere de un pago especifico para tener el derecho a ser usado.
  • Referencias (Cibergrafía/Bibliografia) • Allwood, C. M. (1984). Error Detection Processes in Statistical Problem Solving. Cognitive Science, 8(4), 413-437. • Basili, V. R., & Selby, R. W., Jr. (1986). Four Applications of a Software Data Collection and Analysis Methodology. In J. K. Skwirzynski (Ed.), Software System Design Methdology (pp. 3-33). Berlin: Springer-Verlag. • Coopers & Lybrand in London. Description available at http://www.planningobjects.com/jungle1.htm. Contact information is available at that webpage • Janvrin, D., & Morrison, J. (2000b). Using a Structured Design Approach to Reduce Risks in End User Spreadsheet Development, Information & Management, (37), 1-12. • Panko, R. R. (2008a). Human Error Website, • (http://www.cba.hawaii.edu/panko/papers/ss/humanerr.htm) . Honolulu, HI: University of Hawaii. • Panko, R. R., "Two Corpuses of Spreadsheet Error," Proceedings of the Thirty- Third Hawaii International Conference on System Sciences , Maui, Hawaii, January 2000. (.pdf format) • Panko, R. R., and Sprague, R. H. J. (1999). “Hitting the Wall: Errors in Developing and Code-Inspecting a ‘Simple’ Spreadsheet Model.” Decision Support Systems, (22), pp. 337-353. • Teo, T. S. H., & Tan, M. (1997, ). Quantitative and Qualitative Errors in Spreadsheet Development. Proceedings of the Thirtieth Hawaii International Conference on System Sciences, Maui, Hawaii.