DECRETO 019 DE 2012                  Enero 10 de 2012Por la cual se dictan normas para suprimir o reformarregulaciones, pr...
- Modelo Estándar de Control Interno MECI- Ley 872 de 2003 (Sistema de Gestión de Calidad)- Plan Nacional de Desarrollo 20...
públicas contaran     con mecanismos para que lossoliciten de manera directa      a otras entidades sinperjuicio de que la...
especial, las cuales tendrán prelación en el turno sobrecualquier otra.Atención especial a infantes, mujeres gestantes,per...
Eliminación de la huella dactilarSe suprime el requisito de la huella dactilar. Para lostrámites que sea necesaria esta me...
Funciones especiales de las notarías.Están obligadas a expedir los registros civiles denacimiento y defunción en los hospi...
Denuncia por perdida de documentos.Ya no se puede exigir la presentación de denuncia porpérdida de documentos para tramita...
presentarse dentro     de   los   5    días         antes   delvencimiento.Presunción de validez de firmas.Se presumirán v...
máximo para tener de nuevo el servicio será de 24horas.Se les prohíbe que las empresas de servicios públicospresten el ser...
Registro Único Tributario. A partir de la fecha, el trámite delRegistro Único Tributaria (RUT) se podrá hacer de formaelec...
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Superintendencia de salud, los cuales deben resolveren un plazo no superior a 7 días calendario desde lasolicitud completa...
Suministro de medicamentos. El tiempo de entregade los medicamentos se reduce a 48 horasLa publicidad de bebidas alcohólic...
SECTOR DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMOReuniones de presenciales. Siempre que ello se puedaprobar, se puede hacer reunione...
Multas de tránsito. Las multas de tránsito se podrán pagar  en cualquier lugar del país y no solo en el sitio donde se  co...
demoraba la notificación de los participantes en dicho procesocontractual.4. Las audiencias de riesgos y de aclaraciones s...
Los contratos estatales sólo se publicarán en     el SistemaElectrónico para la Contratación Pública –SECOP según lodispon...
Las funciones, competencias o responsabilidades de la oficinade control interno y de los Jefes de control interno o quien ...
Régimen Legal de Bogotá D.C. © Propiedad de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Decreto 19 de 2012 N...
Que en desarrollo de los postulados del Buen Gobierno se requieren institucioneseficientes, transparentes y cercanas al ci...
naturales y jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particularescon estas como usuarias o destina...
Los trámites establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminarse todacomplejidad innecesaria y los requisit...
quien corresponda, el pago de períodos en mora al Sistema de Seguridad SocialIntegral".ARTICULO 11. DE LOS ERRORES DE CITA...
ARTÍCULO 16. EXTENSIÓN APLICACIÓN LEY 962 DE 2005:Los artículos 15 y 16 de la Ley 962 de 2005 serán igualmente aplicables ...
Si el trámite no requiere de la identificación inmediata de la persona, la autoridad o elparticular encargado de funciones...
2 Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas,ubicados en los distritos y municipios de cate...
respectiva jurisdicción, a través de medios electrónicos o correo postal, conforme alo establecido en el presente Decreto ...
El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses - incluidas susregionales y seccionales- sólo utilizará mecani...
"Artículo 4. Divulgación y gratuidad de formularios oficiales para lapresentación de declaraciones y realización de pagos....
ARTICULO 29. CERTIFICACIONES DE INDICADORES ECONOMICOS.Las entidades legalmente obligadas para el efecto, surtirán el trám...
funcionarios no les será admisible prueba distinta para establecer hechos que debanconstar en ellas.ARTICULO 34. ACTUACIÓN...
productos, precios, calidades y servicios de manera que se hagan visibles lasfortalezas y debilidades de los productos y s...
Para el cumplimiento de esta función el Departamento Administrativo de la FunciónPública contará con el apoyo de los Comit...
de Trámites SUIT. Los trámites que no cumplan con esta condición serán devueltospara hacer los ajustes pertinentes. Se ent...
descentralizadas, superintendentes, gobernadores, alcaldes y agencias del Estadoel ejercicio de las funciones a que se ref...
Colectiva, las Asociaciones de Titulares y los Titulares Individuales, segúncorresponda.Parágrafo 2. En el evento de que s...
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ARTICULO 54. INFORMACION SOBRE CONDICIÓN MIGRATORIA. Cualquier ciudadano Nacional o Extranjero que requiera información so...
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"Las actuaciones notificadas por correo que por cualquier razón sean devueltas,serán notificadas mediante aviso en el port...
. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, coordinará el diseño y la aplicación deun formulario para los reportes de i...
. Adiciónese los siguientes incisos y parágrafos al artículo 580-1 al EstatutoTributario:"Las declaraciones diligenciadas ...
obligaciones como importador, ni la persona natural se convierta en representantelegal de una sociedad.A partir del año 20...
ARTÍCULO 74. RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN PREVIA. Las personas que pretendan desarrollar la actividad de Operador de Informació...
Capacitacion ley antitramites. revisada  junio de 2012
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Capacitacion ley antitramites. revisada junio de 2012

  1. 1. DECRETO 019 DE 2012 Enero 10 de 2012Por la cual se dictan normas para suprimir o reformarregulaciones, procedimientos y trámites innecesariosexistentes en la Administración Publica.Programa Nacional de Servicio al CiudadanoFUNDAMENTOS LEGALESArt. 83 de la Constitución Política que "Las actuacionesde los particulares y de las autoridades públicasdeberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cualse presumirá en todas las gestiones que aquéllosadelanten ante éstas""Los trámites, los procedimientos y las regulacionesadministrativas tienen por finalidad proteger ygarantizar la efectividad de los derechos de laspersonas naturales y jurídicas ante las autoridades yfacilitar las relaciones de los particulares con estascomo usuarias o destinatarias de sus servicios deconformidad con los principios y reglas previstos en laConstitución Política y en la ley".Artículo 84. Articulo 84 Señalar que cuando underecho o una actividad hayan sido reglamentados demanera general, las autoridades públicas no podránestablecer ni exigir permisos, licencias o requisitosadicionales para su ejercicio.Articulo 333 garantiza la libertad económicaArticulo 209 Principios de la administración Pública.Ley 489 de 1998
  2. 2. - Modelo Estándar de Control Interno MECI- Ley 872 de 2003 (Sistema de Gestión de Calidad)- Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010- Decreto 1151 de 2008 (Estrategia Gobierno en Línea)- Decreto 2623 julio de 2009 (Creación del SistemaNacional de Servicio al Ciudadano)- CONPES 3649 del 15 de marzo de 201ANTECEDENTES  Ley 190 de 1995  Decreto 2150 de 1995  Ley 962 de 2005Objeto "suprimir o reformar los trámites,procedimientos y regulaciones innecesarios existentesen la Administración Pública, con el fin de facilitar laactividad de las personas naturales y jurídicas ante lasautoridades, contribuir a la eficiencia y eficacia de éstasy desarrollar los principios constitucionales que larigen".SECTOR ADMINISTRATIVO DEL INTERIORProhibición de Declaraciones ExtrajuicioProhibición de exigir documentos que reposan en laentidad y a partir del 1º de abril de 2013 las entidades
  3. 3. públicas contaran con mecanismos para que lossoliciten de manera directa a otras entidades sinperjuicio de que la persona los pueda aportar. Por lotanto no se podrán exigir para efectos de trámites yprocedimientos el suministro de información que reposeen archivos de otra entidad pública.Prohibición de exigencia de comprobación depagos anteriores.Queda prohibida la exigencia de comprobantes de pagohechos con anterioridad, como condición para aceptarun nuevo pago, salvo que este último impliquecompensación , de deudas con saldos a favor o pagosen exceso o los casos en que se deba acreditar , porquien corresponda, el pago de periodos en mora alSistema de Seguridad Social Integral.De los errores de citas, de ortografía, demecanografía o de aritmética.Ninguna autoridad administrativa podrá devolver orechazar solicitudes contenidas en formularios porerrores de citas, de ortografía, de mecanografía, dearitmética o similares, salvo que la utilización delidioma o de los resultados aritméticos resulte relevantedefinir el fondo del asunto y exista duda sobre el quererdel solicitante. Cualquier funcionario podrá corregir elerror sin detener la actuación administrativa,procediendo a comunicar por el medio más idóneo alinteresado sobre la respectiva corrección.Presentación de solicitudes, quejas o reclamospor parte de los niños y niñas y adolescentes.Podrán presentar directamente solicitudes, quejas oreclamos en asuntos que se relacionen con su interéssuperior, su bienestar personal y su protección
  4. 4. especial, las cuales tendrán prelación en el turno sobrecualquier otra.Atención especial a infantes, mujeres gestantes,personas en situación de discapacidad, adultosmayores y veteranos de la fuerza pública.Todas las entidades del estado o particulares quecumplan funciones administrativas, estableceránmecanismos de atención preferencial a infantes,personas con algún tipo de discapacidad, mujeresgestantes, adulto mayor y veterano de la fuerzapública.Presentación de solicitudes, quejas,recomendaciones o reclamos fuera de la sede dela entidad.Los interesados que residan en una ciudad diferente ala de la sede de la entidad u organismos puedenpresentarlas a través de medios electrónicos, de susdependencias regionales o seccionales.Acceso de las autoridades a los registros públicos.Las entidades públicas y las privadas que cumplanfunciones públicas o presten servicios públicos puedenconectarse gratuitamente a los registros públicos quellevan las entidades encargadas de expedir loscertificados de existencia y representación legal de laspersonas jurídicas, los certificados de tradición debienes inmuebles, naves, aeronaves y vehículos y loscertificados tributarios. La lectura de la informaciónobviara la solicitud del certificado y servirá de pruebabajo la anotación del funcionario que efectué laconsulta.
  5. 5. Eliminación de la huella dactilarSe suprime el requisito de la huella dactilar. Para lostrámites que sea necesaria esta medida, se utilizará elsistema de huella electrónica.Las entidades que sí la requieran deberán implementarun dispositivo electrónico para ello.Verificación de la identidad de personas mayoresde siete años que no hayan cumplido la mayoríade edad.Tarjeta de identidad y la obtención de la huella dactilarY para trámites en el exterior no se les exigirá la tarjetade identidad sino el registro civil de nacimiento.Certificado de supervivencia para pensionadosA partir del 1º de julio de 2012 no se exigirá, laverificación se hará consultando únicamente la base dedatos del Registro civil dela Registraduría Nacional delEstado civil.Para los nacionales que vivan fuera del país, para lasentidades que forman parte del Sistema General deSeguridad Social integral se probara cada 6 meses,pero se deberán presentar una vez al año al consuladode la respectiva jurisdicción para acreditar lasupervivencia.Administración base de datos del registro civilLa Registraduría Nacional del servicio civil administrarala base de datos del Registro Civil de defunción.Los hospitales, las funerarias y los parques cementeriosestán obligados a reportar a la R.N.E.C dentro de los 5primeros días de cada mes, la información de losfallecimientos de los cuales tengan noticia por elejercicio de sus funciones o con motivo de laprestación de los servicios funerarios.
  6. 6. Funciones especiales de las notarías.Están obligadas a expedir los registros civiles denacimiento y defunción en los hospitales y clínicas, enmunicipios y distritos hasta la segunda categoría.Eliminación de autenticaciones.Todos los actos de funcionario público competente sepresumen auténticos. Por lo tanto no se requiere laautenticación.Los documentos producidos por las autoridadespúblicas o los particulares que reposen en susarchivos, tampoco requieren autenticación oreconocimiento.Divulgación y gratuidad de formularios oficialespara la presentación de declaraciones yrealizaciones de pagos.Todos los formularios oficiales serán gratuitos para locual las entidades deberán habilitar mecanismosnecesarios para poner a disposición gratuita yoportuna de los interesados el formato definidooficialmente, utilizando formas impresas, magnéticas oelectrónicas.Comprobantes de descuentos y retenciones.Las entidades públicas y privadas que cumplanfunciones administrativas o presten servicios públicosque paguen o abonen en cuenta a favor de cualquierpersona una obligación a su cargo deben certificar losdescuentos y retenciones. Que podrán enviarla a ladirección electrónica que haya registrado elbeneficiario.
  7. 7. Denuncia por perdida de documentos.Ya no se puede exigir la presentación de denuncia porpérdida de documentos para tramitar duplicados,bastara con la afirmación del peticionario sobre lascircunstancias, la cual se entenderá efectuada bajo lagravedad de juramento.Se exceptúa los documentos de identificación de losmiembros de la fuerza pública y de los cuerpos deseguridad.Inscripción de actos jurídicos, hechos jurídicos yprovidencias judiciales en registro civil.Todos estos actos podrán inscribirse en cualquieroficina del territorio nacional o en los consulados deColombia en el exterior.Consejos y juntas directivas no presenciales.Siempre que se pueda probar, habrá reunión de losConsejos o Juntas Directivas, cuando todos susmiembros puedan deliberar o decidir por comunicaciónsimultánea o sucesiva. En este último evento, lasucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manerainmediata de acuerdo con el medio empleado. Mínimoun 40% de las reuniones surtidas dentro de un mismoaño calendario deben ser presenciales.Solicitud de renovación de permisos, licencias oautorizaciones.Cuando el particular solicite dentro de los plazosprevistos en la normatividad vigente, con el lleno de latotalidad de requisitos exigidos para ese fin la vigenciadel permiso, licencia o autorización se entenderáprorrogada hasta tanto se produzca la decisión. Si noexiste plazo legal para la solicitud esta deberá
  8. 8. presentarse dentro de los 5 días antes delvencimiento.Presunción de validez de firmas.Se presumirán válidas las firmas de particularesimpuestas en documentos privados que deban obrar entrámites ante autoridades públicas, no requieren serautenticadas.Procedimiento para establecer los trámitesautorizados por la ley.Todas las entidades para establecer un trámite,deberán previamente someterlo a consideración delDepartamento de la Función Pública, adjuntando lamanifestación del impacto regulatorio, con cual seacreditara su justificación.Información y publicidad.Para que un trámite o requisito sea oponible y exigibleal particular deberá encontrarse inscrito en el SistemaÚnico de Información de Tramites y procedimientos –SIT del Departamento de la Función Pública, entidadque verificara que el mismo cuente con el respectivosoporte legal.El contenido de la información que se publica en elSUIT es responsabilidad de cada una de las entidadespúblicas, las cuales tendrán la obligación de actualizarladentro de los tres (3) días siguientes a cualquiervariación.Servicios públicos.Reconexión de los servicios públicosSi se resuelve a favor del usuario una solicitud dereconexión de un servicio público domiciliario, el tiempo
  9. 9. máximo para tener de nuevo el servicio será de 24horas.Se les prohíbe que las empresas de servicios públicospresten el servicio sin la autorización expresa delarrendador.SECTOR DEL INTERIORDerechos de AutorSe crea la ventanilla única para la obtención de licencias y pagode derechos de autor, para autorizar el funcionamiento deestablecimientos que reproduzcan cualquier tipo de obraartística.Se elimina el trámite de la licencia de traducción de obrasextranjeras ante la Dirección Nacional de Derecho de Autor.SECTOR RELACIONES EXTERIORES.Apostillaje. Desde el primero de julio, los trámites deapostillaje se podrán solicitar mediante correo postal. Lapresentación personal del solicitante fue eliminada.Registro de extranjeros. Los ciudadanos extranjeros podránregistrarse a través del Sistema Nacional de Registro deExtranjeros, en la página web de Migración Colombia. Lacondición migratoria se podrá solicitar a través de esta mismapágina.Permiso temporal de permanencia. Se crea el permisotemporal de permanencia para extranjeros que ingresan aColombia como visitantes o para los que necesitan aclararsituaciones administrativas o judiciales. El plazo será de 90días.SECTOR HACIENDA PÚBLICA
  10. 10. Registro Único Tributario. A partir de la fecha, el trámite delRegistro Único Tributaria (RUT) se podrá hacer de formaelectrónica, en el portal web de la DIAN.La actuación ante las administraciones tributarias.Pueden cumplirse directamente por las personas naturales ojurídicas, sin necesidad de apoderado, salvo para lainterposición de recursos.Notificaciones devueltas por el correo. Los actosadministrativos enviados por correo que sean devueltosdeberán publicarse en el portal web de la DIAN, para que elusuario los pueda consultar. Esto mismo ocurrirá con lasnotificaciones mediante aviso, cuando no sea posible establecerla dirección del responsable.Información básica de identificación y ubicacióntributaria. A partir de 1º de julio, la información contenida enel Registro Único Tributario será compartida con las entidadespúblicas y los particulares con funciones públicas.SECTOR JUSTICIA Y DE DERECHO.Sustitución y cancelación voluntaria del patrimonio defamilia inembargable. Se da competencia a los notarios parasustituir o cancelar mediante escritura pública el patrimonio defamilia constituido sobre un bien inmueble.De los poderes. Cuando el poder otorgado por una escriturase revoque en una notaría distinta a la original, el notario quelo autorice deberá comunicárselo a su colega. La misma reglase aplicará para las cancelaciones de hipoteca.Actas de conciliación. Las actas de conciliación no requeriránser elevadas a escritura pública.SECTOR DEFENSA NACIONAL Se suprime el certificado judicial. El certificado judicial que expedía el DAS se suprime definitivamente, por lo tanto, no se deberá presentar documento alguno para certificar antecedentes judiciales. El Ministerio de Defensa
  11. 11. quedó obligado a desarrollar un sistema de consulta en línea para acceder a la información de antecedentes.Credencial de identificación. El personal operativode los servicios de vigilancia y seguridad privada parasu identificación como tal debe portar una credencialexpedida por el titular de la licencia con la observanciade los requisitos de capacitación y entrenamiento envigilancia y seguridad y de la idoneidad para el uso ymanejo de armas de acuerdo con la ley.Registro de todo el personal y deberá contar con unproceso de selección.Eliminación de autorización para blindaje devehículos. Se elimina el trámite previo de autorizaciónde la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad parael blindaje de vehículos de niveles 1 y 11.SECTOR SALUD Y PROTECCION SOCIAL.Historias clínicas. Las historias clínicas que conservenlas entidades en liquidación deberán entregarse a losusuarios, en un plazo máximo de dos meses.Termino para efectuar cualquier tipo de cobro oreclamación con cargos a recursos del FOSYGA.Las reclamaciones o cualquier cobro con cargo a losrecursos del FOSYGA se deberán presentar ante elmismo fondo en el término máximo de un año.Solicitud de servicios no previstos en el Plan deBeneficios y creación de la Junta Técnico -Científica de pares. La provisión de servicios noprevistos en el plan de beneficios que se requieran ysean pertinentes de acuerdo con la prescripción delprofesional de la salud tratante, deberá ser sometidapor la EPS al Comité Técnico Científica de pares de la
  12. 12. Superintendencia de salud, los cuales deben resolveren un plazo no superior a 7 días calendario desde lasolicitud completa del concepto.Tramite de reconocimiento de incapacidades ylicencias de maternidad y paternidad. Elempleador, y no el empleado, le solicitará a la EPS lascertificaciones de incapacidades por enfermedadgeneral y licencias de maternidad o paternidad.Habilitación de prestadores de servicios de salud.Para el inicio de actividades debe tener la verificaciónde condiciones. Los servicios de urgencias y serviciosde alta complejidad la verificación deberá ser previa.Los servicios de oncológicos deberán tener habilitacióny verificación del Ministerio de Salud y protecciónsocial.Acreditación de los beneficiarios de un cotizante,mayores de 18 años y menores de 25 que seanestudiantes. Las EPS verificarán el cumplimiento delos requisitos de los beneficiarios que estudien y esténentre los 18 y los 25 años de edad, sin requerir laacreditación del certificado de estudios respectivos decada entidad de educación.Desde el 2013, los colombianos sólo necesitarán sudocumento de identidad para acceder a los servicios desalud.Programación de citas de consulta general. Laasignación de citas médicas y de odontología no podrásuperar los tres días.Autorizaciones de servicios de salud. En ningún caso lasautorizaciones podrán exceder los cinco (5) días hábilescontados a partir de la solicitud de autorización.
  13. 13. Suministro de medicamentos. El tiempo de entregade los medicamentos se reduce a 48 horasLa publicidad de bebidas alcohólicas no requeriráautorización previa por parte del INVIMA.Posesión Revisor Fiscal. En las EPS y en las Institucionesprestadoras de salud, las autorizaciones de posesión de revisorfiscal que no hayan sido expedida ya no se re quiere. Losinformes de los revisores deben remitirse a la SUPERSALUD.SECTOR DEL TRABAJO.Solicitudes ante las cajas de Compensación. Sesuprime como requisito las declaraciones extra juicioante juez o autoridad.No obligatoriedad de mantener saldo en cuenta deahorros de los pensionados. A los que se les abone sumesada pensional en cuenta de ahorro que no exceda de dos(2) smlmv., no están obligados a mantener saldo alguno endicha cuenta.Transferencia de cesantías. Durante el transcurso del mesde febrero las entidades empleadoras deberán transferir alFondo Nacional del Ahorro el valor liquidado por concepto decesantías, teniéndose en cuenta los dos últimos números deNIT para fijar fechas de pago.Mensualmente, las entidades públicas empleadoras enviarán alFondo Nacional de Ahorro una certificación que contenga elvalor total de los factores salariales que constituyan base paraliquidar cesantías, devengados en el mes inmediatamenteanterior.En todas las entidades públicas será obligatorio incluir en suspresupuestos las partidas necesarias para atender las cesantíasde la respectiva vigencia, como requisito indispensable para supresentación, trámite y aprobación por parte de la autoridadcorrespondiente.
  14. 14. SECTOR DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMOReuniones de presenciales. Siempre que ello se puedaprobar, se puede hacer reuniones de Junta de socios, deasamblea general de accionistas o de junta directiva cuandopor cualquier medio todos los socios o miembros puedandeliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva, lacual debe ocurrir de manera inmediata.Libros del comerciante. Podrán llevarse en archivoselectrónicos, que garanticen la inalterabilidad, integridad yseguridad de la información y su conservación.Termino para resolver las solicitudes. A partir del 31 demayo, las entidades participantes en la Ventanilla Única deComercio Exterior deberán resolver las solicitudes deimportación del régimen libre en un término no superior a dosdías hábiles.Además, deberán resolver las solicitudes de importación delrégimen de licencia previa en un término no superior a tresdías.Registro de libros de comercio. Se registran los libros desocios o accionistas y los de actas de asambleas y juntas desocios.SECTOR TRANSPORTELos exámenes sicotécnicos para sacar la licencia se podránrealizar en una IPS, lo que disminuiría su costo.Las licencias de conducción para vehículos de servicio particulartendrán una vigencia de 10 años para conductores menores de60 años de edad; de cinco años, para personas entre 60 y 80años, y de un año, para mayores de 80 años. La renovación de las licencias no podrá durar más de 24 horas. La revisión técnico-mecánica. Para carros particulares nuevos se hará a partir del sexto año de matrícula.
  15. 15. Multas de tránsito. Las multas de tránsito se podrán pagar en cualquier lugar del país y no solo en el sitio donde se cometió la infracción.Vigencia de la licencia. Las licencias de conducción paravehículos de servicio particular aumentarán de cinco a diezaños, e irá disminuyendo según la edad de los ciudadanos.Exámenes psicotécnicos. Para obtener la licencia, se debepresentar certificado de aptitud física, mental y de coordinaciónmotriz expedido por una IPS.SECTOR PLANEACIONContratación pública1. Liquidación de contratos no obligatoria para laprestación de serviciosEl artículo 217 del Decreto Ley estableció que la liquidación aque se refiere el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 no seráobligatoria en los contratos de prestación de serviciosprofesionales y de apoyo a la gestión.2. Publicación de los actos y sentencias sancionatoriasEl artículo 218 modificó el artículo 31 de la Ley 80 de 1993simplificando la publicación de los actos sancionatorios,dejándola únicamente a la que se haga en el Secop, en laCámara de Comercio del domicilio del contratista sancionado yla remisión de dicha información a la Procuraduría General de laNación.3. La conformación de la lista de precalificados en el concursode méritos se notificará en audiencia públicaA través del artículo 219, se estableció la notificación de laslistas de precalificados de los concursos de méritos a través deaudiencia pública con el objeto de reducir el tiempo que
  16. 16. demoraba la notificación de los participantes en dicho procesocontractual.4. Las audiencias de riesgos y de aclaraciones se realizarán enun solo acto públicoSegún el artículo 220, en la audiencia de aclaraciones serealizará la audiencia de riesgos, ambas obligatorias en losprocesos de licitación pública.5. Simplificación del Registro Único de ProponentesEl artículo 221 modifica el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007,para introducir los siguientes cambios en el Registro Único deProponentes operado actualmente por las Cámaras de dad máxima decontratación. De acuerdo con lo anterior, en el Registroconstará únicamente la información relacionada con losrequisitos habilitantes de los proponentes y su clasificación, sinfórmulas ni puntajes para cada requisito habilitante.Se reduce el tiempo para presentación de recurso de reposicióny por ende para la firmeza de 30 días hábiles a 10 días hábiles.En el trámite de la impugnación, las Cámaras de Comerciotendrán un término de 20 días para responder y ya no de 30.El concepto de capacidad residual solamente será aplicable paralos contratos de obra.Se elimina la posibilidad de que las entidades públicasverifiquen de manera directa requisitos habilitantes en el casoen que se hayan utilizado sistemas de precalificación.6. Supresión del SICEEl artículo 222 dispone la eliminación del Sistema deInformación para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE,el Catalogo Único de Bienes y Servicios, y el Registro Único dePrecios de Referencia RUPR. En consecuencia, las entidadesestatales y los proponentes no deberán seguir cumpliendo lasobligaciones derivadas de dicho Sistema.7. Eliminación del diario único de contratación DUC
  17. 17. Los contratos estatales sólo se publicarán en el SistemaElectrónico para la Contratación Pública –SECOP según lodispone el artículo 223. En consecuencia, los contratosestatales no requerirán de publicación en el Diario Único deContratación.8. Eliminación del aviso en prensa de las licitaciones públicasDe conformidad con lo previsto en el artículo 224 del DecretoLey, se elimina la publicación de avisos en prensa para lalicitación pública y se sustituye por la publicación en el Secopen las condiciones establecidas en dicha norma.9. Supresión del certificado judicial. Ninguna persona estáobligada a presentar un documento que certifique susantecedentes judiciales para trámites con entidades de derechopúblico o privado. Sin embargo, conforme lo establece elartículo 94 de la misma norma, las entidades estatales podránconsultar los antecedentes directamente a través de los medioselectrónicos que se dispongan para tal efecto.SECTOR ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICAReportes al Sistema de información y gestión del empleopúblico –SIGEP. Quien sea nombrado en un cargo público ocelebre un contrato de prestación de servicios con el estadodeberá al momento de la posesión o de la firma del contrato,registrar en SIGEP la información de hoja de vida.Se modifica el artículo 46 de la ley 909 de 2004. Reformas deplantas de personal.EXPERIENCIA PROFESIONAL.La experiencia profesional se computara a partir de laterminación y aprobación del pensum académico de educaciónsuperior. Se exceptúan de esta condición las profesionesrelacionadas con el Sistema de Seguridad Social en Salud enlas cuales la experiencia profesional se computara a partir de lainscripción o registro profesional.CONTROL INTERNO
  18. 18. Las funciones, competencias o responsabilidades de la oficinade control interno y de los Jefes de control interno o quien hagasus veces son las definidas en la ley 87 de 1993. Solo estánobligados a presentar los informes y realizar los seguimientosprevistos en la ley y los solicitados por los organismos decontrol, la Contaduría General de la Nación y el Consejo Asesordel Gobierno. I deberá reportar a los organismos de control losposibles actos de corrupción e irregularidades que hayaencontrado en ejercicio de sus funciones.PUBLICIDAD OFICIAL.Las entidades no pueden patrocinar, contratar o realizardirectamente publicidad oficial que no esté relacionada con lasfunciones, ni contratar o patrocinar ediciones de lujo.PROCESO DISCIPLINARIOREPORTE DE LA INICIACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN"Si la investigación disciplinaria la iniciare una oficina de controldisciplinario interno, ésta dará aviso inmediato a la Oficina deRegistro y Control de la Procuraduría General de la Nación y alfuncionario competente de esa entidad o de la personeríacorrespondiente, para que decida sobre el ejercicio del poderdisciplinario preferente. La procuraduría establecerá losmecanismos electrónicos y las condiciones para que sesuministre dicha información."DEROGATORIAS. . Deroga los artículos 7, 8, 11, 49, 56 y el parágrafodel artículo 48 de la Ley 190 de 1995, el literal g del artículo 72 y elinciso 4 del artículo 76 de la Ley 1474 de 2011.
  19. 19. Régimen Legal de Bogotá D.C. © Propiedad de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Decreto 19 de 2012 Nivel Nacional Fecha de Expedición: 10/01/2012 Fecha de Entrada en Vigencia: 10/01/2012 Medio de Publicación: Diario Oficial 48308 del 10 de enero de 2012 DECRETO 19 DE 2012 (Enero 10) Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,En ejercicio de las facultades extraordinarias conferidas por el parágrafo 1º del artículo 75 de la Ley 1474 de 2011, y CONSIDERANDO:Que la Administración Pública está llamada a cumplir sus responsabilidades ycometidos atendiendo las necesidades del ciudadano con el fin de garantizar laefectividad de sus derechos.
  20. 20. Que en desarrollo de los postulados del Buen Gobierno se requieren institucioneseficientes, transparentes y cercanas al ciudadano.Que el artículo 83 de la Constitución Política dispone que todas las actuaciones delos particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de labuena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten anteéstas.Que el artículo 84 de la Constitución Política es perentorio en señalar que cuando underecho o una actividad hayan sido reglamentados de manera general, lasautoridades públicas no podrán establecer ni exigir permisos, licencias o requisitosadicionales para su ejercicio.Que tanto los particulares en el ejercicio de sus derechos o en el cumplimiento desus deberes, como las autoridades en el desarrollo de sus funciones tienen el deberde obrar bajo los postulados de la buena fe, es decir que deben sujetarse a losmandatos de honestidad, lealtad y sinceridad.Que con la aplicación del principio de la buena fe se logra que este se convierta enun instrumento eficaz para lograr que la administración obre con criterio rector de laefectividad del servicio público por encima de las conductas meramente formalesque han desnaturalizado su esencia.Que es necesario que todas las actuaciones de la administración pública se basenen la eficiencia, la equidad, la eficacia y la economía, con el fin de proteger elpatrimonio público, la transparencia y moralidad en todas las operacionesrelacionadas con el manejo y utilización de los bienes y recursos públicos, y laeficiencia y eficacia de la administración en el cumplimiento de los fines del Estado.Que con el objeto de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas antelas autoridades que cumplen funciones administrativas, contribuir a la eficacia yeficiencia de estas y fortalecer, entre otros, los principios de buena fe, confianzalegítima, transparencia y moralidad, se requiere racionalizar los trámites,procedimientos y regulaciones innecesarios contenidos en normas con fuerza de ley.Que mediante el parágrafo 1 del artículo 75 de la Ley 1474 de 2011, el Congreso dela República revistió al Presidente de la República de precisas facultadesextraordinarias para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámitesinnecesarios existentes en la Administración Pública. DECRETA: TITULO I REGIMEN GENERAL CAPITULO I PRINCIPIOS Y NORMAS GENERALES APLICABLES A LOS TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOSARTICULO 1. OBJETIVO GENERAL. Los trámites, los procedimientos y las regulaciones administrativas tienen porfinalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas
  21. 21. naturales y jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particularescon estas como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad con losprincipios y reglas previstos en la Constitución Política y en la ley.En tal virtud, el presente decreto tiene por objeto suprimir o reformar los trámites,procedimientos y regulaciones innecesarios existentes en la Administración Pública,con el fin de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante lasautoridades, contribuir a la eficiencia y eficacia de éstas y desarrollar los principiosconstitucionales que la rigen.ARTICULO 2. AMBITO DE APLlCACIÓN.El presente decreto se aplicará a todos los organismos y entidades de laAdministración Pública que ejerzan funciones de carácter administrativo, en lostérminos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y a los particulares cuando cumplanfunciones administrativas.ARTICULO 3. MORALIDAD. La actuación administrativa debe ceñirse a los postulados de la ética y cumplirsecon absoluta transparencia en interés común. En tal virtud, todas las personas y losservidores públicos están obligados a actuar con rectitud, lealtad y honestidad en lasactuaciones administrativas.ARTICULO 4. CELERIDAD EN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS.Las autoridades tienen el impulso oficioso de los procesos administrativos; debenutilizarformularios gratuitos para actuaciones en serie, cuando la naturaleza de ellas lohaga posible y cuando sea asunto de su competencia, suprimir los trámitesinnecesarios, sin que ello las releve de la obligación de considerar y valorar todos losargumentos de los interesados y los medios de pruebas decretados y practicados;deben incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones aefectos de que los procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro delos términos legales y sin dilaciones injustificadas; y deben adoptar las decisionesadministrativas en el menor tiempo posible.ARTICULO 5. ECONOMIA EN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS. Las normas de procedimiento administrativo deben ser utilizadas para agilizar lasdecisiones; los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con lamenor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos; las autoridadesadministrativas y los particulares que cumplen funciones administrativas no debenexigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticacionesni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, otratándose de poderes especiales. En tal virtud, las autoridades deberán procedercon austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos,procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de losderechos de las personas.ARTICULO 6. SIMPLICIDAD DE LOS TRÁMITES.
  22. 22. Los trámites establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminarse todacomplejidad innecesaria y los requisitos que se exijan a los particulares deberán serracionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir.Las autoridades deben estandarizar los trámites, estableciendo requisitos similarespara trámites similares.ARTICULO 7. PROHIBICIÓN DE DECLARACIONES EXTRA JUICIO. El artículo 10 del Decreto 2150 de1995, modificado por el artículo 25 de la Ley 962de 2005, quedará así:"Artículo 10. Prohibición de declaraciones extra juicio. Se prohíbe exigir como requisito para el trámite de una actuación administrativadeclaraciones extra juicio ante autoridad administrativa o de cualquier otra índole.Para surtirla bastará la afirmación que haga el particular ante la autoridad, la cual seentenderá hecha bajo la gravedad del juramento."ARTICULO 8. PROHIBICIÓN DE EXIGIR ACTUACION JUDICIAL PREVIA PARALA DECISIÓN ADMINISTRATIVA:Se prohíbe exigir como requisito previo para obtener una decisión administrativa lainterposición de una acción judicial y la presentación de la copia de la providenciaque ordene el reconocimiento o adjudicación de un derecho.ARTICULO 9. PROHIBICIÓN DE EXIGIR DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LAENTIDAD:Cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigiractos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen enla entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación.Parágrafo. A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas contarán con losmecanismos para que cuando se esté adelantando una actuación ante laadministración y los documentos reposen en otra entidad pública, el solicitantepueda indicar la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de maneradirecta, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podránexigir para efectos de trámites y procedimientos el suministro de información querepose en los archivos de otra entidad públicaARTICULO 10. PROHIBICIÓN DE EXIGENCIA DE COMPROBACION DE PAGOSANTERIORES: Modifíquese el artículo 34 del Decreto 2150 de 1995, modificado por el artículo 12de la Ley 962 de 2005, el cual quedará así:"Artículo 34: Prohibición de exigencia de comprobación de pagos anteriores.En relación con los pagos que deben efectuarse ante la Administración Pública oante los particulares que cumplen una función administrativa, queda prohibida laexigencia de comprobantes de pago hechos con anterioridad, como condición paraaceptar un nuevo pago, salvo que este último implique la compensación de deudascon saldos a favor o pagos en exceso, o los casos en que se deba acreditar, por
  23. 23. quien corresponda, el pago de períodos en mora al Sistema de Seguridad SocialIntegral".ARTICULO 11. DE LOS ERRORES DE CITAS, DE ORTOGRAFÍA, DEMECANOGRAFÍA O DE ARITMÉTICA. Ninguna autoridad administrativa podrá devolver o rechazar solicitudes contenidasen formularios por errores de citas, de ortografía, de mecanografía, de aritmética osimilares, salvo que la utilización del idioma o de los resultados aritméticos resulterelevante para definir el fondo del asunto de que se trate y exista duda sobre elquerer del solicitante. Cualquier funcionario podrá corregir el error sin detener laactuación administrativa, procediendo en todo caso a comunicar por el medio másidóneo al interesado sobre la respectiva corrección.ARTÍCULO 12. PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS O RECLAMOSPOR PARTE DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. Los niños, niñas y adolescentes podrán presentar directamente solicitudes, quejaso reclamos en asuntos que se relacionen con su interés superior, su bienestarpersonal y su protección especial, las cuales tendrán prelación en el turno sobrecualquier otra.ARTICULO 13. ATENCIÓN ESPECIAL A INFANTES, MUJERES GESTANTES,PERSONAS EN SITUACIÓN DE DISCAPACIDAD, ADULTOS MAYORES YVETERANOS DE LA FUERZA PÚBLICA. Todas las entidades del Estado o particulares que cumplan funcionesadministrativas, para efectos de sus actividades de atención al público, estableceránmecanismos de atención preferencial a infantes, personas con algún tipo dediscapacidad, mujeres gestantes, adulto mayor y veterano de la Fuerza Pública.ARTICULO 14. PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS,RECOMENDACIONES O RECLAMOS FUERA DE LA SEDE DE LA ENTIDAD. Los interesados que residan en una ciudad diferente a la de la sede de la entidad uorganismo al que se dirigen, pueden presentar sus solicitudes, quejas,recomendaciones o reclamaciones a través de medios electrónicos, de susdependencias regionales o seccionales, Si ellas no existieren, deberán hacerlo através de aquellas en quienes deleguen en aplicación del artículo 9 de la Ley 489 de1998, o a través de convenios que se suscriban para el efecto, En todo caso, losrespectivos escritos deberán ser remitidos a la autoridad correspondiente dentro delas 24 horas siguientes.ARTICULO 15. ACCESO DE LAS AUTORIDADES A LOS REGISTROSPÚBLICOS.Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o prestenservicios públicos pueden conectarse gratuitamente a los registros públicos quellevan las entidades encargadas de expedir los certificados de existencia yrepresentación legal de las personas jurídicas, los certificados de tradición de bienesinmuebles, naves, aeronaves y vehículos y los certificados tributarios, en lascondiciones y con las seguridades requeridas que establezca el reglamento. Lalectura de la información obviará la solicitud del certificado y servirá de prueba bajola anotación del funcionario que efectúe la consulta.
  24. 24. ARTÍCULO 16. EXTENSIÓN APLICACIÓN LEY 962 DE 2005:Los artículos 15 y 16 de la Ley 962 de 2005 serán igualmente aplicables a losparticulares que cumplen funciones administrativas.ARTICULO 17. ELlMINACIÓN DE HUELLA DACTILAR.Suprímase el requisito de imponer la huella dactilar en todo documento, trámite,procedimiento o actuación que se deba surtir ante las entidades públicas y losparticulares que cumplan funciones administrativas.Excepcionalmente se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos:1 Servicios financieros de entidades públicas2 Trámites propios del Sistema General de Seguridad Social en Pensiones3 Trámites ante Registro Públicos4 Trámites relacionados con el Pasaporte y la Cédula de Extranjería5 Visas y prórrogas de permanencia6 Escrituras Públicas7 Visita a internos e internas en Establecimientos de Reclusión del Instituto NacionalPenitenciario y Carcelario -INPEC-8 Cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad9 Autorización para salida de menores de país10 Cesión de derechos11 Comercio de armas, municiones y explosivos12 Otorgamiento de poderes13 Registros delictivos14 Trámites para el registro de víctimas y ayuda humanitariaEn todo caso la exigencia de la huella dactilar será remplazada por su capturamediante la utilización de medios electrónicos conforme a lo previsto en el presenteDecreto.ARTÍCULO 18. VERIFICACIÓN DE LA HUELLA DACTILAR POR MEDIOSELECTRÓNICOS.En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y losparticulares que ejerzan funciones administrativas en los que se exija la obtenciónde la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, ésta sehará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con losmedios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad deltitular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
  25. 25. Si el trámite no requiere de la identificación inmediata de la persona, la autoridad o elparticular encargado de funciones administrativas coordinarán con la RegistraduríaNacional del Estado Civil el mecanismo de verificación de la información requerida.Cuando por razones físicas la persona que pretenda identificarse no pueda imponerla huella dactilar o esta carezca de calidad suficiente para identificarla, la verificaciónde la identidad se hará mediante la comparación de su información biográfica con laque reposa en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Deigual forma se procederá para identificar a personas menores de siete (7) años, casoen el cual deberá acompañarse copia del Registro Civil de Nacimiento.La comprobación de identidad a través de la Registraduría Nacional del Estado Civilno tendrá costo para la entidad pública o el particular que ejerza funcionesadministrativasParágrafo 1.La identificación mediante la obtención electrónica de la huella dactilar no excluye lapresentación del documento de identidad. En caso de que la persona no tengadocumento de identidad, el requisito se surtirá con la exhibición del comprobante deldocumento en trámite, expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, elcual se presume auténtico.Parágrafo 2. Cuando sea necesario, y con el fin de obtener la huella dactilar en sitios distintos asu sede operativa, las autoridades públicas o los particulares en ejercicio defunciones administrativas podrán incorporar mecanismos móviles de obtenciónelectrónica remota de la huella dactilar. Las notarías del país están obligadas acontar con sistemas de obtención electrónica remota de la huella dactilar.Parágrafo 3.Para los efectos de este artículo, entiéndase que el documento de identidad es lacédula de ciudadanía, la cédula de extranjería, la tarjeta de identidad o el pasaportesi el nacional que se identifica se encuentra en el exterior.Parágrafo 4. Los particulares que prestan servicios públicos podrán incorporar mecanismos deobtención electrónica de la huella dactilar de usuarios, clientes o consumidorescuando resulte indispensable para evitar suplantaciones o fraudes, e inter-operarcon la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil para verificar suidentidad.Parágrafo transitorio. Las obligaciones a que se refiere este artículo serán exigiblesa las autoridades públicas y a los particulares que cumplan funciones administrativasa partir de las siguientes fechas:1 Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas en losdistritos y municipios de categoría especial, primera y segunda, así como para lasoficinas consulares de la República de Colombia, a partir del 1 de julio de 2012.
  26. 26. 2 Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas,ubicados en los distritos y municipios de categoría tercera y cuarta, a partir del 1 deenero de 2013.3 Para las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas,ubicados en los distritos y municipios de categoría quinta y sexta, a partir del 1 dejulio de 2013.4 Para el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, a partir del 1º de juliode 2013.ARTÍCULO 19. VERIFICACION DE LA IDENTIDAD DE PERSONAS MAYORESDE SIETE (7) AÑOS QUE NO HAYAN CUMPLIDO LA MAYORÍA DE EDAD. La verificación de la identidad de personas mayores de siete (7) años que no hayancumplido la mayoría de edad se hará mediante la exhibición de la tarjeta deidentidad y la obtención de la huella dactilar, en los términos del artículo anterior. Noobstante, en los trámites que se realicen en el exterior, no se les exigirá la tarjeta deidentidad, sino el registro civil de nacimiento.ARTÍCULO 20. IDENTIFICACION DE LOS COLOMBIANOS RESIDENTES EN ELEXTERIOR. Los colombianos residentes en el exterior se identificarán ante las sedesdiplomáticas y consulares nacionales a través de los mecanismos señalados en estedecreto.ARTICULO 21. PROHIBICION DE EXIGENCIA DE PRESENTACIONESPERSONALES O CERTIFICADOS PARA PROBAR LA FE DE VIDA(SUPERVIVENCIA).A partir del 1 de julio de 2012, la verificación de la supervivencia de una persona sehará consultando únicamente las bases de datos del Registro Civil de laRegistraduría Nacional del Estado Civil. Este servicio es gratuito para la autoridadpública o el particular en ejercicio de funciones administrativas. En consecuencia, apartir de esa fecha no se podrán exigir certificados de la fe de vida (supervivencia).La Registraduría Nacional del Estado Civil inter-operará la base de datos delRegistro Civil de Defunción con el sistema de información Ministerio de Salud yProtección Social y con los que defina el Gobierno Nacional, para que a través dedel Ministerio sea consultada en línea por las entidades de seguridad social quedeban verificar la fe de vida (supervivencia) de una persona. El reporte constituiráplena prueba de la existencia de la persona.ARTÍCULO 22. ACREDITACION DE LA FE DE VIDA (SUPERVIVIENCIA) DECONNACIONALES FUERA DEL PAÍS. En todos los casos, la fe de vida (supervivencia) de los connacionales es fuera delpaís, se probará ante las entidades que forman parte del Sistema General deSeguridad Social Integral, cada seis (6) meses.Se podrá acreditar mediante documento expedido por parte de la autoridad públicadel lugar sede donde se encuentre el connacional en el que se evidencie lasupervivencia. Los trámites de apostillaje se podrán realizar ante el consulado de la
  27. 27. respectiva jurisdicción, a través de medios electrónicos o correo postal, conforme alo establecido en el presente Decreto y en el reglamento que expida el GobiernoNacional.Parágrafo.Sin perjuicio de lo establecido en el presente artículo, los connacionales se deberánpresentar una vez al año al consulado de la respectiva jurisdicción donde residanpara acreditar su supervivencia. El certificado de fe de vida (supervivencia) el cual sepresume auténtico, se remitirá por parte de las autoridades consulares a través demedios electrónicos, a la entidad del Sistema General de Seguridad Social Integralque indique el ciudadano.ARTÍCULO 23. ADMINISTRACION DE LA BASE DE DATOS DEL REGISTROCIVIL DE DEFUNCION. La Registraduría Nacional del Estado Civil administrará la base de datos delRegistro Civil de Defunción la cual se alimentará con la información que remitan lasnotarías, los consulados, los registradores del estado civil y las demás autoridadesencargadas de llevar el registro civil.Las autoridades o particulares que presten el servicio de Registro Civil deberánimplementar los mecanismos tecnológicos necesarios para interoperar con laRegistraduría Nacional del Estado Civil, a fin de reportar en tiempo real los registrosciviles de defunción tramitados en sus dependencias.Así mismo, las autoridades públicas competentes, los hospitales, las funerarias y losparques cementerios están obligados a reportar a la Registraduría Nacional delEstado Civil, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, la información delos fallecimientos respecto de los cuales tengan noticia por el ejercicio de susfunciones o con motivo de la prestación de los servicios funerarios. La informacióndebe incluir, como mínimo y cuando ello sea posible, la identidad de la personafallecida - con nombres y apellidos- y el tipo y número de documento de identidad.La Registraduría Nacional del Estado Civil determinará la forma en que debetramitarse este reporte.La Registraduría Nacional del Estado Civil efectuará las verificaciones pertinentes ycruzará, corregirá, cancelará, anulará e inscribirá de oficio los datos de los RegistrosCiviles de Defunción.Con el fin de garantizar la confiabilidad y actualidad de la base de datos del RegistroCivil de Defunción, las funerarias y parques cementerios sólo podrán inhumar ocremar personas fallecidas cuando se acompañe el certificado médico de defunción,el dictamen del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses o la orden deautoridad competente.La Registraduría Nacional del Estado Civil definirá el formato único que deberándiligenciar los médicos, el Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses - susregionales y seccionales - y las autoridades competentes cuando certifiquen lamuerte de una persona. El formato contará con las exigencias técnicas que permitanla completa identificación de la persona fallecida, incluida la obtención electrónica delas huellas dactilares, cuando esto sea posible.
  28. 28. El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses - incluidas susregionales y seccionales- sólo utilizará mecanismos electrónicos para obtener lashuellas dactilares de la persona fallecida, cuando sea posible por las condiciones delcadáver.Parágrafo transitorio. Dentro de los seis (6) meses siguientes, contados a partir de la entrada en vigenciadel presente Decreto, los notarios deben procesar, actualizar y entregar a laRegistraduría Nacional del Estado Civil la información relativa a los registros dedefunción que posean en sus archivos. El incumplimiento de esta obligación serásancionada conforme a lo previsto en la Ley 734 de 2002.ARTÍCULO 24. FUNCIONES ESPECIALES DE LAS NOTARIAS. Las notarías que presten sus servicios en municipios o distritos hasta de segundacategoría están obligadas a expedir los registros civiles de nacimiento y defunciónen los hospitales y clínicas, mediante mecanismos de obtención electrónica de lahuella dactilar, si ello fuere posible.Para este efecto, la Superintendencia de Notariado y Registro identificará losnotarios que deban prestar el servicio, las clínicas y hospitales, y los horarios deatención.Es potestativo de los padres o representante legal del recién nacido inscribirlo anteel funcionario de la notaría que atienda en el hospital o la clínica.ARTICULO 25. ELIMINACIÓN DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lotanto no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos.Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares quecumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre quereposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento.Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entregade documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sinperjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvopara el reconocimiento o pago de pensiones.Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba enactuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumenauténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, conexcepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general deaccionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que debanregistrarse ante las Cámaras de Comercio, las cuales deberán ser presentadaspersonalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara.Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en losrespectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite.ARTÍCULO 26. DIVULGACIÓN Y GRATUIDAD DE FORMULARIOS OFICIALESPARA LA PRESENTACIÓN DE DECLARACIONES Y REALIZACIÓN DE PAGOS.El artículo 4 de la Ley 962 de 2005, quedará así:
  29. 29. "Artículo 4. Divulgación y gratuidad de formularios oficiales para lapresentación de declaraciones y realización de pagos. Cuando sea del caso, losdestinatarios a quienes se les aplica el presente Decreto-Ley, deberán habilitar losmecanismos necesarios para poner a disposición gratuita y oportuna de losinteresados el formato definido oficialmente para el respectivo período en que debacumplirse el deber u obligación legal, utilizando para el efecto formas impresas,magnéticas o electrónicas.Las entidades públicas y los particulares que ejercen funciones administrativasdeberán colocar en medio electrónico, a disposición de los particulares, todos losformularios cuya diligencia se exija por las disposiciones legales. En todo caso, paraque un formulario sea exigible al ciudadano, la entidad respectiva deberá publicarloen el Portal del Estado colombiano. Las autoridades dispondrán de un plazo de tresmeses contados a partir de la publicación del presente decreto, para publicar losformularios hoy existentes.Para todos los efectos legales se entenderá que las copias de formularios que seobtengan de los medios electrónicos tienen el carácter de formularios oficiales."ARTICULO 27. PAGO DE OBLIGACIONES A FAVOR DEL ESTADO O DE LOSPARTICULARES QUE POR VIRTUD DE LA LEY RECAUDEN RECURSOSPÚBLICOS. El artículo 4 del Decreto 2150 de 1995, quedará así:"Artículo 4. Pago de obligaciones a favor del Estado o de los particulares quepor virtud de la ley recauden recursos públicos. El pago de obligacionesdinerarias relacionadas, entre otros, con tributos, estampillas, derechos, regalías,multas, a favor de las autoridades o de los particulares que por virtud de la leyrecauden recursos públicos podrá realizarse a través de cualquier medio de pago,incluyendo las transferencias electrónicas de fondos, abono en cuenta y sistemas decrédito mediante la utilización de tarjetas.Para tal efecto, tales autoridades y particulares deberán difundir las tablas y lastarifas que con fundamento en la ley les permitan a los deudores efectuar laliquidación y pago de tales obligaciones. En caso de que la entidad incumpla estaobligación, el particular podrá cancelarla en el mes siguiente a su vencimiento.Las entidades y organismos públicos y particulares que prestan funciónadministrativa deberán adelantar las gestiones necesarias para viabilizar los pagospor medios electrónicos".ARTICULO 28. COMPROBANTES DE DESCUENTOS Y RETENCIONES. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones administrativas opresten servicios públicos que paguen o abonen en cuenta a favor de cualquierpersona una obligación a su cargo deberán certificar los descuentos o lasretenciones que le hayan sido practicados al beneficiario con indicación precisa de lanorma legal con que se haya procedido. Para tal efecto, podrán enviar lacertificación a la dirección electrónica que haya registrado el beneficiario eimplementar en su página Web, un mecanismo para que exclusivamente losbeneficiarios puedan consultar y descargar los comprobantes de pago con ladiscriminación de los descuentos y retenciones que le fueron practicados.
  30. 30. ARTICULO 29. CERTIFICACIONES DE INDICADORES ECONOMICOS.Las entidades legalmente obligadas para el efecto, surtirán el trámite de certificacióndel interés bancario corriente, la tasa de cambio representativa del mercado, elprecio del oro, y demás indicadores macroeconómicos requeridos en procesosadministrativos o judiciales, mediante su publicación en su respectiva página web,una vez hayan sido expedidas las respectivas certificaciones. Esta información, asícomo los datos históricos, mínimo de los últimos diez (10) años, debe mantenerse adisposición del público en la web para consulta permanente.Ninguna autoridad podrá exigir la presentación de estas certificaciones paraadelantar procesos o actuaciones ante sus despachos, para lo cual bastará laconsulta que se haga a la web de la entidad que certifica.ARTICULO 30. DENUNCIA POR PÉRDIDA DE DOCUMENTOS:Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación de denuncia porpérdida de documentos con el fin de tramitar la expedición del duplicado o remplazocorrespondiente, para lo cual bastará la afirmación del peticionario sobre talcircunstancia, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad del juramento.Lo previsto en el presente artículo no aplicará a los documentos de identificación delos miembros de la fuerza pública y de los cuerpos de seguridad del Estado.ARTICULO 31. INSCRIPCIÓN DE ACTOS JURÍDICOS, HECHOS JURÍDICOS YPROVIDENCIAS JUDICIALES EN REGISTRO CIVIL. Todos los actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias judiciales que constituyenfuente del registro civil o que afecten el mismo, podrán inscribirse en cualquieroficina del territorio nacional o en los consulados de Colombia en el exterior.ARTICULO 32. CONSEJOS Y JUNTAS DIRECTIVAS NO PRESENCIALES. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de los consejos o juntasdirectivas de las entidades que integran la Administración Pública o de losparticulares que cumplan funciones públicas o recauden y administren recursos deorigen público, cuando por cualquier medio todos sus miembros puedan deliberar odecidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último evento, la sucesiónde comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medioempleado. En todo caso, mínimo un cuarenta por ciento de las reuniones surtidasdentro de un mismo año calendario deben ser presenciales.ARTICULO 33. ACTAS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS.Las decisiones de los consejos superiores o de los cuerpos colegiados de laadministración pública se harán constar en actas aprobadas por los mismos, o porlas personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por quien lapresida y por quien sirva de secretario, en las cuales deberá indicarse, además, losvotos emitidos en cada caso.Cuando las decisiones consten en actas, la copia de éstas, autorizada por elsecretario general o por el representante de la entidad, será prueba suficiente de loshechos que consten en las mismas, mientras no se demuestre la falsedad de lacopia o de las actas. Respecto a decisiones que deban constar en actas, a los
  31. 31. funcionarios no les será admisible prueba distinta para establecer hechos que debanconstar en ellas.ARTICULO 34. ACTUACIÓN EN SEDE ADMINISTRATIVA. Excepto cuando se trate de la interposición de recursos, en ninguna otra actuacióno trámite administrativo se requerirá actuar mediante abogado.ARTICULO 35. SOLICITUD DE RENOVACIÓN DE PERMISOS, LICENCIAS OAUTORIZACIONES. Cuando el ordenamiento jurídico permita la renovación de un permiso, licencia oautorización, y el particular la solicite dentro de los plazos previstos en lanormatividad vigente, con el lleno de la totalidad de requisitos exigidos para ese fin,la vigencia del permiso, licencia o autorización se entenderá prorrogada hasta tantose produzca la decisión de fondo por parte de la entidad competente sobre dicharenovación.Si no existe plazo legal para solicitar la renovación o prorroga del permiso, licencia oautorización, ésta deberá presentarse cinco días antes del vencimiento del permiso,licencia o autorización, con los efectos señalados en el inciso anterior.ARTICULO 36. PRESUNCIÓN DE VALIDEZ DE FIRMAS. El artículo 24 de la Ley 962 de 2005, quedará así:"Artículo 24. Presunción de validez de firmas.Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar entrámites ante autoridades públicas no requerirán de autenticación. Dichas firmas sepresumirán que son de la persona respecto de la cual se afirma corresponden. Talpresunción se desestimará si la persona de la cual se dice pertenece la firma, latacha de falsa, o si mediante métodos tecnológicos debidamente probados sedetermina la falsedad de la misma.Los documentos que implican transacción, desistimiento y, en general, disposiciónde derechos, deberán presentarse y aportarse a los procesos y trámitesadministrativos de acuerdo con las normas especiales aplicables. De la mismamanera, se exceptúan los documentos relacionados con el sistema de seguridadsocial integral y los del magisterio".ARTÍCULO 37. INSTRUCCIONES DE LAS SUPERINTENDENCIAS A SUSVIGILADOS.En ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control, lasSuperintendencias y demás entidades que cumplan funciones de policíaadministrativa, impartirán instrucciones a sus vigilados para que no exijan másrequisitos, trámites o procedimientos de los estrictamente necesarios, y orientarlos allogro de objetivos de eficiencia, economía, celeridad, y racionalización de trámitesque beneficien al ciudadano.Para tal efecto, recomendarán, entre otros, el uso de las tecnologías de lainformación y el comercio electrónico; la implementación del sistema de turnos; lafacilitación de trámites a través de sistemas no presenciales; la estandarización deformularios, trámites y procesos; el uso de mecanismos de comparación de
  32. 32. productos, precios, calidades y servicios de manera que se hagan visibles lasfortalezas y debilidades de los productos y servicios que se ofrecen en el mercado;regular los horarios de mercadeo por teléfono y por correo y los horarios y losmétodos de cobranza; determinar que quien haga oferta al público debe incluir enella todas las condiciones y restricciones de acceso en forma clara e integral; y,fomentar el fortalecimiento de las asociaciones de consumidores y usuarios.Así mismo, con el fin de garantizar el principio de igualdad de las personas frente alos prestadores de servicios públicos, impartirán las instrucciones a sus vigiladospara hacer extensivo a ellos los principios y reglas de racionalización de trámites yprocedimientos a los que se refiere este Decreto.ARTICULO 38. FORMULACIÓN DE POLÍTICA PÚBLICA DE RACIONALIZACIÓNDE TRÁMITES.La formulación de la política de racionalización de trámites estará a cargo delDepartamento Administrativo de la Función Pública, organismo que velará para queésta se aplique en el Estado Colombiano, con el apoyo del DepartamentoAdministrativo de la Presidencia de la República y del Ministerio de las Tecnologíasde la Información y las Comunicaciones, TICS.Para tal fin, la política pública atenderá, entre otros, a los siguientes principios:1 Racionalizar, a través de la simplificación, estandarización, eliminación,optimización y automatización, los trámites y procedimientos administrativos ymejorar la participación ciudadana y la transparencia en las actuacionesadministrativas, con las debidas garantías legales.2 Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites y procedimientosadministrativos por medios electrónicos, creando las condiciones de confianza en eluso de los mismos.3 Contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las entidades públicas quecumplan una función administrativa, incrementando la eficacia y la eficiencia de lasmismas mediante el uso de las tecnologías de la información, cumpliendo con losatributos de seguridad jurídica propios de la comunicación electrónica.ARTICULO 39. PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER LOS TRÁMITES AUTORIZADOS PORLA LEY. El numeral segundo del artículo primero de la Ley 962 de 2005, quedaráasí:"2. Procedimiento para establecer los trámites autorizados por la ley. Lasentidades públicas y los particulares que ejercen una función administrativaexpresamente autorizadas por la ley para establecer un trámite, deberánpreviamente someterlo a consideración del Departamento Administrativo de laFunción Pública adjuntando la manifestación del impacto regulatorio, con la cual seacreditará su justificación, eficacia, eficiencia y los costos de implementación paralos obligados a cumplirlo; así mismo deberá acreditar la existencia de recursospresupuestales y administrativos necesarios para su aplicación. En caso deencontrarlo razonable y adecuado con la política de simplificación, racionalización yestandarización de trámites, el Departamento Administrativo de la Función Públicaautorizará su adopción e implementación.
  33. 33. Para el cumplimiento de esta función el Departamento Administrativo de la FunciónPública contará con el apoyo de los Comités Sectoriales e Intersectoriales creadospara tal efecto. Asimismo, podrá establecer mecanismos de participación ciudadanaa fin de que los interesados manifiesten sus observaciones.El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública rendirá, al iniciode cada período de sesiones ordinarias, informe a las Comisiones Primeras de cadaCámara sobre la expedición de los nuevos trámites que se hayan adoptado.Parágrafo 1. El procedimiento previsto en el presente artículo no se aplicará cuando se trate deadoptar trámites autorizados por los decretos expedidos durante los estados deexcepción, con motivo de la declaratoria de un estado de catástrofe o emergencianatural o cuando se requiera la adopción inmediata de medidas sanitarias parapreservar la sanidad humana o agropecuaria.Parágrafo 2. Las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales o Municipalesúnicamente podrán adoptar, mediante ordenanza o acuerdo, las medidas que serequieran para la implementación o aplicación de los trámites creados o autorizadospor la Ley."ARTICULO 40. INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD. Sin perjuicio de las exigencias generales depublicidad de los actos administrativos, para que un trámite o requisito sea oponibley exigible al particular, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único deInformación de Trámites y Procedimientos -SUIT- del Departamento Administrativode la Función Pública, entidad que verificará que el mismo cuente con el respectivosoporte legal.El contenido de la información que se publica en el SUIT es responsabilidad de cadauna de las entidades públicas, las cuales tendrán la obligación de actualizarla dentrode los tres (3) días siguientes a cualquier variación.Parágrafo.El Departamento Administrativo de la Función Pública con el apoyo del Ministerio deTecnologías de la Información y las Comunicaciones, especialmente el ProgramaGobierno en Línea, deberá fortalecer el SUIT y depurar la información contenida enel mismo, de tal manera que permita el acceso y actualización de manera clara y ágilal usuario, reflejando las cadenas de trámites. Para tal efecto, las entidades deberánprestar el apoyo y suministrar información requerida.Dentro de los seis meses siguientes a la vigencia del presente Decreto, elDepartamento Administrativo de la Función Pública deberá organizar y depurar lainformación contenida en dicho sistema.ARTICULO 41. COMPETENCIA DE UNIFICACIÓN.El Departamento Administrativo de la Función Pública velará por la permanenteestandarización de los trámites dentro de la Administración Pública y verificará sucumplimiento cuando se inscriban los mismos en el Sistema Único de Información
  34. 34. de Trámites SUIT. Los trámites que no cumplan con esta condición serán devueltospara hacer los ajustes pertinentes. Se entiende por estandarización el deber de laadministración de establecer trámites equivalentes frente a pretensionesequivalentes o similares que pueda presentar una persona ante diferentesautoridades.Corresponde igualmente al Departamento Administrativo de la Función Pública velarporque las entidades públicas no pidan la misma información en distinto formato.CAPITULO IISERVICIOS PÚBLICOSDE LA ATENCIÓN A LOS USUARIOS DE LAS EMPRESAS DE SERVICIOSPÚBLICOSARTICULO 42. RECONEXIÓN DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS. Resuelta favorablemente una solicitud de reconexión de un servicio público a unusuario, o desaparecida la causa que dio origen a la suspensión del servicio, lareconexión deberá producirse dentro de las 24 horas siguientes.ARTICULO 43. NOTIFICACIONES. La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y los prestadores de losservicios públicos domiciliarios, notificarán la decisión sobre los recursosinterpuestos por los usuarios en desarrollo del contrato de condiciones uniformes,mediante comunicaciones que se enviarán por correo certificado o por correoelectrónico en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de loContencioso Administrativo. De ello quedará constancia en el respectivo expediente.ARTICULO 44. AUTORIZACIÓN PREVIA DEL ARRENDADOR. El suscriptor potencial de un servicio público domiciliario que solicite recibir en uninmueble determinado la prestación de un servicio, deberá obtener la autorizaciónprevia del arrendador. Las empresas prestadoras de servicios públicos no podránprestar el respectivo servicio sin la previa autorización expresa del arrendador.TITULO IIREGIMEN ESPECIALCAPÍTULO ITRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y REGULACIONES DE LA PRESIDENCIA DE LAREPÚBLlCAARTICULO 45. DELEGACIÓN DE FUNCIONES PRESIDENCIALES.El artículo 13 de la Ley 489 de 1998, quedará así:"Artículo 13. Delegación del ejercicio de funciones presidenciales.Sin perjuicio de lo previsto en la Ley 142 de 1994 y en otras disposicionesespeciales, el Presidente de la República podrá delegar en los ministros, directoresde departamento administrativo, representantes legales de entidades
  35. 35. descentralizadas, superintendentes, gobernadores, alcaldes y agencias del Estadoel ejercicio de las funciones a que se refieren el artículo 129 y los numerales 13, 18,20, 21, 22, 23, 24, 26, 27 y 28 del artículo 189 de la Constitución Política."CAPÍTULO IITRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y REGULACIONES DEL SECTORADMINISTRATIVO DEL INTERIORARTICULO 46. SUPRESIÓN DE LA LICENCIA DE TRADUCCIÓN DE LASOBRAS EXTRANJERAS.Suprímase el trámite de licencia de traducción de las obras extranjeras ante laDirección Nacional de Derecho de Autor de que tratan los artículos 45 a 57 de la Ley23 de 1982.ARTICULO 47. VENTANILLA ÚNICA PARA LA OBTENCIÓN UNIFICADA DE LASLICENCIAS Y EL PAGO INTEGRADO DE LOS DERECHOS DE AUTOR YCONEXOS.Para los efectos del literal c) del artículo 2 de la Ley 232 de 1995, y con la finalidadde reducir los trámites que los propietarios o responsables de establecimientosabiertos al público deben realizar para acreditar los requisitos de funcionamiento,cuando almacenan digitalmente obras musicales, fonogramas y videos musicales, yejecutan o comunican al público obras musicales, fonogramas, obras audiovisualesy/o interpretaciones artísticas, la obtención unificada de las licencias y el pagointegrado de los derechos de autor y conexos se realizará a través de una ventanillaúnica que deberán constituir las sociedades de gestión colectiva, a través de la cualse realizará de manera unificada el recaudo de los derechos de autor y conexos.Los titulares de derecho de autor o de derechos conexos no afiliados a lassociedades de gestión colectiva, así como las asociaciones que los representen,podrán hacer parte de la citada ventanilla única recaudadora.Para efectos de lo señalado en el presente artículo se podrá constituir una sociedadcuya organización, administración y funcionamiento serán acordadas por susmiembros en los estatutos sociales. La elección, conformación y funcionamiento delos órganos de dirección y administración, el régimen de votaciones y la toma dedecisiones observarán el principio de proporcionalidad con relación a la participaciónde sus miembros en el recaudo.En caso de que se constituya una sociedad para el manejo de la ventanilla única,ésta deberá iniciar su funcionamiento a más tardar el primero (1) de enero de 2013.La no constitución de la ventanilla única impedirá a las sociedades de gestióncolectiva realizar recaudo por la administración de los derechos de sus socios enestablecimientos de comercio.Parágrafo 1. Mientras entre en funcionamiento la ventanilla única recaudadora, las licencias ypagos se obtendrán y realizaran a través de las entidades recaudadoras constituidasconforme lo dispone el artículo 27 de la Ley 44 de 1993, las Sociedades de Gestión
  36. 36. Colectiva, las Asociaciones de Titulares y los Titulares Individuales, segúncorresponda.Parágrafo 2. En el evento de que se constituya una sociedad para el manejo de la ventanillaúnica recaudadora estará sujeta a la inspección y vigilancia de la Dirección Nacionalde Derecho de Autor de conformidad con los artículos 53 a 63 del Decreto 3942 del2010.Parágrafo 3. El pago a la ventanilla única recaudadora de que trata este artículo hará presumirque el usuario ha cumplido integralmente con la obligación contemplada en el literalc) del artículo 2 de la ley 232 de 1995.ARTÍCULO 48. LISTA DE TARIFAS.La sociedad que se constituya para el manejo de la ventanilla única recaudadoraacordará la lista de tarifas para vigencias anuales con los gremios, las asociacionesde usuarios legalmente constituidas o los particulares.Parágrafo.La entidad recaudadora deberá publicar en un diario de amplia circulación nacional yen su página web, el listado de tarifas anuales a más tardar el 1 de febrero de cadaaño.ARTÍCULO 49. CONSULTA DE LA INFORMACIÓN CENSAL DE LASCOMUNIDADES Y AUTORIDADES INDÍGENAS. Para los efectos del numeral 8 del artículo 13 del Decreto 2893 de 2011, laDirección de Asuntos Indígenas, Rom y Minorías del Ministerio del Interior, a mástardar el 1º de enero de 2013, cargará en línea la información censal de poblaciónde comunidades y de los resguardos indígenas y las comunidades reconocidas, delas autoridades tradicionales indígenas reconocidas por la respectiva comunidad yde las asociaciones de autoridades tradicionales o cabildos indígenas y suactualización, en un programa o base de datos que pueda ser consultada por todaslas autoridades que cumplan funciones respecto de las citadas comunidades yautoridades indígenas.El Ministerio de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones, a travésdel Programa Gobierno en Línea, apoyará el desarrollo tecnológico del programa obase de datos que se refiere el presente artículo.ARTICULO 50. REPRESENTACIÓN DE PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERASY ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES SIN ÁNIMO DE LUCRO. El artículo 48 del Código de Procedimiento Civil, quedará así:"Artículo 48. Representación de personas jurídicas extranjeras yorganizaciones no gubernamentales sin ánimo de lucro. Las personas jurídicasextranjeras de derecho privado y las organizaciones no gubernamentales extranjerassin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior, que establezcan negociospermanentes o deseen desarrollar su objeto social en Colombia, deberán constituir
  37. 37. en el lugar donde tengan tales negocios o en el lugar de su domicilio principal en elpaís, apoderados con capacidad para representarlas judicialmente. Con tal fin seprotocolizará en la notaría del respectivo circuito prueba idónea de la existencia yrepresentación de dichas personas jurídicas y del correspondiente poder. Unextracto de los documentos protocolizados se inscribirá en el registro de larespectiva cámara de comercio del lugar.Las personas jurídicas extranjeras que no tengan negocios permanentes enColombia, estarán representadas en los procesos por el apoderado que constituyancon las formalidades prescritas en este Código."CAPÍTULO IIITRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y REGULACIONES DEL SECTORADMINISTRATIVO DE RELACIONES EXTERIORESARTICULO 51. DEMOSTRACIÓN DEL TRATAMIENTO A LAS OFERTAS DEBIENES Y SERVICIOS COLOMBIANOS EN EL EXTERIOR.El parágrafo del artículo 1 de la Ley 816 de 2003, quedará así:"Parágrafo. Se otorgará tratamiento de bienes y servicios nacionales a aquellos bienes yservicios originarios de los países con los que Colombia ha negociado trato nacionalen materia de compras estatales y de aquellos países en los cuales a las ofertas debienes y servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgado a susbienes y servicios nacionales. La acreditación o demostración de tal circunstancia sehará en los términos que señale el reglamento"ARTÍCULO 52. APOSTILLAJE.A más tardar el primero de julio de 2012, los trámites de apostillaje, dentro delterritorio nacional y en el extranjero, se podrán solicitar mediante el uso de correopostal, sin que se requiera la presentación personal del solicitante. El GobiernoNacional reglamentará el procedimiento y el uso de medios electrónicos.ARTICULO 53. REGISTRO DE EXTRANJEROS. Todos los ciudadanos extranjeros titulares de visa, salvo los titulares de visapreferencial y visitante, podrán inscribirse en el Registro de Extranjeros a través delSistema Nacional de Registros de Extranjeros incluido en la página Web de laUnidad Administrativa Especial Migración Colombia; inscripción que se realizarádentro del plazo de 15 días calendario contados a partir de la fecha de su ingreso alpaís o de la fecha de expedición de la visa, sí ésta se obtuvo dentro del territorionacional.Los extranjeros titulares de visa superior a tres meses y que sean mayores de 18años deberán presentarse ante Migración Colombia luego de efectuar su inscripciónelectrónica anterior para reclamar su documento de identidad en Colombia.Parágrafo Transitorio: La obligación prevista en el presente artículo deberá cumplirse a partir del 2 de juliode 2012.
  38. 38. ARTICULO 54. INFORMACION SOBRE CONDICIÓN MIGRATORIA. Cualquier ciudadano Nacional o Extranjero que requiera información sobre sucondición migratoria en Colombia, podrá solicitarla a través de la Página Web de laUnidad Administrativa Especial Migración Colombia. La plataforma tecnológica quese establezca deberá tener los protocolos de seguridad conforme a la Ley que rigeesta materia, teniendo en cuenta la reserva de información y el derecho a laintimidad de cada ciudadano.Parágrafo Transitorio: La facultad prevista en el presente artículo podrá ejercerse a partir del 2 de julio de2012.ARTÍCULO 55. PERMISOS DE INGRESO Y PERMANENCIA. La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, otorgará permisos deingreso y permanencia a los visitantes extranjeros a los cuales no se les exija visapara su entrada al país por noventa (90) días calendario. De este permiso sólopodrán ser eximidos los extranjeros que ingresen al país en modalidad técnica, paralo cual se les otorgaran treinta (30) días calendario, previo cumplimiento de losrequisitos establecidos; término durante el cual tendrán que realizar la actividadprevista y si esta conlleva un tiempo adicional deberán realizar el trámite de visa deasistencia técnica ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.ARTICULO 56. PERMISO TEMPORAL DE PERMANENCIA. Créase el permiso temporal de permanencia, que será expedido por la UnidadAdministrativa Especial Migración Colombia, el cual estará fundamentado en doscondiciones: i) para los extranjeros que ingresan al país como visitantes y ii) para losextranjeros que deben aclarar al interior del territorio colombiano alguna situaciónadministrativa y judicial.En los casos anteriormente señalados se otorgará un plazo legal de permanencia enel país de noventa (90) días calendario, el cual sólo podrá prorrogarse para lasegunda condición del presente artículo de conformidad con las normasestablecidas.CAPÍTULO IVTRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y REGULACIONES DEL SECTORADMINISTRATIVO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICOARTÍCULO 57. EFICACIA DE LAS DECLARACIONES DE RETENCIÓN EN LAFUENTE PRESENTADAS SIN PAGO TOTAL. Adiciónese el artículo 580-1 del Estatuto Tributario con el siguiente inciso:"La declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago totalantes del vencimiento del plazo para declarar, producirá efectos legales, siempre ycuando el pago de la retención se efectúe o se haya efectuado dentro del plazofijado para ello en el ordenamiento jurídico."ARTÍCULO 58. NOTIFICACIONES DEVUELTAS POR EL CORREO
  39. 39. . El artículo 568 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 47 de la Ley 1111de 2006, quedará así:"Articulo 568. Notificaciones devueltas por el correo. Los actos administrativosenviados por correo, que por cualquier razón sean devueltos, serán notificadosmediante aviso, con transcripción de la parte resolutiva del acto administrativo, en elportal web de la DIAN que incluya mecanismos de búsqueda por númeroidentificación personal y, en todo caso, en un lugar de acceso al público de la mismaentidad. La notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de laadministración, en la primera fecha de introducción al correo, pero para elcontribuyente, el término para responder o impugnar se contará desde el día hábilsiguiente a la publicación del aviso en el portal o de la corrección de la notificación.Lo anterior no se aplicará cuando la devolución se produzca por notificación a unadirección distinta a la informada en el RUT, en cuyo caso se deberá notificar a ladirección correcta dentro del término legal".ARTÍCULO 59. DIRECCION PARA NOTIFICACIONES. El artículo 563 del Estatuto Tributario quedará así:"Artículo 563. Dirección para notificaciones. La notificación de las actuaciones dela Administración Tributaria deberá efectuarse a la dirección informada por elcontribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, en su última declaraciónde renta o de ingresos y patrimonio, según el caso, o mediante formato oficial decambio de dirección; la antigua dirección continuará siendo válida durante los tres(3) meses siguientes, sin perjuicio de la validez de la nueva dirección informada.Cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no hubiereinformado una dirección a la Administración de Impuestos, la actuaciónadministrativa correspondiente se podrá notificar a la que establezca laAdministración mediante verificación directa o mediante la utilización de guíastelefónicas, directorios y en general de información oficial, comercial o bancaria.Cuando no haya sido posible establecer la dirección del contribuyente, responsable,agente retenedor o declarante, por ninguno de los medios señalados en el incisoanterior, los actos de la Administración le serán notificados por medio de lapublicación en el portal de la web de la DIAN, que deberá incluir mecanismos debúsqueda por número identificación personal.ARTÍCULO 60. NOTIFICACIONES MEDIANTE AVISO. Modifíquese el inciso tercero del artículo 562 del Decreto 2685 de 1999, el cualquedará así:"Cuando no sea posible establecer la dirección del responsable por ninguno de losmedios señalados anteriormente, los actos administrativos se deberán notificarmediante aviso en el portal web de la DIAN, que deberá incluir mecanismos debúsqueda por número identificación personal"ARTÍCULO 61. NOTIFICACIONES POR CORREO.Modifíquese el inciso tercero del artículo 567 del Decreto 2685 de 1999, modificadopor el artículo 56 del Decreto 1232 de 2001, el cual quedará así:
  40. 40. "Las actuaciones notificadas por correo que por cualquier razón sean devueltas,serán notificadas mediante aviso en el portal web de la DIAN que deberá incluirmecanismos de búsqueda por número de identificación personal; la notificación seentenderá surtida para efectos de los términos de la administración, en la primerafecha de introducción al correo, pero para el responsable, el término para respondero impugnar se contará desde el día hábil siguiente a la publicación en el portal o dela corrección de la notificación. Lo anterior no se aplicará cuando la devolución seproduzca por notificación a una dirección distinta a la informada en el RUT, en cuyocaso se deberá notificar a la dirección correcta dentro del término legal.Cuando no haya sido posible establecer la dirección del investigado por ninguno delos medios señalados anteriormente, los actos administrativos se deberán notificarmediante aviso en el portal web de la DIAN, que deberá incluir mecanismos debúsqueda por número de identificación personal"ARTÍCULO 62. NOTIFICACIONES DEVUELTAS POR CORREO. Modifíquese el inciso primero del artículo 18 del Decreto 2245 de 2011, el cualquedará así:"Las actuaciones y actos administrativos enviados a notificar por correo que porcualquier razón sean devueltas, serán notificadas mediante aviso en el portal web dela DIAN, la notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de laadministración, en la primera fecha de introducción al correo, pero para elresponsable, el término para responder o impugnar se contará desde el día hábilsiguiente a la publicación en el portal.Parágrafo.El inciso segundo del artículo 13 del Decreto 2245 de 2011, quedará así:"Cuando no haya sido posible establecer la dirección del investigado por ninguno delos medios señalados anteriormente, los actos administrativos se deberán notificarmediante aviso en el portal web de la DIAN."ARTÍCULO 63. INFORMACIÓN BÁSICA DE IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓNTRIBUTARIA.Para efectos fiscales del orden nacional y territorial se deberá tener comoinformación básica de identificación, clasificación y ubicación de los clientes, lautilizada por el Sistema Informático Electrónico Registro Único Tributario queadministra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, conservando la mismaestructura y validación de datos. De igual manera deberán hacerlo las Cámaras deComercio para efectos del registro mercantil.Para el ejercicio de las funciones públicas, la información contenida en el RegistroÚnico Tributario podrá ser compartida con las entidades públicas y los particularesque ejerzan funciones públicas.Parágrafo Transitorio: Lo dispuesto en este artículo entrará a regir a partir del 1 de enero de 2013.ARTICULO 64. REPORTES DE INFORMACION FINANCIERA
  41. 41. . El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, coordinará el diseño y la aplicación deun formulario para los reportes de información financiera, que deben presentar losparticulares a las distintas entidades públicas que soliciten información de esanaturaleza.Las entidades solicitantes de la información financiera están en la obligación deaplicar el formulario o formularios que se adopten para tal efecto.A partir del 1º de enero de 2013 sólo se recibirán los reportes de informaciónfinanciera en los formularios que determine el Ministerio de Hacienda y CréditoPúblico en cumplimiento del presente artículo.ARTICULO 65. DIRECTORES DE LAS INSTITUCIONES VIGILADAS POR LASUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.Modifíquese el numeral 3 del artículo 73 del Estatuto Orgánico del SistemaFinanciero el cual quedará así:"Artículo 73. Junta directiva.3. Obligaciones. Los directores de las instituciones vigiladas por la SuperintendenciaFinanciera de Colombia, una vez nombrados o elegidos, deberán posesionarse yprestar juramento por el cual se obliguen, mientras estén en ejercicio de susfunciones, administrar diligentemente los negocios de la entidad y a no violar asabiendas, ni permitir que se violen ninguna de las disposiciones legales a ellaaplicables.Los directores de las instituciones vigiladas cuya designación corresponda alPresidente de la República o su delgado no requieren posesión ante elSuperintendente.ARTICULO 66. REPRESENTANTE LEGAL DE LAS INSTITUCIONES VIGILADASPOR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. Modifíquese el numeral 4 del artículo 74 del Estatuto Orgánico del SistemaFinanciero el cual quedará así:"Artículo 74. Representación legal.4. Posesión. Quienes tengan la representación legal de las instituciones vigiladas,los gerentes de sucursales, una vez nombrados o elegidos y antes de desempeñardicha función, deberán posesionarse y prestar juramento por el cual se obliguen,mientras estén en el ejercicio de sus funciones, a administrar diligentemente losnegocios de la entidad, a cumplir con las obligaciones legales que les correspondanen desarrollo de las mismas y a cumplir las normas, órdenes e instrucciones queexpida la Superintendencia Financiera de Colombia en el ejercicio de susatribuciones.Los representantes legales de las instituciones vigiladas cuya designacióncorresponda al Presidente de la República o su delegado, no requieren posesiónante el Superintendente.ARTICULO 67. DECLARACIONES DILIGENCIADAS VIRTUALMENTE NOPRESENTADAS EN BANCOS
  42. 42. . Adiciónese los siguientes incisos y parágrafos al artículo 580-1 al EstatutoTributario:"Las declaraciones diligenciadas a través de los servicios informáticos electrónicosde la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, que no se presentaronante las entidades autorizadas para recaudar, se tendrán como presentadas siempreque haya ingresado a la administración tributaria un recibo oficial de pago atribuiblea los conceptos y periodos gravables contenidos en dichas declaraciones.La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, para dar cumplimiento a loestablecido por el presente artículo, verificará que el número asignado a ladeclaración diligenciada virtualmente corresponda al número de formulario que seincluyó en el recibo oficial de pago.Lo anterior, sin perjuicio de la aplicación de los literales b) y c) y del artículo 580 delEstatuto Tributario.Parágrafo 1.Esta disposición se entiende para las declaraciones virtuales diligenciadas por losaños gravables 2006 a 2011.Parágrafo 2. Los efectos del presente artículo no son aplicables si el contribuyente, responsableo agente retenedor presentó declaración por medio litográfico para el concepto yperiodo gravable correspondiente a la declaración diligenciada virtualmente nopresentada en los bancos. De igual forma, si los valores consignados en el recibooficial de pago fueron devueltos o compensados por solicitud del contribuyente oresponsable."ARTÍCULO 68. LA ACTUACIÓN ANTE LAS ADMINISTRACIONES TRIBUTARIASNO REQUIERE DE ABOGADO SALVO PARA LA INTERPOSICIÓN DERECURSOS. Las actuaciones ante la administración tributaria pueden cumplirse directamentepor las personas naturales o jurídicas, éstas últimas a través de su representantelegal, sin necesidad de apoderado. Salvo para la interposición de recursos, encualquier otro trámite, actuación o procedimiento ante las administracionestributarias, no se requerirá que el apoderado sea abogado.ARTÍCULO 69. DIRECCIÓN PARA EFECTOS TRIBUTARIOS. El Gobierno Nacional establecerá a más tardar el 30 de marzo de 2012, medios deprueba adicionales al recibo de servicios públicos domiciliario, para acreditar eldomicilio en la inscripción y/o actualización del Registro Único Tributario -RUT-.ARTÍCULO 70. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS PARA LAS PERSONAS DELRÉGIMEN SIMPLIFICADO DEL IVA. A partir de julio de 2012, las personas del régimen simplificado del IVA podránrealizar la formalización de la inscripción y actualización del RUT a través del portalde la DIAN, previa la verificación de información que realizará el sistema. Lo anterior,siempre que no se modifique el régimen de IVA al cual pertenecen, ni se incluyan
  43. 43. obligaciones como importador, ni la persona natural se convierta en representantelegal de una sociedad.A partir del año 2013, la DIAN deberá permitir que las personas del régimensimplificado puedan presentar las declaraciones y la información exógena a travésde mecanismos digitales.ARTÍCULO 71. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS PARA LAS PERSONAS DELRÉGIMEN COMÚN.A partir de julio de 2012, las personas naturales y jurídicas del régimen comúnpodrán, a través de mecanismos digitales, presentar las declaraciones y lainformación exógena de manera electrónica y actualizar la información del RUT quedetermine la DIAN, por medio electrónico. La DIAN establecerá los criterios para elotorgamiento de los mecanismos digitales de que trata el presente artículo.ARTÍCULO 72. ATENCIÓN TELEFÓNICA Y PROGRAMACIÓN DE CITAS. Sin perjuicio de los casos en los cuales se utilicen medios electrónicos, a partir del1 de marzo de 2012, mediante el servicio de atención telefónica de la DIAN, sedeberán recibir las solicitudes de expedición de copias del RUT, para ser enviadas alcorreo electrónico que el usuario tenga registrado en el RUT. Además de lo anterior,la DIAN deberá implementar la programación de citas para aquellos trámites querequieran la presencia del usuario en las oficinas de la DIAN.ARTÍCULO 73. INSPECCIÓN Y VIGILANCIA PARA OPERADORES DE LA PILA:El artículo 31 de la Ley 1393 de 2010, quedará así:"La actividad del Operador de Información de la Planilla Integrada de Liquidación deAportes - PILA - será objeto de inspección y vigilancia de la SuperintendenciaFinanciera de Colombia, con base en las facultades legales previstas en el EstatutoOrgánico del Sistema Financiero y demás disposiciones que lo modifiquen y bajo loscriterios técnicos aplicados a las demás entidades vigiladas, en materia de riesgooperativo, seguridad y calidad de la información.El régimen sancionatorio aplicable a los Operadores de Información de la PlanillaIntegrada de Liquidación de Aportes - PILA- será el previsto en el Estatuto Orgánicodel Sistema Financiero, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 5 delDecreto 1465 de 2005 y demás disposiciones que los modifiquen o sustituyan.La inspección y vigilancia se ejercerá por parte de la Superintendencia Financiera deColombia, únicamente sobre la actividad del Operador de Información de la PlanillaIntegrada de Liquidación de Aportes -PILA- definida en el artículo 2° del Decreto1465 de 2005 y demás disposiciones que lo modifiquen o sustituyan."Parágrafo Transitorio.La Superintendencia Financiera de Colombia asumirá la función señalada en esteartículo, seis (6) meses después de entrada en vigencia el presente decreto. ElGobierno Nacional adoptará las medidas necesarias para adecuar la estructura de lacitada Superintendencia, dotándola de la capacidad presupuestal y técnicanecesaria para cumplir con dicha función.
  44. 44. ARTÍCULO 74. RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN PREVIA. Las personas que pretendan desarrollar la actividad de Operador de Información dela Planilla Integrada de Liquidación de Aportes -PILA-, deberán acreditar ante laSuperintendencia Financiera de Colombia que cuentan con la infraestructura técnicay operativa necesaria para funcionar en condiciones de seguridad, calidad yeficiencia.ARTÍCULO 75. REGIMEN DE TRANSICIÓN PARA LOS ACTUALESOPERADORES DE INFORMACIÓN DE LA PLANILLA INTEGRADA DELIQUIDACIÓN -PlLA-.Las personas que, a la fecha de entrada en vigencia del presente decretodesarrollen la actividad propia del Operador de Información de la Planilla Integradade Liquidación de Aportes -PILA-, previamente autorizadas por el Ministerio de Saludy Protección Social, y que en la actualidad no están bajo la inspección y vigilancia dela Superintendencia Financiera de Colombia, deberán acreditar ante esteOrganismo, dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha en que laSuperintendencia asuma la competencia para la vigilancia de los operadores de laPILA, el cumplimiento de las exigencias previstas en el artículo anterior paracontinuar operando.Parágrafo:Las entidades que actualmente desarrollen la actividad de operación de informaciónde la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes -PILA- que no cumplan con losrequerimientos establecidos por la Superintendencia Financiera de Colombia, nopodrán continuar desarrollando esta actividad a partir del vencimiento del plazoseñalado en este artículo y deberán disponer lo necesario para la entrega de lainformación y culminación de sus actividades como operadores de la PILA.ARTÍCULO 76. OTRAS FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIAFINANCIERA. En caso que la Superintendencia Financiera de Colombia en ejercicio de susfunciones de inspección y vigilancia determine que los operadores de información dela Planilla Integrada de Liquidación de Aportes -PILA- no cumplen con lascondiciones señaladas en el presente decreto podrá impartir las órdenes einstrucciones necesarias para su ajuste, pudiendo incluso ordenar la suspensión y eldesmonte de las actividades autorizadas, si a ello hay lugar.Los operadores de información podrán reiniciar la realización de las actividadesautorizadas cuando acrediten el restablecimiento de las condiciones que establezcala Superintendencia Financiera para el cumplimiento de dicha actividad.ARTÍCULO 77. INVERSIONES EN INMUEBLES. El numeral 6 del artículo 110 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero quedaráasí:"6. Inversiones en inmuebles. Los establecimientos de crédito y las sociedades deservicios financieros, con sujeción a las restricciones y limitaciones impuestas porlas leyes, podrán adquirir y poseer bienes raíces con sujeción a las reglas que acontinuación se indican:

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