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Metodología
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Documental
Metodología en Gestión Documental

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Situación Habitual en Gestión del Conocimiento
Errores Comunes
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Automatización Proceso de ...
Situación Habitual en Gestión del Conocimiento
Dispersión. Los documentos están dispersos por diferentes repositorios de l...
Errores Comunes
Creer que el problema de la Gestión de Documentos y Expedientes se resuelve instalando
una solución de ges...
Bases para una Solución Efectiva
En proceedit creemos que las bases para una solución efectiva para la
implantación de un ...
6 Claves para el Éxito

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Rastreo y Captura
Automatizada
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Único Punto de
Entrada
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Catalogación
Automática
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Automatización Proceso de Ingreso

Extracción
Extracción del Contenido + Datos y
Relaciones Asociados

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Estrategias de Archivo y Recuperación

Captura

Imagen o fichero

Repositorio
Local
Opcional, no recomendado

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Casos de Deduplicación

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Distinto

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Igual

Contenido
Igual
1. Normalizar
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2. Generar
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Diagrama Gestión Documental Tradicional

Hay que seleccionar en
qué Repositorio guardar
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Diagrama Búsqueda Semántica

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MetaDatos
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Diagrama Gestión Documental Semántica

Los Documentos se
guardan todos en un
único Repositorio
Documental

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Estructura de Catalogación Documental - 1

Identificador de la Organización en la que se origina el
Documento

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Estructura de Catalogación Documental - 2

Indica la Categoría de Entidad a la que se refiere o
para la cual se emite el D...
Etiquetado de Documentos - Ejemplos

Documento generado por persona
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Modelo de Datos Simplificado

Área
Documental

Organización
Aplicación

Clase

Destino

Persona
Creador

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Configuración Áreas, Clases, Entidades y Tipos
En la Fase de Configuración deberían detallarse los distintos Áreas Documen...
Información Asociada a Documento
Área Documental.

Soporte.

Clase de Documento.

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Automatización de la gestión documental mediante gestión de procesos (BPM) para su catalogación e ingreso en el repositorio documental unificado.

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  1. 1. Metodología en Gestión Documental Metodología en Gestión Documental V 01 P1
  2. 2. Contenido Situación Habitual en Gestión del Conocimiento Errores Comunes 6 Claves para el Éxito Automatización Proceso de Ingreso Casos de Deduplicación Estrategias de Archivo y Recuperación Diagrama Gestión Documental Tradicional Diagrama Búsqueda Semántica Diagrama Gestión Documental Semántica Estructura de Catalogación Documental Etiquetado de Documentos – Ejemplos Modelo de Datos Configuración Áreas, Clase, Entidades y Tipos Información Asociada a Documento Información Asociada a Ejemplar Contacte con Nosotros Agradecimiento Metodología en Gestión Documental V 01 P2
  3. 3. Situación Habitual en Gestión del Conocimiento Dispersión. Los documentos están dispersos por diferentes repositorios de la Organización. Copia Incontrolada. Cada empleado y colaborador se guarda copia de los documentos que recibe o que genera. Procesos Caóticos. En la mayoría de las organizaciones, no existen procedimientos normalizados y formalizados de generación, etiquetado, catalogación, versionado y control de copias de documentos. Recepción Informal. La mayoría de documentos importantes llegan o se envían por correo de forma no reglada ni estructurada, lo que dificulta su búsqueda posterior. Dificultad de Búsqueda. Los sistemas de gestión documental actualmente disponibles no permiten búsquedas razonadas de documentos, ni catalogación flexible y evolutiva de los mismos. Fuentes Diversas. Cada vez más, la fuente de conocimiento más importante para la empresa está fuera, en la web, por lo que se requieren procedimientos de búsqueda unificados en el dominio privado y en el público. Falta de Accesibilidad. Los usuarios necesitan recuperar los documentos necesarios para su trabajo en el momento y en el lugar en donde estén y con el dispositivo de acceso del que dispongan. Descontrol. Es complejo controlar quien tiene qué y quien ha visto qué. Inseguridad. Es muy fácil que ciertos documentos importantes de desvíen a destinos no deseados. Es complejo asegurar que todos los documentos se podrían recuperar en caso de desastre. Metodología en Gestión Documental V 01 P3
  4. 4. Errores Comunes Creer que el problema de la Gestión de Documentos y Expedientes se resuelve instalando una solución de gestión documental y dando instrucciones a los usuarios de cómo usarla. No abordar con el suficiente rigor de análisis la complejidad del mundo documental en toda su extensión, con lo cual, en la operativa diaria, surgen situaciones no previstas que se resuelven de forma no estructurada por los propios usuarios, lo que introduce “ruido” en el sistema. Pretender la gestión de todos los tipos de Documentos una única estructura de MetaDatos y un único procesos de tratamiento. Confiar en que los usuarios seguirán y aplicarán de forma manual las normas de etiquetado y almacenamiento de Documentos establecidas, lo que provoca ya sea por errores, falta de formación y/o poca voluntad de seguir la norma, caos en el almacenamiento y por tanto en la recuperación de los Documentos. Permitir que los usuarios sigan recibiendo emails y sus Documentos adjuntos de forma directa sin un tratamiento previo. Permitir que los usuarios sigan guardando sus Documentos en repositorios locales. No prever el ingreso de los Documentos en un único punto de entrada sea cual sea la fuente o el canal origen del Documento, y en un único punto de distribución sea cual sea el destino y canal de envío de los mismos. Adaptar la gestión procedimental (Expedientes) de los Documentos a la funcionalidad que provee la herramienta de Gestión Documental y no al revés, adaptar la herramienta o dotar a la solución de aplicaciones complementarias para que, en su conjunto, se ajusten a las necesidades del Cliente. Metodología en Gestión Documental V 01 P4
  5. 5. Bases para una Solución Efectiva En proceedit creemos que las bases para una solución efectiva para la implantación de un sistema de Gestión Documental, deben dar respuesta a los siguientes puntos: Definición de la estructura documental: Tipologías de Documentos, definidas por un Thesaurus estructurado de n niveles. Ontología de cada Tipo de Documento, proveyendo un conjunto estructurado de MetaDatos de contenido semántico. Máscaras de Etiquetado normalizado de documentos por Tipo de Documento y Cliente. Automatización de Procesos: Procesos generales de gestión de los documentos, comunes para todos los tipos de documentos. Procesos particulares de tratamiento de documentos según su tipo. Definición de políticas formales de: Permisos. Versionado Modelo de Datos. Copias. Catalogación de: Fuentes y canales posibles orígenes de documentos por tipos. Destinos y canales de distribución de documentos por tipos. Archivo local. Provisión de sistemas físicos de: Captura e ingreso. Archivo y custodia. Recuperación. Distribución. Metodología en Gestión Documental V 01 P5
  6. 6. 6 Claves para el Éxito 1 Rastreo y Captura Automatizada 2 Único Punto de Entrada 3 Catalogación Automática 4 Repositorio Unificado 5 Búsqueda Semántica 6 Metodología en Gestión Documental Único Punto de Distribución V 01 P6
  7. 7. Automatización Proceso de Ingreso Extracción Extracción del Contenido + Datos y Relaciones Asociados Dominio Origen, Dirección Correo Origen, Teléfono Origen, Fecha Envío, Canal Recepción, Soporte, Documentos Adjuntos, Tamaño, Extensión, Número de Páginas, … Definición Esquemas Contenidos Definición de la Tipología (Área, Clase, Tipo y Frecuencia) Inferencia Diccionarios Inferencia de Metadatos del Contenido y de Datos y Relaciones Asociados Deduplicación DMS/ECM /SNS Factura a Cliente, Factura de Proveedor, Albarán de Entrega, Pedido, Extracto Bancario, Recibo Bancario, Nómina, Albarán de Transporte, Contrato, Informe de Actividad Mensual , Listado de Clientes, Liquidación de Intereses, Extracto de Cuenta, Aviso de Impago, Análisis de Riesgo, Notificación de Inspección, … Deduplicación, Versionado, Copiado, Etiquetado y Archivo Estandarización Estándares Aplicación de Plantillas, Estilos Metodología en Gestión Documental DMS/ECM /SNS V 01 P7
  8. 8. Estrategias de Archivo y Recuperación Captura Imagen o fichero Repositorio Local Opcional, no recomendado Repositorio Transaccional Imagen, sólo para consulta Normalización Copia Local Copia Central Copia Remota Imagen más MetaDatos o fichero para recuperación semántica Custodia Física Repositorio Centralizado Recuperación Imagen o fichero para consulta, edición y reenvío Repositorio Remoto Imagen más MetaDatos o fichero. Altamente recomendable como medida adicional de seguridad Imagen más MetaDatos o fichero para recuperación de desastres Almacén Físico Original para Auditorías e inspecciones Metodología en Gestión Documental V 01 P8
  9. 9. Casos de Deduplicación Nombre Distinto Nombre Igual Contenido Igual 1. Normalizar Nombre 2. Generar Copias 1. Normalizar Nombre 2. Unificar Documentos 3. Generar Copias Contenido Distinto 1. Normalizar Nombres 2. Generar Documentos Distintos 1. Normalizar Nombres Metodología en Gestión Documental V 01 P9
  10. 10. Diagrama Gestión Documental Tradicional Hay que seleccionar en qué Repositorio guardar el Documento MD MD MD MD Estructura de MetaDatos Asociada a Repositorio => Repositorio = Tipo de Documento Seguridad basada en Repositorio, no a nivel de Ítem Repositorio A Repositorio B Repositorio … Repositorio N Recuperación de Documentos cerrada, a través de Repositorios, Filtros sobre Metadatos, Bandejas y Vistas Metodología en Gestión Documental V 01 P 10
  11. 11. Diagrama Búsqueda Semántica 3 MetaDatos Estructurados del Documento A 1 Búsqueda Semántica 4 Proceso de Catalogación MetaDatos Estructurados del Documento B 2 Proceso de Catalogación Relaciones Inferidas entre Documentos Metodología en Gestión Documental V 01 P 11
  12. 12. Diagrama Gestión Documental Semántica Los Documentos se guardan todos en un único Repositorio Documental MD MD Búsqueda Semántica sobre MetaDatos Estructurados Estructura de MetaDatos Asociada a Tipo de Documento Seguridad basada a nivel de Ítem Repositorio Único Web 3.0 Recuperación semántica de Documentos abierta a todo lo publicado en la Web 3.0 Metodología en Gestión Documental V 01 P 12
  13. 13. Estructura de Catalogación Documental - 1 Identificador de la Organización en la que se origina el Documento Originador Identificador del creador, persona o aplicación, creador del Documento. Creador Origen Indica el momento o periodo que cubre el contenido del Documento: Fecha, Período, Puntual, … Fecha Identificador de la Organización destinataria del Documento. Fecha Destino Destino Indica a qué área principal de la Organización pertenece o afecta el Documento Asociado a la naturaleza, función o acción del Documento: Comprobante, Extracto, Liquidación, Envío, Propuesta, … Identificador de la Persona de la Organización destinataria del Documento. Destinatario Tipología Área Clase Tipo Asociado a la entidad o acción documentada: Ingreso, Cuenta, Interés, Reunión, … Frecuencia Asociado al ritmo en que se produce: Diario, Semanal, Mensual, Anual, (Puntual), Período, … Si es puntual, no se informa. Metodología en Gestión Documental 1 V 01 P 13
  14. 14. Estructura de Catalogación Documental - 2 Indica la Categoría de Entidad a la que se refiere o para la cual se emite el Documento: Cuenta, Cliente, Cartera, Proveedor, Proyecto, Pedido, Contrato, … 1 Identificador de la Entidad a la que se refiere o para la cual se emite el Documento: No. de Cuenta, Código de Cliente, Número de Cartera, Proveedor, Referencia de Proyecto, Código de Pedido, … Entidad Sujeto Indica el momento en que se ha generado o el periodo que cubre el contenido del Documento: Fecha, Período, Puntual, … Periodo Sujeto Idioma del contenido del Documento (código ANSI de dos letras): SP Español, EG Inglés, … Idioma Versión Asociado a la evolución del Documento, expresado en 1,2 o 3 niveles: 00.01.12 Asociado a la distribución del Documento: Borrador, Original, Original Firmado, Copia, … Versionado Metodología en Gestión Documental Copia V 01 P 14
  15. 15. Etiquetado de Documentos - Ejemplos Documento generado por persona proceedit jmc 20110326 MKT Presentación de Empresa SP01O Documento generado por aplicación proceedit AXN 20110326 Cliente - Cuenta 2010022200000 - FN Extracto Mensual de Cuenta - 201103SP01O email saliente proceedit 20110326 Proveedor - Proyecto Migración de Datos – PY Respuesta a Solicitud - SP01O Metodología en Gestión Documental V 01 P 15
  16. 16. Modelo de Datos Simplificado Área Documental Organización Aplicación Clase Destino Persona Creador Roles para Acciones Tipo Origen Destinatario Acciones Acciones Requeridas Frecuencia Fecha Periodo Revisión Repositorio Origen Repositorio destino Tipo de Generación Soporte Estados Ejemplar Repositorio Origen Repositorio Destino Control de Versiones Niveles de Versión Control de Copias Fracción Tiempo Acuse de recibo Firma Destinatario Proveedor Cuenta Cliente Cartera Documento Copia Documento Entidad Sujeto Metodología en Gestión Documental Idioma B Borrador O Original O Original Firmado C0 Copia 0 C1 Copia 1 V 01 P 16
  17. 17. Configuración Áreas, Clases, Entidades y Tipos En la Fase de Configuración deberían detallarse los distintos Áreas Documentales, Clase, Entidades y Tipos de Documentos a manejar por el sistema: Áreas: Clases: Entidades: Tipos: CM Comercial. Presentación. Análisis. Empresa. Presentación de Empresa. AM Administración. Propuesta. Estudio. Proveedor. Factura de Proveedor. CP Compras. Extracto. Envío. Cuenta. Extracto de Cuenta. MK Marketing. Pedido. Resumen. Reunión. Propuesta de Reunión. PD Producción. Albarán. Valoración. Mercado. Estudio de Mercado. LG Logística. Factura. Tasación. Documentos. Envío de Documentos. MT Mantenimiento. Informe. Comunicado. Contacto. Ficha de Contacto. CL Calidad. Recibo. Tarea. Paciente. Alta de Paciente. OP Operaciones. Comprobante. Ficha. Reunión. Acta de Reunión. IG Ingeniería. Certificado. Imagen. Entrega. Albarán de Entrega. CT Construcción. Memorando. Vídeo. Clientes. Lista de Clientes. FN Finanzas. Acta. Foto. Intereses. … ID Investigación. Comunicado. Fichero MIFID. PY Proyectos. Alta. Lista. Posición. … Baja … … Metodología en Gestión Documental V 01 P 17
  18. 18. Información Asociada a Documento Área Documental. Soporte. Clase de Documento. Repositorio origen. Entidad asociada (Cliente, Cartera, Cuenta, …). Repositorio destino. Tipo de Documento. Versionado (Sí/No). Máscara para construir el Título. Niveles de Versionado. Organización Origen. Estados Posibles. Creador (Sistema, Empleado). Control de copias (Sí/No). Generación (manual, automático). Frecuencia de generación. Fracción temporal (Día, Hora, Minuto, Segundo, …). Acciones requeridas (Generación, Edición, Revisión, Aprobación, …). Requiere firma Destinatario (Sí/No). Destino o destinos. Actores requeridos (Generador, Editor, Revisor, Aprobador). Metodología en Gestión Documental V 01 P 18
  19. 19. Información Asociada a Ejemplar Elemento: Versión: Copia: Área Documental. Acción. Destino. Clase de Documento. Actor. Fecha. Tipo de Documento. Fecha. Permisos. Frecuencia. Periodo. Entidad asociada (Cliente, Cartera, Cuenta, …) Versión. Estado. Título. Tipo de generación. Soporte. Ruta repositorio origen. Ruta repositorio destino. Metodología en Gestión Documental V 01 P 19
  20. 20. Contacte con Nosotros Estamos a su disposición en caso de que Usted: • Desee más información sobre proceedit y DocMining. • Desee utilizar los servicios Cloud Computing DocMining. • Desee implementar Procesos BPM, Conectores y/o Soluciones Verticales de Software en colaboración con nuestro Clúster Tecnológico Multinacional. Región: Responsable: Cargo: Teléfono Fijo: Teléfono Móvil: Skype: Email: Dirección Oficina: Norteamerica NA Alberto Corbí Gerente de Región +1 (305) 505 0613 Cel US +34 655 570 560 Cel Spain alberto.corbí alberto.corbi@proceedit.co m 92 SW 3rd Street, suite 2512 Miami, FL, 33130, USA Latinoamérica LATAM Gustavo Arcostanzo Gerente de Región +54 11 4792 6931 +54 911 5020 7539 gustavo.arcostanzo1 gustavo.arcostanzo@proce edit.com Calle Sarmiento 349 Martínez, Argentina Metodología en Gestión Documental EMEA & APAC Josep Mª Cos Director General +34 932 051 350 +34 670 547 956 jmcos.proceedit josep.cos@proceedit.com Calle Caponata 13, At. 4ª 08034 Barcelona (Spain) V 01 P 20
  21. 21. Agradecimiento ¡Gracias por su atención! Metodología en Gestión Documental V 01 P 21
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