Ilta09 Globalization Presentation Loc J Bennitt


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Ilta09 Globalization Presentation Loc J Bennitt

  1. 1. How Globalization Impacts Law  Firms Working for Global Legal  Departments August 27, 2009 Jane Bennitt, Baker Robbins & Company, President of the LEDES Oversight Committee
  2. 2. Globalization? • The mandate to e‐bill for clients located  outside of the law firm’s home country • Law firms having  operations beyond their  home country • Law departments having operations in  multiple countries • The impact of the world’s economy 
  3. 3. How E‐Billing Went Global
  4. 4. Early 1990’s – In the US Auditing Ruled  • Insurance Companies early adopters • Invoice sent to third parties for review • Concentrated review of  – Time spent on services provided – Cost  – Appropriateness of charges Result • Heavy Adjustment of Invoices • Delay in Invoice Payment
  5. 5. Late 1990’s – The Beef “You Charged How Much?” by Debra Baker, ABA Journal,  February 1999, p. 20 “Insurance defense attorneys contend that auditors – eager to prove their worth to the companies that hire  them – randomly slash bills, generally by a standard 10  percent, and make arbitrary judgments about the  services lawyers provide impeding their independent  judgment.  … Typically auditors scrutinize law firms that charge for  more than one lawyer doing the same task, bill lawyer  time for work a non‐lawyer could do, or increase the  number of hours billed by changing lawyers midway  through a case.  While the questions raised during  auditing may be appropriate in some situations, lawyers  say the guidelines lack flexibility and fail to take into  account each case’s idiosyncrasies.   We seem to be in this immovable position, and we’re not  finding any solutions.  Whatever side this comes down  on, we as a profession have got to come up with some  innovative solutions. “
  6. 6. Late 1990’s – Law Firms Fight Back! “Firm Quits Client Over Outside  Auditor” by Anna Snider,, 2/25/99 “After … cut more than $100,000   from invoices totaling $400,000,  the firm decided it was no longer  worth handling cases for the  client … and made arrangements  to send back 400 open matters.”
  7. 7. Late 1990’s – Law Firms Fight Back! “Advisory Opinions Say “NO” to  Outside Bill Auditing”, by Joseph W.  Ryan Jr., Litigation News, September  1998, Vol. 23, No. 6 “State bar associations in KY, FL, LA,  UT, SC and PA have already [issued  opinions] … Other states are also  expected to issue opinions in the near  future.  To date, only MA ethics  committee has held such disclosure  to be permissible.” The NC and SC opinions enacted were  the most restrictive.  
  8. 8. E‐Billing is Born Mid‐Late 1990’s
  9. 9. The Evolution of E‐Billing Idea: Provide data that underlies invoice  • Receive invoices electronically • Standardized format • Flat file structure, very few data elements • Leverage emerging technologies  Invoice file not intended to represent the financial transaction Challenge: Devise platform in accordance with confidentiality  requirements
  10. 10. E‐Billing is Born • Original UTBMS Codes set forth in 1995 • First e‐billing format, LEDES 1998 in 1998,  quickly revised in 1999 and named 1998B • Early systems allow for review of invoices by  law department staff, restrict access to data  by vendor staff – Confidentiality concerns no longer an issue
  11. 11. Mid‐1990’s E‐Billing started as US Law Departments US Law Firms
  12. 12. Global Considerations None
  13. 13. E‐Billing Growing Pains Issue Solution ‐ Format did not support  ‐ Jerry‐rigged UTBMS codes  taxes on legal fees or LEDES 2000 ‐ Format did not support  ‐ ??? instances where the client  paid less than 100% of the  bill ‐ If adjusted line items were  ‐ ??? taxes, …? ‐ AFAs came into vogue ‐ ??? 
  14. 14. And at the Law Firm… • First requests to e‐bill • System features and procedures were very confusing • Submitting first invoice was huge hurdle • E‐Billing responsibilities were handled by the  Relationship Partner’s Admin • Only 1 or 2 people at firm knew how to use system  to submit invoices • Client and System documentation distributed only to  users • No documented firm‐wide e‐billing procedures
  15. 15. E‐Billing Expands Beyond the US Circa 2001
  16. 16. The Evolution of E‐Billing LDs and CLOs finally had control of their legal spend • They knew what they were spending, who they were  spending it on and could understand the services  provided by OC • Automated processes allowed for readjustment of  workflows • No more lost invoices; firms getting paid • Savings from replacing checks with ACH payments • Recognized need to run as close to 100% of legal  expenses through system to take advantage of the  controls and advantages provided by the system
  17. 17. The Evolution of E‐Billing New System Features • Minimal matter management to run EB  increased to support reporting  • Canned reports provided • Timekeeper and Rate Checking introduced
  18. 18. E‐Billing Expand Law Departments Law Firms
  19. 19. Global Considerations Not really an issue yet
  20. 20. E‐Billing Growing Pains Issue Solution ‐ Multiple taxes on line items ‐ Combine all taxes into one  ‐ LEDES 2000 invoices  tax amount rejected because taxes on  ‐ Allow for tolerance in  line items did not equal to  electronic rule tax on invoice ‐ Different TINs depending on  ‐ Multiple instances of the  province where service  same law firm with different  provided TINs; separate invoice  submissions for each TIN ‐ Currency issues ‐ Invoices submitted and paid  in USD  ‐ If adjusted line items were  ‐ ??? taxed, … ?
  21. 21. And at the Law Firm… • E‐Billing not new to (US) firms • Using multiple systems • Need to figure out how EB is different for each new client • E‐billing responsibilities were handled by the Relationship Partner’s Admin • Pockets of people at firm know how to e‐bill, but knowledge is specific to  a client’s system • Client and System documentation not centrally saved • No documented firm‐wide e‐billing procedures • Generally, Law Firm system features poorly executed • Timekeeper and Rate Checking increased firm  overhead necessary to  support system • Difficulties tracking invoice status and payment
  22. 22. Clients Request • Matter management capabilities • Multiple levels of invoice review • Timekeeper and rate checking • Ability to enforce approval authorities • Budgeting and case assessment • Elaborate electronic rules checking of invoice submissions • Ability for law department to initiate payments to law firms • Time tracking and submission for in‐house counsel • Ad hoc reporting capabilities • Appeal functionality
  23. 23. The Expansion Continues Circa 2002/2003
  24. 24. The Evolution of E‐Billing More Law Departments begin to e‐bill – Many previously did not have any means to track matters • More system integrations established • More matter management tasks for all users • More need for electronic invoice file to represent the  financial transaction • Steeper learning curve; training very important • Systems accepting only LEDES 98B • Payments largely originate from a single central  location and A/P system • Emergence of law firm e‐billing administration tools
  25. 25. E‐Billing Expands  Law Departments Law Firms
  26. 26. Global Considerations Slow understanding that things are different  (particularly in the UK)
  27. 27. E‐Billing Growing Pains Issue Solution ‐ VAT requirements  ‐ Also submit paper invoice ‐ Invoice adjustment ‐ Not allowed on invoices  with VAT ‐ Requirements to recoup  ‐ Don’t recoup VAT VAT (if allowed) ‐ Currency Issues ‐ All invoices submitted in  USD ‐ Invoice submission format ‐ LITIG group works with LOC  to develop LEDES 98BI Beta ‐ Global firms ‐ Multiple instances of law  firm for each country/TIN ‐ Help Desk staffing challenge   ‐ Reliance on email,  expanded hours
  28. 28. And at the Law Firm… (In the UK) • UK firms very slow to come on‐board for e‐billing • Lots of discussion and study on what they were being requested to do • LITIG group at the forefront of organizing a collective response (In the US and Canada) • Using multiple systems • Recognition that EB represents a big effort by and expense to the firm • One‐off instructions driving them crazy! • Lots of manual editing of invoice files required • Tracking invoice status and payment becoming an issue  • Only a few firms beginning to establish e‐billing as an organized discipline
  29. 29. Sidebar:  Organizing E‐Billing at the Firm • Identify a lead person for EB at the firm  • Identify the systems currently used by the firm • Create teams for each system to assist with training,  troubleshooting and backup • Establish  a shared network workspace for all e‐billing‐related  client and system documents, manuals, etc.  • Create an e‐billing manual for the firm • Identify one‐off requests and situations being handled  manually; enlist IT to automate solutions where possible • Determine whether  a new business intake process is required  to  support requests for e‐billing
  30. 30. Sidebar:  Handling New Requests to E‐Bill • Read the material provided by the client • If there are questions, meet with the client to confirm the firm’s responsibilities,   expected timelines, and to identify who to contact if problems arise • Determine what this request will cost the firm and investigate associated annual  billing.  If an issue, follow‐up with the client • Identify “gotchas” • Set up team and identify who will: – Handle setup in the EBS – Check initial system information for accuracy – Handle on‐going tasks  • Update time and billing system: – Identify the client as an e‐billing client – Ensure system is set up to properly format entries and apply the client‐required codes – Modify bill templates as necessary – Update unbilled time to comply with the new e‐billing requirements • Require all LF system users to attend training offered by the client or vendor
  31. 31. Global Law Firms More Prevalent “The Global Expansion of  Law  Firms:  An Update” by W.  Scarborough and L. Budlong,  Thomson West Practice  Innovations, Volume 4, Number  2, July, 2003 “Since the early 1990s, the legal  and business press has chronicled  the diminished relevance of  national borders, the rise of  megafirms based in the United  States and the United Kingdom,  the decline of regional firms, and  the overall consolidation and  internationalization of the legal  industry.”
  32. 32. And at about the same time… Circa 2003/2004
  33. 33. The Evolution of E‐Billing • Mandate to e‐bill issued to global IP  Associates  • Integration with IP management systems
  34. 34. E‐Billing Expands – IP Added Law Departments Law Firms
  35. 35. Global Considerations • Law Departments understand that e‐billing is  just not possible for some IP associates • Some currency conversion – Largely requesting submission of invoices in USD – May be paying in other than USD
  36. 36. E‐Billing Growing Pains Issue Solution ‐ Non‐law firms involved; no  ‐ Other invoice submission  time and billing software,  options never heard of LEDES ‐ Technology limitations ‐ Provide alternative to  electronic bill submission if  no web ‐ Need for 24/7 availability of  ‐ Expand system architecture,  system and Help Desk  hosting and support  ‐ Language issues ‐ Offer multi‐lingual interface ‐ Currency issues ‐ Allow for submission and  payment in other than USD ‐ UTBMS Codes ‐ In 2007 LOC ratifies Patent  and Trademark Code Sets 
  37. 37. And the IP Associates… • Did as requested Law Departments very pleased  by success of IP rollout  
  38. 38. Clients Request • Features to support global e‐billing including – Better tax support – Multi‐currency functionality – Multi‐lingual support – Ability to “proof” taxes charged • Enhanced matter management functionality • AFA support • Better reports • Ability to track savings associated with “preferred” relationships
  39. 39. Truly Global E‐Billing Circa 2005+
  40. 40. The Evolution of E‐Billing • LDs and CLOs in US with largest legal spend  already implemented e‐billing – Products reconfigured to include configurable  menu of features (little/no customization)  – Less expensive, so available to LDs with smaller  legal spend • Final version of LEDES 98BI ratified in 2005 • LEDES XML E‐Billing 2.0 ratified in 2005 • Vendors establish presence in UK and Europe
  41. 41. Seven Key Areas for Focus as LDs Globalize 1. Centralization of legal department organization 2. Visibility into global legal spend 3. Visibility into global legal risk 4. Visibility into global matter/case portfolios 5. Global compliance coordination and  standardization at the operations level 6. Coordinated and transparent lines of  communication 7. Standardized processes and procedures Courtesy of DataCert
  42. 42. E‐Billing Expands Law Departments Law Firms
  43. 43. Global Considerations • Initially not the same economic pressure to control  costs as exists in the US • Concept of “implementation” expands – First implementers are those with biggest legal spend – Often rolling out EB as a centralized corporate initiative – Matrix organizations/ PAs, BUs, Corp Entities, Geographic  locations – Mostly transactional matters  – System configurations more complicated – Involves LD users in multiple countries – Multiple AP systems (20+ not unusual)
  44. 44. Global Considerations • Local, national and regional laws and regulations  must be understood and followed – Invoice composition • Format and content of data transmitted • Tax and accounting laws and regulations – Invoice file needs to represent nature of financial  transaction – Whose law applies?   – Behavior of receiving system • Data recorded and displayed to system users • Authenticity and integrity of transmission • Data storage and archival  • Data privacy
  45. 45. E‐Billing Growing Pains Issue Solution ‐ UTBMS Codes  ‐ LOC’s Revised Project Code  Set ratified in 2007 ‐ Better invoice submission  ‐ LEDES XML 2.1 ratified in  formats designed to  2007 leading to redesigned  accommodate global  systems which support requirements ‐ Multiple TINS per law firm ‐ Global taxes ‐ Multiple currencies ‐ Programmable output of AFA  invoices ‐ Better tools for LFs to  track  ‐ Closer alignment between  invoice submissions and  vendors and LFs payment ‐ What are the laws and  ‐ Education regulations that apply?  ‐ Differentiate between LF and   LD obligations
  46. 46. And at the Law Firm… Global Firms • Organize to set e‐billing parameters  • Don’t want to submit separate paper invoice in addition to  LEDES invoice file • Larger firms coding their own invoice file output In the US • Overwhelmed by requests to e‐bill • Recognize need to organize administration of e‐billing • Matter management tasks considered burdensome • Increased use of law firm e‐billing administration tools
  47. 47. Some LD Numbers In Altman Weil’s 2003 LD Benchmarking Survey • 7.7% of respondents indicated they use EB and 21.1% said they were evaluating  EB systems In Altman Weil’s 2004 LD Benchmarking Survey • 11.8% of respondents use EB and 3.8% said they were currently implementing EB In Altman Weil’s 2006 LD Benchmarking Survey • 13% of respondents reported using or requiring EB In ACC’s 2004 Docket Survey  • 18% of LD respondents reported using or requiring EB In the 2005 ACC Docket Survey • More than 25% of respondents reported using or requiring EB 4/2004 :  An industry expert predicted, “Within 10 years e‐billing will be used in 50%  of corporate law departments”
  48. 48. Some LF Numbers In LawNet’s 2002 Law Firm E‐Billing Survey, 140 of 151 respondents e‐billed.  Of these: • 50% e‐billed for 1‐5 clients • 34% e‐bill for 6‐10 clients • 16% e‐bill for 11‐ 25 clients In LawNet’s 2004 Law Firm E‐Billing Survey, 67 of 68 respondents e‐billed.  Of these: • 36% e‐billed for 1‐5 clients • 44% e‐bill for 6‐15 clients • 20% e‐bill for 16+ clients In ILTA’s 2008 E‐Billing Survey,  • 47.40% use 1‐5 systems  • 27.54% use 6‐10 systems • 23.93% use more than 10 systems – 10 respondents use 25 or more different systems for their clients
  49. 49. The Impact of the Global Economy
  50. 50. The Economic Slide Begins • Hildebrandt’s Peer Monitor Economic Index  pinpoints the current decline as beginning in  the 4th Q 2007  – Impact not fully felt until 3rd Q 2008 • 2008 articles about first year associates  earning $160k raised concerns among GCs 
  51. 51. MarketWatch by The Wall  Street Journal Digital Network,  September 29, 2008, story/us‐stocks‐slide‐dow‐ plunges‐777‐points‐as‐bailout‐ bill‐fails‐2008929164700
  52. 52. MarketWatch by The Wall  Street Journal Digital  Network, October 4, 2008, m/story/eu‐leaders‐promise‐ to‐support‐financial‐ institutions
  53. 53. MarketWatch by The Wall  Street Journal Digital  Network, October 6, 2008, m/story/dow‐ends‐off‐lows‐ after‐tumbling‐800‐points
  54. 54. “Iceland is all but officially  bankrupt” by E. Pfanner,  The New York Times  October 10, 2008, 2008/10/09/business/worl dbusiness/09iht‐ icebank.4.16827672.html
  55. 55. “Filling in the blanks on  plans to rescue banks” by  R. Schroeder & G. Robb,  The New York Times  October 13, 2008,  http://www.marketwatch. com/story/global‐efforts‐ to‐rescue‐banking‐system‐ gather‐force
  56. 56. Courtesy of DataCert
  57. 57. Courtesy of DataCert
  58. 58. World Markets – 11/2008 3 Month Change Courtesy of DataCert
  59. 59. In‐House Counsel Face New  Global Challenges by S.  Freedman, New York Law  Journal, August 14, 2009 “Although no new claim trends  against in‐house counsel have  emerged in 2009, the  atmosphere is polluted with an  unemployment rate of 9.5  percent, liquidity crisis,  congressional investigations,  collapse of industry giants,  massive frauds via Ponzi  schemes, regulations to help  the planet "go green," shrinking  legal departments, pandemics,  an explosion of online modes of  communication, and new rules  for a broad cross‐section of  industries.”
  60. 60. Response to Economic Situation Businesses are fighting to stay alive Law Firms • Cut expenses to the bone • According to’s Layoff Tracker – As of July 26, 2009, over 13,311 people have been laid off by major law firms (5,190  lawyers / 8,121 staff) since January 1, 2008. – 11,319 (4,260 / 7,059) people have been laid off from law firms in calendar 2009 – 569 (229 / 340 ) have been laid off in July • Deferral of new hires Law Departments • Mandates to reduce legal costs – Implement or retune e‐billing – AFAs (beyond discounted hourly rate or flat fee) – Revisit agreed upon rates – Handle matters in‐house?
  61. 61. The Debate Continues “Two Veteran Lawyers Say Now is  the Time for Fixed Fees” by B.  Heineman and W. Lee,  Aug 24, 2009 “For law firms facing reduced  demand and cash flow problems  (if not crises), the fixed fee  addresses the issues of increasing  overhead devoted to the billing  process, clients flyspecking bills  and demanding after‐the‐fact  discounts, and delays in payments  and falling realization rates.”
  62. 62. Panel Discussion
  63. 63. Panelists Patrick Collins, Finance Manager, Allen & Overy, LLP As Finance Manager within the London office of Allen & Overy LLP, Patrick coordinates e‐billing for Allen &  Overy LLP globally and is currently the International Chair for the LOC Board of Directors. Patrick recently led  the UK / EU and Governance Sub Committees of the LOC and before that was closely involved in the London‐ based E‐billing Law Firm Forum (eLFF) for several years, and recently led the sub group that produced the  revised UTBMS Project Code Set.  Cathi Collins, Bridgeway, Vice President, Bridgeway Research Ms. Collins has been a legal industry consultant for more than 20 years, and has a strong financial and legal  background. She has helped hundreds of legal departments improve productivity by leveraging their  technology investments. Ms. Collins co‐chairs the College for Litigation Management for CLM and serves on  the Board  as Secretary of the LEDES Oversight Committee. Cyndie Cox, Director of New Products, DataCert, Inc. Cyndie joined DataCert in 2006.  Prior to joining DataCert, she spent 10 years as the business manager for the  UPS legal department which included responsibility for electronic invoicing and outside counsel management.  Since joining DataCert, she has worked with corporations and law firms to better understand the challenges of  legal operations management in a global community.  Roger Jarman, Director of EMEA Client Services, CT TyMetrix  Roger has more than 23 years of experience in professional services, supporting the needs of many global  organizations in the manufacturing, distribution, finance and legal industries. Based in the UK, Roger works  closely with international corporations and law firms through the implementation and support of Matter  Management, eBilling and eDisclosure solutions.