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La mise en œuvre d’un ERP
 

La mise en œuvre d’un ERP

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Processus et ERP

Processus et ERP
La mise en œuvre d’un ERP


par Jean-François Bourdeau

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    La mise en œuvre d’un ERP La mise en œuvre d’un ERP Presentation Transcript

    • Processus et ERP La mise en œuvre d’un ERP Jean-François BourdeauProcessus et ERPJanvier 2011 1
    • Sommaire 1 Les processus : principaux concepts 2 Les ERP : principaux concepts et marché 3 Le BPR et les ERP 4 La mise en œuvre d’un ERP 5 La conduite du changement 6 Les métiers liés aux ERPProcessus et ERPJanvier 2011
    • La mise en œuvre d’un ERP 3 principales phases Contenu des 3 phases Lien entre les phases 1 (Cadrage et étude des besoins) et 2 (consultation) Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cadrage Pré étude marché des progiciels Etude des besoins – Objectifs Etude des besoins – processus Cahier des charges Cahier des charges - quelles questions ? Cahier des charges - grille d’évaluation Réunions d’étude des besoins Cahier des charges – Niveau de lecture Cahier des charges fonctionnel Cahier des charges technique Cahier des charges technique – Interfaces Cahier des charges projet Cahier des charges fonctionnel- Recommandations Cahier des charges - Pourquoi décrire l’existant ? Comment budgéter un projet ERP ? – paramètres à prendre en compteProcessus et ERPJanvier 2011 3
    • La mise en œuvre d’un ERP Phase 2 – Consultation Quels sont les choix à réaliser ? Processus et soumissionnaires Grille d ’évaluation des offres Analyse et comparaison des offres Dossier de choix Contractualisation Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Présentation de la méthode ASAP Description des cinq phases de la méthode ASAP Les principaux livrables méthode ASAP Phase préparation Phase conception (« blue print ») Gestion des écarts fonctionnels (« gap analysis ») Phase réalisation Phase préparation à la production Phase mise en production Pilotage du projet Organisation du projet Les instances de pilotage Risques projet : causes d’écueil Maîtrise des coûts Statistiques sur échecs projets ERPProcessus et ERP Facteurs clés de succès d’un projet ERPJanvier 2011 4
    • 3 principales phases Contenu des 3 phases Un projet ERP se déroule en 3 phases successives Un cadrage et une étude des Une consultation pour : Un projet de réalisation et besoins pour : Sélectionner la solution ; de mise en œuvre pour : Définir clairement et formuler les Sélectionner les partenaires Mettre en œuvre les évolutions objectifs du projet nécessaires pour les projets de organisationnelles et humaines Estimer le budget du projet réalisation ; (Organisation, processus, analyser les processus métiers Contractualiser les accords ; activités et compétences) existants (« as is »), déterminer Organiser et cadrer les projets réaliser la solution technique celui ou ceux qui sont impactés de réalisation et de mise en (infrastructure, Applicatifs, par le projet œuvre ; télécom…) Définir les processus cibles (« to Lancer les projets de réalisation développer les services be ») et de mise en œuvre connexes ; Définir les fonctionnalités tester, recetter, valider par un attendus selon les processus pilote puis déployer. Organiser et cadrer la consultation Lancer les projets de la phase 2. • Cadrage • Rencontre des différents • Cadrage • Cadrage fournisseurs qui • Conception • Estimation budgétaire présenteront leur • Réalisation • Expression des besoins réponse selon le cahier • Test, recette • Cadrage de la phase 2 des charges • Pilote et déploiement • Lancement de la phase 2 • Choix des fournisseurs Cadrage Projets de réalisation Etude des besoins Consultation et mise en œuvre Ingénierie du changement • Dossier de cadrage / budget • Documents de • Solution technique • Cahier des charges fonctionnel consultation • Solution opérationnelle • Cahier des charges technique • Dossier de choix • Solution validée par le pilote • Cahier des charges projet • Notification • Solution déployéeProcessus et ERPJanvier 2011 5
    • 3 principales phases Lien entre les phases 1 (Cadrage et étude des besoins) et 2 (consultation) Cadrage Projets de réalisation Etude des besoins Consultation et mise en œuvre • Liste progiciels couvrant le domaine • Acteurs du marché à consulter • Etat de l’art • Objectifs • Périmètre Pré étude • Contraintes majeures marché des • Ou, le cas échéant, d’un • Organisation du projet progiciels couple progiciel / • Etude macroscopique des intégrateur processus Pré étude marché des progiciels Cadrage Etude des besoins Consultation Choix du progiciel Grille d’évaluation de progiciel prédéfinie Cahier des charges Offres Dossier de choix Grille de cotation des Grille d’évaluation offres progicielsProcessus et ERP personnaliséeJanvier 2011 6
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cadrage Définir les objectifs du projet Objectifs stratégiques avant tout Associer des indicateurs de réussite mesurables à chaque objectif (taux de retour client…) Ces indicateurs devront survivre à la phase d’initialisation : ils seront par la suite présents dans le cahier des charges, et mesurés périodiquement après la mise en œuvre du système. Cadrer le périmètre du projet Domaines fonctionnels à couvrir Domaines fonctionnels à exclure Géographique : entités de lentreprise concernées Réaliser une étude macroscopique des processus Etude rapide, visant à avoir un aperçu de l’organisation du ou des domaines fonctionnels impactés Cerner la complexité du projet Valider son périmètre Identifier dès le départ certains risques organisationnels Définir les équipes (comité de pilotage, groupe projet…) Comité de pilotage : instance décisionnelle Equipe projet et responsable du projet : chef d ’orchestre Editeur, Intégrateur, Conseils retenus ou à consulter Cerner les contraintes majeures : Budget, Ressources, Planning, jalons, deadline Etablir un premier planning global du projet, destiné à être mis à jourProcessus et ERPJanvier 2011 7
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Pré étude marché des progiciels Objectifs : Comment et où trouver l’information sur les Connaissance de l’état de l’art des progiciels ? progiciels du domaine Cabinets de conseil Recherche et acquisition de grilles de Salons choix standards pour le domaine Les revues professionnelles d’informatique Faire une présélection des progiciels Comparatifs du CXP répondant aux principaux critères Le Web (CXP, 01 informatique, groupe IDC…) Première évaluation budgétaire Les éditeurs de progiciels Les relations • Préparation et organisation des 10 éditeurs Cadrage entretiens (expression des besoins et attentes) • Analyse des processus AS IS/ Dysfonctionnements identifiés • Fonctionnalités nécessaires • Définition des choix discriminants Méthode danalyse des pour présélection, pondération réponses éditeurs Best practices, standards techniques, pérennité éditeur, support, couverture fonctionnelle, volumétrie données … • Etude des offres du marché Présélection • Contacts téléphoniques éditeurs 2 éditeurs • Short-list selon critères sélectionnésProcessus et ERPJanvier 2011 8
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Etude des besoins - Objectifs Objectifs : Produire le cahier des charges Fédérer et motiver autour du projet (étape propice à la communication) Déterminer les traits de l’organisation cible Préparer les personnels au travail qu’ils auront à effectuer pour la mise en œuvre du nouveau système A qui est-il destiné ? Aux éditeurs et intégrateurs, qui auront à vérifier s’ils peuvent faire une offre couvrant les besoins exprimés A l’entreprise, pour laquelle il devient un document de référenceProcessus et ERPJanvier 2011 9
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Etude des besoins – processus Pré étude Cadrage marché des Etude des progiciels besoins • Présentation de la • Fonctionnel méthode • Technique • Présentation périmètre • Présentation contraintes Réunion Réunion groupes Arbitrages initialisation de travail Comité Pilotage Compilation Grille d’évaluation Grille d’évaluation de progiciel prédéfinie progiciels personnalisée Eléments cahiers des charges Cahier des charges Critères de choix des solutions Ecarts par rapport aux objectifs et contraintes du projet Attendus non solutionnables par solution informatique => Autres traitementsProcessus et ERPJanvier 2011 10
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges La rédaction du cahier des charges fonctionnel passe par une analyse approfondie des processus métiers de l’entreprise, des contraintes et des besoins. Sur certains projets, on a deux phases d’analyse : Une analyse générale qui définit les processus de gestion existants et qui décrit les éventuelles nouvelles fonctions et règles de gestion à mettre en place dans le cadre de limplémentation de lERP. Une analyse plus détaillée qui, daprès les fonctions et principes de gestion retenus, va plus loin en précisant les caractéristiques des données (libellé, format…), les contrôles à mettre en place (sur montants, dates, ...),description précise des changements entre lexistant et la cible… Tout dépend bien sûr du périmètre fonctionnel étudié : analyse des processus de vente ou d’achat, études des dates de facturation, des types de facture, des critères d’agrégation, des règles d’édition des factures, d’imputation et de restitution des données. Cette phase d’analyse et de formalisation doit être faite en étroite collaboration avec des employés de l’entreprise cliente, dans le cadre d’une structure de projet. Des groupes de travail sont organisés entre consultants et employés de l’entreprise cliente pour travailler sur les processus métiers. La mise en place d’un ERP est souvent l’occasion de redéfinir ou d’optimiser les processus de gestion existants. Le consultant apporte aussi son expertise métier pour conseiller son client. Lors de la bascule d’un logiciel maison vers un ERP ou d’un ERP vers un autre ERP, des correspondances entre zones de données doivent être trouvées. La définition des interfaces va permettre aux développeurs/ paramétreurs d’être opérationnels rapidement. Ils sauront exactement le type de données et le format des données à traiter ainsi que leur correspondance entre l’ancien et le nouveau système.Processus et ERPJanvier 2011 11
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - quelles questions ? A quelles questions doit-il répondre? Question Information nécessaire Tel progiciel peut-il faire l’affaire ? • Liste des fonctions à offrir, pondérées par un critère d’importance (grille de Question se traduisant en : choix) • Quelles fonctions doit offrir le • Données à gérer, si elles sont progiciel ? spécifiques • Quelles données doit-il gérer ? • Environnement technique (plate-forme • Dans quel environnement technique si elle est imposée) doit-il être déployé ? Peut-on déployer une solution pré- • Typologie d’entreprise (Production, paramétrée ? administration…) Cette question peut se traduire en « Quel • Description de l’environnement (humain, est le secteur de l’entreprise, Qui utilisera organisationnel, externe à l’entreprise) telle fonction, et qui aura besoin de telle information, et à quel moment » • Dans quelle mesure peut-on modifier l’organisation et les postes de travail ?Processus et ERPJanvier 2011 12
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - quelles questions ? (suite) A quelles questions doit-il répondre ? Question Information nécessaire Quelles sont les adaptations à réaliser ? • Liste des fonctions à offrir, pondérées par un critère d’importance (grille de choix) • Données à gérer, si elles sont spécifiques • Données organisationnelles (pour paramétrage des workflows) Quelles sont les interfaces à assurer ? Description de l’environnement logiciel Description des événements pouvant engendrer un mouvement vers un autre logiciel, et des entrées en provenance d’autres logicielsProcessus et ERPJanvier 2011 13
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - quelles questions ? (Fin) A quelles questions doit-il répondre ? Question Information nécessaire Environnement technique Description de l’environnement matériel, logiciel et réseau De quel support dispose-t-on dans Prérogatives et disponibilité des l’entreprise pour accompagner le personnes susceptibles d’intervenir dans déploiement ? le projet (décideurs, gestionnaires, informaticiens…) Des prestations annexes doivent-elles Liste des prestations annexes (formation, être assurées ? fourniture du matériel, accompagnement du changement, infogérance…) Quel prix ? Nombre d’utilisateurs / profil, délai de réaction requis en cas de problèmes, pénalités de retard prévues.Processus et ERPJanvier 2011 14
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - grille d’évaluation Quelle est la finalité de la grille d’évaluation des progiciels : Liste de questions que l’on se pose sur un progiciel, et de fonctionnalités que l ’on souhaite couvrir Cadre de réponse (fait partie intégrante du cahier des charges) Un outil pour l’analyse des besoins Un outil pour la comparaison des solutions Processus d’utilisation d’une grille d’évaluation de progiciels : Partir de grilles dévaluation standards : Elles couvrent la plupart des fonctionnalités potentielles (moins de risques doublis) Elles posent les questions standards Elles servent autant de check-list pour le client que pour le fournisseur Personnaliser les grilles d’évaluation standards : Supprimer les sections et questions sans intérêt pour le projet courant Rajouter les questions supplémentaires que l’on se pose Intégrer les fonctionnalités requises absentes Pondérer les fonctionnalités souhaitéesProcessus et ERPJanvier 2011 15
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - grille d’évaluation – exempleProcessus et ERPJanvier 2011 16
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - grille d’évaluation synthèse - exemple SELECTION FINALE SELECTION FINALE ERP "Light" MeO "Light" de lERP Core Model Commentaire Indicateur Commentaire Indicateur EDITEUR SOLUTION COMMENTAIRE NOTE FINALE Coût licences (CT) Coût / user plus faible (NB Coût / user équivalent qqs PERENNITE 3 : Seul SAP propose cette ☺ taille du site solution) Leader, très présent dans le secteur 2 E1 S1 C1 automobile. Couvre bien la finance et TECHNIQUE 1 0 INTERNATIONAL MeO Plus simple mais Capitalisation avec fit gap SAP R/3, mySAP vraisemblablement analysis (puis uniquement aussi le périmètre 2 différente de la solution phase de conceptionEDITEURS RETENUS (achats, production, planning) FONCTIONS SUPPORT ☺ ☺EDITEURS RETENUS Core. Phases de détaillée et réalisation …) 3,0 conception générale et PERENNITE 3 détaillée, puis 2 E2 S2 C2 réalisation… Organisation à date TECHNIQUE 1 INTERNATIONAL E-BUSINESS Réputé en finance, et structure doù une durée projet Moindre car outil plus Plus faible que pour la ORACLE 0 SUITE solide. simple version avec des MeO plus FONCTIONS 2,9 SUPPORT ☺ complexes (gros sites) mais plus importante que PERENNITE 3 ERP Light 2 Consolidation ?? Apparemment des Simplifié E3 S3 C3 TECHNIQUE 1 INTERNATIONAL outils pour linterfaçage PEOPLESOFT ENTREPRISE Fusion des 2 éditeurs en 2003. OPA 0 des 2 solutions (véritable ☺ retour dexpérience?) d’ORACLE en cours. FONCTIONS SUPPORT 2,6 Interfaces Nouvelles interfaces Modification des interfaces L’éditeur choisira la solution adaptée en fonction des contraintes de nécessaires développées pour la ☺ PERENNITE 3 version Core E4 S4 ENTREPRISE TREVES exprimées dans le cahier 2 Formation utilisateurs Nécessité de prévoir Capitalisation avec les PEOPLESOFT des charges. TECHNIQUE 1 INTERNATIONAL dautres formations + personnes formées sur le ONE (ex-JDE) 0 constitution des docs Core et les manuels déjà ☺ utilisateurs réalisés FONCTIONS 2,6 SUPPORT Comparaison des applications Ergonomie 5 CDG - Thème 4 4 Evolutivité 3 2 CDG - Thème 3 Performance 1 Application 1 0 Application 2 CDG - Thème 2 Volumétrie CDG - Thème 1 Temps de réponse ReportingProcessus et ERPJanvier 2011 17
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Réunions d’étude des besoins Réunion d’initialisation (Kick off) : Public : tous les membres des groupes de travail Objectifs : Exposer les acquis du projet (objectif, périmètre…) Exposer la méthode et les formalismes utilisés Réunions de recueil des besoins (Workshops – ateliers) : Préparation : Etat de l’art connu Grille dévaluation standard pré-travaillée Documents sur l’existant étudiés Matériel : tableau blanc, Rétroprojecteur, paperboard, bronw paper… 1ère réunion : déroulement en expression « libre » : Attendus collectifs et individuels, pondérés Ecarts des attendus / objectifs du projet Description de l’existant Traits des fonctions futures Expression des craintes ou animosités vis à vis du projet Méthode : laisser parler, tout le monde Réunions suivantes : déroulement dirigé Lister les fonctions attendues, pondérées Utiliser l’état de l ’art (Ex : Voulez-vous une GP de type MRP II ?) Utiliser la grille dévaluationProcessus et ERPJanvier 2011 18
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges – Niveau de lecture Pour les gros projets : 2 niveaux de lecture pour les 2 types de lecteurs : Un niveau synthétique, pour les décideurs (15 pages maxi) Un niveau détaillé, sous forme d’annexes spécialisées, pour les opérationnelsProcessus et ERPJanvier 2011 19
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges fonctionnel Présentation de l’entreprise Objectifs et périmètre du projet Description de l’organisation et des acteurs Description du système d’information Description des processus Description des fonctions et règles de gestion Pour chaque catégorie fonctionnelle : Synoptique des fonctions attendues Détail des fonctions attendues Description des interfaces Volumétries fonctionnelles Localisation des utilisateurs Contraintes de performances Reprise des donnéesProcessus et ERPJanvier 2011 20
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges technique Architecture technique et contraintes techniques : Réseaux Matériels Systèmes d’exploitation Base de données Annuaire Portail EAI Messagerie Sécurité Rapports Exploitation Monitoring Ordonnancement Sauvegardes Performances Temps de réponse Disponibilité Scalabilité InterfacesProcessus et ERPJanvier 2011 21
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges technique - Interfaces Donner la liste des applications du système d’information avec lesquelles le progiciel devra s’interfacer, avec, pour chacunes d’elles : Le sens d’échange Les données à échanger La fréquence de l’échange (temps réel, quotidien, hebdomadaire…) Le type d’interface (fichier, web service…)Processus et ERPJanvier 2011 22
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges projet Périmètre projet Planning Périmètre géographique et entités concernées Prestations attendues Prestations optionnelles Organisation, responsabilités Les activités Direction de projet Fonctionnel Technique Conduite du changement Structure et rôles des équipes du client Structure et rôles des équipes du fournisseur Instances projet Attentes en termes de pilotage et de suivi Les indicateurs de suivi Cadre méthodologique, découpage en phases Méthode de mise en œuvre Les phases du projet Plan d’Assurance QualitéProcessus et ERPJanvier 2011 23
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges fonctionnel- Recommandations Ne pas chercher à détailler les fonctions “ standards ” Détailler les spécificités Ne pas occulter les problèmes Ne pas tout exiger (démarche et contenu adapté au contexte de l’entreprise : taille, budget, maturité…) Détailler l’environnement logiciel Ne pas négliger les prestations annexes Le faire valider !Processus et ERPJanvier 2011 24
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges - Pourquoi décrire l’existant ? La description de l’existant est nécessaire quelque soit la démarche adoptée (Définition préliminaire des processus avant choix de l’ERP ou Choisir un ERP et adapter les processus) La description de l’existant « AS IS » concerne : Organisation Processus métiers Système d’information La description de l’existant permet : de fournir des éléments en entrée nécessaire à la description des processus cibles (réponse à la question « comment cela se passe aujourd’hui ») de mesurer les impacts sur le système d’information existant (interfaces, évolutions à mettre en œuvre dans les SI) de mesurer l’écart avec la cible et de mettre en œuvre les mesures de conduite de changement adaptéesProcessus et ERPJanvier 2011 25
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Comment budgéter un projet ERP ? – paramètres à prendre en compte Le budget nécessaire à l’implémentation d’un ERP dépend du nombre futur d’utilisateurs du progiciel et du nombre de modules à implémenter. Lister les différents postes de coûts sans en oublier : Le coût des infrastructures et du matériel (serveurs dans le cas du choix d’une architecture client/serveur, salle climatisée pour les serveurs, …) Le coût des licences du progiciel : bien identifier le nombre d’utilisateurs finaux et les modules utilisés Le coût des ressources humaines extérieures (sous-traitance) : combien / durée MOE : consultants ERP (fonctionnels / techniques) MOA : consultants AMOA (pilotage, fonctionnels, gestion du changement) Le coût des ressources humaines internes : des employés en interne devront se consacrer au projet à temps partiel ou à temps plein selon l’organisation projet, ce qui représente un coût.Processus et ERPJanvier 2011 26
    • Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Comment budgéter un projet ERP ? – budgéter chaque phase du projet Etablir votre budget détaillé en découpant préalablement le projet ERP en phases et en budgétant chaque phase du projet : Etudes préalables et/ou cahier des charges Préparation au lancement (construction équipe projet, formation, logistique…) conception détaillée (formalisation des processus, des besoins, des données manipulés, des règles de gestion, description des interfaces) Réalisation des développements/paramétrages/tests Préparation de la mise en production (recette, formation des utilisateurs finaux « end users », bascule de l’ancien au nouveau système, contrôle de la reprise correcte des données) Mise en production (support utilisateur…) Pour chaque phase, demandez-vous : Combien de jours et de personnes seront nécessaires pour cette phase ? De quelles ressources vais-je avoir besoin au cours de cette phase : ressources internes, externes, ressources matérielles, infrastructures … Après la bascule et la formation des utilisateurs finaux, il faut prévoir les coûts de maintenance du progiciel et des montées de version.Processus et ERPJanvier 2011 27
    • Phase 2 - Consultation Quels sont les choix à réaliser ? Pour les projets du type ERP, la consultation porte généralement sur 2 volets Choix d’un progiciel Intégration du progiciel (volet complexe) : Paramétrage Adaptation Gestion du changement FormationProcessus et ERPJanvier 2011 28
    • Phase 2 - Consultation Processus et soumissionnaires Le processus de consultation (consultation restreinte, appel d’offres) est le suivant : 1. Détermination des sociétés aptes à concourir 2. Transmission aux sociétés du cahier des charges 3. Réponse aux demandes d’informations complémentaires 4. Réception des offres 5. Négociations, sélection de(s) l’offre la plus intéressante 6. Démonstration 7. Contractualisation Détermination des sociétés aptes à concourir : Chez les grands comptes, il s’agit des sociétés référencées par les services achats et/ou préconisées par la DSI. Editeurs Appel à candidature (appel d’offres) Presse, bouche à oreille, salons, Web Information des soumissionnaires : Entretien préalable indispensable Entretien téléphonique ou réunion d’information Remise du cahier des charges Informations ultérieuresProcessus et ERPJanvier 2011 29
    • Phase 2 - Consultation Grille d ’évaluation des offres Cadre d’analyse des propositions recueillies lors de la consultation Permet de situer globalement l’importance des critères (techniques, fonctionnels…) A mettre au point dès l’étude des besoins Penser à tous les aspects (méthodes, cv des intervenants…) Exemple de grille d’évaluation : Notes des candidat CRITERE DE SELECTION DES CANDIDATS Poids X Y Z Compréhension du projet 10 appréciation des objectifs et enjeux 4 compréhension et analyse du Cahier des Charges compréhension du domaine a 1 compréhension du domaine b 2 Présentation de loffre 20 clarté, précision et présentation de la réponse 4 conformité de loffre aux exigences appréciation des contraintes techniques, volumétrie 2Processus et ERPJanvier 2011 30
    • Phase 2 - Consultation Analyse et comparaison des offres Nécessité de produire un dossier de choix Facilité par : le plan imposé pour les réponses des candidats la grille dévaluation Ne pas se limiter à l’examen des propositions écrites: Démonstration, maquettes, prototypage et tests Visites de sites Privilégier l’analyse de la couverture des processus à celle de la couverture des fonctions individuelles S’assurer de la mise en œuvre du progiciel dans une entreprise similaire Appel des références des candidatsProcessus et ERPJanvier 2011 31
    • Phase 2 - Consultation Dossier de choix Public : comité de pilotage Objectif : justifier du choix et de la méthode Contenu : Rappel du projet (objectifs…) Exposé de la méthodologie de comparaison Présentation synthétique des offres reçues Comparaison multicritères (grille d’évaluation) SynthèseProcessus et ERPJanvier 2011 32
    • Phase 2 - Consultation Contractualisation Restriction de sélection des offres : Conserver 2 ou 3 candidats en « short-list » Tests et évaluations concertées des solutions Choix de l’offre finale Contractualisation : On ne reste en position de force que si on a le choix : conserver des candidats en concurrence jusqu’à signature Définir précisément les prestations Organiser la réception dans le contrat Un bon contrat est un contrat équilibré Se faire assister par un juriste ou un acheteur ou un cabinet de conseilProcessus et ERPJanvier 2011 33
    • Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Présentation de la méthode ASAPProcessus et ERPJanvier 2011 © SAP 34
    • Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Description des cinq phases de la méthode ASAP PréparationProcessus et ERPJanvier 2011 © SAP 35
    • Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Les principaux livrables méthode ASAPProcessus et ERPJanvier 2011 © SAP 36
    • Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Phase préparationProcessus et ERPJanvier 2011 © SAP 37
    • Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Phase conception (« blue print »)Processus et ERPJanvier 2011 © SAP 38
    • Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Gestion des écarts fonctionnels (« gap analysis »)Processus et ERPJanvier 2011 © SAP 39
    • Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Phase réalisationProcessus et ERPJanvier 2011 © SAP 40
    • Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Phase préparation à la productionProcessus et ERPJanvier 2011 © SAP 41
    • Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Phase mise en productionProcessus et ERPJanvier 2011 © SAP 42
    • Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Pilotage du projetProcessus et ERPJanvier 2011 © SAP 43
    • Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Organisation du projet Comité de Direction Sponsors Client Sponsor Intégrateur Direction de projet Project Office Directeur projet Client Conduite du changement, Business Owners Formation Pilote opérationnel Client Responsable Client Directeur projet Intégrateur Responsable Intégrateur Domaine technique Intégration fonctionnelle Responsable technique Client Coordinateur fonctionnel Client Responsable technique Intégrateur Coordinateur fonctionnel Intégrateur Architecture, Développement Domaine Domaine Domaine Domaine technologie, Vente Achats Comptabilité Controlling support Responsable Responsable développements Process Owners Process Owners Process Owners Développeurs Process Owners technique Client Key users Key users Key users Key users legacy Experts IT Client Experts IT Client Experts IT Client Experts IT Client Experts IT Client Consultant Architecture / Responsable développement Consultant Consultant Consultant Consultant Administrration fonctionnel/ERP fonctionnel /ERP fonctionnel /ERP Intégrateur Développeurs fonctionnel /ERP Intégrateur Intégrateur Intégrateur Intégrateur IntégrateurProcessus et ERPJanvier 2011 44
    • Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Définition acteurs client Acteur En projet En production Le user est l’utilisateur Formé à l’utilisation du système User final de la solution Connaît les procédures (contacter le key user…) concernée Premier niveau de support Le key user est un Enregistre les incidents et demandes de changement Key user utilisateur « expert » de la Responsable de la cohérence des master data solution Teste et valide les modifications de système Participe aux comités métiers en fonction de l’OJ Définit et ajuste les processus métiers Le process owner est le Process Arbitre les demandes de changement garant d’un processus owner Gère les escalades métier Membre du comité métier Arbitre les demandes de changement majeures Business Le business owner pilote Membre du comité stratégique et comité de pilotage owner son entité métier Garantit la disponibilité des KU et PO Expert L’expert applicatif est Pilote les processus de gestion des incidents l’acteur DSI responsable Pilote le processus de gestion des problèmes IT du suivi des processus de Initialise le suivi des demandes de changement applicatif son domaine métier Membre du comité métierProcessus et ERPJanvier 2011 45
    • La mise en œuvre d’un ERP Les instances de pilotage Le Comité de Direction CODIR Membres: Client: Business Owners, Directeur projet, Membres Direction Intégrateur (facultatif): Directeur projet, responsable BU Fréquence : trimestriel Le Comité de pilotage COPIL Membres: Client: Business Owners, Directeur projet, Pilote opérationnel Intégrateur: Directeur projet, Responsable commerciale, responsable BU Fréquence : mensuel Le Comité de Projet COPROJ Membres: Client : Directeur projet, Pilote opérationnel, Business Owners, Process Owners, Coordinateur fonctionnel, (facultatif: chaque responsable de sous projet) Intégrateur: Directeur projet, Coordinateur fonctionnel, (facultatif: coordinateur technique, responsable des développements) Fréquence : Hebdomadaire Le Comité Fonctionnel COFONC Membres: Client : Directeur projet, Pilote opérationnel, Coordinateur fonctionnel, chaque responsable de sous projet Intégrateur: Directeur projet, Coordinateur fonctionnel, chaque responsable de sous projet Fréquence : Hebdomadaire Le Comité technique COTECH Membres: Client : Directeur projet, Pilote opérationnel, Responsable technique, Responsable développements, Coordinateur fonctionnel Intégrateur: Directeur projet, coordinateur technique, responsable des développements, Coordinateur fonctionnel Fréquence : HebdomadaireProcessus et ERPJanvier 2011 46
    • La mise en œuvre d’un ERP Les environnements de projets Développements Développements Développement Qualité Production Paramétrages Paramétrages Serveur DE Serveur QE Serveur PE Tests validation et BAC A SABLE intégration PRODUCTIONERP PARAM & DEV => REF Recette métier DB1 Reprise de données TESTS UNITAIRES Formation référence Formation bac à sable Serveur QBR Serveur PB Serveur DB Recette métier PRODUCTIONBI PARAM & TESTS UNITAIRES Serveur QBI Tests validation et BAC A SABLE intégration Serveur BF FormationProcessus et ERPJanvier 2011 47
    • La mise en œuvre d’un ERP Risques projet : causes d’écueil Dispersion fonctionnelle : ne pas tout vouloir implanter en même temps se garder de trop élargir le périmètre du projet Direction non suffisamment impliquée Direction / gestion de projet défaillante Changement des acteurs clés du projet Equipes indisponibles Analyses et maquettages insuffisamment validésProcessus et ERPJanvier 2011 48
    • La mise en œuvre d’un ERP Statistiques sur échecs projets ERP Etude baptisée "The Chaos Report« du Standish Group, menée auprès de 400 entreprises américaines de toutes tailles en... 1995 : Le dépassement moyen par rapport au budget est de 178 % Le dépassement moyen par rapport au planning est de 230 % 51 % des fonctionnalités initialement prévues sont inutilisables 35% des projets sont abandonnés Etude de Robbins-Gioia en 2001, menée auprès de 232 organisations de divers horizons : 51 % des répondants considèrent leur installation dERP comme insatisfaisante Livre blanc de Richard G.Lingus en 2004, Président du Rockford Consulting Group : Le retour sur investissement ne correspond pas à ce quon attendait Allongement des délais dimplémentation et les dépassements de budget Ralentissement de lactivité de lentreprise, qui peut mener à des arrêts de production et des retards de livraison. Sources : ERP infos du 5/11/05Processus et ERPJanvier 2011 49
    • La mise en œuvre d’un ERP Maîtrise des coûts Gestion de projet rigoureuse : S’assurer de l ’expérience du chef de projet MOA et MOE Faire une analyse de risques régulière Minimiser les développements spécifiques Minimiser les interfaces Négocier ses contrats logiciels et d’intégrationProcessus et ERPJanvier 2011 50
    • La mise en œuvre d’un ERP Facteurs clés de succès d’un projet ERP Savoir ce que l’on veut Impliquer la direction (comité directeur) Composer une équipe projet légitime et impliquée Choisir un ERP adapté Choisir un ou des partenaires compétents Piloter le projet Gestion du changement adaptée : Communication Formation SupportProcessus et ERPJanvier 2011 51