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PDF/A sichert die Dateiqualität im ECM | Seal Systems AG | ECM Solutions Park DMS Expo 2012

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Vortrag der Seal Systems AG auf dem BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012. …

Vortrag der Seal Systems AG auf dem BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012.

Referent: Dr. Uwe Wächter, Produktmanager PDF-Technologien "SEAL Systems"


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  • 1. DMS Expo 23.-25.10.2012 PDF/A sichert die Dateiqualität im ECM Einführung und Übersicht über den PDF/A Standard Automatische Prozesse für die PDF/A Erzeugung in SAP DMS-Lösungen Dr. Uwe Wächter, Produktmanagement SEAL Systems AGDr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 1
  • 2. Agenda ISO-Standard PDF/A PDF/A Competence Center (ADDS) Wege zum PDF/A Rolle des Dokuments im SAP Integrierte Qualitätssicherung durch PDF/ADr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 2
  • 3. ISO-Standard PDF/ADr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 3
  • 4. Auf der Suche nach einem Archivformat … einem „papierähnlichen“ Dokumentenformat (electronic paper) … geringen Migrationsaufwänden … hoher Darstellungsqualität … verfügbaren Werkzeugen für Erstellung und Darstellung auf unterschiedlichen Plattformen … Leistungsfähigkeit und Erweiterbarkeit … geringem Speicherbedarf … Metadatenfähigkeit … einfacher VerbreitungDr. Uwe WächterProduktmanagement PDF als Universalformat23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 4
  • 5. Was hat PDF nicht, um archivierbar zu sein ? Alles (einschließlich ISO Normierung), aber zuviel Möglichkeit externer Referenzen: Referenzen:Fonts, Bilder, Farben, Webressourcen etc… Schutzmechanismen behindern die Verwendung stillschweigend tolerierte Fehler Notwendigkeit zusätzlicher Interpreter für eingelagerte nicht-PDF-Inhalte Selbständernde Inhalte durch Formularfelder, 3D, Java-Code, Layer etc. PDF-Spezifikation bietet InterpretationsspielraumDr. Uwe Wächter Unterschiedliche Anzeigeprogramme ergebenProduktmanagement unterschiedliche Darstellung23. Oktober 2012 PDF/A und ECM PDF strenger normen 5
  • 6. PDF/A – Normung: etwas Historie Mai 2002: Initiative aus AIIM (Association for Information and Image Management) NPES (National Printing Equipment Association) US Court Administration für Schaffung eines Standardformats für elektronisch archivierte Dokumente Oktober 2002: Kick-Off September 2005: Verabschiedung des Standards ISO- 19005-1 Document Management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)Dr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 6
  • 7. PDF/A - Die ISO-Standardisierung ISO 19005 ISO 19005-1 ISO 19005-1a PDF 1.4 PDF/A PDF/A Part 1 Level A PDF/A Part 1 Sep/Dez 2005 ISO 19005-1b PDF/A Part 1 Level B ISO 32000 ISO 19005-2 PDF 1.7 PDF/A Part 2 2012Dr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 7
  • 8. PDF/A – Zielsetzung der Standardisierung Langzeitarchivierung – lange oder gar „für immer“ PDF/A soll sein: Device-/ Software-/ Versions-unabhängig: Inhalte werden immer gleich dargestellt Self Contained: eine PDF/A kompatible Datei beinhaltet alle Komponenten, die zur Darstellung nötig sind Self Documented: eine PDF/A kompatible Datei beschreibt und dokumentiert sich selbst (Metadaten) Transparent: Eine PDF/A kompatible Datei ist mit einfachen Mitteln analysierbarDr. Uwe WächterProduktmanagement Dateiformat zur statischen Erhaltung des Erscheinungsbildes eines Dokuments23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 8
  • 9. PDF/A im Detail Basierend auf PDF Referenz 1.4 Schriften einbetten Farbe eindeutig angeben Formulare, Kommentare, Notizen: beschränkt zulässig Keine Multimedia-Objekte enthalten Komprimierung nur für ausgewählte Objekte Kompression: kein LZW oder JPEG2000 Keine Verschlüsselung keine durchscheinenden (transparenten) Objekte keine Ebenen (optional content) Regeln für Metadaten auf der Grundlage von XMPDr. Uwe WächterProduktmanagement PDF/A muss sich als solches ausweisen23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 9
  • 10. PDF/A Competence CenterDr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 10
  • 11. PDF/A Competence Center Competence Center für den PDF/A Standard Über 100 Firmen-Mitglieder weltweit Technik rund um PDF/A Aktive Mitarbeit im ISO-Standard-Komitee Kompatibilitätstests der PDF/A-Produkte Veranstaltungen Informations-Seminare PDF/A Konferenz 2010 in Italien Messe-Auftritte, auch international Webinare Webseite pdfa.org als zentrale Anlaufstelle Informationen zu Fachfragen Materialien wie Fach-Artikel, Technotes, FAQDr. Uwe WächterProduktmanagement Mailinglisten und Newsletter23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 11
  • 12. Wege zum PDF/ADr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 12
  • 13. PDF/A Erzeugung im Überblick PDF Bild- Dateien Dateien PDF/A Office Validator Applikationen Image to PDF/A PDF/A PDF to PDF/A Converter Producer Converter Dateien zu PDF/A konvertieren Qualifizierte Digitale PDF/A Signatur Signatur hinzufügen PDF/A Viewer PDF/A PrinterDr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 13
  • 14. Rolle des Dokuments im SAPDr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 14
  • 15. SAP und Dokumentenverwaltung RM Archiv DVS Mehrere Systeme für dieDr. Uwe WächterProduktmanagement Dokumentenverwaltung23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 15
  • 16. Das Dokument im Zentrum PM FI RM Archiv MM, CO, …. DVSDr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 16
  • 17. Das Befüllen des DMS Export Lader Konvertierungs CAD Server Integration RM Office Archiv Integration DVSDr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 17
  • 18. Dokumente und ihre Beziehungen Integration in das SAP System Funktionen Verbindung mit SAP Objekten Versions Management Material Dokument strukturen Equipment Klassifikationen Dokumenten Infosatz Kunde Dokumentrecherche Auftrag Aufbewahrung Änderungsmanagement Status Management Workflow Dokumenten Verteilung Web Zugriff Schnittstellen zu ext. Systemen CAD SystemeDr. Uwe WächterProduktmanagement Output Management Systeme Archiv Systeme23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 18
  • 19. Aufbewahrungspflichten für Dokumente Gesetzgeber schreibt Aufbewahrung und entsprechende Dauern vor, aber keine Vorgabe für technisches Format! Keine Format-Migrationen während der Archivierungsdauer Lebensversicherungen Rentenakten Darlehensakten Rechnungen Anlagen- dokumentation Produktdoku- mentationen Archivare BibliothekenDr. Uwe WächterProduktmanagement 10 25 50 75 100 Jahre23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 19
  • 20. SAP Dokumente und ihre Aufbewahrungszeiten “Dienste zum Objekt”: kurzlebige Begleit- dokumente zu Geschäfts-Prozessen Dokumentenmanagement: DVS, hängt vom Prozess ab, der im DMS seine Dokumente einlagert Archiv: langlebig, gesonderte Software-Schicht unter dem DVS Recordsmanagement: zusätzliche SichtebeneDr. Uwe WächterProduktmanagement auf Dokumente, Strukturierung23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 20
  • 21. Integrierte Qualitätssicherung durch PDF/ADr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 21
  • 22. SAP und PDF/A An die Qualitätssicherung denken bei: Lade- und Check-In-Prozessen Dokumenteneinlagerungen über Applikationsintegrationen Altdatenbereinigung Dateikonvertierung Zu spät ist es beim Zugriff durch: Reproduktionsprozesse Drucken, Plotten, Mail, Fax, CDDr. Uwe WächterProduktmanagement Viewer23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 22
  • 23. PDF/A Validier-Konvertier-Workflow am SAP SAP Lader CV0X Sonstige DVS Convert Before Easy Records Server CheckIn DMS Management Altdaten PDF PDF/A + Vali- Konver- Protokoll PDF/A dieren ? tieren ? Protokoll ProtokollDr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 23
  • 24. Interaktiver Check-In in SAP DVS 1. Ablegen 3. Protokoll 2. ErgebnisDr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 24
  • 25. Anzeige PrüfprotokollDr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 25
  • 26. Aus einem Original werden zwei Spezifische Einstellungen Original ablegen ja Protokoll ablegen ja PDF Basis-Applikation PDF Ziel-Applikation PDF/A Akzeptanzlevel OK Validieren OK ? N Konvertieren Y Validieren OK ? N Y Haupt- PDF/A PDF/A PDF original Zusatz- PROT PROT PROT Datei 1 Zusatz- PDF PDF Datei 2Dr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 26
  • 27. Automatische versus händische Konvertierung M-CAD 1 Office M-CAD 2 HPGL TIFF ASCII E-CAD DTP TIFF RS JPEG Farbe Integrationstiefe Applikationskonverter Windows- Print Konverter Batch Interaktiv Batch HPGL PDF/A- ErzeugungDr. Uwe WächterProduktmanagement PDF/A23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 27
  • 28. Archiv und PDF/A Anwendung selbst verständlich Archivierung von Druckdaten Lieferscheine Ausgangsrechnungen …Dr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 28
  • 29. Recordsmanagement und PDF/A Befüllen von Akten Konvertierung von Akteninhalten Workflows Archivierung von AktenDr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 29
  • 30. Konvertierung mit der BCXDC-Schnittstelle Applikations- Konverter: • MS Word • MS Excel • MS Outlook • MS Visio • MS Powerpoint • MS Project • CAD….Dr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 30
  • 31. Zusammenfassung Folgende Werkzeuge stehen zur Verfügung: Check- und Adjust Workflow für allg. Qualitätssicherung Datenselektion für Altdateibereinigung Konvertierungsprozesse am SAP Konvertierungsserver Konvertierungsprozesse an der BCXDC Schnittstelle Nachkonvertierung nach SAP-Spool-Output Nachbearbeitung bei allen DokumentenverteilungenDr. Uwe WächterProduktmanagement23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 31
  • 32. Fragen ? SEAL Systems AG Arheilger Weg D-64380 Roßdorf www.sealsystems.de Dr. Uwe Wächter Telefon +49 (0) 6154 637 372 Mobile +49 (0) 151 1400 3233Dr. Uwe Wächter Fax +49 (0) 6154 637 399Produktmanagement Uwe.Waechter@sealsystems.de23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 32
  • 33. Das Video zum Vortrag sowie weitere Informationen gibt es unter: http://ecm-navigator.de/termine/pdfa-sichert-die-dateiqualitaet-im-ecm Vortrag auf dem Forum des BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012 25. Oktober 2012, 13:00-13:30 Uhr 1