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Sistema de digitalizacion de documentos

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Digital File Digital File Document Transcript

  • Administrar y resguardar documentos de forma eficiente y segura. Digital File, ofrece a todos sus usuarios una amplia gama de herramientas para administrar de forma eficiente y segura cualquier tipo de documentación. Además reduce los costos de almacenamiento y el tiempo requerido para localizar un documento del día de ayer o de hace cinco o más años. Las imágenes almacenadas tendrán siempre la misma nitidez con la que se hayan digitalizado, ya que se pueden utilizar escáneres de bajo y alto rendimiento con lo que se garantiza la mejor calidad.
  • 1) El estado físico de los documentos se altera con el pasar del tiempo y con el uso constante que se les da, provocando que lleguen a ser ilegibles y en algunos casos mutilados e incompletos. 1. Maltrato de Documentos. 2) El manejo constante de documentos provoca su traspapeleo o pérdida, sobre todo cuando más de una persona o departamento utilizan la misma información. 2. Traspapeleo y extravío de Documentos. 3) Cubiertas plásticas, cajas de archivo muerto, copias, espacio de almacén, mano de obra que administre la información; todos estos son costos en los 3. Costos de Almacenamiento. que se incurren y que no garantizan que el 100% de la información se encuentre y además, en buen estado físico. 4) La búsqueda manual de 4. Tiempos de Búsqueda. información a través de folders, archivos, cajas y almacenes, lleva consigo la inversión de tiempo que puede ser dedicado a otras 5. Traslado de Documentos. actividades. 5) El mover la información de un lado a otro conlleva gastos y riesgos, sobre todo si se trata de un gran volumen y/o 6. Acceso Restringido. cuando tiene que intervenir personal ajeno al departamento o a la empresa. 6) El manejo de información hace necesario tener un control sobre los documentos importantes y/o confidenciales, sin embargo difícilmente este control es personal y llega a omitirse cuando los documentos forman parte del archivo muerto.
  • Control absoluto y ordenado de los documentos de cada uno de los departamentos. Evitar el maltrato de los documentos originales. Evita la duplicidad de los documentos. Ante una auditoría interna tener la posibilidad de entregarle a sus auditores información veraz y oportuna. El traslado de los documentos de un lugar a otro se reduciría a un CD o DVD. El tiempo de búsqueda de un documento se reduce a fracciones de segundos. Protege la información contra alteración y uso no autorizado. Se elimina la necesidad de archiveros adicionales. Digital File cuenta con diferentes niveles de seguridad, permitiendo así tener un mejor control de los accesos. Además permite ahorrar espacio, tiempo y evita la duplicidad de documentos, ya que es un sistema multiusuario.
  • Digital File es un sistema que se maneja de una forma amigable y sencilla, siendo su entorno muy similar al de una página web. Además permite asociar imágenes y archivos. La administración del software puede ser tan completa o sencilla como se requiera, esto depende de las necesidades de cada departamento que la administre, ya que cuenta con una Base de Datos dinámica que permite al usuario adaptarla a sus necesidades. Si quieres conocer más de cerca este software te invitamos a descargar el DEMO que se encuentra en nuestra página web: Rufino Tamayo No. 7 - 301 * Col. Pueblo Nuevo * C. P. 76900 * Corregidora, Qro. * Tels. (01442) 2259104 con 4 líneas Fax: extensión 112