Budgeting Software //BSAnalytics.com

764 views
674 views

Published on

Comparation of the budgeting software

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
764
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
11
Actions
Shares
0
Downloads
6
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Budgeting Software //BSAnalytics.com

  1. 1. Программные продукты поддержки BrainStorm.suбюджетирования
  2. 2. Рассматривая системы обеспечения процесса бюджетирования, можно сразу же разделить их на две неравномерные группы:отечественные и зарубежные системы. Главным образом, это разделение связано с историей развития бизнеса.Бюджетирование, как подход к управлению предприятием, зародилось в 60-е годы в США. Оно стало решением проблем с постоянноувеличивающимися расходами крупных корпораций. Постепенно, этот подход распространился по миру. А когда появилисьдоступные компьютеры, и вся информация о компаниях стала храниться в электронном виде, появились первые программы,обеспечивающие процесс бюджетирования.Естественно, после внедрения таких систем, компании стали меняться. Это приводило к тому, что необходимые им программныепродукты тоже претерпевали изменения. Получился замкнутый круг: сначала программы изменяют компании, а потом компании (засчет изменения требований) изменяют программы. Таким образом, западные программные продукты всегда соответствовалитребованиям западных компаний.В результате эволюции ERP-систем, появились массивные комплексные системы, объединяющие в себе все аспектыфункционирования компании: логистику, бухгалтерский учет, бюджетирование, документооборот, управление проектами, и т.д.Вместе с тем, в России бизнес стал активно развиваться только в 90-х годах.За последнее десятилетие, некоторые отечественные компании начали делать попытки внедрения западных программных продуктов.В большинстве случаев подобный опыт оказывался неудачным и приносил значительные убытки.Причиной подобного отличия, является как различие в развитии отечественных и зарубежных компаний, так и различающиесяусловия работы. Исходя из этого, можно сделать вывод о том, что отечественные компании должны использовать отечественныепродукты. Однако подобные продукты можно пересчитать по пальцам, и лишь некоторые из них разработаны специально длярешения задач бюджетирования.В этом плане, все ERP-системы можно разделить по другому признаку, чем место происхождения и использования — по назначению.Аббревиатура ERP расшифровывается, как система планирования ресурсов предприятия. Соответственно, системы бюджетирования— это разновидность ERP-систем. И если именно ERP-систем сейчас достаточно много, то систем, предназначенных именно дляобеспечения процесса бюджетирования — значительно меньше.
  3. 3. Рис. 1. Классификация программного обеспечения
  4. 4. Универсальное и специализированное программное обеспечениеРассматривая ERP-системы, нельзя не сказать про Microsoft Excel, первая версия которого вышла 25 лет назад. Для программногопродукта это большой срок. За это время, Excel стал чрезвычайно популярной программной, которая стоит на подавляющембольшинстве компьютеров мира. Такая популярность объясняется его потрясающей универсальностью, ведь его можно использоватьпри решении самых разных задач. А начало работы с ним не потребует от пользователя практически никаких специальных знаний.Excel был создан для решения финансовых и иных задач, где приходится иметь дело с большим количеством таблиц. Но это далеко нелучшее решение для организации процесса бюджетирования. А поскольку, по крайней мере, в России, большинство компанийиспользует именно этот программный продукт, с его рассмотрения мы и начнем.В основе программы лежит простая идея: любой документ – это совокупность взаимосвязанных ячеек. Все остальные функцииявляются лишь логическим продолжением этой идеи. Когда мы его открываем, то видим простой лист, разлинованный на клеточки, вкаждую из которых можно что-то записать.Безусловно, если необходимо нарисовать таблицу, проще и удобнее всего это сделать в Excel. Тем более, что все так или иначе с нимсталкивались и у всех он есть (или его бесплатные аналоги, такие как Open Office spreadsheets или Google Docs spreadsheets). Однако,чем сложнее и специфичнее решаемая задача, тем больше она требует не универсального, а специализированного инструмента дляее решения.В этом плане, современное программное обеспечение представляет собой совершенно уникальный случай: узкоспециализированноеПО гораздо проще разрабатывать и использовать, чем универсальное.Простота разработки обеспечивается тем, что программа выполняет меньше функций, и взаимодействует с меньшим количествомдругих программ. В этом плане, ярким примером является операционная система iOS, разработанная компанией Apple для iPhone.Главное ее отличие от Windows заключается в том, что она предназначена для работы на конкретной аппаратуре, разработаннойсамой Apple, с программами, прошедшими жесточайшую сертификацию. Именно поэтому данная операционная система быстроработает и имеет высокую степень надежности.
  5. 5. А теперь рассмотрим тезис, говорящий, что специализированными программами проще пользоваться.Появление первого iPhone 9 января 2007 года произвело революцию не только в области мобильных телефонов, но и в областипользовательских интерфейсов. Современный интерфейс должен быть простым и интуитивно понятным, в нем не должно бытьлишних деталей. На первый взгляд это требование кажется необязательным, но разве удобно работать в программе, где выпостоянно видите больше ста пиктограмм, меню состоит (в общей сложности) из более чем трехсот пунктов, при выборематематической функции предлагается список из более четырехсотпятидесяти наименований, а инструкция пользователяпредставляет из себя пятисотстраничный том.Во-первых, работать с такой системой сложно, особенно – неискушенному пользователю. А во-вторых, чем сложнее интерфейссистемы, тем больше ошибок будут совершать ее пользователи. И если не выявить эти ошибки сразу, найти их впоследствии будетгораздо сложнее.Другая проблема состоит в том, что иногда свободу действий пользователя следует ограничивать. Как это ни парадоксально, Excelпредоставляет пользователю слишком большую свободу действий. Высококлассный профессионал воспользуется ей правильно, анепрофессионал наделает такого, что никто в этом не разберется. Простейший пример – это люди, делающие расчеты накалькуляторе и вносящие результаты в электронные таблицы вручную. Кроме того, зачастую, даже в профессионально составленномс помощью Excel бюджете, очень тяжело разобраться, поскольку сторонний наблюдатель ничего не знает о той модели, которуюимел в виду его составитель.Ярким примером улучшения качества продукта при переходе на ПО с меньшей функциональностью является переход от MicrosoftPowerPoint к Prezi. Программа PowerPoint известна всем и большинство людей используют именно ее, чтобы готовить какэлектронные, так и печатные презентации, изображения планов, схем и алгоритмов. В то же время, существует сервис Prezi,позволяющий сделать презентацию, которая (на основе технологии Flash) принимает вид видео (ее можно показать, но нельзяраспечатать).Презентации, созданные с помощью Prezi, предназначены для выступления перед аудиторией, и они просто переворачивают узрителей представление о презентации. Более того, любой человек очень легко и быстро может создать с помощью этого сервисавысококачественную презентацию (для разработки презентации сравнимого качества в PowerPoint, необходимо обращаться кпомощи профессионального дизайнера). Секрет Prezi прост: они свели возможности пользователя к минимуму, оставив ему лишь то,
  6. 6. без чего невозможно сделать свою презентацию (возможность вставлять текст и картинки). В результате, получился простой,удобный и эффективный инструмент, предназначенный для решения конкретной задачи.Пользователя можно подталкивать к правильным действиям. Логикой своей работы, программа должна провоцировать пользователяна правильные действия, даже если он сам этого не осознаетВозвращаясь к недостаткам Excel, можно внимательно рассмотреть его главное достоинство – универсальность. Несмотря на своеосновное достоинство, Excel не может обеспечить всех требований, предъявляемых к современной программе поддержанияпроцесса бюджетирования: – Недостаточная визуализация данных (несмотря на то, что в одном файле содержится множество связанных между собой таблиц и еще большее количество переменных, механизмы визуализации этой связи очень слабы; чтобы понять, какие переменные от чего зависят, необходимо разбираться с ссылками на ячейки в формулах); – Отсутствие типизации (каждый составитель бюджета делает это по-своему; поэтому, если его захочет отредактировать кто-то другой, ему придется долго разбираться во взаимосвязях таблиц); – Отсутствие механизма сохранения и анализа истории (старые бюджеты представляются в виде обычных файлов, сохранение которых лежит на совести пользователя, и анализа которых не предусматривается); – Зачастую, создание нового бюджета начинается с копирования старого; так, копируются ненужные данные и неверные формулы; – Данные хранятся не в базе данных, что минимизирует возможности по интеграции с другими приложениями и анализу статистики за несколько лет; – Практически невозможно скорректировать старые данные (когда меняется алгоритм расчета того или иного показателя, пересчитать все его прошлые значения представляется весьма трудным делом); – Отсутствуют механизмы разграничения прав доступа и совместной работы;Естественно, Excel позволяет так или иначе решить эти проблемы, но эти решения будут плохо работать, отнимать много времени ибудут неудобными. Это все равно, что рисовать в Word, писать тексты в Excel и составлять таблицы в Paint.
  7. 7. Отечественные решения в области поддержки бюджетированияОтечественные продукты для обеспечения бюджетирования, в силу сравнительно недавнего появления, отличаются от зарубежныханалогов большим разнообразием. Среди них есть ERP-системы и узкоспециализированные программы, самодостаточные платформыи программы, больше похожие на модуль к другой (более распространенной и известной) программе.Широкое распространение в нашей стране получила продукция компании 1С. Начав с разработки компьютерных игр, этой компанииудалось занять одну из лидирующих позиций в области разработки ПО для российского рынка. В частности, в настоящее времямногие компании используют продукцию 1С для организации бухгалтерской деятельности.В 1С была разработана целая платформа, обеспечивающая весь процесс жизнедеятельности компании. Причем можно использоватькак весь комплекс решений, так и конкретные модули (бухгалтерия, бюджетирование, управление складами, и так далее). Этонесомненное преимущество данной системы.Более сомнительным решением была разработка (на основе этой платформы) комплексных систем для очень узкого кругапотребителей: 1С:Молокозавод 8, 1С:Управление проектным офисом, 1С:Ликероводочный и винный завод, 1С:Производствостроительных материалов, 1С:Машиностроение, 1С:Управление перевозками, 1С:Упрвление теплосетью, и многие другие, всегодвадцать одно.Проблема подобных решений в том, что все области бизнеса все равно охватить нельзя, останется достаточно большое количествопредприятий, для которых не будет готовых решений. Кроме того, каждая компания имеет свою специфику, следовательно, решениедолжно быть настраиваемым, то есть, не так уж и сильно отличающимся от универсальной платформы. Тогда, их отделение вотдельную линейку продуктов всего лишь маркетинговый ход.Но если эти решения все же сильно отличаются, осуществлять их техническую поддержку будет очень тяжело (а это один изважнейших этапов жизненного цикла программного продукта). К примеру, исправив что-либо в коде платформы,придется вносить поправки во все продукты, построенные на его основе.
  8. 8. Особенность большинства российских компаний – в том, что им просто не нужна полноценная ERP-система. Поскольку для еевнедрения придется менять практически все бизнес-процессы. В этом плане, не стоит забывать о том, что ERP-система вторична поотношению к предприятию и внедряется для того, чтобы работать можно было проще и эффективнее.Таким образом, компания 1С попыталась охватить весь рынок ERP-систем, сделав огромное количество различных программ. Однако,проблема заключается в том, что любое решение, основанное на платформе 1С:Предприятие требует очень серьезной настройки.Впрочем, это скорее дописывание недостающего программного кода, чем настройка. После покупки программного продукта 1С,компания должна: – Написать техническое задание для настройки системы; – Нанять разработчиков, которые напишут необходимый код (этот этап можно передать разработчикам компании 1С); – Протестировать код (что является непростой задачей даже для разработчиков ПО);Интересно, что эта методика полностью повторяет широко распространенную водопадную модель процесса разработки ПО. То есть,компании, никак не связанные не только с разработкой ПО, но скорее всего, с ИТ вообще, должны заниматься подобнымиразработками (несмотря на то, что они уже купили готовый программный продукт).Интересной разработкой является Organic ERP, одна из самых простых для восприятия и использования, ERP-система на российскомрынке.К числу программ, специально разработанных для бюджетирования, относится Plan designer. Он интересен тем, что позволяетпредставлять данные в виде трехмерного куба.Выбор критериев оценки системы поддержки бюджетированияПоскольку систем, так или иначе осуществляющих поддержку бюджетирования достаточно много, для их сравнения необходимобыло выделить набор критериев, в соответствии с которым и оценивать все системы. В результате анализа теории и практикивнедрения систем бюджетирования, были выделены семь критериев оценки.
  9. 9. Для проведения исследования было приглашено 9 представителей малого и среднего бизнеса (директора, финансовые менеджеры ианалитики).Каждому эксперту был представлен расширенный список оценочных критериев. Экспертам было предложено сгруппироватьисходные критерии. После этого, им было предложено проранжировать списки от наиболее полного и объективно подходящего коценке системы бюджетирования до наименее объективного (за свой список голосовать было нельзя). Список критериев, набравшийнаибольшее количество голосов был выбран для оценки систем бюджетирования.Универсальность – важный критерий и, как было написано выше, не столь однозначно положительный, как это может показаться. Подуниверсальностью мы будем понимать, предназначено ли ПО только для организации процесса бюджетирования (и имеет специальноразработанные для этого функции и интерфейс), или имеет гораздо более широкую функциональность (позволяет вестибухгалтерский учет, документооборот, и тому подобное).Сложность обучения сотрудников – очень важный критерий, поскольку зачастую это долгий и дорогостоящий процесс. Кроме того,сотрудники, не умеющие пользоваться ПО, сводят к нулю все преимущества от его приобретения. Оценить сложность обученияможно исходя из того, сколько времени и денег должны затратить обучающиеся, чтобы спокойно пользоваться системой. Также,критерий связан с интерфейсом системы и тем, насколько качественно продумала логика общения между пользователем ипрограммой, что определяет легкость работы с ней.Возможность быстрого изменения модели предприятия – критерий, появившийся из-за ограниченных возможностей некоторыхпрограмм. Период настройки системы может длиться и полгода, начиная от составления ТЗ и заканчивая тестированием (котороедлится особенно долго). Сегодня, когда выживание многих компаний напрямую зависит от их способности приспособиться кпостоянно изменяющимся условиям рынка, это особенно важно.Требовательность к аппаратному обеспечению – критерий, позволяющий оценить затраты на аппаратуру и интернет, которыепонесет компания, внедряющая ПО. Оно бывает достаточно требовательно к вычислительной мощности машин, на которых оноработает, что может привести к существенным затратам на обновление ПК и серверов. Предельным случаем является использованиеSaaS приложений (Software as a Service). В этом случае затраты на аппаратуру равны нулю, а для работы требуется толькоподключение к интернету. SaaS приложения работают на облачной платформе.
  10. 10. Поддержка регламентов – достаточно простой критерий. Он подразумевает, что рассматриваемая система, позволяет планировать иработать в системе многим пользователям, с присвоением им соответствующих ролей (предоставляющих каждой своюфункциональность и различные права доступа к разным данным).Интеграция с другими системами – критерий, характеризующий возможность интеграции рассматриваемой системы в ужесуществующую информационную среду предприятия. Без нормально работающего импорта данных, система будет простобесполезна.Аналитический аппарат – критерий, определяющий качество используемых аналитических механизмов. Определяетсямногообразием аналитических функций и средств визуализации данных.Сравнение различных систем обеспечения процесса бюджетированияДля оценки были выбраны наиболее распространенные отечественные и зарубежные системы, помогающие осуществлять процессбюджетирования. При этом, рассматривались как специализированные системы, так и модули ERP-систем (в скобках приведено ихсокращенное обозначение): – Microsoft Excel (MS Excel); – 1С:Бюдетирование (1С Бюдж); – Plan designer; – ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы (ИНТАЛЕВ); – Компас: Бюджетирование (Компас); – Галактика (ERP Галактика); – Organic ERP; – SAP Strategic enterprise management (SAP); – Microsoft Dynamics AX (MS AX); – Oracle Business Intelligence Enterprise edition (Oracle); – SAS Business Intelligence (SAS); – IBM Cognos 8 Business Intelligence (IBM);
  11. 11. Оценка проводилась по указанным выше критериям, по десятибалльной шкале, где десять – лучший, а один – худший результат (заисключением критерия универсальности, который лишь констатирует тип системы).Оценка проводилась по десятибалльной шкале с округлением до ближайшего целого. Результаты, представленные в таблице 1,представляют собой среднее арифметическое значение оценок экспертов.Таблица 1. Оценка ПО обеспечения процесса бюджетирования Система Plan designer Organic ERP Галактика ИНТАЛЕВ MS Excel 1С Бюдж Компас MS AX Oracle IBM SAP SAS Критерий 10 9 5 3 5 7 7 7 9 9 9 8 7Универсальность 10 7 4 5 4 3 4 8 6 5 5 6 6Сложность обучения сотрудниковВозможность быстрого изменения 7 3 2 7 7 3 5 6 9 7 8 7 9модели предприятияТребовательность к аппаратному 8 8 7 8 7 6 6 6 6 7 6 7 8обеспечению 8 4 4 8 3 3 6 3 10 7 8 9 7Аналитический аппарат 8 6 8 7 3 1 7 7 9 7 8 7 7Интеграция с другими системами 5 3 5 4 4 6 9 8 7 10 8 5 3Поддержка регламентов 56 40 35 42 33 29 44 45 56 52 52 49 47Сумма
  12. 12. Две оценки Microsoft Excel сделаны для того, чтобы показать, на сколько может отличаться результативность пользователя, взависимости от его подготовленности (как в плане понимания возможностей программы, так и в плане понимания существующеймодели предприятия).Проанализировав суммарные оценки, можно убедиться, что отечественные разработки отстают от зарубежных. В то же время, надопомнить, что при анализе последних не принималась в расчет их неприспособленность именно для российского рынка. К примеру,продукция IBM и Oracle даже не русифицирована. Microsoft, SAP и SAS сделали российские версии своих программ. Кроме того,большинство отечественных компаний к ним просто не готово (что показывает опыт компаний, пытавшихся внедрить эти илиподобные западные системы).С учетом этих фактов, профессиональное использование Excel – действительно наилучший, из предложенных вариантов.Впрочем, табличное представление оценки ПО достаточно тяжело воспринимать, для большей наглядности, воспользуемсялепестковыми диаграммами.На рис. 2 представлена диаграмма идеальной программы. Значение универсальности, равное пяти, подразумевает то, что параметрысистемы должны работать возможность подключения дополнительных модулей (несмотря на то, что система представляет собойсамостоятельный программный продукт). Рис. 3 характеризует Excel, как универсальную программу. Единственный значительныйнедостаток – отсутствие нормальной поддержки регламентов.Особенно наглядно различие между отечественным и зарубежным ПО для обеспечения бюджетирования, видно при сравнении рис. 4и рис. 5.Отечественные разработки, во-первых, не самого высокого качества (в силу особенностей разработки ПО в России), а во-вторых,обладают сильно различающимися характеристиками (многие из которых неоправданно обделены вниманием). В то же время,характеристики зарубежного ПО более стабильны и лучше по качеству (что видно по большей площади диаграммы).Рассмотрим российские разработки более детально. Программы Plan designer (рис. 6) и Organic ERP (рис. 7)– достаточнопроработанные продукты, хотя и не без существенных недостатков.
  13. 13. Рис. 2.Характеристика идеальной системы поддержки бюджетирования Рис. 3.Характеристика Microsoft Excel Рис. 4. Обобщенная характеристика отечественного ПО Рис. 5. Обобщенная характеристика зарубежного ПО для обеспечения бюджетирования для обеспечения бюджетирования
  14. 14. Такие программы как 1С: Бюджетирование (рис. 8), ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы (рис. 9) и Галактика (рис. 10) имеет смыслиспользовать в особых. К примеру, если в компании установлено бухгалтерское ПО 1С, необходимость в гибком изменении моделикомпании отсутствует, сотрудникам не требуется дополнительное обучение, а менеджеры не собираются использовать современныйаналитический аппарат, то наиболее логичный ход, для подобной компании – это выбрать систему 1С: Бюджетирование.Исследование отечественных систем организации бюджетного процесса показало, что они находятся в начальной стадии своегоразвития. Иностранные же аналоги очень плохо подходят нашим компаниям. Вместе с тем, современные компании нуждаются вкачественном и простом ПО, предоставляющем современные механизмы анализа и прогнозирования финансового состояниякомпании. Выбор такого ПО может определяться представленными критериями оценки. Рис. 6. Характеристика программы Plan Designer Рис. 7. Характеристика программы Organic ERP
  15. 15. Рис. 8. Характеристика программы 1С: Бюджетирование Рис. 9. Характеристика программы ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы Рис. 10. Характеристика программы Галактика

×