• Save
080312   richtlijnen gebruik outlook
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

080312 richtlijnen gebruik outlook

on

  • 746 views

 

Statistics

Views

Total Views
746
Views on SlideShare
746
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft Word

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

080312   richtlijnen gebruik outlook 080312 richtlijnen gebruik outlook Document Transcript

  • DirkDausyProject ManagerTel. dir: +32 3 451 32 42ddausy@aurelium.beAurelium NVKontichstraat 1772650 Edegemwww.aurelium.beTel.: +32 3 457 57 77Fax: +32 3 457 70 07 Richtlijnen gebruik OutlookUw Aurelium NV contactpersonenNetwork Consultant David VerwerftAccount Management Raf CelisInternal Sales Bas BruyninckxEngineer Wim MatthyssensEngineer (backup) Michael Van Kerckhoven
  • 1. Inhoudsopgave1. Inhoudsopgave ............................................................................................................21. Basisregels gebruik mail ............................................................................................31.1. Korte en niet dringende e-mailberichten ...................................................................... 31.2. Geen grote bijlagen / attachments................................................................................ 31.3. Onderwerp vermelden .................................................................................................. 31.4. Oppassen met opgemaakte tekst ................................................................................. 41.5. Correspondenten (To/Aan, CC en BCC) ...................................................................... 41.6. Ontvangst- en leesbevestiging ..................................................................................... 41.7. Signature of handtekening ............................................................................................ 41.8. Afwezigheids- of Out of Office boodschap ................................................................... 41.9. Mailbox opruimen ......................................................................................................... 51.10. Volgorde van acties bij verzenden van e-mail .............................................................. 52. Basisregels gebruik agenda .......................................................................................62.1. Rechten op agenda ...................................................................................................... 62.2. Correct kleurengebruik ................................................................................................. 62.3. Onderwerp en locatie vermelden.................................................................................. 62.4. Begin en eindtijd ........................................................................................................... 62.5. Terugkerende of recurring afspraken ........................................................................... 72.6. Vergaderverzoeken of Meeting Requests .................................................................... 72.7. Personaliseren van je agenda ...................................................................................... 7 Pagina 2 van 7 BTW BE 0432.039.681 – RPR. Antwerpen
  • 1. Basisregels gebruik mail1.1. Korte en niet dringende e-mailberichten E-mail is niet bedoeld voor lange verhalen of dringende berichten (telefoon). Probeer een bericht binnen maximaal 20 of 30 regels te houden (leesvenster). Indien het bericht langer is, is het wellicht beter om dit als bijlage te versturen (Word, 1 PDF , Excel, …).1.2. Geen grote bijlagen / attachmentsKleine tekstdocumenten kunnen beter in het e-mail bericht zelf geplaatst worden dan in eenbijlage. Dit voorkomt het apart openen van bv. Word en scheelt niet alleen tijd, maar ook degrootte van zon e-mail is kleiner dan een aparte bijlage. 2Hou bijlagen/attachments beperkt qua aantal en grootte, 10 Mb is het absolute maximum.Om de bestandsgrootte te verkleinen kan u grote bestanden eventueelinpakken/comprimeren (Windows, Winzip, Winrar, …). 3Grote bestanden die u aan externen wil beschikbaar stellen kunnen eventueel op een FTP 4server geplaatst worden, je hoeft dan enkel de URL (internet adres) en een login enpaswoord aan de correspondent te bezorgen.1.3. Onderwerp vermeldenElke mail die verstuurd wordt dient een kort en duidelijk omschreven onderwerp te hebbenzodanig dat de ontvanger op basis van dit onderwerp al een goed idee heeft waarover hetgaat.Zonder een onderwerp of subject bestaat de kans dat uw e-mail niet wordt gelezen of zelfswordt verwijderd door de ontvanger, virusscanners of antispam programmas.Maak bij voorkeur ook onderscheid tussen interne mail en mail die het bedrijf mag verlaten.Voorbeelden: Intern – Jan Peeters: Arbeidsongeval Bedrijfsnaam – Klantnaam: Voorstel samenwerkkingAls je een nieuw onderwerp in een e-mail wil behandelen (reply/forward), verander dan hetonderwerp of subject van de mail of start een nieuwe mail, anders is het voor de ontvangersonduidelijk waarover de mail gaat.1 PDF: Portable Document Format2 Mb: Megabyte3 FTP: File Transfer Protocol4 URL: Uniform Resource Locator Pagina 3 van 7 BTW BE 0432.039.681 – RPR. Antwerpen
  • 1.4. Oppassen met opgemaakte tekst 5 6RTF of HTML mail zoals dit standaard staat ingesteld in Outlook is niet de wereldwijde e-mail standaard en kan niet door elk e-mail programma op dezelfde manier worden gelezen.Sommige e-mail programma’s vertalen/interpreteren de RTF of HTML codes niet en tonen zeals gewone tekst (plaintext).Om er zeker van te zijn dat de lay-out van een bepaald document of verslag behouden blijftkan deze best als bijlage (Word/PDF) verstuurd worden. 7 81.5. Correspondenten (To/Aan, CC en BCC )Vul de bestemmelingen pas in net voordat je de mail verstuurt, zo verklein je de kans dat jeonderwerp of bijlagen vergeet toe te voegen of een mail verstuurt die nog niet helemaalafgewerkt is.Bedenk goed aan wie je een e-mail adresseert en zet geen onnodige mensen in één van debestemmelingvelden, zo voorkom je overbodige informatiestromen.Een wereldwijd aanvaarde ongeschreven “e-mailwet” zegt dat enkel van mensen in hetTo/Aan-veld een (re)actie kan verwacht worden. Mensen in CC of BCC worden enkelinformatief op de hoogte gebracht.Beperk, zeker voor interne communicatie, het gebruik van het BCC veld, dit wordt heel snelgeïnterpreteerd als “achterklap”.1.6. Ontvangst- en leesbevestigingEen ontvangstbevestiging of return receipt is handig om te kijken of een e-mail is ontvangen,maar eigenlijk overbodig omdat e-mail in 99,99% van de gevallen gewoon aankomt. Mocht je 9e-mail niet aankomen, krijg je als verzender in principe een foutmelding (NDR ) terug.Gebruik leesbevestigingen alleen bij zeer belangrijke e-mailberichten. Hou er wel rekeningmee dat de correspondent er voor kan kiezen om deze bevestiging niet terug te zenden.Overmatig gebruik van leesbevestigingen zorgt voor extra e-mailverkeer en –verwerking enkan zeer storend overkomen bij je correspondenten.1.7. Signature of handtekeningDe beleefdheid gebied dat je elke e-mail ondertekent met een e-mailhandtekening.Indien je een e-mail in een andere taal verstuurt, pas dan ook de afsluitzin in je e-mailhandtekening aan (Kind regards / Bien à vous).1.8. Afwezigheids- of Out of Office boodschapIndien je een volledige dag of langer afwezig bent en gedurende deze periode je mail nietkunt behandelen, is het aangewezen om een afwezigheids- of Out of Office boodschap te5 RTF: Rich Text Format6 HTML: HyperText Markup Language7 CC: Carbon Copy8 BCC: Blind Carbon Copy9 NDR: Non Delivery Report Pagina 4 van 7 BTW BE 0432.039.681 – RPR. Antwerpen
  • laten sturen naar mensen die je een mail sturen, zodat ze weten dat ze gedurende jeafwezigheid geen (re)actie mogen verwachten.1.9. Mailbox opruimenSchoon regelmatig volgende folders op om de grootte van je mailbox onder controle tehouden: Deleted of verwijderde items Junk E-mail of Ongewenste mailEen handige functionaliteit om de grootte van je mailbox onder controle te houden is terug tevinden bij: Nederlands: Extra/Postvak opruimen Engels: Tools/ Mailbox Cleanup1.10. Volgorde van acties bij verzenden van e-mailOm er zeker van te zijn dat er niets over het hoofd gezien, raden we aan om bij hetverzenden van een e-mailbericht onderstaande volgorde te respecteren:1. Onderwerp invullen/wijzigen2. Bijlage toevoegen3. E-mailbericht opmaken en nalezen4. Bestemmeling(en) invullenDoor gebruik te maken van bovenstaande tips zal je merken dat e-mail sneller, efficiëntermaar vooral leesbaarder wordt voor iedereen. Pagina 5 van 7 BTW BE 0432.039.681 – RPR. Antwerpen
  • 2. Basisregels gebruik agenda2.1. Rechten op agendaGeef via Extra/Opties/Gemachtigden of Tools/Options/Delegates alle medewerkersleesrechten op je agenda, zo kan het inplannen van interne vergaderingen een heel stukefficiënter en sneller gebeuren. De eenvoudigste manier is om dit via mailgroepen te doen(bvb:”Iedereen”), zo krijgen ook nieuwe medewerkers automatisch leesrechten.Afspraken met “gevoelige informatie kunnen als private of persoonlijk aangeduid worden. Hetonderwerp en de inhoud van de afspraak is dan niet leesbaar voor andere medewerkers.2.2. Correct kleurengebruik Paars: Niet aanwezig of Out of office: een afspraak buitenhuis of een afwezigheid (vakantie, ziekte, …). Blauw: Bezet of Busy: een interne vergadering of taak waar tijd voor gereserveerd dient te worden, die op een bepaald tijdstip moet uitgevoerd worden en waar men in principe niet bij gestoord mag worden Gearceerd: Voorlopig bezet of Tentative: een vergaderverzoek of meeting request dat nog niet of onder voorbehoud werd geaccepteerd. Blanco: Vrij of Free: Een taak die tijd in beslag neemt, maar niet op een bepaalde dag dient uitgevoerd te worden en op een ander moment kan uitgevoerd worden.2.3. Onderwerp en locatie vermeldenSteeds een duidelijk onderwerp ingeven. Bij afspraken of vergaderingen buitenhuis ook dehoofdcontactpersoon en zijn telefoonnummer vermelden in het onderwerp.Bij afspraken buitenhuis het volledige adres vermelden als locatie.Ook voor interne vergaderingen de locatie ingeven. Indien met resources (vergaderzalen,projector, …) gewerkt wordt, dienen deze gereserveerd te worden door deze als resource aande vergadering toe te voegen, zodat er geen dubbele boekingen kunnen gebeuren (zie ookverder).Op deze manier heb je zelf en je collega’s al een goed overzicht van de afspraak in het 10voorbeeldvenster en eventueel is de belangrijkste info ook snel toegankelijk via je PDA of 11GSM .2.4. Begin en eindtijdProbeer de duurtijd van een afspraak, vergadering of taak zo correct mogelijk in te schattenDe begintijd van een afspraak of vergadering is de effectieve begintijd, reistijd wordt niet meeopgenomen in een afspraak, pas indien nodig de herinnering of reminder aan.10 PDA: Personal Digital Assistant11 GSM: Global System for Mobile communications Pagina 6 van 7 BTW BE 0432.039.681 – RPR. Antwerpen
  • 2.5. Terugkerende of recurring afsprakenVan zodra een vergadering of afwezigheid meer dan 1 keer dient ingepland te worden, is hetvaak efficiënter om deze via “Terugkeerpatroon” of “Recurrence” in te plannen.2.6. Vergaderverzoeken of Meeting RequestsDe genodigde is zelf verantwoordelijk voor opvolging. De organisator kan indien nodig via“Controleren” of “Tracking” eenvoudig een overzicht houden van bevestigingen ofafzeggingen.Mogelijke antwoorden op een vergaderverzoek: “Accepteren” of “Accept” “Voorlopig bezet” of “Tentative” “Weigeren” of “Decline” “Nieuw tijdstip voorstellen” of “Propose new time”Indien er vergaderzalen of hulpmiddelen (bvb: projector) als resources zijn aangemaakt,dienen deze bij een vergaderverzoek toegevoegd te worden als resource, zodat er geendubbele boekingen kunnen gebeuren.2.7. Personaliseren van je agendaVia Extra/Opties of Tools/options kan je eenvoudig een aantal voorkeuren aanpassen(Reminder, werkweek en –tijd, weeknummer, …).Volgende standaarden kunnen echter (nog) niet aangepast worden: “Duurt hele dag” of “Allday event” wordt standaard als vrij voorgesteld, dit dient steeds manueel aangepast te worden indien deze tijd als bezet of afwezig moet getoond worden in uw agenda. De standaard status die wordt voorgesteld bij het inplannen van een afspraak is “Bezet”. Deze dient afspraak per afspraak aangepast te worden. Pagina 7 van 7 BTW BE 0432.039.681 – RPR. Antwerpen