La Gestión de Procesos permite responder a cambios

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  • 1. www.bpm.com.ecLa Gestión de Procesos de Negocios Para cubrir esta gran brecha, aparece lapermite responder a los cambios Gestión de Procesos de Negocio, originada como consecuencia de la El modelo de gestión integración entre la administración de la clásico funcional que calidad total, la Ingeniería de Procesos y lleva operando el los desarrollos de la tecnología de mundo por casi 300 información, fundamentando la gestión años no puede de una organización en los procesos, de responder a la manera natural. dinámica empresarialy los retos que enfrenta la gestión actual, La Gestión de Procesos o BPM (por lasy menos aún a la futura, por cuanto ésta siglas en inglés de Business Processse fundamenta en la especialización del Management), se presenta como unatrabajo, mediante funciones específicas herramienta clave para entregar a lasclasificadas en las empresas en áreas o empresas esa agilidad y flexibilidaddepartamentos. necesaria para responder de forma rápida a los nuevos cambios yLa transición de la era industrial a la del oportunidades de mercado.conocimiento y la tecnología lleva a queincluso algunos expertos argumenten Según Gartner Inc, el BPM trata a losque la era industrial ha culminado. Hoy procesos como activos que contribuyenen día el mundo de los negocios es directamente al desempeño de laglobalizado y altamente competitivo, con empresa llevándola a la excelencianuevas y exigentes regulaciones, con operacional y agilidad del negocio. Elclientes cada vez más demandantes y que BPM ayuda a las compañías a preservarse hacen escuchar. Por lo tanto, las su capital, identificar amenazas,compañías necesitan mejorar sus minimizar riesgos, organizar procesos eprocesos de negocios para reducir incluso transformar negocios.costos, reducir tiempos de ciclo, mejorarla calidad de sus productos y servicios Los directivos más avanzados entiendenpara conservar el circulante, flexibilizar al BPM como una referencia que leslos procesos para agilizar el negocio e permite cubrir la mejora continua de losinnovar más que la competencia. ¡Y todo procesos de su empresa, partiendo de unello, utilizando menos recursos! El análisis de la situación actual de losdesafío es muy grande pero lo que está procesos empresariales (Monitorizaciónclaro es que las empresas no pueden de los Procesos Actuales, recogiendoconseguir esos objetivos sin una algunos indicadores de referencia) queadecuada gestión de los procesos de indica qué desearían mejorar paranegocios; de tal forma que sus procesos conseguir los resultados empresarialespuedan ajustarse rápidamente al entorno que se han propuesto.(flexibilidad), con el menor impacto enlos procesos, personas y tecnologías Luego de resolver desarrollar un(eficiencia), y con el mejor impacto proyecto de mejoramiento ufinanciero y de mercado (efectividad). optimización de procesos, se deberá 1
  • 2. www.bpm.com.ecModelizar y Diseñar Procesos de importantes en tiempos de servicios aNegocio, creando el Mapa de sus clientes, y cada vez más empresariosProceso de la empresa e identificando los se dan cuenta que la Gestión de Procesosnuevos indicadores que deben de Negocio es necesaria y hastacontrolarse en el nuevo proceso para imprescindible para convertir los retosorientar al negocio hacia los objetivos en una realidad.deseados. En la integración, se ejecutanlos procesos de negocio utilizando Los procesos y recursos empresarialesherramientas y técnicas de simulación al deben dirigirse hacia la meta estratégicatiempo que se integran los nuevos de la empresa, pero ser capaces deprocesos a los aplicativos tecnológicos conocer qué está impidiendo llegar a losque mantenga la empresa. objetivos marcados, qué cuellos de botella están ocurriendo, cómo solventarSegún se van ejecutando los procesos de las excepciones y cómo orquestar losnegocio, se irá controlando el procesos y recursos para conseguir elcomportamiento mediante la reto buscado es más complicado de lomonitorización (detectando cargas de que parece. Sin embargo, si se quieretrabajo, cuellos de botella, ineficiencias, aumentar la calidad de un producto obuenos resultados, puntos de mejora…). servicio (core process) siempre se incurreEn la monitorización se detectan mejoras en inversión de tecnología y personasa realizar, por lo que se empieza de (con el consiguiente aumento de costos)nuevo el ciclo revisando la modelización pero a la vez se pueden reducir losy haciendo los ajustes necesarios de tiempos (de producción, soporte, time-to-diseño, entrando la empresa a un market, etc.) y en el peor casoproceso de mejora continua. aumentarlos lo cual depende de otros factores tales como: correcta elección deUna metodología clave para las la tecnología, capacitación de lasempresas personas, estrategias de gestión (gestión del cambio y gestión del conocimiento). Las empresas superan día a día tipos de retos Alternativamente, si se quiere reducir los muy diferentes, por lo costos asociados al producto o servicio que es muy difícil muchas veces las empresas disminuyen conseguir procesos los tiempos pero a la vez baja la calidad.flexibles y ágiles, que les ayuden a una La reducción debe ser hecha conrápida adaptación a los continuos profesionalismo, volviendo a la empresamovimientos del mercado, gestionando flexible para ajustarse a los cambios, loslos riesgos operacionales y financieros, que a su vez provienen de factoresincrementando a su vez la rentabilidad internos y externos.empresarial y la satisfacción de susclientes. Los factores internos son aquellas medidas e iniciativas de la empresa paraLas empresas que han implantado BPM realizar cambios a un proceso parareportan grandes beneficios, con buenos mejorar su desempeño tomando enahorros en costes y reducciones cuenta las variables de costo, tiempo, 2
  • 3. www.bpm.com.eccalidad y flexibilidad. Los externos son Para mejorar la agilidad de unatodos aquellos factores que provienen organización, primero debe flexibilizardel entorno de la empresa y que son los procesos para que éstos cambien deidentificados por las áreas de marketing, acuerdo a los nuevos requerimientos delde finanzas (principalmente factores de mercado. Luego, la empresa podrádesempeño económico) la asesoría legal responder eficiente y efectivamente ao el propio directorio de la empresa, esos cambios. Investigaciones de Gartnerentre otros. Es sabido que los factores Inc muestran que las compañías queexternos influyen directamente en lo utilizan la metodología de BPM lo haceninternos, por lo que hay considerar los porque esperan que sus procesos dedos ámbitos al emprender un proyecto negocio cambien mensualmente,de Ingeniería de Procesos. semanalmente o diariamente; sin embargo la mayor parte de losPara tener éxito en la implantación del colaboradores o de sus procesos noBPM, las organizaciones no deben pueden lidiar con esta velocidad decometer el gran error de centrarse solo cambio.en las tecnologías, sino considerartambién el conocimiento, dominio y El BPM es la mejor herramienta paramejora continua de sus procesos, datos y gestionar y conseguir la respuesta de unarecursos empresariales. empresa al cambio. La siguiente no es una receta, pero sirve como una primera¿Cómo usar el BPM para construir una aproximación para ejecutar un proyectoempresa ágil? de BPM dentro de una empresa:En los rápidos mercados de hoy las 1. Es necesario tener claro lasorganizaciones requieren mejorar su limitaciones de encontrar el mejoragilidad: “la habilidad de una proceso y que en la práctica lo que seorganización de percibir el cambio del busca es el que mejor se ajuste a laentorno y responder en forma eficiente y realidad de cada empresa, que se veefectiva a ese cambio” es decisiva, como afectada por factores internos ylo expresa Gartner Inc. externos.Los directivos de las empresas están 2. Identifique el core process que quiereexperimentando cambios más allá de lo mejorar o crear. El core process esque regularmente pueden incorporar aquel identificado a partir de lapara generar una respuesta en espacios estrategia de negocios de la empresa.de tiempo cada vez menores. Losdirectivos han desarrollado 3. Identifique los factores internos ycompetencias en gestionar lo conocido, externos que afectan la decisión depero ahora necesitan anticipar lo mejorar u optimizar un proceso, condesconocido, evaluar la eficacia de las el dueño del proceso y dueños dealternativas de respuesta y ejecutarlas en tareas y áreas específicas dentro de laajustados espacios de tiempo. empresa. No olvide que muchos procesos son transversales a la organización. 3
  • 4. www.bpm.com.ec 5. Disminuir drásticamente el tiempo4. Identifique la variable que quiere que los participantes, supervisores y "mejorar" dentro de un proceso: administradores necesitan para tiempo, costo o calidad. conocer la situación de un ítem de trabajo (por ejemplo, orden de5. Aplique reingeniería, buenas compra, participación de siniestro, prácticas o rediseño del proceso. pedido de cliente).6. Simule su nuevo proceso 6. Disponibilidad de mecanismos para iterativamente hasta encontrar el que una mejor gestión y optimización de mejor se ajuste a sus requerimientos. procesos.7. Defina medidas de rendimiento de su Ingeniería de procesos es prioritario nuevo proceso (KPI) y monitoréelos.8. Gestione el cambio del proceso con el La Gestión de Procesos es cada vez una dueño del proceso y áreas prioridad en el 65% de las empresas. Las transversales afectadas. organizaciones buscan una agilidad empresarial, que optimice los procesos9. Gestione el conocimiento generado y de negocio, que controle los riesgos actualizado en la organización a operativos, que gestione los recursos y se partir de los cambios realizados al encamine hacia el cumplimiento de proceso optimizado (o mejorado). objetivos empresariales.Los beneficios que una empresa puede Actualmente existe una baja presencia deconseguir al implementar un proyecto de áreas de Procesos en las grandes yBPM pueden ser: medianas empresas; y en mucho de los casos, quienes las manejan no están1. Mejorar la atención y servicio al calificados para liderar proyectos de cliente. Ingeniería de Procesos, ya sea por la falta de actualización o por conocer poco del2. Minimizar el tiempo requerido por tema. La implantación de proyectos los participantes para acceder a la relacionados con la Ingeniería o Gestión documentación, aplicaciones y bases de Procesos de Negocio, debe ser de datos. considerada como un factor clave y estratégico en todas las empresas; por lo3. Disminuir drásticamente el tiempo tanto se debe contar con personal de transferencia de trabajo, calificado ya sea formando parte de la información y documentos entre empresa o como un ente externo a la actividades. misma. De igual forma, estos proyectos deben constituir uno de los principales4. Asegurar la continua participación y ejes de inversión en las empresas, puesto colaboración de todo el personal en que en ello se juega su futuro en un el proceso. ambiente de competitividad y cambios constantes que no pueden controlar. 4