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Die „Kommunikationsfabrik“ der Zukunft                                         14
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"Was bringt die digitale Post" - Webinar

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Webinar des BITKOM Arbeitskreis E-Mail-Management vom 28. November 2012.

Videomitschnitt unter: http://ecm-navigator.de/einsatzbereiche/was-bringt-die-digitale-post

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  1. 1. Was bringt die digitale Post?E-Mail und De-Mail als Teil einer unternehmensweiten ECM-Strategie BITKOM ECM Webinar des Arbeitskreis E-Mail Management 28.11.2012
  2. 2. Herzlich Willkommen! Maximilan Gantner (Moderation) Stephan Gehling Leiter Pentadoc Radar Leiter Geschäftsbereich Exchange/File/SharePoint Pentadoc AG H&S Heilig und Schubert Software AG maximilian.gantner@pentadoc.com Stephan.Gehling@hs-soft.com www.pentadoc.com www.hs-soft.com Andreas Klug Volker Termast Vorstand, ITyX Solutions AG Presales Taskforce De-Mail klug@ityx.de T-Systems International GmbH www.ityx.de Volker.Termast@t-systems.com www.t-systems.com
  3. 3. E-Mail-Archivierung und -Compliance Stephan Gehling Leiter Geschäftsbereich Exchange/File/SharePoint H&S Heilig und Schubert Software AG Stephan.Gehling@hs-soft.com www.hs-soft.com
  4. 4. Drei Gründe für E-Mail-Management Mail Server entlasten Mehr Rechtssicherheit Dokumenten-Management Langzeitaufbewahrung auf Rechtskonforme Aufbe- Erhaltung und Zusammen- wirtschaftlichen Medien und wahrung aufbewahrungs- führung von Unternehmens- einfachere Administration pflichtiger E-Mails auf informationen bei Backup und Restore. revisionssicheren Medien Warum E-Mail- Management ? www.hs-soft.com
  5. 5. Mailserver entlastenFakten Wachstum in Prozent 500 Mailgröße 400 Mail ersetzt immer mehr den klassischen Schriftverkehr 300 Zahl der Adressaten 200 Bedarf an E-Mail-Speicher 100Im Ergebnis 0 40% Wachstum p.a. (Gartner) 2012 2013 2014 2015 2016 Bedarf an Mailspeicherplatz
  6. 6. Lösung mit einem eMail Archiv Mailserver Vorteile  Mailserver Datenbank wird kleiner  Höhere Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit  Keine PST Dateien mehr Archiv  Kostensenkung für Storage Zentrale Datenhaltung
  7. 7. Rechtliche Gründe für die Archivierung Steuerliche Vorschriften Handelsrechtliche Anforderungen Beweismittel für Haftungsfragen Datenschutzrechtliche Regelungen Branchenspezifische Gesetze
  8. 8. Mehr Rechtssicherheit Archivierung auf revisionssichere Medien (NetApp/EMC/FAST- LTA/ Hitachi/iTernity/Fujitsu/…) Im Original msg-Format und wahlweise im TXT- und HTML-Format für Langzeitarchivierung bzw. im pdf/a Format Mehrstufiges Retentionmanagement zur revisionssicheren Aufbewahrung von E-Mails Automatisches bilden und archivieren einer neuen E-Mail Version nach einer Änderung durch den Anwender Verwaltung von Auditoren Rechteschema für Recherche Export selektierter E-Mails im PST Format
  9. 9. E-Mail-Management als Teil der Datenorganisationim Unternehmen Strukturiert und unstrukturiert: Strukturiert: Collaboration Unstrukturiert: ERP/CRM E-Mail Dokumenten- Management? Darüber hinaus Unternehmens- undwww.hs-soft.com branchenspezifische EDV-Lösungen
  10. 10. E-Mail-Management Ich will meine Prozesse an das Unternehmen anpassen, nicht das Unternehmen an die Prozesse.... ... und ich will ALLE meine Datentöpfe konsolidieren... Schrittweise !www.hs-soft.com
  11. 11. E-Mail in der Kommunikation Andreas Klug Vorstand, ITyX Solutions AG klug@ityx.de www.ityx.de
  12. 12. E-Mail in der Kundenkommunikation Renaissance der Verschriftung E-Mail, De-Mail, SMS, Social Media werden das Telefon als führendes Dialogmedium ablösen. Wissen als zentraler Kern einer digitalisierten Service-Ökonomie Um die Anliegen ihrer Kunden und Partner effizient zu erfassen und in Geschäfts-prozesse zu transferieren, müssen Unternehmen in der Lage sein, textbasierte Inhalte zu verstehen und weitestgehend automatisiert zu verarbeiten.
  13. 13. Wissen als Kern der Automatisierung textbasierter Mitteilungen 13
  14. 14. Die „Kommunikationsfabrik“ der Zukunft 14
  15. 15. Aus dem Umgang mit Inhalten dynamisch Wissen generieren Dokumente Identifizieren Business Process Management E-Mails, De-Mails Validieren Input Management Web-Anfragen Extrahieren Knowledge Management Social Media Automatisieren Response Management 15
  16. 16. De-Mail – Potenziale und Hintergrundinformationen Volker Termast Presales Taskforce De-Mail T-Systems International GmbH Volker.Termast@t-systems.com www.t-systems.com
  17. 17. De-Mail: Kernbotschaften Programm der Bundesregierung im Rahmen der E-Government-Initiative  Keine „Erfindung“ der De-Mail Diensteanbieter  Kein Produktname, sondern ein Überbegriff (vgl. „Telefon“, „bio“) Klare Grenzen zwischen De-Mail und alternativen Insellösungen  Starke Trennung zwischen diversen individuellen Secure-Mail-Lösungen und De-Mail  Grundlage ist De-Mail Gesetz, i.V.m. Technische Richtlinien  De-Mail Diensteanbieter müssen akkreditiert sein Zu De-Mail dürfen die Attribute verbindlich, vertraulich, nachweisbar, verschlüsselt und authentisch verwendet werden. (vgl. web-Präsenz vom BMI: www.cio.bund.de/DE/IT-Projekte/De-Mail/demail_node.html) Fokus auf Substitution der physikalischen Briefpost. Stellungnahme BSI/BMJ zu §203 StGB 17
  18. 18. De-Mail: Überblick De-Mail Gesetz Schutz  Gültig seit 03. Mai 2011  Schutz vor Spam, Phishing und Manipulation  Leitthema in der High-Tech-Strategie bzw. Zugriff Dritter auf vertrauliche Daten der Bundesregierung (E-Government 2.0 Programm)  Eindeutig Identität der Kommunikationspartner  Erleichterte Beweisführung im Streitfall  Einzige elektronische Kommunikationsplattform auf Gesetzesgrundlage Qualität Einsparungen von  zertifizierte Infrastruktur – durch BSI akkreditierter  Porto und Druck-Infrastruktur bei geringen Provider Investitionen für Einführung De-Mail  Anwender-Erstidentifizierung gem. Geldwäsche-  von Wege- und Wartezeiten; damit mehr gesetz Produktivität und Servicequalität  Kompetenzpartner in Mail-Kommunikation  CO2-Emissionen (Nachhaltigkeit) Sicherheit Optimierung in Geschäftsprozessen und Technik  Versand- und Zustellungsnachweis  Medienbruchfreie Zustellung in Sekunden  … inkl. Inhalt der De-Mail  Mobiler und globaler Zugriff rund um die Uhr  Einfache Nutzung trotz sicherer Strukturen  Einfache Integration mittels De-Mail Gateway  Sichere Aufbewahrung (Archiv-Option)  Einsatz standardisierter Technologien
  19. 19. De-Mail in der UnternehmenskommunikationUsecase-Betrachtung Veränderung im Kommunikationsverhalten Transportmedium für Willenserklärungen  Mobile Erreichbar- und Geschäftsfähigkeit Schnelle Reaktionszeiten für neue  Prozessverlagerung auf Medium Internet Vermarktungschancen und Produktmodelle  Medienbruchfreie Kommunikation Kosteneinsparung und Prozessoptimierung  Contentsafe in Cloud interne/externe/KommunikationRechtliche Rahmenbedingungen Usecase-Betrachtung Brief FaxSicherheit – Vertrauen – Nachweisbarkeit De -Mail Video E E-Mail Datenschutz (u.a. §203 StGB, §§ 113 ff TKG) qualifizierte Signatur/E2E-Verschlüsselung Kundencenter Social Audio Community Text- vs. Schriftformerfordernis Anpassung AGBen @ @ www.
  20. 20. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Maximilan Gantner (Moderation) Stephan Gehling Leiter Pentadoc Radar Leiter Geschäftsbereich Exchange/File/SharePoint Pentadoc AG H&S Heilig und Schubert Software AG maximilian.gantner@pentadoc.com Stephan.Gehling@hs-soft.com www.pentadoc.com www.hs-soft.com Andreas Klug Volker Termast Vorstand, ITyX Solutions AG Presales Taskforce De-Mail klug@ityx.de T-Systems International GmbH www.ityx.de Volker.Termast@t-systems.com www.t-systems.com www.ecm-navigator.de www.bitkom.org/ecm
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