המחלקה לעלייה וקליטה בסוכנות היהודית אוקטובר 2009 כנס Salesforce - CRM אלי כהן , מנכ " ל המחלקה אביבה זלצר - זובידה , תכנון ומחקר

חזון הסוכנות היהודית הבטחת עתידו של עם יהודי גלובלי מאוחד ובעל מחויבות , שבמרכזו ניצבת ישראל חזקה

יעדים אסטרטגיים של הסוכנות היהודית חיבור הדור הבא לישראל והגברת שייכותו לעם היהודי , כמרכיב מרכזי בזהותו היהודית שילוב יהודי העולם , ביחד עם ישראליים בעיצוב אופייה העתידי של החברה בישראל הבאת מספר משמעותי של עולים לחיות בישראל , והבטחת השתלבותם המוצלחת

60 שנים לישראל 3 מיליון עולים

ייעוד המחלקה לעלייה וקליטה הרחבת העלייה וקידומה , הבטחת קליטה מיטבית והצבת ישראל ואפשרויות החיים בה כחלק משמעותי בחיי היהודים בעולם

מטרות על - אסטרטגיה שירות מוכוון עולה – דגש על חווית העלייה והקליטה הרחבה ופיתוח של קהלי יעד חדשים לעלייה יצירת רצף עלייה - קליטה תוך הבטחת קליטה מוצלחת הגדלת מספר העולים לישראל

מערך גיאוגרפי – רצף עליה קליטה בבית ביחד החדש - שירותי קליטה ראשונית שירותי עלייה בניית פתרונות מוקד שירות לעולה עולה

רקע הסוכנות היהודית היא השותפות היהודית הגדולה בעולם . הסוכנות פועלת למען עתידו והמשכיותו של העם היהודי , באמצעות עליה , חינוך יהודי ציוני , ושותפות עם ישראל . הסוכנות היהודית היא ארגון יהודי התנדבותי ( מלכ " ר ). לל " ן ( לשכה לעיבוד נתונים ) היא חברת הבת של הסוכנות היהודית האמונה על תחום ה - IT בסוכנות היהודית ובחברות הבנות . המחלקה לעלייה וקליטה אחראית על תהליך העלייה והקליטה לארץ ישראל של זכאי עליה מכל רחבי העולם . הגלובל סנטר – הוא מוקד השירות בסוכנות היהודית אשר משרת את כלל מועמדי העלייה והעולים מכל רחבי העולם . שקף נסתר

הסוכנות היהודית היא השותפות היהודית הגדולה בעולם . הסוכנות פועלת למען עתידו והמשכיותו של העם היהודי , באמצעות עליה , חינוך יהודי ציוני , ושותפות עם ישראל .

הסוכנות היהודית היא ארגון יהודי התנדבותי ( מלכ " ר ).

לל " ן ( לשכה לעיבוד נתונים ) היא חברת הבת של הסוכנות היהודית האמונה על תחום ה - IT בסוכנות היהודית ובחברות הבנות .

המחלקה לעלייה וקליטה אחראית על תהליך העלייה והקליטה לארץ ישראל של זכאי עליה מכל רחבי העולם .

הגלובל סנטר – הוא מוקד השירות בסוכנות היהודית אשר משרת את כלל מועמדי העלייה והעולים מכל רחבי העולם .

מטרות הפרויקט JAMP - J AFI A liyah M anagement P ortal שיפור השירות לעולים יצירת רצף עלייה - קליטה וניהול התהליך על כל חלקיו מתן כלים טכנולוגיים לניהול כלל הפעילות במערכת מידע אחת מודרנית יצירת מאגר מידע למחלקה גישה מאובטחת למערכת מכל מקום בעולם

JAMP - J AFI A liyah M anagement P ortal

שיפור השירות לעולים

יצירת רצף עלייה - קליטה וניהול התהליך על כל חלקיו

מתן כלים טכנולוגיים לניהול כלל הפעילות במערכת מידע אחת מודרנית

יצירת מאגר מידע למחלקה

גישה מאובטחת למערכת מכל מקום בעולם

מטרות הפרויקט JAMP - J AFI A liyah M anagement P ortal שיפור השירות ללקוחות באמצעות מיצוב הלקוח במרכז התהליכים וכן ע " י מתן כלים טכנולוגים מתקדמים ( פורטל אישי ). יצירת רצף עלייה - קליטה וניהול התהליך על כל חלקיו . ניהול כלל הפעילות במערכת מידע אחת מודרנית . הצגת תמונת מצב עדכנית לגבי ההתקדמות של כל מועמד עליה / עולה בכל שלב בתהליך העלייה והקליטה , בארץ ובעולם . התבססות על מערכת לניהול קשרי לקוחות , מתן תמיכה טכנולוגית בניהול תהליכי העבודה ומתן כלים לביצוע פעולות אקטיביות ( יזומות ). יצירת מאגר מידע למחלקה שיהווה תשתית למערכת ניהול ידע , מדידה ו - BI גישה מאובטחת למערכת מכל מקום בעולם לשליחים והעובדים המקומיים בחו " ל שקף נסתר

JAMP - J AFI A liyah M anagement P ortal

שיפור השירות ללקוחות באמצעות מיצוב הלקוח במרכז התהליכים וכן ע " י מתן כלים טכנולוגים מתקדמים ( פורטל אישי ).

יצירת רצף עלייה - קליטה וניהול התהליך על כל חלקיו .

ניהול כלל הפעילות במערכת מידע אחת מודרנית .

הצגת תמונת מצב עדכנית לגבי ההתקדמות של כל מועמד עליה / עולה בכל שלב בתהליך העלייה והקליטה , בארץ ובעולם .

התבססות על מערכת לניהול קשרי לקוחות , מתן תמיכה טכנולוגית בניהול תהליכי העבודה ומתן כלים לביצוע פעולות אקטיביות ( יזומות ).

יצירת מאגר מידע למחלקה שיהווה תשתית למערכת ניהול ידע , מדידה ו - BI

גישה מאובטחת למערכת מכל מקום בעולם לשליחים והעובדים המקומיים בחו " ל

אתגרים תהליכים מופרדים , חוסר סנכרון ושקיפות של מידע בין הגורמים השונים במחלקה . מרחק גיאוגרפי ופערי זמנים המקשים על החלפת מידע בין הנציגויות והתחברות למערכת ומאגר מידע אחד . עשרות מערכות קיימות – עשרות מערכות ישנות שפותחו בטכנולוגיות שונות לאורך חיים המחלקה ועשרות מסדי נתונים ישנים בארץ ובעולם . היעדר אינטגרציה בין עשרות המערכות שהיו קיימות צורך במערכת אחת שתומכת במספר שפות . יצירת תהליכי עבודה חדשים , אחידים ואינטרגראטיבים בפריסה עולמית . הטמעת מערכת התואמת שינויים ארגוניים מבניים ותהליכיים אשר יצאו לפועל יחד עם תחילת יישום המערכת . צורך ב - Time to Market מהיר . שקף נסתר

תהליכים מופרדים , חוסר סנכרון ושקיפות של מידע בין הגורמים השונים במחלקה .

מרחק גיאוגרפי ופערי זמנים המקשים על החלפת מידע בין הנציגויות והתחברות למערכת ומאגר מידע אחד .

עשרות מערכות קיימות – עשרות מערכות ישנות שפותחו בטכנולוגיות שונות לאורך חיים המחלקה ועשרות מסדי נתונים ישנים בארץ ובעולם .

היעדר אינטגרציה בין עשרות המערכות שהיו קיימות

צורך במערכת אחת שתומכת במספר שפות .

יצירת תהליכי עבודה חדשים , אחידים ואינטרגראטיבים בפריסה עולמית .

הטמעת מערכת התואמת שינויים ארגוניים מבניים ותהליכיים אשר יצאו לפועל יחד עם תחילת יישום המערכת .

צורך ב - Time to Market מהיר .

פרמטרים טכנולוגיים לבחירת המוצר מערכת לניהול קשרי לקוחות - ניתוח תהליך העלייה והקליטה כתהליך CRM עסקי מיקום המועמד לעליה במרכז תהליך העלייה והקליטה וקבלת תמונת 360 מעלות על הלקוח בכל שלבי התהליך נגישות מאובטחת למאות שליחי הסוכנות והעובדים בפריסה בארץ ובחו " ל המקומיים מכל מקום בעולם " Cloud Computing " צמצום עלויות בהתבסס על פתרון SaaS פתרון נבחר : Salesforce.Com , מובילה עולמית בשירותי מחשוב ענן ותוכנה כשירות (Software as a Service)

מערכת לניהול קשרי לקוחות - ניתוח תהליך העלייה והקליטה כתהליך CRM עסקי

מיקום המועמד לעליה במרכז תהליך העלייה והקליטה וקבלת תמונת 360 מעלות על הלקוח בכל שלבי התהליך

נגישות מאובטחת למאות שליחי הסוכנות והעובדים בפריסה בארץ ובחו " ל המקומיים מכל מקום בעולם " Cloud Computing "

צמצום עלויות בהתבסס על פתרון SaaS

פתרון נבחר : Salesforce.Com , מובילה עולמית בשירותי מחשוב ענן ותוכנה כשירות (Software as a Service)

מימוש - מבנה המערכת וגבולות

תיאור הפרויקט – היקף פעילות 350 משתמשי Salesforce.com – עובדי ושליחי הסוכנות בארץ וברחבי העולם עד 25,000 משתמשים ב - Customer Portal ( בשלב א ') - קהל יעד של מועמדי עליה בכל רחבי העולם – פתרון Self Service מעל 60 נציגויות פרוסות בכל העולם

350 משתמשי Salesforce.com – עובדי ושליחי הסוכנות בארץ וברחבי העולם

עד 25,000 משתמשים ב - Customer Portal ( בשלב א ') - קהל יעד של מועמדי עליה בכל רחבי העולם – פתרון Self Service

מעל 60 נציגויות פרוסות בכל העולם

תרומת הפרויקט לסוכנות היהודית מבט של 360 מעלות על הלקוח ( העולה ) חסכון משמעותי בהוצאות ה - IT של הארגון בשל שיטת הרישוי של Salesforce ובשל צמצום משמעותי בכמות האפליקציות למערכת אחת ייעול תהליכים ע " י יצירת מערכת אחידה בארגון ויצירת תהליך עבודה זהה בכל היחידות בארץ ובמשלחות בחו " ל בניית מערכת מידע בזמן שינויים ארגוניים והטמעת תהליכים ארגוניים חדשים הנמצאים בהתהוות שקיפות מלאה של מידע על הנעשה בנציגויות ועל עבודת המטה

מבט של 360 מעלות על הלקוח ( העולה )

חסכון משמעותי בהוצאות ה - IT של הארגון בשל שיטת הרישוי של Salesforce ובשל צמצום משמעותי בכמות האפליקציות למערכת אחת

ייעול תהליכים ע " י יצירת מערכת אחידה בארגון ויצירת תהליך עבודה זהה בכל היחידות בארץ ובמשלחות בחו " ל

בניית מערכת מידע בזמן שינויים ארגוניים והטמעת תהליכים ארגוניים חדשים הנמצאים בהתהוות

שקיפות מלאה של מידע על הנעשה בנציגויות ועל עבודת המטה

תרומת הפרויקט לסוכנות היהודית מימוש התפיסה העסקית בה העולה במרכז תהליך העלייה באמצעות גישה עצמאית ל - Customer Portal ניהול כלל הפעילות באמצעות תהליכי עבודה סטנדרטיים לכלל המשלחות וגורמי המטה ומתן אפשרות לניהול ע " פ התראות בהתבסס על SLA ניהול משאבים בצורה מושכלת באמצעות דו " חות ROI חיבור בין עבודת המטה לשליחי הסוכנות בחו " ל באמצעות IDEAS ( המאפשר יצירת קבוצות דיון ) ו - Content עבור ניהול ידע תהליך יישום והטמעה מהיר במיוחד בזכות פתרון Salesforce המבוסס על פתרון סטנדרטי " Out of the box "

מימוש התפיסה העסקית בה העולה במרכז תהליך העלייה באמצעות גישה עצמאית ל - Customer Portal

ניהול כלל הפעילות באמצעות תהליכי עבודה סטנדרטיים לכלל המשלחות וגורמי המטה ומתן אפשרות לניהול ע " פ התראות בהתבסס על SLA

ניהול משאבים בצורה מושכלת באמצעות דו " חות ROI

חיבור בין עבודת המטה לשליחי הסוכנות בחו " ל באמצעות IDEAS ( המאפשר יצירת קבוצות דיון ) ו - Content עבור ניהול ידע

תהליך יישום והטמעה מהיר במיוחד בזכות פתרון Salesforce המבוסס על פתרון סטנדרטי " Out of the box "